Įrašų centras yra centrinė saugykla, kurioje organizacija gali saugoti ir valdyti visus savo įrašus, pvz., teisinius ar finansinius dokumentus. Įrašų centras palaiko visą įrašų tvarkymo procesą, nuo įrašų surinkimo iki jų tvarkymo ir išdėstymo.
Įrašų centro svetainės šablonas yra panašus į kitas "SharePoint" svetaines tuo, kad jis naudojamas kaip bendroji dokumentų saugykla ir leidžia svetainės vartotojams bendradarbiauti. Tačiau įrašų centro svetainės šablonas yra iš anksto sukonfigūruota svetainė, specialiai sukurta padėti organizacijoms įgyvendinti savo įrašų valdymo ir saugojimo programas. Versijos kūrimas, auditas, metaduomenų valdymas, el. aptikimas ir tinkinamas įrašų nukreipimas yra įtaisytosios funkcijos, kurios padės jums efektyviau valdyti įrašus.
Pastaba
"SharePoint" pradėjome naudoti saugojimo žymas, kad turinys būtų deklaruojamas kaip įrašas, o tai iš esmės pakeičia poreikį naudoti įrašų centrą. Jei naudojate įrašų centrą, galite ir toliau jį naudoti kartu su saugojimo žymomis. Tačiau vėliau tvarkant įrašus rekomenduojame naudoti saugojimo žymas vietoj įrašų centro.
Įrašų tvarkymo plano apibrėžimas
Aukščiausiu lygiu yra du pagrindiniai žingsniai, susiję su įrašų centro svetainės kūrimu, kad būtų galima įgyvendinti įrašų tvarkymo programą:
- Organizacija turi parengti įrašų tvarkymo strategiją ir oficialų įrašų tvarkymo planą. Tai bendras darbas, apimantis įrašų tvarkytojų, atitikties pareigūnų, IT specialistų ir informacijos tvarkytojų veiklos koordinavimą.
- Tada organizacija turi sukonfigūruoti vieną ar daugiau įrašų centro svetainių, kad galėtų įgyvendinti savo įrašų tvarkymo planą.
Tolesniuose skyriuose apibūdinami pagrindiniai elementai, susiję su kiekvienu iš šių veiksmų.
Įrašų tvarkymo planavimas
Prieš konfigūruodama įrašų centro svetainę kaip savo įrašų tvarkymo sprendimą, organizacija turėtų parengti oficialų įrašų tvarkymo strategijos planą. Konkretūs oficialaus įrašų tvarkymo plano elementai gali būti unikalūs atskiroms organizacijoms ar įmonėms. Tačiau beveik visi įrašų tvarkymo planai apima šiuos dokumentus ir procesus:
Failų planas Failų plane aprašoma, kokio tipo dokumentus arba elementus organizacija pripažįsta kaip oficialius verslo įrašus. Ji nurodo, kur saugomi šie įrašai, ir pateikia informaciją, kuri išskiria vieno tipo įrašus nuo kitų. Failo planas yra išsamus strategijų, procesų ir gairių, skirtų įrašų kūrimui, saugojimui ir tvarkymui, rinkinys. Failų planas turėtų apimti visus įrašus, nepriklausomai nuo laikmenų, įskaitant popierių, tinklaraščius, vikius, el. paštą ir elektroninius failus. Joje taip pat turi būti nurodyta, kaip kiekvienas įrašas yra klasifikuojamas, saugomas ir galiausiai sunaikinamas. Be to, turėtų būti atsižvelgiama į specialių įrašų kategorijas, pvz., konfidencialius, gyvybiškai svarbius, komercinius paslaptis arba privilegijuotus įrašus. Galiausiai, failų plane turi būti nurodyti žmonės, atsakingi už kiekvieno tipo įrašų valdymą.
Įrašų bibliotekos Įrašų bibliotekos iš esmės yra dokumentų bibliotekos, kurias kuriate norėdami klasifikuoti ir saugoti svarbius įrašus. Galite sukurti kiekvieno įrašo tipo, kurį norite išlaikyti, įrašų biblioteką. Įrašai automatiškai nukreipiami į atitinkamą biblioteką pagal turinio tvarkytuve sukonfigūruotus parametrus.
Turinio tipai Galite kurti turinio tipus, kad apibrėžtumėte įrašų tipus, kuriuos jūsų organizacija turi saugoti ir identifikuokite unikalias kiekvieno įrašų tipo ypatybes. Apibrėžus turinio tipus konkretiems įrašų tipams, jūsų organizacija gali užtikrinti, kad visos šių turinio grupių būtų valdomos nuosekliai. "Office" dokumentai, PDF, TIFF (nuskaityti vaizdai), el. paštas, tiesioginių pranešimų pokalbiai, vaizdo įrašai ir fiziniai įrašai gali būti klasifikuojami ir saugomi kartu su jūsų kuriamais turinio tipais. Bet kuris įrašas, vadinamas "sutartimi", "SharePoint" įrašų tvarkymo sistemoje bus traktuojamas taip pat ir nuosekliai. Turinio tipų naudojimas klasifikuojant ir saugoti įrašus yra alternatyvus būdas naudoti įrašų bibliotekas.
Saugojimo grafikas Saugojimo grafike nurodoma, kiek laiko turi būti saugomas kiekvienas failų plano įrašo tipas (saugojimo laikotarpis), ir jo šalinimo procesas pasibaigus šiam laikotarpiui (šalinimo procesas). Saugojimo tvarkaraščio gairės paprastai yra pagrįstos teisiniais reikalavimais, rizika organizacijai ir verslo poreikiais. Be to, saugojimo grafike paprastai aprašomi rizikos valdymo netikėtumai, apibrėžiantys kiekvieno įrašo tipo saugojimo trukmę.
Atitikties reikalavimų dokumentas Atitikties reikalavimų dokumente apibrėžiamos taisyklės, kurių turi laikytis įrašų tvarkymo IT sistemos, jos turi turėti galimybes ir reguliarios stebėsenos rūšis, kurias jos turi palaikyti, kad užtikrintų atitiktį.
- Oficialus disponavimo įrašais sustabdymo procesas Šis procesas, dažnai vadinamas sulaikymu, detalizuoja, kaip organizacija sustabdo įrašų šalinimą, kai įvyksta bylinėjimasis, auditas arba tyrimas.
- Įrašų tvarkymo stebėsenos ir ataskaitų teikimo sistema Siekiant užtikrinti, kad darbuotojai saugotų, pasiektų ir tvarkytų įrašus pagal apibrėžtą politiką ir procesus, įrašų tvarkymo programoje turi būti įrašų tvarkymo stebėjimo ir ataskaitų teikimo procesas arba sistema.
Įrašų centro svetainės konfigūravimas
Kai organizacija imasi detalaus įrašų valdymo planavimo ir parengia oficialų įrašų tvarkymo planą, ji gali sukurti ir konfigūruoti įrašų centro svetainę, kad padėtų įgyvendinti šią programą.
Norėdami sukonfigūruoti įrašų centro svetainę, turite atlikti šiuos veiksmus:
Kurkite įrašų bibliotekas arba sąrašus, kad galėtumėte valdyti ir saugoti kiekvieno tipo įrašus, nurodytus failų plane.
- Rekomenduojame sukurti po vieną įrašų biblioteką kiekvienam įrašų plano turinio tipui.
- Kai įrašai pateikiami įrašų centrui, jie nukreipiami į atitinkamą sąrašą ar biblioteką.
Sukurkite atitinkamų dokumentų bibliotekų, sąrašų ar turinio tipų stulpelius, kuriuose būtų ir būtų rodomi kiekvieno failų plane nurodyto įrašo tipo metaduomenys.
Nurodykite kiekvieno įrašų tipo informacijos tvarkymo strategijas įrašų centro svetainėje. Ši strategija turi atspindėti saugojimo laikotarpius ir audito reikalavimus, nurodytus jūsų organizacijos failų plane ir saugojimo grafike.
Konfigūruokite turinio tvarkytuvą, kad nukreiptų kiekvieno tipo įrašus į atitinkamą vietą. Kai įrašai į įrašų centro svetainę pateikiami rankiniu būdu arba programiniu būdu, programa naudoja šią funkciją, kad nustatytų, kaip klasifikuoti įrašą įrašų centro svetainėje ir kur jį siųsti.