"Viva Insights" "Outlook" papildinio įžvalgos padeda dirbti efektyviau. Šiame straipsnyje sužinosite, kaip galite panaudoti kiekvieną įžvalgą.
Pasiruoškite susitikimams
Susitikimai yra gyvybiškai svarbūs sveikam bendradarbiavimui. Geresnė susitikimų praktika gali pagerinti produktyvumą, dalijimąsi informacija, naujoves, sprendimų priėmimą ir ryšius tarp komandos narių.
Įžvalgoje Pasiruošimas susitikimams rodomas sąrašas būsimų susitikimų, kuriuos organizavote arba į kuriuos buvote pakviesti ateinančias septynias kalendorines dienas (įskaitant dabartinę dieną). Šios įžvalgos padeda nuspręsti, ar kiekvienas susitikimas yra paruoštas eiti. Pasirinkite Paruošti susitikimams , kad pamatytumėte kiekvieno būsimo susitikimo įžvalgą. Pasirinkite, jei norite filtruoti pagal visus, organizuotus arba kviestus susitikimus.
Štai ką galite padaryti naudodami šią įžvalgą:
- Dalyvių peržiūra: Sužinokite susitikimą priėmusių asmenų procentinę dalį ir pakviestųjų skaičių. Norėdami peržiūrėti daugiau informacijos apie šiuos dalyvius, paspauskite rodyklę žemyn.
- Rodinių konfliktai: Gauti visų kitų susitikimų, kurie nesuderinami su šiuo susitikimu, sąrašą.
- Atsakykite (jei esate pakviestasis): Atsakyti "taip" arba "ne" į kvietimą. Jei jau atsakėte, jūsų atsakymas bus rodomas čia. Jei susitikimas planuojamas ne įprastomis susitikimo valandomis (kai paprastai susitikimus organizuojate ir dalyvaujate darbo dienos metu ir už jos ribų), jis paryškinamas parinktimi atitinkamai atsakyti.
- Priedų peržiūra: Peržiūrėkite su šiuo susitikimu susijusių priedų skaičių, jų pavadinimus ir saugojimo vietą (internetinę arba vietinę). Jei priedas saugomas internete, peržiūrėkite daugiau informacijos apie jį arba jį atidarykite.
- Peržiūrėti susijusius dokumentus: Peržiūrėkite dokumentus, kurie gali padėti pasirengti susitikimui.
- Nustatykite, ar susitikimas turi internetinį saitą (jei esate organizatorius): Jei susitikimas turi internetinį saitą, čia pastebėsite Taip. Jei ne, pastebėsite Ne.
- Knygos paruošimo laikas: Rezervuokite 15 minučių arba 30 minučių pasiruošimo laiko prieš susitikimą. Rezervuotas laikas rodomas kalendoriuje ir nurodo susitikimą kaip "Pasiruošimo laikas [susitikimo pavadinimas]". Taip pat galite atšaukti pasiruošimo susitikimui laiką arba panaikinti jį tiesiai iš kalendoriaus.
Patarimas
Norėdami efektyviau pasiruošti susitikimams:
- Įsitikinkite, kad prieš susitikimą turite kvorumą. Jei nesulaukėte dalyvių atsakymo, galite išsiųsti priminimą.
- Siųsti atsakymus, kai esate pakviesti į susitikimą. Atsakymai padeda organizatoriui nustatyti, ar reikiami dalyviai gali dalyvauti, ir tada atlikti visus būtinus veiksmus, pvz., iš naujo suplanuoti arba įrašyti susitikimą.
- Būkite įtraukiantis susitikimų organizatorius. Jei yra dalyvių, kurie dirba nuotoliniu būdu, apsvarstykite galimybę įtraukti internetinį saitą į susitikimą.
- Būkite pasiruošę. Jei jums reikia laiko kelionei arba turite kitų užduočių, kurias reikia atlikti prieš pat susitikimą, kad jai pasiruoštumėte, apsvarstykite galimybę rezervuoti pasiruošimo laiką.
El. laiškų ir dokumentų atidarymo rodiklių stebėjimas
Taikoma: žmonėms, užsiregistravusiems taikyti taikomąpaslaugų planą
Naudojant el. laiškų stebėjimo ir dokumentų atidarymo rodiklius, "Viva Insights" praneša:
- Kiek žmonių atidarė jūsų el. laišką.
- Vidutinis laikas, kurį žmonės praleido skaitydami jūsų el. laišką.
- Kiek el. pašto gavėjų atidarė dokumentą, kurį bendrinote el. laiške kaip saitą arba priedą.
Pastaba
- Apskritai "Viva Insights" informuoja apie el. laišką, kurį išsiuntėte penkiems ar daugiau organizacijos vidinių "Microsoft 365" vartotojų. Daugiau informacijos apie tai, apie kokius el. laiškus pranešama, rasite skyriuje Išsami ataskaitų informacija.
- Išsiuntus el. laišką, gali praeiti iki 30 minučių, kol "Viva Insights" jus apie tai informuos. Jei el. laiškas siunčiamas iš įgaliotosios pašto dėžutės su teise "Siųsti vardu", atstovas gali matyti skaitymo statistiką.
Skaitykite informaciją apie savo išsiųstus el. laiškus:
Jei "Viva Insights" sritis dar neatidaryta, pasirinkite "Viva Insights" piktogramą "Outlook" pagrindinėje juostelėje, kad ją atidarytumėte. Jei gaunate pranešimą "Sveiki!", pasirinkite Darbo pradžia.
Pasirinkite vieną iš toliau nurodytų punktų:
El. laiškų atidarymo rodiklis kontekste – rodo išsiųstų el. laiškų, kuriuos šiuo metu esate atidarę programoje "Outlook", skaitymo statistiką. Jis taip pat pateikia susietų arba pridėtų dokumentų, saugomų "„OneDrive“ verslui" arba "SharePoint", atidarymo įkainius.
Pastaba
Retais atvejais dokumentų atidarymo rodiklis gali būti didesnis nei el. laiškų atidarymo rodiklis. Taip gali nutikti, kai gavėjai atidaro dokumentą naudodami kitus šaltinius nei el. laiškas, kuriame jis buvo bendrinamas.
Stebėkite el. pašto atidarymo rodiklius – rodo visų išsiųstų el. laiškų skaitymo statistiką.
Abi šios parinktys rodo el. laiško temos eilutę ir suvestinę apie atidarymo rodiklį, atidarymo dažnį (kartais išreikštą procentais) ir persiuntimų skaičių.
Rezervuokite laiko susikaupimui
Rezervuokite laiko susikaupimui – tai padės sutaupyti laiko susikaupusiam darbui ir sumažinti "Teams" pranešimų skaičių (taigi ir blaškymąsi) susikaupimo metu.
"Viva Insights" papildinio srityje pasirinkite Rezervuoti laiką, kad galėtumėte susikaupti. Ši įžvalga rodoma, jei jūsų kalendoriuje yra laisvų laiko jūsų darbo valandomis, kurio neblokuoja susitikimai arba paskyros.
Pasirinkite:
- Pliuso piktograma (+) šalia fokusavimo bloko, kurį norite įtraukti į kalendorių.
- Pieštuko piktograma, skirta pakeisti, kaip kalendoriuje bus rodomas fokusavimo blokas. Tarkime, norite dvi valandas susitelkti į "Pardavimo pasiūlymą". Būtina pakeisti žymą "Susikaupimo laikas" į "Pardavimo pasiūlymas", tada pasirinkti pliuso piktogramą (+). Šis veiksmas rezervuoja dviejų valandų susitikimą jūsų kalendoriuje, pavadintą "Pardavimo pasiūlymas".
- Užsisakykite viską , kad suplanuotumėte visą galimą susikaupimo laiką vienu metu, nustatydami apsaugotą laiką visą savaitę. Naudokite įžvalgą Pietų valandų nustatymas, kad nustatytumėte pietų valandos nuostatas. "Viva Insights" atsižvelgs į jūsų nuostatas, kai planuos susikaupimo laiką.
Patarimas
Norėdami užtikrinti, kad susikaupimo metu nepraleistumėte svarbių el. laiškų, nustatykite prioritetinius kontaktus programoje "Teams". Eikite į "Teams" parametrus > Privatumas > Netrukdyti > Valdyti prioritetinę prieigą.
Sužinokite dokumentus
Peržiūrėkite dokumentus ir galite bendrinti "„OneDrive“" ir "SharePoint" dokumentus el. paštu, kurių dar neatidarėte. Šiame sąraše pateikiami pastarųjų 14 dienų dokumentai.
"Viva Insights" papildinių srityje pasirinkite Peržiūrėti dokumentus.
Pasirinkite:
- Atidaryti el. laišką arba Atidaryti susitikimą , kad atidarytumėte el. laišką arba susitikimą, kuriame bendrinami neskaityti dokumentai.
- Rezervuokite laiką , kad kalendoriuje suplanuotumėte laiką neskaitytiems dokumentams peržiūrėti.
Svarbių žmonių įtraukimas
Atsižvelgiant į bendradarbiavimo būdus, svarbių žmonių įtraukimas gali pasiūlyti pažymėti kai kuriuos kontaktus kaip svarbius. Po to, kai pažymite šiuos kontaktus kaip svarbius, "Viva Insights" primena atlikti užduotis už juos ir atidaryti iš jų gautus neskaitytus el. laiškus.
- "Viva Insights" papildinio srityje pasirinkite Įtraukti svarbių žmonių.
- Pasirinkite Pažymėti kaip svarbų kiekvienam kontaktui, kuriam norite teikti prioritetą.
Nustatyti pietų valandas
Naudokite Pietų laiko nustatymą, kad apsaugotumėte pietų laiką, ir pritaikykite "Viva Insights" asmeniniams poreikiams, atsižvelgdami į pageidaujamas pietų valandas.
Pietų valandas galite nustatyti dviem būdais – dalyje Parametrai arba naudodami kortelę Pietų valandų nustatymas:
Pietų valandų nustatymas dalyje Parametrai
- "Viva Insights" papildinių srityje pasirinkite Parametrai (krumpliaračio piktograma).
- Dalyje Nustatyti pietų valandas pasirinkite redagavimo (pieštuko) parinktį.
- Pakeiskite reikšmes laukuose Pradėti pietų valandą ir Baigti pietų valandą.
- Pasirinkite Atnaujinti.
Pietų valandų nustatymas naudojant kortelę Nustatyti pietų valandas
Pastaba
Kortelė Nustatyti pietų valandas naujiems "Viva Insights" vartotojams rodoma tik trumpą laiką. Ji nėra pasiekiama visam laikui, bet visada galite atnaujinti savo pietų valandas dalyje Parametrai.
- "Viva Insights" papildinio srityje pasirinkite Nustatyti pietų valandas.
- Pastebėsite numatytąsias pietų valandas. Pasirinkite Patvirtinti , kad paliktumėte tai, kas yra čia, arba Keisti , kad redaguotumėte.
- Jei norite blokuoti pietus savo kalendoriuje kiekvieną dieną, pasirinkite Įtraukti pasikartojantį kalendoriaus įvykį, kad apsaugotumėte šį laiką.
- Jei atlikote pakeitimų, pasirinkite Naujinti.
Planuokite laiką išvykus
Naudokite įžvalgas Planuokite savo laiką išvykus , kad sumažintumėte stresą planuojant artėjantį laiką išvykus iš darbo. Šis kontrolinio sąrašo įrankis padeda:
- Išspręskite visus savo susitikimus vienoje vietoje naudodami pasirinktinį pranešimą apie suplanuotą išeiginį.
- Compose savo autoreplies ir praneškite savo komandai apie planuojamą laiką off.
- Suplanuokite susikaupimo laiką, kad prieš išvykdami užbaigtumėte užduotis ir grįžę galėtumėte pasivyti darbą.
Artėjant datai, planuokite savo tvarkaraštį naudodami šias parinktis vienu metu arba atskirai. Taip pat galite bet kada grįžti ir prieš išvykdami pakeisti duomenis. "Viva Insights" stebės jūsų eigą ir informuos, kurie veiksmai buvo atlikti.
" Viva Insights " papildinio srityje eikite į kortelę Planuokite savo išvykimo laiką .
Matysite kontrolinį sąrašą, kuriame yra šios planavimo parinktys:
Pasirinkite datas – kalendoriuje nustatykite susitikimą "Išvykęs" pasirinktoms datoms:
- Pasirinkite pradžios ir pabaigos datas , kada būsite išvykę.
- Pasirinkite Tvarkaraštis.
Nustatykite automatinius atsakymus – Compose ir išsaugokite atsakymo "Išvykęs" pranešimą jūsų pasirinktoms datoms:
Pagal Compose arba redaguoti pranešimą, palikti su numatytuoju arba redaguoti savo atsakymą išvykęs.
Pastaba
Jei sukūrėte pranešimą už ankstesnį išvykimo laikotarpį, pastebėsite naujausią pranešimą, kurį naudojote kaip numatytąjį lauke Compose arba redaguoti pranešimą.
Pasirinkite Siųsti už mano organizacijos ribų , jei norite siųsti tą patį pranešimą žmonėms organizacijoje ir už jos ribų.
Patarimas
Jei norite siųsti kitą automatinio atsakymo pranešimą jūsų organizacijai nepriklausantiems žmonėms, galite tai padaryti naudodami "Outlook": Parametrai> Paštas> Automatiniai atsakymai.
Pasirinkite Įrašyti.
Praneškite bendradarbiams – praneškite žmonėms, su kuriais dirbote per pastarąsias keturias savaites, apie artėjantį jūsų išvykimo laiką.
- Jei norite pranešti bendradarbiams el. paštu, pasirinkite Atidaryti naują el. laiško juodraštį, atlikti keitimus ir Siųsti.
- Jei norite informuoti bendradarbius kvietimu į susitikimą, pasirinkite Atidaryti naują kvietimą į susitikimą, atlikti keitimus ir Siųsti.
Spręsti susitikimus – atmeskite arba atšaukite susitikimus, kuriuos organizavote arba sutikote, kol esate išvykę.
- Atmesti ir atšaukti susitikimus su šiuo pranešimu – redaguokite pranešimą, kurį "Viva Insights" siųs norėdami atmesti arba atšaukti susitikimų kvietimus.
- Pasirinkite susitikimus, kuriuos norite atmesti ir atšaukti – pasirinkite, kuriuos susitikimus norite atmesti arba atšaukti, arba naudokite Pasirinkti viską , kad atmestumėte arba atšauktumėte visus nurodytus susitikimus. Kai baigsite, pasirinkite Patvirtinti. Taip pat šalia susitikimo galite pasirinkti Atidaryti , kad pamatytumėte daugiau informacijos apie jį.
Rezervuokite laiko susikaupimui – suplanuokite laiką, kad prieš išvykdami sutelktumėte dėmesį į darbų užbaigimą, o grįžę – pasivyti.
- Išplėsti Peržiūrėti atidarytus laiko tarpsnius.
- Pasirinkite pliuso ženklą (+) šalia galimų fokusavimo laiko atkarpų, kurias norite rezervuoti.
- Pasirinkite Atlikta , kad įtrauktumėte juos į savo kalendorių.
Sužinokite komandos naujienas
Kaip vadovas galite naudoti funkciją Pasivyti savo komandos įžvalgas, kad galėtumėte:
- Vykdykite užduotis, kurias pažadėjote atlikti arba kurias komandos nariai paprašė atlikti.
- Peržiūrėkite svarbius el. laiškus ir dar neskaitytus komandos narių dokumentus.
Ši funkcija galima tik "Viva Insights" vartotojams, turintiems tiesioginių pavaldinių, įtrauktų į "Azure Active Directory". Jei esate vadovas, bet nematote šios funkcijos, kreipkitės į savo "Microsoft 365" administratorių.
" Viva Insights " papildinių srityje pasirinkite Susitikti su savo komanda , kad pamatytumėte, kurių komandos narių reikia, iš naujo prisijunkite, ir veiksmus, kurių galite imtis.