승인 워크플로

SharePoint 워크플로는 비즈니스 프로세스를 자동화 하 여 보다 일관성 있고 효율적으로 만들 수 있도록 합니다. 승인 워크플로를 사용 하면 SharePoint 에 저장 된 문서와 기타 항목을 한 명 이상의 사용자에 게 회람 하 여 승인을 받을 수 있습니다.

참고: SharePoint 2010 워크플로는 새 테 넌 트에 대해 2020 년 8 월 1 일부 터 만료 되었으며 11 월 1 2020 일에 기존 테 넌 트에서 제거 되었습니다. SharePoint 2010 워크플로를 사용 하는 경우 Power 자동화 또는 기타 지원 되는 솔루션으로 마이그레이션하는 것이 좋습니다. 자세한 내용은 SharePoint 2010 워크플로 만료를 참고 하세요.

자세한 내용은 SharePoint에 포함 된 워크플로 정보를 참조 하세요.

중요: 기본적으로 승인 워크플로는 활성화 되지 않으며 연결 양식의 워크플로 서식 파일 선택 목록 상자에 나열 되지 않습니다. 사이트 관리자는 사이트 모음 수준에서 앱을 사용할 수 있도록 설정 해야 합니다. 사이트 설정 > 사이트 모음 기능 으로 이동 하 여 워크플로 기능 > 활성화 합니다. 또한 SharePoint 2013 는 SharePoint 2010 호환 모드를 기반으로 이러한 워크플로 템플릿을 제공 합니다. 비슷한 논리를 사용 하 여 SharePoint 2013 기반 워크플로를 만들려면 SharePoint Designer 2013 를 사용 합니다.

승인 워크플로 작업만 완료 해야 하는 경우   전체 세그먼트로 스크롤하여 확장 하면 됩니다. 현재는 다른 세그먼트가 필요 하지 않을 수 있습니다.

수동 프로세스와 자동화된 워크플로의 비교

SharePoint 워크플로는 다음과 같습니다.

  • 효율적이 고 일관 된    승인 워크플로는 문서 또는 항목을 자동으로 회람 하 고, 검토 작업을 할당 하 고, 진행 상황을 추적 하 고, 필요한 경우 미리 알림과 알림을 보냅니다. 중앙 상태 페이지에서 워크플로의 활동을 모니터링 하 고 조정할 수 있으며, 워크플로 실행의 이벤트 기록은 완료 후 60 일 동안 유지 관리 됩니다.

  • 작업 시간 단축    승인 워크플로는 시간과 문제를 모두 저장 하 고 동시에 승인 프로세스를 간소화 하 고 표준화할 수 있습니다.

다음은 매우 간단한 버전의 승인 워크플로에 대 한 다이어그램입니다.

간단한 승인 워크플로 다이어그램

이 문서의 정보는 10 개의 확장 가능한 세그먼트로 제공 됩니다.

이 문서를 최대한 활용 하는 방법에 대 한 몇 가지 팁을 보려면 여기를 클릭 하세요.

승인 워크플로 작업만 완료 해야 하는 경우   전체 세그먼트로 스크롤하여 확장 하면 됩니다. 현재는 다른 세그먼트가 필요 하지 않을 수 있습니다.

워크플로를 추가, 시작, 모니터링 및 유지 하려는 경우    이러한 작업에 익숙하지 않은 경우 워크플로를 처음으로 디자인 하 고 추가할 때이 문서를 사용 하 여 세그먼트화 하는 것이 좋을 수 있습니다. 정보 및 문서 레이아웃을 잘 알고 있으면 반환 되는 방문에 필요한 세그먼트로 바로 이동할 수 있습니다.

콘텐츠 승인 및 게시 승인    목록에 대 한 액세스 권한이 있는 모든 사람에 게 표시 되기 전에 새 항목 및/또는 새 버전의 현재 항목을 검토 하 고 해당 콘텐츠의 정확성 또는 해당 양식 및 스타일에 대 한 적용을 원하는 목록이 나 라이브러리를 만들 수 있습니다. 이러한 종류의 검토 프로세스를 콘텐츠 승인 이라고 하며, 승인 워크플로를 사용 하 여 목록 또는 라이브러리에서 콘텐츠 승인을 제어할 수 있습니다. (특히 웹 페이지를 인터넷에 게시 하는 SharePoint 사이트에서 사용 하도록 만든 매우 유사한 게시 승인 워크플로도 있습니다.)

이 문서 인쇄에 대 한 단어    긴 문서입니다. 선택한 세그먼트만 인쇄 하려는 경우에는 인쇄할 때 해당 세그먼트만 확장 되어 있는지 확인 합니다. 또한 인쇄 된 복사본에 전체 그래픽을 포함 하려는 경우에는 세로 방향이 아니라 가로 방향으로 인쇄 합니다.

검색에 대 한 단어    이 문서에서 텍스트나 용어를 검색 하기 전에 검색 하려는 모든 세그먼트가 확장 되었는지 확인 합니다.

승인 워크플로는 문서 또는 SharePoint 목록 또는 라이브러리에 저장 된 다른 항목을 승인 또는 거부를 위해 하나 이상의 사용자에 게 회람 하는 SharePoint 기능입니다. 워크플로는 전체 프로세스를 자동화 하 고, 합리화 하 고, 표준화 합니다.

간단한 승인 워크플로 다이어그램

SharePoint 제품에 포함 된 기본 승인 워크플로는 서식 파일로 작동 합니다. 이 서식 파일을 사용 하 여 사이트에 여러 승인 워크플로를 추가할 수 있습니다. 추가 하는 각 워크플로는 고유한 기본 승인 워크플로 버전 이며, 추가할 때 지정 하는 설정을 기반으로 각각 고유한 작업 방식을 사용 합니다.

이 세그먼트의 섹션

  1. 승인 워크플로는 나에 게 어떤 일을 할 수 있나요?

  2. 승인 워크플로는 어떤 작업을 할 수 있나요?

  3. 이 유형의 워크플로는 누가 사용할 수 있나요?

  4. 이러한 유형의 워크플로를 계획, 추가, 실행, 유지 관리 하는 방법은 무엇 인가요?

1. 승인 워크플로는 어떤 작업을 할 수 있나요?

  • 처음으로 목록, 라이브러리 또는 사이트 모음에 승인 워크플로를 추가 하는 경우 포함할 참가자의 수를 지정 하 고, 작업을 다른 사용자에 게 할당 하거나 (순차적) 또는 한꺼번에 (동시) 표시할 것인지를 지정할 수 있습니다. 또한 참가자의 작업을 두 개 이상의 개별 단계로 나눌 지 여부를 결정 하 고 최종 기한 및/또는 각 작업에 허용 되는 시간을 지정할 수도 있습니다. 항목에 대해 수동으로 워크플로를 시작할 때마다 이러한 설정을 수정할 수 있습니다.

  • 워크플로가 지정 된 각 참가자에 게 작업을 할당 합니다. 각 참가자는 항목을 승인 또는 거부 하 고, 항목의 변경을 요청 하거나, 작업을 다시 할당 하거나, 작업을 취소 하거나 삭제 하는 등 여러 가지 가능 응답을 선택 합니다.

  • 워크플로가 실행 되는 동안 단일 중앙 워크플로 상태 페이지에서 진행률을 모니터링 하 고 필요한 경우 조정할 수 있습니다.

  • 워크플로가 완료 된 후 60 일 동안이 워크플로를 사용 하 여 수행할 수 있는 모든 워크플로 이벤트의 목록 (또는 인스턴스)은 비공식적인 참조에 대 한 워크플로 상태 페이지에서 계속 표시 됩니다.

승인 워크플로를 사용 하 여 목록 또는 라이브러리에 대 한 콘텐츠 승인 프로세스를 관리할 수도 있습니다. 자세한 내용은이 문서의 제어 세그먼트를 참조 하세요.

2. 승인 워크플로는 어떤 작업을 할 있나요?

승인 워크플로의 참가자는 일반적으로 검토 중인 항목에서 변경 작업을 수행할 수 없습니다. 대신 참가자는 워크플로 인스턴스의 과정에서 해당 항목에 대 한 변경을 요청할 수 있습니다. 참가자가 항목 자체에 메모 및 변경 내용 추적을 삽입 하는 워크플로를 추가 하려면 참고 항목 섹션의 의견 수집 워크플로에 대 한 모든 정보문서를 참고 하세요.

또한 승인 워크플로는 서명을 수집 하도록 설계 되지 않았습니다. 워크플로를 사용 하 여 Microsoft Word 문서, Microsoft Excel 통합 문서 또는 Microsoft InfoPath form에서 서명을 수집 하려면 참고 항목 섹션의모든 서명 수집 워크플로문서를 참조 하세요.

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3 .이 유형의 워크플로는 누가 사용할 수 있나요?

워크플로를 추가 하려면   기본적으로 워크플로를 추가 하려면 목록 관리 권한이 있어야 합니다. (소유자 그룹에는 기본적으로 목록 관리 권한이 있습니다. 구성원 그룹과 방문자 그룹은 그렇지 않습니다.)

워크플로를 시작 하려면   또한 기본적으로 이미 추가 된 워크플로를 시작 하려면 항목 편집 권한이 있어야 합니다. (구성원 그룹과 소유자 그룹 모두 항목 편집 권한이 기본적으로 포함 되어 있습니다. 방문자 그룹은 그렇지 않습니다.)

또는 소유자가 소유자 그룹의 구성원 시작할 수 있도록 특정 워크플로를 구성 하도록 선택할 수 있습니다. (이렇게 하려면 연결 양식의 첫 페이지에서 목록 관리 권한이 있어야이 워크플로를 시작할 수 있습니다. 확인란을 선택 합니다.)

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4 .이 유형의 워크플로를 계획, 추가, 실행, 유지 관리 하려면 어떻게 하나요?

기본 단계는 다음과 같습니다.

  • 워크플로를 실행 하기 전에 (계획, 추가, 시작)   
    워크플로를 추가 하기 전에 추가 하려는 위치 (단일 목록 또는 라이브러리 또는 전체 사이트 모음의 경우)와 작동 방식에 대 한 세부 정보를 계획 합니다. 워크플로를 추가 하 고 구성한 후에는 필요한 권한이 있는 모든 사용자가 특정 항목에 대해 워크플로를 시작할 수 있습니다. 워크플로를 자동으로실행 하도록 설정할 수도 있습니다. 자동 실행은 두 트리거 이벤트 중 하나 또는 둘 다에 기반 하 여 목록 또는 라이브러리에 항목이 추가 되거나 생성 될 때 또는 목록 또는 라이브러리의 항목이 변경 될 때 활성화 될 수 있습니다.

  • 워크플로가 실행 되는 동안 (완료, 모니터링, 조정)   
    워크플로가 실행 되는 동안 개별 참가자는 할당 된 작업을 완료 합니다. 자동 미리 알림은 작업 마감일을 충족 하지 못하는 참가자에 게 전송 됩니다. 한편 워크플로의 진행 상황을 중앙 워크플로 상태 페이지에서 해당 워크플로 인스턴스의 모니터링할 수 있습니다. 워크플로가 실행 되는 동안 같은 페이지에서 워크플로를 조정 하는 것은 가능 합니다. 필요에 따라 워크플로를 취소 하거나 종료할 수 있습니다.

  • 워크플로가 실행 된 후 (검토, 보고서, 변경)   
    워크플로가 완료 되 면 워크플로 상태 페이지에서 해당 실행 (또는 인스턴스)의 전체 기록을 최대 60 일 동안 검토할 수 있습니다. 동일한 페이지에서이 워크플로 버전의 성능에 대 한 통계 보고서를 만들 수 있습니다. 마지막으로 워크플로가 작동 하는 방식에 대해 변경 하려는 항목이 있는 경우에는 먼저 워크플로를 추가할 때 완료 한 연결 양식을 열고 편집할 수 있습니다.

다음 순서도는 새 워크플로를 추가 하는 사용자의 관점에서 이러한 단계를 보여 줍니다.

워크플로 프로세스

이 세그먼트에서는 승인 워크플로 버전을 추가 하기 전에 수행 해야 하는 사항과 조립 해야 하는 정보를 확인 합니다.

이 워크플로 유형을 추가 하는 방법에 대해 잘 알고 있고 특정 단계에 대 한 미리 알림만 필요한 경우이 문서의 적절 한 추가 세그먼트 (목록/라이브러리 또는 사이트 모음)로 바로 이동할 수 있습니다.

이 세그먼트의 섹션

  1. 서식 파일 및 버전

  2. 연결 양식 소개

  3. 답에 대 한 12 가지 질문

1. 서식 파일 및 버전

SharePoint 제품에 포함 된 워크플로는 목록, 라이브러리 및 사이트 모음에 추가 하는 특정 개별 워크플로가 기반으로 하는 마스터 서식 파일로 작동 합니다.

예를 들어 승인 워크플로를 추가할 때마다 실제로 일반 승인 워크플로 서식 파일 버전 을 추가 하 게 됩니다. 특정 버전을 추가 하는 경우 연결 양식에서 지정 하는 고유한 이름과 고유한 설정을 각 버전에 제공 합니다. 이렇게 하면 승인 워크플로 마스터 서식 파일을 기반으로 하는 모든 버전의 워크플로를 추가할 수 있지만, 해당 버전을 사용 하는 특정 방식에 맞게 지정 된 각 버전이 표시 됩니다. 명명 된 버전도 워크플로 인스턴스라고도 합니다.

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2. 연결 양식 소개

포함 된 워크플로 서식 파일 중 하나를 기준으로 새 워크플로 버전을 추가할 때마다 연결 양식을 작성 하 여 새 인스턴스가 작동 하는 방식을 지정 합니다.

다음 섹션에서는 연결 양식을 완료 하는 데 도움이 되는 질문 목록을 확인할 수 있습니다. 그러나 첫 번째 방법에서는 폼과 해당 필드를 한 데 두는 방법에 대해 살펴보겠습니다.

연결 양식의 첫 번째 페이지

첫 번째 초기화 양식

연결 양식의 두 번째 페이지

실행 관련 정보 입력 양식

이 두 번째 페이지의 빨간색 상자에는 워크플로가 수동으로 시작 될 때마다 표시 되며 해당 단일 실행에 대해 편집할 수 있는 시작 양식에도 표시 됩니다.

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3. 답에 대 한 12 가지 질문

이 섹션의 모든 질문에 대 한 답변을 받으면 워크플로를 추가할 준비가 된 것입니다.

  1. 올바른 워크플로 형식 인가요?

  2. 하나의 목록 또는 라이브러리 또는 전체 사이트 모음을 선택 합니다. 콘텐츠 형식 중 하나를 선택 합니다.

  3. 좋은 이름은 무엇입니까?

  4. 작업 목록 및 기록 목록: 기존 또는 새 항목

  5. 이 워크플로를 시작할 수 있는 방법

  6. 이 워크플로도 상속 하는 콘텐츠 형식에도이 워크플로가 제공 되나요?

  7. 참가자: 어떤 사람에 게 어떤 주문을 하나요?

  8. 참가자에 게 어떤 추가 정보가 필요 한가요?

  9. 작업 기한

  10. 이 워크플로는 언제 종료 되나요?

  11. 알림을 보내야 하는 사람은 누구 인가요?

  12. 이 워크플로는 콘텐츠 승인을 제어 하나요?

01 .이를 올바른 워크플로 형식으로 만드시겠습니까?

이름에 ' 승인 ' 이라는 단어가 포함 된 여러 워크플로 서식 파일이 있습니다. 이 문서에서는 메뉴에 승인으로 표시 되는 워크플로 서식 파일 ( SharePoint 2010)에 대해 다룹니다. 이 워크플로 유형을 선택 하는 것이 확실 하지 않은 경우이 문서의 학습 부문을 다시 참조 하세요. 사용할 수 있는 다른 워크플로 서식 파일에 대 한 자세한 내용은 참고 항목 섹션의 SharePoint에 포함 된 워크플로 정보문서를 참조 하세요.

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02 단일 목록 또는 라이브러리 또는 전체 사이트 모음 입니까? 이름과 한 콘텐츠 형식 또는 모든 콘텐츠 형식

새 버전의 승인 워크플로를 단일 목록 또는 라이브러리에만 사용할 수 있도록 만들거나, 전체 사이트 모음에서 사용할 수 있도록 할 수도 있습니다.

  • 단일 목록이 나 라이브러리에 대 한 워크플로를 추가 하는 경우 모든 콘텐츠 형식 또는 단일 콘텐츠 형식에 대해서만 실행 되도록 설정할 수 있습니다.

  • 그러나 전체 사이트 모음에 대 한 워크플로를 추가 하는 경우 단일 사이트 콘텐츠 형식 에서만 실행 하도록 설정 해야 합니다 .

세 가지 추가 방법이 설명되어 있는 사이트 모음 맵

콘텐츠 형식

SharePoint 목록 또는 라이브러리에 저장 된 각 문서 또는 다른 항목이 하나 또는 다른 콘텐츠 형식에 속해 있습니다. 콘텐츠 형식에는 기본 및 원본, 문서 또는 Excel 스프레드시트로사용할 수 있으며, 법률 계약서 또는 제품 디자인 사양으로 매우 전문화 되어 있습니다. 일부 콘텐츠 형식은 SharePoint 제품에서 기본적으로 사용할 수 있지만, 사용자 지정 하 고 직접 만든 다른 사용자를 추가할 수 있습니다. 자세한 내용은 사이트 콘텐츠 형식 만들기 또는 사용자 지정목록 또는 라이브러리에 콘텐츠 형식 추가를 참조 하세요.

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03. 좋은 이름은 무엇입니까?

워크플로 버전의 이름을 다음과 같이 지정 합니다.

  • 해당 항목이 사용 되는 항목을 명확 하 게 표시 합니다.

  • 다른 워크플로와 명확 하 게 구별 합니다.

예제

편집자 그룹의 구성원 이라고 가정해 보세요. 그룹에서 두 가지 승인 워크플로를 사용 하 여 외부 참가자의 문서 제출을 관리 하려고 합니다.

  • 제출 된 각 문서에서 첫 번째 워크플로를 실행 하 여 편집 프로세스에 대해 허용할 것인지 여부를 결정 합니다.

  • 제출 된 문서를 수락 하 고 편집한 후 편집한 초안에서 두 번째 워크플로를 실행 하 여 최종본으로 수락할지 여부를 결정 합니다.

첫 번째 워크플로에 제출 승인 수락을 허용 하 고 두 번째 최종 초안 승인에 대 한 이름을 입력할 수 있습니다.

팁: 일반적으로 일관성 있는 명명 규칙을 설정 하 고 워크플로와 관련 된 모든 사용자가 해당 규칙을 잘 알고 있는지 확인 하는 것이 좋습니다.

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04-작업 목록 및 기록 목록: 기존 또는 새 항목

워크플로에서 사이트의 기본 작업 목록 및 기록 목록을 사용 하거나, 다른 기존 작업 및 기록 목록을 사용 하거나,이 워크플로에 대 한 새 목록을 요청할 수 있습니다.

  • 사이트에 워크플로가 여러 개 있거나 일부 워크플로가 여러 작업을 포함 하는 경우에는 각 워크플로에 대해 새 목록을 요청 하는 것이 좋습니다. (초과 기간 목록을 관리 하면 성능이 저하 될 수 있습니다.) 시스템에서 매우 긴 목록을 매우 길게 유지 관리 하는 것이 더 빠르고 쉽습니다.

  • 이 워크플로에 대 한 작업 및 기록에 일반 작업 목록과 구분 되는 중요 한 데이터 나 기밀 데이터가 포함 되는 경우이 워크플로에 대해 별도의 새 목록을 만들어야 한다는 것을 명확 하 게 표시 해야 합니다. 워크플로를 추가한 후에는 새 목록에 대 한 적절 한 사용 권한이 설정 되어 있는지 확인 합니다.

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05 .이 워크플로를 시작할 수 있는 방법

워크플로는 수동으로 또는 다음 방법 으로만 시작 하도록 설정할 수 있습니다.

  • 특정 문서 또는 항목에 대 한 승인 워크플로를 수동으로 시작 하면 다른 양식 ( 시작양식)이 제공 됩니다. 초기화 폼에는 연결 양식의 두 번째 페이지에 있는 대부분의 설정이 포함 되어 있습니다. 이렇게 하면 워크플로를 시작 하는 사용자가 해당 설정 (현재 인스턴스에만 해당)을 변경 하려는 경우 시작을 클릭 하기 전에 해당 설정을 변경할 수 있습니다. 목록 > 항목 상황에 맞는 메뉴로 이동 > 워크플로 를 선택> 수동으로 시작할 수 있습니다.

  • 물론 자동 시작 기능을 사용 하면 초기화 폼을 발표할 기회가 없으므로 연결 양식에 지정 된 기본 설정이 변경 없이 사용 됩니다.

다음 그림에서는 수동 시작과 자동 시작 간의 차이를 보여 줍니다.

수동 및 자동 시작 양식의 비교

시작 폼에서 변경한 내용은 워크플로의 현재 인스턴스 동안에 적용 됩니다. 워크플로의 영구, 기본 설정을 변경 하려면이 문서의 변경 내용 세그먼트에 설명 된 대로 원래 연결 양식을 편집 합니다.

수동 시작

수동 시작을 허용 하는 경우 필요한 권한이 있는 모든 사용자가 언제 든 지 해당 항목에 대해 워크플로를 시작할 수 있습니다.

수동 시작의 장점은 사용자와 동료가 선택 하는 경우에 워크플로를 실행할 수 있고,이를 실행할 때마다 시작 양식을 사용 하 여 일부 설정을 변경할 기회가 있다는 것입니다.

간단한 예제    팀 외부에서 작성자가 작성 한 항목에 대해서만 워크플로를 실행 하려는 경우 수동으로 시작 하면 사용자와 팀 동료가 작성 한 항목에 대해 자동으로 실행 되지 않습니다. (대체 해결 방법: 팀에서 만든이의 항목에 대 한 하나의 목록 또는 라이브러리를 유지 관리 하 고, 다른 모든 작성자의 항목에 대 한 별도의 목록 또는 라이브러리입니다. 이렇게 하면 외부 작성자 목록 에서만 워크플로를 자동으로 실행할 수 있습니다. 다른 해결 방법: IF 조건과 특정 사람에 게 만든 집합을 추가 합니다. 자세한 내용은 워크플로 조건 빠른 참조 를 참조 하세요.

수동 시작의 주요 단점은 누군가가 해당 작업을 수행할 때마다 워크플로를 실행 해야 한다는 것입니다.

자동 시작

다음 이벤트 중 하나에서 자동으로 시작 되도록 워크플로를 설정할 수 있습니다.

  • 다른 사용자가 항목의 주 버전을 게시 하려고 시도 합니다.

  • 새 항목이 목록 또는 라이브러리에 만들어지거나 업로드 됩니다.

  • 목록 또는 라이브러리에 이미 저장 된 항목이 변경 됩니다.

자동 시작의 장점은 워크플로를 시작 하는 것을 염두에 둘 필요가 없다는 것입니다. 트리거 이벤트가 발생할 때마다 실행 됩니다.

간단한 예제    목록에 있는 항목의 정확성과 적합성을 책임 지는 경우 해당 목록에 승인 워크플로를 추가 하 고 자신을 유일한 참가자로 지정할 수 있습니다. 목록의 항목이 변경 될 때마다, 그리고 새 항목이 추가 될 때마다 워크플로가 자동으로 시작 되도록 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 항상 최신 상태로 유지 됩니다.

자동 시작의 두 가지 단점은 다음과 같습니다.

  • 트리거 이벤트가 발생할 때마다 워크플로가 실행 되는 것을 중지할 수 없습니다.

  • 개별 인스턴스의 시작 부분에서는 설정을 변경할 수 없습니다.

사용자가 항목의 주 버전을 게시 하려고 할 때마다 승인 워크플로를 자동으로 실행 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 제어 세그먼트를 참고 하세요.

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06 .이 방법으로 상속 되는 콘텐츠 형식 에서도이 워크플로를 얻을 수 있나요?

전체 사이트 모음의 콘텐츠 형식에 워크플로를 추가 하는 경우에는 워크플로를 추가 하는 콘텐츠 형식에서 상속 되는 사이트 모음의 다른 모든 콘텐츠 형식에도 워크플로를 추가 하는 옵션이 제공 됩니다.

참고

  • 모든 추가 추가 작업을 수행 하는 데 시간이 오래 걸릴 수 있습니다.

  • 콘텐츠 형식을 상속 하기 위해이 워크플로를 추가할 사이트 또는 하위 사이트에 대 한 상속이 중단 된 경우이 작업을 실행 하기 전에 해당 사이트의 소유자 그룹 또는 하위 사이트의 구성원 인지 확인 합니다.

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07. 참가자: 어떤 사람을 순서 대로 선택 해야 하나요?

검토 작업을 배정할 각 사용자의 이름이 나 전자 메일 주소를 제공 해야 합니다.

1 단계 또는 여러 단계    검토 작업을 한 번만 수행 하거나 여러 단계를 수행 하도록 선택할 수 있습니다. 스테이지가 여러 개 있는 경우 단계가 하나씩 수행 됩니다.

병렬 리뷰 또는 일련의 검토가 있나요?    특정 단계의 참가자에 대해 검토 작업을 동시에 모두 할당 하거나, 검토 작업을 다른 사용자가 지정한 순서 대로 한 번에 (순차적) 표시 하도록 선택할 수 있습니다. 예를 들어, 첫 번째 거부 후에 워크플로를 설정 하거나 참가자가 이전 참가자의 메모를 검토 컨텍스트의 일부로 볼 수 있도록 하려면 serial 옵션이 유용할 수 있습니다.

예제

이 간단한 시나리오는 여러 단계와 일련 리뷰의 몇 가지 장점을 보여 줍니다.

강민수에서 새 승인 워크플로를 추가 한다고 가정해 보세요. 그는 자신이 자신의 동료 들과 각 항목을 먼저 검토 하 고 그에 대 한 리뷰를 강 혜 린 것을 원합니다. 또한 강 혜 린 나 최유정이 항목을 거부 하는 경우 워크플로를 자체적으로 검토 하기 전에 종료 하려고 합니다. 강민수는 다음 두 가지 방법 중 하나로 설정할 수 있습니다.

  • 직렬 검토를 사용 하 여   강민수는 처음 두 명의 참가자가 강 혜 린 하 고 그 중 세 번째 인 1 단계 직렬 검토를 설정 합니다. 첫 번째 거부 시 종료 옵션을 선택 합니다.
    이 정렬에서는 강 혜 린의 작업을 배정 하기 전에 항목을 승인 해야 하며, 최유정은 강민수의 작업이 배정 되기 전에 항목을 승인 해야 합니다. 강 혜 린에서 항목을 거부 하면 최유정 또는 강민수에 게 작업을 배정할 수 없습니다. 강 혜 린 승인 하지만 최유정이 거부 되는 경우에는 강민수의 검토 작업에 배정 된 후에도 워크플로가 종료 됩니다.
    강민수에서 1 단계 직렬 검토를 설정 하는 방법은 다음과 같습니다.
    순차적 스테이지 설정이 강조 표시된 양식
    첫 거부 시 종료 옵션 선택

  • 2 단계 사용   강민수에서 강 혜 린와 최유정을 동시에 배정 하는 것을 원하지 않는 경우, 직원 들이 시작 하기 전에 강 혜 린 완료 될 때까지 기다릴 필요가 없도록 워크플로에서 두 스테이지를 설정할 수 있습니다 (예: 강 혜 린 및 최유정의 검토를 위한 첫 번째 병렬 스테이지, 두 번째 단계는 자신만의 검토에만 해당). 이번 에도 첫 번째 거부 시 종료 옵션을 선택 합니다. 첫 번째 단계가 완료 될 때까지 두 번째 단계는 시작 되지 않습니다. 다시 한번, 강 혜 린 나 최유정 중 하나가 항목을 거부 하더라도 강민수의 검토 작업은 배정 되지 않습니다.
    강민수에서 2 단계 병렬 검토를 설정 하는 방법은 다음과 같습니다.
    동시 스테이지 설정이 강조 표시된 양식
    첫 거부 시 종료 옵션 선택

두 솔루션의 다이어그램은 다음과 같습니다.

나란히 표시된 순차적 워크플로 및 2스테이지 워크플로

외부 참가자    SharePoint 조직의 구성원이 아닌 참가자를 포함 하는 특별 한 프로세스가 있습니다. 이 프로세스에서는 사이트 구성원이 외부 참가자에 대 한 프록시 역할을 합니다.

해당 프로세스의 다이어그램은 다음과 같습니다.

외부 참가자를 포함하기 위한 프로세스 순서도

각 그룹 구성원에 게 하나의 작업을 각 그룹에 할당 하 시겠습니까?    워크플로 참석자에 그룹 주소 또는 배포 목록을 포함 하는 경우 워크플로는 그룹의 각 구성원에 게한 작업 을 할당 하거나 전체 그룹에 한 개의 작업만 할당할 수 있으며 각 구성원에 게 해당 작업에 대 한 알림을 계속 보냅니다. 하나의 작업만 전체 그룹에 할당 되 면 그룹의 모든 구성원이 해당 단일 작업을 주장 하 고 완료할 수 있습니다. (이 문서의 전체 세그먼트에서 그룹 작업을 요청 하는 방법에 대 한 지침을 확인할 수 있습니다.)

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08. 참가자가 필요로 하는 추가 정보는 무엇 인가요?

연결 양식에는 지침, 요구 사항, 리소스 등에 대 한 세부 정보를 제공할 수 있는 텍스트 필드가 있습니다.

포함할 수 있는 두 가지 사항은 다음과 같습니다.

  • 연락처 정보 (예를 들어 참가자에 게 어려움 또는 질문이 있는 경우)

  • 각 그룹이 나 메일 그룹에 단일 작업만 할당 하는 경우, 각 그룹의 단일 구성원이 작업을 완료 하기 전에이를 요청 해야 합니다. 이렇게 하면 그룹의 다른 구성원이 같은 작업을 시작 하 여 시간을 낭비할 필요가 없습니다. 이 문서의 전체 세그먼트에서 그룹 작업을 주장 하는 방법에 대 한 세부 정보를 확인할 수 있습니다.

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09. 작업 기한

워크플로 작업이 다음 두 가지 중 하나 또는 둘 다로 인해 발생 하는 경우를 나타낼 수 있습니다.

달력 날짜별    모든 작업 기한을 하나의 달력 날짜에 지정할 수 있습니다.

  • 워크플로가 자동으로 시작 되도록 설정한 경우 일반적으로이 옵션을 사용 하지 않아야 합니다. 이는 워크플로가 자동으로 시작 될 때마다 지정 하는 날짜 값이 현재 날짜와 관련 하 여 자동으로 조정 되지 않기 때문입니다.

작업 기간별    각 작업을 완료 하는 데 허용 되는 일 수, 주 또는 월을 지정할 수 있습니다 (해당 작업이 할당 되 면 시작).

  • 일정 기한 날짜가 지정 된 작업 기간을 무시 합니다. 즉, 오늘 6 월 10 일이 고 하루에는 기간이 3 일인 작업을 배정 했지만 6 월 11 일 인 달력 기한이 있는 경우이 작업은 6 월 11 일 (달력 기한)에 해당 하는 것이 고, 6 월 13 일로 설정 되어 있지 않습니다 (세 번째 기간의 끝).

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10 .이 워크플로를 언제 종료 하나요?

불필요 한 검토에 소요 되는 시간을 낭비 하려면 두 이벤트 중 하나가 발생할 때 워크플로를 즉시 종료 하도록 선택 하면 됩니다 (지정 또는 계산 된 기한 날짜 앞).

  • 모든 참가자가 항목을 거부 합니다.

  • 항목이 어떤 방식으로든 변경 됩니다.

참고: 현재 체크 아웃 된 항목에 대해서는 워크플로를 시작할 수 없습니다. 그러나 워크플로를 시작한 후에는 검토 항목을 체크 아웃 하 여 변경 되지 않도록 할 수 있습니다. 해당 항목이 다시 체크 인 될 때까지 다른 워크플로를 시작할 수 없습니다.

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11. 알림을 보내야 하는 사람은 누구 인가요?

참조 필드의 연결 양식의 두 번째 페이지에서이 워크플로가 시작 되거나 종료 될 때마다 알림을 받을 모든 사용자의 이름이 나 주소를 입력할 수 있습니다.

  • 여기에 이름을 입력 해도 해당 사람에 게 워크플로 작업을 할당 하는 것은 발생 하지 않습니다 .

  • 워크플로가 수동으로 시작 되 면이 필드에 지정할 필요 없이 시작 및 종료 알림을 시작 하는 사용자 가 해당 워크플로를 받습니다.

  • 워크플로가 자동으로 시작 되 면 처음에 추가한 사용자 가이 필드에 지정할 필요 없이 시작 및 종료 알림을 받습니다.

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12 .이 워크플로는 콘텐츠 승인을 제어 하나요?

목록에 대 한 액세스 권한이 있는 모든 사람에 게 표시 되기 전에 새 항목 및/또는 새 버전의 현재 항목을 검토 하 고 해당 콘텐츠의 정확성 또는 해당 양식 및 스타일에 대 한 적용을 원하는 목록이 나 라이브러리를 만들 수 있습니다. 이러한 종류의 검토 프로세스를 콘텐츠 승인이라고 합니다.

SharePoint 제품에서 승인 워크플로를 사용 하 여 콘텐츠 승인 프로세스를 보다 쉽고 효율적으로 만들 수 있습니다. 자세한 내용은이 문서의 컨트롤 콘텐츠 승인 세그먼트를 참조 하세요.

다음에는 어떤 것이 있나요?

새 승인 워크플로를 목록, 라이브러리 또는 사이트 모음에 추가할 준비가 되었으면이 문서의 적절 한 추가 세그먼트 (목록/라이브러리 또는 사이트 모음)로 이동 하세요.

목록에 대 한 액세스 권한이 있는 모든 사람에 게 표시 되기 전에 새 항목 및/또는 새 버전의 현재 항목을 검토 하 고 해당 콘텐츠의 정확성 또는 양식 및 스타일에 대 한 적합성을 원하는 경우 목록 및 라이브러리를 만들 수 있습니다. 이러한 종류의 검토 프로세스를 콘텐츠 승인이라고 합니다.

SharePoint 제품에서는 워크플로 없이 콘텐츠 승인을 수동으로 제어할 있습니다. 그러나 SharePoint 승인 워크플로를 사용 하면 보다 쉽고 효율적으로 프로세스를 만들 수 있습니다.

SharePoint 제품의 버전 관리 및 콘텐츠 승인 기능에 대해 잘 모르는 경우 다음 문서를 검토 하 여 시작 하는 것이 좋습니다.

승인 워크플로에서는 워크플로를 처음 추가할 때 입력 하는 연결 양식의 단일 컨트롤과 연결 된 각 방법으로 콘텐츠 승인 프로세스를 제어할 수 있는 두 가지 방법이 있습니다. 둘 중 하나 또는 둘 다에 대해 워크플로를 사용할 수 있습니다.

주 버전의 게시 제어

연결 양식의 첫 페이지의 시작 옵션 영역에 이 워크플로를 시작 하 여 항목의 주 버전 게시를 승인하는 옵션이 있습니다. 다음 사항에 유의해야 합니다.

  • 이 옵션은 단일 목록 또는 라이브러리의 모든 콘텐츠 형식에서 실행 되며 단일 콘텐츠 형식의 항목 에서만 실행 되는 워크플로는 승인 워크플로에만 사용할 수 있습니다.

  • 이 옵션을 사용 하려면 버전 관리 설정 페이지에서 목록 또는 라이브러리에 대 한 콘텐츠 승인을 사용 하도록 설정 해야 하며, 같은 페이지에서 주 버전과 부 버전 (초안) 만들기 옵션을 선택 해야 합니다.

  • 이 옵션을 선택 하면 다음 두 옵션을 사용할 수 없게 됩니다. 새 항목이 만들어질 때이 워크플로를 시작 하 고 항목이 변경 되 면이 워크플로를 시작합니다.

  • 이 옵션을 선택 하면 누군가가 해당 항목의 주 버전을 게시 하려고 할 때 항목이 항목에 대해 자동으로 실행 됩니다.

  • 단일 목록 또는 라이브러리에는 주 버전의 게시를 승인 하는 데 사용 되는 승인 워크플로 하나만 있을 수 있습니다. 이 함수의 같은 목록 또는 라이브러리에 두 번째 워크플로를 지정 하려고 하면 하나를 선택 하 라는 메시지가 표시 됩니다.

버전 관리를 기반으로 하지 않는 컨트롤

연결 양식의 두 번째 페이지에 있는 콘텐츠 승인 영역에서 워크플로가 완료 된 후 승인 상태를 업데이트 하는 옵션을 사용할 수 있습니다 (이 워크플로를 사용 하 여 콘텐츠 승인을 제어 함).

이 옵션은 목록 또는 라이브러리에 콘텐츠 승인이 필요한 지 여부에 관계 없이 양식에서 사용할 수 있습니다. 어느 방법을 사용 하 든 해당 항목에 대 한 승인 필드의 값이 워크플로의 결과에 따라 업데이트 됩니다.

이 옵션을 사용 하 여 다음 중 하나를 수행할 수 있습니다.

  • 항상 수동으로 워크플로를 실행 하거나

  • 연결 양식의 첫 페이지에서 하나 이상의 자동 시작 옵션을 선택 하거나

  • 수동 및 자동 시작을 모두 허용

웹 게시 사이트의 콘텐츠 컨트롤

콘텐츠 컨트롤은 페이지를 웹에 게시 하는 사이트의 특수 프로세스입니다. 따라서 웹 게시에 사용 하도록 사용자 지정 된 워크플로 버전을 포함 하는 사이트 서식 파일 (워크플로가 포함 된 게시 사이트) 뿐만 아니라 게시 사이트에서 사용할 특별 한 게시 승인 워크플로가 있습니다.

다음에는 어떤 것이 있나요?

새 승인 워크플로를 목록, 라이브러리 또는 사이트 모음에 추가할 준비가 되었으면이 문서의 적절 한 추가 세그먼트 (목록/라이브러리 또는 사이트 모음)로 이동 하세요.

아직 워크플로를 추가 하는 데 익숙하지 않은 경우이 문서의 단계를 진행 하기 전에이 문서에서 학습 세그먼트와 계획 세그먼트를 검토 하는 것이 유용할 수 있습니다.

이 세그먼트의 섹션

  1. 시작하기 전에

  2. 워크플로 추가

1. 시작 하기 전에

워크플로를 추가 하려면 두 가지 문제가 먼저 순서 대로 있어야 합니다.

전자 메일    워크플로에서 전자 메일 알림과 미리 알림을 보내려면 SharePoint 사이트에서 전자 메일을 사용 하도록 설정 해야 합니다. 이 작업이 이미 완료 되었는지 확실 하지 않으면 SharePoint 관리자에 게 문의 하세요. 또한 SharePoint 2013 단계별 실행: 보내는 전자 메일 설정 설정을 참조 하세요.

사용권한    SharePoint 기본 설정에는 목록, 라이브러리 또는 사이트 모음에 대 한 워크플로를 추가 하는 목록 관리 권한이 있어야 합니다. (소유자 그룹에는 기본적으로 목록 관리 권한이 있습니다. 구성원 그룹과 방문자 그룹은 그렇지 않습니다. 사용 권한에 대 한 자세한 내용은이 문서에 대 한 자세한 내용 부문을 참조 하세요.

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2. 워크플로 추가

단계

  1. 워크플로를 추가 하려는 목록이 나 라이브러리를 엽니다.

  2. 리본 메뉴에서 목록 또는 라이브러리 탭을 클릭 합니다.

    참고: 탭의 이름은 목록 또는 라이브러리의 종류에 따라 다를 수 있습니다. 예를 들어 일정 목록에서 탭은 일정이라고 합니다.

  3. 설정 그룹에서 워크플로 설정을클릭 합니다.

  4. 워크플로 설정 페이지의이 유형의 워크플로 연결 표시에서 문서, 목록 또는 폴더에 워크플로를 실행할지 여부를 지정한 다음 워크플로 추가를 클릭 합니다.

  5. 연결 양식의 첫 번째 페이지를 완료 합니다.
    (지침은 그림을 따르세요.)

    섹션이 강조 표시된 워크플로 추가 기본 정보

    설명 번호 1

    콘텐츠 형식

    기본 선택 항목을 모두그대로 유지 하거나 특정 콘텐츠 형식을 선택 합니다.

    설명 번호 2

    서식 파일

    승인 – SharePoint 2010 서식 파일을 선택 합니다.

    참고: Sharepoint 2010 서식 파일이 목록에 나타나지 않으면 sharepoint 관리자에 게 문의 하 여 사이트 모음 또는 작업 영역에 대해 활성화 되어 있는지 확인 합니다. 관리자 인 경우 사이트 설정 >사이트 모음 기능 으로 이동 하 > 워크플로 활성화 기능을 참조 하세요.

    설명 번호 3

    Name(이름)

    이 워크플로의 이름을 입력 합니다. 이름은이 목록 또는 라이브러리의 사용자에 게이 워크플로를 식별 합니다.

    워크플로 이름을 지정 하는 방법에 대 한 제안 사항은이 문서의 계획 세그먼트를 참조 하세요.

    설명 번호 4

    작업 목록

    이 워크플로에 사용할 작업 목록을 선택 합니다. 기존 작업 목록을 선택 하거나 새 작업 목록을 클릭 하 여 새 목록을 만들 수 있습니다.

    기존 항목을 선택 하는 대신 새 작업 목록을 만드는 이유에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 하세요.

    설명 번호 5

    기록 목록

    이 워크플로에 사용할 기록 목록을 선택 합니다. 기존 기록 목록을 선택 하거나 워크플로 기록 (새로 만들기) 를 클릭 하 여 새 목록을 만들 수 있습니다.

    새 기록 목록을 만드는 이유에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 하세요.

    설명 번호 6

    시작 옵션

    이 워크플로를 시작할 수 있는 방법 또는 방법을 지정 합니다.

    시작 옵션을 선택 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 하세요.

    워크플로를 사용 하 여 주 버전의 게시를 비롯 한 콘텐츠 승인을 제어 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 제어 세그먼트를 참고 하세요.

    • 단일 콘텐츠 형식에 대 한 워크플로를 추가 하는 경우에는 이 워크플로를 시작 하 여 항목의 주 버전 게시를 승인 하도록 하는 옵션이 표시되지 않는다는 점에 유의 하세요. 

    • 또한 이 워크플로를 시작 하 여 항목의 주 버전 게시를 승인 하도록선택 하면 다음 두 확인란을 사용할 수 없게 됩니다.

  6. 이 양식의 모든 설정이 원하는 대로 되어 있으면 다음을 클릭 합니다.

  7. 연결 양식의 두 번째 페이지를 완료 합니다.
    (지침은 그림을 따르세요.)

    참고: SharePoint 제품은이 두 번째 연결 양식 (다음 그림에서 1 ~ 7)의 첫 몇 가지 옵션을 제공 하므로 워크플로를 수동으로 시작할 때마다 해당 특정 인스턴스에 대 한 옵션을 변경할 수 있도록 해당 사용자에 게 해당 작업을 수행 하는 것이 좋습니다.

    필드가 강조 표시된 워크플로 추가 기본값

    설명 번호 1

    할당 대상

    워크플로에서 작업을 배정할 사용자의 이름 또는 주소를 입력 합니다.

    • 작업이 한 번에 하나씩 배정 되는 경우 (순차적)   
      작업을 배정 해야 하는 순서 대로 이름 또는 주소를 입력 합니다.

    • 모든 작업이 동시에 배정 되는 경우 (동시)   
      이름 또는 주소의 순서가 중요 하지 않습니다.

    • SharePoint 조직 외부의 사용자에 게 작업을 배정 하는 경우   
      외부 참가자를 포함 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 전체 세그먼트를 참고 하세요.

    설명 번호 2

    order

    작업을 한 번에 하나씩 배정할 것인지 (순차적) 또는 한꺼번에 (동시) 지정 하도록 지정할 수 있습니다.

    일련 순서와 병렬 순서를 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 하세요.

    설명 번호 3

    새 스테이지 추가

    방금 구성한 첫 번째 단계를 초과 하 여 원하는 스테이지를 추가 합니다.

    • 전체 스테이지를 삭제 하려면 해당 스테이지의 배정 대상 필드를 클릭 한 다음 CTRL + delete를 누릅니다.

    여러 단계를 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 하세요.

    설명 번호 4

    그룹 확장

    • 배정 대상 필드에 입력 하는 각 그룹의각 구성원에 게 한 작업을 배정 하려면이 확인란을 선택 합니다. (그룹의 각 구성원은 작업 알림을 받으며 각 구성원에 게 자신의 작업이 완료 될 것입니다.)

    • 배정 대상 필드에 입력 하는 각 그룹에 작업을 하나만 배정 하려면이 확인란 의 선택을 취소 합니다. (그룹의 각 구성원은 작업 알림을 받지만 한 구성원은 전체 그룹을 대신 하 여 단일 작업을 요청 하 고 완료할 수 있습니다. 이 문서의 전체 세그먼트에서 그룹 작업을 요청 하는 방법에 대 한 지침을 확인할 수 있습니다.

    설명 번호 5

    요청당

    여기에 포함 하는 텍스트는 워크플로가 보내는 각 작업 알림에 포함 됩니다. 다음과 같이 참가자가 필요로 하는 추가 지침이 나 리소스를 포함 하는 것을 잊지 마세요.

    • 연락처 정보.

    • 해당 하는 경우 전체 그룹이 나 메일 그룹에 배정 된 단일 작업에 대 한 메모를 표시 합니다. (이 문서의 전체 세그먼트에서 그룹 작업을 요청 하는 방법에 대 한 지침을 확인할 수 있습니다.)

    설명 번호 6

    기한 및 작업 기간

    전체 워크플로에 대 한 최종 기한을 지정 하 고, 지정 된 시간 동안 각 작업을 완료할 때까지 허용 되는 일 수, 주 또는 월을 지정 합니다.

    • 이 워크플로가 자동으로 시작 되는 경우에는 일반적으로 모든 작업의 기한 필드를 비워 두고 2 개의 기간 필드를 사용 하 여 기한을 제어 하는 것이 좋습니다. 수동으로 워크플로를 시작 하는 경우 시작 양식에 정확한 기한을 항상 제공할 수 있습니다.

    기한을 사용 하는 시기와 작업 기간을 사용 하는 경우에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 하세요.

    설명 번호 7

    [

    워크플로가 시작 되거나 종료 될 때마다 알림을 받을 사용자의 이름 또는 전자 메일 주소를 입력 합니다.

    • 여기에 이름을 입력 해도 워크플로 작업은 할당 되지 않습니다 .

    • 워크플로가 수동으로 시작 되 면이 필드에 지정할 필요 없이 시작 및 중지 알림을 시작 하는 사용자 가 해당 워크플로를 받습니다.

    • 워크플로가 자동으로 시작 되 면 처음에 추가한 사용자 가이 필드에 지정할 필요 없이 시작 및 중지 알림을 받습니다.

    설명 번호 8

    워크플로 종료

    두 옵션 모두, 둘 중 하나 또는 모두를 선택 합니다.

    이러한 옵션에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 하세요.

    설명 번호 9

    콘텐츠 승인 사용

    이 워크플로를 사용 하 여 콘텐츠 승인을 관리 하는 경우이 확인란을 선택 합니다.

    워크플로를 사용 하 여 주 버전의 게시를 비롯 한 콘텐츠 승인을 제어 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 제어 세그먼트를 참고 하세요.

  8. 이 페이지의 모든 설정이 원하는 대로 되어 있으면 저장 을 클릭 하 여 워크플로를 만듭니다.

아직 워크플로를 추가 하는 데 익숙하지 않은 경우이 문서의 단계를 진행 하기 전에이 문서에서 학습 세그먼트와 계획 세그먼트를 검토 하는 것이 유용할 수 있습니다.

이 세그먼트의 섹션

  1. 시작하기 전에

  2. 워크플로 추가

1. 시작 하기 전에

워크플로를 추가 하려면 두 가지 문제가 먼저 순서 대로 있어야 합니다.

전자 메일    워크플로에서 전자 메일 알림과 미리 알림을 보내려면 사이트에 대 한 전자 메일을 사용 하도록 설정 해야 합니다. 이 작업이 이미 완료 되었는지 확실 하지 않으면 SharePoint 관리자에 게 문의 하세요. 또한 SharePoint 2013 단계별 실행: 보내는 전자 메일 설정 설정을참조 하세요.

사용권한    SharePoint 기본 설정에는 목록, 라이브러리 또는 사이트 모음에 대 한 워크플로를 추가 하는 목록 관리 권한이 있어야 합니다. (소유자 그룹에는 기본적으로 목록 관리 권한이 있습니다. 구성원 그룹과 방문자 그룹은 그렇지 않습니다. 사용 권한에 대 한 자세한 내용은이 문서에 대 한 자세한 내용 부문을 참조 하세요.

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2. 워크플로 추가

단계

  1. 사이트 모음에 대 한 홈 페이지로 이동 합니다 (컬렉션 내의 사이트 또는 하위 사이트의 홈 페이지가아님 ).

  2. 설정 아이콘 SharePoint Online 공용 웹 사이트 설정 단추 클릭 한 다음 사이트 설정을클릭 합니다.

  3. 사이트 설정 페이지의 웹 디자이너 갤러리에서 사이트 콘텐츠 형식을클릭 합니다.

  4. 사이트 콘텐츠 형식 페이지에서 워크플로를 추가 하려는 사이트 콘텐츠 형식의 이름을 클릭 합니다.

    참고: 전체 사이트 모음에 추가 된 워크플로는 단일 콘텐츠 형식의 항목에 대해서만 추가 되어야 합니다.

    형식이 강조 표시된 문서 콘텐츠 형식

    1. 선택한 콘텐츠 형식 페이지의 설정에서 워크플로 설정을클릭 합니다.
      설정 섹션의 워크플로 설정 링크

    2. 워크플로 설정 페이지에서 워크플로 추가 링크를 클릭 합니다.
      워크플로 추가 링크

    3. 연결 양식의 첫 번째 페이지를 완료 합니다.
      (지침은 그림을 따르세요.)

    워크플로 설정 페이지

    설명 번호 1

    서식 파일

    승인 – SharePoint 2010 서식 파일을 선택 합니다.

    참고: Sharepoint 2010 서식 파일이 목록에 나타나지 않으면 sharepoint 관리자에 게 문의 하 여 사이트 모음 또는 작업 영역에 대해 활성화 되어 있는지 확인 합니다. 관리자 인 경우 사이트 설정 > 사이트 모음 기능으로 이동 하 > 워크플로 활성화 기능을 참조 하세요.

    설명 번호 2

    Name(이름)

    이 워크플로의 이름을 입력 합니다. 이름으로이 사이트 모음의 사용자에 게이 워크플로를 식별 합니다.

    워크플로 이름을 지정 하는 방법에 대 한 제안 사항은이 문서의 계획 세그먼트를 참조 하세요.

    설명 번호 3

    작업 목록

    이 워크플로에 사용할 작업 목록을 선택 합니다. 기존 작업 목록을 선택 하거나 새 작업 목록을 클릭 하 여 새 목록을 만들 수 있습니다.

    기존 항목을 선택 하는 대신 새 작업 목록을 만드는 이유에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 하세요.

    설명 번호 4

    기록 목록

    이 워크플로에 사용할 기록 목록을 선택 합니다. 기존 기록 목록을 선택 하거나 워크플로 기록 (새로 만들기) 를 클릭 하 여 새 목록을 만들 수 있습니다.

    새 기록 목록을 만드는 이유에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 하세요.

    설명 번호 5

    시작 옵션

    이 워크플로를 시작할 수 있는 방법 또는 방법을 지정 합니다.

    시작 옵션을 선택 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 하세요.

    설명 번호 6

    이 워크플로를 하위 콘텐츠 형식에 추가 하 시겠습니까?

    이 콘텐츠 형식 에서 상속 되는 다른 모든 사이트 및 목록 콘텐츠 형식에이 워크플로를 추가할지 (연결) 여부를 지정 합니다.

    • 모든 추가 추가 작업을 수행 하는 데 시간이 오래 걸릴 수 있습니다.

    • 콘텐츠 형식을 상속 하기 위해이 워크플로를 추가할 사이트 또는 하위 사이트에 대 한 상속이 끊어진 경우이 작업을 실행 하기 전에 해당 사이트 또는 하위 사이트의 소유자 그룹 구성원 인지 확인 합니다.

  5. 이 페이지의 모든 설정이 원하는 대로 되어 있으면 다음을 클릭 합니다.

  6. 연결 양식의 두 번째 페이지를 완료 합니다.
    (지침은 그림을 따르세요.)

    참고: SharePoint 제품은 연결 양식의이 두 번째 페이지 (다음 그림에서 1 ~ 7)의 첫 번째 몇 가지 옵션을 보여 주고, 수동으로 워크플로를 시작할 때마다 해당 한 인스턴스에만 해당 옵션을 변경할 수 있도록 하는 것을 참고 하세요.

    필드가 강조 표시된 워크플로 추가 기본값

    설명 번호 1

    할당 대상

    워크플로에서 작업을 배정할 사용자의 이름 또는 주소를 입력 합니다.

    • 작업이 한 번에 하나씩 배정 되는 경우 (순차적)   
      작업을 지정할 순서 대로 이름 또는 주소를 입력 합니다.

    • 모든 작업이 동시에 배정 되는 경우 (동시)   
      이름 또는 주소의 순서가 중요 하지 않습니다.

    • SharePoint 조직 외부의 사용자에 게 작업을 배정 하는 경우   
      외부 참가자를 포함 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 전체 세그먼트를 참고 하세요.

    설명 번호 2

    order

    작업을 한 번에 하나씩 배정할 것인지 (순차적) 또는 한꺼번에 (동시) 지정 하도록 지정할 수 있습니다.

    일련 순서와 병렬 순서를 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 하세요.

    설명 번호 3

    새 스테이지 추가

    방금 구성한 첫 번째 단계를 초과 하 여 원하는 스테이지를 추가 합니다.

    • 전체 스테이지를 삭제 하려면 해당 스테이지의 배정 대상 필드를 클릭 한 다음 CTRL + delete를 누릅니다.

    여러 단계를 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 하세요.

    설명 번호 4

    그룹 확장

    • 배정 대상 필드에 입력 하는 각 그룹의각 구성원에 게 한 작업을 배정 하려면이 확인란을 선택 합니다. (그룹의 각 구성원은 작업 알림을 받으며 각 구성원에 게 자신의 작업이 완료 될 것입니다.)

    • 배정 대상 필드에 입력 한 그룹전체에 작업을 하나만 배정 하려면이 확인란 의 선택을 취소 합니다. (그룹의 각 구성원은 작업 알림을 받지만 한 구성원은 전체 그룹을 대신 하 여 단일 작업을 요청 하 고 완료할 수 있습니다. 이 문서의 전체 세그먼트에서 그룹 작업을 요청 하는 방법에 대 한 지침을 확인할 수 있습니다.

    설명 번호 5

    요청당

    여기에 포함 하는 텍스트는 워크플로가 보내는 각 작업 알림에 포함 됩니다. 다음과 같이 참가자가 필요로 하는 추가 지침이 나 리소스를 포함 하는 것을 잊지 마세요.

    • 연락처 정보.

    • 해당 하는 경우 전체 그룹이 나 메일 그룹에 배정 된 단일 작업에 대 한 메모를 표시 합니다. (이 문서의 전체 세그먼트에서 그룹 작업을 요청 하는 방법에 대 한 지침을 확인할 수 있습니다.)

    설명 번호 6

    기한 및 작업 기간

    전체 워크플로에 대 한 최종 기한을 지정 하 고, 지정 된 시간 동안 각 작업을 완료할 때까지 허용 되는 일 수, 주 또는 월을 지정 합니다.

    • 이 워크플로가 자동으로 시작 되는 경우에는 일반적으로 모든 작업의 기한 필드를 비워 두고 2 개의 기간 필드를 사용 하 여 기한을 제어 하는 것이 좋습니다. 수동으로 워크플로를 시작 하는 경우 시작 양식에 정확한 기한을 항상 제공할 수 있습니다.

    기한을 사용 하는 시기와 작업 기간을 사용 하는 경우에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 하세요.

    설명 번호 7

    [

    워크플로가 시작 되거나 종료 될 때마다 알림을 받을 사용자의 이름 또는 전자 메일 주소를 입력 합니다.

    • 여기에 이름을 입력 해도 워크플로 작업은 할당 되지 않습니다 .

    • 워크플로가 수동으로 시작 되 면이 필드에 지정할 필요 없이 시작 및 중지 알림을 시작 하는 사용자 가 해당 워크플로를 받습니다.

    • 워크플로가 자동으로 시작 되 면 처음에 추가한 사용자 가이 필드에 지정할 필요 없이 시작 및 중지 알림을 받습니다.

    설명 번호 8

    워크플로 종료

    두 옵션 모두, 둘 중 하나 또는 모두를 선택 합니다.

    이러한 옵션에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 하세요.

    설명 번호 9

    콘텐츠 승인 사용

    이 워크플로를 사용 하 여 콘텐츠 승인을 관리 하는 경우이 확인란을 선택 합니다.

    워크플로를 사용 하 여 주 버전의 게시를 비롯 한 콘텐츠 승인을 제어 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 제어 세그먼트를 참고 하세요.

  7. 이 페이지의 모든 설정이 원하는 대로 되어 있으면 저장 을 클릭 하 여 워크플로를 만듭니다.

다음에는 어떤 것이 있나요?

준비가 되었으면이 문서의 시작 세그먼트로 이동 하 여 첫 번째 인스턴스를 시작 하 여 새 워크플로를 테스트 합니다.

워크플로는 수동으로 또는 다음 방법 으로만 시작 하도록 설정할 수 있습니다.

  • 필요한 권한이 있는 모든 사용자가 언제 든 지 수동으로 .

  • 지정 된 트리거 이벤트가 발생할 때마다 자동으로 수행 됩니다. 즉, 항목이 목록 또는 라이브러리에 추가 되는 경우 및/또는 목록의 항목이 어떤 방식으로든 변경 되는 경우 및/또는 누군가가 주 버전의 항목을 게시 하려고 시도 하는 경우
    트리거 이벤트는 원래 연결 및 워크플로 구성 중에 연결 양식의 첫 번째 페이지에서 지정 됩니다. 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참조 하세요.

참고: 현재 체크 아웃 된 항목에 대해서는 워크플로를 시작할 수 없습니다. 그러나 워크플로를 시작한 후에는 검토 항목을 체크 아웃 하 여 변경 되지 않도록 할 수 있습니다. 해당 항목이 다시 체크 인 될 때까지 다른 워크플로를 시작할 수 없습니다.

이 세그먼트의 섹션

  1. 자동으로 워크플로 시작

  2. 수동으로 워크플로 시작

  3. 목록 또는 라이브러리에서 수동으로 시작

  4. Microsoft Office 프로그램 내에서 수동으로 시작

1. 자동으로 워크플로 시작

워크플로가 자동으로 시작 되도록 구성 된 경우에는 트리거 이벤트가 발생할 때마다 워크플로가 트리거된 항목에서 실행 됩니다.

워크플로가 시작 되 면 첫 번째 작업을 할당 하 고 각 업무 책임자에 게 작업 알림을 보냅니다. 또한 작업 알림과는 다른 시작 알림을 워크플로를 처음 추가한 사람과 연결 양식의 두 번째 페이지에 있는 참조 필드에 나열 된 모든 사용자에 게 보냅니다.

참고: 자동으로 시작 되는 새 워크플로가 추가 되는 경우 연결 양식의 두 번째 페이지에 있는 모든 작업 필드의기한은 기본적으로 비어 있습니다. 't '가 지정 된 명시적 날짜 값은 매번 워크플로가 시작 되는 날짜에 따라 자동으로 조정 됩니다. 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참조 하세요.

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2. 수동으로 워크플로 시작

사용 권한에 대 한 참고 사항    일반적으로 워크플로를 시작 하려면 항목 편집 권한이 있어야 합니다. (기본적으로 구성원 그룹과 소유자 그룹 모두에 게는이 권한이 있지만 방문자 그룹은 그렇지 않습니다. 그러나 소유자는 워크플로를 기준으로 워크플로를 시작 하는 사용자에 대해 목록 관리 권한이 필요 하도록 선택할 수도 있습니다. 이 옵션을 선택 하면 소유자는 해당 사용자와 다른 소유자만 특정 워크플로를 시작할 수 있도록 지정할 수 있습니다. 자세한 내용은이 문서의 ' 정보 ' 부문을 참고 하세요.

시작 하는 두 위치

다음 두 위치 중 하나에서 수동으로 워크플로를 시작할 수 있습니다.

  • 항목이 저장 된 목록 또는 라이브러리에서

  • 해당 항목이 만들어진 Microsoft Office 프로그램에서 열리는 항목 내 (이는 웹 응용 프로그램 버전이 아니라 설치 된 프로그램 이어야 한다는 점에 유의 하세요.)

이 세그먼트의 나머지 두 섹션에서는 두 방법에 대 한 지침을 제공 합니다.

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3. 목록 또는 라이브러리에서 수동으로 시작

  1. 워크플로를 실행 하려는 항목이 저장 되어 있는 목록 또는 라이브러리로 이동 합니다.

  2. 항목 이름 옆에 있는 줄임표를 클릭 한 다음 대화 상자에서 줄임표 (...)를 클릭 하 여 항목 메뉴를 열고 드롭다운 메뉴에서 워크플로 를 클릭 합니다.

  3. 워크플로: 항목 이름 페이지의 새 워크플로 시작에서 실행 하려는 워크플로를 클릭 합니다.
    워크플로 시작 링크

  4. 워크플로 변경 페이지의 초기화 양식에서이 특정 워크플로 인스턴스에 적용할 변경 작업을 수행 합니다.

    참고: 여기에서 변경 된 초기화 형식은 워크플로의 현재 인스턴스 중에 사용 됩니다. 워크플로를 실행할 때마다 적용 되는 변경 작업을 수행 하거나이 양식에 표시 되지 않는 워크플로 설정을 변경 하려는 경우이 문서의 변경 세그먼트를 참조 하세요.

    초기화 양식

    설명 번호 1

    할당 대상

    워크플로에서 작업을 배정 하는 데 사용할 사용자 목록을 변경할 수 있습니다.

    • 작업이 한 번   
      에 하나씩 배정 되는 경우 작업을 배정 해야 하는 순서 대로 이름 또는 주소를 입력 합니다.

    • 모든 작업이 동시에   
      배정 되는 경우 이름 또는 주소의 순서가 중요 하지 않습니다.

    • SharePoint 조직 외부의 사용자에 게 작업을 배정 하는 경우   
      외부 참가자를 포함 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 전체 세그먼트를 참고 하세요.

    설명 번호 2

    order

    작업을 한 번에 하나씩 배정할 것인지 (순차적) 또는 모두 한 번에 (동시)에 지정할 수 있는 사양이 원하는 대로 설정 되어 있는지 확인 합니다.

    일련 순서와 병렬 순서를 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 하세요.

    설명 번호 3

    새 스테이지 추가

    현재 구성 된 단계 이상으로 원하는 스테이지를 추가 합니다.

    • 전체 스테이지를 삭제 하려면 해당 스테이지의 배정 대상 필드를 클릭 한 다음 CTRL + delete를 누릅니다.

    여러 단계를 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 하세요.

    설명 번호 4

    그룹 확장

    • 배정 대상 필드에 입력 하는 각 그룹의구성원 에 게 한 작업을 배정 하려면이 확인란을 선택 합니다. (그룹의 각 구성원은 작업 알림을 받으며 각 구성원에 게 자신의 작업이 완료 될 것입니다.)

    • 배정 대상 필드에 입력 하는 각 그룹에 작업을 하나만 배정 하려면이 확인란 의 선택을 취소 합니다. (그룹의 각 구성원은 작업 알림을 받지만 한 구성원은 전체 그룹을 대신 하 여 단일 작업을 요청 하 고 완료할 수 있습니다. 이 문서의 전체 세그먼트에서 그룹 작업을 요청 하는 방법에 대 한 지침을 확인할 수 있습니다.

    설명 번호 5

    요청당

    여기에 포함 하는 텍스트는 워크플로가 보내는 각 작업 알림에 포함 됩니다. 다음과 같이 참가자가 필요로 하는 추가 지침이 나 리소스를 포함 하는 것을 잊지 마세요.

    • 질문 및 문제에 대 한 연락처 정보

    • 해당 하는 경우 전체 그룹 또는 메일 그룹에 배정 된 단일 작업에 대 한 참고 사항 (이 문서의 전체 세그먼트에서 그룹 작업을 요청 하는 방법에 대 한 지침을 참조 하세요.)

    설명 번호 6

    기한 및 작업 기간

    전체 워크플로에 대 한 최종 기한을 지정 하 고, 지정 된 시간 동안 각 작업을 완료할 때까지 허용 되는 일 수, 주 또는 월을 지정 합니다.

    기한을 사용 하는 시기와 작업 기간을 사용 하는 경우에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 하세요.

    설명 번호 7

    [

    원하는 대로 추가 하거나 제거 합니다. 다음 사항에 유의 합니다.

    • 여기에 이름을 입력 해도 워크플로 작업은 할당 되지 않습니다 .

    • 워크플로를 수동으로 시작 하는 중 이므로이 필드에 사용자가 나열 되어 있는지 여부에 관계 없이 시작 및 중지 알림을 받게 됩니다.

  5. 초기화 양식의 모든 설정이 원하는 대로 되어 있으면 시작 을 클릭 하 여 워크플로를 시작 합니다.

워크플로에서는 첫 번째 작업이 나 작업을 할당 하 고, 그 후에는 시작 알림을 초기화 양식의 참조 필드에 나열 된 모든 사용자에 게 보냅니다.

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  1. 컴퓨터에 설치 된 Office 프로그램에서 항목을 엽니다.

  2. 열려 있는 항목에서 파일 탭을 클릭 하 고 보내기 & 저장을 클릭 한 다음 항목에서 실행할 워크플로를 클릭 합니다.

  3. 워크플로가 파일을 체크 인 해야 한다는 메시지가 표시 되는 경우 에는 체크 인 단추를 클릭 합니다.

  4. 대규모 워크플로 시작 단추를 클릭 합니다.

  5. 워크플로 변경 페이지의 초기화 양식에서이 특정 워크플로 인스턴스에 적용할 변경 작업을 수행 합니다.

    참고: 여기에서 변경 된 초기화 형식은 워크플로의 현재 인스턴스 중에만 사용 됩니다. 워크플로를 실행할 때마다 적용 되는 변경 작업을 수행 하거나이 양식에 표시 되지 않는 워크플로 설정을 변경 하려는 경우이 문서의 변경 세그먼트를 참조 하세요.

    초기화 양식

설명 번호 1

할당 대상

워크플로에서 작업을 배정 하는 데 사용할 사용자 목록을 변경할 수 있습니다.

  • 작업이 한 번에 하나씩 배정 되는 경우 (순차적)   
    작업을 배정 해야 하는 순서 대로 이름 또는 주소를 입력 합니다.

  • 모든 작업이 동시에 배정 되는 경우 (동시)   
    이름 또는 주소의 순서가 중요 하지 않습니다.

  • SharePoint 조직 외부의 사용자에 게 작업을 배정 하는 경우   
    외부 참가자를 포함 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 전체 세그먼트를 참고 하세요.

설명 번호 2

order

작업을 한 번에 하나씩 배정할 것인지 (순차적) 또는 모두 한 번에 (동시)에 지정할 수 있는 사양이 원하는 대로 설정 되어 있는지 확인 합니다.

일련 순서와 병렬 순서를 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 하세요.

설명 번호 3

새 스테이지 추가

현재 구성 된 단계 이상으로 원하는 스테이지를 추가 합니다.

  • 전체 스테이지를 삭제 하려면 해당 스테이지의 배정 대상 필드를 클릭 한 다음 CTRL + delete를 누릅니다.

여러 단계를 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 하세요.

설명 번호 4

그룹 확장

  • 배정 대상 필드에 입력 하는 각 그룹의구성원 에 게 한 작업을 배정하려면이 확인란을 선택 합니다. (그룹의 각 구성원은 작업 알림을 받으며 각 구성원에 게 자신의 작업이 완료 될 것입니다.)

  • 배정 대상 필드에 입력 하는 각 그룹에 작업을 하나만 배정 하려면이 확인란 의 선택을 취소 합니다. (그룹의 각 구성원은 작업 알림을 받지만 한 구성원은 전체 그룹을 대신 하 여 단일 작업을 요청 하 고 완료할 수 있습니다. 이 문서의 전체 세그먼트에서 그룹 작업을 요청 하는 방법에 대 한 지침을 확인할 수 있습니다.

설명 번호 5

요청당

여기에 포함 하는 텍스트는 워크플로가 보내는 각 작업 알림에 포함 됩니다. 다음과 같이 참가자가 필요로 하는 추가 지침이 나 리소스를 포함 하는 것을 잊지 마세요.

  • 질문 및 문제에 대 한 연락처 정보.

  • 해당 하는 경우 전체 그룹 또는 메일 그룹에 배정 된 단일 작업에 대 한 참고 사항입니다. (이 문서의 전체 세그먼트에서 그룹 작업을 요청 하는 방법에 대 한 지침을 확인할 수 있습니다.)

설명 번호 6

기한 및 작업 기간

전체 워크플로에 대 한 최종 기한을 지정 하 고, 지정 된 시간 동안 각 작업을 완료할 때까지 허용 되는 일 수, 주 또는 월을 지정 합니다.

기한을 사용 하는 시기와 작업 기간을 사용 하는 경우에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 하세요.

설명 번호 7

[

원하는 대로 추가 하거나 제거 합니다. 다음 사항에 유의 합니다.

  • 여기에 이름을 입력 해도 워크플로 작업은 할당 되지 않습니다 .

  • 워크플로를 수동으로 시작 하는 중 이므로이 필드에 사용자가 나열 되어 있는지 여부에 관계 없이 시작 및 중지 알림을 받게 됩니다.

  1. 초기화 양식의 설정이 원하는 대로 되어 있으면 시작 을 클릭 하 여 워크플로를 시작 합니다.

워크플로에서는 첫 번째 작업이 나 작업을 할당 하 고, 그 후에는 시작 알림을 초기화 양식의 참조 필드에 나열 된 모든 사용자에 게 보냅니다.

다음에는 어떤 것이 있나요?

  • 이 워크플로를 처음으로 실행 하는 경우에는 다른 참가자에 게 할당 된 작업을 완료 하기 위해 정보와 지원이 필요할 수 있습니다. (이 문서의 전체 세그먼트를 유용 하 게 찾을 수 있습니다.)

  • 또한 참가자가 자신의 전자 메일 알림을 받고 있는지, 특히 알림이 정크 메일 필터에 의해 취급 되지 않았는지 확인 하는 것이 좋습니다.

  • 물론 하나 이상의 워크플로 작업을 완료할 수 있습니다. 완료 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 전체 세그먼트로 이동 하세요.

  • 또한 현재 워크플로 인스턴스의 진행 상황을 추적 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 모니터 세그먼트로 이동 하세요.

승인 워크플로에서 작업을 처음 할당 한 경우에는 작업을 완료 하기 전에이 문서의 세그먼트를 전체적으로 검토 하는 것이 유용할 수 있습니다. 이렇게 하면 사용자에 게 열려 있을 수 있는 모든 옵션을 알 수 있습니다.

참고: 워크플로 작업이 사용자에 게 할당 되었지만 전자 메일 받은 편지함에 알림 메시지가 표시 되지 않은 경우에는 해당 알림이 정크 메일 필터에 의해 misrouted 되지 않았는지 확인 합니다. 이 경우 필터의 설정을 적절 하 게 조정 합니다.

먼저 올바른 문서가 있는지 확인 합니다.

워크플로 유형에 따라 서로 다른 작업 동작이 필요 합니다.

시작 하기 전에 배정 받은 작업이 다른 유형의 워크플로에 대 한 작업이 아닌 승인 워크플로 작업 인지 확인 합니다.

다음 위치에서 승인 하세요 텍스트를 찾습니다.

  • 작업 알림의 제목 줄에
    승인 요청 텍스트가 표시되는 작업 알림

  • 검토할 항목의 메시지 표시줄에서
    검토 요청 텍스트가 표시되는 검토 대상 항목

  • 워크플로 상태 페이지의 작업 제목에서
    워크플로 상태 페이지 목록에서 검토 요청이 표시되는 작업

해당 위치에 승인 된 텍스트가 표시 되지 않으면 워크플로를 시작한 사람에 게 문의 하 여 자신이 기반으로 하는 워크플로 서식 파일을 찾거나 사용자 지정 워크플로 인지 여부를 확인 합니다. SharePoint 제품에 포함 된 다른 유형의 워크플로를 사용 하는 방법에 대 한 문서 링크는이 문서의 참고 항목 섹션에 나와 있습니다.

그러나 작업이 승인 작업 인 경우에는 계속 읽을 수 있습니다 .

이 세그먼트의 섹션

  1. 프로세스 개요

  2. 작업 알림 메시지에서 항목 및 작업 양식을 가져옵니다.

  3. 목록 또는 라이브러리에서 항목 및 작업 양식에 액세스

  4. 항목 검토

  5. 작업 양식 완료 및 제출

  6. 지연 알림

  7. 그룹 작업 요청 및 완료 (선택 사항)

  8. 항목에 대 한 변경 요청 (선택 사항)

  9. 다른 사람에 게 승인 작업 다시 할당 (선택 사항)

  10. 외부 참가자를 대신 하 여 작업 완료 (선택 사항)

1. 프로세스 개요

워크플로에서 작업을 배정 하는 경우 일반적으로 다음 세 가지 방법 중 하나로 작업에 대해 확인할 수 있습니다.

  • 전자 메일 작업 알림을 받습니다.

  • Microsoft Office 문서를 열고 관련 작업이 할당 되었음을 알리는 메시지 표시줄을 표시 합니다.

  • SharePoint 사이트를 확인 하 고 하나 이상의 작업이 현재 사용자에 게 배정 되었음을 검색 합니다.

승인 워크플로 작업을 할당 받은 경우 일반적으로 다음 두 작업을 수행 합니다.

  • 항목 검토    현재 상태에서 항목을 승인할 수 있는지 여부를 확인 합니다.

  • 작업 완료    작업 양식을 사용 하 여 검토 결과를 제출 합니다.

따라서 작업을 완료 하는 데 다음 세 항목을 함께 진행 하는 경우가 많습니다.

  • 알림 메시지 (전자 메일로 수신 됨)

  • 승인에 대해 제출 된 항목 (사용자가 열고 검토 함)

  • 작업 양식 (사용자가 열고, 완료 하 고, 전송)

이러한 세 항목의 모양은 다음과 같습니다.

작업 알림 메시지, 검토 대상 항목, 작업 양식

참고: 작업 알림 메시지의 리본 메뉴에서 이 작업 열기 단추는 Outlook Web Access 웹 응용 프로그램에서 열 때가 아니라 전체 버전의 outlook에서 메시지가 열려 있는 경우에 나타납니다.

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2. 작업 알림 메시지에서 항목 및 작업 양식을 가져옵니다.

단계

  1. 작업 알림 메시지의 이 작업을 완료 하려면 다음을 수행 합니다 지침에서 항목에 대 한 링크를 클릭 합니다.

  2. 열려 있는 항목에서 메시지 표시줄의 이 작업 열기 단추를 클릭 합니다.

전자 메일 알림 메시지에서 항목 및 작업 양식 액세스

참고: 작업 알림 메시지의 리본 메뉴에서 이 작업 열기 단추는 Outlook Web Access 웹 응용 프로그램에서 열 때가 아니라 전체 버전의 outlook에서 메시지가 열려 있는 경우에 나타납니다.

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3. 목록 또는 라이브러리에서 항목 및 작업 양식에 액세스 합니다.

단계

  1. 검토할 항목이 저장 되어 있는 목록 또는 라이브러리에서 항목 및 워크플로와 연결 된 진행 중 링크를 클릭 합니다.

  2. 워크플로 상태 페이지에서 작업의 제목을 클릭 합니다.

  3. 작업 양식에서 이 워크플로 작업 을 메시지 표시줄에 적용 하 고 항목에 대 한 링크를 클릭 합니다.

목록 또는 라이브러리에서 항목 및 작업 양식 액세스

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4. 항목 검토

이 예제에서 항목은 Microsoft Word 문서입니다.

팁: 그룹 작업 인 경우 (단일 그룹 구성원이 전체 그룹에 대해 작업을 완료할 수 있도록 하는 경우), 즉 해당 항목을 검토 하기 전에 작업을 요청 하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 그룹의 다른 구성원이 문서를 검토 하 게 될 가능성을 줄일 수 있습니다. 자세한 지침은이 세그먼트의 섹션 7, 그룹 작업 요청 및 완료를 참조 하세요.

노란색 표시줄이 있는 검토 대상 항목

문서의 맨 위에 노란색 메시지 표시줄이 두 개 있습니다.

  • 서버 읽기 전용   이 문서는 읽기 전용 모드로 열려 있습니다. 즉, 문서를 읽을 수는 있지만 변경할 수는 없습니다.
    승인 워크플로 작업을 완료 하는 경우에는 일반적으로 항목 자체에서 직접 변경 하지 않아도 됩니다. 대신 작업 양식을 사용 하 여 모든 응답을 등록 합니다.

  • 워크플로 작업   작업 양식에 응답을 등록할 준비가 되었으면 이 작업 열기 단추를 클릭 합니다.

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5. 작업 양식 완료 및 제출

승인 워크플로 작업의 작업 양식은 다음과 같이 표시 됩니다.

워크플로 작업 양식

처음 두 항목 (삭제 항목과이 워크플로 작업은 항목 제목에 적용됨)은 검토를 위해 항목 내에서 열 때 작업 양식에 표시 되지 않습니다 .

설명 번호 1

항목 삭제

워크플로의 현재 인스턴스에서이 작업을 삭제 하려면이 단추를 클릭 합니다.

  • 작업을 삭제 해도 검토할 항목이 삭제 되지는 않습니다.

  • 작업을 삭제 하는 경우 해당 동작은 문서에 대 한 거부에 따라 (또는 기록에 기록 됨)으로 작동 합니다. 따라서 워크플로가 첫 거부에 종료 되도록 구성 된 경우 작업을 삭제 하면 워크플로가 종료 됩니다.

  • 삭제 된 작업은 워크플로 상태 페이지의 작업 영역에 더 이상 표시 되지 않습니다. 그러나 삭제 및 consequent 자동 거부는 여전히 페이지의 기록 영역에 기록 됩니다.

    참고: 이 워크플로 인스턴스를 시작 하지 않은 경우 작업을 삭제 하기 전에 시작 된 사용자에 게 확인 하는 것이 좋습니다.

설명 번호 2

이 워크플로 작업은 항목 제목에 적용 됩니다.

검토할 항목을 열려면 여기에 있는 링크를 클릭 합니다.

설명 번호 3

상태, 요청 기준, 통합 메모, 기한

이러한 네 개의 필드에 있는 항목은 편집 하거나 변경할 수 없지만, 유용한 정보를 찾을 수 있습니다.

통합 메모 상자에는 작업을 완료 하는 방법에 대 한 추가 지침이 포함 되어 있지 않으며, 같은 워크플로우의이 인스턴스에서 작업을 이미 완료 한 참가자가 제출한 모든 메모를 볼 수 있습니다.

동일한 방식으로 양식을 직접 제출한 후에는 메모 상자에 포함 된 메모 (4)가 이후 참가자의 통합 메모 상자에도 표시 됩니다.

설명 번호 4

메모

여기에 입력 하는 텍스트는 워크플로 기록에 기록 되며 후속 참가자의 경우 통합 된 메모 필드 (3)에도 표시 됩니다.

설명 번호 5

승인

항목을 승인 하려면 먼저 메모 필드 (4)에 참가 하려는 메모를 입력 한 다음이 단추를 클릭 합니다.

설명 번호 6

거부

항목을 거부 하려면 먼저메모 필드 (4)에 참가 하려는 메모를 입력 한 다음이 단추를 클릭 합니다.

설명 번호 7

취소

변경 내용 또는 응답을 저장 하지 않고 작업 양식을 닫으려면이 단추를 클릭 합니다. 작업이 불완전 하 게 유지 되 고 사용자에 게 할당 됩니다.

설명 번호 8

변경 요청

검토 중인 항목에 대 한 변경을 요청 하려면이 단추를 클릭 합니다.

요청에 대 한 세부 정보를 입력 하 고 추가 지침을 보려면이 세그먼트의 8 섹션으로 이동 하 여 항목에 대 한 변경을 요청합니다.

참고: 일부 워크플로 작업의 경우이 옵션이 해제 되어 있을 수 있습니다.

설명 번호 9

작업 다시 배정

승인 작업을 다른 사람에 게 다시 배정 하려면이 단추를 클릭 합니다.

재배정에 대 한 세부 정보를 입력 하는 페이지의 그림을 보려면이 세그먼트의 섹션 7로 이동 하 여 승인 작업을 다른 사람에 게 재할당합니다.

참고: 일부 워크플로 작업의 경우이 옵션이 해제 되어 있을 수 있습니다.

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6. 연체 알림

작업 또는 전체 워크플로 인스턴스의 완료 기한이 만료 된 경우에는 알림이 자동으로 다음으로 전송 됩니다.

  • 작업을 배정 받은 사람

  • 워크플로를 시작한 사람 (또는 시작이 자동 인 경우 처음에 워크플로를 추가한 사람)

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7. 그룹 작업 클레임 및 완료 (선택 사항)

자신이 속한 그룹 전체에 단일 작업만 할당 된 경우 그룹의 모든 구성원이 전체 그룹을 대신 하 여 해당 단일 작업을 주장 하 고 완료할 수 있습니다.

항목을 검토 하기 전에 작업을 요청 합니다. 작업을 요청 하는 즉시 작업이 자신에 게 할당 되며 그룹의 다른 구성원이이를 완료할 수 없습니다. (이 방법에서는 한 명의 사람만 필요한 작업을 수행 합니다.)

  1. 워크플로 상태 페이지에서 화살표가 나타날 때까지 그룹에 배정 된 작업의 이름을 가리킵니다.

  2. 화살표를 클릭 하 고 항목 편집 을 클릭 한 다음 작업 양식에서 청구 작업 단추를 클릭 합니다.
    그룹 작업을 개인 작업으로 만드는 방법

워크플로 상태 페이지를 새로 고치면 해당 작업이 더 이상 그룹에 배정 되지 않은 것을 알 수 있습니다.

나중에 작업을 완료 하지 않고 그룹에 다시 해제 하려면 작업 양식으로 돌아가기 위해 같은 단계를 사용 하 고 이제 작업 해제 단추를 클릭 합니다.

작업 양식의 그룹 작업으로 만들기 단추

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8. 항목에 대 한 변경 요청 (선택 사항)

이 과정을 시작 하기 전에 항목이 변경 되 면 워크플로가 즉시 종료 되도록 설정할 수 있는지 확인 합니다. 워크플로를 시작 하거나 원래 추가한 사용자를 확인 하 여 변경 내용이 적용 되 고 워크플로가 해당 시점에 종료 되도록 하는 것이 좋을 수 있습니다.

변경 요청 옵션은 시나리오에 배치 하 여 보여 줍니다.

먼저, 사용자의 이름이 강민수 생각 합니다.

그런 다음 강 혜 린 이라는 동료는 자신이 만든 문서에서 승인 워크플로를 시작 했다고 가정 합니다.

강 혜 린의 새 문서를 검토 하는 경우 소개에 너무 오랜 시간이 소요 되는 것으로 생각 됩니다.

워크플로 작업 폼의 아래쪽에 있는 변경 요청 단추를 클릭 한 다음이 양식을 작성 합니다.

항목의 변경을 요청하기 위한 양식

설명 번호 1

변경 요청

변경을 요청 하는 사용자의 이름 또는 전자 메일 주소를 입력 합니다.

(이 워크플로 실행을 시작한 사람에 게 요청을 보내려면, 워크플로가 자동으로 시작 되는 경우이 승인 워크플로를 원래 추가한 사용자에 게이 필드를 비워 둘 수도 있습니다.)

설명 번호 2

새 요청

원하는 변경 내용에 대해 설명 하 고 변경을 수행 하는 사용자에 게 필요한 모든 정보를 제공 합니다. 여기에 입력 하는 텍스트는 통합 메모 영역에 추가 됩니다.

설명 번호 3

새 기간

다음 세 가지 중 하나를 수행 합니다.

  • 기존 기한을 유지 하려면    이 필드를 비워 둡니다.

  • 기한 완전히 제거 하려면 다음을 완료 합니다.    숫자 0을 입력 합니다.

  • 새 기한 지정    여기에 숫자를 입력 하 고 다음 필드에 기간 단위를 지정 합니다. 두 항목은 변경 작업의 기한 기간을 식별 합니다.

설명 번호 4

새 기간 단위

새 작업 기간을 지정 하는 경우이 필드를 새 기간 필드와 함께 사용 하 여 작업 기한 까지의 기간을 식별 합니다. (예: 3 일 또는 1 개월 또는 2 주)

원하는 방식으로 모든 양식 항목이 있는 경우 보내기를클릭 하면 현재 작업이완료로 표시 됩니다. 아직 완료 되지 않았습니다. 강 혜 린가 변경 작업을 완료 한 후 승인 작업이 다시 배정 됩니다.

한편 강 혜 린는 다음과 같은 전자 메일 알림을 받습니다.

항목 변경이 요청되었을 때 전송되는 알림

강 혜 린는 일반 승인 알림이 아니라 항목에 대 한 변경 요청을 하는 것을 나타내는 제목 줄 (그림의 숫자 1)을 한눈에 확인할 수 있습니다. 그녀는 텍스트에 요청 된 특정 변경 내용 (숫자 2)에 대 한 정보를 찾습니다.

강 혜 린에서 항목을 체크 아웃 하 고 요청 된 변경 내용을 저장 한 다음 해당 항목을 다시 체크 인 합니다.

그런 다음 워크플로 상태 페이지로 이동 하 여 작업 영역에서 변경 요청 작업을 엽니다.


요청한 변경을 완료했을 때 전송하는 양식

강 혜 린에서 원하는 정보를 메모 필드에 추가 하 고 응답 보내기를클릭 합니다. 워크플로는 다음 두 가지 작업을 수행 합니다.

  • 강 혜 린의 변경 요청 작업이 완료로 표시 됩니다.

  • 사용자에 게 새 승인 작업 ( 통합 메모 필드에 추가 된 강 혜 린의 메모)을 할당 하 고 해당 작업에 대 한 알림을 보냅니다.

이제 변경 된 항목에 대 한 검토를 완료할 수 있습니다.

또한 다음 그림과 같이 워크플로 상태 페이지의 워크플로 기록 섹션에서 이러한 모든 작업을 추적 하 고 볼 수 있습니다.

변경 요청으로 인한 작업을 보여 주는 워크플로 기록

다음은 전체 프로세스의 다이어그램입니다.

변경 요청의 순서도

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9. 승인 작업을 다른 사람에 게 다시 배정 (선택 사항)

다른 사용자가 자신에 게 할당 된 워크플로 작업을 완료 하도록 하려면 워크플로 작업 양식에서 작업 다시 할당 단추를 클릭 합니다.

이 양식이 표시 됩니다.

작업 다시 배정 양식

설명 번호 1

작업 다시 배정 대상

이 작업을 배정할 사람의 이름 또는 주소를 입력 합니다.

이 작업을 워크플로를 시작한 사람에 게 할당 하거나, 워크플로가 자동으로 시작 되는 경우,이 워크플로를 원래 추가한 사용자에 게이 필드를 비워 둡니다.

설명 번호 2

새 요청

작업을 배정 받은 사람에 게 작업을 완료 하는 데 필요한 정보를 제공 합니다. 여기에 입력 하는 텍스트는 통합 메모 영역에 추가 됩니다.

설명 번호 3

새 기간

다음 세 가지 중 하나를 수행 합니다.

  • 기존 기한을 유지 하려면    이 필드를 비워 둡니다.

  • 기한 완전히 제거 하려면 다음을 완료 합니다.    숫자 0을 입력 합니다.

  • 새 기한 지정    여기에 숫자를 입력 하 고 다음 필드에 기간 단위를 지정 합니다. 두 항목은 변경 작업의 기한 기간을 식별 합니다.

설명 번호 4

새 기간 단위

새 작업 기간을 지정 하는 경우이 필드를 새 기간 필드와 함께 사용 하 여 작업 기한 까지의 기간을 식별 합니다. (예: 3 일 또는 1 개월 또는 2 주)

양식이 완성 되 면 보내기를클릭 합니다. 작업이 완료로 표시 되 고 현재 작업을 담당 하는 사용자에 게 새 작업이 배정 되 고 작업 알림이 전송 됩니다.

입력 한 새로운 정보는 새 작업 알림 (다음 그림의 번호 1)에 위임 된 텍스트로 포함 됩니다.

다시 배정된 작업에 대한 작업 알림

이러한 변경 사항은 다음과 같이 워크플로 상태 페이지의 작업기록 섹션에서 추적 되 고 표시 됩니다.

다시 배정된 작업에 대한 워크플로 상태 페이지의 작업 및 기록 영역

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10. 외부 참가자를 대신 하 여 작업 완료 (선택 사항)

SharePoint 조직의 구성원이 아닌 참가자를 포함 하는 특별 한 프로세스가 있습니다. 이 프로세스에서는 사이트 구성원이 외부 참가자에 대 한 프록시 역할을 합니다.

  1. 연결 양식의 두 번째 페이지에 있는 적절 한 배정 단계에 외부 참가자의 전자 메일 주소를 포함 합니다.

  2. 워크플로는 외부 참가자의 작업을 워크플로를 시작 하는 사이트 구성원에 게 할당 하거나, 워크플로가 자동으로 시작 되는 경우 처음에 워크플로를 추가한 구성원에 게 배정 합니다. 이 작업이 실제로 지정 된 사용자는 외부 참가자의 프록시 역할을 합니다.

  3. 이 사이트 구성원은 검토를 위해 항목의 복사본을 외부 참가자에 게 보내는 방법에 대 한 지침을 포함 하 여 작업 알림을 받습니다. (한편, 외부 참가자는 작업 알림의 복사본을 받고,이는 유용한 알림 또는 설정으로 작동할 수 있습니다.)

  4. 작업이 실제로 할당 된 사이트 구성원이 외부 참가자에 게 항목의 복사본을 보냅니다.

  5. 외부 참가자가 항목을 검토 하 고 해당 응답을 사이트 구성원에 게 다시 보냅니다.

  6. 외부 참가자의 응답이 도착 하면 사이트 구성원이 외부 참가자를 대신 하 여 작업을 완료 합니다.

프로세스 다이어그램은 다음과 같습니다.

외부 참가자를 포함하기 위한 프로세스 순서도

실행 중인 워크플로를 모니터링, 조정 또는 중지할 수 있는 중앙 위치는 해당 워크플로 인스턴스에 대 한 워크플로 상태 페이지입니다.

먼저 해당 페이지에 액세스 하는 방법을 설명 하 고 여기에 나와 있는 옵션 및 정보를 사용 하는 방법을 설명 합니다. 마지막으로, 추가 모니터링 정보를 얻을 수 있는 두 개의 다른 페이지를 표시 합니다.

이 세그먼트의 섹션

  1. 워크플로 상태 페이지에 액세스

  2. 워크플로 상태 페이지를 사용 하 여 워크플로 진행률 모니터링

  3. 활성 작업 변경 (작업이 이미 지정 된 경우)

  4. 이후 작업 변경 (아직 배정 되지 않은 작업)

  5. 이 워크플로 실행 취소 또는 종료

  6. 항목에서 실행 중인 워크플로 확인

  7. 전체 사이트 모음에 대 한 워크플로 모니터링

1. 워크플로 상태 페이지에 액세스 합니다.

항목이 있는 목록 또는 라이브러리에서 원하는 항목 및 워크플로의 진행 중 링크를 클릭 합니다.

이 예제에서 항목은 기초 초안 이라는 문서이 고 워크플로는 승인 3입니다.

워크플로 상태 링크 클릭

워크플로 상태 페이지가 열립니다.

참고 사항: 

  • 목록 또는 라이브러리에 많은 수의 항목이 포함 된 경우 정렬 및/또는 필터링을 사용 하 여 원하는 항목을 더 빠르게 찾을 수 있습니다. 같은 방식으로 반복적으로 정렬 및/또는 필터링 하는 경우에는 특정 정렬을 자동화 하는 사용자 지정 보기를 만드는 것이 유용할 수 있습니다.

  • 워크플로 상태 페이지로 이동 하려면 "시작 됨"의 이 워크플로 링크 상태 보기 또는 관심 있는 특정 인스턴스에 대 한 "완료 되었습니다." 전자 메일 알림의 워크플로 기록 링크 보기 를 클릭 해도 됩니다.

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2. 워크플로 상태 페이지를 사용 하 여 워크플로 진행률 모니터링

여기서는 워크플로 상태 페이지의 각 섹션에 있는 그림 아래에서 해당 섹션이 응답 하는 모니터링 질문을 확인할 수 있습니다.

워크플로 정보 섹션

워크플로 상태 페이지의 워크플로 정보 섹션

질문에 대 한 답변:

  • 이 워크플로 인스턴스를 누가 시작 했습니까?

  • 이 인스턴스가 시작 된 시기

  • 이 인스턴스의 마지막 작업이 발생 하는 시기

  • 이 인스턴스가 실행 되는 항목

  • 이 인스턴스의 현재 상태는 무엇 인가요?

작업 섹션

워크플로 상태 페이지의 작업 섹션

질문에 대 한 답변:

  • 이미 만들어지고 할당 된 작업 및 현재 상태

  • 이미 완료 된 작업과 이러한 각 작업에 대 한 결과

  • 이미 작성 하 여 배정 받은 각 작업의 기한에는 어떤 날짜가 있나요?

삭제 된 작업과 아직 배정 되지 않은 작업은이 섹션에 표시 되지 않습니다 .

워크플로 기록 섹션

워크플로 상태 페이지의 워크플로 기록 섹션

질문에 대 한 답변:

  • 이 워크플로 인스턴스에서 이미 발생 한 이벤트는 무엇 인가요?

  • 기한이 지난 작업 및 지연 된 작업 알림이이 영역에 표시 되지 않는 것을 참고 하세요.

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3. 진행 중인 작업 변경 (작업이 이미 배정 된 경우)

이미 배정 되었지만 아직 완료 되지 않은 작업을 변경 하는 방법에는 두 가지가 있습니다.

  • 하나의 활성 작업 변경

  • 모든 활성 작업 변경

하나의 활성 작업 변경

사용권한   자신 외의 다른 사용자에 게 할당 된 단일 작업을 변경 하려면 목록 관리 권한이 있어야 합니다. (소유자 그룹에는 기본적으로 목록 관리 권한이 있습니다. 구성원 그룹과 방문자 그룹은 그렇지 않습니다. 예를 들어 워크플로를 시작할 수 있을 뿐만 아니라 다른 참가자의 작업에 대 한 변경 권한은 부여 하지 않을 수 있습니다.)

필요한 권한이 있는 경우 다음을 수행 합니다.

  1. 작업 목록에서 작업 제목을 클릭 합니다.
    목록에서 작업 제목 클릭

  2. 작업 양식을 사용 하 여 작업을 완료, 삭제 또는 다시 할당 합니다.

작업 양식을 사용 하는 방법에 대 한 자세한 지침은이 문서의 전체 세그먼트를 참고 하세요.

모든 활성 작업 변경

사용권한    다음 그림의 네 가지 명령 링크는 모두 목록 관리 권한이 있는 모든 사용자의 워크플로 상태 페이지에 표시 됩니다. 처음 세 개의 링크가 워크플로 인스턴스를 시작한 사람의 페이지에 표시 되지만 이 워크플로 종료 링크는 해당 사용자 에게도 목록 관리 권한이 없으면 표시 되지 않습니다 . (마찬가지로, 소유자 그룹은 기본적으로 목록 관리 권한을 가지 며 구성원 그룹과 방문자 그룹은 그렇지 않습니다.)

  1. 워크플로 시각화 바로 아래에 있는 영역에서 승인의 진행 중인 작업 업데이트 링크를 클릭 합니다.

  2. 열리는 양식에서 원하는 대로 변경한 다음 확인을 클릭 합니다.

    • 변경 내용을 반영 하는 메시지는 현재이 실행에 배정 된 작업이 있는 사람에 게 전송 됩니다.

    • 이미 완료 하거나 삭제 한 작업 및 아직 배정 되지 않은 작업은이 양식에서 변경한 내용 에 영향을 받지 않습니다.

    • 아직 배정 되지 않은 작업을 변경 하려는 경우 다음 섹션, 이후 작업 변경을참고 하세요.

실행 중인 작업의 변경 양식

설명 번호 1

작업당 기간, 기간 단위

  • 기존 기한을 유지 하려면   작업 당 기간 을 비워 두고 기간 단위를 변경 하지 않습니다.

  • 기한에 없음이 없도록 제거 하려면    숫자 0작업별 기간에 입력 합니다.

  • 작업 기간을 연장 하 여 기한 날짜를 이동 하려면    두 개의 기간 필드를 모두 사용 하 여 기간을 연장 하는 데 사용할 개수와 단위 유형을 지정 합니다.

설명 번호 2

요청당

  • 요청 텍스트를 변경 하려면    텍스트 상자에서 원하는 대로 변경 합니다.

  1. 양식의 모든 필드가 원하는 대로 되어 있으면 확인을 클릭 합니다.

현재 인스턴스의 모든 활성 작업이 업데이트 됩니다.

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4. 이후 작업 변경 (아직 배정 되지 않은 작업)

사용권한    다음 그림의 네 가지 명령 링크는 모두 목록 관리 권한이 있는 모든 사용자의 워크플로 상태 페이지에 표시 됩니다. 처음 세 개의 링크가 워크플로 인스턴스를 시작한 사람의 페이지에 표시 되지만 이 워크플로 지금 종료 링크는 해당 사용자 에게도 목록 관리 권한이 없으면 표시 되지 않습니다 . (마찬가지로, 소유자 그룹은 기본적으로 목록 관리 권한을 가지 며 구성원 그룹과 방문자 그룹은 그렇지 않습니다.)

  1. 워크플로 상태 페이지의 워크플로 시각화 바로 아래 영역에서 승인의 승인자 추가 또는 업데이트 링크를 클릭 합니다.

  2. 열리는 양식에서 원하는 대로 변경한 다음 업데이트를 클릭 합니다.

    참고: 이미 생성 하 고 배정한 작업은이 양식에서 변경한 내용에 영향을 받지 않습니다 .

이후 작업의 변경 양식

설명 번호 1

참가자, 주문, 그룹 확장

  • 참가자를 추가 하거나 제거 하거나 작업의 순서를 변경 하려면   참가자 필드에서 참가자 이름 또는 주소의 순서를 추가, 제거, 다시 정렬 합니다.

  • 전체 스테이지를 제거 하려면    해당 스테이지의 배정 대상 필드를 클릭 하 고 다음을 누릅니다. Ctrl+Delete.

참고: 그룹 확장 확인란을 사용 하 여 메일 그룹 나열 여부를 전체 그룹에 대해 한 작업 또는 구성원 당 한 작업에만 배정할 것인지를 지정할 수 있습니다.

이러한 필드를 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트 및 적절 한 추가 세그먼트 (목록/라이브러리 또는 사이트 모음)를 참조 하세요.

설명 번호 2

요청당

  • 요청 텍스트를 변경 하려면    상자에서 텍스트를 원하는 대로 변경 합니다.

설명 번호 3

모든 작업의 기한, 작업당 기간, 기간 단위

  • 일정 기한을 변경 하거나 제거 하려면    기존 날짜를 삭제 한 다음 새 항목을 제공 하거나 특정 기한을 완전히 제거 하려면 필드를 비워 둡니다. (이 필드에는 0을 입력 하지 않습니다. 이 필드는 달력 날짜 값을 포함 하거나 비워 두어야 합니다.

  • 기존 기간 유지   작업 당 기간 을 비워 두고 기간 단위를 변경 하지 않습니다.

  • 기간을 제거 하 여 없음    숫자 0작업별 기간에 입력 합니다.

  • 작업 기간을 연장 하려면    기간을 연장 하는 데 사용할 개수와 단위 유형을 지정 하려면 기간 필드를 모두 사용 합니다. 기한 날짜와 기간을 설정 하는 방법에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트를 참고 하세요.

  1. 양식의 모든 필드가 원하는 대로 되어 있으면 확인을 클릭 합니다.

현재 인스턴스의 모든 이후 작업에 변경 내용이 반영 됩니다.

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5 .이 워크플로 실행을 취소 하거나 종료 합니다.

실행 중인 워크플로 인스턴스가 완료 되기 전에 중지할 수 있는 방법에는 두 가지가 있습니다.

  • 워크플로 취소    모든 작업은 취소 되지만 워크플로 상태 페이지의 작업 영역에 유지 됩니다.

  • 워크플로 종료    모든 작업이 취소 되 고 워크플로 상태 페이지의 작업 영역에서 삭제 됩니다. (그러나 워크플로 기록 영역에는 여전히 반영 됩니다.)

두 방법에 대 한 지침은 다음과 같이 따릅니다.

취소 (모든 작업이 취소 되지만 두 작업 목록 및 기록에 모두 유지)

사용권한    다음 그림의 네 가지 명령 링크는 모두 목록 관리 권한이 있는 모든 사용자의 워크플로 상태 페이지에 표시 됩니다. 처음 세 개의 링크가 워크플로 인스턴스를 시작한 사용자의 페이지에 나타나지만 워크플로 링크는 해당 사용자 에게도 목록 관리 권한이 없으면 표시 되지 않습니다 . (마찬가지로, 소유자 그룹은 기본적으로 목록 관리 권한을 가지 며 구성원 그룹과 방문자 그룹은 그렇지 않습니다.)

현재 워크플로 인스턴스가 더 이상 필요 하지 않으면 중지할 수 있습니다.

  • 워크플로 상태 페이지의 워크플로 시각화 바로 아래에 있는 영역에서 모든 승인 작업 취소 링크를 클릭 합니다.

  • 예를 클릭하여 확인합니다.

모든 작업 취소 링크

현재 모든 작업이 취소 되 고 워크플로가 취소됨 상태로 종료 됩니다. 취소 된 작업은 여전히 작업 영역과 워크플로 기록 영역에 모두 나열 됩니다.

종료 (모든 작업이 작업 목록에서 삭제 되지만 기록에 유지 됨)

사용권한    다음 그림의 네 가지 명령 링크는 모두 목록 관리 권한이 있는 모든 사용자의 워크플로 상태 페이지에 표시 됩니다. 처음 세 개의 링크가 워크플로 인스턴스를 시작한 사람의 페이지에 표시 되지만 이 워크플로 종료 링크는 해당 사용자 에게도 목록 관리 권한이 없으면 표시 되지 않습니다 . (마찬가지로, 소유자 그룹은 기본적으로 목록 관리 권한을 가지 며 구성원 그룹과 방문자 그룹은 그렇지 않습니다.)

오류가 발생 하거나 워크플로가 중지 되 고 응답 하지 않으면 종료 될 수 있습니다.

워크플로 상태 페이지의 워크플로 시각화 바로 아래에 있는 영역에서이 워크플로 종료를 클릭 한 다음 예를 클릭 하 여 확인 합니다.

워크플로에서 만든 모든 작업은 취소 되며 워크플로 상태 페이지의 작업 영역에서 삭제 되지만 워크플로 기록 영역에도 반영 됩니다. 워크플로가 종료 되 고 워크플로 상태가 취소됩니다.

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6. 항목에서 실행 중인 워크플로 확인

항목에 대 한 워크플로 페이지에서 해당 항목에 대해 현재 실행 중인 워크플로 목록을 확인할 수 있습니다.

  1. 항목이 저장 된 목록이 나 라이브러리로 이동 합니다.

  2. 항목의 이름을 가리킨 다음 나타나는 화살표를 클릭 하 고 드롭다운 메뉴에서 워크플로 를 클릭 합니다.

  3. 워크플로: 항목 이름 페이지의 실행 중인 워크플로아래에서 해당 항목에 대해 현재 실행 중인 인스턴스 목록을 확인할 수 있습니다.

참고: 단일 워크플로 버전의 여러 인스턴스는 동시에 같은 항목에서 실행할없습니다. 예: 승인 서식 파일을 기반으로 하는 두 워크플로가 추가 되었습니다. 하나는 계획 승인 이라는 이름으로 지정 되며 나머지는 예산 승인입니다. 한 번에 한 항목에 대해 계획 승인 및 예산 승인의 한 인스턴스가 실행 될 수 있지만 워크플로의 인스턴스 중에서 하나만 가능 합니다.

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7. 전체 사이트 모음에 대 한 워크플로 모니터링

사이트 모음 관리자는 한 눈에 볼 수 있습니다.

  • 사이트 모음에 현재 있는 각 워크플로 서식 파일을 기반으로 하는 워크플로 수가 몇 개 있습니다.

  • 사이트 모음에서 각 워크플로 서식 파일과 현재 활성 상태 인지 여부

  • 사이트 모음에서 현재 실행 중인 각 워크플로 서식 파일을 기반으로 하는 워크플로 버전의 인스턴스가 몇 개 있는지를 보여 줍니다.

방법은 다음과 같습니다.

  1. 사이트 모음에 대 한 홈 페이지를 엽니다 (컬렉션 내의 사이트 또는 하위 사이트의 홈 페이지는아님 ).

  2. 설정 아이콘 SharePoint Online 공용 웹 사이트 설정 단추 클릭 한 다음 사이트 설정을클릭 합니다.

  3. 사이트 설정 페이지의 사이트 관리에서 워크플로를 클릭 합니다.

워크플로 페이지가 열리고 정보가 표시 됩니다.

다음에는 어떤 것이 있나요?

이 워크플로 버전이 처음으로 실행 되는 경우이 문서의 검토 세그먼트에 나와 있는 지침을 사용 하 여 인스턴스의 이벤트를 확인 하 고 워크플로가 원하는 대로 작동 하는지 확인할 수 있습니다.

워크플로 인스턴스가 완료 되 면 기록에 기록 된 이벤트를 검토할 수 있습니다. (인스턴스가 완료 된 후 최대 60 일 동안 모든 인스턴스의 레코드에 액세스할 수 있습니다.)

중요: 워크플로 기록은 비공식적인 참조에만 제공 된다는 점에 유의 하세요. 공식적인 감사 나 다른 법적 evidentiary 목적에는 사용할 수 없습니다 .

또한 인스턴스 전체의 워크플로 전체 성능에 대 한 보고서를 실행할 수 있습니다.

이 세그먼트의 섹션

  1. 최신 인스턴스의 이벤트 검토

  2. 최대 60 일간 인스턴스 기록에 액세스

  3. 워크플로 성과 보고서 만들기

1. 최신 인스턴스의 이벤트 검토

항목이 동일한 목록 또는 라이브러리에 있고 동일한 항목에 대해 동일한 워크플로가 다시 실행 될 때까지 해당 목록 또는 라이브러리에서 최신 인스턴스의 기록을 액세스할 수 있습니다.

모든 항목에서 실행 되는 워크플로의 최신 인스턴스에 대 한 워크플로 상태 페이지를 보려면 다음을 수행 합니다.

  • 항목이 있는 목록 또는 라이브러리에서 원하는 항목 및 워크플로의 상태 링크를 클릭 합니다.

이 예제에서 항목은 기초 초안 이라는 제목의 문서이 고 워크플로는 새 문서 승인입니다.

워크플로 상태 링크 클릭

워크플로 상태 페이지에서 워크플로 기록 섹션이 아래쪽에 위치 합니다.

워크플로 상태 페이지의 워크플로 기록 섹션

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2. 최대 60 일간 인스턴스 기록에 액세스

동일한 항목에서 동일한 워크플로를 다시 실행 한 후 인스턴스의 기록을 검토 하려면 어떻게 해야 하나요?

사실, 목록 또는 라이브러리 또는 워크플로 완료 알림과 같은 두 진입점 중 하나에서 최대 60 일을 할 수 있습니다.

목록 또는 라이브러리에서

  1. 항목이 저장 된 목록이 나 라이브러리로 이동 합니다.

  2. 항목의 이름을 가리킨 다음 나타나는 화살표를 클릭 하 고 드롭다운 메뉴에서 워크플로 를 클릭 합니다.

  3. 워크플로: 항목 이름 페이지의 완료 된 워크플로에서 검토 하려는 워크플로 인스턴스의 이름 또는 상태를 클릭 합니다.
    항목의 워크플로 페이지에 있는 완료된 워크플로 목록
    해당 인스턴스에 대 한 워크플로 상태 페이지가 열립니다.

워크플로 완료 알림에서

  • 검토 하려는 인스턴스에 대 한 워크플로 완료 알림을 연 다음 워크플로 기록 보기 링크를 클릭 합니다.

기록 링크가 강조 표시된 워크플로 완료 알림
해당 인스턴스에 대 한 워크플로 상태 페이지가 열립니다.

모든 완료 알림을 유지 하기 위해 Outlook 규칙을 만들 수 있습니다. 제목 줄에서 텍스트가 완료 된 모든 수신 메시지를 복사 하는 규칙을 설정 하 여 별도의 폴더에 넣습니다. Outlook 규칙이 받는 메시지를 복사 하 고 단순히 이동 하지 않으며 받은 편지함에도 표시 되지 않도록 합니다.

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3. 워크플로 성능 보고서 만들기

워크플로 버전 중 하나를 수행 하는 방법에 대 한 자세한 내용은 몇 가지 미리 정의 된 보고서 중 하나 또는 둘 다를 만들 수 있습니다.

  • 활동 기간 보고서    이 보고서를 사용 하 여 워크플로 내의 각 작업을 완료 하는 데 걸리는 시간 및 해당 워크플로를 완료 하는 데 걸리는 시간을 확인할 수 있습니다.

  • 취소 및 오류 보고서    이 보고서를 사용 하 여 워크플로가 완료 되기 전에 취소 중인지 또는 오류가 발생 하 고 있는지 확인할 수 있습니다.

워크플로에 사용할 수 있는 보고서 만들기

  1. 목록 또는 라이브러리의 해당 워크플로에 대 한 상태 열에서 상태 정보 링크를 클릭 합니다.
    워크플로 상태 클릭

  2. 워크플로 상태 페이지의 워크플로 기록에서 워크플로 보고서 보기를 클릭 합니다.
    워크플로 기록 섹션에서 워크플로 보고서 보기 링크 클릭

  3. 보고서를 보려는 워크플로를 찾은 다음 보려는 보고서의 이름을 클릭 합니다 (선택).
    작업 기간 보고서 링크 클릭

  4. 사용자 지정 페이지에서 보고서 파일을 만들 위치를 유지 하거나 변경한 다음 확인을 클릭 합니다.
    파일 저장 위치에서 확인 클릭
    보고서가 만들어지고 지정 된 위치에 저장 됩니다.

  5. 보고서가 완료 되 면 다음 그림에 표시 된 링크를 클릭 하 여 볼 수 있습니다. 그렇지 않으면 확인 을 클릭 하 여 완료 하 고 대화 상자를 닫습니다. (나중에 보고서를 볼 준비가 되 면 이전 단계에서 지정한 위치에서 찾을 수 있습니다.)
    보고서 보기 링크 클릭

다음에는 어떤 것이 있나요?

워크플로가 원하는 방식 으로만 작동 하는 경우에는 모두 사용을 시작 하도록 설정 됩니다.

작동 방식에 대 한 변경 사항이 있는 경우이 문서의 세그먼트 변경 내용을 참조 하세요.

새 승인 워크플로의 첫 번째 인스턴스를 실행 하 고 결과를 검토 한 후 워크플로를 구성 하는 방법에 대 한 하나 이상의 변경 작업을 할 수 있습니다.

또한 나중에 구성을 추가로 변경 하기 위해 다양 한 시간을 사용할 수도 있습니다.

마지막으로 특정 시점에 워크플로를 제거 하지 않고 더 짧거나 긴 기간으로 해제 하려고 할 수 있으며, 완전히 제거 하는 것이 좋습니다.

이 세그먼트의 섹션

  1. 워크플로의 영구 설정 변경

  2. 워크플로 비활성화 또는 제거

1. 워크플로에 대 한 영구 설정 변경

기존 워크플로의 설정을 영구적으로 변경 하려면 원래이를 추가 하는 데 사용한 연결 양식을 열고 편집 합니다.

워크플로가 하나의 목록 또는 라이브러리 에서만 실행 되는 경우

  1. 워크플로가 실행 되는 목록 또는 라이브러리를 엽니다.

  2. 리본 메뉴에서 목록 또는 라이브러리 탭을 클릭 합니다.

    참고: 탭의 이름은 목록 또는 라이브러리의 종류에 따라 다를 수 있습니다. 예를 들어 일정 목록에서 탭은 일정이라고 합니다.

  3. 설정 그룹에서 워크플로 설정을클릭 합니다.

  4. 워크플로 설정 페이지의 워크플로 이름 (설정을 변경 하려면 클릭하십시오.)에서 설정을 변경할 워크플로의 이름을 클릭 합니다.

    참고: 원하는 승인 워크플로가 목록에 표시 되지 않는 경우 한 콘텐츠 형식에만 연결 될 수 있습니다. 이 목록에 표시 되는 워크플로는 목록 바로 아래에 있는 이 형식 컨트롤의 항목에서 실행 하도록 구성 됩니다. (이 그림을 참조 하세요.) 드롭다운 메뉴에서 콘텐츠 형식 옵션을 클릭 하 여 원하는 워크플로가 표시 되는 항목을 확인 합니다. 원하는 워크플로가 목록에 표시 되 면 해당 이름을 클릭 합니다.

  5. 처음에 워크플로를 추가 하는 데 사용 된 연결 양식의 두 페이지에서 원하는 변경 내용을 만들고 저장 합니다.

    연결 양식의 필드 및 컨트롤에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트 및 적절 한 추가 세그먼트 (목록/라이브러리 또는 사이트 모음)를 참조 하세요.

워크플로가 사이트 모음의 모든 목록 및 라이브러리에서 실행 되는 경우

  1. 사이트 모음에 대 한 홈 페이지를 엽니다 (컬렉션 내의 사이트 또는 하위 사이트의 홈 페이지는아님 ).

  2. 설정 아이콘 SharePoint Online 공용 웹 사이트 설정 단추 클릭 한 다음 사이트 설정을클릭 합니다.

  3. 사이트 설정 페이지의 웹 디자이너 갤러리에서 사이트 콘텐츠 형식을클릭 합니다.

  4. 사이트 콘텐츠 형식 페이지에서 워크플로가 실행 되는 사이트 콘텐츠 형식의 이름을 클릭 합니다.
    형식이 강조 표시된 문서 콘텐츠 형식

  5. 선택한 콘텐츠 형식 페이지의 설정에서 워크플로 설정을클릭 합니다.
    설정 섹션의 워크플로 설정 링크

  6. 워크플로 설정 페이지의 워크플로 이름 (설정을 변경 하려면 클릭하십시오.)에서 설정을 변경할 워크플로의 이름을 클릭 합니다.
    워크플로 설정 변경 링크

  7. 처음에 워크플로를 추가 하는 데 사용 된 연결 양식의 두 페이지에서 원하는 변경 내용을 만들고 저장 합니다.

    연결 양식의 필드 및 컨트롤에 대 한 자세한 내용은이 문서의 계획 세그먼트 및 적절 한 추가 세그먼트 (목록/라이브러리 또는 사이트 모음)를 참조 하세요.

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2. 워크플로 비활성화 또는 제거

워크플로가 하나의 목록 또는 라이브러리 에서만 실행 되는 경우

  1. 워크플로가 실행 되는 목록 또는 라이브러리를 엽니다.

  2. 리본 메뉴에서 목록 또는 라이브러리 탭을 클릭 합니다.

    참고: 탭의 이름은 목록 또는 라이브러리의 종류에 따라 다를 수 있습니다. 예를 들어 일정 목록에서 탭은 일정이라고 합니다.

  3. 설정 그룹에서 워크플로 설정을클릭 합니다.

  4. 워크플로 설정 페이지에서 워크플로 제거, 차단 또는 복원 링크를 클릭 합니다.

  5. 워크플로 제거 페이지의 양식을 사용 하 여 워크플로를 비활성화, 다시 사용 또는 제거 합니다.
    워크플로 제거 페이지의 양식

양식에는 5 개의 열이 있습니다.

  • 워크플로    워크플로의 이름입니다.

  • 모두    항목에서 현재 실행 중인 워크플로의 인스턴스 수입니다.

  • 허용    워크플로가 계속 정상적으로 작동할 수 있도록 하는 옵션입니다.

  • 새 인스턴스 없음    현재 실행 중인 워크플로 인스턴스를 완료할 수 있지만 새 인스턴스를 실행할 수 없도록 설정 하 여 워크플로를 사용 하지 않도록 설정 하는 옵션입니다. (이 작업 은 되돌릴 수 있습니다. 나중에 워크플로를 다시 사용 하도록 설정 하려면이 페이지로 돌아가서 허용을 선택 합니다.

  • 제거    목록이 나 라이브러리에서 워크플로를 완전히 제거 하는 옵션입니다. 실행 중인 모든 인스턴스가 즉시 종료 되 고 해당 워크플로에 대 한 열이 더 이상 해당 목록 또는 라이브러리의 페이지에 표시 되지 않습니다. (이 작업은 되돌릴는 없습니다 .)

워크플로가 사이트 모음의 모든 목록 및 라이브러리에서 실행 되는 경우

  1. 사이트 모음에 대 한 홈 페이지를 엽니다 (컬렉션 내의 사이트 또는 하위 사이트의 홈 페이지는아님 ).

  2. 설정 아이콘 SharePoint Online 공용 웹 사이트 설정 단추 클릭 한 다음 사이트 설정을클릭 합니다.

  3. 사이트 설정 페이지의 갤러리에서 사이트 콘텐츠 형식을클릭 합니다.

  4. 사이트 콘텐츠 형식 페이지에서 워크플로가 실행 되는 사이트 콘텐츠 형식의 이름을 클릭 합니다.
    형식이 강조 표시된 문서 콘텐츠 형식

  5. 선택한 콘텐츠 형식 페이지의설정에서 워크플로 설정을클릭 합니다.
    설정 섹션의 워크플로 설정 링크

  6. 워크플로 설정 페이지에서 워크플로 제거, 차단 또는 복원 링크를 클릭 합니다.

  7. 워크플로 제거 페이지의 양식을 사용 하 여 워크플로를 비활성화, 다시 사용 또는 제거 합니다.
    워크플로 제거 페이지의 양식

양식에는 5 개의 열이 있습니다.

  • 워크플로    워크플로의 이름입니다.

  • 모두    항목에서 현재 실행 중인 워크플로의 인스턴스 수입니다.

  • 허용    워크플로가 계속 정상적으로 작동할 수 있도록 하는 옵션입니다.

  • 새 인스턴스 없음    현재 실행 중인 워크플로 인스턴스를 완료할 수 있지만 새 인스턴스를 실행할 수 없도록 설정 하 여 워크플로를 사용 하지 않도록 설정 하는 옵션입니다. (이 작업 은 되돌릴 수 있습니다. 나중에 워크플로를 다시 사용 하도록 설정 하려면이 페이지로 돌아가서 허용을 선택 합니다.

  • 제거    사이트 모음에서 워크플로를 완전히 제거 하는 옵션입니다. 실행 중인 모든 인스턴스가 즉시 종료 되 고 해당 워크플로에 대 한 열이 더 이상 해당 목록 또는 라이브러리의 페이지에 표시 되지 않습니다. (이 작업은 되돌릴는 없습니다.)

다음에는 어떤 것이 있나요?

변경 작업을 수행한 경우 워크플로의 테스트 인스턴스를 실행 하 여 변경의 효과를 두 번 확인 합니다.

추가 사용자 지정

SharePoint 제품에 포함 된 워크플로를 세부적으로 사용자 지정 하는 방법은 다양 합니다.

처음부터 사용자 지정 워크플로를 만들 수도 있습니다.

다음 프로그램 중 일부 또는 모두를 사용할 수 있습니다.

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    워크플로 양식, 동작 및 동작을 사용자 지정 합니다.

  • Microsoft Visual Studio    고유한 사용자 지정 워크플로 작업을 빌드합니다.

자세한 내용은 Microsoft 소프트웨어 개발자 네트워크 (MSDN) 도움말 시스템을 참조 하세요.

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