Modification du type de publication sur un compte après la fermeture de l’année dans le registre général de Microsoft Dynamics GP

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Cet article fournit une solution à un problème où le type de publication sur un compte est modifié après la fermeture de l’année dans le registre général de Microsoft Dynamics GP.

S’applique à : Microsoft Dynamics GP
Numéro de la base de connaissances d’origine : 864913

Symptômes

Le type de publication détermine comment le solde du compte sera traité pendant le processus de clôture de fin d’année dans le registre général de Microsoft Dynamics GP. Les comptes de bilan seront transférés jusqu’à l’année suivante, et les comptes de profits et de pertes seront inclus dans le compte de bénéfices non distribués.

Cause

Ce problème se produit si vous sélectionnez le type de publication incorrect pour le compte dans la fenêtre Maintenance du compte lorsque vous configurez les comptes du registre général dans Microsoft Dynamics GP. Il existe deux options pour le type de publication : Bilan ou Profit and Loss.

Résolution

Utilisez la méthode appropriée ci-dessous pour la version de Microsoft Dynamics GP que vous utilisez :

Microsoft Dynamics GP 2013 R2 (12.00.1745) et versions ultérieures

Une nouvelle fonctionnalité a été ajoutée pour vous permettre de rouvrir vous-même une année qui a déjà été fermée avec succès. Avec cette nouvelle fonctionnalité, vous pouvez rouvrir l’année GL, modifier le type de publication sur la configuration du compte GL et reloser l’année GL afin que le compte se ferme correctement. Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Faites en sorte que tous les utilisateurs quittent toutes les entreprises et effectuent une sauvegarde actuelle de la base de données de l’entreprise.

    Remarque

    Si d’autres utilisateurs sont connectés à une entreprise dans cette installation de Microsoft Dynamics GP, vous recevrez un message :
    « Vous ne pouvez pas inverser l’année historique, car d’autres utilisateurs sont connectés au système. »
    Tous les utilisateurs doivent être déconnectés de toutes les entreprises.

  2. Sélectionnez Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils, sur Routines, sur Financier et sélectionnez Clôture de fin d’année.

  3. Dans la fenêtre Year-End Fermeture, sélectionnez le bouton Année historique inverse en bas.

  4. Sélectionnez Processus pour rouvrir la dernière année historique fermée, comme indiqué dans le champ Année à ouvrir.

  5. Sélectionnez Continuer pour vérifier que vous avez effectué une sauvegarde de la base de données de l’entreprise. Si ce n’est pas le cas, sélectionnez Annuler et effectuez une sauvegarde de la base de données de l’entreprise avant de continuer.

    Remarque

    Ce processus déplace physiquement toutes les données historiques de la table d’historique GL vers la table GL Open Transaction, et inverse toutes les entrées de solde de début que nous avons avancées. Ce processus rouvrira l’année GL comme si elle n’avait jamais été fermée en premier lieu.

  6. Une fois l’année rouverte, l’année historique suivante remplira la fenêtre afin que vous puissiez répéter autant d’années que nécessaire. Les années historiques ne peuvent être rouvertes que dans l’ordre consécutif à partir de l’année la plus ancienne. Quittez simplement ces fenêtres une fois que vous avez la ou les années que vous souhaitez rouvrir.

  7. Ensuite, sélectionnez Cartes, pointez sur Financier , puis sélectionnez Compte. Sélectionnez le compte GL dont vous avez besoin, remplacez le champ Type de publication par Bilan ou Profit and Loss si nécessaire, puis sélectionnez Enregistrer.

  8. Une fois que vous avez terminé de modifier le type de compte GL, sélectionnez Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils, pointez sur Routines, pointez sur Financier , puis sélectionnez Clôture de fin d’année et rééditez l’année GL. Imprimez/examinez le rapport de clôture de fin d’année comme vous le souhaitez.

    Remarque

    Lorsque vous rouvrez et supprimez une année gl, assurez-vous que le compte de bénéfices non distribués utilisé n’a pas changé et qu’aucune donnée historique n’a été vidée de cette année.

  9. Vérifiez que le compte GL a ou n’a pas de solde de début en fonction des besoins.

Q : Pourquoi certains soldes de début sont-ils différents pour les comptes GL dans lesquels je n’ai pas modifié le type de publication ?

R : Le système vous permet de publier une année historique en arrière et crée des entrées BBF distinctes pour ces transactions. Toutefois, maintenant, si vous rouvrez et que vous réparez l’année, ces transactions seront désormais incluses dans la nouvelle entrée BBF comme si elle avait été clé au cours de l’année d’ouverture. Il est maintenant considéré comme une transaction de l’année en cours pour cette année plutôt que comme une publication de l’année historique et sera inclus dans l’entrée BBF qui est recalculée.

Microsoft Dynamics GP 2013 SP2, Microsoft Dynamics GP 2010, Microsoft Dynamics GP 10.0 et toutes les versions antérieures

Utilisez l’une des méthodes suivantes pour corriger le type de publication pour l’année suivante.

  • Si le compte est censé être un compte de profits et pertes, utilisez la méthode 1ci-dessous.

  • Si le compte est censé être un compte de bilan , utilisez la méthode 2 ci-dessous.

Remarque

Avant de suivre les instructions de cet article, vérifiez que vous disposez d’une copie de sauvegarde complète de la base de données que vous pouvez restaurer en cas de problème.

Méthode 1 : Le compte est censé être un compte de profits et pertes

En tant que compte de bilan, ce compte aura un solde de début une fois le processus de clôture de fin d’année terminé. Pour remplacer le compte par un compte de profits et pertes et annuler le solde de début, procédez comme suit :

  1. Dans le menu Cartes , pointez sur Financier, puis sélectionnez Compte. Dans la fenêtre Maintenance du compte, tapez le numéro de compte dans le champ Compte . Vérifiez que la zone Type de publication est définie sur Bilan, puis sélectionnez Enregistrer. Le type doit être de type Bilan à ce stade, donc nous décalons le solde qui a été reporté et cela n’affecte pas le compte RE maintenant.

  2. Utilisez l’une des méthodes suivantes, selon que vous êtes inscrit ou non pour la multicurrency :

    • Si vous êtes inscrit pour la gestion multicurrency dans Microsoft Dynamics GP, procédez comme suit :

      1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , sur Configuration, sur Financier, puis sélectionnez Multicurrency.
      2. Dans la zone Conserver l’historique, activez la case à cocher case activée Compte du registre général.

    • Si vous n’êtes pas inscrit pour la gestion multicurrency, ouvrez SQL Server Management Studio et exécutez l’instruction suivante sur la base de données de l’entreprise :

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 0

  3. Modifiez les paramètres Conserver l’historique dans la fenêtre Configuration du registre général afin de ne pas conserver l’entrée de journal réelle dans l’année précédente, car nous voulons uniquement décaler le BBF qui a été créé. Pour modifier le paramètre, procédez comme suit :

    1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , pointez sur Configuration, sur Financier, puis sélectionnez Registre général
    2. Dans la zone Gérer l’historique, désactivez les zones Comptes case activée et Transactions case activée.

  4. Dans la zone Autoriser, sélectionnez la zone Publication dans l’historique case activée. Nous voulons pouvoir publier une entrée de journal de compensation à l’aide d’une date de l’année précédente. Sélectionnez OK.

  5. Rouvrez la période de l’exercice précédent. Pour ce faire, procédez comme suit.

    1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , pointez sur Configuration, sur Entreprise, puis sélectionnez Périodes fiscales.
    2. Dans la fenêtre Configuration des périodes fiscales, assurez-vous que la période financière de l’année récente est ouverte.

  6. Entrez une entrée de journal pour décaler le solde de début incorrect. Pour ce faire, procédez comme suit :

    1. Dans le menu Transactions , pointez sur Financier, puis sélectionnez Général.

    2. Dans la fenêtre Entrée de transaction, entrez une transaction qui annule le solde de début incorrect du compte de profits et pertes.

    3. Dans le champ Date de transaction, entrez une date de l’année fiscale fermée, par exemple 31/12/201x.

      Par exemple, si le compte de profits et pertes a un solde de débit incorrect de 100,00 $, créez une transaction qui crédite le compte de profits et pertes pour 100,00 $, puis débitez le compte de bénéfices conservés pour 100,00 $.

    4. Sélectionnez Publier. (L’Journal De publication générale doit afficher l’entrée répertoriée deux fois. Le premier concerne l’entrée d’origine, mais en raison de nos paramètres, nous ne conserverons pas cela, et le deuxième jeu concerne l’entrée BBF qui compensera le solde.)

      Remarque

      La transaction met à jour uniquement l’année en cours, car les paramètres De l’historique de maintenance ne sont pas activés.

  7. Remplacez les paramètres Conserver l’historique dans la fenêtre Configuration du registre général par leur mode d’origine. Pour ce faire, procédez comme suit :

    1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , pointez sur Configuration, sur Financier, puis sélectionnez Registre général.
    2. Dans la zone Gérer l’historique, sélectionnez la zone Comptes case activée et la zone Transactions case activée.
    3. Pour publier les transactions dans l’historique des transactions, sélectionnez la zone Publication dans l’historique case activée sous Autoriser. Si vous ne souhaitez pas publier les transactions dans l’historique des transactions, cochez cette case case activée. Ensuite, sélectionnez OK.

  8. Utilisez l’une des méthodes suivantes pour rétablir le paramètre Multicurrency à l’origine, selon que vous utilisez ou non la multicurrency :

    • Si vous êtes inscrit à la gestion multicurrency, procédez comme suit :

      1. Dans Microsoft Dynamics GP, dans le menu Microsoft Dynamics GP , pointez sur Outils, sur Configuration, sur Financier, puis sélectionnez Multicurrency.
      2. Dans la zone Gérer l’historique, sélectionnez la zone de case activée Compte de registre général.

    • Si vous n’êtes pas inscrit pour la gestion multicurrency, ouvrez SQL Server Management Studio et exécutez l’instruction suivante sur la base de données de l’entreprise :

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 1

  9. Retour à la configuration de la période fiscale et marquez pour fermer à nouveau la période fiscale de l’année précédente.

  10. Vous pouvez maintenant vérifier que le solde du compte GL est de 0,00 $, puis vous pouvez modifier le type sur le compte en Profit and Loss. Pour ce faire, dans le menu Cartes , pointez sur Financier, puis sélectionnez Compte. Dans la fenêtre Maintenance du compte, tapez le numéro de compte dans le champ Compte . Dans la zone Type de publication , sélectionnez Profit and Loss, puis enregistrer.

Méthode 2 : le compte est censé être un compte de bilan

En tant que compte de profits et pertes, ce compte n’aura pas de solde de début une fois le processus de clôture de fin d’année terminé. Pour remplacer le compte par un compte de bilan et créer le solde de début, procédez comme suit :

  1. Dans le menu Cartes , pointez sur Financier, puis sélectionnez Compte. Dans la fenêtre Maintenance du compte, tapez le numéro de compte dans le champ Compte . Dans la zone Type de publication , sélectionnez Bilan, puis Enregistrer. Sélectionnez Bilan afin que l’entrée correcte que vous effectuez à l’étape 6 plus loin dans cette section met correctement à jour le solde de début de l’année en cours.

  2. Utilisez l’une des méthodes suivantes, selon que vous utilisez ou non la multicurrency :

    • Si vous êtes inscrit pour la gestion multicurrency dans Microsoft Dynamics GP, procédez comme suit :

      1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , sur Configuration, sur Financier, puis sélectionnez Multicurrency.
      2. Dans la zone Conserver l’historique, activez la case à cocher case activée Compte du registre général.

    • Si vous n’êtes pas inscrit pour la gestion multicurrency, ouvrez SQL Server Management Studio et exécutez l’instruction suivante sur la base de données de l’entreprise :

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 0

  3. Modifiez les paramètres Conserver l’historique dans la fenêtre Configuration du registre général en procédant comme suit :

    1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , pointez sur Configuration, sur Financier, puis sélectionnez Registre général.
    2. Dans la zone Gérer l’historique, désactivez les zones Comptes case activée et Transactions case activée.

  4. Dans la zone Autoriser, sélectionnez la zone Case activée Publication dans l’historique, puis sélectionnez OK.

  5. Vérifiez que la période fiscale est ouverte afin de pouvoir effectuer une publication sur l’année précédente. Pour ce faire, procédez comme suit.

    1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , pointez sur Configuration, sur Entreprise, puis sélectionnez Périodes fiscales.
    2. Dans la fenêtre Configuration des périodes fiscales, assurez-vous que la période financière de l’année récente est ouverte.

  6. Entrez une entrée de journal pour créer un solde de début pour le compte. Pour ce faire, procédez comme suit :

    1. Dans le menu Transactions , pointez sur Financier, puis sélectionnez Général.

    2. Dans la fenêtre Entrée de transaction, entrez une transaction qui crée le solde de début correct du compte de bilan.

    3. Dans le champ Date de transaction , entrez une date qui se trouve dans l’année fiscale fermée.

      Par exemple, si le compte de bilan doit avoir un solde de début de débit de 100,00 $, créez une transaction qui crédite le compte de bénéfices détenus pour 100 ,00 $ et qui débite le compte de bilan pour 100,00 $.

    4. Sélectionnez Publier.

      Remarque

      La transaction met à jour uniquement l’année en cours, car les paramètres De maintenance de l’historique ne sont pas activés.

  7. Remplacez les paramètres Conserver l’historique dans la fenêtre Configuration du registre général par leur mode d’origine. Pour ce faire, procédez comme suit :

    1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , pointez sur Configuration, sur Financier, puis sélectionnez Registre général.
    2. Dans la zone Gérer l’historique, sélectionnez la zone Comptes case activée et la zone Transactions case activée.
    3. Pour publier les transactions dans l’historique des transactions, sélectionnez la zone Publication dans l’historique case activée sous Autoriser. Si vous ne souhaitez pas publier les transactions dans l’historique des transactions, cochez cette case case activée. Ensuite, sélectionnez OK.

  8. Retour à la configuration de la période fiscale et marquer pour fermer à nouveau la période fiscale de l’année précédente

  9. Utilisez l’une des méthodes suivantes pour rétablir le paramètre multicurrency à l’origine, selon que vous utilisez ou non la multicurrency :

    • Si vous êtes inscrit à la gestion multicurrency, procédez comme suit :

      1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , sur Configuration, sur Financier, puis sélectionnez Multicurrency.
      2. Dans la zone Gérer l’historique, sélectionnez la zone case activée Compte du registre général.

    • Si vous n’êtes pas inscrit pour la gestion multicurrency, ouvrez SQL Server Management Studio et exécutez l’instruction suivante sur la base de données de l’entreprise :

      UPDATE MC40000 SET MNSUMHST = 1