Cambio del tipo de contabilización en una cuenta después de cerrar el año en General Ledger para Microsoft Dynamics GP

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En este artículo se proporciona una solución a un problema por el que se cambia el tipo de contabilización en una cuenta después de cerrar el año en General Ledger para Microsoft Dynamics GP.

Se aplica a: Microsoft Dynamics GP
Número de KB original: 864913

Síntomas

El tipo de contabilización determina cómo se tratará el saldo de la cuenta durante el proceso de cierre de año en General Ledger en Microsoft Dynamics GP. Las cuentas de balance se reenviarán al año siguiente, y las cuentas de ganancias y pérdidas se inscribirán en la cuenta de ganancias retenidas.

Causa

Este problema se produce si selecciona el tipo de registro incorrecto para la cuenta en la ventana Mantenimiento de la cuenta al configurar las cuentas de Contabilidad general en Microsoft Dynamics GP, hay dos opciones para Tipo de contabilización: Balance oGanancia y pérdida.

Solución

Use el método adecuado siguiente para la versión de Microsoft Dynamics GP que usa:

Microsoft Dynamics GP 2013 R2 (12.00.1745) y versiones posteriores

Se ha agregado una nueva funcionalidad que le permitirá volver a abrir un año que ya se ha cerrado correctamente. Con esta nueva funcionalidad, puede volver a abrir el año gl, cambiar el tipo de contabilización en la configuración de la cuenta de GL y volver a cerrar el año de GL para que la cuenta se cierre correctamente. Para ello, siga estos pasos:

  1. Haga que todos los usuarios salgan de todas las empresas y realicen una copia de seguridad actual de la base de datos de la empresa.

    Nota:

    Si algún otro usuario ha iniciado sesión en alguna empresa en esta instalación de Microsoft Dynamics GP, recibirá un mensaje:
    "No se puede revertir el año histórico porque otros usuarios han iniciado sesión en el sistema".
    Todos los usuarios deben estar firmados en todas las empresas.

  2. Seleccione Microsoft Dynamics GP,herramientas,rutinas, finanzas y cierre de año.

  3. En la ventana Year-End Cierre, seleccione el botón Año histórico inverso en la parte inferior.

  4. Seleccione Proceso para volver a abrir el último año histórico cerrado, como se muestra en el campo Año para abrir.

  5. Seleccione Continuar para comprobar que ha realizado una copia de seguridad de la base de datos de la empresa. Si no es así, seleccione Cancelar y realice una copia de seguridad de la base de datos de la empresa antes de continuar.

    Nota:

    Este proceso moverá físicamente todos los datos históricos de la tabla de historial de GL a la tabla Transacción abierta de GL e invertirá todas las entradas de saldo inicial que hemos presentado. Este proceso volverá a abrir el año de GL como si nunca se cerrara en primer lugar.

  6. Una vez que se vuelve a abrir el año, el siguiente año histórico rellenará la ventana, por lo que puede repetir durante tantos años como necesite volver a abrir. Los años históricos solo se pueden volver a abrir en orden consecutivo a partir del año más cerrado anteriormente. Simplemente salga de estas ventanas una vez que tenga los años que desea volver a abrir.

  7. A continuación, seleccione Tarjetas, seleccione Financiero y seleccione Cuenta. Seleccione la cuenta de GL que necesita y cambie el campo Tipo de contabilización a Balance oBeneficio y pérdida según sea necesario y seleccione Guardar.

  8. Cuando haya terminado de editar el tipo de cuenta de GL, seleccione Microsoft Dynamics GP, herramientas,rutinas, finanzas y cierre de fin de año y vuelva a cerrar el año gl. Imprima o revise el informe de cierre de año según lo desee.

    Nota:

    Al volver a abrir y volver a cerrar un año de GL, asegúrese de que la cuenta de ganancias retenidas que se usa no ha cambiado y de que no se ha purgado ningún dato histórico de ese año.

  9. Compruebe que la cuenta de GL tiene o no tiene un saldo inicial según sea necesario.

P: ¿Por qué algunos saldos iniciales son diferentes para las cuentas de GL en las que no he cambiado el tipo de contabilización?

R: El sistema le permite registrar un año histórico atrás y crea entradas BBF independientes para esas transacciones. Sin embargo, ahora si vuelve a abrir y volver a cerrar el año, esas transacciones ahora se incluirán en la nueva entrada bbf como si se hubiera clavedo durante el año abierto. Ahora se considera una transacción de año actual para ese año en lugar de una contabilización de año histórico y se incluirá en la entrada BBF que se recalcula.

Microsoft Dynamics GP 2013 SP2, Microsoft Dynamics GP 2010, Microsoft Dynamics GP 10.0 y todas las versiones anteriores

Use uno de los métodos siguientes para corregir la clase de contabilización del año siguiente.

  • Si se supone que la cuenta es una cuenta de pérdidas y ganancias , use el Método 1 a continuación.

  • Si se supone que la cuenta es una cuenta de balance , use el método 2 siguiente.

Nota:

Antes de seguir las instrucciones de este artículo, asegúrese de que tiene una copia de seguridad completa de la base de datos que puede restaurar si se produce un problema.

Método 1: Se supone que la cuenta es una cuenta de pérdidas y ganancias.

Como cuenta de balance, esta cuenta tendrá un saldo inicial una vez completado el proceso de cierre del año. Para cambiar la cuenta a una cuenta de pérdidas y ganancias e invertir el saldo inicial, siga estos pasos:

  1. En el menú Tarjetas , seleccione Financiero y, a continuación, seleccione Cuenta. En la ventana Mantenimiento de la cuenta, escriba el número de cuenta en el campo Cuenta . Asegúrese de que el área Tipo de contabilización está establecido en Balance y, a continuación, seleccione Guardar. El tipo debe ser tipo de balance en este punto, por lo que compensamos el saldo que se ha llevado adelante y no afecta a la cuenta re ahora.

  2. Use uno de los métodos siguientes, en función de si está registrado para la simultaneidad múltiple o no:

    • Si está registrado para administración de simultaneidad múltiple en Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:

      1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP , configuración, finanzas y, a continuación, seleccione Multicurrency(Simultaneidad múltiple).
      2. En el área Mantener historial , active la casilla Cuenta de libro de contabilidad general .

    • Si no está registrado para administración de simultaneidad múltiple, abra SQL Server Management Studio y ejecute la siguiente instrucción en la base de datos de la empresa:

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 0

  3. Cambie la configuración de Mantener historial en la ventana Configuración de Libro de contabilidad general para que no conservemos la entrada de diario real del año anterior, ya que solo queremos compensar la BBF que se creó. Para cambiar la configuración, siga estos pasos:

    1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP, configuración, finanzas y, a continuación, seleccione Libro de contabilidad general.
    2. En el área Mantener historial , active la casilla Cuentas y la casilla Transacciones .

  4. En el área Permitir , active la casilla Publicar en historial . Queremos poder registrar una entrada de diario de compensación mediante una fecha del año anterior. Seleccione Aceptar.

  5. Vuelva a abrir el período del ejercicio anterior. Para ello, siga estos pasos.

    1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP , configuración, empresa y, a continuación, seleccione Períodos fiscales.
    2. En la ventana Configuración de períodos fiscales, asegúrese de que el período financiero del año cerrado recientemente esté abierto.

  6. Escriba una entrada de diario para compensar el saldo inicial incorrecto. Para ello, siga estos pasos:

    1. En el menú Transacciones , seleccione Financiero y, a continuación, seleccione General.

    2. En la ventana Entrada de transacción, escriba una transacción que invierta el saldo inicial incorrecto de la cuenta de pérdidas y ganancias.

    3. En el campo Fecha de transacción , escriba una fecha que esté en el año fiscal cerrado, como 12/31/201x.

      Por ejemplo, si la cuenta de pérdidas y ganancias tiene un saldo inicial de débito incorrecto de 100,00 USD, cree una transacción que a crédito la cuenta de ganancias y pérdidas por 100,00 USD y, a continuación, cargue la cuenta de ganancias guardada por 100,00 USD.

    4. Seleccione Publicar. (El Journal contabilización general debe mostrar la entrada enumerada dos veces. La primera es para la entrada original, pero debido a nuestra configuración, no vamos a mantener eso, y el segundo conjunto es para la entrada BBF que compensará el saldo).

      Nota:

      La transacción solo actualiza el año actual porque la configuración mantener historial no está habilitada.

  7. Vuelva a cambiar la configuración de Mantener historial en la ventana Configuración del Libro de contabilidad general a cómo estaban originalmente. Para ello, siga estos pasos:

    1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP , configuración, finanzas y, a continuación, seleccione Libro de contabilidad general.
    2. En el área Mantener historial , active la casilla Cuentas y la casilla Transacciones .
    3. Para registrar las transacciones en el historial de transacciones, active la casilla Publicar en historial en Permitir. Si no desea publicar las transacciones en el historial de transacciones, active esta casilla para desactivarla. Después, seleccione Aceptar.

  8. Use uno de los métodos siguientes para cambiar la configuración de multimoneda a cómo era originalmente, en función de si usa multimoneda o no:

    • Si está registrado para la administración de simultaneidad múltiple, siga estos pasos:

      1. En Microsoft Dynamics GP, en el menú Microsoft Dynamics GP , seleccione Herramientas, Configuración, Finanzas y Multicurrency.
      2. En el área Mantener historial , active la casilla Cuenta de libro de contabilidad general .

    • Si no está registrado para administración de simultaneidad múltiple, abra SQL Server Management Studio y ejecute la siguiente instrucción en la base de datos de la empresa:

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 1

  9. Volver a la configuración del período fiscal y marque para cerrar de nuevo el período fiscal del año anterior.

  10. Ahora puede comprobar que el saldo de la cuenta de GL es de 0,00 USD y, a continuación, puede cambiar el tipo de la cuenta a Ganancia y pérdida. Para ello, en el menú Tarjetas , seleccione Financiera y, a continuación, seleccione Cuenta. En la ventana Mantenimiento de la cuenta, escriba el número de cuenta en el campo Cuenta . En el área Tipo de contabilización , seleccione Beneficio y pérdida y, a continuación, seleccione Guardar.

Método 2: Se supone que la cuenta es una cuenta de balance

Como cuenta de pérdidas y ganancias, esta cuenta no tendrá un saldo inicial una vez completado el proceso de cierre del año. Para cambiar la cuenta a una cuenta de balance y crear el saldo inicial, siga estos pasos:

  1. En el menú Tarjetas , seleccione Financiero y, a continuación, seleccione Cuenta. En la ventana Mantenimiento de la cuenta, escriba el número de cuenta en el campo Cuenta . En el área Tipo de contabilización , seleccione Balance de balance y, a continuación, seleccione Guardar. Seleccione Balance de balance para que la entrada de corrección que realice en el paso 6 más adelante en esta sección actualice correctamente el saldo inicial del año actual.

  2. Use uno de los métodos siguientes, en función de si usa multimoneda o no:

    • Si está registrado para administración de simultaneidad múltiple en Microsoft Dynamics GP, siga estos pasos:

      1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP , configuración, finanzas y, a continuación, seleccione Multicurrency(Simultaneidad múltiple).
      2. En el área Mantener historial , active la casilla Cuenta de libro de contabilidad general .

    • Si no está registrado para administración de simultaneidad múltiple, abra SQL Server Management Studio y ejecute la siguiente instrucción en la base de datos de la empresa:

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 0

  3. Cambie la configuración de Mantener historial en la ventana Configuración de Libro de contabilidad general mediante estos pasos:

    1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP , configuración, finanzas y, a continuación, seleccione Libro de contabilidad general.
    2. En el área Mantener historial , active la casilla Cuentas y la casilla Transacciones .

  4. En el área Permitir , active la casilla Publicar en historial y, a continuación, seleccione Aceptar.

  5. Compruebe que el período fiscal está abierto para poder publicarlo en el año anterior. Para ello, siga estos pasos.

    1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP , configuración, empresa y, a continuación, seleccione Períodos fiscales.
    2. En la ventana Configuración de períodos fiscales, asegúrese de que el período financiero del año cerrado recientemente esté abierto.

  6. Escriba una entrada de diario para crear un saldo inicial para la cuenta. Para ello, siga estos pasos:

    1. En el menú Transacciones , seleccione Financiero y, a continuación, seleccione General.

    2. En la ventana Entrada de transacción, escriba una transacción que cree el saldo inicial correcto de la cuenta de balance.

    3. En el campo Fecha de transacción , escriba una fecha que esté en el año fiscal cerrado.

      Por ejemplo, si la cuenta de balance debe tener un saldo inicial de débito de 100,00 USD, cree una transacción que a crédito la cuenta de ganancias mantenida por 100,00 USD y que cargue la cuenta de balance por 100,00 USD.

    4. Seleccione Publicar.

      Nota:

      La transacción solo actualiza el año actual porque la configuración del historial de mantenimiento no está habilitada.

  7. Vuelva a cambiar la configuración de Mantener historial en la ventana Configuración del Libro de contabilidad general a cómo estaban originalmente. Para ello, siga estos pasos:

    1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP , configuración, finanzas y, a continuación, seleccione Libro de contabilidad general.
    2. En el área Mantener historial , active la casilla Cuentas y la casilla Transacciones .
    3. Para registrar las transacciones en el historial de transacciones, active la casilla Publicar en historial en Permitir. Si no desea publicar las transacciones en el historial de transacciones, active esta casilla para desactivarla. Después, seleccione Aceptar.

  8. Volver a la configuración del período fiscal y marcar para cerrar de nuevo el período fiscal del año anterior

  9. Use uno de los métodos siguientes para volver a cambiar la configuración de multimoneda a cómo era originalmente, en función de si usa multimoneda o no:

    • Si está registrado para la administración de simultaneidad múltiple, siga estos pasos:

      1. En Microsoft Dynamics GP, seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP , configuración, finanzas y, a continuación, seleccione Multicurrency(Simultaneidad múltiple).
      2. En el área Mantener historial , active la casilla Cuenta de Libro de contabilidad general .

    • Si no está registrado para administración de simultaneidad múltiple, abra SQL Server Management Studio y ejecute la siguiente instrucción en la base de datos de la empresa:

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 1