Kuo skiriasi "Microsoft 365" grupė ir kontaktų sąrašas programoje "Outlook"?

Taikoma

„Outlook“, skirta „Microsoft 365“ „Outlook 2024“ Outlook 2021 Outlook.com Naujoji „Outlook“, skirta „Windows“ „Outlook“, skirta „Android“ „Outlook“, skirta „iOS“ Outlook Web App

Kontaktų sąrašas arba siuntimo sąrašas yra el. pašto adresų rinkinys, naudojamas siunčiant laiškus arba susitikimo kvietimus daugeliui žmonių vienu metu. Sužinokite, kaip kurti, redaguoti ar naikinti kontaktų sąrašą programoje "Outlook".

"Microsoft 365" grupė programoje "Outlook" atitinka šiuos paprastus poreikius ir suteikia daugybę bendrinamų išteklių, kuriems grupės nariai automatiškai priskiriami sukūrus grupę.

Nustatę "Microsoft 365" grupę programoje "Outlook", galite pasirinkti žmonių, su kuriais norite bendradarbiauti, rinkinį ir lengvai nustatyti išteklių, kuriuos šie žmonės galės bendrinti, rinkinį. Nereikia rūpintis, kaip rankiniu būdu priskirti teises pasiekti visus šiuos išteklius, nes įtraukus narių į grupę jiems automatiškai suteikiamos reikiamos teisės naudoti grupės teikiamus įrankius.

Štai keletas funkcijų, dėl kurių grupės yra efektyvesnis sprendimas nei el. pašto siuntimo sąrašai:

Bendrinamas aplankas Gauta – vietą, kurioje vyksta pokalbiai, kuriuos tradiciškai turite siuntimo sąrašuose. Šiame bendrinamame aplanke Gauta galima atlikti paiešką, todėl jis sukuria gyvą grupės pranešimų archyvą. Grupės naujokai gali ieškoti retrospektyvos arba slinkti atgal, kad greitai sužinotų, kas anksčiau buvo paskelbta grupėje. Žr.: Grupės pokalbiai programoje "Outlook".

Patarimas

Jei vartotojai vis tiek nori, kad grupės laiškai būtų rodomi jų asmeniniame aplanke Gauta, kaip tai padarė siuntimo sąraše, jiems tereikia užsiprenumeruoti grupę spustelėjus mygtuką Narystė programos "Outlook" juostelėje.
Bendrinamų failų biblioteka – jūsų grupė turi "SharePoint" failų biblioteką, kurioje vartotojai gali saugoti, bendrinti ir bendradarbiauti dirbdami su dokumentais, darbaknygėmis, pateiktimis, vaizdais ar kitais failais, su kuriais jie turi dirbti. Žr.: Failų bendrinimas su grupe programoje "Outlook".
Bendrinamas kalendorius – jūsų grupė gauna bendrinamą kalendorių, kad galėtų skelbti su grupe susijusius įvykius. Kiekvienas grupę užsiprenumeravęs narys automatiškai pakviečiamas į kalendoriuje paskelbtus įvykius, todėl, jei jis nori, tie įvykiai taip pat gali būti rodomi jo asmeniniuose kalendoriuose. Žr.: Grupės kalendoriaus naudojimas programoje "Outlook" įvykiams planuoti ir redaguoti.
Bendrinamas "OneNote" bloknotas – grupė automatiškai turi bendrinamą "OneNote" bloknotą, kuriame grupės nariai gali rinkti ir kartu naudoti informaciją. Daugelis grupių naudoja bloknotą, kad sukurtų tiesioginį "wiki" su dažnai užduodamais klausimais ir kitais ištekliais. Žr. "OneNote": darbo pradžia.
Svečių prieiga – anksčiau į paskirstymo grupes galėjote įtraukti išorinių kontaktų, tačiau jie gaudavo tik el. laiškus. Naudodami grupes galite pasiūlyti svečiams prieigą prie el. pašto, pokalbių, failų ir net bendrinamo "OneNote" bloknoto. Žr.: Svečių įtraukimas į "Outlook" grupes.
Turinys yra aptinkamas – pagal numatytuosius parametrus "Outlook" grupės yra viešosios, o tai reiškia, kad kiti žmonės jūsų organizacijoje jas lengvai atranda, prie jos prisijungia arba gali ją peržiūrėti. Jei grupės turinys yra slaptesnis, galite perjungti grupę į privačią, tada turinys bus paslėptas nuo ne narių ir grupės savininkas turės patvirtinti visas prisijungimo užklausas.
Savitarnos kūrimas – IT specialistams nereikia įklimpti į vartotojų prašymus kurti grupes. Jei reikia, vartotojai gali patys kurti savo grupes. Jei norite valdyti, kurie organizacijos vartotojai gali kurti grupes, žr.: Valdykite, kas gali kurti „Microsoft 365“ grupės.

Grupių administravimas

"Microsoft 365" siūlo daug naudingų įrankių ir galimybių, kad būtų lengviau valdyti ir administruoti grupes. Sužinokite daugiau „Microsoft 365“ grupės programoje "Outlook" administratoriaus vadovas.