엔터프라이즈 프로젝트 관리 배포에 대한 단계적 방법
이 문서에서는 사용자 환경에서 엔터프라이즈 프로젝트 관리 솔루션을 배포할 계획일 때 직면할 수 있는 다양한 문제에 대해 설명합니다. 또한 사용 가능한 여러 배포 시나리오와 고려해야 하는 중요한 필수 구성 요소에 대해서도 설명합니다.
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엔터프라이즈 프로젝트 관리를 배포하는 단계적 접근 방식
이 문서에서는 비즈니스 의사 결정자, 네트워크 관리자 및 Project Server 관리자가 환경에 Enterprise Project Management 솔루션을 배포할 계획일 때 직면할 수 있는 다양한 문제에 대한 지침을 제공합니다. 또한 사용 가능한 여러 배포 시나리오와 고려해야 하는 중요한 필수 구성 요소에 대해서도 설명합니다.
소개
Microsoft의 EPM(Enterprise Project Management) 솔루션을 배포하는 회사를 소유하고 있습니다. 공정하기 위해 HMS 소프트웨어는 그 이상을 수행합니다. 우리는 또한 ISV이지만, EPM을 배포하는 방법에 대해 중대형 조직과 함께 작업하는 데 상당한 시간을 보냅니다. 몇 가지 과제는 Microsoft의 기술과 관련이 있지만, 그 중 상당수는 1983년 프로젝트 관리 소프트웨어 사업을 시작한 이래로 회사가 직면한 것과 비슷합니다. 여기에서 고유한 EPM 배포를 계획하는 방법을 살펴보겠습니다.
EPM 배포를 시작할 때 직면하는 가장 큰 과제 중 하나는 의도한 결과를 생성하기 위한 신뢰할 수 있는 로드맵을 설정하는 것입니다. 24년 이상 엔터프라이즈 프로젝트 관리 시스템을 배포해 왔지만, 변경되지 않은 한 가지는 고위 경영진이 어제 모든 결과를 갖고 싶다는 욕구입니다.
도전은 거의 항상 존재하는 몇 가지 요인에 의해 복합된다 :
영업 팀은 프로덕션 환경에서 효과를 재현하는 데 필요한 노력이나 판매 데모와 관련된 가상 이미지 및 데이터(일반적으로 몇 개월)를 만드는 데 얼마나 많은 노력을 기울였는지 설명하지 않고 최종 결과를 클라이언트에 표시했습니다.
Microsoft는 배포 편의성 레거시를 제공합니다. 사람 PC에 DVD를 채우는 데 익숙해졌고, 팝업 될 때까지 기다렸다가 즉시 구입 한 소프트웨어의 이점을 얻었습니다. 아, 선택적 교육에 대한 몇 가지 개념이 있을 수 있지만, 수행되는 것이 조직을 변화시키는 운동이라는 기대는 거의 없습니다.
Enterprise Project Management란?
이는 충분히 어려운 일이지만 구매 중에 고객이 간과하는 다른 측면이 있습니다. 'EPM이 정확히 무엇인가요?'로 시작합니다. 그것은 잠재적으로 긴 대답과 짧은 질문입니다. EPM 배포의 초기 단계에서는 클라이언트의 고위 경영진과 함께 구상 워크샵을 수행합니다. 항상 사용하는 슬라이드는 다음과 같습니다.
"여러분의 관점에서 EPM이란?" 나는 물어 볼게요. 응답은 종종 슬라이드의 원 중 하나에서 찾을 수 있습니다. 응답은 다음과 같습니다.
기본 프로젝트 관리. "엔터프라이즈 프로젝트 관리는 모든 사용자가 동일한 방식으로 프로젝트 관리를 수행하고 동일한 도구를 사용한다는 것을 의미합니다."
Enterprise 프로젝트 관리. "그것으로는 충분하지 않을 거예요." 누군가가 말할 수 있습니다. "엔터프라이즈 프로젝트 관리는 프로젝트 관리 데이터가 통합된다는 것을 의미합니다. 통합되고 요약된 보고서에 일정을 표시하는 보고서를 가져올 수 있으며 한 프로젝트에서 다른 프로젝트로의 영향을 관리할 수 있습니다."
PPM(프로젝트 포트폴리오 관리). "그것은 우리를 위해 프로젝트 포트폴리오 관리에 관한 것입니다,"누군가가 말할 수 있습니다. "엔터프라이즈 프로젝트 관리는 프로젝트 수준에서 한 수준 더 높은 수준을 관리하는 것을 의미합니다. 프로젝트를 포트폴리오 또는 프로젝트 그룹으로 그룹화하고 함께 분석하고 보고해야 합니다. 이 요약된 수준에서 진행 상황을 추적하고 스테이지 게이팅을 구현할 수 있어야 합니다."
리소스 관리. "엔터프라이즈 프로젝트 관리는 리소스 용량 계획을 의미합니다. 새 프로젝트를 수행할 수 있는지, 기존 약정에 어떤 영향을 미칠 수 있는지뿐만 아니라 프로젝트 진행률 및 리소스 가용성에 따라 이미 커밋한 작업을 관리하는 상태도 알아야 합니다."
보고 분석. "우리에게 엔터프라이즈 프로젝트 관리는 보고서에서 발생합니다." 누군가가 말할 수 있습니다. "우리는 관리 및 의사 결정에 대한 롤업 보고서를 만들기 위해 프로젝트 관리, 재무, HR 및 기타 내부 시스템에서 가져온 보고서가 필요합니다. 보고서에 대해 이야기하는 동안 동적 대시보드, 성과 기록표 및 기타 표시되는 시스템도 필요합니다."
예산 및 비용 관리. "기업 프로젝트 관리는 돈에 관한 것입니다. 우리는 연초에 예산을 책정합니다. 그런 다음 각 프로젝트에 대한 예산을 책정하고 우리에게 중요한 유일한 것은 매달 계획에 대한 돈을 추적하는 것입니다."
작업표. "계획을 신경 쓰지 마세요. 내 사람들이 실제로 시간을 보내는 것을 말해 줄 수 있다면, 우리는 지금 우리가 있는 곳보다 훨씬 앞서있을 것이고, 우리는 EPM의 성공을 부를 것입니다"라고 누군가는 종종 말합니다.
커뮤니케이션 및 공동 작업. "멋진 알고리즘에 관한 것이 아닙니다. 우리는 사람들과 쉽게 대화할 수 있어야 합니다. 이제 플래너뿐만 아니라 고위 경영진, 고객, 사용자, 하청업체, 아웃소싱 업체 및 팀 구성원을 포함하는 프로젝트 팀을 연결하는 데 도움을 줄 수 있습니까?"
외부 애플리케이션과의 통합. "우리는 프로젝트 관리와 함께 제공되는 결과물 및 비용에 대한 미래 예측이 없다는 점을 제외하고는 훌륭한 큰 ERP /Finance 시스템을 가지고 있습니다. 프로젝트 관리 도구를 ERP/Finance 시스템과 연결할 수 있다면 많은 엔터프라이즈 프로젝트 관리가 가능할 것입니다."
워크플로. "작업뿐만 아니라 프로시저를 자동화된 방식으로 추적하는 시스템을 구상합니다. 프로젝트 관리자가 온라인 양식을 작성하여 프로젝트 자금을 요청한 다음, 자동화된 방식으로 요청을 수락하거나 거부할 담당자에게 전달하려고 합니다. 승인되면 프로젝트가 즉시 EPM 시스템에 포함됩니다. 모든 프로젝트 문서와 동일한 작업을 수행하려고 합니다. 실제로 워크플로 관리를 통해 이러한 방식으로 모든 프로젝트 관리 절차를 자동화하려고 합니다. 정말 엔터프라이즈 프로젝트 관리가 될 것"이라고 말했다.
비즈니스 인텔리전스. "필요한 것은 프로젝트 데이터의 성과 기록표, 대시보드 및 데이터 마이닝입니다. 이것이 궁극적인 엔터프라이즈 프로젝트 관리 환경이 될 것입니다."
프로젝트 관리 완성도 모델입니다. "우리는 '프로젝트 관리 완성도 모델'에 의해 측정된 성숙도를 개선하기 위해 노력하고 있습니다."
그렇다면 정답은 무엇일까요? 그들은 괜찮아요. 사실, 그것은 아마 전체 목록이 아닙니다. EPM은 많은 사람들에게 많은 것을 의미할 수 있으며 문제를 보고 있는 관점에 크게 의존합니다.
고위 경영진과 함께 이 작업을 수행할 때 종종 발생하는 일은 원하지 않는 이러한 측면 중 하나가 없다는 것입니다. 예, 사람들은 그들 모두를 원한다. 또한 Microsoft EPM 솔루션 배포에서 이 모든 것이 가능한지 묻는 질문에는 "예"라는 솔직한 대답이 있습니다. 문제는 EPM의 이러한 각 측면을 벡터 또는 EPM 환경을 푸시할 수 있는 방향으로 간주할 수 있다는 것입니다. 이러한 모든 벡터를 첫날에 추진하기로 결정하면 설계를 완료할 프로젝트의 크기가 너무 커서 잠재적으로 파괴적이고 복잡할 수 있으며 다른 많은 회사 시스템을 포함하므로 성공할 가능성은 거의 없습니다.
엔터프라이즈 프로젝트 관리 배포는 단순한 기술이 아닙니다. 이 경우 구현은 며칠 후에 끝났습니다. 아니요, EPM 배포에는 전략, 사람, 프로세스 및 기술이 포함됩니다. 성공적인 Microsoft EPM 솔루션 배포는 사실상 항상 프로젝트를 기술 프로젝트가 아닌 '변경 관리' 프로젝트로 간주합니다. 우리가 달성하고자하는 것은 비즈니스의 작동 방식을 변경하는 것입니다. 방법 잘, 구상 운동이 가는 방향에 따라, 방향은 매우 다를 수 있습니다.
모든 측면과 모든 방향을 동시에 구현하려고 하면 복잡하고 이해하기 어려운 거대한 프로젝트를 만들어 배포를 훨씬 더 위험하게 만들 수 있습니다.
EPM 배포 방법
EPM 배포에 접근하는 사용자 수에 대해 잠시 살펴보겠습니다. 빅뱅, 인스턴트 뱅 및 단계 접근 방식의 몇 가지 가능한 시나리오가 있습니다.
빅뱅
빅뱅 이론은 "모든 것을 합시다!" 라고 말합니다. 궁극적인 엔터프라이즈 프로젝트 관리 환경을 설계, 빌드, 다시 작성하고 프로그래밍하는 데 많은 시간을 할애할 것입니다. 그것은 프로그래머의 지골이 걸릴 것입니다, 언젠가, 언젠가 미래에, 주어진 주말에, 우리는 스위치를 뒤집고 모두가 엔터프라이즈 프로젝트 관리를해야합니다. 시간이 지남에 따라 투자 수익률로 그래프를 작성한다면 오른쪽 그림처럼 보입니다.
빅뱅 이론을 사용하는 데는 플러스와 마이너스가 있습니다. 더하기 측면에서 최종 결과가 원래 의도에 더 가까워질 수 있는 다른 유형의 접근 방식보다 더 나은 기회가 있습니다. 결국, 팀은 프로젝트 시작 부분에서 만든 모든 욕망을 확인할 때까지 쉬지 않습니다.
그러나 부정적인 면에서는 몇 가지 큰 과제가 있습니다. 우선, 조직은 프로젝트가 100% 완료될 때까지 투자 수익률을 받지 못합니다. 그것은 몇 달 또는 1 년 이상이 될 수 있습니다. 프로젝트가 불완전한 매일 누군가가 "더 나은"아이디어로 건물을 방황 할 수있는 날입니다. 또한 삶의 본질은 변화한다는 것입니다. 팀 변경, 관리 변경, 회사 업무 또는 전략의 변화, 기본 기술 아키텍처의 변화, 회사 소유권 변경으로 인해 프로젝트가 재구성되거나 취소될 수 있습니다. 이 경우 조직은 노력에 대해 아무 것도 받지 못합니다.
인스턴트 뱅
Microsoft를 따르는 즉각적인 만족 유산의 유산에 대해 이야기할 때 다른 현상이 보입니다. 일부 클라이언트는 Microsoft EPM 솔루션을 배포하는 것이 Microsoft 게임 플레이와 같다고 가정합니다. 우리는 DVD에 로드하고 몇 분 후, 우리는 조정, 공동 작업 방식으로 프로젝트를하고 있습니다. 새로운 시스템에 대한 가장 흥분을 가진 파일럿 그룹이 사용하기 시작함에 따라 투자 수익률은 며칠 또는 몇 주 동안 좋아 보입니다. 그러나 고위 경영진의 투자가 없다면 문화나 행동 변화에 영향을 미치기가 매우 어렵고 프로젝트는 거의 확장되지 않습니다. 이 시스템은 짧은 시간 동안 계속 사용되며, 조직의 나머지 부분을 함께 작동하도록 유도할 수 없다는 사실에 종종 좌절감을 느끼는 소수의 사용자가 중단되거나 사용 중단됩니다.
단계적 접근 방식
우리는 수년에 걸쳐 단계적 접근 방식이 엔터프라이즈 프로젝트 관리 환경을 배포하는 가장 성공적인 방법이라는 것을 발견했습니다. 그것에 대 한 많은 이유가 있다. 다음은 몇 가지 사항입니다.
먼저 조직은 프로세스 초기에 투자 수익률을 받기 시작합니다. 이는 구현을 보호하고 처음에 EPM 배포를 수행하기로 한 결정을 관리하기 위한 유효성을 검사하는 역할을 합니다.
둘째, 배포는 한 번에 모든 것이 아닌 웨이브에서 기술적 과제를 해결합니다. 시스템의 복잡성이 증가함에 따라 이러한 복잡성을 처리하는 조직의 완성도도 증가합니다.
셋째, 배포는 시간이 지남에 따라 조직으로의 문화권 변경을 용이하게 하며, 이는 항상 더 쉽습니다. 그것은 변화가 화가 일으키는 트루이즘입니다. 프로젝트 관리의 이러한 변화에 약간의 화가있을 것이라는 점은 확실합니다. 시간이 지남에 따라 전체 비전을 배포하면 사용자가 다양한 비즈니스 방식에 적응할 수 있습니다.
마지막으로, 조직이 원래 디자인을 수행하는 데 얼마나 많은 시간을 할애하든 시스템이 작동 중인 것을 보는 즉시 마음을 바꿀 수밖에 없습니다. 배포의 첫 번째 단계를 프로덕션에 더 일찍 가져오면 조직에서 앞으로 나아갈 때 학습할 수 있습니다.
이 계획의 가장 중요한 요소는 첫 번째 단계입니다. 우리는 컨설턴트에게 "투자에 대한 지속적인 긍정적 인 수익을 반환 할 수있는 가장 최소한의 배포"를 결정하도록 지시합니다. 나는 그것을 매우 신중하게 말했습니다. 프로덕션에 투입할 수 있는 배포의 첫 번째 단계를 찾아 결과를 제공하고 매주 생산에 필요한 노력보다 더 많은 이점을 얻을 수 있기를 바랍니다. 이렇게 하면 배포가 영원히 지속됩니다. "아, 제거할 수 없어, 매주 '이것'을 꺼낸다"고 말하기 때문에 아무도 배포를 제거하지 않을 것입니다. 이러한 종류의 배포를 성공적으로 만들면 앞으로 몇 달 안에 배포를 빌드할 수 있습니다. 그렇지 않은 경우 프로젝트와 배포는 여전히 매우 위험합니다.
EPM 배포 전략 시작
EPM 배포를 수행하는 것에 대해 두 번 생각하게 했다면 아마도 좋은 일일 것입니다. 그렇게 해서는 안 되는 것이 아니라 성공적인 EPM 배포는 항상 약간의 추가 생각으로 시작됩니다. 그렇다면 배포를 수행하려면 어떻게 해야 할까요? 몇 가지 필수 구성 요소부터 살펴보겠습니다.
1. 프로젝트 관리 사무실
엔터프라이즈 프로젝트 관리 환경을 배포하려는 경우 엔터프라이즈 프로젝트 관리 조직을 구성할 방법이 없습니다. 이를 일반적으로 프로젝트 관리 사무실 또는 PMO라고 합니다. 원하는 대로 호출할 수 있지만 Microsoft EPM 솔루션과 같은 시스템의 중앙 관리가 있어야 합니다. 템플릿을 '공식' 템플릿으로 선언하는 사람은 누구인가요? 누가 리소스 우선 순위를 변경할 권한이 있는지 결정합니다. 누가 보고서의 모양과 보고서에 액세스할 수 있는 사람을 결정할까요? 누가 위험을 관리할지 여부를 결정하고, 그렇다면 어떤 프로세스를 둘러싸야 할까요? 등등... 아니요, PMO는 필수적입니다. 이러한 조직이 없는 경우(한 사람이더라도) EPM 환경을 향한 가장 빠른 단계 중 하나로 시작해야 합니다.
2. 임원 후원
다음으로, 고위 경영진의 후원과 지원을 받으세요. 이그제큐티브 제품군에서 이 프로젝트를 지원하는 사람은 배포의 목표가 무엇인지뿐만 아니라 지원을 제공하는 데 필요한 기간을 알아야 합니다. 우리는 일반적으로 경영진에게 최소 1 년의 후원 의무를 계획하도록 지시합니다. 엔터프라이즈 프로젝트 관리 환경을 원하지만 경영진 수준의 지원이 부족하고 해당 지원을 받기 위해 배포 자체를 수행하도록 결정하는 소규모 중간 관리 또는 프로젝트 관리자 그룹이 자주 보게 되는 문제 중 하나입니다. 그것은 꿈의 필드 "그것을 구축하고 그들은 올 것이다"접근 방식이며 거의 성공하지 않습니다. 문제는 관리(예: PM 방법론 준수, 글로벌 프로젝트 보고, 리소스 용량 계획 및 공동 작업 프로젝트 관리)에 매력적인 이점은 관리 참여만으로 달성할 수 있는 이점이라는 것입니다.
3. 우리는 프로젝트 관리자입니다 - 우리는 프로젝트 관리가 필요하지 않습니다!
EPM 배포에 대한 가장 일반적인 문제를 방지하려면 프로젝트 계획을 수립합니다. 이상하게 간단해 보이지만 실제로 프로젝트 계획을 가지고 있지 않은 EPM 배포 프로젝트의 수는 놀랍습니다. Microsoft EPM 솔루션 배포를 고려하는 조직에 제공할 수 있는 가장 쉬운 조언 중 하나는 프로젝트를 프로젝트로 만들고 다른 프로젝트에 이미 사용 중인 모든 동일한 방법론을 적용하는 것입니다. 프로젝트 일정이 있습니까? 예산; 임원 스폰서; 프로젝트 헌장; 리소스; 성공 메트릭? 이러한 것들은 조직의 다른 모든 프로젝트에서 찾을 수 있지만 맨발로 가는 제화 제조업체의 자녀와 마찬가지로 프로젝트 관리자는 종종 자신의 프로젝트에 기술을 적용하는 것을 잊어 버립니다.
4. 목표 설정
프로젝트의 시작 부분에서 각 단계에서 성공에 대한 측정값을 결정합니다. 명확한 성능 메트릭 집합을 갖는 것은 프로젝트 팀뿐만 아니라 관리가 프로젝트 단계를 완료하는 데 집중할 수 있도록 돕는 데 큰 도움이 됩니다.
시작하기
시작하는 방법을 궁금해하는 경우 다음과 같은 몇 가지 제안이 있습니다.
구상
고위 경영진과 함께 촉진된 비전 세션으로 시작합니다. 프로젝트의 다른 측면에서 외부 지원을 사용하지 않는 경우 여기에서 가장 유용합니다. 다른 여러 EPM 배포에 참여한 사람을 갖는 것이 성공의 열쇠입니다. EPM 시스템의 사용자인 사람뿐만 아니라 위에서 설명한 몇 가지 문제를 해결했으며 Microsoft EPM 솔루션의 기능과 조직의 프로젝트 관리 프로세스를 잘 이해하는 사람에 대해서도 이야기하고 있습니다.
누가 누구야?
초기에 결정해야 하는 것 중 하나는 '엔터프라이즈'는 누구인가요? 이 문서에서는 이 용어를 여러 번 사용했지만 기업은 사용자가 결정하는 모든 것을 의미할 수 있습니다. 부서, 부서, 회사 전체인가요? 배포를 수행하는 사람들이 저지른 한 가지 일반적인 실수는 전체 회사에 대한 계획을 세우지만 자체 부서에 대한 권한만 갖는 것입니다. 시스템을 사용할 수 있다면 다른 사람들이 탑승할 수 있기를 바랍니다. 그것은 꿈의 필드 접근 방식의 변형이며 다른 부서에 매력적이지 않고 권한이있는 사람들에게는 유용하지 않은 솔루션을 만듭니다. 따라서 누가 참여할지 조기에 결정하고 계획에 포함되어 있는지 확인합니다.
프로젝트 계획 만들기
다른 프로젝트와 마찬가지로 시간을 내어 적절한 프로젝트 계획을 수립합니다. 당신이 커버해야 하는 주제의 일부에 대한 지침을 제공 할 것입니다 온라인으로 사용할 수있는 수많은 계획이 있습니다. 시작하기에 좋은 장소이지만 EPM 배포를 위한 적절한 프로젝트 계획을 세우는 데 필요한 모든 기술이 거의 확실하게 있습니다.
결론
Microsoft EPM 솔루션의 배포를 고려 중이거나 시작한 경우 다음 세 가지 사항을 고려하여 배포에 집중합니다.
이 프로젝트를 프로젝트로 처리합니다. 프로젝트를 관리하기 위해 이미 가지고 있는 모든 기술을 사용하여 Microsoft EPM 배포 프로젝트를 관리합니다. 주로 기술 프로젝트가 아닌 변경 관리 프로젝트입니다.
프로젝트를 관리 가능한 부분으로 분할하고 프로젝트의 각 단계를 자체 성공 메트릭, 일정, 예산 및 리소스를 사용하여 하위 프로젝트로 처리합니다. 전체 시스템의 몇 가지 이점을 더 빠르게 얻을 수 있으며 관리에서 더 많은 지원을 받을 수 있습니다.
투자 수익률은 모든 수준에서 작동해야 합니다. 고위 경영진을 위해 작동하지만 관리해야 하는 사람들에게는 작동하지 않는 시스템을 만드는 것만으로는 충분하지 않습니다. 또는 프로젝트 관리자에게 작동하지만 고위 경영진이 요구하는 보고를 제공하지 않는 시스템입니다. 또는 프로젝트 관리자 및 고위 관리를 위해 작동하지만 개별 사용자에게 너무 어렵거나 너무 많은 노력을 기울이는 시스템입니다. 시스템 사용에 시간과 에너지를 투자해야 하는 각 사람은 투자 수익률 측면에서 고려해야 합니다.
단계적 접근 방식을 따르고 이미 다른 프로젝트에 대해 가지고 있는 기본 프로젝트 관리 방법론을 사용하는 배포를 설계하는 경우 성공할 가능성이 높습니다. 행운과 행복한 계획!
작성자 정보
Chris Vandersluis는 캐나다에 본사를 둔 HMS 소프트웨어인 Microsoft Certified Partner인 몬트리올의 사장 겸 설립자입니다. 그는 맥길 대학교에서 경제학 학위를 취득했으며 프로젝트 제어 시스템의 자동화 분야에서 30년 이상의 경험을 보유하고 있습니다. 그는 PMI(프로젝트 관리 연구소)의 오랜 회원이며 MPUG(Microsoft Project Users Group)의 몬트리올, 토론토 및 퀘벡 지부를 설립하는 데 도움을 주었습니다. Chris가 저술한 출판물에는 포춘, 헤비건설 뉴스, 컴퓨팅 캐나다 잡지, PMI의 PMNetwork 등이 있으며, 프로젝트 타임즈의 정기 칼럼니스트입니다. 그는 McGill 대학에서 고급 프로젝트 관리를 가르치고 종종 북아메리카 및 전 세계의 프로젝트 관리 협회 기능에서 연설합니다. HMS Software는 TimeControl 프로젝트 지향 시간 유지 시스템의 게시자이며 1995년부터 Microsoft 프로젝트 솔루션 파트너로 활동해 왔습니다.
Chris Vandersluis는 다음에서 전자 메일로 연락할 수 있습니다. chris.vandersluis@hms.ca
Chris Vandersluis에서 더 많은 EPM 관련 문서를 읽으려면 HMS의 EPM 지침 사이트(https://www.epmguidance.com/?page_id=39)를 참조하세요.