보고서 배포

Access 보고서를 해방하고 광범위하게 배포합니다. 예를 들어 하나 이상의 사용자에게 전자 메일을 보내고 SharePoint 문서 라이브러리로 내보내고 네트워크 폴더에 보관합니다. Access 보고서를 배포할 때 특정 시간(예: 일, 매주 또는 월별)에 대한 정적 데이터를 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 정보 근로자가 좋은 비즈니스 의사 결정을 내리고, 질문에 답변하고, 대안을 찾고, 최상의 계획을 결정하고, 위험을 평가하고, 품질을 개선하는 데 사용할 수 있는 단일 사실이 있습니다.

보고서 배포

    보고서를 만들 때 발행 날짜를 추가합니다. 이렇게 하면 사용자가 보고서를 만든 정확한 시간을 확인할 수 있습니다. 자세한 내용은 보고서 또는 양식에 날짜 및 시간 삽입을 참조하세요.

실행할 작업

전자 메일 명령을 사용하여 보고서 보내기

보고서를 배포하는 가장 빠른 방법 중 하나는 전자 메일 명령을 사용하는 것입니다. 몇 번의 마우스 클릭으로 Access는 보고서를 내보내고 파일에 첨부된 새 전자 메일 메시지를 만듭니다.

  1. 탐색 창에서 보낼 보고서를 선택합니다.

  2. 전자 메일에서 외부 > 선택합니다.

  3. 개체로 보내기 대화 상자에서 사용할 출력 형식(예: PDF)을선택한 다음 확인 을 클릭합니다.

    참고    선택할 수 있는 다양한 형식이 있습니다. 디랙토 표준이 된 PDF(휴대용 문서 형식)를 사용하는 것이 좋습니다. 원래 Access 보고서의 레이아웃과 서식을 유지하며, 페이지를 보고 인쇄하기 위해 페이지를 사용자 지정할 수 있는 기본 제공 방법이 있습니다. 자세한 내용은 Adobe Reader 설치 및 PDF 인쇄를 참조하세요.

    Access에서 파일이 연결된 Outlook에서 새 전자 메일 메시지가 열립니다.

  4. 받는 사람의 전자 메일 주소를 받는 사람 및 Cc 상자에 입력하고 제목 상자에 설명을 입력하고 메시지 영역에 메시지를 입력합니다.

        기본적으로 이 메서드를 사용하여 보내는 파일은 컴퓨터에 저장되지 않습니다. 컴퓨터에 파일의 복사본을 저장하려면 첨부 파일 상자에서 첨부 파일을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음으로 저장을 선택합니다.

  5. 보내기를 선택합니다.

참고    프로세스를 자동화하기 위해 EMailDatabaseObject 매크로작업을 사용할 수 있습니다. 예를 들어 이러한 작업의 시퀀스가 있는 매크로를 만들어 다른 사용자에게 다른 보고서를 전자 메일로 보낼 수 있습니다.

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폴더 또는 SharePoint 문서 라이브러리에 보고서 내보내기

  1. 탐색 창에서 내보낼 보고서를 선택합니다.

  2. PDF 또는 XPS > 외부 데이터 또는 XPS를 선택하여 PDF 또는 XPS로 게시 대화 상자를 하세요.

  3. 다음 중 하나를 수행합니다.

    • 탐색 창을 사용하여 폴더를 찾습니다.

    • 탐색 창에서 SharePoint를 클릭하거나 위쪽의 주소 상자에 사이트 URL을 입력하여 SharePoint 사이트를 찾습니다. 예:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      자세한 내용은 SharePoint 시작 페이지에서 콘텐츠 검색을 참조하세요.

  4. 형식 상자에PDF 파일 형식이 선택되어 있는지 확인하세요.

  5. 보고서의 기본 이름을 변경하기 위해 파일 이름 상자에 새 파일 이름을 입력합니다.

  6. 내보내기 직후 보고서를 열하려면 게시 후 파일 열기 확인란을 선택합니다.

  7. 대한 최적화아래에서 다음 중 하나를 합니다.

    • 더 크고 해상도가 높은 파일에 대한 보고서를 최적화하려면 표준 을 선택합니다.

    • 더 작은 해상도의 파일(온라인 게시에 권장)에 대한 보고서를 최적화하려면 최소 크기 을 선택합니다.

  8. 게시를 선택합니다. Access에서 파일을 만듭니다. Access를 게시한 후 파일을 열 수 있도록 선택한 경우 Adobe Reader에 파일이 표시됩니다.

  9. 동일한 작업을 실행하고 예약할 수 있도록 작업의 단계를 저장하려면 내보내기 단계 저장 확인란을 클릭합니다.

    • 단계에 대한 이름 및 설명을 입력합니다.

    • 향후 날짜에 내보내기 작업을 예약하는 Outlook 작업을 만들하려면 Outlook 작업 만들기 확인란을 선택합니다.

    자세한 내용은 가져오기 또는 내보내기 작업 정보를 설정으로 저장을 참조하세요.

    참고    프로세스를 자동화하는 또 다른 방법은 ExportWithFormatting 매크로 작업을 사용하는 것입니다. 예를 들어 보고서 제목 및 내보내기 날짜에 따라 의미 있는 파일 이름을 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 사용자가 SharePoint 라이브러리 또는 많은 보고서의 폴더에서 올바른 보고서를 찾는 데 도움이 됩니다. 이렇게 하여 출력 파일 인수에서 다음 식을 지정합니다.

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    RptQC5가 보고서 개체 이름인 경우 Auto_Header0 헤더 섹션이고 캡션 속성은 보고서의 제목입니다.

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SharePoint에서 보고서 센터 만들기에 대해 자세히 알아보기

사용자가 필요한 보고서를 더 쉽게 찾고 볼 수 있도록 SharePoint 문서 라이브러리에 전용 보고서 센터를 만드는 것이 좋습니다. 열을 추가하고 Access에서 라이브러리에 연결하고 보기를 사용하여 문서 라이브러리를 사용자 지정하면 사용자에게 일류 환경을 제공할 수 있습니다. 다음 단계는 취할 수 있는 기본 단계입니다.

문서 라이브러리 만들기    문서 라이브러리는 공동 작업을 간소화하는 안전한 파일 위치입니다. 범주, 사람 또는 그룹, 계산된 열과 같은 열을 라이브러리에 추가한 다음 뷰 및 필터를 만드는 데 사용할 수 있습니다.

선택된 것이 없는 문서 라이브러리의 축소판 그림 보기

자세한 내용은 문서 라이브러리란?을 참조하세요.

Access에서 라이브러리 열 업데이트    라이브러리를 Access에 연결하면 Access에서 문서 라이브러리의 열을 업데이트하여 사용자가 원하는 보고서를 찾고 추가 정보를 제공할 수 있습니다.

자세한 내용은 SharePoint로 데이터 가져오기, 연결 또는 이동을 참조하세요.

정렬 및 필터링된 보기 만들기    Access에서 전자 메일을 통해 보고서를 보내는 대신 문서 라이브러리의 관련 보기에 대한 링크를 전송합니다. 예:

  • 가장 최근 보고서가 먼저 표시될 수 있도록 수정된 열에 따라 보기를 오르는 순서로 정렬합니다. 자세한 내용은 정렬을 사용하여 SharePoint 보기를 수정합니다.

  • Lineworker, Foreman 및 Supervisor라는 세 가지 값이 있는 JobFunction이라는 라이브러리에 선택 열이 있는 경우 각 작업 역할에 대한 필터 식에 따라 별도의 보기를 만들 수 있습니다.

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    감독자 보기에 대한 링크를 보내고 사용자가 클릭하면 보기에 감독자에 대한 특정 보고서가 표시됩니다. 라이브러리 보기의 링크를 얻게하려면 보기를 표시한 다음 주소 표시줄에서 URL을 복사합니다.

  • OurEmployees라는 라이브러리에 사용자 열이 있는 경우 Me 함수를 사용하여 현재 사용자에 대한 보고서만 표시하는 필터 식에 따라 보기를 만들 수 있습니다.

    OurEmployees is equal to [Me]

    보기에 대한 링크를 보내고 사용자가 해당 링크를 클릭하면 해당 사용자의 특정 보고서가 보기에 표시됩니다.

자세한 내용은 필터링을 사용하여 SharePoint 보기를 수정하고SharePoint에서 목록 보기 편집을 참조하세요.

최신 페이지에서 웹 파트 연결   또한 파일 뷰어 웹 파트를 문서 라이브러리 웹 파트에 연결하여 사용자가 문서 라이브러리에서 선택하는 대상에 따라 파일을 표시하는 최신 페이지를 만들 수도 있습니다. 사용자는 보고서를 찾아 원하는 보고서를 찾을 수 있습니다.

List 속성 웹 파트와 연결된 목록의 예

자세한 내용은 SharePoint 페이지에서 웹 파트 사용을 참조하고 SharePoint Online의 웹 파트 연결 을 참조하세요.

Microsoft Flow 활용    Microsoft Flow를 사용하여 라이브러리의 사용 및 관리를 자동화할 수 있습니다. 예를 들어 알림을 푸시하고, 일일 미리 알림을 보내고, 플래너 작업을 만들고, 만료된 파일을 폴더에 보관할 수 있습니다.

SharePoint에서 선택한 항목의 경우 SharePoint 항목에 대한 링크가 있는 Planner 작업을 생성합니다.

SharePoint 및 Planner용 Microsoft Flow 템플릿

자세한 내용은 SharePoint Online 또는 비즈니스용 OneDrive에서목록 또는 라이브러리에 대한 흐름 만들기를 참조하세요.

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참고 항목

보고서 디자인에 대한 Access

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