Kad galėtumėte failus bendrinti arba juos spausdinti pramoniniais spausdintuvais, „Office“ programas galite naudoti failams PDF formatu įrašyti arba konvertuoti. Ir jums nereikės kitos programinės įrangos ar priedų.
Naudokite PDF formatą, jei norite, kad failas:
- Atrodytų vienodai daugumoje skirtingų kompiuterių.
- Užimtų nedaug vietos.
- Atitiktų pramoninį formatą.
Pavyzdžiai: gyvenimo aprašymai, teisiniai dokumentai, informaciniai biuleteniai, failai, kuriuos ketinama skaityti (o ne redaguoti) ir spausdinti, ir failai, kuriuos ketinama spausdinti profesionaliai.
Svarbu
- Daugelis programų, įskaitant "Microsoft Word", turi galimybę atidaryti ir redaguoti PDF failus. Norint užtikrinti, kad gavėjas negalės redaguoti failo, nepakanka vien bendrinti ką nors PDF formatu.
- Kai konvertuojate skaičiuoklę į PDF, konvertuojant vidiniai skaičiuoklės saitai bus prarasti, todėl saitus reikės patvirtinti. Tačiau išorinės nuorodos į kitus šaltinius bus gerai.
Norėdami peržiūrėti nuoseklias instrukcijas, pasirinkite „Office“ programą iš išplečiamojo sąrašo.
Kurią „Office“ programą naudojate?
Access
Atidarykite lentelę ar ataskaitą, kurią norite publikuoti XPS formatu
Skirtuko Išoriniai duomenys grupėje Eksportuoti pasirinkite PDF arba XPS.
Lauke Failo vardas surinkite arba pasirinkite dokumento pavadinimą.
Tipų sąraše Įrašyti kaip pasirinkite PDF (*.pdf).
- Jei dokumentui reikalinga aukšta spausdinimo kokybė, pasirinkite Standard (publikavimas internete ir spausdinimas).
- Jei už spausdinimo kokybę svarbesnis failo dydis, pasirinkite Mažiausias dydis (publikacija internete).
Pasirinkite Parinktys , kad nustatytumėte dokumentą spausdinti, pasirinktumėte ar spausdinti ženklinimą ir pasirinktumėte išvesties parinktis. Pažymėkite Gerai.
Pasirinkite Publikuoti.
Excel
Pastaba
"Power View" lapų negalima įrašyti kaip PDF failų.
Pasirinkite skirtuką Failas .
Pasirinkite Įrašyti kaip arba Įrašyti kopiją.
Lauke Failo vardas įveskite failo pavadinimą, jei to dar nepadarėte.
Tipų sąraše Įrašyti kaip pasirinkite PDF (*.pdf).
- Norėdami, kad failas po įrašymo būtų atidarytas pasirinktu formatu, pažymėkite žymės langelį Atidaryti failą po publikacijos.
- Jei dokumentui reikalinga aukšta spausdinimo kokybė, pasirinkite Standard (publikavimas internete ir spausdinimas).
- Jei už spausdinimo kokybę svarbesnis failo dydis, pasirinkite Mažiausias dydis (publikacija internete).
Pasirinkite Parinktys , kad nustatytumėte dokumentą spausdinti, pasirinktumėte ar spausdinti ženklinimą ir pasirinktumėte išvesties parinktis. Daugiau informacijos apie dialogo langą Parinktys programoje „Excel“ žr. Daugiau apie PDF parinktis. Baigę pasirinkite Gerai .
Pasirinkite Įrašyti.
OneNote
- Pasirinkite skirtuką Failas .
- Pasirinkite Eksportuoti.
- Dalyje Eksportuoti dabartinį, pasirinkite, kurią bloknoto dalį norite įrašyti PDF formatu.
- Under Select Format , select PDF (*.pdf) , and then select Export.
- Dialogo lango Įrašyti kaip lauke Failo vardas įveskite bloknoto pavadinimą.
- Pasirinkite Įrašyti.
PowerPoint
Pasirinkite skirtuką Failas .
Pasirinkite Eksportuoti.
Lauke Failo vardas įveskite failo pavadinimą, jei to dar nepadarėte.
Tipų sąraše Įrašyti kaip pasirinkite PDF (*.pdf).
- Norėdami, kad failas po įrašymo būtų atidarytas pasirinktu formatu, pažymėkite žymės langelį Atidaryti failą po publikacijos.
- Jei dokumentui reikalinga aukšta spausdinimo kokybė, pasirinkite Standard (publikavimas internete ir spausdinimas).
- Jei už spausdinimo kokybę svarbesnis failo dydis, pasirinkite Mažiausias dydis (publikacija internete).
Pasirinkite Parinktys , kad nustatytumėte dokumentą spausdinti, pasirinktumėte ar spausdinti ženklinimą ir pasirinktumėte išvesties parinktis. Baigę pasirinkite Gerai .
Pasirinkite Įrašyti.
Project
- Skirtuke Failas pasirinkite Eksportuoti.
- Pasirinkite Kurti PDF/XPS dokumentą ir pasirinkite Kurti PDF/XPS.
- Lauke Failo vardas įveskite failo pavadinimą, jei to dar nepadarėte.
- Tipų sąraše Įrašyti kaip pasirinkite PDF Files (*.pdf) arba XPS Files (*.xps), tada pasirinkite Gerai.
- Dialogo lange Dokumento eksportavimo parinktys pasirinkite Publikavimo diapazoną, ar įtraukti nespausdinamą informaciją ir ISO 19500-1 atitiktį (PDF/A).
Formatavimo patarimai
"Project" palaiko ne visas PDF arba XPS formatavimo funkcijas, bet vis tiek galite naudoti kai kurias spausdinimo parinktis, kad pakeistumėte galutinio dokumento išvaizdą.
Pasirinkite Spausdinti failą>, tada pakeiskite bet kurią iš šių parinkčių:
- Datos
- Padėtis
- Popieriaus dydis
- Puslapio sąranka
Dialogo lange Puslapio sąranka galite keisti šių skirtukų parinktis:
- Paraštės
- Legenda
- Rodinys
„Publisher“
Pasirinkite skirtuką Failas .
Pasirinkite Įrašyti kaip.
Lauke Failo vardas įveskite failo pavadinimą, jei to dar nepadarėte.
Tipų sąraše Įrašyti kaip pasirinkite PDF (*.pdf).
Norėdami pasirinkti dokumento optimizavimą, pasirinkite Keisti. (Pasirinkite parinktis programoje "Publisher 2013" arba "Publisher 2016".)
- Pakeiskite paveikslėlių raišką ar nespausdinamą informaciją.
- Pasirinkite Spausdinimo parinktys , kad pakeistumėte dokumento spausdinimo parinktis.
- Baigę pasirinkite Gerai .
Norėdami, kad failas po įrašymo būtų atidarytas pasirinktu formatu, pažymėkite žymės langelį Atidaryti failą po publikacijos.
Pasirinkite Įrašyti.
Visio
Skirtuke Failas pasirinkite Eksportuoti.
Pasirinkite Kurti PDF/XPS dokumentą ir pasirinkite Kurti PDF/XPS.
Lauke Failo vardas įveskite failo pavadinimą, jei to dar nepadarėte.
Tipų sąraše Įrašyti kaip pasirinkite PDF (*.pdf).
- Norėdami, kad failas po įrašymo būtų atidarytas pasirinktu formatu, pažymėkite žymės langelį Automatiškai peržiūrėti failą po įrašymo.
- Jei dokumentui reikalinga aukšta spausdinimo kokybė, pasirinkite Standard (publikavimas internete ir spausdinimas).
- Jei už spausdinimo kokybę svarbesnis failo dydis, pasirinkite Mažiausias dydis (publikacija internete).
Pasirinkite Parinktys , kad nustatytumėte dokumentą spausdinti, pasirinktumėte ar spausdinti ženklinimą ir pasirinktumėte išvesties parinktis. Pažymėkite Gerai.
Pasirinkite Publikuoti.
Word
- Jei failas buvo įrašytas anksčiau, pasirinkite Failas>Įrašyti kopiją.
Jei failas neįrašytas, pasirinkite Failas>Įrašyti kaip arba Įrašyti kopiją. - Pasirinkite Naršyti, kad pasirinktumėte vietą kompiuteryje, kurioje norite įrašyti failą.
- Išplečiamajame sąraše pasirinkite PDF.
- Pasirinkite Įrašyti.
Pasirinkite Daugiau parinkčių>ir tinkinkite PDF.
- Jei norite kurti tik kelių dokumento puslapių PDF failą, pasirinkite parinktį dalyje Puslapių diapazonas.
- Jei norite į PDF failą įtraukti susektus keitimus, dalyje Ką publikuoti, pasirinkite Dokumentas su žymėmis. Priešingu atveju, įsitikinkite, kad pasirinkta Dokumentas.
- Jei PDF faile norite sukurti žymelių, pasirinkite Kurti žymeles naudojant. Tada pasirinkite Antraštės arba, jei į dokumentą įtraukėte žymelių, „Word“ žymelės.
- Jei į PDF failą norite įtraukti dokumento ypatybes, įsitikinkite, kad pasirinkta Dokumento ypatybės.
- Kad dokumento informaciją lengviau nuskaitytų ekrano nuskaitymo programinė įranga, pasirinkite Dokumento struktūros pritaikymo neįgaliesiems žymės.
- Atitinkantis ISO 19005-1 (PDF/A) Ši parinktis išveda 1.7 PDF versijos, kuri yra archyvavimo standartas, PDF dokumentą. PDF/A padeda užtikrinti, kad vėliau kitame kompiuteryje atidarytas dokumentas atrodys taip pat.
- Rastro tekstas, kai šriftai gali būti neįdėti Jei į dokumentą negalima įdėti šriftų, PDF naudojami teksto rastro vaizdus, taigi PDF atrodo taip pat kaip pradinis dokumentas. Jei parinktis nepasirinkta ir faile naudojamas šriftas, kurio negalima įdėti, PDF skaitytuvė gali pakeisti jį kitu šriftu.
- Šifruoti dokumentą slaptažodžiu Jei norite apriboti prieigą, kad tik slaptažodį žinantys žmonės galėtų atidaryti PDF, pasirinkite šią parinktį. Pasirinkus Gerai, "Word" atidarys langą Šifruoti PDF dokumentą, kur galėsite įvesti ir patvirtinti slaptažodį.
Turinio atidarymas ir kopijavimas iš PDF failo naudojant „Word“
Galite nukopijuoti bet kokį norimą turinį iš PDF failo jį atidarę programa „Word“.
Eikite į Failas>,atidarykite ir raskite PDF failą. „Word“ atidaro PDF failo turinį naujame faile. Galite nukopijuoti bet kokį norimą failo turinį, įskaitant vaizdus ir diagramas.
Nešiojamųjų dokumentų formatas (PDF) išsaugo dokumentų formatavimą ir įgalina failų bendrinimą. Kai PDF formato failas peržiūrimas tinkle arba spausdinamas, jis išlaiko jūsų norimą formatą. PDF formatas taip pat tinka dokumentams, kurie bus dauginami naudojant prekybinius spausdinimo būdus. Daugelis agentūrų ir organizacijų priima PDF kaip tinkamą formatą ir įvairiose platformose yra pasiekiamos peržiūros priemonės, ne tik XPS.
XML lapo specifikacija (XPS) yra elektroninis failų formatas, kuris išlaiko dokumento formatavimą ir įgalina bendrą failų naudojimą. XPS formatas užtikrina, kad peržiūrimas tinkle arba spausdinamas XPS failas išlaiko jūsų norimą formatą, o jo duomenis keisti nelengva.
Svarbu
Dauguma šiuolaikinių žiniatinklio naršyklių gali atidaryti ir rodyti PDF failą. Tačiau jei turite senesnę operacinę sistemą, jums gali reikėti įrenginyje įdiegti PDF skaitytuvą, pvz., "Acrobat Reader", kurį galima įsigyti iš "Adobe Systems".