SharePoint 워크플로 소개

워크플로는 SharePoint 사이트의 문서와 항목에 대해 비즈니스 프로세스를 구현하여 문서에 대한 공동 작업을 수행하고 프로젝트 작업을 관리하는 데 유용합니다. 워크플로는 조직에서 일관된 비즈니스 프로세스를 유지하는 데 도움이 되며 비즈니스 프로세스 관련 작업 및 단계를 관리함으로써 조직의 효율성과 생산성을 높이기도 합니다. 따라서 이러한 작업을 수행하는 사람들이 워크플로 관리 이외의 다른 작업을 수행하는 데 주력하도록 할 수 있습니다.

참고: SharePoint 2010 워크플로는 새 테 넌 트에 대해 2020 년 8 월 1 일부 터 만료 되었으며 11 월 1 2020 일에 기존 테 넌 트에서 제거 되었습니다.  SharePoint 2010 워크플로를 사용 하는 경우 Power 자동화 또는 기타 지원 되는 솔루션으로 마이그레이션하는 것이 좋습니다. 자세한 내용은 SharePoint 2010 워크플로 만료를 참고 하세요.

이 문서의 내용

워크플로란?

두 가지 SharePoint 워크플로 플랫폼

기본 제공 워크플로

사용자 지정 워크플로 지원

워크플로 사용 단계

워크플로란?

워크플로는 종종 결과를 생성 하는 일련의 작업으로 설명 됩니다. SharePoint 제품 및 기술 컨텍스트에서 워크플로는 비즈니스 프로세스와 관련 된 작업 또는 작업의 순서를 통해 문서 또는 항목의 자동화 된 움직임으로 더욱 좁은 수준의 정의입니다. 워크플로를 사용 하 여 조직 내에서 비즈니스 논리를 SharePoint 목록 또는 라이브러리의 문서 또는 항목에 연결 하 여 조직 내의 일반적인 비즈니스 프로세스를 일관성 있게 관리할 수 있습니다. 비즈니스 논리는 기본적으로 문서 또는 항목에 발생 하는 작업을 지정 하 고 제어 하는 명령 집합입니다.

워크플로를 사용하면 프로젝트 승인, 문서 검토 등과 같은 일반적인 비즈니스 프로세스와 관련하여 사용자가 실행해야 하는 작업을 관리하고 추적함으로써 해당 프로세스를 조정하는 데 필요한 비용과 시간을 효율적으로 운용할 수 있습니다. 예를 들어 SharePoint 사이트에서는 승인을 위해 문서를 사용자 그룹에 회람하는 워크플로를 문서 라이브러리에 추가할 수 있습니다. 문서 작성자가 해당 라이브러리의 문서에 대해 이 워크플로를 시작하면 문서 승인 작업이 만들어지고 워크플로 참석자에게 이러한 작업이 할당된 다음 작업 지침과 승인할 문서에 대한 링크가 포함된 전자 메일 알림이 전송됩니다. 워크플로가 진행되는 동안 워크플로 소유자(이 경우 문서 작성자)나 워크플로 참석자는 워크플로 상태 페이지에서 할당된 워크플로 작업을 완료한 참석자를 확인할 수 있습니다. 모든 워크플로 참석자가 할당된 워크플로 작업을 완료하면 워크플로가 종료되며 워크플로 소유자는 워크플로가 완료되었다는 알림을 자동으로 받게 됩니다.

앞에서 예로 든 승인 워크플로의 작업은 다음 그림에 나와 있는 과정대로 진행됩니다.

승인 워크플로 순서도

워크플로는 기존의 수동 작업 프로세스뿐만 아니라 문서, 목록, 라이브러리에 대한 공동 작업 방식도 지원합니다. 사이트 사용자는 SharePoint 목록 또는 라이브러리에 있는 문서나 항목에서 액세스할 수 있는 사용자 지정 가능한 양식을 사용하여 워크플로를 시작하고 이에 참가할 수 있습니다. 또한 SharePoint 제품의 워크플로 기능은 Microsoft Office 2013과 긴밀하게 통합되므로 두 제품 모두에서 다음 워크플로 작업을 수행할 수 있습니다.

  • 문서 또는 항목에 사용할 수 있는 워크플로 목록을 봅니다.

  • 문서 또는 항목에 대한 워크플로를 시작합니다.

  • 워크플로 작업을 보거나 편집하거나 다시 할당합니다.

  • 워크플로 작업을 완료합니다.

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세 가지 유형의 SharePoint 워크플로 플랫폼

SharePoint 2010 워크플로 플랫폼이 Office 365와 SharePoint Server 2013으로 전달되었으므로 이 플랫폼을 기반으로 하는 모든 워크플로는 계속 작동합니다. 이 플랫폼은 WF3.5(Windows Workflow Foundation 3.5)를 기반으로 합니다.

SharePoint 2013 워크플로 플랫폼은 Windows WF(Workflow Foundation) 4를 기반으로 하며 상당 부분이 다시 디자인되었습니다. 이러한 새 워크플로 플랫폼의 가장 중요 한 기능은 Microsoft Azure를 워크플로 실행 호스트로 사용 하는 것입니다. 워크플로 실행 엔진이 이제 Office 365 및 SharePoint Server 2013 외부의 Microsoft Azure에 위치합니다.

SharePoint Online에서는 이제 Microsoft 흐름을 사용할 수 있습니다. 이는 최신 워크플로 엔진 이며, https://flow.microsoft.com에서 액세스할 수 있습니다. MS Flow를 사용 하는 방법에 대 한 자세한 내용은 https://docs.microsoft.com/en-us/flow를 참조 하세요. MS Flow 문제를 해결 하려면 https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/를 방문 하세요.

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기본 제공 워크플로

SharePoint 사이트에는 일반적인 비즈니스 시나리오를 처리 하는 몇 가지 기본 제공 워크플로가 포함 되어 있습니다.

  • 승인은     이 워크플로는 승인을 위해 문서 또는 항목을 사용자 그룹에 회람 합니다. 기본적으로 승인 워크플로는 문서 콘텐츠 형식과 연결 되어 있으므로 문서 라이브러리에서 자동으로 사용할 수 있습니다.

  • 의견 수집     이 워크플로는 피드백을 위해 문서나 항목을 사용자 그룹에 회람 합니다. 검토자는 피드백을 제공 하 고이를 컴파일하고 워크플로를 시작한 사람에 게 보낼 수 있습니다. 기본적으로 의견 수집 워크플로는 문서 콘텐츠 형식과 연결 되어 있으므로 문서 라이브러리에서 자동으로 사용할 수 있습니다.

  • 서명 수집    이 워크플로는 Microsoft Office 문서를 사용자 그룹에 게 회람 하 여 디지털 서명을 수집 합니다. 이 워크플로는 Office 2013 프로그램에서 시작 해야 합니다. 참가자는 관련 Office 프로그램에서 문서에 디지털 서명을 추가 하 여 서명 작업을 완료 해야 합니다. 기본적으로 서명 수집 워크플로는 문서 콘텐츠 형식과 연결 되어 있으므로 문서 라이브러리에서 자동으로 사용할 수 있습니다. 그러나 문서 라이브러리의 문서에 대해 서명 수집 워크플로는 하나 이상의 Microsoft Office 서명란을 포함 하는 경우에만 표시 됩니다.

  • 게시 승인     이 워크플로는 검토 및 승인을 위해 콘텐츠를 실무 전문가 및 관련자에 게 라우팅하는 것을 자동화 한다는 점에서 승인 워크플로와 비슷합니다. 게시 승인 워크플로는 새 웹 페이지의 게시를 긴밀 하 게 제어 하는 사이트를 게시 하기 위해 특별히 디자인 된 것이 고유 합니다.

  • 3 상태     이 워크플로를 사용 하 여 조직에서 고객 지원 문제, 영업 잠재 고객 또는 프로젝트 작업과 같은 대량의 문제 또는 항목을 추적 해야 하는 비즈니스 프로세스를 관리할 수 있습니다.

위의 각 워크플로는 조직에 맞게 여러 가지 방식으로 사용자 지정할 수 있습니다. 예를 들어 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 워크플로를 추가하여 문서나 항목에 사용할 수 있도록 할 경우 워크플로에 대한 정보가 저장되는 작업 목록 및 사용 기록 목록을 사용자 지정할 수 있습니다.

사이트 사용자가 문서나 항목에서 워크플로를 시작할 때 참석자, 기한, 작업 지침의 목록을 지정하여 해당 워크플로를 세부적으로 사용자 지정할 수도 있습니다.

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사용자 지정 워크플로 지원

기본 제공 워크플로를 다양한 필요에 맞게 사용자 지정할 수도 있고 조직에서 해당 조직의 비즈니스 프로세스에 고유한 워크플로를 디자인하고 개발할 수도 있습니다. 워크플로는 비즈니스 프로세스에 필요한 사항에 따라 간단할 수도 있고 복잡할 수도 있습니다. 개발자는 사이트 사용자가 직접 시작해야 하는 워크플로를 만들 수도 있고, 목록 항목이 만들어지거나 변경되는 등의 이벤트에 따라 자동으로 시작되는 워크플로를 만들 수도 있습니다. 조직에서 사용자 지정 워크플로를 개발하고 배포한 경우 해당 워크플로를 앞에서 설명한 기본 제공 워크플로와 함께 사용하거나 이러한 워크플로 대신 사용할 수 있습니다.

다음 두 가지 방법으로 사용자 지정 워크플로를 만들 수 있습니다.

  • Power users는 Microsoft SharePoint Designer 2013 및 Office Visio 2013를 사용 하 여 특정 목록 또는 라이브러리에서 사용할 코드 없는 워크플로를 디자인할 수 있습니다.      SharePoint Designer 2013 워크플로는 사용 가능한 워크플로 작업 목록에서 생성 되며 워크플로를 만드는 사용자는 워크플로를 사용 하는 목록 또는 라이브러리에 직접 워크플로를 배포할 수 있습니다. SharePoint Designer 2013는 Visio 2013와 함께 손으로 나란히 작동 하 여 셰이프 및 연결선을 사용 하 여 다이어그램을 작성 하는 시각적 워크플로 개발 환경을 제공 합니다. Visio 2013에서 SharePoint Designer 2013로 워크플로를 가져올 수도 있고 그 반대의 경우도 마찬가지입니다.

  • 전문 소프트웨어 개발자는 Visual Studio 2012 이상을 사용 하 여 워크플로를 만들 수 있습니다.     이러한 워크플로에는 사용자 지정 코드와 워크플로 작업이 들어 있습니다. 전문 개발자가 사용자 지정 워크플로를 만들면 서버 관리자가 여러 사이트에 배포할 수 있습니다.

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워크플로 사용 단계

문서 또는 목록 항목에서 워크플로를 사용하려면 여러 단계를 거쳐야 합니다. 각 단계는 각기 다른 역할의 개별 작업자에 의해 수행될 수 있습니다. 예를 들어 사이트 관리자는 문서 라이브러리에서 워크플로를 사용할 수 있도록 설정하고, 콘텐츠 작성자는 워크플로를 시작하거나 진행 중인 워크플로를 수정하며, 문서 검토자나 승인자 등의 다른 사용자는 워크플로 작업을 완료할 수 있습니다.

목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 워크플로 추가

워크플로를 사용하려면 먼저 특정 위치의 문서나 항목에서 사용할 수 있도록 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 워크플로를 추가해야 합니다. 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 워크플로를 추가하려면 목록 관리 권한이 있어야 합니다. 대부분의 경우 사이트 관리자나 특정 목록 또는 라이브러리를 관리하는 개별 사용자가 이 작업을 수행합니다.

사이트 내에서 워크플로를 사용할 수 있는지 여부는 해당 워크플로가 추가된 위치에 따라 달라집니다.

  • 목록이나 라이브러리에 직접 추가한 워크플로는 해당 목록이나 라이브러리의 항목에 대해서만 사용할 수 있습니다.

  • 목록 콘텐츠 형식, 즉 특정 목록이나 라이브러리에 추가된 사이트 콘텐츠 형식의 인스턴스에 추가한 워크플로는 해당 콘텐츠 형식이 연결된 특정 목록 또는 라이브러리에 있는 해당 콘텐츠 형식의 항목에 대해서만 사용할 수 있습니다.

  • 사이트 콘텐츠 형식에 추가한 워크플로는 해당 사이트 콘텐츠 형식의 인스턴스가 추가된 모든 목록 및 라이브러리에 있는 해당 콘텐츠 형식의 항목에 대해 사용할 수 있습니다.

  • 워크플로를 사이트의 여러 목록 또는 라이브러리에서 광범위하게 사용할 수 있도록 하려면 사이트 워크플로를 만들면 됩니다.

워크플로를 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 추가하려는 경우 다음과 같은 여러 옵션을 지정하여 특정 위치의 워크플로를 사용자 지정할 수 있습니다.

  • 해당 워크플로 인스턴스의 이름

  • 워크플로 관련 작업이 저장되는 작업 목록

  • 워크플로와 관련된 모든 이벤트를 기록하는 사용 기록 목록

  • 워크플로를 시작할 방법

  • 개별 워크플로와 관련된 추가 옵션(예: 작업이 참석자에게 회람되는 방식, 워크플로가 완료되는 경우, 워크플로가 완료된 후 수행되는 작업)

목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 워크플로를 추가할 때는 특정 위치에서 문서나 항목을 사용할 수 있도록 설정하고 실제 워크플로를 시작하지는 않습니다.

문서 또는 항목에서 워크플로 시작

목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 워크플로를 추가하여 해당 워크플로를 사용할 수 있도록 설정한 후에는 문서나 항목에 대해 이 워크플로를 시작할 수 있습니다(워크플로를 수동으로 시작할 수 있도록 구성한 경우). 워크플로를 시작하려면 해당 문서 또는 항목에 사용할 수 있는 워크플로 목록에서 워크플로를 선택합니다. 필요한 경우 워크플로에 필요한 정보를 양식에 입력해야 할 수도 있습니다. 워크플로의 디자인 및 구성 방식에 따라 참석자, 기한, 작업 지침과 같은 옵션을 사용자 지정하여 문서나 항목에 대해 워크플로를 시작할 때 워크플로를 세부적으로 사용자 지정할 수 있습니다.

진행 중인 워크플로 수정

항목에 대해 워크플로를 시작한 후 워크플로의 동작을 변경해야 하는 경우가 있습니다. 예를 들어 워크플로가 시작된 후 해당 워크플로를 시작한 사용자가 다른 참석자를 추가해야 할 수 있습니다. 또는 워크플로 참석자가 자신의 작업을 다른 사용자에게 다시 할당하거나 문서 또는 워크플로의 핵심 항목을 변경하도록 요청해야 할 수 있습니다. 기본 제공 워크플로 중 일부는 워크플로가 진행 중일 때에도 수정할 수 있습니다. 조직에서 사용자 지정 워크플로를 개발하여 배포한 경우 이러한 워크플로도 진행 중에 변경할 수 있습니다.

워크플로 작업 완료

사용자 상호 작용이 필요한 워크플로 이벤트를 워크플로 작업이라고 합니다. 워크플로에서 워크플로 참석자에게 작업이 할당되면 작업을 할당받은 사람은 해당 작업을 완료할 수도 있고 워크플로 작업 양식을 편집하여 워크플로 자체에 대한 변경을 요청할 수도 있습니다. 워크플로 참석자는 SharePoint 사이트에서 또는 Office 2013 프로그램 내에서 직접 워크플로 작업을 완료할 수 있습니다. 워크플로 참석자가 워크플로 작업을 완료하거나 워크플로에 대한 변경을 요청하면 해당 워크플로는 관련된 다음 단계로 이동하게 됩니다.

워크플로의 상태 추적

워크플로 소유자와 참석자는 워크플로와 연결된 상태 페이지를 확인하여 워크플로의 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 상태 페이지에는 실행해야 할 워크플로 작업에 대한 상태 정보가 표시됩니다. 워크플로와 관련된 기록 정보도 포함되어 있습니다.

보고 도구를 통해 워크플로 기록에 대한 집계 분석을 수행할 수 있습니다. 조직에서는 이 분석 결과를 사용하여 프로세스의 병목 지점을 찾거나 그룹이 주어진 비즈니스 프로세스의 성과 목표를 달성하고 있는지 확인할 수 있습니다. 미리 정의된 여러 Microsoft Office Excel 보고서를 워크플로에 사용할 수 있습니다. 또한 워크플로 기록 정보를 다른 프로그램이나 사용자 지정 비즈니스 프로세스 모니터링 솔루션에서 사용 및 분석할 수 있는 SharePoint 목록 데이터 원본으로 사용할 수도 있습니다.

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참고 항목

SharePoint에 포함된 워크플로 개요

SharePoint 2013의 워크플로

SharePoint Designer 2013 및 Visio 2013의 워크플로 개발

SharePoint Server 2013 워크플로를 시작 하는 중

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