การเชื่อมโยงบัญชีแยกบัญชีกับบัญชีแยกบัญชีทั่วไป

TechKnowledge Content

สรุป


วัตถุประสงค์ของบทความนี้จะให้เคล็ดลับเกี่ยวกับการเชื่อมโยงบัญชีบัญชีแยกบัญชีกับบัญชีแยกบัญชีทั่วไป


ข้อมูลเพิ่มเติม ปรับยอดบัญชีรายรับกับบัญชีแยกบัญชีแยกทั่วไปปรับดุลในโมดูลบัญชีรายรับกับบัญชีรายรับของ AR ในบัญชีแยกทั่วไปเป็นขั้นตอนที่สําคัญและควรเสร็จสิ้นโดยเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการปิด



บัญชีสิ้นเดือน ถ้าการกระทบยอดรายเดือนเสร็จสิ้น เอกสารที่เหมาะสมจะพร้อมใช้งานถ้ามีการตรวจสอบและความแตกต่างใด ๆ ที่มีอยู่ระหว่างโมดูลทั้งสองสามารถจับ และแก้ไขก่อนที่จะปิดช่วงเวลา


บัญชีใดที่ควรได้รับการปรับให้ถูกปรับให้ถูกปรับให้ใหม่

ข้อมูลทั้งหมดที่ใส่ในบัญชีแยกบัญชีแยกบัญชีจะอัปเดตบัญชีบัญชีแยกบัญชีทั่วไป บัญชีที่สําคัญที่สุดที่ปรับให้เข้าใหม่คือบัญชีบัญชีบัญชีลูกค้ารับบัญชี บัญชีอื่นๆ ที่คุณอาจต้องการเชื่อมโยงระหว่างโมดูลทั้งสองจะเป็นบัญชี AR Holding (ถ้าคุณใช้ Cash Manager), บัญชีรายรับ, บัญชีเงินสด, ส่วนลด, ค่าใช้จ่ายทางการเงิน เป็นต้น


การเชื่อมโยงบัญชี AR ใน GL หมายถึงผลรวมบัญชีแยกจากมอดูล AR เท่ากับยอดดุลบัญชี AR ในบัญชีแยกทั่วไป


รายงานใดที่ควรตรวจสอบเพื่อกระทบยอด

ยอดดุลทดลองใช้ของลูกค้า (08.620) – เปิดเอกสารเฉพาะรูปแบบหรือ AR ที่มีอายุ (08.610) – รูปแบบยอดดุลลูกค้าสรุป


ดุลทดลองของบัญชีแยกทั่วไป (01.610) – เรียกใช้สิ่งนี้เพื่อให้บัญชีมีความสมดุล โดยใส่ใบแจ้งยอดเลือกบัญชีรายรับของคุณดังนี้: เขตข้อมูล: account.acct, Operator: Equal, Value: (บัญชี AR)


ผลรวมของบัญชีในรายงานงบดุลทดลอง GL ควรสมดุลกับผลรวมในรายงานบัญชีรับ ถ้าผลรวมจากงบดุลทั้งสองรายงานนี้ ไม่ต้องมีการกระทบยอดเพิ่มเติม


หมายเหตุ: ถ้าคุณมีบัญชีรายรับบัญชีหลายบัญชีและบัญชีย่อยหลายบัญชีที่มีบัญชีบัญชีรายรับหนึ่งบัญชี คุณจะต้องเลือกหนึ่งในสองบัญชี:


1. พิมพ์รายงาน AR ที่มีข้อความเลือกเพื่อรวมบัญชี AR เพียงบัญชีเดียว แล้วใช้เลือกข้อความเดียวกันใน GL Trial Balance และเปรียบเทียบแต่ละบัญชี AR ทีละบัญชี


หรือ


2. เพิ่มบัญชี AR ทั้งหมดในงบทดลอง GL และเปรียบเทียบกับผลรวมจากรายงาน AR


ยอดดุลรุ่นทดลองใช้ช่วงเวลาของลูกค้า (08.621) และ AR ที่มีอายุเฉลี่ยที่ละเอียดอ่อนของช่วงเวลาของลูกค้า (08.611) - เมื่อต้องการปรับช่วงเวลาที่ผ่านมาให้เข้ากันได้ Dynamics SL จะแสดงรายงานเหล่านี้ที่แสดงดุลเอกสารณ ช่วงเวลานั้น และสามารถใช้ในการปรับให้เข้ากันได้กับบัญชีแยกทั่วไปในช่วงเวลาก่อนหน้านั้น

สร้างความแตกต่างระหว่างรายงาน AR และ GL Trial Balance ถ้าพบความแตกต่างโดยการเปรียบเทียบผลรวมของ AR เก่าหรือยอดดุลทดลองใช้ของลูกค้ากับ GL Trial Balance มีรายงานโดยละเอียดจํานวนมากที่พร้อมใช้งานใน
Dynamics SL เพื่อช่วยค้นหาความแตกต่าง
 

รายละเอียดบัญชีแยกทั่วไป (01.620) – พิมพ์รายงานนี้กับบัญชีรายรับบัญชีรายรับ ซึ่งจะแสดงรายการทั้งหมดที่โพสต์ไปยังบัญชีของช่วงเวลานั้น


เมื่อต้องการตรวจสอบโมดูลที่มีรายการ AR เกิดขึ้น ให้ใช้เขตข้อมูล Jrnl Type โดยจะมีโมดูลที่ออกแบบเป็น AR (บัญชีบัญชีแยกบัญชีลูกค้า) GJ (บัญชีแยกบัญชีทั่วไป) หรือ AP (บัญชีเจ้าหนี้) อาจเป็นไปได้ว่าเมื่อใส่ชุด GL อาจเปลี่ยน Journal Type เป็น AR ได้ ในกรณีที่ใช้ Jrnl Type เพียงอย่างเดียวเพื่อค้นหาความคลาดเคลื่อนอาจไม่เพียงพอ If that occurs, use Tran Type in addition to Jrnl Type to identify the necessary transactions. ชนิดการถอดเสียงที่เป็นไปได้คือ GL (บัญชีแยกบัญชีทั่วไป), CE (การรวมข้อมูล), LS (แหล่งข้อมูลการจัดสรร) และ LD (ปลายทางการจัดสรร) Tran Type จะเทียบเท่ากับชนิดเอกสารของเอกสารต้นฉบับ


ถ้ามี Jrnl Type อื่นนอกเหนือจาก AR จะระบุว่ารายการถูกสร้างขึ้นในบัญชีบัญชีรายรับผ่านมอดูลอื่นที่ไม่ใช่บัญชีรายรับ ซึ่งจะสร้างความแตกต่างระหว่างบัญชีแยกบัญชีทั่วไปกับบัญชีรายรับบัญชีรายรับ วิธีง่ายๆ ในการค้นหารายการเดิมของทรานแซคชันคือให้:


1 โปรดสังเกตหมายเลขชุดการทรานแซคชันในเขตข้อมูล Bat Nbr และรายการในเขตข้อมูล Jrnl Type บนรายงานรหัสแยกบัญชีทั่วไปแบบละเอียด


2. เปิด รายงานการแก้ไข ของโมดูลที่บันทึกในเขตข้อมูล Jrnl Type (เช่น ถ้าเขตข้อมูล Jrnl Type เป็น GJ ให้เปิดรายงาน GL Edit (01.810) ) ใส่ข้อความเลือกเพื่อให้รายงานรวมเฉพาะหมายเลขชุดที่ระบุไว้ข้างต้น ค้นคว้าทรานแซคชันในคําถามเกี่ยวกับ แก้ไขรายงาน และตัดสินใจว่าการปรับปรุงใดที่ต้องใช้เพื่อปรับยอดดุลบัญชีระหว่างบัญชีบัญชีแยกบัญชีทั่วไปกับบัญชีบัญชีแยกบัญชีแยกบัญชี


รายการที่โพสต์ไปยังช่วงเวลาก่อนหน้าจะไม่พิมพ์บนรายงานบัญชีแยกบัญชีทั่วไปรายละเอียดปัจจุบัน เมื่อต้องการตรวจสอบว่ามีการโพสต์รายการไปยังช่วงเวลาก่อนหน้าแล้วหรือไม่ ให้เปรียบเทียบยอดดุลเริ่มต้นของรายงานบัญชีแยกประเภททั่วไปของเดือนปัจจุบันที่มีดุลสิ้นสุดของรายงานของเดือนก่อนหน้าของบัญชีรายรับบัญชีและบัญชีย่อย ถ้ายอดดุลเริ่มต้นในเดือนปัจจุบันและดุลสิ้นสุดของเดือนก่อนหน้าไม่เหมือนกัน เป็นการบ่งชี้ว่ามีการโพสต์ธุรกรรมในงวดก่อนหน้า พิมพ์บัญชีแยกทั่วไปโดยละเอียดในช่วงเวลาก่อนหน้า และค้นคว้าธุรกรรมที่โพสต์ไปยังช่วงเวลานั้น ทรานแซคชันที่โพสต์ในช่วงเวลาอื่นจะถูกทําเครื่องหมายด้วยเครื่องหมายดอกจัน (*) และคําอธิบาย 'ระบุว่าช่วงเวลาที่ใส่แตกต่างจากโพสต์ของช่วงเวลา' จะถูกพิมพ์ที่ด้านล่างของหน้า ซึ่งทําให้ง่ายต่อการดูหน้าเพื่อดูว่ามีการโพสต์ธุรกรรมใดในช่วงเวลาที่ต่างกัน


ทรานแซคชัน GL (01.680) – รายงานนี้ยังถูกใช้เมื่อพยายามปรับความแตกต่างระหว่างบัญชีแยกบัญชีแยกทั่วไปกับบัญชีลูกค้าลูกค้า สร้างรายงานนี้ด้วยรูปแบบที่ไม่ได้โพสต์ ธุรกรรมทั้งหมดที่ป้อนผ่านมอดูลสาขา เช่น บัญชีบัญชีแยกบัญชี และที่ป้อนผ่านบัญชีแยกบัญชีทั่วไปจะแสดงอยู่ในรายงานนี้ โดยจะตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีธุรกรรมที่ยังไม่ได้โพสต์ซึ่งอาจส่งผลต่อยอดดุลลูกค้าหรือบัญชีแยกบัญชีแยกบัญชีทั่วไป


การแจกจ่ายบัญชี (08.630) - เมื่อต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชีรับหนี้ได้รับการหักบัญชีเงินฝากอัตโนมัติและใบบันทึกเดบิตและเครดิตอย่างถูกต้องแล้ว คุณควรตรวจทานรายงานนี้ ยอดดุลในรายงานนี้ควรเท่ากับยอดดุลของบัญชีรายรับลูกค้าองค์กรในรายงานบัญชีแยกบัญชีแยกบัญชีทั่วไปรายละเอียด การตรวจทานเขตข้อมูลชนิดทรานแซคชัน (TnTp) จะช่วยระบุธุรกรรม ชนิดทรานแซคชันในโมดูลบัญชีลูกค้าลูกค้าคือ IN (ใบแจ้งหนี้), PA (การหักเงิน), CM (ใบลดหนี้), DM (ใบบันทึกแบบหักบัญชี) และ FI (ค่าธรรมเนียมทางการเงิน) หมายเลขชุดการทรานแซคชันแต่ละรายการยังแสดงอยู่ในรายงานนี้ ถ้าพบธุรกรรมที่สงสัยได้ ให้จดหมายเลขชุดการโยกย้ายในเขตข้อมูลชุดและตรวจทานชุดโดยการเรียกใช้รายงานการแก้ไข AR (08.810) ตามหมายเลขชุด


ทรานแซคชัน AR (08.640) – รายงานนี้จะมีประโยชน์มากถ้าธุรกรรมที่มีปัญหาปรากฏในรายงานข้างต้น รายงานนี้จะแสดงรายการธุรกรรมแต่ละรายการที่ใส่ไว้ในช่วงเวลาปัจจุบันในใบแจ้งหนี้และบันทึกช่วยบันทึก (08.010), แอปพลิเคชันการชเงิน (08.030) และรายการการชเงิน (08.050) ซึ่งจะแสดงบัญชีรายรับของบัญชีแต่ละบัญชีและบัญชีค่าใช้จ่ายออฟเซตที่มีการโพสต์ธุรกรรม เมื่อต้องการจัดเรียงรายงานตามชนิดธุรกรรม ให้เลือก ARTRAN TranType ในเขตข้อมูล จัดเรียง/เลือก และในเขตข้อมูลค่า ให้เลือกชนิดทรานแซคชัน TnTp ในคําถาม


การตรวจสอบความสมบูรณ์ของบัญชีลูกบัญชี (08.990) - ถ้าหลังจากการตรวจทานข้างต้นรายงานปัญหายังไม่ได้รับการแก้ไข นี่เป็นตัวเลือกถัดไปที่ควรพิจารณา การตรวจสอบความสมบูรณ์จะตรวจสอบว่าข้อมูลในมอดูลบัญชีลูกค้าลูกค้าสมบูรณ์และถูกต้อง


ตัวเลือกที่ใช้เพื่อตรวจสอบข้อมูลเท่านั้นและจะไม่เปลี่ยนแปลงข้อมูลในโมดูลบัญชีแยกบัญชีลูกค้า: ตรวจสอบชุด AR ที่โพสต์ - เลือกเพื่อตรวจทานชุดบัญชีแยกบัญชีที่เผยแพร่แล้วทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าถูกถ่ายโอนไปยังบัญชีแยกบัญชีทั่วไปอย่างถูกต้อง (เช่น บัญชีแยกบัญชีจะเสร็จสมบูรณ์และถูกต้องในบัญชีแยกประเภททั่วไป


) กระบวนการจะดูที่แต่ละชุดและตรวจสอบให้แน่ใจว่า มีเอกสารชุดการโยกย้าย และจํานวนเอกสารสะสมไปยังผลรวมตัวควบคุมชุด ถ้ามีข้อแตกต่าง รายการบันทึกเหตุการณ์จะถูกสร้างขึ้น


ตรวจสอบยอดดุลลูกค้า - เลือกเพื่อตรวจทานระเบียนลูกค้าทั้งหมดเพื่อตรวจสอบว่ายอดดุลเอกสารที่เปิดอยู่ของลูกค้าแต่ละรายเท่ากับยอดดุลปัจจุบันและในอนาคตที่สัมพันธ์กันของลูกค้า ถ้ามีข้อแตกต่าง รายการบันทึกเหตุการณ์จะถูกสร้างขึ้น


ตรวจสอบแอปพลิเคชันการจ่ายเงิน - เลือกเพื่อตรวจทานกระบวนการแอปพลิเคชันของการจ่ายเงินและบันทึกเครดิตทั้งหมด เพื่อให้แน่ใจว่าระเบียนเอกสารที่ปรับและปรับได้รับการอัปเดตแล้ว (ใช้กับฐานข้อมูลอย่างถูกต้อง) ถ้ามีข้อแตกต่าง รายการบันทึกเหตุการณ์จะถูกสร้างขึ้น


ตรวจสอบช่วงเวลาของการปิด

คุณควรเรียกใช้ตัวเลือกการตรวจสอบก่อนเสมอก่อนที่จะเรียกใช้ตัวเลือกเพื่อแก้ไขหรือสร้างข้อมูลใหม่ ต้องเรียกใช้ตัวเลือกที่ถูกต้องและสร้างใหม่ในการตรวจสอบความสมบูรณ์ของบัญชีลูกค้าด้วยความระมัดระวัง เนื่องจากตัวเลือกเหล่านี้จะเปลี่ยนข้อมูลในระเบียนที่เกี่ยวข้อง กระบวนการสร้างใหม่ไม่ควรถูกเรียกใช้โดยไม่มีการอนุมัติจากหัวหน้าบัญชี การสํารองฐานข้อมูลควรเสร็จสมบูรณ์ก่อนที่จะเรียกใช้กระบวนการใดกระบวนการหนึ่งเหล่านี้ ตัวเลือกคือ:

แก้ไขยอดดุลลูกค้าในยอดดุลเอกสารทั้งหมด – เลือก เพื่อตรวจทานระเบียนลูกค้าทั้งหมดและอัปเดต (ประมวลผลใหม่) ระเบียนที่จําเป็นเพื่อยอมรับกับยอดดุล
เอกสารที่เปิดอยู่ที่สนับสนุน ก่อนที่คุณจะเรียกใช้ฟังก์ชันนี้ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารทั้งหมดในฐานข้อมูลนั้นเสร็จสมบูรณ์และถูกต้อง เรียกใช้ตรวจสอบชุด AR ที่โพสต์ ตรวจสอบยอดดุลลูกค้า และตรวจสอบแอปพลิเคชันการชเงินก่อนที่คุณจะเรียกใช้ฟังก์ชันนี้ ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานเฉพาะเมื่อเลือก ตรวจสอบยอดดุลลูกค้า ไว้เท่านั้น


สร้างประวัติ AR จากเอกสารใหม่ – เลือกเพื่ออัปเดตระเบียนประวัติลูกค้าโดยการสรุปเอกสารบัญชีรายรับของลูกค้าแต่ละรายตามช่วงเวลา เรียกใช้ตรวจสอบชุด AR ที่โพสต์ ตรวจสอบยอดดุลลูกค้า และตรวจสอบแอปพลิเคชันการชเงินก่อนที่คุณจะเรียกใช้ฟังก์ชันนี้


ช่วงเวลาปิดที่ถูกต้อง ถ้าพบและแก้ไขข้อผิดพลาดแล้ว งบทดลอง GL และยอดดุลทดลองใช้ของลูกค้า AR หรือรายงาน AR ที่มีอายุ ควรพิมพ์ใหม่และตรวจสอบเพื่อตรวจสอบว่ายอดดุลตกลง

หรือไม่


เมื่อการกระทบยอดรายเดือนเสร็จเรียบร้อยแล้ว และได้ตรวจสอบแล้วว่าบัญชีรายรับและบัญชีแยกบัญชีทั่วไปยอมรับ จะสามารถปิดบัญชีของเดือนได้

บทความนี้คือ TechKnowledge Document ID:136078