Información sobre las diferencias al conciliar El libro de contabilidad con la administración de pagares o con la administración de créditos

En este artículo se describe por qué el saldo de la cuenta cuentas por pagar o el saldo de la cuenta de cuentas a cobrar de General Ledger difiere del importe total que se debe al informe Saldo de evaluación anterior histórico de Microsoft Dynamics GP. Al final de este artículo, se suelen hacer preguntas.

Se aplica a: Microsoft Dynamics GP
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La rutina Conciliar con GL era nueva en Microsoft Dynamics GP 10.0 (SP2). Esta rutina genera una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel. Puede usar esta hoja de cálculo para hacer coincidir las transacciones de Administración de cuentas por pagar o Gestión de créditos que se contabilizaron en General Ledger. Este proceso no genera transacciones de corrección. Sin embargo, este proceso puede ayudarle a determinar las diferencias de transacción que se enumeran en esta sección. Para abrir la ventana Conciliar con GL , seleccione Herramientas en el menú Microsoft Dynamics GP , Rutinas, Finanzas y, a continuación, seleccione Conciliar con GL.

A continuación se muestra una lista en ejecución de problemas que hemos visto que pueden causar diferencias:

• No se contabilizan todos los lotes de GL. (La hoja de cálculo Conciliar con GL solo informa de las entradas publicadas).

• El informe De balance histórico de evaluación antigua se imprime con restricciones. Vuelva a imprimir el informe Saldo histórico de evaluación anterior con solo una restricción de fecha.

• No todas las cuentas por pagar o todas las cuentas por cobrar se ven en General Ledger. Asegúrese de ver todas las cuentas de proveedores o todas las cuentas a cobrar en General Ledger.

• Los lotes en Administración de cuentas por pagar o en Gestión de créditos se contabilizaron en General Ledger. El lote de General Ledger se cambió o editó antes de que se contabilizase.

• Los ajustes en la cuenta de cuentas por pagar o en la cuenta de clientes pueden haberse introducido directamente en General Ledger. Estas transacciones actualizan la cuenta en General Ledger. Sin embargo, estas transacciones no actualizan el informe Saldo histórico de evaluación anterior.

• El intervalo de fechas del informe De saldo de evaluación detallado de General Ledger no coincide con el intervalo de fechas del informe Saldo histórico de evaluación anterior en Administración de cuentas por pagar o en Administración de créditos. Al imprimir el informe Saldo de evaluación anterior histórico, active la casilla Fecha de contabilización de GL en el área Seleccionar transacciones para informe.

• Las transacciones se contabilizaron en Administración de pagares o en Gestión de créditos. Sin embargo, estas transacciones no se contabilizaron en General Ledger si fueran para saldos iniciales. Si la casilla Registrar en libro de contabilidad general no está seleccionada en la ventana Configuración de contabilización para la serie Compras o para la serie Ventas, las transacciones se contabilizarán en Administración de cuentas por pagar o en Gestión de créditos. Sin embargo, estas transacciones no se contabilizarán en General Ledger.

• La casilla Track Discounts Available in GL (Seguimiento de descuentos disponibles en GL ) está seleccionada en la ventana Configuración de administración de pagaderos o en la ventana Configuración de administración de créditos. A continuación, el importe neto de la factura se contabilizará en General Ledger. Además, el importe restante se contabiliza en una cuenta disponible de descuentos. Solo el importe neto aparecerá en el informe Saldo de evaluación detallado de General Ledger. Sin embargo, en la factura se muestra el total bruto de la factura en el saldo histórico de la evaluación anterior en la gestión de pagos o en la administración de créditos.

• Los documentos se anularon en un período diferente al que se publicaron originalmente. Es posible que el informe De saldo de evaluación detallado de General Ledger no coincida con el informe Saldo histórico de evaluación anterior. Por ejemplo, suponga que se especificó una factura el 1/1/2007. Esta factura se anuló el 1/2/2007. Se imprime un informe de balance de evaluación detallado del libro de contabilidad general del 1/2/2007 al 2/28/2007. La transacción anulada aparecerá en el informe. Si se imprime un saldo de evaluación anterior histórico con el mismo intervalo de fechas, el documento anulado no se imprimirá en el informe porque se ha anulado.

• Si desea equilibrar el saldo de la cuenta de cuentas por pagar o el saldo de la cuenta de cuentas a cobrar de Libro de contabilidad en el informe De saldo de evaluación anterior histórico durante un período determinado, los saldos del informe De saldo de evaluación anterior histórico se deben conciliar con el cambio neto en el Saldo de evaluación detallado de General Ledger para el mismo período.

• Si desea equilibrar el saldo de la cuenta de cuentas por pagar o el saldo de la cuenta de cuentas a cobrar de Libro de contabilidad con el informe Saldo histórico de evaluación anterior durante un día que no se encuentra en un período determinado, determine si se ha equilibrado alguna vez la administración de cuentas a pagar o la gestión de créditos. Si nunca se ha equilibrado la administración de cuentas a pagar o la administración de créditos, los saldos iniciales pueden ser incorrectos. En esta situación, equilibre primero el período más actual y, a continuación, reconcilie los meses anteriores en orden inverso.

• Si se han producido interrupciones de contabilización, es posible que los lotes no se hayan contabilizado correctamente en General Ledger, en La Administración de pagaderos o en Administración de créditos.

• Al imprimir el informe Saldo de evaluación anterior histórico, no ha seleccionado las siguientes casillas en el área Excluir.

• Active estas casillas e imprima el informe Saldo histórico de evaluación anterior.

  Nota:

  Si desea hacer coincidir el informe de balance de evaluación detallado del Libro de contabilidad general y el informe De saldo histórico de evaluación anterior por documentos específicos, desactive la casilla Documentos totalmente pagados .

  • Documentos de crédito aplicados sin contabilizar
  • Saldo cero
  • Actividad

• Si usa la administración de simultaneidad múltiple al revalorizar, ha seleccionado publicar en la cuenta de desplazamiento de compras o ventas.

• Importes de tarjeta de crédito especificados en la ventana Entrada de transacción de pago para una factura. Esto puede provocar un desequilibrio en la conciliación de la administración de pagaderos en General Ledger porque solo el cambio neto se registrará en el módulo de Libro de contabilidad general. (Es decir, parece que faltan transacciones de GL, pero los importes del lado gl se redimen en una entrada de GL, mientras que el lado pm puede mostrar tres registros. Pero todavía deben coincidir en versiones posteriores y pasar a la sección Transacciones coincidentes correctamente).

• Si se registraron interrupciones o problemas con un lote de proveedores o créditos y las transacciones se encontraron en las tablas Work y Open al mismo tiempo, la eliminación del lote RM o PM en Microsoft Dynamics GP provocará problemas. En este caso, el usuario suele ver los registros de ambas tablas y decide que no necesita el lote de trabajo, por lo que simplemente lo elimina en Microsoft Dynamics GP. Puesto que las tablas Work y Open comparten una tabla de distribución, la eliminación del lote en Microsoft Dynamics GP también quitará los registros de distribución con ella. El resultado final es que existe el registro de encabezado de transacción, pero no hay distribuciones coincidentes en el lado RM o PM, pero GL se actualizó correctamente. Este problema se tendrá en cuenta en la siguiente versión de Microsoft Dynamics GP.

• Las distribuciones pueden aparecer en la sección Potencialmente coincidentes con cantidades diferentes si hubiera descuentos. Para que coincidan, las cuentas de gl de descuento deben haberse extraído con la cuenta pm/rm antes de ejecutar el proceso Conciliar con GL. Cierre la hoja de cálculo y vuelva a ejecutarla con las cuentas gl de descuento que aparecen también.

• Es posible que falten distribuciones en el lado PM/RM si se modificó el tipo (CASH, PAY, PURCH). En la hoja de cálculo de conciliación, la cuenta solo se usa para el lado gl. La cuenta no se usa en el lado PM/RM. El lado PM/RM extrae usando el tipo PAY o REC independientemente de qué cuenta se use, por lo que debe estar seguro de enumerar todas las cuentas de AP o AR en la ventana de conciliación. Y simplemente cambiar el tipo de distribución en la tabla SQL no hace que la distribución se muestre automáticamente si vuelve a generar la hoja de cálculo. (Este era un problema en versiones anteriores para pagos con tarjeta de crédito con el tipo CASH y golpeando la cuenta AP, pero estos registros se muestran en GP 2016, por lo que ya no parece ser un problema).

• Compruebe la fecha de aplicación y la fecha de publicación de GL en la tabla de aplicación para transacciones de simultaneidad múltiple en comparación con la fecha real en que se registró en GL. Por ejemplo, el 22 de enero, se aplicó una nota de crédito con fecha 31 de dic a una factura con fecha 5 de dic y la fecha de aplicación y la fecha de publicación de GL se dejaron como 22 de enero. Sin embargo, al publicar el lote de GL, el usuario cambió la fecha a 31 de dic. En este caso, la hoja de cálculo Conciliar con GL del mes de diciembre enumera la cantidad de ganancias o pérdidas realizadas en ambos lados y parecen conciliarse. Sin embargo, el informe hatb aún no reconoce la cantidad de ganancias o pérdidas realizada y estará desactivada por esta cantidad en comparación con GL, ya que no se aplicó ni se publicó hasta enero según el registro de aplicación.  

Preguntas frecuentes

P1: ¿La hoja de cálculo Conciliar con GL es una verdadera conciliación para los pagaderos/créditos a GL?

A1: La característica conciliar con GL es una herramienta de solución de problemas para ayudar a los usuarios a identificar distribuciones no coincidentes entre RM/PM y GL. No estaba pensado necesariamente para vincularse al HATB y ese no era el propósito previsto, aunque sabemos que los clientes lo están haciendo. Los saldos de la hoja de cálculo Conciliar con GL son las mejores estimaciones mediante una suma o resta simple en las distribuciones de la tabla. Mientras que los saldos en el HATB toman casi todas las tablas en consideración y son saldos mucho más complejos y precisos, por lo que los dos a menudo no se empatan.

La verdadera conciliación debe ser entre el saldo histórico de evaluación (HATB) de RM o PM y los informes de balance de evaluación de GL. Si coinciden, no es necesario ejecutar necesariamente la herramienta Conciliar con GL para ese mes. Las tablas gl se componen de débitos y créditos, y las tablas de las que extrae HATB son encabezados de transacción y aplican tablas de registros. Por lo tanto, los clientes solicitaron una manera de conciliar las distribuciones de GL con las tablas de distribución en RM o PM para ayudar a encontrar diferencias en ese nivel. Por lo tanto, esta es la razón por la que se creó la rutina Conciliar con GL. Estaba pensado para ser una herramienta de solución de problemas para comparar las distribuciones con las distribuciones entre los módulos para ayudar a identificar las distribuciones que faltan, lo que puede llevarle de vuelta a una transacción que falta del HATB. Por lo tanto, use la herramienta Conciliar con GL como ayuda solo para ayudarle a conciliar el hatb con el balance de evaluación de GL. Si el equilibrio de TB de HATB y GL no es necesario ejecutar realmente la herramienta Conciliar con GL para ese mes.

P2: ¿Los totales de la hoja de cálculo Conciliar con GL deben coincidir con los totales del HATB?

A2: No. Los totales de la hoja de cálculo Conciliar con GL son solo una simple suma o resta de los registros de distribución de esa tabla y no tienen en cuenta ninguna otra tabla. Mientras que hatb examina tablas completamente diferentes para calcular un saldo mediante la transacción y aplicar tablas de registros y es un cálculo mucho más complejo. Debido a los diferentes métodos de cálculo o tablas utilizados para obtener los saldos, no se espera que la hoja de cálculo Conciliar con GL se vincule directamente a los saldos de envejecimiento en los informes hatb y dificultaría la conciliación. No es necesario vincular los saldos de la hoja de cálculo conciliar con GL con el informe HATB.

Se recomienda omitir los totales de la hoja de cálculo conciliar con GL y simplemente usar las secciones Unmatched y Potentially Matched para ayudarle a encontrar diferencias para investigar y ver si eso también puede explicar una diferencia entre la TB de GL y HATB. La conciliación con la hoja de cálculo de GL no es una verdadera reconciliación y solo se ha diseñado para ser una ayuda que le ayude a identificar las diferencias de distribución para investigar para ver si esto también es una diferencia en el nivel de transacción. De hecho, si el HATB coincide con la TB de GL, realmente no habría necesidad de ejecutar la utilidad conciliar con GL para ese mes, ya que no hay diferencias que identificar.

Si todavía desea vincular el saldo de la hoja de cálculo conciliar a GL con el saldo de hatb, esto no se admite en un caso de soporte técnico normal. Las razones que hemos identificado aparecen en la parte superior de esta base de conocimiento y podrían haber más razones que aún no se han identificado. Pero dado que esta conciliación no es necesaria entre el simple saldo total enumerado en la hoja de cálculo conciliar con GL y el equilibrio calculado más complejo en el informe HATB, y no el propósito previsto de esta utilidad de conciliación, se consideraría un gasto de consultoría para profundizar en sus datos para ayudarle a conciliar estos entre sí.

P3: ¿Qué debo hacer si faltan distribuciones en gl?

A3: Si encuentra distribuciones en el lado RM o PM que no están en el lado gl, investigue el lado gl para conocer las diferencias de tiempo. Asegúrese de que se contabilizan todos los lotes de GL. Si realmente faltan en el lado gl, tendrá que escribir una entrada de diario de ajuste directamente en GL para que la entrada cree las distribuciones de GL.

P4: ¿Qué debo hacer si faltan distribuciones en el lado rm o pm?

A4: Si la distribución de GL aparece, pero falta en el lado RM o PM, investigue primero las diferencias de tiempo. Investigue también para ver si la transacción en sí aparece en el informe HATB y ya se tiene en cuenta. Es posible que exista la transacción, pero solo faltan las distribuciones. Por lo tanto, la pregunta se convierte en cómo obtengo las distribuciones en RM o PM entonces, si la transacción existe? En primer lugar, tenga en cuenta que las tablas de distribución de RM o PM no se usan para ningún otro propósito o informe en GP, aparte de esta hoja de cálculo de conciliación. Entonces, ¿es realmente necesario volver a agregarlos a RM o PM? Evalúe si merece la pena rellenar una tabla que no se usa en ningún otro lugar.

Pero si decide corregir la tabla de distribución pm, tendría que anular el documento, por lo que los registros aplicados vuelven a abrirse. A continuación, use la utilidad Quitar historial de transacciones para quitar el documento anulado. Asegúrese de establecer la publicación para publicar en GL y no publicar en GL. Elimine el lote de GL creado por void. A continuación, vuelva a clasificar el documento en Pagaderos, de modo que se vuelvan a crear las transacciones y distribuciones. Asegúrese de anular el lote de GL para esto. A continuación, vuelva a aplicar el nuevo documento a los documentos abiertos y vuelvan a pasar al historial.

Para corregirlo en la tabla de distribución de RM, tendría que quitar ambos lados de la factura y el pago, y volver a ponerlas en clave y eliminar el lote en GL.

P5: Las transacciones de la sección Potencialmente coincidentes tienen el aspecto de que coinciden. ¿Por qué no están en la sección Coincidentes?

A5: Hay varios campos que coinciden para cada registro de distribución. Todos los campos deben coincidir para moverlo a la sección Coincidente. Si algunos de los campos coinciden, pero no todos, lo colocará en la sección Potencialmente coincidente. Por ejemplo, estos son los campos que coinciden para PM con GL:

Administración de proveedores -- GL
Número de vale: número de control de origen
Origen TRX: origen TRX de origen
Fecha de contabilización: fecha de transacción
Importe de la cuenta: importe de débito o importe de crédito

P6: Si anclaré las distribuciones que faltan en GL o RM/PM y vuelva a ejecutar la hoja de cálculo Conciliar con GL, ¿se moverán los elementos no coincidentes o potencialmente coincidentes a la sección Coincidentes?

A6: No. Si las transacciones se codifican por separado, tendrá números de asiento diferentes y códigos de origen trx. En el mejor de los aspectos, la fecha de publicación y los importes pueden coincidir, lo que podría colocarlos en la sección Potencialmente coincidentes de la hoja de cálculo.

P7: ¿Por qué el saldo final de una hoja de cálculo mensual o trimestral no coincide con el saldo inicial de la siguiente hoja de cálculo mensual o trimestral?

A7: Si el saldo final de un período no coincide con el saldo inicial del siguiente período, a menudo se debe a registros de distribución huérfanos que no tienen un registro de encabezado asociado en la tabla del subconsulta. Excel calcula el saldo final directamente en la hoja de cálculo. Solo toma el saldo inicial de ese período en la parte superior de la hoja de cálculo y agrega o resta los registros de distribución que aparecen en la hoja de cálculo para llegar al saldo final. Por otro lado, en el siguiente período, el saldo inicial se calcula tomando un cálculo de débito o crédito simple de los registros de distribución en la tabla SQL y el procedimiento almacenado se une a la tabla de encabezado, por lo que no incluirá ninguna distribución que falte a un registro de encabezado. El resultado final podría ser que algunas distribuciones se calcularon en el saldo final de la hoja de cálculo anterior y se omitieron del saldo inicial en el siguiente período.

P8: Las distribuciones del lado RM/PM existen, pero no están tirando de la hoja de cálculo.

A8: Revise estas sugerencias de solución de problemas:

• Examine el intervalo de fechas usado en la hoja de cálculo Conciliar con .
• Compruebe que las distribuciones existen en las tablas PM10100 o PM30600 para PM. (o para RM: busque el RM10101 o RM30301) Examine las fechas de estas distribuciones para asegurarse de que se encuentran dentro del intervalo especificado para la hoja de cálculo. Es importante localizarlos en las tablas de distribución RM o PM y no depender únicamente de los diarios de contabilización reimprimidos, por ejemplo.
• Si encuentra las distribuciones en las tablas RM o PM, examine estas distribuciones en el documento del front-end. ¿Tienen un tipo de distribución de PAY o REC o AVAIL? Estos son los únicos tipos que se extraerán en la hoja de cálculo de conciliación en el lado RM o PM en versiones anteriores. (Actualización: los pagos con tarjeta de crédito pueden producir una distribución a la cuenta AP con un tipo de EFECTIVO en ella, en el que está en la tabla, pero la hoja de cálculo conciliar con GL no mostramos esta distribución en el lado izquierdo. Por lo tanto, solo un problema de visualización con la hoja de cálculo y no un problema de datos. Sin embargo, esto no parece ser un problema en Microsoft Dynamics GP 2016, ya que el tipo CASH ahora se muestra en la hoja de cálculo correctamente, por lo que se ha corregido a lo largo del proceso).

P9: ¿Puede mostrar la ventana Conciliar con GL en otras monedas?

A9: La ventana Conciliar con GL está diseñada para mostrar solo monedas funcionales . Para obtener más información, vea Información sobre los saldos en la ventana Conciliar con GL en Microsoft Dynamics GP.