Ändern des Buchungstyps für ein Konto nach Abschluss des Jahres im Hauptbuch für Microsoft Dynamics GP

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Dieser Artikel bietet eine Lösung für ein Problem, bei dem der Buchungstyp für ein Konto geändert wird, nachdem Sie das Jahr im Hauptbuch für Microsoft Dynamics GP geschlossen haben.

Gilt für: Microsoft Dynamics GP
Ursprüngliche KB-Nummer: 864913

Symptome

Der Buchungstyp bestimmt, wie der Kontostand während des Abschlussprozesses zum Jahresende im Hauptbuch in Microsoft Dynamics GP behandelt wird. Bilanzkonten werden auf das nächste Jahr weitergeleitet, und Gewinn- und Verlustkonten werden in das Konto "Einbehaltungen" eingerollt.

Ursache

Dieses Problem tritt auf, wenn Sie beim Einrichten der Hauptbuchkonten in Microsoft Dynamics GP im Fenster Kontowartung den falschen Buchungstyp für das Konto auswählen:Bilanz oder Gewinn und Verlust.

Lösung

Verwenden Sie die entsprechende Methode unten für die Version von Microsoft Dynamics GP, die Sie verwenden:

Microsoft Dynamics GP 2013 R2 (12.00.1745) und höhere Versionen

Es wurde eine neue Funktionalität hinzugefügt, mit der Sie selbst ein Jahr erneut öffnen können, das bereits erfolgreich geschlossen wurde. Mit dieser neuen Funktion können Sie das GL-Jahr erneut öffnen, den Buchungstyp bei der Einrichtung des GL-Kontos ändern und das GL-Jahr wieder aufheben, damit das Konto ordnungsgemäß geschlossen wird. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Lassen Sie alle Benutzer alle Unternehmen verlassen und eine aktuelle Sicherung der Unternehmensdatenbank erstellen.

    Hinweis

    Wenn andere Benutzer in dieser Microsoft Dynamics GP-Installation bei einem Unternehmen angemeldet sind, erhalten Sie eine Meldung:
    "Sie können das historische Jahr nicht rückgängig machen, weil andere Benutzer beim System angemeldet sind."
    Alle Benutzer müssen von allen Unternehmen abgemeldet werden.

  2. Wählen Sie Microsoft Dynamics GP aus, zeigen Sie auf Tools, zeigen Sie auf Routinen, zeigen Sie auf Finanzen , und wählen Sie Jahresendabschluss aus.

  3. Wählen Sie im fenster Year-End Schließend die Schaltfläche Historisches Jahr umkehren am unteren Rand aus.

  4. Wählen Sie Prozess aus, um das letzte geschlossene historische Jahr wie im Feld Year to Open (Jahr bis Geöffnet) erneut zu öffnen.

  5. Wählen Sie Weiter aus, um zu überprüfen, ob Sie eine Sicherung der Unternehmensdatenbank erstellt haben. Wenn nicht, wählen Sie Abbrechen aus, und erstellen Sie eine Sicherung der Unternehmensdatenbank, bevor Sie fortfahren.

    Hinweis

    Bei diesem Prozess werden alle Verlaufsdaten physisch aus der GL-Verlaufstabelle in die Tabelle "GL Open Transaction" verschoben und alle vorgezogenen Anfangssaldoeinträge rückgängig gemacht. Dieser Prozess wird das GL-Jahr wieder öffnen, als wäre er nie überhaupt geschlossen worden.

  6. Sobald das Jahr wieder geöffnet ist, füllt das nächste historische Jahr das Fenster, sodass Sie so viele Jahre wiederholen können, wie Sie erneut öffnen müssen. Die historischen Jahre können nur in aufeinanderfolgender Reihenfolge wiedereröffnet werden, beginnend mit dem am meisten zuvor geschlossenen Jahr. Beenden Sie diese Fenster einfach, sobald Sie die Jahr(n) erneut geöffnet haben.

  7. Wählen Sie als Nächstes Karten aus, zeigen Sie auf Finanzen , und wählen Sie Konto aus. Wählen Sie das gewünschte GL-Konto aus, ändern Sie das Feld Buchungstyp nach Bedarf in Bilanz oder Gewinn und Verlust , und wählen Sie Speichern aus.

  8. Wenn Sie die Bearbeitung des GL-Kontotyps abgeschlossen haben, wählen Sie Microsoft Dynamics GP aus, zeigen Sie auf Tools, zeigen Sie auf Routinen, zeigen Sie auf Finanzen , und wählen Sie Jahresendabschluss aus, und schließen Sie das GL-Jahr erneut ab. Drucken/überprüfen Sie den Abschlussbericht zum Jahresende wie gewünscht.

    Hinweis

    Wenn Sie ein GL-Jahr erneut öffnen und reclose, stellen Sie sicher, dass sich das verwendete Konto mit den einbehaltenen Einnahmen nicht geändert hat und dass keine Verlaufsdaten aus diesem Jahr gelöscht wurden.

  9. Vergewissern Sie sich, dass das GL-Konto nach Bedarf über einen Anfangssaldo verfügt oder nicht.

F: Warum unterscheiden sich einige Anfangssalden für GL-Konten, bei denen ich den Buchungstyp nicht geändert habe?

A: Das System ermöglicht es Ihnen, ein historisches Jahr zurück zu buchen, und es erstellt separate BBF-Einträge für diese Transaktionen. Wenn Sie jedoch das Jahr erneut öffnen und wieder auffordern, werden diese Transaktionen jetzt in den neuen BBF-Eintrag aufgenommen, als ob sie während des offenen Jahres schlüsselt worden wären. Es wird jetzt als Transaktion für dieses Jahr betrachtet und nicht als historische Jahresbuchung und wird in den neu berechneten BBF-Eintrag einbezogen.

Microsoft Dynamics GP 2013 SP2, Microsoft Dynamics GP 2010, Microsoft Dynamics GP 10.0 und alle früheren Versionen

Verwenden Sie eine der folgenden Methoden, um den Buchungstyp für das nächste Jahr zu korrigieren.

  • Wenn es sich bei dem Konto um ein Gewinn-und-Verlust-Konto handeln soll, verwenden Sie unten Methode 1 .

  • Wenn es sich bei dem Konto um ein Bilanzkonto handeln soll, verwenden Sie unten Methode 2 .

Hinweis

Bevor Sie die Anweisungen in diesem Artikel befolgen, stellen Sie sicher, dass Sie über eine vollständige Sicherungskopie der Datenbank verfügen, die Sie wiederherstellen können, wenn ein Problem auftritt.

Methode 1: Das Konto soll ein Gewinn- und Verlustkonto sein

Als Bilanzkonto verfügt dieses Konto nach Abschluss des Abschlussprozesses zum Jahresende über einen Anfangssaldo. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Konto in ein Gewinn- und Verlustkonto zu ändern und den Anfangssaldo umzukehren:

  1. Zeigen Sie im Menü Karten auf Finanzen, und wählen Sie dann Konto aus. Geben Sie im Fenster Kontowartung die Kontonummer in das Feld Konto ein. Stellen Sie sicher, dass der Bereich Buchungstyp auf Bilanz festgelegt ist, und wählen Sie dann Speichern aus. Der Typ muss an diesem Punkt Bilanztyp sein, sodass wir den Saldo, der übertragen wurde, verrechnen und sich jetzt nicht auf das RE-Konto auswirkt.

  2. Verwenden Sie eine der folgenden Methoden, je nachdem, ob Sie für Multicurrency registriert sind oder nicht:

    • Wenn Sie für multicurrency Management in Microsoft Dynamics GP registriert sind, führen Sie die folgenden Schritte aus:

      1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Tools, zeigen Sie auf Setup, zeigen Sie auf Finanzen, und wählen Sie dann Multicurrency aus.
      2. Aktivieren Sie im Bereich Verlauf verwalten , um das Kontrollkästchen Hauptbuchkonto zu deaktivieren.

    • Wenn Sie nicht für multicurrency Management registriert sind, öffnen Sie SQL Server Management Studio, und führen Sie die folgende Anweisung für die Unternehmensdatenbank aus:

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 0

  3. Ändern Sie die Einstellungen Verlauf verwalten im Fenster Hauptbucheinrichtung so, dass wir den tatsächlichen Journaleintrag im vorherigen Jahr nicht beibehalten, da wir nur den erstellten BBF-Wert ausgleichen möchten. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Einstellung zu ändern:

    1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Extras, zeigen Sie auf Setup, zeigen Sie auf Finanzen, und wählen Sie dann Hauptbuch aus.
    2. Deaktivieren Sie im Bereich Verlauf verwalten das Kontrollkästchen Konten und das Kontrollkästchen Transaktionen .

  4. Aktivieren Sie im Bereich Zulassen das Kontrollkästchen Buchung im Verlauf . Wir möchten in der Lage sein, einen verrechnungsfähigen Journaleintrag mit einem Datum des vorherigen Jahres zu buchen. Wählen Sie OK aus.

  5. Öffnen Sie den Zeitraum für das vorherige Geschäftsjahr erneut. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus.

    1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Tools, zeigen Sie auf Setup, zeigen Sie auf Unternehmen, und wählen Sie dann Geschäftsperioden aus.
    2. Vergewissern Sie sich im Fenster Setup der Geschäftsjahre, dass die Finanzperiode für das zuletzt geschlossene Jahr geöffnet ist.

  6. Geben Sie einen Journaleintrag ein, um den falschen Anfangssaldo zu verrechnen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

    1. Zeigen Sie im Menü Transaktionen auf Finanzen, und wählen Sie dann Allgemein aus.

    2. Geben Sie im Fenster Transaktionseintrag eine Transaktion ein, die den falschen Anfangssaldo des Gewinn- und Verlustkontos umkehrt.

    3. Geben Sie im Feld Transaktionsdatum ein Datum im abgeschlossenen Geschäftsjahr ein, z. B. 31.12.201x.

      Wenn das Gewinn-und-Verlust-Konto beispielsweise einen falschen Abbuchungssaldo von 100,00 USD aufweist, erstellen Sie eine Transaktion, die dem Gewinn- und Verlustkonto 100,00 USD gut schreibt, und belasten Sie dann das kontobehaltene Einnahmenkonto mit 100,00 USD.

    4. Wählen Sie Posten aus. (Der Journal "Allgemeine Buchung" sollte den Eintrag zweimal anzeigen. Die erste ist für den ursprünglichen Eintrag, aber aufgrund unserer Einstellungen wird dies nicht beibehalten, und der zweite Satz ist für den BBF-Eintrag, der den Saldo versetzt.)

      Hinweis

      Die Transaktion aktualisiert nur das aktuelle Jahr, da die Einstellungen Verlauf verwalten nicht aktiviert sind.

  7. Ändern Sie die Einstellungen Verlauf verwalten im Fenster Hauptbucheinrichtung wieder so, wie sie ursprünglich waren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

    1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Tools, zeigen Sie auf Setup, zeigen Sie auf Finanzen, und wählen Sie dann Hauptbuch aus.
    2. Aktivieren Sie im Bereich Verlauf verwalten das Kontrollkästchen Konten und das Kontrollkästchen Transaktionen .
    3. Um die Transaktionen im Transaktionsverlauf zu veröffentlichen, aktivieren Sie unter Zulassen das Kontrollkästchen Buchung im Verlauf. Wenn Sie die Transaktionen nicht im Transaktionsverlauf veröffentlichen möchten, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. Wählen Sie anschließend OK aus.

  8. Verwenden Sie eine der folgenden Methoden, um die Multicurrency-Einstellung wieder so zu ändern, wie sie ursprünglich war, je nachdem, ob Sie Multicurrency verwenden oder nicht:

    • Wenn Sie für multicurrency Management registriert sind, führen Sie die folgenden Schritte aus:

      1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Tools, zeigen Sie auf Setup, zeigen Sie auf Finanzen, und wählen Sie dann Multicurrency aus.
      2. Aktivieren Sie im Bereich Verlauf verwalten das Kontrollkästchen Hauptbuchkonto .

    • Wenn Sie nicht für multicurrency Management registriert sind, öffnen Sie SQL Server Management Studio, und führen Sie die folgende Anweisung für die Unternehmensdatenbank aus:

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 1

  9. Zurück auf die Einrichtung der Geschäftsjahre und markieren, um die Geschäftsjahre für das Vorjahr erneut zu schließen.

  10. Jetzt können Sie überprüfen, ob das Guthaben auf dem GL-Konto 0,00 USD beträgt, und dann können Sie den Typ auf dem Konto in Gewinn und Verlust ändern. Zeigen Sie dazu im Menü Karten auf Finanzen, und wählen Sie dann Konto aus. Geben Sie im Fenster Kontowartung die Kontonummer in das Feld Konto ein. Wählen Sie im Bereich Buchungstypdie Option Gewinn und Verlust und dann Speichern aus.

Methode 2: Das Konto soll ein Bilanzkonto sein

Als Gewinn- und Verlustkonto verfügt dieses Konto nach Abschluss des Abschlussprozesses zum Jahresende nicht über einen Anfangssaldo. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Konto in ein Bilanzkonto zu ändern und den Anfangssaldo zu erstellen:

  1. Zeigen Sie im Menü Karten auf Finanzen, und wählen Sie dann Konto aus. Geben Sie im Fenster Kontowartung die Kontonummer in das Feld Konto ein. Wählen Sie im Bereich Buchungstyp die Option Bilanz und dann Speichern aus. Wählen Sie Bilanz aus, damit der in Schritt 6 weiter unten in diesem Abschnitt vorgenommene Korrektureintrag den Anfangssaldo für das aktuelle Jahr ordnungsgemäß aktualisiert.

  2. Verwenden Sie eine der folgenden Methoden, je nachdem, ob Sie Multicurrency verwenden oder nicht:

    • Wenn Sie für multicurrency Management in Microsoft Dynamics GP registriert sind, führen Sie die folgenden Schritte aus:

      1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Tools, zeigen Sie auf Setup, zeigen Sie auf Finanzen, und wählen Sie dann Multicurrency aus.
      2. Aktivieren Sie im Bereich Verlauf verwalten , um das Kontrollkästchen Hauptbuchkonto zu deaktivieren.

    • Wenn Sie nicht für multicurrency Management registriert sind, öffnen Sie SQL Server Management Studio, und führen Sie die folgende Anweisung für die Unternehmensdatenbank aus:

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 0

  3. Ändern Sie die Einstellungen Verlauf verwalten im Fenster Hauptbucheinrichtung mithilfe der folgenden Schritte:

    1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Tools, zeigen Sie auf Setup, zeigen Sie auf Finanzen, und wählen Sie dann Hauptbuch aus.
    2. Deaktivieren Sie im Bereich Verlauf verwalten das Kontrollkästchen Konten und das Kontrollkästchen Transaktionen .

  4. Aktivieren Sie im Bereich Zulassen das Kontrollkästchen Im Verlauf veröffentlichen , und wählen Sie dann OK aus.

  5. Vergewissern Sie sich, dass der Geschäftszeitraum geöffnet ist, damit Sie eine Veröffentlichung in das vorherige Jahr ausführen können. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus.

    1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Tools, zeigen Sie auf Setup, zeigen Sie auf Unternehmen, und wählen Sie dann Geschäftsperioden aus.
    2. Vergewissern Sie sich im Fenster Setup der Geschäftsjahre, dass die Finanzperiode für das zuletzt geschlossene Jahr geöffnet ist.

  6. Geben Sie einen Journaleintrag ein, um einen Anfangssaldo für das Konto zu erstellen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

    1. Zeigen Sie im Menü Transaktionen auf Finanzen, und wählen Sie dann Allgemein aus.

    2. Geben Sie im Fenster Transaktionseintrag eine Transaktion ein, die den richtigen Anfangssaldo des Bilanzkontos erstellt.

    3. Geben Sie im Feld Transaktionsdatum ein Datum im abgeschlossenen Geschäftsjahr ein.

      Wenn das Bilanzkonto beispielsweise einen Abbuchungssaldo von 100,00 USD haben soll, erstellen Sie eine Transaktion, die dem kontobehaltenen Einnahmenkonto 100,00 USD gutschreibt und das Bilanzkonto mit 100,00 USD belastet.

    4. Wählen Sie Posten aus.

      Hinweis

      Die Transaktion wird nur für das aktuelle Jahr aktualisiert, da die Einstellungen Verlauf verwalten nicht aktiviert sind.

  7. Ändern Sie die Einstellungen Verlauf verwalten im Fenster Hauptbucheinrichtung wieder so, wie sie ursprünglich waren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

    1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Tools, zeigen Sie auf Setup, zeigen Sie auf Finanzen, und wählen Sie dann Hauptbuch aus.
    2. Aktivieren Sie im Bereich Verlauf verwalten das Kontrollkästchen Konten und das Kontrollkästchen Transaktionen .
    3. Um die Transaktionen im Transaktionsverlauf zu veröffentlichen, aktivieren Sie unter Zulassen das Kontrollkästchen Buchung im Verlauf. Wenn Sie die Transaktionen nicht im Transaktionsverlauf veröffentlichen möchten, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. Wählen Sie anschließend OK aus.

  8. Zurück zur Einrichtung der Geschäftsjahre und zum erneuten Abschluss des Geschäftsjahres für das Vorjahr markieren

  9. Verwenden Sie eine der folgenden Methoden, um die Multicurrency-Einstellung wieder so zu ändern, wie sie ursprünglich war, je nachdem, ob Sie Multicurrency verwenden oder nicht:

    • Wenn Sie für multicurrency Management registriert sind, führen Sie die folgenden Schritte aus:

      1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Tools, zeigen Sie auf Setup, zeigen Sie auf Finanzen, und wählen Sie dann Multicurrency aus.
      2. Aktivieren Sie im Bereich Verlauf verwalten das Kontrollkästchen Hauptbuchkonto .

    • Wenn Sie nicht für multicurrency Management registriert sind, öffnen Sie SQL Server Management Studio, und führen Sie die folgende Anweisung für die Unternehmensdatenbank aus:

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 1