„Excel“ duomenų šaltinio parengimas „Word“ laiškams sulieti

Sukūrėte kontaktų sąrašą ir kitus duomenis, kuriuos norėsite naudoti programos „„Word““ laiškų suliejime. Jei jūsų duomenų šaltinis yra esama „„Excel““ skaičiuoklė, tai tiesiog reikia paruošti duomenis laiškų suliejimui. Tačiau jei jūsų duomenų šaltinis yra tabuliacijos žymėmis atskirtas (. txt) arba kableliais atskirtų reikšmių (. csv) failas, pirmiausia turite importuoti duomenis į „Excel“, tada parengti jį laiškams sulieti.

1 veiksmas: nustatykite savo duomenų šaltinį programoje „„Excel““

Jei naudojate " „Excel“ " skaičiuoklę kaip laiškų suliejimo „Word“ duomenų šaltinį, praleiskite šį veiksmą. Jei duomenų šaltinis yra. txt arba . CSV failas, naudokite teksto importavimo vediklį, kad nustatytumėte duomenis „Excel“.

Sėkmingai importavę .txt arba .csv failą, pereikite prie 2 veiksmo.

  1. Atidarykite „„Excel““.

  2. Eikite į duomenų > iš teksto/CSV.

    Teksto/CSV žymėjimas skirtuke duomenys

  3. Pasirinkite norimą. txt arba. csv failą, tada pasirinkite importuoti.

  4. Peržiūros lange pasirinkite transformuoti duomenis.

  5. Pasirinkite norimą formatuoti ZIP, pašto kodą arba kitą stulpelį.

  6. Eikite į transformuoti > duomenų tipą: ir pasirinkite tekstas.

    "Power Query" langas su pasirinktu tekstu

  7. Pasirinkite Keisti dabartinį.

  8. Jei reikia, pakartokite 5-7 veiksmus.

  9. Pasirinkite uždaryti & apkrovą.

  10. Eikite į failas > įrašyti kaip ir įrašyti kaip kitą vardą.

  1. Atidarykite „„Excel““.

  2. Excel 2016    Eikite į duomenų > gauti išorinius duomenis > iš teksto.

    Parinktis Iš teksto pažymėta skirtuke Duomenys.

  3. Pasirinkite norimą. txt arba. csv failą, tada pasirinkite importuoti.

  4. Dalyje Teksto importavimo vediklis (srityje Pradinių duomenų tipas) pasirinkite Atskirtasis.

    „Excel“ išorinių duomenų gavimas iš teksto, teksto importavimo vediklis, 1 veiksmas iš 3

  5. Pasirinkite mano duomenys turi antraštes virš peržiūros srities, jei faile yra antraščių, tada pasirinkite Pirmyn.

  6. Srityje skyrikliai pažymėkite žymės langelį, atitinkantį skyriklį (pvz., skirtuką arba kablelį), kurį naudoja duomenys, tada pasirinkite Pirmyn.

    Teksto importavimo vediklyje paryškintos skyriklių parinktys.

  7. Dalyje Duomenų peržiūra pasirinkite stulpelį su pašto indeksais arba pašto kodais, tada dalyje Stulpelio duomenų formatas pasirinkite Tekstas.

    Stulpelio duomenų formato parinktis Tekstas paryškinta teksto importavimo vediklyje.

    Pastaba: Kaskart stulpeliui pritaikius duomenų formatą – bendrąjį, tekstą arba datą, to stulpelio lentelės antraštėje rodomas formato pavadinimas.

  8. Jei reikia, kartokite 7 veiksmą: pasirinkite stulpelį, kurį norite pakeisti, ir duomenų formatą, kurį norite taikyti.

  9. Pasirinkite Baigti.

  10. Dialogo lange Duomenų importavimas priimkite numatytąjį elemento Esamas darbalapis parametrą ir langelio adresą, tada pasirinkite Gerai.

    Dialogo lange Duomenų importavimas pasirinkite perkelti duomenis į esamą darbalapį (numatytasis parametras) arba į naują darbalapį

    Dėmesio: Dialogo lange Duomenų importavimas langelio adrese rodomas tuo metu pasirinktas langelis. Duomenų importavimas pradedamas nuo pavadinto langelio adreso.

  11. Įrašykite skaičiuoklę nauju failo vardu.

2 veiksmas: parenkite duomenų šaltinį

Įsitikinkite, kad „„Excel““ duomenų šaltinyje, kurį naudosite kaip siuntimo sąrašą „„Word““ laiškų suliejime, tinkamai suformatuoti skaitinių duomenų stulpeliai. Formatuokite, pavyzdžiui, stulpelį su skaičiais, kad atitiktų konkrečią kategoriją, pvz., valiutą.

Jei kaip kategoriją pasirenkate procentus, atminkite, kad procentų formatas padaugins langelio reikšmę iš 100. Procentų stulpelį formatuokite kaip tekstą, jei norite išvengti dauginimo.

Pašto kodai arba pašto kodai turi būti formatuojami kaip tekstas, kad būtų galima išsaugoti duomenis laiškų suliejimo metu. Jei to dar nepadarėte importuodami, suformatuokite dabar. Pradžioje esantys nuliai, pvz., 00399 (naudojami koduose), laiškų suliejimo metu dingsta, jei jie nesuformatuoti kaip tekstas.

  1. Pasirinkite stulpelį, kuriame yra pašto kodai, pašto kodai arba kiti formatuojami duomenys.

  2. Eikite į Pagrindinisir grupėje skaičius pasirinkite lauką skaičių formatas žemyn, tada pasirinkite parinktį sąraše (pvz., tekstas).

    Programos „Excel“ skirtuko Pagrindinis grupėje Skaičius pasirinkite rodyklę žemyn, esančią lauke Bendrasis, ir pasirinkite naudotiną skaičių formatą.

Įsitikinkite, kad prieš arba už suliejimo lauko įtraukiate atitinkamą simbolį. Štai kaip atrodo valiutos ir procentinės reikšmės, jei praleisite simbolius.

Laiškų suliejimo dokumentas, kuriame rašoma: „jūsų $50,00 įnašas“ ir „siūlome 20 % nuolaidą“.

Jei įtrauksite simbolių, skaičiai turės daugiau prasmės.

Laiškų suliejimo rezultatų dokumente rašoma: „jūsų $50,00 įnašas“ ir „siūlome 20 % nuolaidą“.

Laiškų suliejimo dokumente simbolius prieš arba už suliejimo laukų įtraukite taip:

Laiškų suliejimo dokumento pavyzdys, kuriame prieš lauką pavadinimu Įnašas yra dolerio ženklas, o už lauko pavadinimu Procentai yra procento ženklas.

Taip pat žr.

Esminis veiksmas „Word“ laiškų suliejimo procese yra duomenų šaltinio nustatymas ir parengimas. Galite naudoti esamą „Excel“ duomenų šaltinį arba sukurti naują importuodami tabuliacijos žymėmis atskirtą (. txt) arba kableliais atskirtų reikšmių (. csv) failą. Nustatę ir paruošę duomenų šaltinį, galite atlikti laiškų suliejimą naudodami Dinaminiai duomenų mainai (DDE) su nuosekliais laiškų suliejimo vedikliu arba naudodami neautomatinį laiškų suliejimo būdą.

Jei naudojate esamą „Excel“ duomenų šaltinį laiškams sulieti, galite naudoti kontaktų sąrašą arba adresų knygelę. txt arba . CSV faile. Teksto importavimo vediklis padės atlikti veiksmus, kad gautumėte duomenis, esančius. txt arba. CSV faile, į „Excel“.

  1. Atidarykite „„Excel““.

  2. Skirtuke duomenys pasirinkite iš teksto/CSV.

  3. Pasirinkite norimą. txt arba. csv failą, tada pasirinkite importuoti.

  4. Dalyje Teksto importavimo vediklis (srityje Pradinių duomenų tipas) pasirinkite Atskirtasis.

    „Excel“ išorinių duomenų gavimas iš teksto, teksto importavimo vediklis, 1 veiksmas iš 3

  5. Jei importuojate failą su antraštėmis, pasirinkite žymės laukelį Mano duomenyse yra antraščių virš srities Peržiūra, tada pasirinkite Kitas.

  6. Srityje Skyrikliai pažymėkite žymės langelį, atitinkantį jūsų duomenyse naudojamą skyriklį (pvz., tabuliatorių arba kablelį), ir pasirinkite Kitas.

    Teksto importavimo vediklyje paryškintos skyriklių parinktys.

    Patarimas: Srityje Duomenų peržiūra rodoma, kaip atrodys rezultatai lentelės formatu.

  7. Dalyje Duomenų peržiūra pasirinkite stulpelį su pašto indeksais arba pašto kodais, tada dalyje Stulpelio duomenų formatas pasirinkite Tekstas.

    Stulpelio duomenų formato parinktis Tekstas paryškinta teksto importavimo vediklyje.

    Pastabos: 

    • Galimi formatai yra bendri, tekstasir data. Kiekvieną kartą, kai taikote duomenų formatą stulpeliui, šio stulpelio lentelės antraštėje rodomas formato pavadinimas.

    • Stulpelis, kuriame yra skaitiniai duomenys, pvz., procentas arba valiutos reikšmė, gali būti suformatuotas tik po to, kai importuojamas failas. Peržiūrėkite "format skaitiniai duomenys „Excel“ " poskirsnyje, kad būtų pateikta daugiau informacijos.

  8. Jei reikia, kartokite 7 veiksmą: pasirinkite stulpelį, kurį norite pakeisti, ir duomenų formatą, kurį norite taikyti.

  9. Pasirinkite Baigti.

  10. Dialogo lange Duomenų importavimas priimkite numatytąjį elemento Esamas darbalapis parametrą ir langelio adresą, tada pasirinkite Gerai.

    Dialogo lange Duomenų importavimas pasirinkite perkelti duomenis į esamą darbalapį (numatytasis parametras) arba į naują darbalapį

    Dėmesio: Dialogo lange Duomenų importavimas langelio adrese rodomas tuo metu pasirinktas langelis. Duomenų importavimas pradedamas nuo pavadinto langelio adreso.

  11. Baigę įrašykite savo duomenų šaltinį nauju failo vardu.

Skaitinių duomenų formatavimas „Excel“

Formatuokite visus skaitinius duomenis, pvz., procentus arba valiutos reikšmes bet kuriame naujame arba esamame duomenų šaltinyje, „Excel“, kurią ketinate naudoti „Word“ laiškų suliejime. Norėdami išsaugoti skaitinius duomenis, suformatuotus kaip procentas arba kaip valiuta laiškų suliejimo metu, vadovaukitės instrukcijomis, pateiktomis skyriuje "2 veiksmas: dinaminių duomenų mainų (DDE) naudojimas" skyriuje "laiškų suliejimas".

Įsitikinkite, kad „„Excel““ duomenų šaltinyje, kurį naudosite kaip siuntimo sąrašą „„Word““ laiškų suliejime, tinkamai suformatuoti skaitinių duomenų stulpeliai. Formatuokite, pavyzdžiui, stulpelį su skaičiais, kad atitiktų konkrečią kategoriją, pvz., valiutą.

  1. Atidarykite „Excel“ duomenų šaltinį.

  2. Pasirinkite stulpelį, kurį norite formatuoti.

  3. Skirtuko Pagrindinis grupėje Numeris pasirinkite langelio Skaičių formatas (Bendrasis) rodyklę žemyn ir pasirinkite parinktį iš sąrašo.

    Programos „Excel“ skirtuko Pagrindinis grupėje Skaičius pasirinkite rodyklę žemyn, esančią lauke Bendrasis, ir pasirinkite naudotiną skaičių formatą.

  4. Jei reikia, pakartokite 2 ir 3 veiksmus.

  5. Baigę pasirinkite įrašyti.

Jei turite „Excel“ duomenų šaltinį, kuriame yra formatuoti skaičiai, pvz., procentai ir valiutos reikšmės, kai kurie skaitiniai duomenys gali neišlaikyti jo formatavimo laiškų suliejimo metu. Gausite norimų laiškų suliejimo rezultatų ir galite išsaugoti skaitinių duomenų formatą „Excel“ naudodami DDE.

"Excel" duomenų formatas, palyginti su darbo suliejimo lauku naudojant arba nenaudojant dinaminių duomenų mainų

Pastaba: Jei nuspręsite nenaudoti DDE, vadovaukitės rekomendacijomis, kaip naudoti laiškų suliejimą, kad siųstumėte masinius el. laiškus.

  1. Atidarykite „Word“, pasirinkite failo > parinktys > Išplėstinės.

  2. Dalyje bendraspažymėkite žymės langelį atidarant patvirtinti failo formato konvertavimą .

    Parinktis Atidarant patvirtinti failo formato konvertavimą

  3. Pasirinkite Gerai.

  4. Skirtuke siunčiami laiškai pasirinkite Pradėti laiškų suliejimą > veiksmo laiškų suliejimo vediklis.

    Programos "Word" skirtuke siunčiami laiškai pasirinkite Pradėti laiškų suliejimą, tada pasirinkite žingsnis po žingsnio laiškų suliejimo vediklis

  5. Srities Laiškų suliejimas dalyje pasirinkti gavėjuspasirinkite naudoti esamą sąrašą.

    Programoje "Word" užduočių sritis Laiškų suliejimas, kuri atidaroma, kai grupėje laiškų suliejimas pasirenkate veiksmą atliekant veiksmą po žingsnio laiškų suliejimo vediklio

  6. Dalyje naudoti esamą sąrašąpasirinkite Naršyti, tada atidarykite suformatuotą skaičiuoklę.

  7. Dialogo lange patvirtinti duomenų šaltinį pažymėkite žymės langelį Rodyti viską ir pasirinkite MS "Excel" darbalapiai per DDE (*. xls) > gerai.

    Dialogo langas Duomenų šaltinio patvirtinimas

  8. Dialogo lange "Microsoft Excel " pasirinkite visa skaičiuoklė > gerai.

    Dialogo langas „Microsoft Excel“ programoje „Word“

  9. Kai atidaromas dialogo langas Sulietų laiškų gavėjai , pasirinkite gerai.

    Laiškų suliejimo gavėjų dialogo langas, kuriame rodomas "Excel" skaičiuoklės, naudojamos kaip siuntimo sąrašo duomenų šaltinis, turinys

  10. Tęskite savo laišką, el. laišką, žymęarba vokų suliejimą.

Patarimas: Galite neleisti paraginti „Word“ kiekvieną kartą, kai atidarote duomenų failą. Kai prisijungiate prie prenumeratos sąrašo, eikite į failų > parinktys > Išplėstinės. Dalyje bendrasišvalykite žymės langelį atidarant patvirtinti failo formato konvertavimą .

Jei sukūrėte kontaktų sąrašą „Excel“ skaičiuoklėje, svarbu, kad būtų galima formatuoti visus pašto indeksus arba pašto indeksus kaip tekstą, kad neprarastumėte duomenų. Jei importuojate į naują skaičiuoklę bet kurį kontaktą iš teksto (. txt) arba kableliais atskirtų reikšmių (. csv) failo, teksto importavimo vediklis gali padėti jums importuoti ir formatuoti duomenis.

1 veiksmas: duomenų šaltinio nustatymas programoje "Excel"

Jei naudojate "Excel" skaičiuoklę kaip duomenų šaltinį laiškų suliejimui programoje "Word", pereikite prie 2 veiksmo šioje temoje. Jei duomenų šaltinis yra. txt arba. CSV failas, kuriame yra "Gmail" kontaktai, pvz., naudokite teksto importavimo vediklį, kad nustatytumėte duomenis„Excel“.

  1. Atidarykite „Excel“ ir skirtuke duomenys pasirinkite iš teksto.

    On the Data tab, select From Text

  2. Pasirinkite norimą. csv arba. txt failą, tada pasirinkite gauti duomenis.

  3. Teksto importavimo vediklyjepasirinkite Pirmyn.

  4. Skyrikliaispažymėkite žymės langelį, atitinkantį skyriklį, atskiriantį kiekvieną jūsų duomenų elementą (pvz., skirtuką arba kablelį). Tada pasirinkite Pirmyn.

    Patarimas: Pasirinktos duomenų srities peržiūra rodo, kaip atrodys rezultatai lentelės formatu.


    Step 2 of the Text Import Wizard
     

  5. Dalyje pasirinktų duomenų peržiūrapasirinkite stulpelį, kuriame yra pašto kodai arba pašto kodai. Tada dalyje Cstulpelį duomenų formataspasirinkite tekstas.

    Text Import Wizard step 3
     

  6. Jei reikia, pakartokite 5 veiksmą, pasirinkite norimą keisti stulpelį ir duomenų formatą, kurį norite taikyti.

    Pastaba: Kiekvieną kartą, kai taikote duomenų formatą stulpeliui, šio stulpelio lentelės antraštėje rodomas formato pavadinimas.

  7. Spustelėkite Baigti.

  8. Dialogo lange duomenų importavimas pasirinkite, kur norite „Excel“ įdėti duomenis, tada spustelėkite gerai.

    Pastaba: Įrašykite skaičiuoklę nauju failo vardu.

2 veiksmas: skaitinių duomenų formatavimas "Excel" skaičiuoklėje

Norėdami užtikrinti, kad jūsų pašto kodas arba pašto indeksas pereitų per laiškų suliejimą neprarandant jokių nulių, suformatuokite stulpelį, kuriame yra tie kodai kaip tekstas.

  1. Atidarykite skaičiuoklę ir pasirinkite stulpelį, kuriame yra pašto kodai arba pašto kodai.

  2. Skirtuko Pagrindinis lauke formatas pasirinkite tekstas.

    On the Home tab, in the Format box, select Text

Dabar galite naudoti šiuos duomenis laiškams sulieti.

Tobulinkite savo „Office“ įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijunkite prie „Office Insider“ dalyvių

Ar ši informacija buvo naudinga?

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

Dėkojame už jūsų atsiliepimą! Panašu, kad gali būti naudinga jus sujungti su vienu iš mūsų „Office“ palaikymo agentų.

×