워크플로에서 전자 메일 보내기

워크플로에서 전자 메일 보내기

일부 버전의 SharePoint 에 목록 항목을 추가한 경우 전자 메일을 보내려면 세부 정보가 포함 된 여러 단계를 수행 해야 합니다. 그러나 SharePoint의 최신 버전을 사용하는 경우 목록에서 직접 흐름을 추가할 수 있습니다. 목록 항목을 추가할 때 전자 메일을 보낼 흐름 서식 파일에는 빠르게 시작 하는 데 필요한 기본 단계가 포함 됩니다.

참고: SharePoint 2010 워크플로는 새 테 넌 트에 대해 2020 년 8 월 1 일부 터 만료 되었으며 11 월 1 2020 일에 기존 테 넌 트에서 제거 되었습니다.  SharePoint 2010 워크플로를 사용 하는 경우 Power 자동화 또는 기타 지원 되는 솔루션으로 마이그레이션하는 것이 좋습니다. 자세한 내용은 SharePoint 2010 워크플로 만료를 참고 하세요.

워크플로에서 전자 메일 보내기

워크플로에서 기본 전자 메일 메시지 보내기

워크플로에서 전자 메일 메시지를 보내도록 트리거하는 새 항목

워크플로 디자이너에서 전자 메일 보내기 작업을 사용 하 여 사용자 지정 워크플로를 설정 하 여 사용자나 다른 지정 된 사용자 또는 그룹에 전자 메일을 보낼 수 있습니다. 전자 메일에 사용할 수 있는 필드는 받는사람, 참조, 제목, 본문입니다. 이러한 필드에는 정적 텍스트와 워크플로 조회에서 동적으로 생성되는 텍스트가 모두 포함될 수 있습니다.

전자 메일 보내기 작업을 사용 하 여 워크플로가 지정 된 단계에 도달할 때 알림을 포함 하 여 여러 종류의 전자 메일을 생성 하거나 워크플로 시작 및 중지를 비롯 한 지정 된 작업을 수행 하거나 기한에 따라 완료 되지 않은 작업에 대 한 미리 알림을 수행할 수 있습니다.

참고: 송신 전자 메일 설정을 서버에서 구성 해야만 워크플로가 전자 메일을 보낼 수 있습니다. 서버의 현재 전자 메일 설정에 대해 잘 모르는 경우 서버 관리자에 게 문의 하세요. 보내는 전자 메일 설정에 대 한 자세한 내용은 참고 항목 섹션을 참고 하세요.

이 예제에서는 새 항목에서 실행 될 때마다 사용자에 게 전자 메일 알림을 보내도록 워크플로를 설정 합니다. SharePoint Server 버전과 일치하는 SharePoint Designer 버전을 사용하십시오. 예를 들어, SharePoint Server 2010의 경우에는 SharePoint Designer 2010를 사용합니다. 그리고 SharePoint Server 2016와 Microsoft 365의 SharePoint를 포함한 SharePoint Server 2010 이후의 모든 버전에 대해서는 SharePoint Designer 2013를 사용하십시오. Microsoft 다운로드 센터 에서 SharePoint Designer 2013 를 다운로드 합니다.자세한 내용은 참고항목을 참조 하세요.

SharePoint Designer 2013를 열고 SharePoint 사이트에 연결

SharePoint Designer 2013은 Office 2013 앱으로 설치 됩니다. SharePoint Designer 2013을 열고 SharePoint 사이트에 연결 하려면 다음 단계를 따르세요.

  1. SharePoint Designer 2013를 열려면 시작 메뉴에서 선택 합니다. Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013을>모든 프로그램>시작 아이콘을 선택 합니다.

  2. SharePoint Designer 2013 시작 페이지에서 사이트 열기를 선택 합니다.

  3. 연결 하려는 SharePoint 사이트 (예: http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site)를 입력 합니다.

  4. 사이트를 열려면 열기를 선택 합니다.

  5. 메시지가 표시 되 면 자격 증명을 입력 합니다. (로그인 한 컴퓨터와 보안이 통합 되지 않은 경우 자격 증명을 입력 하 라는 메시지가 표시 됩니다.) SharePoint 사이트에 대한 액세스 권한이 있는 자격 증명을 사용해야 합니다.

SharePoint Workflow 플랫폼을 기반으로 목록 워크플로 만들기

  1. 탐색 창에서 워크플로 노드를 선택 합니다.

  2. 워크플로 탭의 새로 만들기 섹션에서 목록 워크플로 드롭다운을 선택 합니다. 대체 텍스트

  3. 새 워크플로와 연결하려는 목록을 선택합니다.

  4. 목록 워크플로 만들기 대화 상자에서 워크플로에 대 한 이름과 설명을 입력 한 다음 플랫폼 유형을SharePoint 2013 워크플로로 설정 합니다. 대체 텍스트

  5. 워크플로를 만들려면 확인을 선택 합니다.

이제 워크플로가 생성되었으므로 작업, 조건, 스테이지, 단계 및 루프를 추가하여 워크플로를 구축할 수 있습니다. 이러한 워크플로 구성 요소는 SharePoint Designer 2013 리본 메뉴에서 사용할 수 있습니다.

대체 텍스트

참고: Sharepoint 2013 워크플로가 사용 가능한 플랫폼 유형으로 표시 되지 않으면 워크플로 관리자가 sharepoint 팜과 함께 작동 하도록 구성 되어 있지 않은 것입니다. 해결 하려면 SharePoint Server 2013 팜에서 작동 하도록 워크플로 관리자 구성을참조 하세요.

사용할 수 있는 워크플로 작업 목록에 대 한 자세한 내용은 참고항목을 참고 하세요.

작업을 생성하여 전자 메일 전송

  1. 작업을 선택한 다음 전자 메일 보내기를 선택 합니다.

  2. 작업에서 다음 사용자를 선택 합니다. 대체 텍스트

  3. 전자 메일 메시지 정의 대화 상자에서 기존 사용자 및 그룹의 사용자를 선택 하거나 대상 필드에 자신의 전자 메일 주소를 입력 합니다.

    참고 사항: 

    • 외부 전자 메일 주소로 전자 메일을 보내려면, 해당 전자 메일 서버에서 정보를 검색할 수 있어야 합니다.

    • 전자 메일의 대상 주소는 특정 정적 주소 (예: NORTHWINDTRADERS\junmin 또는 junmin@northwindtraders.com) 이거나 변수 정보에 대 한 워크플로 조회 일 수 있습니다. 정적 주소를 사용 하는 대신 워크플로를 통해 전송 되는 전자 메일을 동적으로 처리 하는 워크플로 조회를 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은 메시지를 받을 사용자 또는 그룹을 동적으로 선택

    • 서버 관리자가 현재 웹 앱 또는 모든 웹 앱의 보낸 사람 주소를 변경 하지 않는 한, 렌더링 되는 전자 메일의 보낸 사람 주소는 항상 서버 관리자의 전자 메일 주소입니다. 자세한 내용은 특정 웹 앱에 대한 보내는 전자 메일 구성을 읽어보십시오.

  4. 제목 필드에 전자 메일의 제목을 입력 하거나, 원하는 텍스트에 대 한 워크플로 조회를 정의 하려면 데이터 바인딩 표시 단추 이미지 선택 합니다.

    참고: 워크플로가 제대로 컴파일하려면 제목 필드에 몇 가지 항목을 입력 해야 합니다.

  5. 제목 필드 아래의 큰 상자에서 전자 메일의 본문 텍스트를 입력 하거나 붙여 넣습니다.

    대체 텍스트

  6. 확인을 선택 합니다.

  7. 작업>선택 하 여 스테이지로 이동 합니다.

  8. 워크플로 종료를 선택 합니다. 대체 텍스트

  9. 게시를 선택합니다. 대체 텍스트

전자 메일의 내용을 수정 하는 고급 옵션은 다음 섹션을 참조 하세요.

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메시지를 받는 사용자 또는 그룹을 동적으로 선택

전자 메일의 받는 사람 및 참조 필드에 정적 주소를 제공 하는 경우 는 언제 든 지 해당 사용자가 워크플로 디자이너에서 워크플로를 열고 수동으로 변경 작업을 수행 해야 합니다. 주소가 자주 변경될 경우 수신자참조 필드에서 워크플로 조회를 사용하는 것이 좋습니다. 조회는 현재 항목의 필드, 다른 목록 또는 라이브러리의 항목 필드 또는 워크플로 변수의 주소를 참조할 수 있습니다.

사용자 지정 목록을 사용 하여 받는 사람 주소 저장

받는 사람이 정기적으로 변경 되지만 워크플로가 시작 될 때마다 초기화 양식에서 지정 해야 하는 경우에는 사용자 지정 받는 사람 목록을 만든 다음 각 워크플로에 대 한 목록 항목이 하나씩 포함 되어 있으며 각 워크플로의 각 전자 메일이 전송 될 주소를 저장할 수 있는 열을 만들 수 있습니다. 워크플로 메시지를 받는 사람이 변경되면 해당 워크플로의 받는 사람 목록 항목에서 해당 필드의 주소를 변경하기만 하면 됩니다.

중요: 워크플로 전자 메일에 대 한 주소를 저장 하는 열은 한 줄 텍스트, 여러 줄 텍스트 또는 사용자 또는 그룹 유형 열이 될 수 있습니다. 사용자 또는 그룹 열을 사용 하는 경우 워크플로가 전자 메일 주소에 대해 참조 하는 각 필드에 하나의 항목만 만들 수 있습니다. 열을 작성할 때 복수 항목 허용에서 아니요를 선택하십시오. 이 형식의 열을 사용 하 여 받는 사람을 여러 명 지정 하려는 경우 워크플로를 통해 전자 메일에 주소를 지정할 사람을 포함 하는 SharePoint 그룹을 만든 다음 필드에서 그룹을 지정할 수 있습니다. 열을 만들 때 선택 허용 에서 사람 및 그룹을 선택해야 합니다. 목록 만들기 및 열 추가에 대 한 자세한 내용은 참고항목을 참고 하세요.

참고: SharePoint 그룹을 만들 때 각 그룹에 사이트에 대 한 읽기 권한이 있는지 확인 하 고 새 그룹 페이지의 그룹 설정 영역에서 그룹의 구성원을 볼 수 있는 사용자를 선택 합니다.

사용자 지정 받는 사람 목록에 워크플로 조회를 사용하려면 다음 작업을 수행하십시오.

  1. 브라우저에서 다음 세 열이 포함된 받는 사람인 사용자 지정 목록을 만듭니다.

    • 기본 제목 열의 이름을 워크플로 이름으로 변경합니다. 다른 모든 옵션은 그대로 둡니다. 자세한 정보 목록 또는 라이브러리의 열 변경에 대 한 자세한 내용은 참고 항목을 참조하세요.

    • 수신자라는 이름의 사용자 또는 그룹 열을 추가하십시오. 이 열에서는 사람과 그룹을 모두 선택할 수 있지만 복수 선택은 허용되지 않습니다. 다른 모든 옵션은 그대로 둡니다. 목록 또는 라이브러리에서 열을 만드는 방법에 대 한 자세한 내용은 다음을 참조 하세요. 참고 항목을 참조하세요.

    • Cc라는 한 줄의 텍스트 열을 추가합니다. 다른 모든 옵션은 그대로 둡니다.

  2. 받는 사람 목록에서 새 항목을 만든 후 다음을 수행 합니다.

    • 워크플로 이름 필드에서 여기에 사용 된 예제 워크플로 이름을 나타내는 문서 검토 를 입력 합니다.

    • 받는 사람 필드에서 주소록 단추 이미지 를 선택한 다음 사용자 및 그룹 선택 대화 상자에서 전자 메일 주소를 입력할 단일 사용자 또는 그룹 을 선택 합니다.

    • 참조 필드에 여러 주소를 세미콜론으로 구분 하 여 복사할 받는 사람의 전자 메일 주소를 입력 합니다.

  3. 새 워크플로를 만듭니다.

  4. 작업을 선택한 다음 전자 메일 보내기를선택 합니다.

  5. 작업에서 다음 사용자를 선택 합니다.

  6. 전자 메일 메시지 정의 대화 상자의 끝 상자에서 주소록 단추 이미지 를 클릭 합니다.

  7. 사용자 선택 대화 상자의 또는 기존 사용자 및 그룹에서 선택 목록에서 사용자에 대 한 워크플로 조회를 선택한 다음 추가를 선택 합니다.

  8. 개인 또는 그룹 조회 대화 상자에서 다음 옵션을 선택 합니다.

    • 데이터 원본: 받는 사람, 또는 사용자 지정 목록의 이름

    • 원본 필드 또는 받는 사람줄에 원하는 주소를 포함 하는 필드입니다.

    • 필드를 로그인 이름으로 반환 합니다. 이렇게 하면 전자 메일에서 "대상" 필드 형식이 결정 됩니다.

    • 필드: 받는 사람: 워크플로 이름

    • : 문서 검토또는 현재 워크플로의 이름을 입력 합니다.

      대체 텍스트

      이 조회 상태 "받는 사람 목록에서 워크플로 이름이 문서 검토와 같은 대상 필드의 값을 선택 합니다."

      대화 상자의 위쪽 절반은 목록과 열을 지정 합니다. 대화 상자의 아래쪽 절반에 행이 지정 됩니다.

  9. 사람 또는 그룹 조회 대화 상자에서 확인을 선택 합니다.

  10. 고유 조회에 대 한 전자 메일에서 확인을 선택 합니다.

  11. 사용자 선택 대화 상자를 닫으려면 확인 을 다시 선택 합니다.

  12. 전자 메일 메시지 정의 대화 상자에서 참조 필드 끝에 있는 주소록 단추 이미지 를 선택 합니다.

  13. 사용자 선택 대화 상자의 또는 기존 사용자 및 그룹에서 선택 목록에서 사용자에 대 한 워크플로 조회를 선택한 다음 추가를 선택 합니다.

  14. 워크플로 조회 정의 대화 상자에서 다음 옵션을 선택 합니다.

    • 데이터 원본: 받는 사람, 또는 사용자 지정 목록의 이름

    • Field 원본필드: 참조또는 참조 줄에 포함할 주소를 포함 하는 필드입니다.

    • 필드를 로그인 이름으로 반환 합니다. 이렇게 하면 전자 메일에서 "대상" 필드 형식이 결정 됩니다.

    • 필드: 받는 사람: 워크플로 이름

    • : 문서 검토또는 현재 워크플로의 이름을 입력 합니다.

      대체 텍스트

      이 조회 상태 "받는 사람 목록에서 워크플로 이름이 문서 검토와 같은 참조 필드의 값을 선택 합니다."

  15. 확인을 선택 하 고 경고 메시지에서 확인 을 다시 선택 합니다.

  16. 사용자 선택 대화 상자를 닫으려면 확인을 선택 합니다.

이제 워크플로에서이 전자 메일을 보내면 사용자 지정 받는 사람 목록에 있는 문서 검토 항목의 받는 사람과 참조 필드에 나열 된 주소로 전송 됩니다. 수신자를 변경하려면 목록 항목에서 원하는대로 변경하십시오.

단일 워크플로가 여러 개의 전자 메일을 보낼 수 있으며, 전자 메일을 모두 같은 받는 사람에 게 보낼 수는 없습니다. 이 워크플로에서 전송 되는 추가 전자 메일에 대 한 다른 주소를 저장 하려면 목록에 열을 추가 하 여 다른 주소를 저장할 수 있습니다. 이 경우 "첫 번째 메시지 수신자", "두 번째 메시지 수신자" 등의 열에 이름을 지정할 수 있습니다.

또는 각 워크플로에 대 한 하나의 항목 대신 워크플로를 통해 보내는 각 전자 메일에 대해 하나의 항목을 만들기 위해 목록을 디자인할 수 있습니다. 이 경우 각 전자 메일을 식별 하는 데 사용 되는 이름이 고유한 지 확인 하 여 주소를 검색 하는 조회가 원하는 고유 값을 반환 하도록 합니다.

워크플로 시작 양식을 사용하여 받는 사람 지정

워크플로를 수동으로 시작할 때마다 받는 사람을 지정하려면 워크플로 시작 양식을 사용자 지정하여 워크플로를 시작한 사람의 주소를 수집하십시오. 그 다음 워크플로는 입력 된 주소를 직접 사용하거나 현재 항목의 필드로 복사할 수 있습니다. 워크 플로는 현재 인스턴스를 완료한 후에도 여전히 참조될 수 있습니다. 워크플로가 자동으로 시작되도록 설정되어 있으면 자동 시작이 발생할 때마다 초기화 양식에서 기본 주소를 지정할 수 있습니다.

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현재 항목에 대한 정보 포함

지금까지 예제 전자 메일의 본문 텍스트는 정적 이므로 워크플로가 전자 메일의 인스턴스를 만들 때마다 텍스트는 정확 하 게 일치 합니다.

그러나 워크플로가 현재 실행 중인 항목과 관련해 변경되는 텍스트를 포함하는 것이 유용할 수 있습니다. 예를 들어 전자 메일 본문에 검토가 필요한 문서의 제목을 포함 하는 것이 유용할 수 있습니다. 이러한 종류의 동적 정보를 포함하려면 워크플로 조회를 사용합니다. 조회는 목록, 라이브러리 및 워크플로 데이터와 같은 다른 데이터 원본에서 데이터를 검색합니다.

전자 메일 텍스트에 문서의 제목을 추가 하려면 다음을 실행 합니다.

  1. 조회 정보를 표시할 정적 텍스트를 입력 하거나 붙여 넣습니다.

    대체 텍스트

  2. 조회 위치를 지정할 위치에 삽입 포인터를 놓습니다.

    팁: 조회를 삽입 한 후에는 새 위치로 끌 수 없습니다. (그러나 다른 텍스트를 드래그하여 조회를 "재배치"할 수도 있습니다.) 마찬가지로 조회나나 조회가 포함된 텍스트를 잘라내거나 복사하거나 붙여 넣을 수 없습니다.

  3. 조회 추가 또는 변경을선택 합니다.

  4. 문자열 조회대화 상자의 데이터 원본 필드에서 현재 항목을 선택 하 고 원본 필드 필드에서 이름을선택 합니다.

    대체 텍스트

  5. 확인을 선택합니다.

  6. 삽입 된 조회가 전자 메일 본문에 나타납니다. 대체 텍스트

  7. 워크플로를 게시 하려면 게시를 선택 합니다.

워크플로가 실행 되 고 전자 메일이 생성 되 면 조회가 문서의 제목으로 대체 됩니다.

제목 5 삽입

문서의 제목을 포함하는 것이 유용하지만 직접 문서로 연결되는 하이퍼링크를 포함하는 것이 더 유용할 수 있습니다. 이를 위해 하이퍼링크에 조회를 포함합니다.

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정적 하이퍼링크 포함

' 전자 메일 메시지를 정의 하는 서식 도구 ' 대화 상자의 오른쪽 위 모서리에 있는 같은 주소나 위치에 항상 연결 되는 정적 하이퍼링크를 포함 하려면 하이퍼링크 편집 단추를 선택 합니다.

  1. 링크를 표시할 정적 텍스트를 입력 하거나 붙여 넣습니다.

  2. 텍스트를 선택 하 고 하이퍼링크 편집을 선택 합니다.

    대체 텍스트
  3. 하이퍼링크 편집 대화 상자에서 웹 사이트의 주소를 입력 합니다. 대체 텍스트

  4. 확인을선택 합니다.

    삽입 된 하이퍼링크가 전자 메일의 본문에 나타납니다. 대체 텍스트

참고: 텍스트 기반 전자 메일 프로그램은 하이퍼링크를 렌더링 하지 않습니다.

워크플로가 현재 실행 중인 항목에 따라 다양 한 주소를 가리키는 동적 하이퍼링크를 만드는 방법을 알아보려면 워크플로 조회를 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은 현재 항목에 대 한 하이퍼링크 포함을 참조 하세요.

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현재 항목에 하이퍼링크 포함

이전 섹션에는 정적 하이퍼링크를 포함하 고, 예제 하이퍼링크의 주소에는 변수 정보가 포함 되어 있지 않습니다. 워크플로가 전자 메일을 보낼 때마다 하이퍼링크는 같은 페이지를 가리킵니다.

그러나 워크플로 조회를 사용하면 현재 항목에 대한 정보를 사용하여 어떤 URL을 가리킬지를 결정하는 동적 링크를 만들 수 있습니다.

현재 항목이 문서 라이브러리의 문서인 경우

워크플로 시작 알림 예제에서 새 문서 자체에 대한 링크를 제공하려고 할 수 있습니다.

  1. 링크를 표시할 정적 텍스트를 입력 하거나 붙여 넣습니다.

  2. 텍스트를 선택 하 고 하이퍼링크 편집을 선택 합니다.

  3. 하이퍼링크 편집 대화 상자에서 함수 (fx)를 선택 합니다.

    팁: 조회를 삽입 한 후에는 새 위치로 끌 수 없습니다. (그러나 다른 텍스트를 드래그하여 조회를 "재배치"할 수도 있습니다.) 마찬가지로 조회나나 조회가 포함된 텍스트를 잘라내거나 복사하거나 붙여 넣을 수 없습니다.

  4. 문자열 조회 대화 상자의 데이터원본 필드에서 현재 항목을 선택 합니다.

  5. 원본 필드 필드에서 인코딩된 절대 URL을 선택 하 고 확인을 선택 합니다.

    현재 항목 1에 대한 하이퍼링크 삽입 현재 항목 2에 대한 하이퍼링크 삽입 현재 항목 3에 대한 하이퍼링크 삽입

전자 메일을 받는 사람이 링크를 선택 하면 보기 또는 편집을 위해 문서가 열립니다.

현재 항목이 목록 항목인 경우

목록 항목에 대 한 링크를 만들 때 (예: 공지 사항 또는 일정 이벤트) 링크를 표시 양식 (된 dispform.aspx) 또는 목록 항목의 편집 양식 (EditForm) 중 하나를 열도록 선택할 수 있습니다.

목록 항목을 여는 링크를 만들기 위해서는

  1. 브라우저에서이 워크플로를 만들려는 목록으로 이동 합니다.

  2. 링크를 통해 표시 폼을 열 수 있도록 하려면 보기 항목 을 사용 하 여 라이브러리의 기존 문서에 대 한 목록 항목을 열고 링크를 편집 폼으로 열려면 항목을 편집 합니다.

  3. 주소 표시줄의 주소를 시작 http: 또는 https:에서 첫 번째 등호 (=)를 통해 복사 합니다.

    목록 항목 1에 대한 하이퍼링크 삽입

  4. ?ID= 텍스트는 페이지에 현재 목록이나 라이브러리의 항목 ID가 등호(=) 다음에 오는 예제에 대한 양식을 표시하도록 지시하는 쿼리 문자열 매개 변수입니다. 이는 워크플로 조회로 식별된 현재 항목의 목록 ID가됩 니다.

    참고: 현재 항목이 세 가지 워크플로 작업 중 하나에서 만든 작업 인 경우 링크를 통해 사용자 지정 작업 양식 (작업 목록의 기본 표시 또는 편집 양식이 아님)을 열 수 있도록 하려면 현재 항목이 사용자 지정 작업 양식인지 확인 합니다. 워크플로 작업 조치로 작성되지 않은 작업과 워크 플로 작업 중 하나에 의해 작성된 작업 표시 양식의 경우에는 현재 절차만으로 작업이 가능합니다.

  5. 전자 메일 메시지 정의 대화 상자에서 링크를 표시할 정적 텍스트를 입력 하거나 붙여 넣습니다 예를 들어 목록 항목을 보려면 여기를 클릭 합니다.

  6. 텍스트를 선택 하 고 하이퍼링크 편집을 선택 합니다.

  7. 하이퍼링크 편집 상자에서 주소 필드에 대해 문자열 작성기를 선택 합니다.

  8. 문자열 작성기 대화 상자에서 주소를 붙여 넣습니다.

  9. 삽입 포인터를 등호 (=) 바로 뒤에 놓은 다음 추가 또는 조회 변경을선택 합니다.

  10. 문자열 조회 대화 상자의 원본 필드에서 현재 항목을 선택 하 고원본필드 필드에서ID를 선택 합니다.

    목록 항목 3에 대한 하이퍼링크 삽입

  11. 확인을 선택합니다.

    문자열 작성기의 마지막 문자열은 http:// 또는 https:// 으로 시작 하 고 [%Current Item:ID%].으로 끝나야 합니다. 목록 항목 4에 대한 하이퍼링크 삽입

    중요: 현재 항목 ID 조회가 현재 목록 항목에 대 한 링크를 작성 하는 데 유용한 반면, 다음 조회에서는 렌더링 된 경로에 오류를 표시할 수 있으며, 경로, 서버 상대 URL, 원본 URL 및 URL 경로에는 전자 메일 링크에 포함 하는 것이 좋습니다.

  12. 확인을 두 번 선택 합니다.

링크는 밑줄을 사용 하 여 전자 메일에 파란색 텍스트로 표시 됩니다.

목록 항목 5에 대한 하이퍼링크 삽입

링크를 여러 번 사용하려는 경우 다음 섹션으로 이동합니다.

목록 항목 주소를 워크플로 변수로 저장합니다.

워크플로 변수에 표시 양식의 URL을 저장하거나 목록 항목의 양식을 편집하여 동일한 워크플로의 여러 위치에서 사용할 수 있습니다.

  1. 워크플로 디자이너 창에서 작업을 선택한 다음 문자열의 인덱스에서 하위 문자열 추출을 선택 합니다.

    변수 1

  2. 스테이지에서 string을 선택 하 고 줄임표 단추 [...]를 선택 합니다.

  3. 문자열 작성기 대화 상자에서 URL의 정적 텍스트 부분 (현재 항목 ID에 대 한 조회 제외)을 붙여 넣습니다.

    변수 2

  4. 등호 (=) 뒤에 삽입 포인터를 놓은 다음 추가 또는 조회 변경을 선택 합니다.

  5. 문자열 조회 대화 상자의 데이터원본 필드에서 현재 항목을 선택 하 고 원본 필드 필드에서 ID를 선택 합니다 .

    변수 3

  6. 확인을 선택합니다.

    조회는 대화 상자의 텍스트에 추가 됩니다.

    변수 4

  7. 문자열 작성기 대화 상자를 닫으려면 확인을 선택 합니다.

  8. 0에서 시작 하 여 0 을 선택 하 고 1로 바꿉니다.

    참고: 시작 부분 에 1 보다 큰 값이 있으면 마지막 문자열에 제거 된 문자가 있습니다.

  9. 변수: substring 또는 variable: substring1 in 변수: 하위 문자열에 출력을 선택 합니다 .

  10. 목록에서 새 변수 만들기 를 선택한 다음 변수 편집 대화 상자에 새 변수의 이름을 입력 합니다.

  11. 형식이 String으로 설정 되어 있는지 확인 한 다음 확인을 선택 합니다. 변수 5

  12. 방금 만든 작업 아래를 선택 하 고 작업에 전자 메일 보내기 작업을 추가한 다음 작업에서 이러한 사용자 를 선택 합니다. 변수 6

  13. 전자 메일 메시지 정의 대화 상자에서 새 변수를 사용 하려면 전자 메일 본문에 링크를 표시할 텍스트를 입력 하거나 붙여 넣습니다. 텍스트를 선택 하 고 서식 메뉴에서 하이퍼링크 편집을 선택 합니다. [Fx] 단추를 선택 하거나 줄임표 단추 [...]를 선택 하 고 추가 또는 조회 변경을 선택 합니다.

  14. 문자열 조회 대화 상자의 데이터 원본 상자 목록에서 워크플로 변수 및 매개 변수를 선택 합니다.

  15. 원본 필드목록에서 변수 : 변수 이름을선택한 다음 확인을 선택 하 고 다음 상자에서 확인을 선택 합니다.

    변수 7 변수를 삽입한 후 전자 메일 메시지 화면 정의

이제 이 워크플로에서 원하는 위치에 이 변수를 삽입할 수 있습니다.

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이미지 포함

변수를 만들고 HTML 이미지 태그 <img/> 사용 하 여 JPEG (.jpg) 파일로 저장 되 고 사이트의 그림 라이브러리에 업로드 한 이미지에 연결 하 여 전자 메일에 그래픽을 포함할 수 있습니다.

  1. 워크플로 디자이너 창에서 작업을 선택한 다음 워크플로 변수 설정을선택 합니다.

  2. 워크플로 변수를 선택 하 고 새 변수 만들기를 선택 합니다.

  3. 변수 편집 대화 상자에서 새 변수의 이름을 입력 하 고 해당 형식이String으로 설정 되어 있는지 확인 한 다음 확인을 선택 합니다.

  4. 을 선택한 다음 줄임표 단추 [...]를 선택 합니다. 문자열 작성기 창에서 JPEG 이미지 파일의 URL을 HTML 태그 형식으로 입력 하거나 붙여 넣습니다- <img src ="URL"/> 이미지용 문자열 작성기

  5. 확인을 선택합니다.

  6. 삽입된 작업은 다음과 같이 나타납니다. 이미지를 삽입할 경우 변수 설정

  7. 방금 만든 작업 아래를 선택 하 고 작업에 전자 메일 보내기 작업을 추가한 다음 작업에서 these 사용자 를 선택 합니다. 삽입 보내기 전자 메일 작업

  8. 전자 메일 메시지 정의 대화 상자에서 조회 추가 또는 변경을 선택 합니다.

  9. 문자열 조회 대화 상자의 데이터 원본 목록에서 워크플로 변수 및 매개 변수를 선택 합니다.

  10. 원본 필드 목록에서 변수: 변수 이름을 선택한 다음 확인을 선택 합니다. 이미지 워크플로의 전자 메일 문자열 이미지가 포함된 워크플로 전자메일 메시지 본문

  11. 전자 메일 메시지 정의 창을 닫고 워크플로를 게시 하려면 확인 을 다시 선택 합니다.

 전자 메일을 보내는 경우 JPEG 파일의 이미지가 링크 태그 대신 표시 됩니다.

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지원되지 않는 옵션 식별

전자 메일 보내기 작업의 현재 버전에서 다음 옵션을 지원 하지 않습니다.

  • 발신자 줄에 주소 지정 (워크플로에 의해 전송 되는 전자 메일의 보낸 사람 줄에는 항상 서버 관리자가 지정한 전자 메일 주소가 표시 됩니다. 서버 관리자만이이를 변경할 수 있으며,이는 현재 웹 앱의 모든 알림에 대해서만 변경할 수 있으며 워크플로 별로는 변경 되지 않습니다.

  • 포함된 관련 항목 스타일(CSS)을 사용하여 메시지 내용의 서식을 지정합니다. Style 특성을 사용 하 여 텍스트의 서식을 지정할 수 있지만, <style> 태그와 CSS 클래스는 지원 되지 않습니다.

  • 여러 값이 포함된 개인 또는 그룹 유형의 열을 참조하는 수신자 또는 C참조 상자에서 워크플로 조회 사용.

  • 전자 메일의 숨은 참조 받는 사람 지정

  • 첨부 파일로 메시지가 포함된 다른 파일 포함.

  • 이미지 또는 그래픽 파일을 메시지에 포함. 아니면, 이미지 포함

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참고 항목

단계별 SharePoint 2013: 보내는 전자 메일 설정

SharePoint Designer 소개

특정 웹 앱에 대한 보내는 전자 메일 구성

SharePoint Server 2013 팜에서 작동하도록 워크플로 관리자 구성

워크플로 작업 빠른 참조

SharePoint에서 목록 만들기

SharePoint 목록 또는 라이브러리에서 열 만들기

목록 또는 라이브러리의 열 변경

SharePoint Online, SharePoint 2016 및 SharePoint 2013에서 경고 생성 또는 RSS 피드 구독

SharePoint 2010에서 경고 생성 또는 RSS 피드 구독

기본 문제 해결 팁 

다음과 같은 질문 목록은 워크플로를 생성할 때 발생하는 문제의 원인을 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다.

  1. 같은 목록에 다른 유형의 워크 플로를 만들 수 있습니까? 예를 들어 승인 워크플로 를 만들어 봅니다.

  2. 동일한 워크플로를 만들 수 있습니까?

    • 동일한 사이트에 다른 목록

    • 다른 사이트 모음에서 다른 사이트

    • 동일한 웹 응용 프로그램의 다른 사이트 모음

    • 상이한 웹 응용 프로그램

    • 다른 계정으로 로그인했습니까?

    • 다른 컴퓨터를 사용합니까?

 고급 문제 해결 팁

워크플로 문제의 원인을 파악 하는 데 도움이 되는 기본 문제 해결 팁이 없는 경우 다음 단계를 수행 합니다.

  1. 사이트 및 워크플로 수준에서 필요한 사용 권한이 있는지 확인하십시오. 사이트 사용>권한>사이트 설정으로 이동 하 여이 목록에 대 한 사용 권한/목록 설정>권한을 확인 하 고 다음에 대 한 사용 권한 결과 확인 을 확인 합니다.

    1. 워크플로를 디자인하기 위한 최소 권한(저장 및 게시) :

      1. 에 SharePoint 사이트: 디자인

      2. SharePoint 사이트: 편집

    2. 워크플로를 시작하기 위한 최소 사용 권한:

      1. 에 SharePoint 사이트: 보기 전용/읽기

      2. SharePoint 사이트: 참가

  2. 보내는 전자 메일 설정이 올바른 Exchange 서버로 설정되어 있는지 확인하십시오.

    1. 관리자 권한으로 명령 프롬프트를 엽니다.

    2. nslookup<Exchange 서버 주소 >를 실행합니다. 예를 들어: nslookup exch.contoso.com와 같습니다.

    3. 출력에서 Exchange 서버의 해결 된 IP 주소를 확인해야 합니다. 그렇지 않은 경우 Exchange 관리자에게 문의하여 올바른 Exchange 정규화된 도메인 이름 (FDQN)을 요청하십시오.

  3. 다음 단계를 사용 하 여 SharePoint 관리 셸에 Sputility 클래스의 SendEmail 함수를 사용 하 여 동일한 사람에 게 전자 메일을 보냅니다.

    1. SharePoint관리자 권한으로 셸을 관리를 엽니다. ( SharePoint 관리 shel을 마우스 오른쪽 단추로 클릭>관리자 권한으로 실행)

    2. 다음 스크립트를 실행합니다. 스크립트가 True로 응답 하 고 사용자가 SharePoint 에서 전자 메일을 받는 경우 SMTP가 SharePoint 에 올바르게 구성 되어 있습니다.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. SMTP 기능을 사용 하 여 SharePoint 서버에서 같은 사용자에 게 전자 메일을 보냅니다. 텔넷을 사용하여 SMTP 통신을 테스트의 단계를 따릅니다.

참고: 기본적으로 SharePoint은 보내는 메일에 대한 로그 항목을 생성하지 않습니다. SharePoint는 절대 전자 메일을 직접 보내지 않습니다. 전자 메일은 중앙 관리 에 구성 된 SMTP (Exchange ) 서버를 통해 릴레이 됩니다. 이 유형의 워크플로 문제를 해결 하려면 이전 단계를 따르세요.

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