EPM 배포 계획 만들기
이 문서는 "트렌치에서" 컬렉션의 일부입니다. EPM(Enterprise Project Management) 배포 계획을 만드는 방법을 설명합니다. 여기에서는 EPM 배포 계획의 단계 및 중요 지점을 식별하고 EPM 시스템 사용자가 수백 명인 중간 규모의 조직을 기반으로 각 단계 및 지점에 대한 예상 시간을 보여 줍니다. 또한 각 단계의 예상 기간에 영향을 줄 수 있는 요소를 식별합니다.
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EPM 배포 계획 만들기
"EPM 시스템을 설치하고 며칠 안에 실행되도록 도울 수 있나요?" EPM 배포 회사에서 가져오는 가장 일반적인 요청 중 하나입니다. 그리고 organization 크기에 관계없이 짧은 대답은 불행히도 "아니오"입니다. 과제는 기술이 아닙니다. 광범위한 조직 변경을 만들 수 있는 일련의 정책, 프로세스, 절차 및 연습 질문입니다.
EPM 배포 계획에 포함해야 하는 항목과 직접 만들 수 있는 방법을 살펴보겠습니다. 주요 사항을 파악하고 각 단계가 수백 명의 EPM 시스템 사용자와 함께 중간 크기의 organization 걸릴 수 있는 시간을 예상했습니다. 각 시간 추정치를 너무 짧거나 너무 길게 해제하기 전에 해당 섹션을 수행하기 위해 특정 organization 수행해야 하는 작업을 생각해 보세요. 기간은 작업 예상이 아니고 일정 추정치이므로 필요한 작업을 위해 특정 종류의 사람들이 모이는 데 걸리는 시간을 염두에 두십시오.
1. EPM 시스템 배포 팀 설정
프로젝트 팀이 없으면 프로젝트가 진행되지 않습니다. 아이디어 단계에서 프로덕션으로 이 프로젝트를 가져오려면 여러 사람이 모여야 합니다. 개요 계획을 이미 염두에 두고 있으면 2년 동안 프로젝트에 참여하게 될 사람들에 대해 생각해야 합니다.
이 첫 번째 단계의 주요 단계는 다음과 같습니다.
주요 관련자 식별
프로젝트가 시작되기도 전에 주요 이해 관계자가 한 명 있는 경우가 많습니다. 일반적으로 이런 종류의 시스템을 갖지 못하는 고통을 느끼는 임원급의 사람입니다. 그것은 좋은 시작이지만 결실을 맺기 위해 이러한 프로젝트를 가져 오는 것만으로는 충분하지 않습니다. 시스템의 비즈니스 소유자를 식별하는 것은 성공적인 EPM 배포에 매우 중요하며 거의 즉시 수행해야 합니다. 비즈니스 소유자는 완료된 시스템의 이점을 사용하고 완료하는 데 걸리는 시간을 파악하는 사람이 됩니다. 또한 하나 이상의 임원 스폰서가 있을 수 있습니다. 임원 스폰서는 궁극적 인 결과에 약간의 사용이 관리 수준 직원 일 수 있지만, 그들은 또한 완료 될 때까지 프로젝트에 작업 한 다음 EPM 환경의 최종 운영에 약간의 투자로 이동 할 사람들이 될 수 있습니다. 임원 스폰서 없이도 살 수 있습니다. 당신은 비즈니스 소유자없이 살 수 없습니다.
내부 전문 지식 리소스 식별
비즈니스 소유자와 임원 스폰서가 누구인지 결정한 프로젝트 팀은 프로젝트를 진행하는 데 필요한 내부 전문 지식과 사용 가능한 내부 전문 지식을 결정해야 합니다. 현재 버전의 EPM 소프트웨어와 같은 특정 기술에 대한 전문 지식이 부족한 경우가 많지만, 이것이 우리가 필요로 하는 유일한 전문 지식은 아닙니다. organization 프로세스, 관행, 절차, 역할 및 책임에 대한 내부 지식과 프로세스를 추진하기 위해 데이터를 배치할 수 있는 위치에 대한 내부 지식이 필수적입니다.
외부 전문 지식 참여(필요한 경우)
엔터프라이즈가 아닌 프로젝트 관리에서 엔터프라이즈 프로젝트 관리로 이동하기 위해 프로젝트 팀에 지식 또는 기술 격차가 있음을 확인하는 것이 일반적입니다. 그렇다면 노하울을 가진 사람을 찾는 것을 대체할 수 없습니다. 내부 리소스를 사용할 수 없는 정도에 관계없이 외부에서 참여해야 합니다. 이러한 사람들은 컨설팅 또는 아웃소싱 계약의 일환으로 참여하거나 개발에 도움이 될 환경에서 장기적으로 사용하기 위해 고용 될 수 있습니다. 내부에서 이러한 종류의 전문 지식에 대한 교육은 거의 성공하지 않습니다. 이 영역에서 볼 수 있는 가장 일반적인 과제는 내부 리소스에 책임이 있지만 지식이 없거나 지식이 제한적이라는 것을 알아내는 것입니다. "EPM 소프트웨어를 한 번 사용했는데 지금은 배포하라는 요청을 받고 있습니다." 우리가 너무 자주 듣는 외침입니다.
팀 규모는 프로젝트의 scope 궁극적으로 얼마나 넓은지에 따라 달라집니다. 프로젝트 변경의 단계로 다른 사용자로 대체되는 몇 달 동안 프로젝트를 가진 사람을 찾는 것은 드문 일이 아닙니다. 팀의 권한과 관리 지원도 이 시점에서 확립하는 데 중요합니다.
아, 그리고 나는 그것을 말할 필요가 있습니까? 이 프로젝트를 프로젝트로 처리합니다. 놀랍게도 EPM 배포는 다른 배포 계획(맨발로 진행되는 신발 제조업체의 자녀에 대한 것)을 포함하지 않고 배포할 organization 가장 가능성이 높은 프로젝트입니다. 따라서 프로젝트 일정, 예산, 헌장, 충분한 리소스 할당 등을 합니다.
이 작업을 수행할 시간: 4주.
2. 비즈니스 목표 식별
좋아, 우리는 함께 팀을 가지고있다. 작동할 시간입니다! 이제 프로젝트의 scope 식별하고, scope 큰 경우 단계로 나뉘고, 작업에 대한 계획을 만들어야 합니다.
이 단계에서 수행해야 하는 작업은 다음과 같습니다.
임원 및 관련자 워크샵
이 해결 방법은 없습니다. EPM 환경을 만드는 전체 목적은 관리 및 최종 사용자가 비즈니스 의사 결정을 내릴 수 있도록 하는 것입니다. 따라서 관련 관리 담당자는 시스템을 사용하여 어떤 결정을 내릴지 파악하기 위해 프로세스 시작 부분에 시간을 투자해야 합니다. 나는 과거에 이러한 워크샵을 수행하는 방법에 대해 작성했습니다 ( 솔루션 구매자인 것을 참조 : 백서) 하지만 그들이 수행하는 방법은 그들이 완료하는 것보다 덜 중요하다.
이는 배포 팀이 경영진의 주의를 끄는 동안 매우 중요한 두 가지 사항을 얻을 수 있는 기회입니다. 첫째, 프로세스에 대한 관리 의지, 노력 및 궁극적 인 이점. 두 번째 (그리고 훨씬 더 중요한), 관리 기대 관리. 가장 일반적인 관리 기대는 며칠 또는 몇 주 안에 이 작업을 수행할 수 있다는 것입니다. 관련된 내용의 영향을 파악하면 관리 지원이 증발할 수 있습니다. 시간이나 리소스가 부족하여 배달할 수 없는 것을 시작하는 것보다 즉시 이런 일이 일어나는 것이 좋습니다.
이러한 워크샵의 결과(예, 둘 이상이 걸릴 수 있음)는 scope 구성하고 궁극적으로 일정을 결정하는 비즈니스 목표가 될 것입니다.
관리 역할 영향 식별
경영진이 비즈니스 목표를 합의하면 경영진의 역할과 책임에 미치는 영향을 식별하는 세션이 한두 개 있어야 합니다. 일반적인 예제는 종종 리소스 용량 계획과 함께 나타납니다. 첨단 기술 기업에서 자원 용량 계획은 거의 항상 EPM 시스템의 관리 요청이지만, 리소스를 할당하고, 충돌을 관리하고, 다른 부서의 사람들의 업무 우선 순위를 정하기 위해 해당 프로세스의 권한을 누가 얻어야 할까요? 정의된 프로세스가 없으므로 이 시점에서 이러한 문제를 해결할 수 없지만, 이그제큐티브 제품군에서 누가 영향을 받을지 확인하는 것이 중요하므로 시간이 올 때 프로세스에 포함하도록 다시 원을 그리는 것이 중요합니다.
비즈니스 목표 우선 순위 지정 및 마스터 배포 계획 만들기
계획이 단계로 나뉘어야 한다는 것은 거의 확실합니다. 거의 모든 EPM 배포에서 EPM 시스템이 제공해야 하는 이점에 대한 관리의 욕구는 방대합니다. 우선 목표의 우선 순위는 이 시점에서 성공의 필수 요소입니다. 상위 2~3개의 목표를 단계에 넣고 다른 모든 것을 다운스트림으로 푸시합니다. 각 단계에서는 자체적으로 가치가 있는 작동 중인 프로덕션 EPM 환경을 제공해야 합니다.
마일스톤 및 메트릭 설정
우리는 프로젝트 관리자입니다, 그렇지 않습니까?! 프로젝트에 대한 몇 가지 마일스톤을 가져와 측정 가능한 몇 가지 메트릭에 커밋해 보겠습니다. 엔터프라이즈 시스템 배포를 통해 계속 진행되도록 하는 것이 프로세스의 중요한 부분입니다.
이제 첫 번째 단계에 대한 세부 정보로 전체 일정을 개발할 수 있는 충분한 정보가 있어야 합니다.
이 작업 시간: 4주
1단계
각 단계에 대해 반복해야 하는 몇 가지 작업이 있습니다. 3~9단계는 모두 한 단계의 일부입니다.
3. 인벤토리 프로세스
도구에 가까워지기 전에 이 단계에서 궁극적으로 자동화해야 하는 프로세스를 결정해야 합니다.
어떤 프로세스가 존재하며 채택할 수 있나요?
이 단계에서 식별된 비즈니스 목표에 대해 organization 이미 존재하는 프로세스, 사례 및 절차를 살펴보고 새 EPM 환경 내에서 채택할 수 있는 프로세스를 결정합니다. 거의 또는 전혀 작업 없이 조정할 수 있는 기존 프로세스를 찾는 데는 양면 이점이 있습니다. 우선, 이미 만들어지고 사용자에게 알려져 있습니다. 둘째, 그들을 입양하면 그들을 만든 사람의 친구가됩니다. 이제 해당 프로세스의 주제 전문가로 선정되어 배포를 용이하게 할 수 있습니다.
설계해야 하는 프로세스
필요한 모든 프로세스, 사례 및 절차를 찾을 수는 없지만 누락된 항목을 식별해야 합니다. 이는 이미 존재하는 프로세스를 찾는 것보다 어려울 수 있습니다. 당신은 거기에없는 것을 찾고 있으며 경험이 풍부한 눈을 취합니다.
화이트보드 워크샵 처리
작업을 조정해야 하거나 처음부터 만들어야 하는 프로세스의 경우 화이트 보드가 있는 워크샵 세션을 진행해야 합니다. 프로세스와 모든 의미를 통해 걷는 것은 그것이 완료되면 그것을 살 것이다 사람들과 함께 가장 잘 수행됩니다. 모든 항목을 문서화합니다.
영향을 받은 관리 역할 해결
어떤 임원이나 관리자가 변경에 연루될 수 있는지 확인한 것을 기억하십니까? 다시 호출할 시간입니다. 역할, 권한, 계층 구조 또는 기존 책임에 영향을 주는 새로 설계된 프로세스의 경우 모임을 구성하여 resolve 합니다.
최종 결과는 프로세스 가이드의 초안입니다.
프로세스 연습을 수행하는 시간: 4주.
4. 프로세스 채택, 적응 및 디자인
디자인된 프로세스 검토, 조정 및 수락
모든 사람이 마지막 작업 세트에서 일어난 모든 프로세스 연습의 일부가 된 것은 아닙니다. 따라서 이해 관계자, 관리자 및 영향을 받는 당사자에게 게시한 새 프로세스 가이드의 초안을 가져오는 것이 필수적입니다. 이 가이드는 여러 검토를 거치고 프로세스에서 충돌을 resolve 위해 추가 워크샵을 예약하는 것이 일반적입니다.
이 출력은 완료되고 허용되는 프로세스 문서입니다. 속지 마세요, "받아 들여진"측면은 여러 라운드가 걸릴 수 있으며 심지어 완료되기 전에 최고 수준의 임원 개입이 필요할 수 있지만 허용 된 프로세스가 없으면 자동화 할 것이 없습니다. 좋은 소식은 배포 프로세스가 여기에서 중지된 경우에도 이미 큰 가치가 있다는 것입니다. 이러한 프로세스를 통해 작업하는 사람들은 내부적으로 그들이 고려하지 않은 자신의 organization 대한 것들을 볼 수밖에 없다. 그 결과 거의 즉시 시작하여 더 효과적일 것입니다.
완료된 프로세스 가이드를 완료하는 시간: 8주
5. EPM 도구 평가 및 선택
공급업체를 위한 "문제 설명" 문서 준비
내가 한 다른 문서를 읽은 경우 잠재적 인 공급 업체에게 EPM 문제에 대한 설명을 제공하고 문제를 해결하는 방법을 알려주는 것을 강력하게 믿는다는 것을 알고 있습니다. 결국, 그들은 솔루션 비즈니스에 있다고 말합니까? 좋은, 그들이 당신의 솔루션을 설계할 수 있습니다. 이는 원하는 모든 함수의 스프레드시트를 만드는 것보다 조금 더 어렵지만 중요합니다.
공급업체 응답 요청
하나만 하지 마십시오. 선호하는 공급업체가 누구인지 이미 알고 있을 수 있지만, 그것이 옳다고 생각하더라도 비교할 수 있는 것을 얻습니다. 어떤 두 공급 업체가 같은 방법으로 문제를 해결하려고하지 않습니다 그래서 놀라게하고 열린 마음을 유지 준비.
짧은 목록
하나의 제품과 여러 구현자를 보고 있더라도 직접 만나고 싶은 사람에게 문의하세요.
공급업체 및 구현자 프레젠테이션
아아, 데모 데이. 데모를 보면서 많은 가치가 있지만 그 중 하나가 아닙니다. 판매 데모는 모든 공급업체에서 신중하게 오케스트레이션됩니다. 보기 또는 보고서 또는 dashboard 특히 흥분하는 경우 구체적으로 "정확한 보기를 개발하는 데 얼마나 걸리나요?"
도구 선택 및 획득
좋아, 큰 구매를 할 시간. 알다시피, 당신은 그것이 시작점이라고 생각, 다시이 문서의 시작 부분에. 글쎄, 걱정하지 마세요. 우리는 마침내 여기에 있습니다. EPM 시스템을 선택하고 해당 구매 주문을 받으세요!
이 단계의 최종 결과는 책상에 앉아 빛나는 새로운 EPM 제품입니다.
이 단계를 수행하는 시간: 8주.
6. 자동화 디자인 및 구성
선택한 EPM 도구에 프로세스 디자인 문서 적용
이제 도구가 무엇인지 알게 되었으므로 프로세스 문서로 시작하여 기능 사양으로 끝나는 시스템 디자인 문서 만들기를 시작할 수 있습니다. 특정 디자인 조건을 테스트하거나 확인할 수 있도록 새 EPM 시스템의 개발 instance 설치할 수 있습니다. 처음으로 실제 시스템 구성에 대한 시스템 전문가가 선상에 필요합니다.
표준 설계 및 구현
확립해야 할 수많은 표준이 있습니다. 이러한 표준은 각각 시스템 아키텍처와 디자인에 영향을 미칩니다. 예를 들어 달력은 종종 간과됩니다. 일정이 하나나 많나요? 리소스 일정이 있나요? 누가 그들을 바꿀 권한을 갖게 될까요? 리소스 일정 변경의 일정 및 진행률 데이터에 미치는 영향을 알고 있나요? 그리고 등등 ... 다음은 표준이 필요한 EPM 시스템의 몇 가지 요소입니다.
일정
명명 규칙
리소스 계층 구조
프로젝트 및 비프로젝트 작업에 대한 리소스 로드 표준
요금 및 비용 표준
역할 및 책임
승인 구조
프로젝트 및 작업 계층 구조
WBS 및 기타 코딩 구조
문서 관리
통신 템플릿
프로젝트 템플릿
또한 1단계 비즈니스 목표에서 나온 요소에 대한 다른 디자인과 가능한 코딩도 필요합니다. 고려해야 할 요소 중 일부는 다음과 같습니다.
사용자 지정 코딩 디자인 및 구현
대시보드 디자인 및 구현
외부 시스템에 대한 링크 디자인 및 만들기
워크플로 디자인 및 만들기
보고 디자인 및 구현
EPM 도구 학습 디자인 및 만들기
영향을 받는 모든 당사자와 함께 디자인 검토
그 결과 타고 나갈 준비가 된 EPM 도구가 생성됩니다. 작업 환경으로 이동하는 데 필요한 모든 구성이 있어야 합니다.
이 단계에 필요한 시간은 사용자 지정 작업이 얼마나 필요한지에 따라 크게 달라질 수 있지만 첫 번째 단계로 제한한 경우 12주가 있다고 가정하겠습니다.
7. 파일럿 EPM 도구
이제 시스템을 준비했으므로 파일럿 그룹을 식별하고 작업하도록 해야 합니다.
1단계 데이터 설치/구성/마이그레이션
개발 instance 아닌 파일럿 instance 새로 구성된 시스템을 설치해야 합니다. 향후 단계와 지원 및 교육 시스템으로 계속 사용할 것입니다.) 또한 개발 instance 일치하도록 구성을 업데이트하고 파일럿 프로젝트를 현재 있는 모든 프로젝트에서 새 시스템으로 마이그레이션해야 합니다.
교육
교육은 프로젝트 배포의 잘못된 단계입니다. 배포 계획에서는 종종 잊혀집니다. 파일럿 직원이 시스템을 제대로 사용하는 데 필요한 교육을 받도록 합니다.
활성 프로젝트 실행
이제 정의에 많은 시간을 할애한 프로세스, 사례, 절차 및 자동화를 기반으로 파일럿 프로젝트를 관리합니다. 파일럿은 이러한 프로젝트가 지속되는 기간을 중심으로 하는 일정 자체가 있어야 합니다.
학습된 단원 및 문서
파일럿 프로젝트가 완료되면 다시 어셈블하고 무엇이 만들어졌는지 확인하여 설정된 과제를 해결했습니다. 조정, 수정 또는 기본 변경이 있는 경우 지금이 바로 그 때입니다.
전체 파일럿 프로젝트 및 검토 시간: 12주.
8. 1단계를 프로덕션으로 롤아웃
라이브로 전환
시간이에요. 새 시스템의 사용을 적절한 사용자에게 롤아웃하고 적절한 데이터를 마이그레이션합니다. 시스템이 라이브 상태가 되면 교육, 지원 및 후속 조치를 잊지 마세요.
출시 시간은 총 사용자 수(4주)에 따라 크게 달라집니다.
9. 마스터 배포 계획 검토 및 조정
다음 단계에 대비하여 master 계획을 검토하고 조정합니다. master 계획은 몇 달 동안 검토되지 않았을 것입니다. 먼지를 털어내고 원래 2단계로 계획되었던 것을 볼 시간입니다. 다음 단계를 보는 눈이 사물을 다르게 보는 것은 불가피합니다. 결국, 그들은 이제 첫 번째 단계의 모든 경험을 갖습니다.
이 단계를 완료하는 시간: 2주.
10. 2단계 - 3~9단계 다시 수행
1단계만 완료했으며 이후 단계를 살펴보면 3~9단계(5단계 제외)를 다시 작업해야 합니다. 각 단계에서는 이전보다 organization 더 효과적인 EPM 프로덕션이 작동해야 합니다.
첫 번째 단계에 대한 각 단계의 기간을 계산했나요? 최대 58주가 추가되었습니다. 위에 정의된 요약 단계의 일정은 다음과 같습니다.
이제 모든 organization 다릅니다. 프로젝트의 총 기간에 영향을 주는 여러 요소가 있습니다. 이 중 가장 중요한 것은 기존 엔터프라이즈 프로젝트 관리 프로세스가 완성되는 정도입니다. 다음은 organization 크기와 복잡성입니다. EPM 시스템을 하나의 건물에 있는 organization 배포하는 것이 여러 부서, 사무실, 도시, 심지어 국가/지역에 분산된 organization 경우보다 훨씬 간단합니다.
각 배포에서 일정은 다르게 보이고 항상 짧지는 않습니다. 며칠 또는 몇 주 안에 수행할 수 있는 일정을 만들어야 한다는 압박감이 거의 항상 있지만 성공적인 배포를 제공하기 위해서는 EPM 소프트웨어 설치 이상을 고려하는 것이 중요합니다.
작성자 정보
Chris Vandersluis는 캐나다에 본사를 둔 HMS Software인 Microsoft Certified Partner인 몬트리올의 사장 겸 설립자입니다. 그는 맥길 대학교에서 경제학 학위를 취득했으며 프로젝트 제어 시스템의 자동화 분야에서 30년 이상의 경험을 보유하고 있습니다. 그는 PMI(프로젝트 관리 연구소)의 오랜 회원이며 MPUG(Microsoft Project Users Group)의 몬트리올, 토론토 및 퀘벡 지부를 설립하는 데 도움을 주었습니다. Chris가 저술한 출판물에는 포춘, 헤비건설 뉴스, 컴퓨팅 캐나다 잡지, PMI의 PMNetwork 등이 있으며, 프로젝트 타임즈의 정기 칼럼니스트입니다. 그는 McGill 대학에서 고급 프로젝트 관리를 가르치고 종종 북아메리카 및 전 세계의 프로젝트 관리 협회 기능에서 연설합니다. HMS Software는 TimeControl 프로젝트 지향 시간 유지 시스템의 게시자이며 1995년부터 Microsoft 프로젝트 솔루션 파트너로 활동해 왔습니다.
Chris Vandersluis는 다음에서 전자 메일로 연락할 수 있습니다. chris.vandersluis@hms.ca
Chris Vandersluis에서 더 많은 EPM 관련 문서를 읽으려면 HMS의 EPM 지침 사이트(https://www.epmguidance.com/?page_id=39)를 참조하세요.