관리되는 메타데이터 소개

메타데이터는 정보에 대한 정보입니다. 예를 들어 책의 제목과 작성자가 메타데이터입니다. 메타데이터는 위치, 날짜 또는 카탈로그 항목 번호와 같은 다양한 종류의 정보일 수 있습니다. SharePoint 제품을 사용하는 경우 메타데이터를 중앙에서 관리할 수 있습니다. 비즈니스에 적합한 방식으로 메타데이터를 구성하고 메타데이터를 사용하여 원하는 항목을 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

이 문서에서는 관리되는 메타데이터의 몇 가지 중요한 용어를 설명하고 SharePoint의 도구를 사용하여 메타데이터를 관리하는 방법을 간단히 살펴봅니다.

중요한 용어

이 섹션에는 몇 가지 주요 용어에 대한 정의가 포함되어 있습니다. 이러한 용어와 개념은 관리되는 메타데이터에 대한 문서에 자주 표시됩니다.

분류

분류는 공식 분류 체계입니다. 분류는 요소를 설명하는 단어, 레이블, 용어를 그룹화하고 해당 그룹을 계층 구조로 정렬합니다.

사람 생물학적 시스템에서 조직 구조에 이르기까지 거의 모든 종류의 정보에 대한 분류를 구성합니다. 예를 들어, 생물학자들은 살아있는 유기체를 동물, 식물, 곰팡이 및 미생물의 네 가지 주요 분류로 그룹화합니다. 이러한 각 주요 그룹에는 많은 세분화가 있습니다. 함께, 전체 시스템은 분류입니다.

조직은 나열할 수 있는 너무 많은 방법으로 분류를 만듭니다. 계정 분류 차트를 만들어 회계 시스템, 조직 차트 및 직무 분류를 관리하여 직원, 제품 카탈로그 등을 관리합니다. 이러한 모든 분류는 정보의 구조화된 계층 구조입니다. 사람들이 정보를 처리하는 데 도움이 되는 공식 분류 시스템입니다.

Folksonomy

민원은 비공식 분류 시스템입니다. 웹 사이트 사용자가 사이트의 단어, 레이블 및 용어에 대해 공동 작업하면서 점진적으로 발전합니다. 원래 사람들은 책갈피와 같은 인기 있는 애플리케이션에서 개발되었습니다.

웹 사이트에서 태그 클라우드를 본 적이 있다면 민중의 시각화를 보았습니다. 다음 그림에서는 SharePoint 사이트의 태그 클라우드를 보여줍니다.

메타데이터에 대한 민속학 기반 접근 방식이 유용할 수 있습니다. 사이트 사용자의 지식과 전문 지식을 공유하는 방법을 만듭니다. 민속학을 사용하면 변화하는 비즈니스 요구 사항 및 사용자 관심사와 함께 콘텐츠 분류가 발전할 수 있습니다.

용어 집합

용어 집합은 관련 용어 그룹입니다.

용어 집합은 용어 집합을 만드는 위치에 따라 서로 다른 범위를 가질 수 있습니다.

• 로컬 용어 집합 은 사이트 모음의 컨텍스트 내에서 생성되며 해당 사이트 모음의 사용자에게만 사용(및 표시)할 수 있습니다. 예를 들어 목록 또는 라이브러리에서 메타데이터 열에 대한 용어 집합을 만들 때 용어 집합은 로컬입니다. 이 목록 또는 라이브러리가 포함된 사이트 모음에서만 사용할 수 있습니다. 예를 들어 미디어 라이브러리에는 미디어 종류(다이어그램, 사진, 스크린샷, 비디오 등)를 보여 주는 메타데이터 열이 있을 수 있습니다. 허용된 용어 목록은 이 라이브러리와만 관련이 있으며 라이브러리에서 사용할 수 있습니다.

• 전역 용어 집합 은 특정 관리되는 메타데이터 서비스 애플리케이션을 구독하는 모든 사이트에서 사용할 수 있습니다. 예를 들어 조직은 인사, 마케팅, 정보 기술 등 조직의 사업부 이름을 나열하는 용어 집합을 만들 수 있습니다.

또한 용어 집합을 닫힘 또는 열기로 구성할 수 있습니다. 종결된 용어 집합에서 사용자는 적절한 권한이 없는 한 새 용어를 추가할 수 없습니다. 열린 용어 집합에서 사용자는 용어 집합에 매핑된 열에 새 용어를 추가할 수 있습니다.

용어

용어는 SharePoint 사이트의 항목과 연결한 특정 단어 또는 구입니다. 용어 집합의 단일 항목입니다. 용어는 고유 ID를 가지며 많은 텍스트 레이블(동의어)을 가질 수 있습니다. 다국어 사이트에서 작업하는 경우 용어에 다른 언어의 레이블이 있을 수 있습니다.

두 가지 유형의 용어가 있습니다.

• 관리되는 용어 관리되는 용어는 미리 정의된 용어입니다. 용어 저장소 관리자는 관리되는 용어를 계층적 용어 집합으로 구성합니다.

• Enterprise 키워드 엔터프라이즈 키워드는 사용자가 SharePoint 사이트의 항목에 추가하는 단어 또는 구입니다. 엔터프라이즈 키워드의 컬렉션을 키워드 집합이라고 합니다. 일반적으로 사용자는 항목에 단어나 구를 키워드로 추가할 수 있습니다. 즉, 사용자 지정 스타일 태그 지정에 엔터프라이즈 키워드를 사용할 수 있습니다. 경우에 따라 용어 저장소 관리자는 엔터프라이즈 키워드를 특정 관리되는 용어 집합으로 이동합니다. 관리되는 용어 집합의 일부인 경우 해당 용어 집합의 컨텍스트에서 키워드를 사용할 수 있게 됩니다.

용어를 만들고 관리하는 방법에 대한 자세한 내용은 용어 집합에서 용어 만들기 및 관리를 참조하세요.

그룹

SharePoint 제품에서 그룹은 보안 용어입니다. 관리되는 메타데이터와 관련하여 그룹은 모두 공통 보안 요구 사항을 공유하는 용어 집합 집합입니다. 특정 그룹에 대한 기여자 권한이 있는 사용자만 그룹에 속한 용어 집합을 관리하거나 해당 그룹에 새 용어 집합을 만들 수 있습니다. 조직은 고유한 액세스 또는 보안 요구 사항이 있는 용어 집합에 대한 그룹을 만들어야 합니다.

용어 집합에 대한 그룹을 만드는 방법에 대한 자세한 내용은 용어 집합 에 대한 새 그룹 설정을 참조하세요.

용어 저장소 관리 도구

용어 저장소 관리 도구는 분류를 관리하는 사람들이 용어 집합과 용어 집합을 만들거나 관리하는 데 사용하는 도구입니다. 용어 저장소 관리 도구는 용어 저장소 관리 도구에 액세스하는 사이트 모음에 사용할 수 있는 모든 전역 용어 집합 및 로컬 용어 집합을 표시합니다.

관리되는 메타데이터 열

관리되는 메타데이터 열은 목록 또는 라이브러리에 추가할 수 있는 특수한 종류의 열입니다. 사이트 사용자가 특정 용어 집합에서 용어를 선택할 수 있습니다. 관리되는 메타데이터 열은 기존 용어 집합에 매핑되거나 열에 대한 로컬 용어 집합을 만들 수 있습니다.

관리되는 메타데이터 열을 사용하는 방법을 알아보려면 관리되는 메타데이터 열 만들기를 참조하세요.

Enterprise 키워드 열

enterprise Keywords 열은 사용자가 선택한 단어 또는 구로 항목에 태그를 지정할 수 있도록 콘텐츠 형식, 목록 또는 라이브러리에 추가할 수 있는 열입니다. 기본적으로 다중 값 열입니다. 사용자가 열에 단어나 구를 입력하면 SharePoint에서 미리 입력한 제안을 표시합니다. 미리 입력 제안에는 관리되는 용어 집합의 항목과 키워드 용어 집합이 포함될 수 있습니다. 사용자는 기존 값을 선택하거나 새 값을 입력할 수 있습니다.

목록 또는 라이브러리 소유자는 목록 또는 라이브러리에 대한 엔터프라이즈 메타데이터 및 키워드 설정을 업데이트하여 메타데이터 게시를 사용하거나 사용하지 않도록 설정할 수 있습니다.

특수 키워드 열을 추가하는 방법을 알아보려면 목록 또는 라이브러리에 엔터프라이즈 키워드 열 추가를 참조하세요.

태깅

일반적으로 태그 지정은 항목에 관리되는 메타데이터를 적용하는 작업을 나타냅니다.

메타데이터 시나리오: 분류에서 민원에 이르기까지

SharePoint 메타데이터 관리는 공식 분류에서 사용자 기반 사람들에 이르기까지 메타데이터에 대한 다양한 접근 방식을 지원합니다. 관리되는 용어 및 용어 집합을 통해 공식 분류를 구현할 수 있습니다. 사이트 사용자가 선택한 키워드로 콘텐츠에 태그를 지정할 수 있도록 하는 엔터프라이즈 키워드를 사용할 수도 있습니다.

또한 SharePoint 제품은 유연성을 제공합니다. 메타데이터에 사용할 구조 및 컨트롤의 양을 선택하고 컨트롤 및 구조의 범위를 선택할 수 있습니다. 예를 들면

• 여러 사이트에서 전역적으로 제어를 적용하거나 특정 사이트에 로컬로 만들 수 있습니다.

• 사용자 기여를 닫거나 열도록 용어 집합을 구성할 수 있습니다.

• 관리되는 용어로 엔터프라이즈 키워드를 사용하거나 사용하지 않도록 선택할 수 있습니다.

SharePoint 제품을 사용하면 조직에서 공식 관리형 분류의 장점을 사용자 지정 방식으로 사용자 기반 태그 지정의 동적 이점과 결합할 수 있습니다.

다음 다이어그램에서는 다양한 요구 사항이 다양한 수준의 범위 및 제어를 사용하는 방법을 보여 줍니다.

관리되는 메타데이터의 이점

조직의 사이트에서 관리되는 메타데이터를 사용하는 데는 다음과 같은 몇 가지 이점이 있습니다.

메타데이터의 일관된 사용

SharePoint 제품의 관리되는 메타데이터 기능을 사용하면 사용자가 콘텐츠에 메타데이터를 추가하는 방법을 제어할 수 있습니다. 예를 들어 용어 집합 및 관리되는 용어를 사용하여 사용자가 콘텐츠에 추가할 수 있는 용어를 제어하고 새 용어를 추가할 수 있는 사용자를 제어할 수 있습니다. 키워드 용어 집합을 닫음으로 구성하여 엔터프라이즈 키워드를 특정 목록으로 제한할 수도 있습니다.

사이트 간에 동일한 용어를 일관되게 사용하는 경우 메타데이터를 사용하는 강력한 프로세스 또는 솔루션을 쉽게 빌드할 수 있습니다. 또한 사이트 사용자가 콘텐츠에 메타데이터를 일관되게 적용하는 것이 더 쉽습니다.

향상된 콘텐츠 검색 기능

조직의 사이트 간 콘텐츠에 일관된 메타데이터가 있는 경우 검색을 사용하여 비즈니스 정보 및 데이터를 더 쉽게 찾을 수 있습니다. 검색 결과 페이지의 왼쪽에 표시되는 구체화 패널과 같은 검색 기능을 사용하면 사용자가 메타데이터에 따라 검색 결과를 필터링할 수 있습니다.

사이트에 대한 메타데이터 탐색

사이트에 대한 메타데이터 탐색을 사용하면 사이트 관리자가 메타데이터 용어에 따라 탐색 요소를 만들 수 있습니다. 성능 권장 사항을 비롯한 자세한 내용은 SharePoint에 대한 탐색 옵션을 참조하세요.

목록 및 라이브러리에 대한 메타데이터 탐색

메타데이터 탐색을 사용하면 사용자가 특정 메타데이터 필드를 기반으로 동적으로 정보 보기를 만들 수 있습니다. 그런 다음 사용자는 폴더를 사용하거나 메타데이터 피벗을 사용하여 라이브러리를 찾고 추가 키 필터를 사용하여 결과를 구체화할 수 있습니다. 이를 설정하는 방법을 알아보려면 목록 또는 라이브러리에 대한 메타데이터 탐색 설정 및 그룹화 를 사용하여 SharePoint 보기 수정을 참조하세요.

향상된 유연성

관리되는 메타데이터를 사용하면 비즈니스 요구 사항이 발전함에 따라 용어 저장소 관리자가 메타데이터를 더 쉽게 유지 관리하고 조정할 수 있습니다. 용어 집합을 쉽게 업데이트할 수 있습니다. 또한 관리되는 메타데이터 열을 해당 용어 집합과 연결하면 새 용어 또는 업데이트된 용어를 자동으로 사용할 수 있습니다. 예를 들어 여러 용어를 한 용어로 병합하는 경우 이러한 용어로 태그가 지정된 콘텐츠가 이 변경 내용을 반영하도록 자동으로 업데이트됩니다. 개별 용어에 대해 여러 동의어(또는 레이블)를 지정할 수 있습니다. 사이트가 다국어인 경우 개별 용어에 대해 다국어 레이블을 지정할 수도 있습니다.

메타데이터 관리

메타데이터를 효과적으로 관리하려면 신중한 생각과 계획이 필요합니다. 목록 및 라이브러리의 콘텐츠를 관리하려는 정보의 종류를 생각하고 조직에서 정보가 사용되는 방식을 생각해 보세요. 다양한 정보에 대한 메타데이터 용어 집합을 만들 수 있습니다.

예를 들어 문서에 대한 단일 콘텐츠 형식이 있을 수 있습니다. 각 문서에는 다음과 같은 관련 사실을 식별하는 메타데이터가 있을 수 있습니다.

• 문서 목적 - 판매 제안인가요? 엔지니어링 사양? 인적 자원 절차?

• 문서 작성자 및 변경한 사용자의 이름

• 생성 날짜, 승인 날짜, 가장 최근 수정 날짜

• 문서의 예산 관련 영향을 담당하는 부서

• 대상 그룹

메타데이터 관리와 관련된 몇 가지 중요한 활동은 다음과 같습니다.

• 계획 및 구성

• 용어, 용어 집합 및 그룹 관리

• 메타데이터에 대한 속성 지정

관리 메타데이터 계획 및 구성

조직에서 관리된 메타데이터를 사용하기 전에 신중하게 계획해야 할 수 있습니다. 수행해야 하는 계획의 양은 분류의 공식적인 정도에 따라 다릅니다. 또한 메타데이터에 적용할 제어 정도에 따라서도 다릅니다.

사용자가 분류를 개발할 수 있도록 하려면 사용자가 항목에 키워드를 추가한 다음 필요에 따라 용어 집합으로 구성하도록 할 수 있습니다.

조직에서 관리되는 용어 집합을 사용하여 공식 분류를 구현하려는 경우 계획 및 개발에 주요 이해 관계자를 참여시키는 것이 중요합니다. 조직의 주요 이해 관계자가 필요한 용어 집합에 동의하면 용어 저장소 관리 도구를 사용하여 용어 집합을 가져오거나 만들 수 있습니다. 도구에 액세스하는 방법을 알아보려면 용어 저장소 관리 도구 열기를 참조하세요.

용어, 용어 집합 및 그룹 관리

용어 저장소 관리 도구는 대부분의 작업을 수행하는 데 사용할 수 있는 트리 컨트롤을 제공합니다. 이 도구에 대한 사용자 역할은 수행할 수 있는 작업을 결정합니다. 용어 저장소 관리 도구에서 전역 용어를 사용하려면 Microsoft 365의 전역 관리자 또는 SharePoint 관리자 또는 SharePoint의 용어 저장소 관리자여야 합니다. 사이트의 약관에 대해 작업하려면 용어 집합에 대해 지정된 그룹 관리자 또는 기여자일 수 있습니다.

자세한 내용은 그룹 및 용어 집합 만들기 및 관리를 참조하세요.

계층 구조의 항목에 대한 작업을 수행하려면 다음 단계를 수행합니다.

1. 변경할 Managed Metadata Service 애플리케이션, 그룹, 용어 집합 또는 용어의 이름을 가리킨 다음 표시되는 화살표를 클릭합니다.

2. 메뉴에서 원하는 작업을 선택합니다.

예를 들어 용어 저장소 관리자 또는 그룹 관리자인 경우 그룹에서 용어 집합을 만들거나 가져오거나 삭제할 수 있습니다. 용어 집합 기여자는 새 용어 집합을 만들 수 있습니다.

용어 및 용어 집합의 속성

계층의 각 수준에서 용어 저장소 관리 도구의 속성 창을 사용하여 그룹, 용어 집합 또는 용어에 대한 특정 속성을 구성할 수 있습니다. 예를 들어 용어 집합을 구성하는 경우 일반 탭에서 사용할 수 있는 창에서 이름, 설명, 소유자, 연락처 및 관련자와 같은 정보를 지정할 수 있습니다. 용어 집합을 사용자의 새 제출에 대해 열거나 닫을지 여부를 지정할 수도 있습니다. 또는 의도된 사용 탭을 선택하고 태그 지정 또는 사이트 탐색에 용어 집합을 사용할 수 있는지 여부를 지정할 수 있습니다.

참고 항목

SharePoint Server의 관리되는 메타데이터 소개

목록 또는 라이브러리에 대한 메타데이터 탐색 설정

목록 또는 라이브러리에 대한 메타데이터 탐색 구성

목록 또는 라이브러리에 엔터프라이즈 키워드 열 추가

관리되는 메타데이터 열 만들기

용어 집합 가져오기