데이터 업데이트에 대한 디자인 고려 사항

잘 설계된 데이터베이스는 데이터 무결성을 보장할 뿐만 아니라 유지 관리 및 업데이트가 더 쉬워집니다. Access 데이터베이스는 Microsoft Word 문서 또는 Microsoft PowerPoint 슬라이드 데크와 동일한 의미의 파일이 아니다. 대신 테이블, 폼, 보고서, 쿼리 등 개체 컬렉션이 제대로 작동하려면 함께 작동해야 합니다.

사용자는 주로 컨트롤을 통해 데이터를 입력합니다. 특정 컨트롤을 사용하여 하는 작업은 원본 테이블 필드에 대한 데이터 형식 집합, 해당 필드에 대해 설정된 속성 및 컨트롤에 설정된 속성에 따라 다릅니다. 마지막으로 유효성 검사, 기본값, 목록 및 검색 및 계단식 업데이트와 같은 추가 데이터베이스 기술을 사용하는 것이 좋습니다. 

사용자 시점에서 데이터 업데이트에 대한 자세한 내용은 레코드를 추가, 편집 및 삭제하는 방법을 참조하세요.

이 문서의 내용

데이터베이스 디자인이 데이터 항목에 미치는 영향

데이터베이스에 보관하는 정보는 자산 또는 연락처와 같은 특정 주제에 대한 데이터를 포함하는 테이블에 저장됩니다. 테이블의 각 레코드에는 특정 연락처와 같은 한 항목에 대한 정보가 포함되어 있습니다. 레코드는 이름, 주소 및 전화 번호와 같은 필드로 만들어 졌다. 레코드를 일반적으로 행이라고 부르며 필드를 일반적으로 열이라고 합니다. 이러한 개체는 디자인 원칙 집합을 준수해야 합니다. 또는 데이터베이스가 제대로 작동하지 못하거나 모두 실패합니다. 이러한 디자인 원칙은 데이터를 입력하는 방법에 영향을 미치게 됩니다. 다음 사항을 고려합니다.

  •     Access는 하나 이상의 테이블에 모든 데이터를 저장합니다. 사용하는 테이블의 수는 데이터베이스의 디자인 및 복잡성에 따라 달라 집니다. 폼, 보고서 또는 쿼리에서 반환된 결과에서 데이터를 볼 수 있습니다. Access는 테이블에만 데이터를 저장하고 데이터베이스의 다른 개체는 해당 테이블 위에 기본 제공됩니다. 각 표는 하나의 주체에 따라야 합니다. 예를 들어 비즈니스 연락처 정보 테이블에 판매 정보가 포함되어 있지 않습니다. 이 경우 불가능하지 않은 경우 올바른 정보를 찾아서 편집하는 것이 어려울 수 있습니다.

  • 데이터 형식    일반적으로 테이블의 각 필드는 하나의 데이터 형식만 허용합니다. 예를 들어 숫자를 허용하기 위해 필드 집합에 노트를 저장할 수 없습니다. 이러한 필드에 텍스트를 입력하려고 하는 경우 Access에 오류 메시지가 표시됩니다. 그러나 이는 어렵고 빠른 규칙이 아니다. 예를 들어 짧은 텍스트 데이터 형식로 설정된 필드에 숫자(예: 우편 번호)를 저장할 수 있지만 Access는 텍스트 조각으로 고려하기 때문에 해당 데이터에 대한 계산을 수행할 수 없습니다.

    일부 예외를 제외하고 레코드의 필드는 하나의 값만 허용해야 합니다. 예를 들어 주소 필드에 두 개 이상의 주소를 입력할 수 없습니다. 이는 제한된 유형의 데이터를 허용하기 위해 해당 셀을 설정하지 않는 한 단일 셀에 여러 이름이나 주소 또는 이미지를 입력할 수 있는 Microsoft Excel과는 대조적입니다. 

  • 다중값 필드    Access는 단일 레코드에 여러 데이터 조각을 연결하고 여러 값을 허용하는 목록을 만드는 다중 값 필드라는 기능을 제공합니다. Access가 각 목록 항목 옆에 확인란을 표시하기 때문에 항상 다중 평가 목록을 식별할 수 있습니다. 예를 들어 Microsoft PowerPoint 슬라이드 데크와 데이터베이스의 레코드에 여러 이미지를 연결할 수 있습니다. 이름 목록을 만들고 필요한 경우 해당 이름의 수를 선택할 수도 있습니다. 다중 평가 필드를 사용하면 테이블 필드당 두 개 이상의 레코드를 저장할 수 있기 때문에 데이터베이스 디자인 규칙을 위반하는 것처럼 보일 수 있습니다. 그러나 Access는 데이터를 특수하고 숨겨진 테이블에 저장하여 "뒤에서" 규칙을 적용합니다.

  • 양식 사용    일반적으로 데이터베이스를 더 쉽게 사용할 수 있도록 하고 사용자가 데이터를 정확하게 입력할 수 있도록 하려는 경우 폼을 만듭니다. 폼을 사용하여 데이터를 편집하는 방법은 폼 디자인에 따라 다를 수 있습니다. 폼에는 목록, 텍스트 상자, 단추 및 데이터시트와 같은 다양한 컨트롤이 포함될 수 있습니다. 결과적으로 폼의 모든 컨트롤은 기본 테이블 필드에서 데이터를 읽거나 기본 테이블 필드로 데이터를 씁니다.

자세한 내용은 데이터베이스 디자인 기본 및 테이블 만들기 및 필드 추가를 참조하세요.

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필드 또는 컨트롤에 대한 기본값 설정

많은 수의 레코드가 특정 필드(예: 도시 또는 국가/지역)에 대해 동일한 값을 공유하는 경우 해당 필드 또는 필드 자체에 바인딩된 컨트롤의 기본값을 설정하여 시간을 절약할 수 있습니다. 폼 또는 테이블을 열고 새 레코드를 만들면 해당 컨트롤 또는 필드에 기본값이 표시됩니다.

표에서

  1. 디자인 보기에서 테이블을 엽니다.

  2. 보기 맨 위에 있는 필드를 선택합니다.

  3. 보기 아래쪽에서 일반 탭을 선택합니다.

  4. 기본값 속성을 원하는 값으로 설정합니다.

양식에서

  1. 레이아웃 또는 디자인 보기에서 폼을 를 를

  2. 작업할 컨트롤을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 속성을 클릭합니다.

  3. 데이터 탭에서 기본값 속성을 원하는 값으로 설정합니다.

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유효성 검사 규칙을 사용하여 데이터를 제한합니다.

유효성 검사 규칙을 사용하여 입력할 때 Access 데스크톱 데이터베이스의 데이터의 유효성을 검사할 수 있습니다. 테이블 디자인 또는 테이블 데이터시트 보기에서 유효성 검사 규칙을 설정할 수 있습니다. Access의 유효성 검사 규칙에는 다음과 같은 세 종류가 있습니다.

  • 필드 유효성 검사 규칙    필드 유효성 검사 규칙을 사용하여 유효한 모든 필드 값이 충족해야 하는 기준을 지정할 수 있습니다. 함수에서 필드를 사용하지 않으면 규칙의 일부로써 현재 필드를 지정할 필요가 없습니다. 필드에 입력하는 문자 형식에 대한 제한은 입력 마스크를 사용하여 간단히 처리할 수 있습니다. 예를 들어 날짜 필드에 과거의 값을 허용하지 않는 유효성 검사 규칙이 있을 수 있습니다.

  • 레코드 유효성 검사 규칙     레코드 유효성 검사 규칙을 사용하여 유효한 모든 레코드가 충족해야 하는 조건을 지정할 수 있습니다. 레코드 유효성 검사 규칙을 사용하여 여러 필드의 값을 비교할 수 있습니다. 예를 들어 날짜 필드가 두 개인 레코드에는 한 필드의 값이 항상 다른 필드의 값보다 우선해야 할 수 있습니다(예: StartDate는 EndDate 이전).

  • 양식의 유효성 검사    폼의 컨트롤의 유효성 검사 규칙 속성을 사용하여 해당 컨트롤에 입력된 모든 값이 충족해야 하는 기준을 지정할 수 있습니다. 유효성 검사 규칙 컨트롤 속성은 필드 유효성 검사 규칙과 같은 방식으로 작동합니다. 일반적으로 규칙이 사용되는 위치에 관계없이 규칙이 해당 폼에만 적용되고 테이블에는 적용되지 않는 경우, 필드 유효성 검사 규칙 대신 폼 유효성 검사 규칙을 사용합니다.

자세한 내용은 유효성 검사 규칙을 사용하여 데이터 입력 제한을 참조하세요.

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값 목록 및 보기 필드 작업

Access에는 두 가지 유형의 목록 데이터가 있습니다.

  • 값 목록    여기에는 수동으로 입력하는 하드 코딩된 값 집합이 포함되어 있습니다. 값은 필드의 행 원본 속성에 있습니다.

  • 조회 필드    쿼리를 사용하여 다른 테이블에서 값을 검색합니다. 필드의 Row Source 속성에는 하드 코딩된 값 목록 대신 쿼리가 포함되어 있습니다. 쿼리는 데이터베이스의 하나 이상의 테이블에서 값을 검색합니다. 기본적으로 검색 필드는 목록의 형태로 해당 값을 제공합니다. 검색 필드를 설정하는 방법에 따라 해당 목록에서 하나 이상의 항목을 선택할 수 있습니다.

    참고    검색 필드는 항목 목록이 한 위치(검색 필드의 데이터에서 만든 목록)에 나타나지만 데이터가 다른 위치에 상주할 수 있기 때문에 새 Access 사용자를 혼동할 수 있습니다(데이터가 포함된 테이블).

기본적으로 Access는 목록 상자 컨트롤을 지정할 수 있습니다. 콤보 상자 컨트롤에 목록 데이터를 표시합니다. 콤보 상자가 열리면 목록을 표시한 다음, 선택을 한 후 닫습니다. 반면 목록 상자는 상시 열립니다.

목록을 편집하려면 목록 항목 편집 명령을 실행하거나 원본 테이블의 원본 속성에서 직접 데이터를 편집할 수도 있습니다. 보기 필드에서 데이터를 업데이트할 때 원본 테이블을 업데이트합니다.

목록 상자 또는 콤보 상자의 행 원본 형식 속성이 값 목록으로 설정되어 있는 경우 폼 보기에서 폼이 열려 있는 동안 값 목록을 편집할 수 있습니다. 그러면 디자인 보기 또는 레이아웃 보기로 전환하고, 속성 시트를 열고, 컨트롤에 대한 행 원본 속성을 편집할 필요가 없습니다. 값 목록을 편집하려면 목록 상자 또는 콤보 상자에 대한 값 목록 편집 허용 속성을 예로 설정해야 합니다.

자세한 내용은 목록 상자 또는 콤보 상자를 사용하여 선택 항목 목록 만들기를 참조하세요.

양식 보기에서 값 목록 편집 방지

  1. 탐색 창에서 폼을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 디자인 보기 또는 레이아웃 보기를 클릭합니다.

  2. 컨트롤을 클릭하여 선택한 다음 F4를 눌러 속성 시트를 표시합니다.

  3. 속성 시트의 데이터 탭에서 값 목록 편집 허용 속성을 아니요로 설정합니다.

  4. 파일을 클릭한 다음 저장을클릭하거나 Ctrl+S 단추 이미지 .

값 목록을 편집하기 위한 다른 폼 지정

기본적으로 Access는 값 목록을 편집하기 위한 기본 제공 양식을 제공합니다. 이 용도로 사용할 다른 폼이 있는 경우 다음과 같이 목록 항목 편집 양식 속성에 폼의 이름을 입력할 수 있습니다.

  1. 탐색 창에서 폼을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 바로 가기 메뉴에서 디자인 보기 또는 레이아웃 보기를 클릭합니다.

  2. 컨트롤을 클릭하여 선택한 다음 F4를 눌러 속성 시트를 표시합니다.

  3. 속성 시트의 데이터 탭에서 목록 항목 편집 양식 속성 상자에서 드롭다운 화살표를 클릭합니다.

  4. 값 목록을 편집하는 데 사용할 양식을 클릭합니다.

  5. 파일을 클릭한 다음 저장을클릭하거나 Ctrl+S 단추 이미지 .

폼에서 보기 필드 검사

  1. 레이아웃 또는 디자인 보기에서 폼을 를 를

  2. 목록 상자 또는 콤보 상자 컨트롤을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 속성을 클릭합니다.

  3. 속성 시트에서 모든 탭을 클릭하고 원본 유형 및 행 원본 속성을 찾습니다.원본 형식 속성은 값 목록 또는 테이블/쿼리를포함해야 합니다. 행 원본 속성에는 세미코론 또는 쿼리로 구분된 항목 목록이 포함되어야 합니다. 더 많은 공간을 보려면 속성을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 확대/축소를 선택하거나 Shift+F2를 클릭합니다.

    일반적으로 값 목록은 "항목";" 이 기본 구문을사용합니다. 항목";" 항목"

    이 경우 목록은 두 개의 따오기 표시로 둘러싸인 항목 집합으로 세미코론으로 구분됩니다.

    이 기본 구문을 사용하여 쿼리를 선택합니다. SELECT [table_or_query_name].[ field_name ]FROM [table_or_query_name].

    이 경우 쿼리에는 두 개의 절(SELECT 및 FROM)이 포함되어 있습니다. 첫 번째 절은 테이블 또는 쿼리 및 해당 테이블 또는 쿼리의 필드를 참조합니다. 두 번째 절은 테이블 또는 쿼리만 참조합니다. 여기서는 SELECT 절에 테이블 또는 쿼리의 이름을 포함하지 않는 것이 좋습니다. 하나 이상의 필드 이름을 포함해야 합니다. 그러나 모든 FROM 절은 테이블 또는 쿼리를 참조해야 합니다. 따라서 FROM 절을 읽어 조회 필드에 대한 원본 테이블 또는 원본 쿼리를 항상 찾을 수 있습니다.

  4. 다음 중 하나를 실행합니다.

    • 값 목록을 사용하는 경우 목록의 항목을 편집합니다. 각 항목을 두 번 따오기 표시로 둘러싸고 세미코론으로 각 항목을 구분해야 합니다.

    • 조회 목록의 쿼리가 다른 쿼리를 참조하는 경우 디자인 보기에서 해당 두 번째 쿼리를 하세요(탐색 창에서 쿼리를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 디자인 보기를 클릭합니다). 쿼리 디자이너의 위쪽 섹션에 나타나는 테이블의 이름을 표시한 다음 다음 단계로 이동합니다.

      그렇지 않으면 조회 필드의 쿼리가 테이블을 참조하는 경우 테이블 이름을 메모하고 다음 단계로 이동합니다.

  5. 데이터시트 보기에서 테이블을 다음, 필요한 경우 목록 항목을 편집합니다.

테이블에서 보기 필드 검사

  1. 디자인 보기에서 테이블을 엽니다.

  2. 쿼리 디자인 눈금의 위쪽 섹션에서 데이터 형식 열에서 텍스트, 숫자 또는 예/아니요 필드에 포커스를 클릭하거나 그렇지 않은 경우 포커스를 클릭합니다.

  3. 표 디자인 눈금의 아래쪽 섹션에서 검색 탭을 클릭한 다음 행 원본 유형 및 행 원본 속성을 살펴 봐야 합니다.

    원본 형식 속성은목록 또는 테이블/쿼리 를 읽어야 합니다. Row Source 속성에는 값 목록 또는 쿼리가 포함되어야 합니다.

    값 목록은 "항목";" 기본 구문을사용 합니다. 항목";" 항목"

    이 경우 목록은 두 개의 따오기 표시로 둘러싸인 항목 집합으로 세미코론으로 구분됩니다.

    일반적으로 이 기본 구문을 사용하는 쿼리를 선택합니다. SELECT [table_or_query_name].[ field_name ]FROM [table_or_query_name].

    이 경우 쿼리에는 두 개의 절(SELECT 및 FROM)이 포함되어 있습니다. 첫 번째 절은 테이블 또는 쿼리 및 해당 테이블 또는 쿼리의 필드를 참조합니다. 두 번째 절은 테이블 또는 쿼리만 참조합니다. 여기서는 SELECT 절에 테이블 또는 쿼리의 이름을 포함하지 않는 것이 좋습니다. 하나 이상의 필드 이름을 포함해야 합니다. 그러나 모든 FROM 절은 테이블 또는 쿼리를 참조해야 합니다. 따라서 FROM 절을 읽어 조회 필드에 대한 원본 테이블 또는 원본 쿼리를 항상 찾을 수 있습니다.

  4. 다음 중 하나를 실행합니다.

    • 값 목록을 사용하는 경우 목록의 항목을 편집합니다. 각 항목을 두 번 따오기 표시로 둘러싸고 세미코론으로 각 항목을 구분해야 합니다.

    • 조회 필드의 쿼리가 다른 쿼리를 참조하는 경우 탐색 창에서 디자인 보기에서 해당 두 번째 쿼리를 하세요(쿼리를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 디자인 보기를 클릭합니다). 쿼리 디자이너의 위쪽 섹션에 나타나는 테이블의 이름을 표시한 다음 다음 단계로 이동합니다.

      그렇지 않으면 조회 필드의 쿼리가 테이블을 참조하는 경우 테이블 이름을 메모하고 다음 단계로 이동합니다.

  5. 데이터시트 보기에서 테이블을 다음, 필요한 경우 목록 항목을 편집합니다.

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값 목록 또는 Lookup 필드에서 데이터 삭제

값 목록의 항목은 레코드의 다른 값과 같은 테이블에 존재합니다. 반면, 보기 필드의 데이터는 하나 이상의 다른 테이블에 있습니다. 값 목록에서 데이터를 제거하려면 테이블을 열고 항목을 편집합니다.

조회 목록에서 데이터를 삭제하려면 추가 단계를 거쳐야 하며 이 단계는 조회 목록 쿼리의 데이터 위치(테이블 또는 다른 쿼리)에 따라 다릅니다. 조회 목록의 쿼리가 테이블을 기반으로 하는 경우 목록에 표시된 데이터를 포함하는 테이블과 필드를 확인하세요. 그런 다음 원본 테이블을 열고 해당 필드의 데이터를 편집합니다. 조회 목록의 쿼리가 다른 쿼리를 기반으로 하는 경우 두 번째 쿼리를 열고 두 번째 쿼리의 데이터 위치인 원본 테이블 및 필드를 찾은 후 해당 테이블에서 값을 변경해야 합니다.

값 목록에서 데이터 제거

  1. 디자인 보기에서 테이블을 엽니다.

  2. 디자인 눈금의 위쪽 구역에서 값 목록이 포함된 테이블 필드를 선택합니다.

  3. 눈금의 아래쪽 구역에서 조회 탭을 클릭한 다음 행 원본 속성을 찾습니다.

    기본적으로 값 목록의 항목에는 큰따옴표가 표시되어 있으며 각 항목은 세미콜론으로 구분됩니다. "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. 필요한 경우 목록에서 항목을 제거합니다. 삭제된 각 항목을 둘러싸는 인용 부호를 삭제해야 합니다. 또한 선행 세미코론을 두지 말고 세미코론 쌍을 함께 두지 말고(;;), 목록의 마지막 항목을 제거하면 최종 세미코론을 삭제합니다.

    중요    값 목록에서 항목을 삭제했지만 테이블 레코드에서 삭제된 항목을 이미 사용한 경우 삭제한 항목은 변경하기 전까지 레코드의 일부로 계속 남아 있게 됩니다. 예를 들어 A 도시에 회사 창고가 있지만 창고 건물을 팔았다고 가정해보세요. 창고 목록에서 “A 도시”를 제거하면 값을 변경하기 전까지 “A 도시”는 계속 테이블에 표시됩니다.

보기 필드에서 데이터 제거

  1. 디자인 보기에서 테이블을 엽니다.

  2. 디자인 눈금의 위쪽 구역에서 조회 필드를 선택합니다.

  3. 디자인 눈금의 아래쪽 구역에서 조회 탭을 클릭하고 행 원본 유형행 원본 속성을 찾습니다.

    행 원본 유형 속성에는 테이블/쿼리가 표시되어야 하며 행 원본 속성에는 테이블 또는 다른 쿼리를 참조하는 쿼리가 포함되어야 합니다. 조회 필드에 대한 쿼리는 항상 SELECT라는 단어로 시작됩니다.

    예외는 있지만 일반적으로 선택 쿼리는 다음 기본 구문을 사용합니다. SELECT [table_or_query_name].[field_name] FROM [table_or_query_name]

    이 경우 쿼리에는 두 개의 절(SELECT 및 FROM)이 포함되어 있습니다. 첫 번째 절은 테이블과 해당 테이블의 필드를 참조합니다. 반대로 두 번째 절은 테이블만 참조합니다. 기억해야 할 점: FROM 절은 항상 원본 테이블 또는 쿼리의 이름을 알려 집니다. SELECT 절은 항상 하나 이상의 필드의 이름을 포함하나 테이블 또는 쿼리의 이름을 항상 포함하지 않을 수 있습니다. 그러나 모든 FROM 절은 테이블 또는 쿼리를 참조해야 합니다.

  4. 다음 중 하나를 수행합니다.

    • 조회 필드의 쿼리가 다른 쿼리를 참조하는 경우 빌드 단추(속성 시트의 데이터 탭에서 다음 작성기 단추 클릭)를 클릭하여 디자인 보기에서 쿼리를 니다. 쿼리 디자이너 위쪽 구역에 표시된 테이블의 이름을 기록한 다음 5단계로 넘어갑니다.

    • 조회 필드의 쿼리가 테이블을 참조하는 경우 테이블의 이름을 기록한 다음 5단계로 넘어갑니다.

  5. 데이터시트 보기에서 원본 테이블을 를 를

  6. 조회 목록에 사용되는 데이터를 포함하는 필드를 찾은 다음 필요에 따라 해당 데이터를 편집합니다.

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데이터 형식이 데이터 입력 방식에 미치는 영향

데이터베이스 테이블을 디자인할 때 더 정확한 데이터 입력을 보장하는 데 도움이 되는 프로세스인 해당 테이블의 각 필드에 대한 데이터 형식을 선택합니다.

데이터 형식 보기

다음 중 하나를 수행합니다.

데이터시트 보기 사용

  1. 테이블을 데이터시트 보기에서 엽니다.

  2. 필드 탭의 서식 그룹에서 데이터 형식 목록의 값을 봐야 합니다. 표의 다양한 필드에 커서를 배치하면 값이 변경됩니다.

    데이터 형식 목록

디자인 보기 사용

  1. 디자인 보기에서 테이블을 엽니다.

  2. 디자인 눈금을 살펴 봐요. 눈금의 위쪽 섹션에는 각 테이블 필드의 이름 및 데이터 형식이 표시됩니다.

    디자인 보기의 필드

데이터 형식이 데이터 항목에 미치는 영향

각 테이블 필드에 대해 설정한 데이터 형식은 필드에 허용되는 데이터 형식에 대한 첫 번째 수준의 제어를 제공합니다. 긴 텍스트 필드와 같은 경우에 원하는 데이터를 입력할 수 있습니다. AutoNumber 필드와 같은 다른 경우 필드에 대한 데이터 형식 설정을 사용하면 정보를 입력할 수 없습니다. 다음 표에서는 데이터 입력에 Access 데이터 형식을 나열하고 데이터 입력에 미치는 영향을 설명합니다.

자세한 내용은 Access 데스크톱 데이터베이스에 대한 데이터 형식을 참조하고 필드에 대한 데이터 형식 설정을 수정하거나 변경합니다.

데이터 형식

데이터 항목에 대한 영향

짧은 텍스트

Access 2013부터는 텍스트 데이터 형식의 이름이 짧은 텍스트로 바꼈습니다.

짧은 텍스트 필드는 항목의 명단을 포함하여 텍스트 또는 숫자 문자를 허용합니다. 텍스트 필드는 긴 텍스트 필드보다 적은 수의 문자를 허용합니다( 0~255자). 경우에 따라 변환 함수를 사용하여 짧은 텍스트 필드의 데이터에 대한 계산을 수행할 수 있습니다.

긴 텍스트

참고, Access 2013부터 메모 데이터 형식이 긴 텍스트로 변경됩니다.

이 형식의 필드에는 최대 64,000자까지 많은 양의 텍스트 및 숫자 데이터를 입력할 수 있습니다. 또한 다양한 텍스트 서식을 지원하기 위해 필드를 설정하면 Word와 같은 Word 처리 프로그램에서 일반적으로 찾은 서식 유형을 적용할 수 있습니다. 예를 들어 텍스트의 특정 문자에 다른 글꼴 및 글꼴 크기를 적용하고 굵게 또는 이진형으로 만들 수 있습니다. 데이터에 하이퍼텍스 마크업 언어(HTML) 태그를 추가할 수도 있습니다. 자세한 내용은 리치 텍스트 필드 삽입 또는 추가를 참조하세요.

또한 긴 텍스트 필드에는 추가만 이라는 속성이 있습니다. 해당 속성을 사용하도록 설정하면 긴 텍스트 필드에 새 데이터를 추가할 수 있지만 기존 데이터를 변경할 수는 없습니다. 이 기능은 변경할 수 없는 영구 레코드를 유지해야 할 수 있는 문제 추적 데이터베이스와 같은 애플리케이션에서 사용하기 위한 것입니다. 추가 전용 속성을 사용하도록 설정된 긴 텍스트 필드에 커서를 배치하면 기본적으로 필드의 텍스트가 사라집니다. 텍스트에 서식 또는 기타 변경 내용을 적용할 수 없습니다.

짧은 텍스트 필드와 마찬가지로 긴 텍스트 필드의 데이터에 대해 변환 함수를 실행할 수도 있습니다.

number

이 유형의 필드에 숫자만 입력할 수 있으며 숫자 필드의 값에 대한 계산을 수행할 수 있습니다.

큰 숫자

참고로, 큰 숫자 데이터 형식은 액세스의 구독 Microsoft 365 사용할 수 있습니다.

이 유형의 필드에 숫자만 입력할 수 있으며 큰 숫자 필드의 값에 대한 계산을 수행할 수 있습니다.

자세한 내용은 큰 숫자 데이터 유형을 사용을 참고합니다.

날짜 및 시간

이 유형의 필드에 날짜와 시간만 입력할 수 있습니다. 

필드에 대한 입력 마스크(필드를 선택할 때 나타나는 일련의 리터럴 문자 및 자리 표시자 문자)를 설정할 수 있으며, 공백 및 마스크가 제공하는 형식에 데이터를 입력해야 합니다. 예를 들어 마스크와 같은 마스크가 MMM_DD_YYYY 제공된 공간에 2017년 10월 11일을 입력해야 합니다. 전체 월 이름 또는 두 자리 연도 값을 입력할 수 없습니다. 자세한 내용은 입력 마스크를 사용하여 데이터 입력 형식 제어를 참조하세요.

입력 마스크를 만들지 않은 경우 유효한 날짜 또는 시간 형식을 사용하여 값을 입력할 수 있습니다. 예를 들어 2017년 10월 11일, 10/11/17, 2017년 10월 11일을 입력할 수 있습니다.

필드에 표시 형식을 적용할 수도 있습니다. 이 경우 입력 마스크가 없는 경우 거의 모든 형식으로 값을 입력할 수 있지만 Access는 표시 형식에 따라 날짜를 표시합니다. 예를 들어 2017/10/11을 입력할 수 있지만 표시 형식이 설정되어 값을 11-10월-2017로 표시할 수 있습니다.

자세한 내용은 오늘 날짜 삽입을 참조하세요.

통화

이 유형의 필드에 통화 값만 입력할 수 있습니다. 또한 통화 기호를 수동으로 입력할 수 없습니다. 기본적으로 Access는 Windows 지역 설정에 지정된 통화 기호(¥, £, $등)를 적용합니다. 필요한 경우 다른 통화를 반영하기 위해 이 통화 기호를 변경할 수 있습니다.

일련 번호

이 유형의 필드에 데이터를 입력하거나 변경할 수 없습니다. 테이블에 새 레코드를 추가할 때마다 Access는 AutoNumber 필드의 값을 증분합니다.

계산

이 유형의 필드에 데이터를 입력하거나 변경할 수 없습니다. 이 필드의 결과는 정의한 식에 따라 결정됩니다. 테이블에 새 레코드를 추가하거나 편집할 때마다 Access는 계산 필드의 값을 업데이트합니다.

예/아니요

이 데이터 유형으로 설정된 필드를 클릭하면 Access에서 필드 서식에 따라 확인란 또는 드롭다운 목록이 표시됩니다. 목록을 표시하기 위해 필드의 서식을 지정하는 경우 필드에 적용된 형식에 따라 목록에서 또는 아니요, True 또는 False또는 On 또는 Off를 다시 선택할 수 있습니다. 목록에 값을 입력하거나 폼 또는 테이블에서 목록의 값을 직접 변경할 수 없습니다.

OLE 개체

다른 프로그램으로 만든 파일의 데이터를 표시하려는 경우 이 유형의 필드를 사용할 수 있습니다. 예를 들어 텍스트 파일, Excel 차트 또는 PowerPoint 슬라이드 데크를 OLE 개체 필드에 표시할 수 있습니다.

첨부 파일은 다른 프로그램에서 데이터를 더 빠르고, 더 쉽고, 유연하게 볼 수 있는 방법을 제공합니다.

하이퍼링크

이 유형의 필드에 모든 데이터를 입력할 수 있으며 Access는 웹 주소로 래핑합니다. 예를 들어 필드에 값을 입력하는 경우 Access는 텍스트에 http://www.your_text .com. 유효한 웹 주소를 입력하면 링크가 작동됩니다. 그렇지 않으면 링크가 오류 메시지가 표시됩니다.

또한 마우스로 하이퍼링크 필드를 클릭하면 브라우저가 시작되어 링크에 지정된 사이트로 이동하기 때문에 기존 하이퍼링크를 편집하기가 어려울 수 있습니다. 하이퍼링크 필드를 편집하려면 인접 필드를 선택하고 TAB 또는 화살표 키를 사용하여 포커스를 하이퍼링크 필드로 이동한 다음 F2 키를 눌러 편집을 사용하도록 설정합니다.

첨부 파일

다른 프로그램의 데이터를 이 유형의 필드에 연결할 수 있지만 텍스트 또는 숫자 데이터를 입력하거나 입력할 수는 없습니다.

자세한 내용은 데이터베이스의 레코드에 파일 및 그래픽 첨부를 참조하세요.

조회 마법사

검색 마법사는 데이터 형식이 아니며 대신 마법사를 사용하여 값 목록 및 검색 필드의 두 가지 유형의 드롭다운 목록을 만들 수 있습니다. 값 목록은 검색 마법사를 사용할 때 수동으로 입력하는 항목의 명단을 사용 합니다. 이러한 값은 데이터베이스의 다른 데이터 또는 개체와 독립적일 수 있습니다.

반면 조회 필드는 쿼리를 사용하여 데이터베이스의 다른 테이블 중 하나 이상에서 데이터를 검색합니다. 그런 다음, 보기 필드에 드롭다운 목록에 데이터가 표시됩니다. 기본적으로 Lookup 마법사는 테이블 필드를 숫자 데이터 형식으로 설정합니다.

테이블에서 직접 보기 필드를 사용할 수 있으며 폼 및 보고서에서도 작업할 수 있습니다. 기본적으로 검색 필드의 값은 드롭다운 화살표가 있는 목록인 콤보 상자라는 목록 컨트롤 유형에 나타납니다.

빈 조회 목록

스크롤 막대가 있는 여러 항목을 표시하는 목록 상자를 사용하여 더 많은 항목을 볼 수 있습니다.

폼의 기본 목록 상자 컨트롤

룩업 필드 및 콤보 상자를 설정하는 방법에 따라 목록의 항목을 편집하고 보기 필드의 목록 제한 속성을 해제하여 목록에 항목을 추가할 수 있습니다.

목록에서 값을 직접 편집할 수 없는 경우 미리 정의한 값 목록 또는 보기 필드의 원본 역할을 하는 테이블에서 데이터를 추가하거나 변경해야 합니다.

마지막으로, 룩업 필드를 만들 때 여러 값을 지원하기 위해 선택적으로 설정할 수 있습니다. 이렇게 할 때 결과 목록에 각 목록 항목 옆에 확인란이 표시되어 필요한 항목의 수를 선택하거나 선택 취소할 수 있습니다. 이 그림은 일반적인 다중 값 목록을 보여 주는 것입니다.

확인란 목록

다중 평가된 보기 필드를 만들고 결과 목록을 사용하는 방법을 참조하려면 다중 평가 필드 만들기 또는 삭제를 참조하세요.

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테이블 필드 속성이 데이터 입력 방식에 미치는 영향

데이터베이스의 구조와 특정 필드에 입력할 수 있는 것을 제어하는 데이터 형식을 제어하는 디자인 원칙 외에도 여러 필드 속성이 Access 데이터베이스에 데이터를 입력하는 방식에도 영향을 줄 수 있습니다.

테이블 필드의 속성 보기

Access는 테이블 필드의 속성을 보는 두 가지 방법을 제공합니다.

데이터시트 보기에서

  1. 테이블을 데이터시트 보기에서 엽니다.

  2. 필드 탭을 클릭하고 서식 그룹에서 컨트롤을 사용하여 각 테이블 필드의 속성을 볼 수 있습니다.

디자인 보기에서

  1. 디자인 보기에서 테이블을 엽니다.

  2. 눈금의 아래쪽에서 일반 탭을 클릭합니다( 아직 선택되지 않은 경우).

  3. 검색 필드의 속성을 보려면 검색 탭을 클릭합니다.

속성이 데이터 항목에 미치는 영향

다음 표에서는 데이터 항목에 가장 큰 영향을 미치는 속성을 나열하고 데이터 항목에 미치는 영향을 설명합니다.

속성

표 디자인 눈금의 위치

사용할 수 있는 값

데이터를 입력하려고 할 때 동작

필드 크기

일반

0-255

문자 제한은 텍스트 데이터 형식에 설정된 필드에만 적용됩니다. 지정된 문자 수보다 많은 문자를 입력하려고 하는 경우 필드에서 해당 문자를 잘라 끊습니다.

필수

일반

예/아니요

설정하면 이 속성은 필드에 값을 입력할 수 있도록 강제하며, Access에서는 필요한 필드를 완료할 때까지 새 데이터를 저장할 수 없습니다. 해제하면 필드는 null 값을 수락합니다. 즉, 필드는 비어 있습니다.

null 값은 0 값과 동일하지 않습니다. 0은 숫자이고 "null"은 누락되거나 정의되지 않았거나 알 수 없는 값입니다.

길이 문자열 허용

일반

예/아니요

설정하면 문자가 없는 문자열인 0길이 문자열을 입력할 수 있습니다. 길이가 0인 문자열을 만들 경우 필드("")에 두 배의 인용 부호를입력합니다.

인덱스

일반

예/아니요

테이블 필드를 인덱싱하면 Access에서 중복 값을 추가할 수 없습니다. 두 개 이상의 필드에서 인덱스를 만들 수 있습니다. 이렇게 하는 경우 한 필드에서 값을 복제할 수 있지만 두 필드는 중복할 수 없습니다.

입력 마스크

일반

리터럴 및 자리 1개 문자의 미리 정의되거나 사용자 지정 집합

입력 마스크를 사용하면 미리 정의된 형식으로 데이터를 입력할 수 있습니다. 표에서 필드를 선택하거나 폼의 컨트롤을 선택할 때 마스크가 나타납니다. 예를 들어 날짜 필드를 클릭하고 이 문자 집합인 MMM-DD-YYYY를 참조했다고 가정합니다. 입력 마스크입니다. 월 값을 3자 약어(예: OCT)로 입력하고 연도 값을 4자리(예: OCT-15-2017)로 입력해야 합니다.

입력 마스크는 Access가 해당 데이터를 저장하거나 표시하는 방식이 아니라 데이터를 입력하는 방법만 제어합니다.

자세한 내용은 입력 마스크를 사용하여 데이터 입력 형식 제어 및 날짜 및 시간 필드 서식을 참조하세요.

목록으로 제한

보기 탭

예/아니요

보기 필드의 항목에 대한 변경을 활성화하거나 사용하지 않도록 설정합니다. 사용자가 검색 필드의 항목을 수동으로 변경하려고 시도하는 경우도 있습니다. Access에서 필드의 항목을 변경할 수 없습니다. 이 속성은 예로 설정됩니다. 이 속성을 사용하도록 설정하고 목록의 항목을 변경해야 하는 경우 목록(값 목록을 편집하려는 경우) 또는 목록의 원본 데이터가 포함된 테이블을 열고(보기 필드를 편집하려는 경우) 값을 변경해야 합니다.

값 목록 편집 허용

보기 탭

예/아니요

값 목록에 대해 목록 항목 편집 명령을 활성화하거나 사용하지 않도록 설정하지만, 보기 필드는 사용하지 않도록 설정합니다. 폼 필드에 대해 해당 명령을 사용하도록 설정하려면 목록 항목 편집 양식 속성에 유효한 폼 이름을 입력합니다. 값 목록 편집 허용 명령은 목록 상자 또는 콤보 상자 컨트롤을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하여 여는 바로 가기 메뉴에 나타납니다. 명령을 실행하면 목록 항목 편집 대화 상자가 나타납니다. 또는 목록 항목 편집 폼 속성에서 폼의 이름을 지정하면 대화 상자를 표시하는 대신 해당 폼이 시작됩니다.

목록 상자 및 폼에 있는 콤보 상자 컨트롤 및 테이블 및 쿼리 결과 집합에 있는 콤보 상자 컨트롤에서 목록 항목 편집 명령을 실행할 수 있습니다. 폼은 디자인 보기 또는 찾아보기 보기에서 열려 있어야 합니다. 테이블 및 쿼리 결과 집합은 데이터시트 보기에서 열려 있어야 합니다.

목록 항목 편집 폼

보기 탭

데이터 입력 양식의 이름

이 테이블 속성의 값으로 데이터 입력 폼의 이름을 입력하면 사용자가 목록 항목 편집 명령을 실행하면 해당 폼이 열립니다. 그렇지 않으면 사용자가 명령을 실행할 때 목록 항목 편집 대화 상자가 나타납니다.

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계단식 업데이트를 사용하여 기본 키 및 외계 키 값을 변경합니다.

때로 기본 키 값을 업데이트해야 할 수 있습니다. 해당 기본 키를 외계 키로 사용하는 경우 외계 키의 모든 자식 인스턴스를 통해 변경 내용을 자동으로 업데이트할 수 있습니다.

미리 알림으로 기본 키는 데이터베이스 테이블의 각 행(레코드)을 고유하게 식별하는 값입니다. 외계 키는 기본 키와 일치하는 열입니다. 일반적으로 외국 키는 다른 테이블에 있으며 테이블의 데이터 간에 관계(링크)를 만들 수 있습니다.

예를 들어 제품 ID 번호를 기본 키로 사용했다고 가정합니다. 하나의 ID 번호는 하나의 제품을 고유하게 식별합니다. 또한 주문 데이터 테이블에서 해당 ID 번호를 외계 키로 사용할 수 있습니다. 이렇게 하면 사용자가 해당 제품에 대한 주문을 할 때마다 ID가 주문의 일부가 됐기 때문에 각 제품을 관련된 모든 주문을 찾을 수 있습니다.

경우에 따라 해당 ID 번호(또는 다른 유형의 기본 키)가 변경되는 경우도 있습니다. 이 작업을 수행하면 기본 키 값을 변경하고 해당 변경이 모든 관련 자식 레코드를 통해 자동으로 계단식으로 변할 수 있습니다. 참조 무결성을 설정하고 두 테이블 간에 계단식 업데이트를 설정하여 이 동작을 사용하도록 설정합니다.

다음 중요한 규칙을 기억합니다.

  • 텍스트 또는 숫자 데이터 유형으로 설정된 기본 키 필드에만 계단식 업데이트를 사용하도록 설정할 수 있습니다. AutoNumber 데이터 유형으로 설정된 필드에 대한 계단식 업데이트를 사용할 수 없습니다.

  • 일대다 관계가 있는 테이블 간에만 계단식 업데이트를 사용하도록 설정할 수 있습니다.

관계 만들기에 대한 자세한 내용은 테이블 관계 가이드 및 관계 만들기, 편집 또는 삭제를 참조하세요.

다음 절차는 먼저 관계를 만든 다음 해당 관계에 대해 계단식 업데이트를 사용하도록 설정하는 방법을 설명합니다.

관계 만들기

  1. 데이터베이스 도구 탭의 표시/숨기기 그룹에서 관계를 클릭합니다.

  2. 디자인 탭의 관계 그룹에서 테이블 추가(테이블 표시)를 Access 2013.

  3. 탭을 선택하고 변경할 테이블을 선택하고 추가를클릭한 다음 닫기를 클릭합니다.

    SHIFT를 눌러 여러 테이블을 선택하거나 각 테이블을 개별적으로 추가할 수 있습니다. 관계의 "하나" 및 "다" 쪽의 테이블만 선택합니다.

  4. 관계 창에서 관계의 "하나" 쪽의 테이블에서 기본 키를 끌어 관계의 "많은" 쪽의 테이블의 외계 키 필드에 놓습니다.

    관계 편집 대화 상자가 나타납니다. 다음 그림에는 대화 상자가 표시됩니다.

    기존 관계가 있는 관계 편집 대화 상자

  5. 참조 무결성 적용 확인란을 선택하고 만들기를 클릭합니다.

기본 키에서 계단식 업데이트 사용

  1. 데이터베이스 도구 탭의 표시/숨기기 그룹에서 관계를 클릭합니다.

  2. 관계 창이 나타나고 데이터베이스의 테이블 사이에 조인(연결선으로 표시)이 표시됩니다. 다음 그림은 일반적인 관계를 보여줍니다.

  3. 부모 테이블과 자식 테이블 간의 조인 줄을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 관계 편집 을 클릭합니다.

    두 테이블 간의 관계

    관계 편집 대화 상자가 나타납니다. 다음 그림에는 대화 상자가 표시됩니다.

    관계 편집 대화 상자

  4. 캐스케이드 업데이트관련 필드를 선택하고 참조 무결성 적용 확인란을 선택한 다음 확인 을 클릭합니다.

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ID 번호가 숫자를 건너뛰는 것처럼 보이는 이유

AutoNumber 데이터 유형으로 설정된 필드를 만들 때 Access는 모든 새 레코드에서 해당 필드에 대한 값을 자동으로 생성합니다. 값은 기본적으로 증분되어 새 레코드마다 사용 가능한 다음 시차 번호를 얻습니다. AutoNumber 데이터 형식의 목적은 기본 키로 사용하기에 적합한 값을 제공하기 위한 것입니다. 자세한 내용은 기본 키 추가, 설정, 변경 또는 제거를 참조하세요.

AutoNumber 데이터 형식으로 설정된 필드가 포함된 테이블에서 행을 삭제하면 해당 행에 대한 AutoNumber 필드의 값이 항상 자동으로 다시 사용되지는 않습니다. 이러한 이유로 Access에서 생성하는 숫자는 예상되는 숫자가 아니며 ID 번호 순서에 간격이 나타날 수 있습니다. 이는 디자인에 따라 다를 수 있습니다. 해당 시퀀스가 아닌 AutoNumber 필드의 값의 고유성에만 사용해야 합니다.

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쿼리를 사용하여 데이터 대량 업데이트

쿼리 추가, 업데이트 및 삭제는 레코드를 대량으로 추가, 변경 또는 제거하는 강력한 방법입니다. 또한 데이터베이스 디자인의 좋은 원칙을 사용할 때 일괄 업데이트가 더 쉽고 효율적입니다. 쿼리를 다시 사용할 수도 있기 때문에 추가, 업데이트 또는 삭제 쿼리를 사용하면 시간 절약이 될 수 있습니다.

중요    이러한 쿼리를 사용하기 전에 데이터를 백업합니다. 백업을 수행하면 실수로 할 수 있는 실수를 신속하게 해결하는 데 도움이 될 수 있습니다.

쿼리 추가    하나 이상의 테이블에 많은 레코드를 추가하는 데 사용합니다. 추가 쿼리의 가장 빈번한 사용 중 하나는 원본 데이터베이스의 하나 이상의 테이블에서 대상 데이터베이스의 하나 이상의 테이블에 레코드 그룹을 추가하는 것입니다. 예를 들어 새 고객 및 해당 고객에 대한 정보 표가 포함된 데이터베이스를 획득했다고 가정합니다. 새 데이터를 수동으로 입력하지 않도록 데이터베이스의 적절한 테이블 또는 테이블에 추가하면 됩니다. 자세한 내용은 추가 쿼리 를 사용하여 테이블에 레코드 추가를 참조하세요.

쿼리 업데이트    기존 레코드의 일부를 추가, 변경 또는 삭제하는 데 사용할 수 있습니다(모두는 아는 것은 아 않습니다). 업데이트 쿼리는 찾기 및 바꾸기 대화 상자의 고급 버전이라고 생각하면 됩니다. 선택 기준(검색 문자열의 대략적인 기준)과 업데이트 기준(대체 문자열과 동일한 대략적인)을 입력합니다. 대화 상자와 달리 업데이트 쿼리는 여러 조건을 수락하고, 한 번의 패스로 많은 수의 레코드를 업데이트할 수 있으며, 두 개 이상의 테이블에서 레코드를 변경할 수 있습니다. 자세한 내용은 업데이트 쿼리 만들기 및 실행을 참조하세요.

쿼리 삭제    많은 데이터를 빠르게 삭제하거나 정기적으로 데이터 집합을 삭제하려는 경우 쿼리에서 데이터를 빠르게 찾고 삭제하기 위해 조건을 지정할 수 있기 때문에 삭제가 유용합니다. 자세한 내용은 레코드를 추가, 편집 및 삭제하는 방법을 참조하세요.

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