라이브러리 소개

참고:  사용자 언어로 가능한 한 빨리 가장 최신의 도움말 콘텐츠를 제공하고자 합니다. 이 페이지는 자동화를 통해 번역되었으며 문법 오류나 부정확한 설명을 포함할 수 있습니다. 이 목적은 콘텐츠가 사용자에게 유용하다는 것입니다. 이 페이지 하단의 정보가 도움이 되었다면 알려주세요. 쉽게 참조할 수 있는 영어 문서 가 여기 있습니다.

라이브러리는 팀 구성원이 공동으로 파일을 만들고 수집하고 업데이트하고 관리할 수 있는 사이트상의 한 위치입니다. 각 라이브러리에는 파일 목록 및 파일에 관한 핵심 정보가 표시되므로 구성원은 손쉽게 파일을 공동으로 사용할 수 있습니다. 곧바로 사용할 수 있는 여러 가지 라이브러리와 라이브러리 서식 파일 중에서 선택하면 좀 더 빠르고 효과적으로 파일을 구성할 수 있습니다. 라이브러리를 만든 후 여러 가지 방식으로 사용자 지정할 수 있습니다. 예를 들어 문서를 보고 관리하고 만드는 방법을 제어하거나, 버전 수와 버전 유형을 포함하여 버전을 추적할 수 있습니다. 사용자 지정 보기, 양식 및 워크플로를 만들어 프로젝트 및 비즈니스 프로세스를 효율적으로 개선할 수도 있습니다.

이 문서의 내용

라이브러리의 개요

라이브러리는 무엇 인가요?

일반적인 팀의 라이브러리를 사용 하는 방법

라이브러리 유형

라이브러리와 함께 작업 하는 방법

사이트에서 라이브러리 구성

하나의 라이브러리에 문서 저장

여러 라이브러리에 문서 저장

라이브러리의 파일 구성

열 추가

보기 정의

폴더 만들기

함께 열, 보기 및 폴더 사용

다음 단계

라이브러리 개요

문서를 찾기 위해 개인용 컴퓨터, 네트워크 디스크 및 전자 메일 폴더와 같은 여러 위치를 검색하는 대신 팀의 모든 구성원이 보고 사용할 수 있는 중앙 위치로 SharePoint 라이브러리를 사용하면 훨씬 효율적입니다.

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라이브러리란?

일반적인 라이브러리 SharePoint 라이브러리 만들기, 저장를 업데이트 하 고 수 있는 팀 구성원과 파일을 공동 작업 사이트의 위치입니다. 각 라이브러리 유형에-문서, 그림, 폼, 위 키 페이지, 자산, 보고서, 레코드, 데이터 연결 및 슬라이드 — 파일 및 파일을 수정 하려면 마지막 사용자가 사용자와 같은 파일에 대 한 주요 정보 목록을 표시 합니다. 여러 가지 유형의 라이브러리를 저장할 파일 형식과 사용 하려는 방법에 따라 선택할 수 있습니다. 라이브러리와 완료 되 면 보관 파일에서 사용 되지 않은 라이브러리를 삭제 한 서버 디스크 공간을 절약할 수 있습니다.

라이브러리는 여러 가지 방법으로 사용자 지정할 수 있습니다. 라이브러리를 사용하면 문서를 보고 추적하고 관리하고 만드는 방법을 제어할 수 있습니다. 버전 수와 버전 유형을 포함하여 버전을 추적할 수 있고 문서가 승인되기 전에 이를 볼 수 있는 사용자를 제한할 수 있습니다. 또한 워크플로를 사용하여 라이브러리의 문서에 대해 공동으로 작업할 수 있도록 하여 비즈니스 프로세스를 효율적으로 개선할 수 있습니다. 라이브러리 내 문서의 처리와 만료를 관리하는 정보 관리 정책을 지정하면 번거로운 작업을 줄일 수 있습니다.

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일반적인 팀의 라이브러리 사용 방법

Contoso의 마케팅 팀은 프로젝트 및 그룹 문서에 대해 공동으로 작업해야 합니다. 팀 구성원은 문서에 대해 공동으로 작업하고 각각의 일정과 모임을 추적하며 프로젝트를 관리하고 팀 작업을 추적하는 데 사용할 수 있는 중앙 위치가 필요합니다. 또한 원거리에 상주하는 계약업체가 있기 때문에 SharePoint 2010을 사용할 경우 추가적인 이점을 누릴 수 있습니다.

라이브러리를 사용하려면 먼저 구성원 중 한 명을 사이트 소유자로 지정하고 이 구성원이 사이트 관리 업무를 맡도록 해야 합니다. 사이트 관리자 역할을 담당하고 라이브러리에 대한 모든 권한을 부여 받은 사이트 소유자는 먼저 팀의 모든 구성원에게 팀 사이트의 공유 문서 라이브러리에 대한 참가 사용 권한 수준을 제공해야 합니다. 그 다음으로는 라이브러리 이름을 "마케팅 문서"로 바꾸고 모든 사용자, 특히 첫 번째 사용자가 라이브러리의 용도와 라이브러리에서 보거나 추가할 수 있는 내용을 명확히 알 수 있도록 라이브러리에 대한 자세한 설명을 추가합니다. 마케팅 팀은 보도 자료, 예산 파일, 제안서를 비롯한 관련 팀 문서를 관리하는 데 이 라이브러리를 사용하기로 결정했습니다.

사이트 소유자가 처음 수행하는 작업 중 하나는 많은 중요한 문서를 찾아서 라이브러리에 업로드함으로써 앞으로는 팀이 해당 라이브러리를 중앙 위치로 사용할 수 있도록 만드는 것입니다. 그 다음에는 문서의 변경 내용을 실수로 덮어쓰지 못하도록 라이브러리에 대해 '체크 아웃 필요' 옵션을 설정합니다. 팀 구성원이 파일이 변화되어온 기록을 보고 필요한 경우 이전 버전을 복원할 수 있도록 버전도 추적합니다. 또한 회사 표준을 준수할 수 있도록 마케팅 보고서, 판매 계약, 캠페인 계획 및 예산 워크시트용 표준 서식 파일을 라이브러리에 추가합니다. 각 서식 파일에는 회사 로고와 기업 목표가 포함되어 있습니다. 팀 구성원은 문서 라이브러리에서 새 파일을 만들 때 사용할 서식 파일을 간편하게 선택할 수 있습니다.

시간이 지나면서 팀 구성원은 파일을 추가하고 문서에 대해 공동 작업을 수행하면서 열을 추가하거나 의미 있는 방식으로 내용을 보여 주는 보기를 만들어 라이브러리를 구성합니다. 예를 들어 사이트 소유자는 "프로젝트 이름" 열을 추가하여 구성원이 이 열을 기준으로 필터링하거나 정렬하도록 할 수 있습니다.

다른 팀 구성원은 회계 분기별로 그룹화하고 6개월 내에 만료되는 계약을 필터링하는 공용 보기를 추가합니다. 각 구성원은 개인 보기를 만들어 효율적으로 정보를 찾고 작업을 완료할 수 있습니다.

임원 회의에서 많은 논의를 거친 후 이 팀은 매주 한 번씩 업데이트를 보고하도록 라이브러리 수준에서 알림을 설정하기로 했습니다. 필요한 경우 특정 파일에 대해 추가 알림이나 RSS 피드를 설정하는 방법은 각 구성원이 결정할 수 있습니다. 또한 이 팀은 새로운 이 공동 작업 환경에 중요 "모범 사례"도 제공합니다. 구성원이 라이브러리에 문서를 배포할 때는 문서를 직접 전자 메일 메시지에 첨부하는 대신 문서의 링크를 전자 메일에 포함하여 보냅니다. 라이브러리의 리본 메뉴에서 간편하게 문서 대신 문서 링크를 전자 메일 메시지에 삽입할 수 있습니다. 이렇게 하면 다른 구성원이 문서의 최신 버전에 액세스할 수 있을 뿐만 아니라 로컬 네트워크의 공간을 절약하는 데도 도움이 됩니다.

팀 구성원과 다른 사용자에게 적절한 사용 권한이 없어 콘텐츠에 액세스할 수 없는 경우도 있습니다. 계약이나 예산 정보와 같은 중요한 내용을 포함하는 문서는 보호되어 있을 수 있기 때문입니다. 그러나 사이트 소유자에게 액세스 권한을 요청하는 기능이 있으므로 구성원은 페이지에서 간편하게 액세스 권한을 요청할 수 있고 사이트 소유자는 문서에 대한 권한을 적절히 부여할 수 있습니다.

마케팅 팀의 모든 구성원, 특히 계약업체는 라이브러리 콘텐츠를 오프라인으로 전환하여 자택이나 원격 사이트에서 작업한 후 다시 온라인이 되면 변경 내용을 동기화할 수 있는 기능을 선호합니다. Microsoft Office SharePoint Workspace 2010이 있으면 이러한 모든 작업이 가능합니다.

이 마케팅 팀에서 담당하는 가장 중요한 업무는 판매를 유도하고 수익을 창출하는 마케팅 캠페인을 기획하는 것입니다. 팀 구성원은 새로운 캠페인 계획을 개발할 때 파일의 부 버전을 추적합니다. 한 버전에서 잘못 작업한 경우 이전 버전을 복원할 수 있습니다. 캠페인 계획을 완성하면 주 버전을 만들어 법률 팀과 담당 관리자의 승인을 받도록 게시할 수 있습니다. 파일이 승인되면 회사의 다른 직원들이 해당 파일을 볼 수 있습니다. 사이트 소유자는 온라인 설명서, 교육용 자료 및 블로그를 검토한 다음 별도의 코드 사용 없이 워크플로를 설정하고 이를 라이브러리에 연결하는 방법을 알아냅니다. 또한 의견과 서명을 수집하고 최종 문서를 게시하는 절차를 자동화합니다.

마케팅 라이브러리를 사용한 지 3개월 후 라이브러리와 사이트는 마케팅 팀의 중요한 구성 요소가 되었으며 엔터프라이즈 전체에서 팀의 생산성과 가시도를 근본적으로 향상시키는 데 많은 도움이 되었습니다. 이 팀은 이제 라이브러리를 사용하지 않는 것은 상상할 수 없게 되었으며 더 나은 공동 작업을 위해 SharePoint 2010을 다른 방법으로 사용하는 방법도 모색하고 있습니다.

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라이브러리 유형

팀 사이트의 공유 문서 라이브러리와 같은 일부 라이브러리는 새 사이트를 만들 때 자동으로 만들어집니다. 이러한 라이브러리를 용도에 맞게 사용자 지정하여 사용할 수도 있고 고유의 추가 라이브러리를 만들 수도 있습니다. 각 라이브러리 유형은 고유한 용도로 사용되며 일부는 다른 동작 및 기능 집합을 제공합니다.

문서 라이브러리     문서와 스프레드시트를 비롯한 많은 파일 형식에 대해 문서 라이브러리를 사용합니다. 보안상 일부 파일 형식은 차단되지만 다른 종류의 파일을 문서 라이브러리에 저장할 수도 있습니다. 차단되지 않은 프로그램을 사용하는 경우 라이브러리에서 이러한 파일을 만들 수 있습니다. 예를 들어 마케팅 팀에는 계획 자료, 뉴스 보도 및 발행물에 사용되는 자체 문서 라이브러리가 있을 수 있습니다.

그림 라이브러리    디지털 사진이나 그래픽 모음을 공유하려면 그림 라이브러리를 사용합니다. 다른 유형의 SharePoint 라이브러리에 그림을 저장할 수 있지만 그림 라이브러리에는 여러 가지 이점이 있습니다. 예를 들어 그림 라이브러리에서는 슬라이드 쇼로 그림을 보고 컴퓨터로 다운로드하여 Microsoft Paint와 같은 호환 그래픽 프로그램에서 편집할 수 있습니다. 팀 이벤트나 제품 출시 사진을 저장하려는 경우 그림 라이브러리를 만들어 보세요. 위키나 블로그 등 사이트의 어디에서나 라이브러리의 그림에 연결할 수 있습니다.

양식 라이브러리    XML 기반 비즈니스 양식 그룹을 관리해야 하는 경우 양식 라이브러리를 사용합니다. 예를 들어 조직에서 비용 보고서에 양식 라이브러리를 사용할 수 있습니다. 양식 라이브러리를 설정하려면 Microsoft InfoPath와 같은 XML 양식 디자인 프로그램 또는 XML 편집기가 필요합니다. 사용자가 입력하는 양식은 지출 날짜와 금액처럼 입력한 데이터가 포함된 .xml 파일일 뿐입니다. 비용 보고서를 구성하는 다른 모든 요소는 양식 서식 파일에서 제공됩니다. 양식이 채워지면 양식 데이터를 병합하거나 내보내서 분석할 수 있습니다.

위 키 페이지 라이브러리    연결 된 wiki 페이지의 모음을 만들려면 위 키 페이지 라이브러리를 사용 합니다. 위 키를 사용 하면 여러 사람이 쉽게 만들고 수정할 수 있는 형식으로 일상적인 정보를 수집 합니다. 또한 위 키 페이지, 그림, 표, 하이퍼링크 및 내부 링크를 포함 하는 라이브러리에 추가할 수 있습니다. 예를 들어 팀 프로젝트에 대 한 위 키 사이트를 만드는 경우 해당 사이트에에서 저장할 수 팁과 요령 일련의 페이지를 서로 연결 하는.

자산 라이브러리     이미지, 오디오 및 비디오 파일과 같은 디지털 미디어 자산을 공유하고 관리하려면 자산 라이브러리를 사용합니다. 자산 라이브러리를 사용하면 로고 및 회사 이미지와 같이 다른 사람이 이미 만든 디지털 미디어 파일을 간편하게 찾아서 다시 사용할 수 있습니다. 또한 자산 라이브러리는 축소판 그림 및 메타데이터 키워드와 같이 미디어 자산을 관리하고 찾아보는 데 필요한 속성과 보기가 포함된 콘텐츠 형식을 제공합니다. 예를 들어 응용 프로그램의 브랜드 이미지와 재사용 가능한 콘텐츠 조각을 관리 및 저장하여 이러한 요소가 기업 전체에서 일관되게 사용되도록 할 수 있습니다.

데이터 연결 라이브러리     유지 관리 및 데이터 연결 관리를 간단 하 게 하려면 데이터 연결 라이브러리를 사용 합니다. 데이터 연결 라이브러리 (DCL) 연결 ODC (Office 데이터) 파일을 저장할 중앙 집중식 방법이 있습니다. 각이 파일 (.odc) 찾고, 로그온 하 고, 쿼리, 외부 데이터 원본에 액세스 하는 방법에 대 한 정보가 들어 있습니다. 데이터 연결 라이브러리의 ODC 파일 중앙 수도를 공유 하 고 관리, SharePoint 사이트 내에서 데이터 연결 파일을 검색 하 고 특히 스프레드시트, 보고서 및 비즈니스 데이터 집합을 일관성을 유지 하는 데 도움이 되도록 값 및 수식 결과 "단일 확정 버전"으로 합니다.

슬라이드 라이브러리     효과적이 고 효율적으로 프레젠테이션 슬라이드를 공유 하려면 슬라이드 라이브러리를 사용 합니다. 슬라이드 라이브러리 공유, 저장, 호환 응용 프로그램이 나 Microsoft PowerPoint에서 슬라이드를 관리 하는 데 도움이 됩니다. 프레젠테이션 슬라이드 라이브러리에 게시 하는 슬라이드 독립적으로 수정 하 고 추적할 수 있도록 개별 파일로 업로드 합니다. 슬라이드 라이브러리 슬라이드가 변경 될 때 알림 메시지가 표시 되도록 하는 프레젠테이션에 대 한 링크를 유지 합니다. 라이브러리는 슬라이드 정렬, 체크 아웃할 수 있습니다 및 기록 한 추적 하는 데 도움이 됩니다. 슬라이드 라이브러리 찾기, 관리, 슬라이드 다시 사용 하기 위한 특별 한 기능을 제공할 수 있습니다.

레코드 라이브러리     조직의 기록물이나 중요한 비즈니스 문서를 저장 및 관리할 수 있는 중앙 리포지토리를 만들려면 레코드 라이브러리를 사용합니다. 예를 들어 규정을 준수해야 하는 조직의 경우 문서 관리를 위한 잘 구성된 프로세스가 필요할 수도 있습니다. 레코드 센터 사이트에 여러 개의 레코드 라이브러리를 추가하여 서로 다른 유형의 레코드를 저장하도록 할 수 있습니다. 이러한 각 라이브러리에 대해 저장할 레코드, 문서 회람 및 관리 방법, 레코드 보관 기간 등을 결정하는 정책을 설정할 수 있습니다.

보고서 라이브러리     를 단순화 하기 위해 작성, 관리, 웹 페이지, 문서 및 메트릭 및 목표의 핵심 성과 지표 (KPI)의 배달 보고서 라이브러리를 사용 합니다. 보고서 라이브러리를 중앙 위치 만들기 및 Excel 통합 문서 및 대시보드 페이지와 같은 보고서를 저장할 수 있습니다. 보고서 라이브러리를 Excel 통합 문서를 게시할 때 한 번 클릭 하는 웹 파트 페이지에 추가 하지 않고 통합 문서를 볼 수는 편리한 방법 브라우저 보기에서 열 수 있도록 설정 합니다.

PerformancePoint에 대 한 데이터 연결 라이브러리    유지 관리 및 PerformancePoint에 대 한 데이터 연결 파일 관리를 간단 하 게 PerformancePoint에 대 한 데이터 연결 라이브러리를 사용 합니다. 이 라이브러리의 연결 ODC (Office 데이터) 및 유니버설 데이터 연결 (UDC)을 저장할 수 있습니다.

대시보드 라이브러리    웹 파트 페이지, 상태 목록이 포함된 웹 파트 페이지 및 PerformancePoint에서 배포된 대시보드를 포함합니다.

공정 다이어그램 라이브러리 (미터법 및 미국 단위)    예: Microsoft Visio 2010을 사용 하 여 만든 다이어그램 프로세스 문서 저장 및 공유 하려면 공정 다이어그램 라이브러리를 사용 합니다. 미터법 및 미국 단위 라이브러리는 각각의 단위에 맞게 조정 됩니다.

참고: SharePoint Server 2010에서는 사이트 및 사이트의 구성에 따라 스타일 라이브러리, 사이트 자산 라이브러리 및 사이트 페이지 라이브러리와 같은 추가 시스템 라이브러리가 자동으로 만들어집니다. 그러나 사용자 인터페이스를 통해 이러한 특정 라이브러리를 직접 만들 수는 없습니다.

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라이브러리 사용 방법

다음은 라이브러리 사용 방법과 그룹에서 이를 더 유용하게 활용할 수 있는 방법의 예입니다.

보기 만들기     가장 중요 한 중이거나 용도 가장 적합 하는 라이브러리에서 항목을 표시 하려면 보기 를 사용할 수 있습니다. 실제 라이브러리의 콘텐츠는 변경 되지 않지만 파일을 체계적으로 필터링 된 또는을 쉽게 찾으려면 하 고 의미 있는 방식으로 이동 합니다.

파일 체크 아웃이 필요     파일 체크 아웃을 요구 하는 경우 한 사용자만 체크 인 될 때까지 파일을 편집할 수 확인 합니다. 문서를 체크 아웃 필요 하면 여러 사람에 게를 편집 충돌을 만들고 혼동 발생할 수 있는 동시에 변경할 수 없습니다. 체크 아웃을 요구에 각 버전에서 변경 된 내용을 더 쉽게 추적할 수 있도록 파일을 확인할 때 메모를 추가 하려면 팀 구성원에 게 알릴 수 있습니다.

버전 추적     이전 버전의 파일을 유지할 필요가 추적, 저장 하 고 파일을 복원 하면 라이브러리 할 수 있습니다. 같은 방법으로 모든 버전을 추적 하도록 선택할 수 있습니다. 또는 일부 버전 주요, 설명서 및 부 버전, 맞춤법 오류를 해결할 수 등으로 일부 버전에 새 장 추가 등으로 지정 하도록 선택할 수 있습니다. 저장소 공간을 관리할 수 각 유형의 저장할 버전 번호를 필요에 따라 선택할 수 있습니다.

문서 승인 요구     문서에 대 한 승인이 필요 하다는 지정할 수 있습니다. 문서 승인 하거나 권한이 있는 사용자가 취소 될 때까지 대기 상태로 남아 있습니다. 사용자의 어떤 그룹 승인 되기 전에 문서를 볼 수 있는 제어할 수 있습니다. 이 기능은 중요 한 지침 또는 해야 하는 최종 다른 사용자가 볼 전에 프로시저 라이브러리가 포함 된 경우 유용할 수 있습니다.

사용 권한 지정    SharePoint 그룹 및 사용 권한 수준 내용에 대 한 액세스를 효율적으로 관리 하는 데 도움이 됩니다. 기본적으로 상위 사이트에서 라이브러리, 폴더, 라이브러리 및 문서 내에서 사용 권한 상속 됩니다. 특정 항목에 사용 권한 수준을 지정 사이트의 나머지 부분에 대 한 액세스를 제하지 없이 계약 또는 예산 정보 등 중요 한 콘텐츠를 보호할 수 있습니다.

변경 내용에 대 한 알림을 받으려면     SharePoint 2010에서 라이브러리 작업 그룹의 구성원 수 있도록 자동으로 받을 업데이트나 피드 뉴스와 통합된 된 위치에서 정보를 보려면 RSS 기술을 지원 합니다. RSS 기술을 라이브러리에 저장 된 파일을 변경할 때와 같은 라이브러리에 대 한 변경 내용을 경고 메시지를 사용할 수 있습니다. RSS 피드 변경 된 파일의 통합된 된 목록을 보려면 작업 그룹의 구성원을 사용 하도록 설정 합니다. 또한 파일이 변경 될 때 알림 메시지가 표시 되도록 전자 메일 알림을 만들 수 있습니다.

워크플로 만들기     문서 라이브러리 또는 콘텐츠 형식 문서 승인 관리 등의 비즈니스 프로세스에 대 한 조직에서 정의 된 워크플로 사용 하거나 검토할 수 있습니다. 그룹 문서 승인 같은 순서로 이동 해야 하는 작업을 지정 하는 워크플로가 많으면 해당 문서에 비즈니스 프로세스를 적용할 수 있습니다. SharePoint 워크플로 문서 또는 동작 또는 작업 순서를 통해 항목을 이동 하는 자동화 된 방법입니다. 기본적으로 라이브러리에 사용할 수 있는 세 개의 워크플로: 문서 승인, 사용자 그룹에 라우팅하는 승인 피드백에 대 한 사용자 그룹에 문서를 회람 컴파일;으로 워크플로 시작한 사람에 게 문서를 반환 하는 의견 수집 고가 디지털 서명을 수집 하기 위해 사용자 그룹에 문서를 회람 수집 서명

콘텐츠 형식 정의     그룹에 다양 한 유형의 워크시트, 프레젠테이션, 문서 등의 파일을 사용 하는 경우 설정, 여러 콘텐츠 형식을 정의 하 여 라이브러리의 기능을 확장할 수 있습니다. 콘텐츠 형식 여러 라이브러리 간에 유연성과 일관성을 추가합니다. 각 콘텐츠 형식의 서식도 워크플로 프로세스를 지정할 수 있습니다. 서식 파일 형식에 대 한 시작 점으로 하 고 모든 상용구로 및 부서 이름 또는 계약 번호와 같은 해당 형식의 문서에 적용 되는 속성에 대 한 역할을 합니다.

클라이언트 통합    특정 호환 되는 클라이언트 프로그램 클라이언트에서 직접 SharePoint 기능을 사용 합니다. 예를 들어 Microsoft Word 2010 를 사용 하면 체크 인을 관리 하 고 체크 아웃 더 쉽게 수 있습니다. Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 또는 Microsoft Outlook 2010 에서 오프 라인으로 라이브러리 콘텐츠 원격 사이트에서 작업 한 다시 온라인 상태가 되었을 때 원활 하 게 변경 내용을 동기화 수 있습니다.

감사 추적   중요 한 파일 그룹에 있는 문서를 사용 중인 되었는지 어떻게 알 수 유용 하는 경우, 파일 변경, 복사 또는 삭제 같은 이벤트를 추적 하는 '감사'를 사용 하도록 허용 하는 정책을 정의할 수 있습니다.

정책 설정    정책 설정은 문서 만료, 자동 삭제 또는 문서를 지정 된 기간에 도달한 (워크플로)를 통해 정기적으로 검토 설정을 사용 합니다. 라이브러리 발전 이러한 폐기 설정을 사용 하 여 수 세우면 시간을 절약 수동으로 전체 압축 되는 하드 디스크 공간을 정리 하 고 할당량 제한에 도달 하지 않도록 하려고 합니다.

문서 센터 사이트 사용    문서 센터 사이트 만들기, 관리 및 많은 수의 문서를 저장 하려는 경우 사용할 수 있습니다. 문서 센터 사이트 서식 파일에 기반 하 고 많은 문서 관리에 대 한 중앙된 저장소의 역할을 하도록 설계 되었습니다. 메타 데이터 및 트리 보기 탐색, 콘텐츠 형식 및 웹 파트 등의 기능을 구성 하 고 사용자를 위한 효율적이 고 의미 있는 방식으로 문서를 검색 하는 데 도움이 됩니다. "관리자 콘텐츠" 인덱스를 명시적으로 만들지 않고 대부분의 라이브러리에 대 한 잘 수행 하지만 가져올 보조 추가 인덱스를 만들 때 광범위 한 필터 및 보기를 통해 성능을 향상 시키기 위해 메타 데이터 기반 탐색 쉽게 구성할 수 있습니다. . 작성 한 문서 센터 사이트를 사용할 수 있습니다 (사용자가 적극적으로 체크 인 및 체크 아웃할 파일을 해당 파일에 대 한 폴더 구조를 만들) 환경 또는 콘텐츠 보관 파일 (사용자가 보기 또는 업로드 문서만).

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사이트에서 라이브러리 구성

라이브러리에 파일을 구성하는 방법은 조직의 요구 사항과 선호하는 정보 저장 및 검색 방법에 따라 다릅니다. 구성 방법을 꼼꼼히 계획하면 조직에 가장 적합한 구조를 설정할 수 있습니다. 라이브러리에는 하나의 라이브러리에서 여러 파일을 사용하는 데 필요한 여러 가지 기능이 있지만 라이브러리를 여러 개 사용하는 것이 조직에 적합한 경우도 있습니다.

하나의 라이브러리에 문서 저장

하나의 큰 라이브러리에서 다양한 요구 사항을 처리할 수 있습니다. 예를 들어 동일한 그룹 내에 여러 프로젝트가 있거나 여러 그룹이 동일한 프로젝트를 수행할 수 있습니다. 하나의 라이브러리를 사용하는 것이 좋은 경우는 다음과 같습니다.

  • 그룹에서 동일한 파일 집합에 대한 요약 정보나 여러 가지 보기를 표시해야 하는 경우. 예를 들어 관리자가 부서별이나 기한별로 분류된 파일을 모두 보려고 할 수 있습니다.

  • 사용자들이 사이트에서 동일한 위치에 있는 파일을 검색해야 할 경우

  • 버전 관리 기능으로 만들어진 파일 버전의 추적이나 승인 요구 같은 설정을 모든 파일에 동일하게 적용해야 할 경우

  • 라이브러리를 사용하는 그룹에서 동일한 사용 권한 수준을 가지는 것과 같이, 비슷한 특성을 공유하는 경우

  • 스프레드시트에서 파일 정보를 분석하거나 파일에 대해 통합된 업데이트를 받아야 할 경우

열을 추가하거나 보기를 정의하거나 폴더를 만들어 하나의 라이브러리에 파일을 구성하면 라이브러리의 문서를 효과적으로 사용할 수 있습니다.

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여러 라이브러리에 문서 저장

저장 및 관리하려는 파일 집합 간에 또는 파일 작업을 할 사용자들의 그룹 간에 명확한 차이가 있을 때 여러 개의 라이브러리를 만들어야 할 수 있습니다. 다음과 같은 경우에 여러 개의 라이브러리를 사용합니다.

  • 저장 및 관리하려는 파일 형식이 명확하고 사용자들이 파일 요약을 자주 보거나 함께 파일을 검색할 것으로 예상되지 않는 경우

  • 파일을 사용하고 있는 사용자들의 그룹이 명확하고 분명히 다른 사용 권한 수준을 가지고 있는 경우

  • 여러 파일 집합에 버전 관리나 승인과 같은 서로 다른 설정을 적용해야 하는 경우

  • 함께 파일을 분석하거나 파일에 대해 통합된 업데이트를 받지 않아도 되는 경우

  • 새 파일을 만드는 다른 옵션 집합을 제공하거나 라이브러리의 새로 만들기 메뉴에 있는 옵션의 순서를 변경하려는 경우

다음은 여러 라이브러리에 대한 작업을 효율적으로 수행할 수 있는 방법입니다.

사이트 서식 파일 및 열 설정    조직에서 라이브러리 간에 일관성 있는 설정을 구성 하려는 경우 사이트 서식 파일 및 사이트 열을 설정할 수 있습니다. 설정을 설정 될 때마다 다시 만들 필요가 되도록 여러 라이브러리 간에 공유할 수 있습니다.

다른 위치에 파일 보내기    여러 라이브러리에 사용할 수 있도록 파일을 하려는 경우 하나의 라이브러리에 저장 한 후 다른 라이브러리에 복사본을 보냅니다 수 있습니다. 원래를 변경 하면 문서의 복사본을 업데이트 해야 미리 알림을 받을 수 있습니다.

라이브러리 서식 파일 만들기    라이브러리에 대해 동일한 설정을 구성 하거나 라이브러리 간에 특성을 다시 사용 하려는 경우 라이브러리를 서식 파일로 저장할 수 있습니다. 사이트 작업 메뉴에서 만들기를 클릭 하면 라이브러리 서식 파일에서 사이트 옵션으로 사용할 수 있습니다.

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라이브러리의 파일 구성

열을 추가하거나 보기를 정의하고 폴더를 만드는 등의 여러 가지 방법으로 라이브러리의 파일을 구성할 수 있습니다. 방법마다 장점이 다르므로 여러 방법을 함께 사용하여 라이브러리 및 팀의 필요에 맞게 파일을 구성할 수 있습니다.

열 추가

기본적으로 라이브러리는 파일 이름은 물론 파일이 체크 인되었는지 여부와 같은 파일 상태 정보를 추적합니다. 캠페인 이름이나 프로젝트 번호 또는 팀에 중요한 다른 정보와 같이 파일을 분류하고 추적하는 데 도움이 되는 열을 추가로 지정할 수 있습니다. 열을 만들 때 지정할 수 있는 열 형식 옵션에는 단일 텍스트 줄, 드롭다운 옵션 목록, 다른 열에서 계산되는 숫자 또는 사이트에 있는 사용자의 이름과 사진을 포함하여 여러 가지가 있습니다.

열에는 열 머리글이 있어서 문서를 간편하게 정렬하고 필터링할 수 있습니다. 라이브러리의 파일을 표시할 때 열의 이름을 가리킨 다음 이름 옆의 아래쪽 화살표를 클릭하여 파일을 일시적으로 정렬하거나 필터링할 수 있습니다. 이 방법은 특정한 방법으로 파일을 보아야 할 경우에 유용하지만 다음 번에 라이브러리를 볼 때 같은 과정을 반복해야 합니다.

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보기 정의

사용자가 특정 프로젝트와 관련된 모든 문서나 특정 부서에 속한 모든 문서를 자주 봐야 하거나, 기한이 다가오는 문서를 월별로 그룹화해야 합니까? 파일을 특정한 방식으로 자주 봐야 하는 경우 보기를 정의할 수 있습니다. 보기는 라이브러리를 사용할 때 언제든지 사용할 수 있습니다. 새로 만든 보기는 라이브러리 리본 메뉴에 있는 현재 보기 드롭다운 목록에 추가됩니다.

라이브러리 보기는 라이브러리의 항목을 표시하는 페이지 상의 열 선택 영역이며 대개 특정 정렬 순서, 필터, 그룹화 및 사용자 지정 레이아웃을 정의합니다. 라이브러리에는 개인 보기와 공용 보기가 있을 수 있습니다. 사용 권한 수준이 참가 권한 이상이면 누구든지 개인 보기를 만들어 특정한 방식으로 파일을 보거나 보려는 파일만 필터링할 수 있습니다. 라이브러리 디자인 권한이 있으면 누구든지 라이브러리를 볼 때 사용할 수 있는 공용 보기를 만들 수 있습니다. 공용 보기를 기본 보기로 설정하여 라이브러리의 해당 보기가 자동으로 표시되도록 할 수도 있습니다.

그룹의 구성원이 모바일 장치에서 라이브러리를 볼 경우 보기에 표시되는 항목 수 등을 조정하여 장치의 대역폭과 기타 제한 사항에 적합한 모바일 보기를 만들 수 있습니다.

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폴더 만들기

컨테이너라고도 하는 폴더는 라이브러리나 목록에서 콘텐츠를 그룹화하고 관리할 수 있는 또 다른 방법을 제공합니다. 라이브러리에 폴더를 사용하도록 설정되어 있으면 대부분의 라이브러리 유형에 폴더를 추가할 수 있습니다. 라이브러리에 많은 항목이 포함되어 있는 경우에도 폴더를 사용하면 항목에 좀 더 효율적으로 액세스할 수 있습니다. 폴더를 만들면 내부 인덱스도 자동으로 만들어집니다. 이 내부 인덱스는 루트 폴더 또는 최상위 라이브러리나 목록에 대해서도 만들어집니다. 폴더의 항목에 액세스할 때는 이 내부 인덱스를 사용하여 데이터에 액세스합니다.

특정 방법으로 그룹화할 수 있는 다수의 항목이 라이브러리에 포함된 경우 폴더를 사용하여 라이브러리 내에 콘텐츠를 구성할 수 있습니다. 이러한 그룹의 예로는 프로젝트, 팀, 부서, 제품 범주, 연령대, 사전순 목록 및 사전순 하위 그룹(가-다, 라-바 등)이 있습니다. 폴더를 만들면 사용자가 많은 파일을 친숙한 방법으로 손쉽게 검색하고 관리할 수 있습니다.

라이브러리의 폴더

기본적으로 설정 된 폴더가 있는 라이브러리 필터 없이 라이브러리의 기본 보기에서 폴더를 표시 합니다. 새 문서를 삽입 하는 경우 사용자가 해당 폴더를 선택할 수 있으므로 유용 합니다. 모든 폴더 표시도에서는 해당 항목이 올바르게 추가 됩니다 하지 라이브러리에서 폴더 밖 덜 있습니다. 사용 하 여 다른 라이브러리 폴더에 문서를 재구성 쉽게는 라이브러리 리본 메뉴에서 사용할 수 있는 Windows 탐색기에서 열기 명령입니다.

참고: 라이브러리 보기를 정의할 수 로 정렬-은, 있는 경우 폴더 표시 안 함을 항목이 하기 전에 먼저 보기에서 합니다. 사용자가 쉽게 올바른 폴더를 찾으려면이 보기 정렬 옵션을 사용 하지 않을 수도 있습니다.

빠른 실행의 문서 섹션에서는 라이브러리 폴더 표시 되지 않는, 수도 있지만 사이트 소유자 또는 사이트를 디자인할 수 있는 권한이 있는 사용자 사용 하도록 설정할 수 있는 빠른 실행에서 사이트 계층 구조 섹션을 표시 하 고 확장할 수 있습니다를 트리 보기 축소 하 고 라이브러리의 폴더, 쉽게 탐색할 수 있습니다.

트리 보기의 폴더

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열, 보기 및 폴더를 함께 사용

세 가지 접근 공동 작업할 수 있습니다. 라이브러리의 기본 보기에서 프로젝트 관리를 사용 하 여 동일한 열의 보기를 만들려면 여러 필터 조건으로 사용할 수 있습니다. 보기 정렬 한도를 추가로 분리 하 고 지금 평에 필요한 콘텐츠 식별 열 머리글을 클릭 하 여 동적으로 필터링 된 수 있습니다. 라이브러리에서 폴더 구조가 정의 되어 있으면 결합할 수 있습니다"" 라이브러리 보기를 설정 하 여는 폴더 없이 모든 항목 표시 옵션에는 폴더 섹션 만들기 또는 보기를 수정 하는 경우. 각 방법을 알아보고 적절 한 콘텐츠에 적시에 적절 한 방법으로 하면 다른 보완 수 있습니다.

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다음 단계

지금까지는 라이브러리를 큰 틀에서 살펴보았습니다. 다음은 라이브러리에서 수행할 수 있는 일반적인 유용한 작업입니다.

  • 라이브러리 만들기/삭제 또는 라이브러리에서 폴더 만들기/삭제

  • 라이브러리에서 파일 추가, 열기 및 삭제

  • 라이브러리에 열 추가 및 라이브러리 보기 만들기

  • 라이브러리 서식 파일 및 콘텐츠 형식 사용

  • 사용자 컴퓨터의 SharePoint 라이브러리를 클라이언트 프로그램과 동기화

  • 라이브러리 간에 문서 이동 및 복사

  • 라이브러리에 워크플로 사용

  • 라이브러리에 대한 사용 권한 및 고급 설정 구성

  • 슬라이드, 그림 및 미디어 자산 라이브러리 사용

  • 많은 문서가 포함된 라이브러리 관리

  • 메타데이터를 사용하여 큰 문서 및 레코드 라이브러리 관리

이러한 작업에 대한 자세한 내용은 관련 정보 섹션을 참고하십시오.

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