Outlook 모범 사례: 좋은 전자 메일 작성

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권장 사항

다음 규칙은 전자 메일이 전문가처럼 보이고 메시지를 전달하는 데 도움이 됩니다.

  1. 메시지를 보내기 전에 읽어 봅니다.

  2. 주제를 설명적이고 작업 중심으로 만듭니다. 예를 들어 "관리자: 보드 후진 날짜 보내기"에는 그룹의 이름과 작업이 모두 포함되어 있으므로 받는 사람이 필요한 작업을 빠르게 알 수 있습니다. 다른 유용한 도사에는 "FYI:" 및 "필요한 작업"이 있습니다.

  3. 작업이 필요한 경우 제목 줄에 원하는 것을 밝혔습니다.

  4. 대화 주제가 바뀌면 메시지 제목을 변경합니다.

  5. 모든 메시지는 짧고 간결하게 유지합니다.

  6. 메시지의 내용을 가장 중요에서 최소한으로 구성합니다.

  7. 중요한 정보를 굵게 표시하는 것이 중요합니다.

  8. 작업 항목이나 질문을 별도 줄에 놓아 눈에 띄게 돋보이게 합니다.

  9. 질문할 때 굵게 하는 사용자 이름입니다. 예를 들어 "Ryan: 프로젝트의 상태는 어떻게 됐나요?" Outlook 2016 를 사용하는 Microsoft 365 을 사용하는 것이 @Mentions.

  10. 메시지를 보내야 하는 사용자 수를 제한합니다.

    • Cc 줄에 정보를 알려야 하는 사람 을 넣습니다.

    • To 줄에 응답하거나 조치를 취해야 하는 경우를 넣습니다.

  11. 를 사용하여 서명이 적절할 경우서명을 유지하지만 서명을 단순하고 짧고 전문적이며 가능한 경우 그래픽이 없는 유지하세요.

  12. 즉각적인 응답을 원하는 경우 전자 메일을 보내지 않습니다. 전화를 걸거나 인스턴트 메시지를 보냅니다.

  13. 해결되지 않은 메시지 10개가 넘는 전자 메일 대화에 있는 경우 모임을 호출하거나 설정하여 문제를 논의하는 것이 고려됩니다. 복잡한 문제를 해결하는 데 전자 메일이 효율적이지 않은 경우도 있습니다.

  14. 응답에 시간이 필요한 경우 확인 메시지를 보냅니다. 너무 바빠서 완전한 답변을 포함한 회신을 즉시 할 수 없는 경우에는 보낸 사람에게 해당 문제를 확인 중이며 특정 시간이나 날짜까지 회신할 예정임을 알립니다. 메시지에 플래그를지정하여 나중에 회신할 수 있습니다.

  15. 중요도( Outlook의 중요도 높음 아이콘 )를 아급히 사용 합니다.

    참고: 지연된 보내기 규칙을 설정한 경우에도 중요도가 높은 메시지를 표시하면 메시지가 즉시 전송됩니다.

  16. 질문을 하는 경우 응답할 수 있는 여러 사람이 있는 경우 그룹에 질문을 보내는 대신 한 사람만 선택합니다.

좋은 전자 메일 메시지를 작성하는 핵심은 받는 사람에 공감하는 것입니다.

추가 작업: 보낼 때 플래그 지정

보내는 메시지에 대한 응답을 받아야 하는 경우 다음을 수행합니다.

  1. 를 보낼 때 직접 플래그를 지정합니다.

  2. 확인 표시줄에서 플래그가 지정된 전자 메일 작업의 이름을 To-Do 을 시작으로 변경합니다.

  3. 해당 메시지에 @대기 중 범주를 지정합니다.

이 세 단계를 수행하면 다음 작업은 다른 메시지를 보내거나 응답을 찾아야 합니다.

    다른 메시지를 보내도록 알림 설정을 하는 것이 받는 사람에게 보낸 메시지에 플래그를 지정하는 것보다 더 효과적입니다. 마찬가지로, 메시지에서 약속한 사항이 있는 경우 할 일 모음에 해당 작업이 표시되어 다시 떠올릴 수 있도록 플래그를 지정합니다.

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하지 않습니다.

  1. 문구를 사용하지 않습니다.

  2. 보낸 모든 메시지에 관리자를 포함하지 않습니다.

  3. 화가 나면 메시지를 보내지 않습니다. 메시지를 쓴 다음 임시 보관함에 저장하고 나중에 다시 확인한 후 보냅니다.

  4. 긴 메시지(두 개 이상의 단락)를 보낼 때 빠른 응답을 기대하지 않습니다.

  5. 첫 번째 메시지 후 1일 미만의 후속 메시지를 보내지 않습니다. 제시간에 다시 들리지 않는 경우 전화 또는 인스턴트 메시징을 사용해 듣습니다.

  6. 보내는 모든 메시지에 읽기 영수증 또는 배달 영수증을 사용하지 않습니다. 받는 사람의 메시지 수신 여부가 확실하지 않은 경우에만 사용합니다.

  7. 보내는 모든 메시지에 플래그 또는 중요도 Outlook의 중요도 높음 아이콘 연결하지 않습니다. 받는 사람이 이를 신경 쓰지 않게 됩니다.

  8. 모든 CAPS를 사용하지 않습니다.

  9. 첨부 파일을 보내지 말고 링크를 보내지 않습니다.

  10. 메일 그룹 또는 연락처 그룹을 확장하지 않습니다. 메일 목록을 확장하면 메시지를 읽기가 어려워지며 잘못된 메일 폴더로 이동하게 됩니다.

  11. sarcasm을 사용하지 않습니다. 유머가 오해될 수 있습니다.

  12. 회사의 모든 사람이 읽기를 원하지 않는 내용을 작성하지 않습니다. 전자 메일 메시지가 끝날 수 있는 위치를 알 수 없습니다.

  13. 읽기 어려운 저주적 또는 고도의 예술적 글꼴을 사용하지 않습니다.

  14. 빨간색 글꼴은 읽기 어렵고 중요한 것으로 해석될 수 있기 때문에 사용하지 않습니다.

  15. 모두에 대한 회신을 메일 그룹 또는 연락처 그룹에 보내지 않습니다. 지금까지.

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연락처 그룹 및 메일 그룹(DLS)에 대한 규칙

  • 대규모 연락처 그룹에 응답하는 경우 모든 전자 메일 Dos 및 Don'ts를 팔로우합니다.

  • 한 개인의 추가 정보가 필요하거나 문제를 별도로 조사하는 경우 전체 메일 목록에 응답하여 모든 사용자가 응답하고 있는 것을 알려주고 개인에게 개별적으로 회신합니다. 문제가 해결된 후 메일 목록에 응답해야 합니다. 이렇게 하면 메일 목록의 다른 사용자가 확인을 참조할 수 있습니다.

다른 사람에게 리디렉션하는 방법

사용자가 구성원인 메일 목록으로 메시지를 보내고 다른 사용자 또는 다른 메일 목록에서 메시지가 더 잘 응답될 경우 다음을 합니다.

  1. 받는 사람 줄의 올바른 메일 목록 또는 사람으로 회신합니다.

  2. 올바른 메일 목록 또는 사람에 대한 응답이 전송됩니다.

  3. 메시지가 다른 사용자 규칙에 의해 필터링되지 않을 것이기 때문에 원래 메일 목록을 Bcc 줄에 놓지 않습니다. 대신 To 또는 Cc 줄에 메일 목록을 떠난다.

DL에서 제거되는 방법

사용 중이지 않은 메일 목록에서 메일을 받는 경우 네트워크 관리자 또는 메일 목록 소유자에게 메시지를 보내고 제거를 요청합니다. 전체 메일 목록에 회신하지 않습니다. DL 목록의 소유자를 찾으려면 메일 메일 목록 이름을 두 번 클릭합니다.

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인라인 주석 사용 방법

받는 전자 메일에 인라인 주석을 추가하면 질문에 답변하고 문제에 직접 응답할 수 있습니다. 일반적인 모범 사례에 따라 다음을 수행합니다.

  1. 메시지에 인라인 주석이 있음을 언급합니다. 예를 들어 "아래의 추가 설명을 확인하세요."를 포함합니다.

  2. 사용자의 텍스트와 원본 메시지를 구분합니다. 다음과 같은 몇 가지 방법으로 구분할 수 있습니다.

    • 글꼴 색 변경

    • 대괄호의 이름 또는 이니셜을 미리 보류합니다(예: [Melissa], [MM]

    • 글꼴을 굵게 또는 둘 다로 변경

  3. 작성하지 않은 모든 것을 삭제하지 않습니다.

이미지

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숨은 참조를 사용하는 경우

Bcc 기능을 사용하여 추가 전자 메일이 필요 없다고 또는 대화 토픽이 변경된 경우 전자 메일 대화에서 사용자 제거

예를 들어 질문을 받는 5명 중 하나인 경우 다른 4명을 Bcc 줄로 이동하고 "Bcc'ing Joe, Jeff, James, Jennifer"와 같은 것을 밝혔습니다. 다음은 답변입니다..." 그러면 이후 메시지는 사용자와 원래 보낸 사람 간에만 표시됩니다.

Bcc를 사용하여 중요한 메시지에 대해 타사(예: 관리자)에게 알려주지 않습니다. Bcc 받는 사람은 Bcc를 받은 것을 깨닫지 못하고 모든 사람에게 응답하여 Bcc를 받았다고 노출할 수 있습니다. 이 동작은 사용자 부분에 부적당하게 동작할 수 있습니다.

Bcc를 사용하여 제3자에 문제를 알리는 대신 메시지를 보낸 후 메시지를 전달합니다.

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휴가 준비

Outlook Microsoft 365, Outlook.com, Hotmail.com 또는 Live.com 계정 또는 Microsoft Exchange 계정과 함께 사용하는 경우 조직 내부에 있는 사용자가 사라졌다는 것을 알 수 있도록 부재 중 메시지를 설정할 수 있습니다.

모범 사례로 사무실에서 시간 추가에서 동료의 일정에 시간을 추가하는 Outlook 따르세요.

사용자 또는 관리자가 공유 휴가 일정을 만든 경우 휴가를 게시해야 합니다. 모든 사용자가 공유 일정을 사용하는 경우 앞에서 참조한 문서에서 알 수 있듯이 모든 사용자가 자리를 비운 것을 알리기 위해 별도의 모임 요청을 보낼 필요가 없지만 전자 메일 메시지는 좋은 미리 알림으로 사용할 수 있습니다.

저자 소개

Patricia Eddy는 웹용 리드 콘텐츠 작성기 Outlook. Patricia Eddy는 데스크톱용 Outlook 콘텐츠 작성자입니다. 그녀는 MVP의 Outlook 및 매우 오래된 버전의 여러 책을 Outlook. 그녀는 기타를 읽고 연주하는 즐거우는 시애틀에 살고 있습니다.

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