보고서에 포함된 레코드 수를 계산하는 것이 유용할 수 있습니다. 그룹화 또는 요약 보고서에서 각 그룹에 있는 레코드 수의 수를 표시할 수 있습니다. 또는 각 레코드에 줄 번호를 추가하여 각 레코드를 더 쉽게 참조할 수 있습니다. 이 문서에서는 보고서에 개수 및 줄 번호를 추가하는 방법을 단계적으로 설명합니다.

실행할 작업

보고서 또는 그룹의 레코드 수 계산

레이아웃 보기는 보고서에 개수를 추가하는 가장 빠른 방법을 제공합니다.

레이아웃 보기를 사용하여 레코드 개수 계산

  1. 탐색 창에서 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 바로 가기 메뉴에서 레이아웃 보기를 클릭합니다.

  2. 계산할 필드를 클릭합니다. 모든 레코드가 계산되도록 하려면 ID 필드와 같은 null 값이 포함되지 않은 필드를 클릭합니다.

  3. 디자인 탭의 그룹화 및 요약 그룹에서 요약을 클릭합니다. 

  4. 다음 중 하나를 수행합니다.

    • 선택한 필드에 값이 있는지 여부에 관계없이 보고서의 모든 레코드를 계산하려면 레코드 개수 를 클릭합니다.

    • 선택한 필드에 값이 있는 레코드만 계산하려면 값 개수 를 클릭합니다.

      참고:  Count Values는 다음 데이터 형식의 필드에 사용할 수 없습니다.

      • 긴 텍스트(메모)

      • OLE 개체

      • 하이퍼링크

      • 첨부 파일

  5. Access는 보고서 자료 섹션에 텍스트 상자를 추가하고 컨트롤 원본 속성을 Count 함수를 수행하는 식으로 설정합니다. 보고서에 그룹화 수준이 있는 경우 Access는 동일한 계산을 수행하는 각 그룹 발자국에 텍스트 상자를 추가합니다.

    참고: 레이아웃 보기를 사용하여 특정 필드에 대한 개수를 만드는 경우 Access는 해당 필드가 null이 아닌 레코드만 계산하는 식을 빌드합니다. 예를 들어 보고서에 레코드가 10개 있는 경우 3개의 null 값이 포함된 필드에 개수를 추가하면 개수 텍스트 상자에 null이 아닌 값이 포함된 숫자 레코드가 7이 표시됩니다. null(예: ID 필드)을 허용하지 않는 필드에만 개수를 추가하거나 텍스트 상자의 컨트롤 원본을 편집하여 항상 null 값을 포함하는지 여부에 관계 없는 모든 레코드를 계산할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.

  6. 개수를 표시하는 텍스트 상자를 선택합니다. 속성 시트가 표시되어 있지 않으면 F4 키를 눌러 표시합니다.

  7. 데이터 탭을 클릭합니다.

  8. 제어 원본 속성 상자에서 식을 삭제하고 =Count(*) 를 입력합니다.

  9. 보고서를 저장하고 보고서 보기로 전환하여 결과를 볼 수 있습니다.

디자인 보기를 사용하여 레코드 개수 계산

  1. 탐색 창에서 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 바로 가기 메뉴에서 디자인 보기를 클릭합니다.

  2. 디자인 탭의 컨트롤 그룹에서 텍스트 상자를 클릭합니다.

  3. 다음 중 하나를 수행합니다.

    • 보고서에서 모든 레코드의 수를 추가하려면 텍스트 상자를 두는 보고서 머리자 또는 보고서 발자국 섹션을 클릭합니다.

    • 그룹화된 보고서의 각 그룹에 있는 모든 레코드의 수를 추가하려면 텍스트 상자를 두는 그룹 머리자 또는 그룹 발자국 섹션을 클릭합니다.

  4. 텍스트 상자를 선택하고 F4를 눌러 속성 시트를 표시합니다.

  5. 데이터 탭을 클릭합니다.

  6. 제어 원본 속성 상자에 =Count(*)를 입력합니다.

    이 식 레코드의 일부 필드가 null인 경우에도 Count 함수를 사용하여 보고서 또는 그룹의 모든 레코드를 계산합니다. 특정 필드가 null(예: SupplierName)이 아닌 경우 레코드를 계산하기 위해 =CDbl(Nz(Count([SupplierName]),0)을대신 사용합니다.

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보고서 또는 그룹의 각 레코드에 대한 줄 번호 추가

보고서의 항목에 번호를 매기면 됩니다. 예를 들어 제품별로 판매 보고서에서 "1"이 제품 그룹의 첫 번째 항목, "2"의 첫 번째 항목보다 먼저 두 번째 항목을 앞당기고 싶을 수 있습니다. 다음 제품 그룹이 시작되면 개수가 다시 시작하고 "1"이 첫 번째 항목보다 먼저 표시됩니다.

보고서 항목에 번호 매기기

계산된 컨트롤을 사용하고 실행 합계 속성을 설정하여 보고서의 항목에 번호를 매기면 됩니다.

  1. 탐색 창에서 보고서를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 바로 가기 메뉴에서 디자인 보기를 클릭합니다.

  2. 디자인 탭의 컨트롤 그룹에서 텍스트 상자를 클릭합니다.

  3. 보고서의 세부 정보 섹션에서 포인터를 끌어서 텍스트 상자를 만들면 가장 큰 항목 번호를 수용할 수 있을 만큼 넓습니다.

    예를 들어 100개 이상의 주문이 있는 경우 3자 이상(100)에 대한 공간이 필요합니다. 텍스트 상자 옆에 레이블이 나타나면 레이블을 클릭한 다음 DELETE를 눌러 레이블을 삭제합니다. 왼쪽 여백 근처에 텍스트 상자를 놓은 경우 텍스트 상자 아래에 레이블이 숨겨져 있을 수 있습니다. 텍스트 상자의 왼쪽 위 모서리에 있는 이동 핸들을 사용하여 텍스트 상자를 오른쪽으로 끌어 레이블을 볼 수 있습니다. 그런 다음 레이블을 클릭하고 DELETE를 누를 수 있습니다.

  4. 텍스트 상자를 선택합니다. 속성 시트가 표시되어 있지 않으면 F4 키를 눌러 표시합니다.

  5. 모든 탭을 클릭합니다. 이름 속성 상자에 txtItemNumber와같은 이름을 입력합니다.

  6. 데이터 탭을 클릭합니다.

  7. 실행 합계 속성 상자에서 그룹 위에 를 선택합니다.

  8. 제어 원본 속성 상자에 =1 을 입력합니다.

  9. 형식 탭을 클릭합니다.

  10. 서식 속성 상자에 #을 입력합니다. (파운드 기호와 마침침

    그러면 줄 번호의 서식이 숫자 다음의 기간으로 지정됩니다.

  11. 보고서를 저장하고 보고서 보기로 전환하여 결과를 볼 수 있습니다.

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