Informações sobre diferenças ao reconciliar o Razão Geral com o Gerenciamento de Pagamentos ou com o Gerenciamento de Recebíveis

Este artigo discute por que o saldo da conta contas a pagar ou o saldo da conta contas recebíveis no Razão Geral difere do valor total devido ao relatório saldo de avaliação de idade histórica no Microsoft Dynamics GP. Geralmente, há perguntas feitas no final deste artigo.

Aplica-se a: Microsoft Dynamics GP
Número original do KB: 866570

A rotina Reconciliar com o GL era nova no Microsoft Dynamics GP 10.0 (SP2). Essa rotina gera uma planilha do Microsoft Office Excel. Você pode usar essa planilha para corresponder às transações no Gerenciamento de Payables ou no Gerenciamento de Recebíveis que foram postadas no Razão Geral. Esse processo não gera transações de correção. No entanto, esse processo pode ajudá-lo a determinar as diferenças de transação listadas nesta seção. Para abrir a janela Reconciliar com o GL , aponte para Ferramentas no menu do Microsoft Dynamics GP , aponte para Rotinas, aponte para Financeiro e, em seguida, selecione Reconciliar com GL.

Veja abaixo uma lista em execução de problemas que vimos que podem causar diferenças:

• Nem todos os lotes GL são postados. (A planilha Reconciliar com o GL só relata em entradas postadas.)

• O relatório Saldo de Avaliação De Idade Histórica é impresso com restrições. Imprima o relatório Saldo de Avaliação De Idade Histórica novamente com apenas uma restrição de data.

• Nem todas as contas a pagar ou todas as contas a receber são exibidas no Razão Geral. Verifique se você exibirá todas as contas a pagar ou todas as contas a receber no Razão Geral.

• Lotes no Gerenciamento de Pagamentos ou no Gerenciamento de Recebíveis foram postados no Razão Geral. O lote no Razão Geral foi alterado ou editado antes de ser postado.

• Os ajustes na conta a pagar das contas ou na conta a receber das contas podem ter sido inseridos diretamente no Razão Geral. Essas transações atualizam a conta no Razão Geral. No entanto, essas transações não atualizam o relatório saldo de avaliação de idade histórica.

• O intervalo de datas no relatório Balance de Avaliação Detalhada no Razão Geral não corresponde ao intervalo de datas no relatório Saldo de Avaliação De Idade Histórica no Gerenciamento de Recebíveis ou no Gerenciamento de Recebíveis. Ao imprimir o relatório Saldo de Avaliação De Idade Histórica, selecione a caixa marcar de Data de Postagem gl na área Selecionar Transações para Uso de Relatório.

• As transações foram postadas no Gerenciamento de Pagamentos ou no Gerenciamento de Recebíveis. No entanto, essas transações não foram postadas no Razão Geral se fossem para saldos inicios. Se a caixa Post To General Ledger marcar não estiver selecionada na janela Instalação de Postagem para a série Compras ou para a série Vendas, as transações serão postadas no Gerenciamento de Pagamentos ou no Gerenciamento de Recebíveis. No entanto, essas transações não serão postadas no Razão Geral.

• A caixa Acompanhar Descontos Disponíveis no GL marcar está selecionada na janela Configuração de Gerenciamento de Pagamentos ou na janela Configuração de Gerenciamento de Recebíveis. Em seguida, o valor líquido da fatura será postado no Razão Geral. Além disso, o valor restante é postado em uma conta disponível de descontos. Somente o valor líquido será exibido no relatório Balance de Avaliação Detalhada no Razão Geral. No entanto, a fatura exibe o total bruto da fatura no Saldo de Avaliação De Idoso Histórico no Gerenciamento de Pagamentos ou no Gerenciamento de Recebíveis.

• Os documentos foram anulados em um período diferente do que foram originalmente postados. O relatório Balance de Avaliação Detalhada no Razão Geral pode não corresponder ao relatório saldo de avaliação de envelhecimento histórico. Por exemplo, suponha que uma fatura foi inserida em 1/1/2007. Essa fatura foi anulada em 01/02/2007. Um relatório do Balanço de Avaliação Detalhado do Razão Geral é impresso para 2/1/2007 - 28/02/2007. A transação anulada será exibida no relatório. Se um Saldo de Avaliação De Idade Histórica for impresso usando o mesmo intervalo de datas, o documento anulado não será impresso no relatório porque ele foi anulado.

• Se você quiser equilibrar o saldo da conta a pagar das contas ou o saldo da conta de recebíveis no Razão Geral para o relatório Saldo de Avaliação De Idade Histórica por um determinado período, os saldos do relatório Saldo de Avaliação De Idade Histórica devem ser reconciliados com a alteração líquida no Saldo de Avaliação Detalhado no Razão Geral para o mesmo período.

• Se você quiser equilibrar o saldo da conta a pagar das contas ou o saldo da conta de recebíveis no Razão Geral para o relatório saldo de avaliação de idade histórica por um dia que não esteja em um determinado período, determine se o Gerenciamento de Recebíveis ou Gerenciamento de Recebíveis já foi equilibrado. Se o Gerenciamento de Recebíveis ou Gerenciamento de Recebíveis nunca tiver sido equilibrado, os saldos inicios poderão estar incorretos. Nessa situação, balancee primeiro o período mais atual e, em seguida, reconcilie os meses anteriores em ordem inversa.

• Se ocorreram interrupções de postagem, os lotes podem não ter sido postados corretamente no Razão Geral, no Gerenciamento de Pagamentos ou no Gerenciamento de Recebíveis.

• Ao imprimir o relatório Saldo de Avaliação De Idade Histórica, você não selecionou as caixas de marcar a seguir na área Excluir.

• Selecione estas caixas marcar e, em seguida, imprima o relatório Saldo de Avaliação De Envelhecimento Histórico.

  Observação

  Se você quiser corresponder ao relatório Balanço de Avaliação Detalhado do Razão Geral e ao relatório Saldo de Avaliação De Envelhecimento Histórico por documentos específicos, desmarque a caixa Marcar documentos totalmente pagos.

  • Documentos de crédito aplicado não sinalizados
  • Saldo Zero
  • Atividades

• Se você usar o Gerenciamento multicurrency ao reavaliar, selecionou para postar na Conta de Compensação de Compras/Vendas.

• Valores de cartão de crédito inseridos na janela Entrada de Transação de Payables para uma fatura. Isso pode causar um desequilíbrio na reconciliação do Payables Management com o Razão Geral, pois somente a alteração líquida será postada no módulo Razão Geral. (Ou seja, parece que as transações GL estão ausentes, mas os valores no lado gl são líquidos em uma entrada GL, enquanto o lado pm pode mostrar três registros. Mas eles ainda devem corresponder em versões posteriores e passar para a seção Transações Correspondentes corretamente.)

• Se houvesse interrupções/problemas de postagem com um lote de Payables ou Recebíveis e as transações fossem encontradas nas tabelas Trabalho e Abrir ao mesmo tempo, excluir o lote RM ou PM no Microsoft Dynamics GP causará problemas. Nesta instância, o usuário geralmente vê os registros em ambas as tabelas e decide que não precisa do lote de trabalho para que ele seja excluído no Microsoft Dynamics GP. Como as tabelas Work e Open compartilham uma tabela de distribuição, a exclusão do lote no Microsoft Dynamics GP também removerá os registros de distribuição com ele. O resultado final é que o registro de cabeçalho de transação existe, mas não há distribuições correspondentes no lado RM ou PM, mas o GL foi atualizado corretamente. Esse problema será considerado na próxima versão do Microsoft Dynamics GP.

• As distribuições podem aparecer na seção Potencialmente Correspondente com valores diferentes se houver descontos. Para corresponder, as contas GL de desconto deveriam ter sido puxadas com a conta PM/RM antes de executar o processo Reconciliar com GL. Feche a planilha e execute-a novamente com as contas GL de desconto listadas também.

• As distribuições podem estar ausentes no lado PM/RM se o tipo (CASH, PAY, PURCH) tiver sido alterado. Na planilha de reconciliação, a conta é usada apenas para o lado GL. A conta não é usada no lado PM/RM. O lado PM/RM puxa usando o tipo PAY ou REC independentemente da conta usada, portanto, é por isso que você deve listar todas as suas contas AP ou AR na janela de reconciliação. E simplesmente alternar o tipo de distribuição na Tabela SQL não faz com que a distribuição apareça automaticamente se você regenerar a planilha. (Isso foi um problema em versões anteriores para pagamentos de cartão de crédito usando o tipo CASH e atingindo a conta AP, mas esses registros estão sendo exibidos no GP 2016, portanto, não parece mais ser um problema.)

• Verifique a data de aplicação e a data de postagem de GL na tabela aplicável para transações multicurrency em comparação com a data real em que foi postada no GL. Por exemplo, em 22 de janeiro, um memorando de crédito datado de 31 de dezembro foi aplicado a uma fatura datada de 5 de dezembro, e a data de solicitação e a data de postagem gl foram deixadas como 22 de janeiro. No entanto, ao postar o lote GL, o usuário alterou a data para 31 de dezembro. Nesse caso, a planilha Reconciliar com o GL para o mês de dezembro lista o valor de ganho/perda realizado em ambos os lados e eles parecem estar reconciliados. No entanto, o relatório hatb ainda não reconhece o valor de ganho/perda realizado e será desativado por esse valor quando comparado ao GL, uma vez que não foi aplicado ou postado até janeiro de acordo com o registro de aplicação.  

Perguntas comuns

P1: A reconciliação com a planilha GL é uma verdadeira reconciliação para payables/recebíveis para GL?

A1: A reconciliação com o recurso GL é uma ferramenta de solução de problemas para ajudar os usuários a identificar distribuições incomparáveis entre RM/PM e GL. Não era necessariamente destinado a vincular-se ao HATB e esse não era o propósito pretendido, embora saibamos que os clientes estão fazendo isso. Os saldos na planilha Reconciliar com GL são as melhores estimativas usando uma simples adição/subtração nas distribuições da tabela. Considerando que os saldos no HATB levam quase todas as tabelas em consideração e são equilíbrios muito mais complexos e precisos e, portanto, os dois muitas vezes não empatam.

A verdadeira reconciliação deve ser entre o HATB (Saldo de Avaliação De Idade Histórica) da RM ou PM e os relatórios do GL Trial Balance. Se elas corresponderem, você não precisará necessariamente executar a ferramenta Reconciliar com GL para esse mês. As tabelas GL são compostas por débitos e créditos e as tabelas das quais o HATB puxa são cabeçalho de transação e aplicam tabelas de registro. Assim, os clientes pediram uma maneira de reconciliar as distribuições no GL com as tabelas de distribuição na RM ou PM para ajudar a encontrar diferenças nesse nível. Portanto, essa é a razão pela qual a rotina Reconciliar com GL foi criada. A intenção era ser uma ferramenta de solução de problemas para comparar distribuições com distribuições entre os módulos para ajudar a identificar distribuições ausentes, o que pode levá-lo de volta a uma transação ausente do HATB. Portanto, use a ferramenta Reconciliar com GL como um auxílio apenas para ajudá-lo a reconciliar o HATB com o GL Trial Balance. Se o saldo hatb e GL TB, então não há realmente a necessidade de executar a ferramenta Reconciliar com GL para esse mês.

P2: os totais na planilha Reconciliar com GL devem corresponder aos totais do HATB?

A2: Não. Os totais na planilha Reconciliar com GL são apenas uma simples adição/subtração dos registros de distribuição nessa tabela e não levam em consideração nenhuma outra tabela. Considerando que o HATB analisa tabelas totalmente diferentes para calcular um saldo usando a transação e aplicar tabelas de registros e é um cálculo muito mais complexo. Devido aos diferentes métodos de cálculo/tabelas usados para obter os saldos, não se espera que a planilha Reconciliar com GL vincule-se totalmente aos saldos de envelhecimento nos relatórios hatb e dificultaria a reconciliação. Não é necessário vincular os saldos na reconciliação com a planilha GL ao relatório HATB.

Sugerimos ignorar os totais na planilha reconciliar com o GL e usar apenas as seções Unmatched e Potencialmente Correspondentes para ajudá-lo a encontrar diferenças na pesquisa para ver se isso também pode explicar uma diferença entre o GL TB e o HATB. A reconciliação com a planilha gl não é uma verdadeira reconciliação, e foi destinada apenas a ser um auxílio para ajudá-lo a identificar diferenças de distribuição para pesquisar para ver se isso também é uma diferença no nível da transação. Na verdade, se o HATB corresponder ao GL TB, realmente não haveria necessidade de executar a reconciliação com o utilitário GL para esse mês, já que não há diferenças a serem identificadas.

Se você ainda deseja vincular o saldo na planilha reconciliação com GL ao saldo no HATB, isso não terá suporte em um caso de suporte regular. Os motivos que identificamos estão listados na parte superior deste KB e pode haver mais razões ainda não identificadas. Mas como essa reconciliação não é necessária entre o simples equilíbrio total listado na planilha reconciliação com GL e o equilíbrio calculado mais complexo no relatório HATB, e não a finalidade pretendida desse utilitário de reconciliação, seria considerado uma despesa de consultoria investigar seus dados para ajudá-lo a reconciliá-los uns com os outros.

Q3: O que devo fazer se as distribuições estão ausentes no lado gl?

A3: se você encontrar distribuições no lado RM ou PM que não estão no lado gl, investigue o lado GL para obter diferenças de tempo. Verifique se todos os lotes GL estão postados. Se eles estiverem realmente ausentes no lado gl, você precisará teclar uma entrada de diário de ajuste diretamente no GL para a entrada para criar as distribuições GL.

Q4: O que devo fazer se as distribuições estão ausentes no lado RM ou PM?

A4: se a distribuição GL estiver listada, mas estiver ausente no lado RM ou PM, primeiro investigue as diferenças de tempo. Pesquise também para ver se a transação em si está listada no relatório HATB e já está contabilizado. É possível que a transação exista, mas as distribuições estão ausentes. Então, a pergunta se torna como faço para obter as distribuições no RM ou PM, se a transação existe? Primeiro, tenha em mente que as tabelas de distribuição na RM ou PM não são usadas para qualquer outra finalidade ou relatórios em GP, além dessa planilha de reconciliação. Então, é realmente necessário adicioná-los de volta à RM ou à PM? Avalie se vale a pena preencher uma tabela que não seja usada em nenhum outro lugar.

Mas se você optar por corrigir a tabela de distribuição da PM, precisará anular o documento para que os registros aplicados voltem a ser abertos. Em seguida, use o Utilitário Remover Histórico de Transações para remover o documento anulado. Certifique-se de definir a postagem para postar no GL e não postar no GL. Exclua o lote GL criado pelo vazio. Em seguida, rechave o documento de volta para Payables, para que as transações e as distribuições sejam recriadas. Certifique-se de anular o lote GL para isso. Em seguida, reaplicar o novo documento para os documentos abertos e eles devem passar para o histórico novamente.

Para corrigi-lo na tabela de distribuição RM, você teria que remover os dois lados da fatura e do pagamento e rechacá-los novamente e excluir o lote em GL.

Q5: as transações na seção Potencialmente Correspondentes parecem corresponder. Por que não estão na seção Correspondente?

A5: há vários campos que são correspondentes a cada registro de distribuição. Todos os campos devem corresponder para movê-lo para a seção Correspondente. Se alguns, mas não todos os campos corresponderem, ele o colocará na seção Potencialmente Correspondente. Por exemplo, aqui estão os campos que são correspondidos para PM para GL:

Gerenciamento de payables -- GL
Número de voucher -- Número de controle de origem
Fonte TRX - Fonte TRX de origem
Data de postagem -- Data da transação
No valor da conta - valor de débito ou valor de crédito

P6: se eu chavear as distribuições ausentes no GL ou RM/PM e executar novamente a planilha Reconciliar com GL, os itens incomparáveis ou potencialmente correspondentes serão movidos para a seção Correspondido?

A6: Não. Se as transações forem chaveadas separadamente, elas terão números de voucher diferentes e códigos de origem trx. Na melhor das hipóteses, a Data e os Valores de Postagem podem corresponder, o que pode colocá-los na seção Potencialmente Correspondente da planilha.

Q7: Por que o Saldo Final em uma planilha mensal ou trimestral não corresponde ao Saldo Inicial na próxima planilha mensal ou trimestral?

A7: se o Saldo Final de um período não corresponder ao saldo inicial do próximo período, muitas vezes é devido a registros de distribuição órfãos que não têm um registro de cabeçalho associado na tabela sub-razão. O Saldo Final é calculado pelo Excel diretamente na planilha. Ele apenas usa o saldo inicial para esse período na parte superior da planilha e adiciona/subtrai os registros de distribuição que aparecem na planilha para chegar ao saldo final. Por outro lado, no próximo período, o saldo Inicial é calculado tomando um cálculo simples de débito/crédito dos registros de distribuição na tabela SQL e o procedimento armazenado ingressa na tabela de cabeçalho, portanto, não incluirá nenhuma distribuição que esteja faltando um registro de cabeçalho. O resultado final pode ser que algumas distribuições foram calculadas no saldo final na planilha anterior e omitidas do saldo inicial no próximo período.

Q8: as distribuições no lado RM/PM existem, mas não estão puxando para dentro da planilha.

A8: examine estas dicas de solução de problemas:

• Examine o intervalo de datas usado na planilha Reconciliar para.
• Verifique se as distribuições existem nas tabelas PM10100 ou PM30600 para PM. (ou para RM: pesquise o RM10101 ou RM30301) Examine as datas dessas distribuições para verificar se elas estão dentro do intervalo inserido para a planilha. É importante localizá-los nas tabelas de distribuição RM ou PM e não confiar apenas em diários de postagem reimpressos, por exemplo.
• Se você encontrar as distribuições nas tabelas RM ou PM, examine essas distribuições no documento no front-end. Eles têm um tipo de distribuição de PAY ou REC ou AVAIL? Esses são os únicos tipos que serão puxados para a planilha de reconciliação no lado RM ou PM em versões mais antigas. (Atualização: os pagamentos de cartão de crédito podem produzir uma distribuição para a conta AP com um tipo de CASH nela, na qual ela está na tabela, mas a reconciliação com a planilha GL não exibiu essa distribuição no lado esquerdo. Portanto, apenas um problema de exibição com a planilha e não um problema de dados. No entanto, isso não parece ser um problema no Microsoft Dynamics GP 2016, pois o tipo CASH agora é exibido na planilha corretamente, portanto, foi corrigido ao longo do caminho.)

Q9: Você pode ter a exibição reconciliar com a janela GL em outras moedas?

A9: a janela Reconciliar com o GL, projetada apenas para exibir moedas funcionais . Para obter mais informações, consulte Informações sobre os saldos na janela Reconciliar com GL no Microsoft Dynamics GP.