El proceso de importación de ADP en Payroll Connect y los campos específicos necesarios para Microsoft Dynamics GP

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En este artículo se describe el proceso de importación de procesamiento automático de datos (ADP) en Payroll Connect y se proporciona información sobre los campos específicos necesarios para Microsoft Dynamics GP.

Se aplica a: Microsoft Dynamics GP
Número de KB original: 866501

Introducción

Si el formato usado para generar el archivo en ADP no cumple los requisitos de GP, recibirá este mensaje:

El archivo de importación seleccionado no es un archivo de exportación de ADP válido.

Más información

Payroll Connect se instala en el proceso de instalación de Microsoft Dynamics GP. Payroll Connect no requiere un proceso de instalación independiente. Debe especificar las claves de registro de Payroll Connect. Además, debe activar la casilla Conexión de nómina en la ventana Registro.

Antes de usar la ventana Importar desde ADP, trabaje con su representante de ADP para completar las siguientes tareas:

  • Obtenga la estructura de archivos correcta para el archivo de importación.
  • En el producto ADP, configure el mismo marco de cuenta que en Microsoft Dynamics GP.
  • El formato usado en la herramienta ADP debe contener 10 campos. Aunque GP no usa los 10 campos, deben existir.
  • El archivo debe estar delimitado por comas y tener un sufijo de .gli, .txto .csv.
  • Cada campo debe tener comillas alrededor de él. Abra el archivo con el Bloc de notas para confirmarlo.
  • Cada campo no debe asignarse más ancho que el ancho máximo permitido para cada campo de GP. Consulte los anchos máximos definidos para cada campo al final del artículo siguiente. (El campo Descripción del campo 7 es menor que la longitud permitida definida en Microsoft Dynamics GP).
  • Los 10 campos deben existir en el archivo. Los campos no utilizados por GP pueden estar en blanco o tener un valor fijo, pero deben existir en el archivo.
  • En la ventana Entrada de lote de GL, el número de entradas de Journal mostradas para el lote de ADP mostrará realmente el número de líneas del archivo ADP, por lo que puede ser engañoso. Sin embargo, si profundiza en los detalles de la transacción, solo se compone de una entrada de diario y se contabiliza correctamente como una entrada de diario. Dado que solo es un problema de visualización y se publica correctamente, este problema no se cambiará en este momento. Sin embargo, si desea corregirlo, puede seleccionar Herramientas en Microsoft Dynamics GP, seleccionar Utilidades, Financieras, Conciliar, Lotes y conciliar. Este proceso de conciliación actualizará el número de entradas de Journal de este lote para que sean correctas. El usuario puede agregarlo a su documentación o parte de sus procesos después de incorporar un archivo ADP. Que se ha escrito como una sugerencia de producto, así que vote sobre esta solicitud mediante microsoft connect se ha retirado si desea verlo como una mejora futura:

En la tabla siguiente se describen los 10 campos necesarios en el archivo de importación de ADP Payroll Connect:

Campo Importar Descripción
Código de cliente ADP asigna este campo, pero no se usa en Microsoft Dynamics GP. Si este campo no se usa en Microsoft Dynamics GP, puede dejar este campo en blanco.
Número de cuenta de Libro de contabilidad general Este campo se usa para el número de cuenta de distribución. No use espacios, guiones ni comas.
código fuente Journal Si crea un lote para la importación, GJ (general Journal) se muestra en el campo Tipo de lote.
Date Este campo no se usa en Microsoft Dynamics GP. La fecha de transacción de la entrada de diario se usa como la fecha especificada en la ventana de importación.
Amount Este campo se usa para las líneas de débito y las líneas de crédito de las distribuciones. Los importes negativos van precedidos de un signo menos (-).
Número de referencia 1 Este campo no se usa en Microsoft Dynamics GP, pero todavía debe existir.
Descripción Este campo se usa como descripción de la línea de distribución correspondiente.
Número de referencia 2 Este campo no se usa en Microsoft Dynamics GP, pero todavía debe existir.
Número de referencia 3 Este campo no se usa en Microsoft Dynamics GP, pero todavía debe existir.
Código de registro ADP asigna este campo, pero no se usa en Microsoft Dynamics GP.

Los productos de otros fabricantes que se mencionan en este artículo han sido creados por compañías independientes de Microsoft. Microsoft no ofrece ninguna garantía, ya sea implícita o de otro tipo, sobre la confiabilidad o el rendimiento de dichos productos.

Esta es una descripción más detallada de cómo asignar cada campo enumerado anteriormente en la herramienta ADP:

Campo 1: Código de cliente: asignar a valor fijo o dejar en blanco. Ancho máximo: 5.
Campo 2: cuenta de GL: asignar a la cuenta de GL. No use guiones, espacios ni comas. Se puede establecer en el ancho de la cuenta de GL. Ancho máximo: 24.
Campo 3 : código fuente Journal: asignar a un valor fijo de " GJ ". Ancho máximo: 2.
Campo 4 : fecha: asignar a la fecha de emisión. Puede usar MMDDY o MMDDYYYY. GP no usa esta fecha. Ancho máximo: 5.
Campo 5 - Cantidad - Asignar a cantidad. No use signos de dólar ni comas. Se establece en dos decimales. Ancho máximo: 13.
Campo 6 - Referencia 1: asignar a un valor fijo de en blanco. Sin relleno. Ancho máximo: 6.
Campo 7 - Descripción - Asignar a descripción. Ancho máximo: 20. Este campo no se trunca, por lo que no puede ser mayor que 20.
Campo 8 - Referencia 2: asignar a un valor fijo de en blanco. Sin relleno. Ancho máximo: 6.
Campo 9 - Referencia 3: asignar al valor fijo de en blanco. Sin relleno. Ancho máximo: 6.
Campo 10 - Código de registro: asignar a un valor fijo de ' 02 '. Ancho máximo: 2.

Al abrir el archivo ADP en el Bloc de notas, deben existir los 10 campos y debe tener un aspecto similar al de este ejemplo:

"","0000001028","GJ","07051","45102.10","","DESCRIPTION","","","02"
"","0000001028","GJ","07051","-2696.34","","DESCRIPTION","","","02"
"","0000001028","GJ","07051","-630.59","","DESCRIPTION","","","02"

Solución de problemas

Las líneas específicas del archivo ADP se omitirán si la descripción del campo 7 tiene más de 20 caracteres. Aunque este campo permite 30 caracteres en Microsoft Dynamics GP, no puede tener más de 20 caracteres en el archivo que se va a importar como se especifica en los anchos de campo anteriores.

El siguiente error puede ocurrir por varias razones, pero una razón es que el formato de fecha en el archivo de importación no es MMDDY o MMDDYYYY formato. Asegúrese de que los ceros iniciales no falten en el MM o DD.

"El archivo de importación seleccionado no es un archivo de exportación de ADP válido".