Outlook의 자동 보관 기능에 대한 설명

아티클
03/13/2024
적용 대상:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365, Outlook 2010 with Business Contact Manager

원래 KB 번호: 830119

추가 정보

책상에 종이가 쌓이는 것과 같은 방식으로 항목이 만들어지면 Outlook 사서함이 커집니다. 종이 기반 환경에서는 때때로 문서를 섞어 중요하지만 거의 사용되지 않는 문서를 저장할 수 있습니다. 나이를 기준으로 신문, 잡지 등 덜 중요한 문서를 삭제할 수 있습니다.

Outlook 2003 이상 버전에서 동일한 프로세스를 빠르게 완료할 수 있습니다. 파일 메뉴에서 보관을 선택하여 이전 항목을 스토리지 파일로 수동으로 전송할 수 있습니다. 또는 자동 보관 기능을 사용하여 이전 항목을 자동으로 전송할 수 있습니다. 항목은 지정한 연령에 도달하면 오래된 것으로 간주됩니다. 자동 보관 기능을 사용하면 이전 항목을 삭제하거나 이동할 수 있습니다. Outlook은 모든 종류의 항목을 보관할 수 있지만 전자 메일 메시지에 첨부된 Microsoft Excel 스프레드시트 또는 Microsoft Word 문서와 같이 전자 메일 폴더에 저장된 파일만 찾을 수 있습니다. 전자 메일 폴더에 저장되지 않은 파일은 보관할 수 없습니다.

자동 보관 기능에는 2단계 프로세스가 있습니다. 먼저 자동 보관 기능을 켭니다. 둘째, 보관하려는 각 폴더에 대한 자동 보관 기능의 속성을 설정합니다.

참고

동일한 Outlook 프로필에 여러 Exchange 계정이 있는 경우 기본 자동 보관 설정이 모든 계정에 적용됩니다. 이를 방지하려면 폴더 수준에서 자동 보관 설정을 적용합니다.

폴더 수준에서 보관할 항목과 보관 빈도를 결정할 수 있습니다. 개별 폴더를 자동으로 보관하거나 모든 폴더에 대한 기본 자동 보관 설정을 구성할 수 있습니다. 그런 다음 기본 자동 보관 설정을 사용하지 않으려는 개별 폴더에 대해 자동 보관 설정을 구성합니다. 자동 보관 기능은 Outlook을 시작할 때마다 자동으로 실행됩니다. Outlook은 날짜별로 각 폴더의 자동 보관 속성을 확인하고 이전 항목을 보관 파일로 이동합니다. 지운 편지함 폴더로 이동된 항목은 삭제됩니다.

Outlook 2003 및 Outlook 2007

기본적으로 자동 보관 기능이 켜져 있는 여러 Outlook 폴더가 설정됩니다. 다음 목록은 자동 보관 기능이 켜져 있고 각 폴더의 기본 에이징 기간이 있는 폴더입니다.

일정 폴더(6개월)
작업 폴더(6개월)
저널 폴더(6개월)
보낸 편지함 폴더(2개월)
지운 편지함 폴더(2개월)

받은 편지함, 메모, 연락처 및 초안 폴더에는 자동 보관 기능이 자동으로 켜져 있지 않습니다. Contacts 폴더에 보관 속성이 없으므로 연락처 폴더에는 자동 보관 기능을 사용할 수 없습니다.

Outlook 2010 이상 버전

기본적으로 자동 보관 기능은 Outlook 2010 이상 버전에서 꺼져 있습니다. 자동 보관 기능은 기본적으로 Outlook 2003 및 Outlook 2007에서 사용하도록 설정됩니다. Outlook 2003 또는 Outlook 2007에서 자동 보관 기능을 사용하지 않도록 설정하고 Outlook 2010 이상 버전으로 업그레이드하지 않으면 자동 보관 기능이 계속 사용하도록 설정됩니다.

보관 및 항목 내보내기 간의 차이점

항목을 보관하는 경우 개인 폴더(.pst) 파일에만 항목을 보관할 수 있습니다. 항목을 내보낼 때 .pst 파일 및 구분된 텍스트 파일을 포함하여 다양한 파일 형식으로 항목을 내보낼 수 있습니다. 기존 폴더 구조는 새 보관 파일에서 유지 관리됩니다. 보관한 폴더 위에 부모 폴더가 있는 경우 부모 폴더가 보관 파일에 만들어집니다. 그러나 부모 폴더에 있는 항목은 보관되지 않습니다. 이러한 방식으로 보관 파일과 사서함 사이에 동일한 폴더 구조가 존재합니다. 폴더는 비어 있더라도 보관된 후 제자리에 남아 있습니다. 파일 형식은 .pst 파일 하나만 보관할 수 있습니다.

항목을 내보내면 원래 항목이 내보내기 파일에 복사되지만 현재 폴더에서 제거되지는 않습니다.

자동 보관 기능을 켜는 방법

Outlook 2010 이상 버전:

파일 탭을 선택한 다음 파일 메뉴에서옵션 탭을 선택합니다.
고급 탭을 선택합니다.
자동 보관 설정을 선택합니다.
자동 보관 모든 검사 상자를 선택합니다. 일 상자에 숫자를 입력하여 자동 보관 프로세스가 실행되는 빈도를 지정합니다.
항목을 보관하기 전에 알림을 받으려면 를 선택하여 자동 보관 전에 프롬프트 검사 상자를 선택합니다.
기본 보관 파일 상자에 전송할 보관된 항목의 파일 이름을 입력하거나 찾아보기를 선택하여 목록에서 선택합니다.
확인을 두 번 선택합니다.

Outlook 2007 및 Outlook 2003의 경우:

도구 메뉴에서 옵션을 선택한 다음 기타 탭을 선택합니다.
자동 보관을 선택합니다.
자동 보관 모든 검사 상자를 선택한 다음 일 상자에 숫자를 입력하여 자동 보관 프로세스가 실행되는 빈도를 지정합니다.
항목을 보관하기 전에 알림을 받으려면 를 선택하여 자동 보관 전에 프롬프트 검사 상자를 선택합니다.
기본 보관 파일 상자에 전송할 보관된 항목의 파일 이름을 입력하거나 찾아보기를 선택하여 목록에서 선택합니다.
확인을 두 번 선택합니다.

이제 자동 보관 기능을 설정했으므로 각 폴더에 대한 자동 보관 속성을 설정해야 합니다.

중요

기본 보관 파일로 선택한 Outlook 데이터(.pst) 파일은 로컬 컴퓨터에 있어야 합니다. 네트워크로 연결된 .pst 파일의 사용은 Outlook 2010 및 매우 구체적인 조건에서만 지원됩니다. 네트워크를 통해 .pst 파일을 사용하는 제한에 대한 자세한 내용은 LAN 및 WAN 링크를 통해 개인 폴더(.pst) 파일 사용에 대한 제한을 참조하세요.

폴더에 대한 자동 보관 속성을 설정하는 방법