경영진 연계

이 문서는 "트렌치에서" 컬렉션의 일부입니다. 성공적인 EPM(Enterprise Project Management) 배포를 위해 경영진이 참여하는 것의 중요성을 설명합니다. 회사에서 임원을 배포에 참여시키지 않도록 선택하는 이유, 임원이 배포에 참여해야 하는 방법 및 배포에 임원을 효과적으로 참여시키는 방법에 대한 팁을 설명합니다.

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이그제큐티브 연결

지난 몇 년 동안 제가 참여한 가장 성공적인 EPM 배포는 항상 강력한 경영진 관계를 가지고 있었습니다. 이에 비해 가장 어려웠던 배포는 고위 경영진과의 연결이 팔 길이로 유지되는 배포였습니다. 경영진이 더 많거나 적게 참여하게 하는 원인과 어떤 종류의 임원 참여가 필요한지와 관련하여 EPM 배포의 초기 단계에서 조직에 어떤 권장 사항을 적용할 수 있는지에 대해 생각하게 되었습니다.

임원이 없나요? 어떻게 그게 가능해요?

경영진이 EPM 배포에 밀접하게 관여하지 않을 수 있는 방법을 먼저 살펴보겠습니다. 결국 EPM은 엔터프라이즈 프로젝트 관리를 의미합니다. 프로젝트에 엔터프라이즈를 대표하는 사람이 없어야 하나요? 당신은 그렇게 생각할 것입니다. 그러나 많은 조직에서 경영진이 참여하지 않는 데는 여러 가지 이유가 있습니다.

EPM에 대한 경영진 지식 부족

첫 번째이자 가장 가능성이 높은 이유는 프로젝트 관리가 무엇인지에 대한 이해가 부족하기 때문입니다. 구식 경영진은 때때로 프로젝트 경험이 거의 없으며 어떤 경험을 통해 프로젝트 관리를 전략적 연습이 아닌 매우 전술적이고 현장적인 운동 유형으로 생각하게 됩니다. 엔터프라이즈 프로젝트 관리의 필요성이 발생하면 권장 이니셔티브에 많은 시간, 많은 노력 및 많은 돈이 필요하며 개인 참여가 필요하다고 생각하지 않는다는 사실에 종종 놀랍습니다.

프로젝트 관리 인프라 프로젝트는 종종 오버헤드로 간주되며, 상위 관리는 종종 이러한 시스템 및 프로세스의 결과에 대한 큰 욕구를 가지고 있지만, 거의 투자에 촉각을 곤두세우지 않습니다. 이는 프로젝트 관리 업계가 이러한 프로젝트를 내부적으로 "판매"해야 하는 방식에 도움이 되지 않습니다. QA(품질 보증) 제조 예제에서는 품질을 몇 퍼센트 포인트 개선하여 달성할 수 있는 비용을 절감하는 것이 일반적입니다. 프로젝트 관리에는 이러한 고급스러움이 없습니다. 프로젝트 관리 절감은 항상 비용 회피 절감이며 직접 증명하기가 훨씬 어렵습니다. 결과적으로 프로젝트 관리 프로젝트는 다른 프로젝트보다 판매하기 위해 훨씬 더 많은 내부 노력을 기울입니다.

EPM - 기술 프로젝트입니다.

또 다른 일반적인 문제는 EPM 프로젝트를 기본 기술 프로젝트로 생각하는 것입니다. "이 소프트웨어를 구입하면 엔터프라이즈 프로젝트 관리가 수행됩니다." 이전과 이전의 칼럼에서 말했듯이 프로젝트 관리 업계의 거의 모든 사람들이 반향한 것처럼 이것은 사실이 아닙니다. Microsoft Project Server와 같은 엔터프라이즈 프로젝트 관리 제품 및 Microsoft EPM 솔루션을 구성하는 관련 제품은 엔터프라이즈 프로젝트 관리의 자동화가 발생할 수 있는 플랫폼입니다. EPM 혜택이 도착하는 도구 또는 매체로 생각할 수 있지만 그 자체로는 솔루션이 아닙니다. 성공적인 엔터프라이즈 프로젝트 관리 솔루션은 프로세스, 인력의 기술, 관행 및 절차, 표준 및 종종 이러한 프로세스, 사람 및 절차를 보다 효율적으로 만들 수 있도록 설계된 기술로 만들어야 합니다. 그러나 시장에는 많은 프로젝트 관리 소프트웨어 공급업체가 있으며 구매한 EPM 도구를 사용하는 동안 클라이언트가 달성한 이점에 대한 메시지 대화가 있으므로 일부 경영진이 도구가 솔루션이라고 생각하는 것은 놀라운 일이 아닙니다.

확실히 나는 (약 10 분 동안) 최선을 다하고 있습니다.

일부 임원은 EPM 프로젝트의 임원 후원자로 서명하고 나 같은 사람이 프로젝트가 6 ~ 24 개월 동안 자신의 약속을 필요로 할 것이라고 발표하기 위해 도착하면 일반적으로 화가. "어떻게 며칠 이상의 훈련이 걸릴 수 없습니까?" 그들은 묻습니다. 이는 종종 EPM 프로젝트의 기본 특성에 대한 완전한 오해의 결과로 발생합니다. 작업 중인 EPM 환경의 배포에 일상적인 절차, 리소스 할당 방식 및 프로젝트 선택 방식의 변경 내용이 포함된다는 것을 이해한 후에는 고위 경영진이 다시 그룹화하기 위해 한 걸음 물러서는 것이 드문 일이 아닙니다. 나는 회사가 해야 할 일에 대한 새로운 존경심을 가지고 있으며 이제 EPM 배포를 완전하고 적절하게 수행하면서 군대를 마샬링했다는 것을 발견하기 위해 1 년 이상 회사에 부름을 받았습니다.

우리는 경영진에게 말하지 않았습니다.

이것은 모두 너무 일반적입니다. 저는 매년 프로젝트 관리 역량에서 일하고 있으며 프로젝트에 대한 임원 지원이 없는 엔터프라이즈 프로젝트 관리에 대한 긴급하고 중요한 필요성을 볼 수 있는 조직 내 직원으로부터 많은 전화를 받습니다. 그들은 레이더에서 일하고 누군가가 통지하기 전에 신속하게 엔터프라이즈 프로젝트 관리 환경을 만든 다음 활로 멋지게 포장 된 관리에이 새로운 프로세스와 시스템을 제시 할 수 있기를 바랍니다. 이것은 "벽에 던져 스틱 경우 확인"방법이며 거의 성공하지 않습니다.

경영진의 지원 없이 엔터프라이즈 프로젝트 관리 환경을 구축하려는 사람들은 고위 경영진이 문 밖으로 나가기 전에 필요한 모든 것에 정면으로 맞선다. 결국 EPM은 종종 리소스 용량 계획을 개선하고, 포트폴리오 관리를 개선하고, 프로젝트 간 영향을 개선하고, 프로젝트 내 협업을 개선하기 위해 수행됩니다. 이 중 어느 것도 관리의 개입없이 변경할 수 없습니다. 또한 이러한 종류의 접근 방식에 가장 관심이 있는 사용자는 해결하려는 중요한 프로젝트 관리 과제가 있습니다. 이러한 프로젝트 관리 과제는 변경되지 않는 것에 기득권을 가진 다른 부서와 인력을 중심으로 하는 것이 불가피합니다.

예를 들어 행렬 조직에서는 리소스 관리자와 프로젝트 관리자 간의 충돌을 보는 것이 일반적입니다. "우리가 더 많은 투영을 할 수 있다면,"프로젝트 관리자의 전투 외침이되고, 나 같은 사람이 우리가 신속하게 (며칠의 순서로) 엔터프라이즈 프로젝트 관리 환경을 만드는 데 도움이 될 수 있는지 묻는 전화를받을이 시점에서입니다. 이러한 연습은 때때로 "개념 증명" 프로젝트로 레이블이 지정되며 가장 먼저 묻는 경향이 있는 것은 "무엇을 증명하려고 하는가?"입니다. 이러한 종류의 프로젝트와 함께 할 수 있는 가장 좋은 방법은 초기에 대화를 통해 관리를 가져오고 프로젝트 관리가 가능한 한 효과적이지 않은 원인을 노출하고 엔터프라이즈 프로젝트 관리 배포를 수행하는 계획을 함께 만드는 것입니다.

나는 누군가가 그것에 대한 책임을지고 싶습니다 (하지만 나)

일부 임원은 엔터프라이즈 프로젝트 관리 구현이 나타낼 수 있는 깊이를 확인하고 자신을 포함할 수 있는 경력 위험으로 간주할 수 있습니다. 따라서 EPM을 만드는 임무를 맡은 프로젝트 관리 사무실 또는 중간 관리가 지원을 찾는 이그제큐티브 제품군에 오면 오기 어려울 수 있습니다. 이는 종종 이러한 종류의 배포를 성공으로 만드는 데 핵심 경영진의 참여가 어떻게 수행되는지에 대한 이해가 부족한 결과입니다.

경영진은 어떻게 참여해야 하나요?

그 질문에 대한 정답은 아무도 없습니다. 내가 만난 각 조직에는 다른 구조, 다른 성격 및 다른 요구 사항이 있습니다. 한 조직에서 작동하는 작업은 다음 조직에서 작동하지 않는 경우가 있습니다. 따라서 "항상 임원 후원자여야 하는 최고 정보 책임자"라고 말하는 것은 불가능하며 모든 회사에 대해 정확해야 합니다. 다음은 지난 몇 년 동안 내가 발견한 EPM 프로젝트에 대한 경영진의 참여에 대한 몇 가지 사항입니다.

나는 관련된 사람들을 위해 말한다

엔터프라이즈 프로젝트 관리 연습에 참여할 리소스를 정의할 때는 관련된 모든 사용자에 대한 권한이 있는 사람의 경영진의 약속을 지키는 것이 중요합니다. 성공적 시도와 실패한 시도 모두에 대한 많은 예가 있습니다.

몇 년 전에 제가 참여했던 EPM 배포에서 우리는 첨단 기술 엔지니어링 회사의 선임 이사의 축복과 함께 일하고 있었습니다. 그것은 우리 자신과 클라이언트의 프로젝트 관리 사무실 모두에서 큰 흥분으로 시작되었습니다. 우리는 배포를 통해 이 선임 이사가 고도로 헌신하는 동안 배포에 연루된 직원을 통제한 5명의 이사 중 한 명에 불과하다는 것을 알게 되었기 때문에 전체 연습에 누가 연루되었는지에 대해 덜 흥분하고 더 고집했어야 했습니다. 5명의 이사 모두의 합의와 지원이 필요하다고 지적했을 때, 이 프로젝트는 빠르게 어려움을 겪었습니다. 5명의 이사 중 3명이 EPM 프로젝트가 진행되어야 하고 우리와 동시에 VP를 청원할 경우 그룹의 통제권을 잃게 될 것이라고 생각했기 때문에 운영 VP에 청원을 시도하는 것은 실패한 것으로 밝혀졌습니다. 결국, 우리는 회사가 함께 만든 엔터프라이즈 프로젝트 관리 환경의 결과를 즐기기 시작하기 전에 축소 된 범위와 훨씬 더 긴 기간에 정착해야했습니다. 클라이언트는 궁극적으로 만족할 것이지만 우리는 그렇지 않았습니다. 그것은 너무 자신의 열정에 잡히지 않는 좋은 교훈이었다.

제가 여전히 참여하고 있는 또 다른 프로젝트에서는 조직의 IT 부서에서 EPM 환경에 대해 작업하고 있었습니다. 나는 우리의 첫 번째 회의 동안 CIO를 만났고 그는 즉시 그에게 필요한 것을 이해했다. 몇 주 내에 EPM 환경의 첫 번째 단계가 그가 제어하는 IT 부서에 설립되었습니다. 즉시 몇 가지 결과를 생성하기 시작했으며 조직은 시스템을 점점 더 가치있게 만들기 위해 지난 5 년 동안 노력을 확장했습니다. 이제 조직은 포트폴리오 선택을 향해 나아가고 있으며, 우리는 가장 고위 경영진에서 다시 그들과 함께 일하고 있습니다. 프로젝트 관리 사무소와 CIO로부터 첫 번째 회의를 예약할 때 고위 경영진이 프로세스에 참여하는 것에 대한 저항이 있을 수 있다는 우려가 있었지만 우려는 근거가 없었습니다. 경영진이 제가 설명한 책임을 받아들일 준비가 된 것으로 밝혀졌습니다. 우리는이 클라이언트가 큰 성공 사례로 간주하고 그들은 몇 년 동안 우리를 위해 참조되었습니다.

내게 필요한 것이 무엇인지 이해합니다.

EPM 배포의 영향을 줄이거나 최소화하려고 하는 것은 궁극적으로 생산적이지 않습니다. 나는 많은 사람들이 적어도 일부 지원을 얻기 위해 관리에 EPM 배포의 의미를 최소화하려고 보았다. 이그제큐티브 제품군의 지원을 받으려는 사람들은 프로젝트가 너무 복잡하고 비용이 많이 들거나 너무 위험해서 지원을 받을 수 없을 것이라고 우려하기 때문입니다. 이론은 아무리 최소한의 일에 대한 지원을 받고 시간이 지남에 따라 환경을 확장 할 수 있기를 바랍니다. 나는 항상 경영진과 협력하여 그들에게 필요한 것을 정확하게 보여주고 필요한 경우 영향을받을 것에 대해 교육하는 것이 훨씬 더 생산적이라는 것을 발견했습니다. 결국, 경영진은 일반적으로 바보라면 임원이 되지 않습니다. 내가 어떤 임원이나 다른 임원을 만날 때 그들이 내가 말하려고하는 것을 이해하지 못할 수 있습니다 어떻게 수년에 걸쳐 들었어요 모든 우려에 대해, 그것은 결코 일어나지 않았다. 내가 만나는 경향이 임원은 관심, 매우 지능적이고 조치를 취할 준비가되어 있습니다. 그들이하지 않는 것은 무제한 시간으로 부여됩니다. 그래서, 나는 간결하게 내 포인트를 확인해야합니다, 우리가 필요로하는 것을 요청하고 다른 곳에서 처리 할 수있는 임원에 요구를 넣어하지. 그러나 투자 수익을 얻는 데 걸리는 시간 또는 궁극적 인 목표에 도달 할 때까지 얼마나 오래 걸릴 수 있는지에 대한 측면에서 펀치를 당기지 않습니다. 제 경험에 따르면, 경영진이 자신에게 필요한 것이 무엇인지 알고 있을 때, 그들은 그 자리에 오르는 경향이 있습니다.

다음 단계

지금 EPM 배포 작업을 하고 있나요? 엔터프라이즈 프로젝트 관리를 배포하는 데 자신의 임원을 어떻게 참여시킬 수 있는지 궁금하신가요? 아마도 당신은 고위 임원이며 성공적인 EPM 배포를 보장하기 위해 무엇을 할 수 있는지 궁금합니다. 다음은 유용할 수 있는 몇 가지 팁입니다.

올바른 임원 찾기

가장 친절한 임원을 찾는 것이 항상 검색을 중지해야 하는 것은 아닙니다. 우리는 올바른 경영진의 참여를 보장하기 위해 몇 가지 기준을 찾습니다. 첫째, 우리는 연루 될 자원에 대한 권한이있는 사람을 찾습니다. EPM 프로젝트가 IT 부서용인 경우 일반적으로 CIO입니다. 행렬 조직과 대화하는 경우 운영 이사 또는 CEO를 찾고 있을 수 있습니다. 임원의 "위원회"는 일반적으로 그 그룹 내에서 결정을 내릴 사람에 대한 명령의 명확한 체인이없는 한 붉은 깃발입니다. 그룹이 모든 동료인 여러 임원으로 구성된 경우 그룹을 관리하는 사람에게도 참석하도록 요청할 것입니다. 그래서, 충분한 권위가 먼저입니다. 다음으로, 이 사람은 EPM 프로젝트가 나타내는 이점과 발생할 수 있는 효과를 이해하고 커밋해야 합니다. 리소스가 할당되는 방식을 변경할 필요가 없는 경우 리소스 할당을 보다 효과적으로 변경하려는 욕구가 있습니다. 따라서 테이블에 즉시 가져오는 것이 중요합니다.

변경 관리 프로젝트입니다.

이는 EPM 배포를 성공적으로 만드는 데 있어 가장 중요한 단일 요소일 수 있습니다. 이것은 기술이 중요하지 않다는 것을 말하는 것이 아닙니다. 그러나 우리는 경영진이 우리가 하려고 하는 일은 조직 행동을 바꾸는 것이며, 관련된 요인 중 일부는 조직의 모든 종류의 측면이 어떻게 작동하는지에 대해 깊이 파고들 수 있다는 것을 인식하기를 바랍니다. 경영진이 이를 이해할 때, 우리는 프로젝트에 대한 엄청난 수준의 존중과 훨씬 더 나은 지원을 받습니다. 결국 EPM이 바람직하다면 몇 가지 기본적인 비즈니스 의사 결정을 내리는 방법을 변경해야 하기 때문입니다. 이러한 결정에는 리소스를 고용하는 방법 또는 프로젝트를 선택하는 방법 및 프로젝트의 우선 순위가 거의 확실하게 포함될 수 있습니다. 프로젝트를 수행하는 조직에서(EPM에 관심이 있는 모든 조직이 그렇듯이) 이는 궁극적으로 거의 모든 항목에 영향을 미칩니다.

수명선 사용 - 친구에게 전화

인기 콘테스트와 마찬가지로, 때로는 당신이 할 수있는 가장 좋은 일은 감사 할 수있는 관점을 가질 수있는 다른 사람을 활용하기 위해 외부에 도달하는 것입니다. 우리는 항상 임원과 함께 할 수있는 가장 생산적인 일 중 하나는 자신의 키의 다른 임원을 만날 수 있도록 설정하는 것입니다 발견했습니다. 경영진은 일반적으로 비슷한 어려움을 겪고 있거나 비슷한 어려움을 겪고 있는 다른 사람들과 대화할 수 있다는 것에 진심으로 감사드립니다. 물론 경우에 따라 제한이 있습니다. 일반적으로 직접 경쟁업체의 고위 경영진이 이야기할 수 없으며 국방과 같은 특정 산업에 있는 사람들은 몇 가지 제한이 있지만 거의 모든 경우에 EPM 배포에서 일한 것에 대해 임원으로부터 전화를 받을 다른 임원을 찾을 수 있습니다. 그런 사람들을 어디서 찾아야 할지 모르겠습니까? 로컬 PMI(또는 유사한 조직) 챕터는 좋은 시작입니다. 성공적인 EPM 배포를 완료한 사람들의 이야기를 듣고 VP가 해당 VP와 통신할 수 있는지 물어봅니다. 대부분의 사람들이 얼마나 협조적인지에 놀랄 것입니다. Microsoft Project Server와 같은 기술을 이미 보고 있는 경우 공급업체에 성공적인 배포로 통화를 설정하도록 요청합니다. 그들은 분명히 구현을 성공적으로 완료 한 임원과 임원을 연결하는 데 기득권을 가지고 있습니다. 이렇게 하면 구현된 도구의 버전에 너무 끊지 마세요. 의사 소통을 해야 하는 것은 경영진의 전반적인 참여 과정입니다.

도구만이 아닙니다.

프로세스가 없는 도구만으로 엔터프라이즈 프로젝트 관리 문제를 해결할 수 있다는 생각의 함정을 피하려고 합니다. 내가 만나는 일부 경영진은 프로젝트 관리 소프트웨어의 제공이 작업 솔루션을 구성한다는 생각에 매료됩니다. 그 사람들에게 나는 보통 이것을 물어본다.

"만약 내가 현지 Do-It-Yourself 상점에 가서 부엌을 요구한다면, 누군가가 나무, 손톱, 접착제, 페인트 및 도구의 큰 상자를 꺼내야했을 것입니다?" 나는 생각하지 않습니다. 그들은 부엌에 대 한 잠재력을 제공 했을 수도 있습니다 하지만 난 즉시 자신을 샌드위치를 만들 수 없습니다. 그렇게하려면 나무, 손톱, 접착제, 페인트 및 도구가 필요하지만 기술, 지식, 계획 및 시간이 필요합니다. 지금, 나는 부엌을 만드는 방법을 자신을 알아낼 수 있을까? 물론, 주어진 시간과 인내심을 많이. 그러나 주방을 좀 더 빨리 원한다면 계약자와 협력하여 도움을 줄 수 있습니다.

궁극적으로, 기관 및 엔터프라이즈 프로젝트 관리 배포를 성공으로 만들겠다는 약속을 가진 임원의 임원 지원을 받는 것은 중요한 성공 요소이지만 이미 알고 있는 것입니다. 결국 조직의 모든 주요 프로젝트에서는 프로젝트를 관리하는 방법의 자연스러운 부분으로 해당 임원 스폰서를 갖게 됩니다. 내부 프로젝트이기 때문에 잊어버리기 쉬울 뿐이며, 대부분의 경우 프로젝트 관리에 대해 알고 있는 내용을 자체 내부 프로젝트에 적용하는 것을 잊어버립니다. 이 경우 예외를 만들고 고유한 EPM 배포를 진행할 때 올바른 임원을 온보딩합니다.

작성자 정보

Chris Vandersluis는 캐나다에 본사를 둔 HMS 소프트웨어인 Microsoft Certified Partner인 몬트리올의 사장 겸 설립자입니다. 그는 맥길 대학교에서 경제학 학위를 취득했으며 프로젝트 제어 시스템의 자동화 분야에서 30년 이상의 경험을 보유하고 있습니다. 그는 PMI(프로젝트 관리 연구소)의 오랜 회원이며 MPUG(Microsoft Project Users Group)의 몬트리올, 토론토 및 퀘벡 지부를 설립하는 데 도움을 주었습니다. Chris가 저술한 출판물에는 포춘, 헤비건설 뉴스, 컴퓨팅 캐나다 잡지, PMI의 PMNetwork 등이 있으며, 프로젝트 타임즈의 정기 칼럼니스트입니다. 그는 McGill 대학에서 고급 프로젝트 관리를 가르치고 종종 북아메리카 및 전 세계의 프로젝트 관리 협회 기능에서 연설합니다. HMS Software는 TimeControl 프로젝트 지향 시간 유지 시스템의 게시자이며 1995년부터 Microsoft 프로젝트 솔루션 파트너로 활동해 왔습니다.

Chris Vandersluis는 다음에서 전자 메일로 연락할 수 있습니다. chris.vandersluis@hms.ca

Chris Vandersluis에서 더 많은 EPM 관련 문서를 읽으려면 HMS의 EPM 지침 사이트(https://www.epmguidance.com/?page_id=39)를 참조하세요.