추적 또는 처리

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추적 또는 처리

북아메리카 할로윈 시즌이기 때문에 프로젝트를 추적하는 무서운 것에 대해 이야기할 거라고 생각했습니다. 무엇? 그건 당신이 말하는 무서운 아니에요? 필드의 정보는 다를 수 있습니다.

관리하지 않는 계획은 여전히 일반적입니다.

많은 산업 및 조직에서 공식적인 프로젝트 관리 일정이 만들어지는 경우에도 계획 모드에 남아 있고 추적되지 않는 것이 놀랍도록 일반적입니다. 계획 연습 및 수행해야 하는 경우 다시 계획합니다. 소프트웨어 개발보다 더 널리 퍼진 곳은 없습니다. 소프트웨어 산업의 프로젝트 관리에서 진행한 모든 진행 상황을 위해 계획된 프로젝트 수와 계획 및 추적되는 프로젝트의 수는 엄청납니다. 만약 당신이 계획 하는 사람들 중 하나, 좋은 소식은, 당신은 혼자가 아니에요. 나쁜 소식은, 당신은 혼자가 아니에요!

일부 산업의 추적 프로젝트가 인기가 없는 데는 여러 가지 이유가 있습니다. 예를 들어 일부 산업에서는 입찰 또는 프로젝트 가격 책정 또는 프로젝트 계약을 맺거나 프로젝트에 대한 원래 계획을 세우는 것을 전문으로 하는 직원이 있는 것이 매우 일반적입니다. 이것은 많은 다른 환경에서 사실이지만 우리는 거의 항상 건설, 중공업, 항공 우주 / 국방 및 대규모 엔지니어링 / 조달 / 건설 (EPC) 프로젝트에서 볼 수 있습니다. 입찰이 완료되면 완전히 새로운 팀이 프로젝트의 추적 및 전달을 수행합니다. 대규모 프로젝트에서 원래 입찰을 만든 사람들은 견적을 만들고 계약을 마감하는 시간이 광범위할 수 있으므로 다른 입찰을 하기 위해 오래 전에 이동한 경우가 많습니다. 이제 막 시작한 프로젝트는 그들에게 오래된 뉴스일 수 있습니다. 따라서 프로젝트 관리를 수행하는 사용자는 원래 계획을 만든 사람과 계획 자체의 구조를 사용할 수 없기 때문에 원래 계획에 대해 추적할 수 없습니다.

그러나 프로젝트 추적을 수행하지 않는 가장 일반적인 이유는 프로젝트가 너무 유동적이어서 작업 추적이 너무 어렵기 때문입니다. 일부 프로젝트는 너무 빨리 변경되어 계획을 따라가는 것은 엄청난 사업입니다. 계획을 업데이트하는 데 모든 시간을 할애하는 경우 계획한 내용을 추적할 시간이 거의 없습니다.

이것은 반드시 좋은 것은 아닌 흥미로운 효과를 가질 수 있습니다. 프로젝트 관리자가 변화하는 조건에 따라 계획을 반복해서 업데이트하는 환경에서는 프로젝트가 실제로 늦지 않습니다. 예산을 초과하지 않습니다. 정말 트랙 떨어져 결코. 어떻게 될 수 있을까요? 결국, 방금 20분 전에 계획을 업데이트했으며 계획한 위치를 제대로 파악하고 있습니다.

소프트웨어 개발 업계에 종사하고 있고 Agile처럼 들린다고 생각한다면, 당신은 정확히 옳을 것입니다. Agile 프로젝트 관리의 아이디어는 설계할 때 빌드하고 만드는 내용을 반복적으로 전달하는 것이었습니다. 우리의 계획은 그에 따라 조정될 것이고 우리는 언제든지 "클라이언트는 충분히 좋다고 보고합니다. 지금은 여기서 멈출 수 있습니다."

그것은 개발의 특정 종류에 대 한 완전히 적절 한 하지만 다른 사람에 대 한, 그것은 꿈의 물건. 대부분의 소프트웨어 개발 환경은 다른 모든 산업과 동일한 프로젝트 관리 제약 조건을 가지고 있습니다. 마감일, 존중할 예산 및 제공할 범위의 고정 목록이 있습니다. 기존 프로젝트 관리를 호출해 보겠습니다. 주로 애자일 환경에서도 Agile 관리는 기존 프로젝트 관리의 우산 내에서 수행되는 경험이 있습니다.

계획하는 인센티브가 무엇이든 간에 프로젝트를 추적하면 엄청난 이점이 발생할 수 있습니다. 전체 추적 개념을 살펴보겠습니다.

추적은 무엇을 의미하나요?

프로젝트 추적에 매우 고유한 정의가 있고 틀렸을 것이라고 생각할 수 있습니다. 프로젝트를 추적하는 방법은 목표가 무엇인지에 따라 크게 달라집니다. 다음은 몇 가지 일반적인 추적 방법입니다.

백분율로 추측

팀 리더는 "우리는 그곳의 절반 정도에 해당합니다" 라고 말하며, 이것이 우리가 계획한 것의 약 50%라는 것을 알고 있습니다. 추적 중이며 전혀 추적하지 않는 것보다 훨씬 낫지만 이 데이터의 품질은 매우 약합니다. 10일 안에 작업을 완료할 계획이 있고 약 50%가 완료되었다고 보고하는 경우 Microsoft Project 및 Project Server와 같은 프로젝트 관리 도구는 몇 가지 가정을 할 것입니다. 그들은 그들이 가지고있는 제한된 데이터를 기반으로, 당신은 지금까지 5 일의 노력을 보냈고 남은 5 일의 노력이 있어야한다는 것을 알 수 있습니다. 아마도 그건 사실이지만 약 50 %가 완료된 상황을 가리지만 거기에 도착하기 위해 20 일의 노력이 걸렸기 때문에 20 일의 작업이 남아있을 것입니다.

남은 양 측정

몇 년 전 톰 행크스가 출연한 다크 코미디 영화 "더 머니 피트"는 결코 할 수 없는 홈 계약자의 승무원을 등장시켰습니다. 영화 전반에 걸쳐 실행 개그는 "당신은 언제 할 것인가?"에 대한 대답이었다 "3 주 더"모든 계약자는 말할 것이다.

그러나 남은 기간을 추적하는 것은 단지 백분율로 추측하는 것보다 훨씬 더 나은 데이터 품질입니다. 남은 기간은 이 작품을 완료하기 위해 남은 작업과 이 조각에 의존하는 다음 조각이 언제 시작될 수 있는지에 대한 날카로운 초점을 제공합니다. 작업을 설정한 방법에 따라 남은 기간을 생각하는 방법에는 두 가지가 있습니다. 첫 번째는 총 작업의 남은 기간을 생각하는 것입니다. 이 작업은 완료하는 데 필요한 노력에 집중하지 않는 경우에 적합합니다. 두 번째는 각 과제에 필요한 남은 기간이나 노력을 생각하는 것입니다. 작업이 리소스를 구동하는 경우 더 적합합니다. 그러나 어느 쪽이든 단지 백분율로 추측하는 것에서 큰 단계입니다.

지출한 금액 측정

"지금까지 10일을 보냈다"는 것은 진행 상황을 보는 한 가지 방법입니다. LOE 또는 "수준 또는 노력"이라고도 합니다. 노력의 수준은 우리의 실제 화상 속도를 볼 수있는 좋은 방법이지만 맹목적인 측면을 운반한다. 이 방법의 좋은 측면에서, 우리는 우리가 지금까지이 작업에 지출 한 금액을 잘 이해합니다. 나쁜 면에서, 우리는 해야 할 일을 잘 이해하지 못할 수도 있습니다. 작업표 비즈니스에서는 이 방법을 구현하려는 조직을 자주 다룹니다. 한 때 직원들은 이 방법이 다른 보다 정교한 프로젝트 추적 기술과 결합된 경우에만 적절하다고 생각했지만, 그 자체로도 매우 강하다는 것을 보여주었습니다. "우리의 시간이 어디로 가는지 결정할 수 있다면, 우리는 거의 즉시 더 효과적일 수 있습니다." 그는 너무 옳았다. 계획된 작업에 대해 시간을 추적할 수 있는 작업표를 구현했으며, 작업표만으로도 조직이 훨씬 더 효과적입니다. 나중에 추적 방법을 추가하여 성능을 더욱 향상시킬 수 있었습니다.

획득한 값 메서드를 사용하겠습니다.

획득 가치 방법은 매우 복잡한 프로젝트를 제어하는 방법으로 약 30 년 전에 개발되었지만 기본 개념은 매우 간단합니다. 작업에 대한 예산을 만들면 얼마나 많은 시간을 소비하든 예산의 100% 이상을 벌 수 없습니다. 획득 가치는 "물리적" 완료율 추적에 중점을 두고 있으며, 이는 일부 유형의 프로젝트에 잘 어울리며 다른 프로젝트에는 그다지 도움이 되지 않습니다. 예를 들어 도로를 건설하고 100마일의 도로를 건설하고 있다면, 마일 마커 50에 있을 때 절반만 완료됩니다. 돈의 75%를 지출했다면 큰 문제가 생겼고 획득 한 가치 방법은 이를 분명히 할 것입니다. 이는 완료될 때까지 예산을 50% 초과할 것임을 나타냅니다.

만약 당신이 새로운 약물에 대 한 연구를 하 고 또는 소프트웨어를 작성, 다음 물리적 % 완료 측정 훨씬 더 어려울 수 있습니다. 얻은 가치 사람들은 이러한 종류의 진전을 얻을 수있는 가능한 방법의 전체 도구 상자를 가지고 있으며, 그들 모두는 "가중 이정표"가 내가 가장 좋아하는 것입니다. 가중치가 지정된 마일스톤 프로젝트 관리 환경에서 작업의 주요 마일스톤을 설정하고 해당 마일스톤에 도달하면 해당 마일스톤을 시작하기 전에 합의한 백분율을 얻습니다. 이 방법의 좋은 점은 논쟁이 거의 없다는 것입니다. 마일스톤을 완료했나요? 예 또는 아니요? 그렇지 않은 경우 아무 것도 얻지 못했습니다. 그렇다면 해당 백분율을 획득했습니다.

아이보리 스노우 프로젝트

이러한 방법 중 하나를 사용하더라도 주의해야 할 것 중 하나는 내가 "아이보리 스노우"프로젝트라고 부르는 것입니다. 이러한 프로젝트는 거의 즉시 완료 99.97 %로 진행한 다음 남은 시간 동안 거기에 갇혀 있습니다.

이 모든 것들은 어떻게 나타날까요?

사용 중인 프로젝트 관리 도구에 관계없이 진행률을 표시하는 것이 디스플레이의 매우 일반적인 요소인 경우가 많습니다. 여기서는 50% 진행률을 가진 하나의 막대를 보여 주는 Microsoft Project의 이미지가 있습니다.

이것이 우리가 추적하는 전부라면, 우리는 적어도 우리가 어디로 향하고 있는지에 대한 몇 가지 개념을 가지고 있지만 Project 및 Project Server와 같은 최신 도구는 훨씬 더 많은 것을 제공 할 수 있습니다. 프로젝트에 대한 기준을 설정하는 경우 작업이 진행되는 방식뿐만 아니라 원래 계획과 비교하는 방법을 비교할 수 있습니다.

여기서는 작업이 50% 완료될 것으로 예상되었지만 일주일 늦게 시작되었음을 알 수 있습니다. 바의 오른쪽에서 50%의 시간을 보냈고 (주말을 고려하여) 바의 50%를 채웠다는 것을 알 수 있습니다. 자원 작업에 들어갔다면 하루에 80시간의 작업을 수행하고 40시간을 사용했을 수 있습니다. 격리된 작업이라고 생각하더라도 작업이 예상한 속도와 연소 속도로 진행될 수 있지만 다운스트림인 모든 작업에 여전히 부정적인 영향을 미치고 있습니다.

좋아, 내가 추적하고 있어, 이제 뭐야?

좋아, 그래서 우리는 몇 가지 기본 사항을 다루었습니다. 이미 숙련된 프로젝트 관리 관리자의 상위 20%에 있습니다. 심각. 이것은 이미 그 중 80 %보다 낫습니다. 이제 근본적이지만 잠재적으로 매우 영향력 있는 무언가를 위해.

x이면 y

즉, 효과적인 추적에는 결과 수식이 필요하다는 것입니다. x가 발생하면 y 작업을 수행합니다.

그것은 기본적인 공식이지만 사람들을 교육하는 가장 힘든 중 하나입니다. 몇 년 전, 저는 전국적으로 인증된 인명 구조원 팀과 함께 일할 수 있는 특권을 가졌습니다. 이들은 숙련 된 전문가였지만 실제로 일어날 때까지 연습 할 수 있지만 실제로 경험하지 못했습니다 : 인명 구조원은 실제 비상 사태에서 어떻게 반응 할 것인가. 군대에 있는 사람들은 비슷한 도전을 설명할 것입니다. 당신은 훈련과 훈련과 훈련 할 수 있지만, 당신은 정말 그들을 향해 분노에 발사 실제 무기가있을 때 누군가가 반응하는 방법을 확실히 모른다.

프로젝트 관리는 다행히 일반적으로 삶이나 죽음의 문제가 아니지만 프로젝트를 추적하는 사람들과 비슷한 문제가 있습니다. 프로젝트 관리자가 프로젝트가 계획대로 정확하게 추적되지 않을 때 수행해야 하는 작업을 알고 있나요? 이것은 당신이 오래 전에 생각할 수있는 무언가이다. 시간 및/또는 돈의 비상 예산이 있나요? 그들이 조치를 취할 권한을 얻을 수있는 명령 체인이 있습니까? 프로젝트가 늦게 실행 중인지 아닌지 적절한 사람에게 연락할 수 있는 통신 계획이 있나요? 그리고 어떤 결과가 조치를 취하는가? 하루 지연은 에스컬레이션 가치가 있습니까? 약 1주일은 어떨까요? 위험 또는 범위의 증가는 어떻습니까? 이에 대한 몇 가지 표준을 미리 설정하면 나중에 화를 피할 수 있습니다.

트릭 또는 트랙

추적을 구현하도록 조직 또는 프로젝트를 설정하는 것은 어렵지 않습니다. 사실상 업계에서 프로젝트 관리 제품은 프로젝트 진행 상황을 저장할 수있는 능력을 가지고 있지만 여전히 성공의 좋은 기회를 가지고 고려해야하고 메신저를 촬영하지 않는 것입니다 추적의 하나의 기업 문화적 측면이있다. 시간이 지남에 따라 제가 말한 많은 프로젝트 관리자는 프로젝트 보고서를 받을 때 경영진이 좋은 소식만 받아들일 수 있다는 우려를 표명합니다.

몇 년 전, 저는 대기업의 대형 회의실에 있었습니다. 게시한 작업표에서 정보를 받는 프로젝트 관리 도구의 영향에 대해 논의했습니다.

한 수석 부사장은 "작업표 시간을 얻을 때 작업이 진행 상황을 업데이트하지 않는 이유를 이해하지 못한다"고 말했습니다.

"40시간의 작업이 있었고 작업표에서 40시간의 노력을 해당 작업에 넣으면 결과가 어떻게 될까요?" 나는 물었다.

VP는 이 질문에 혼란스러워하는 모습을 보였다.

"나는 그것이 완료 될 것으로 기대합니다," 그는 말했다.

"하지만 그렇지 않다면 어떨까요?" 나는 대답했다.

"이해가 안 됐어." 이제 화가 난 VP가 말했다. "40시간의 작업이고 40시간의 작업을 수행했다면 반드시 끝났습니다."

나는 그것에 대해 무엇을 대답해야할지 확실하지 않았지만 다행히도 잠시 외부의 VP에게 이야기해 달라고 요청한 프로젝트 그룹의 책임자에 의해 구원을 받았고 아마도 인생이 항상 계획을 따르는 것은 아니라고 설명했다.

프로젝트가 계획대로 진행되지 않을 때 경영진이 가장 큰 영향을 미칠 수 있다는 것을 이해하도록 하는 것은 모든 프로젝트가 계획대로 진행 상황을 보고해야 한다는 경영진의 주장만큼이나 큰 이점을 제공할 수 있는 것입니다.

프로젝트를 추적하는 것은 프로젝트를 관리하는 사람들뿐만 아니라 전체 조직에 대한 치료일 수 있습니다.

작성자 정보

Chris Vandersluis는 캐나다에 본사를 둔 HMS 소프트웨어인 Microsoft Certified Partner인 몬트리올의 사장 겸 설립자입니다. 그는 맥길 대학교에서 경제학 학위를 취득했으며 프로젝트 제어 시스템의 자동화 분야에서 30년 이상의 경험을 보유하고 있습니다. 그는 PMI(프로젝트 관리 연구소)의 오랜 회원이며 MPUG(Microsoft Project Users Group)의 몬트리올, 토론토 및 퀘벡 지부를 설립하는 데 도움을 주었습니다. Chris가 저술한 출판물에는 포춘, 헤비건설 뉴스, 컴퓨팅 캐나다 잡지, PMI의 PMNetwork 등이 있으며, 프로젝트 타임즈의 정기 칼럼니스트입니다. 그는 McGill 대학에서 고급 프로젝트 관리를 가르치고 종종 북아메리카 및 전 세계의 프로젝트 관리 협회 기능에서 연설합니다. HMS Software는 TimeControl 프로젝트 지향 시간 유지 시스템의 게시자이며 1995년부터 Microsoft 프로젝트 솔루션 파트너로 활동해 왔습니다.

Chris Vandersluis는 다음에서 전자 메일로 연락할 수 있습니다. chris.vandersluis@hms.ca

Chris Vandersluis에서 더 많은 EPM 관련 문서를 읽으려면 HMS의 EPM 지침 사이트(https://www.epmguidance.com/?page_id=39)를 참조하세요.