Kai nustatote „SharePoint“, esantis „Microsoft 365“„Microsoft 365“, tikriausiai turite dokumentus ir failus, kuriuos norite įtraukti į savo komandos svetainę. Toliau pateikiami keli būdai, kaip į svetainę galite įtraukti įvairių tipų turinį.
Pastaba: Straipsnį apie tai, kaip nustatyti " „OneDrive“ darbui ar mokymo įstaigai " svetaines, kad jas būtų galima naudoti kartu, žr. "Office 365"failų saugyklos ir bendrinimo nustatykite .
Šiame straipsnyje:
Prieš pradėdami
Prieš pradėdami perkelti failus, patikrinkite, kiek vietos turite „SharePoint“, esantis „Microsoft 365“„Microsoft 365“. Norėdami rasti informacijos apie " „SharePoint“, esantis „Microsoft 365“ " saugyklos apribojimus, žr. "SharePoint" apribojimai.
Patarimas: Svarbu prisiminti, kad " „Microsoft 365“ " saugyklos apribojimai „SharePoint“, esantis „Microsoft 365“ (jūsų komandos svetainė) skiriasi nuo "Exchange Online" (el. pašto paskyrų) saugyklos apribojimų. Daugiau informacijos apie pašto dėžučių saugyklos apribojimus ieškokite "ExchangeOnline „Microsoft 365“ paslaugų aprašuose.
Kitas žingsnis – išanalizuoti šiuo metu esantį turinį. Tai apima dokumentus, vaizdus, formas ir t. t.
Patarimas: Failų naršyklėje ieškokite esamų failų pagal dydį ir datą. Tai gali padėti greitai identifikuoti failus, kurie buvo naudojami neseniai arba yra labai dideli.
Pagalvokite apie tai, kiek turinio reguliariai naudojama ir ar norite jį saugoti „Microsoft 365“. Kaip ir pereidami į mažesnį namą, tikslas – nuspręsti, kas tiks naujoje svetainėje. Pvz., jei jūsų organizacija dabar naudoja daugiau saugyklos „Microsoft 365“ limitą, „SharePoint“, esantis „Microsoft 365“, turite priimti tokius sprendimus:
-
Kokius failus norite perkelti?
-
Ar norite įsigyti daugiau saugojimo vietos?
-
Ar planuojate turėti vietos jūsų svetainei augti? (Tai tikrai bus)
Jei jūsų organizacija didelė arba sudėtinga, apsvarstykite galimybę pakviesti specialistą, kuris jums padėtų. Patikimos pagalbos galite rasti "Microsoft Pinpoint". "Pinpoint" yra greitas, paprastas būdas įmonėms visame pasaulyje rasti sertifikuotus "Microsoft" ekspertus ir profesionalias paslaugas
Aplankų, bibliotekų ir antrinių svetainės kūrimas
Identifikę turinį, kurį norite perkelti, pagalvokite, kaip norite jį tvarkyti. Galite pradėti nusiuntę failus į savo komandos svetainės dokumentų biblioteką. Naudinga tvarkyti turinį, ypač jei tikitės, kad galiausiai turėsite daug failų. Augant turinio kiekiui, galite sukurti papildomų dokumentų bibliotekų, formų bibliotekų ir paveikslėlių bibliotekų turiniui saugoti. Taip pat galite kurti įvairių tipų dokumentų arba projekto antrinių sąrašų.
Daugiau informacijos apie tai, kaip planuoti struktūrą svetainės turiniui tvarkyti, žr. Komandos svetainės turinio planas.
Dokumentų, paveikslėlių ir failų nusiuntimas
Norėdami nusiųsti failus, pvz., "Word" dokumentus, PDF failus arba JPG nuotraukas, nusiųskite juos į biblioteką arba aplanką bibliotekoje.
Pastaba: Maksimalus vieno failo, kurį galima nusiųsti į " „SharePoint“, esantis „Microsoft 365“ " biblioteką, dydis šiuo metu yra 2 GB. Be to, vienu metu galite nusiųsti tik 100 arba mažiau failų.
Geriausias būdas tai padaryti priklauso nuo failų skaičiaus. Pirmiausia eikite į paskirties biblioteką, tada naudokite šią lentelę norėdami pasirinkti būdą:
|
Failų skaičius |
Nusiuntimo metodas |
|---|---|
|
Vienas dokumentas |
Pasirinkite Naujas dokumentas > NUSIŲSTI ESAMĄ FAILĄ, tada raskite failą kompiuteryje. |
|
Daug dokumentų ir aplankų |
Juostelės skirtuke Biblioteka pasirinkite mygtuką Atidaryti naudojant "Explorer". Tada nuvilkite failus naudodami failų naršyklę. |
Daugiau informacijos žr. Failų nusiuntimas, kūrimas arba naikinimas bibliotekoje.
Pastaba: Yra tam tikrų tipų failų, kurių negalima nusiųsti į biblioteką. Jų sąrašą rasite straipsnyje Failų, kurių negalima įtraukti į sąrašą arba biblioteką, tipai.
Apsvarstykite galimybę „SharePoint“ kontaktų, kalendorių ir skaičiuoklių sąrašus
Kiekvienoje įmonėje yra įvairių formų duomenų, pvz., kalendorių, užduočių ir skaičiuoklių. Šio tipo duomenis galite perkelti arba konvertuoti į svetainės sąrašą. Pavyzdžiui, galite konvertuoti savo verslo kontaktų sąrašą į kontaktų sąrašą. Be to, dažnai galite konvertuoti kalendorius į „SharePoint“ kalendorių, kuris yra specialios rūšies sąrašas.
-
Norėdami sužinoti, kaip kurti grupės kalendorių „SharePoint“, esantis „Microsoft 365“, peržiūrėkite šį vaizdo įrašą: Vaizdo įrašas: Savo kalendoriaus kūrimas.
Jei dabar naudojate "Microsoft Excel" skaičiuokles informacijai sekti, galite nusiųsti šias skaičiuokles tiesiai į dokumentų biblioteką „SharePoint“, esantis „Microsoft 365“. Arba galite importuoti skaičiuoklę kaip „SharePoint“ sąrašus. Kadangi daug žmonių gali atnaujinti sąrašą tuo pačiu metu, „SharePoint“ sąrašai padeda skatinti bendradarbiavimą. Galite kurti skirtingus sąrašų rodinius, kad tiksliai būtų pateikta norimos informacijos.
-
Norėdami sužinoti daugiau apie darbą su sąrašais, žr. Mokymas: sąrašo kūrimas ir kūrimas.
Apsvarstykite „SharePoint“ paprastų verslo poreikių sprendimus
Kitas būdas perkelti turinį – naudoti „SharePoint“ sprendimą norint geriau valdyti esamą užduotį. Pavyzdžiui, dauguma organizacijų nori užfiksuoti ir bendrinti kasdienes žinias apie žmones, kurie ten dirba. "Wiki" jūsų svetainėje gali būti puikus tokio tipo bendrinimas.
Šioje lentelėje aprašomos „SharePoint“, kurios gali padėti valdyti verslo procesus.
|
Verslo procesas |
Aprašas |
|---|---|
|
"Wiki" naudojimas norint bendrinti komandos žinias ir bendradarbiauti |
"Wiki" yra specialios svetainės, kuriose vartotojų bendruomenė sukuria ir tvarko informaciją. "Wiki" gali būti puikus įrankis užfiksuoti ir bendrinti proceso informaciją arba bendrąją informaciją, svarbią jūsų darbui. |
|
Išteklių planavimo perkėlimas į „SharePoint“ kalendorių |
Grupės kalendorius gali būti geras būdas planuoti bendrus išteklius, pvz., konferencijų kambarius, garso ir vaizdo įrangą ir t. t. Kadangi grupės kalendorius gyvena „SharePoint“, esantis „Microsoft 365“ svetainėje, visi jūsų komandos nariai gali lengvai jį peržiūrėti " „SharePoint“ arba "Outlook". |
|
Duomenų bazės programų konvertavimas į "Access" taikomąją programą |
Galite naudoti "Microsoft Access 2013" norėdami kurti ir publikuoti duomenų bazę, tada sukurti "Access" taikomąją programą, kad būtų galima naudoti duomenų bazę komandos svetainėje. |
|
Verslo procesų automatizavimas naudojant darbo eigas |
Darbo eigos automatizuoja ir seka pagrindines verslo proceso užduotis. Jos puikiai tinka užduotims, pvz., patvirtinimo procesams arba atsiliepimų rinkimo užduotims. |
Padėkite svetainės vartotojams rasti jūsų turinį
Perkelę dokumentus ir failus į komandos svetainę, praneškite kitiems svetainės vartotojams apie tai. Galite pasiūlyti kelis skirtingus būdus, kaip jie galėtų rasti svetainės turinį.
Šioje lentelėje aprašomi skirtingi būdai, kuriuos galite naudoti.
|
Metodas |
Aprašas |
|---|---|
|
Ieškos naudojimas turiniui rasti |
Paprasčiausias būdas rasti turinį „SharePoint“, esantis „Microsoft 365“ svetainėje yra naudoti ieškos funkciją.
|
|
Sąrašų ir bibliotekų rodinių konfigūravimas, kad būtų galima rasti turinį |
Galite pasirinkti elementus, kurie rodomi rodinyje. Pavyzdžiui, viename rodinyje galite rodyti pavadinimą ir autorių. Kitu rodiniu galite rodyti tik elementus, kurie buvo įtraukti po tam tikros datos. |
|
Svetainės naršymo tinkinimas |
Galite tinkinti komandos svetainės naršymą, kad svetainės vartotojams būtų lengviau rasti turinį. |
|
Ieškoti internetinio turinio, kai esate neprisijungę |
Galite naudoti „OneDrive“ darbui ar mokymo įstaigai "Outlook" norėdami ieškoti turinio, kuris yra „SharePoint“, esantis „Microsoft 365“ svetainėje, kai esate neprisijungę |
|
Sekti turinio naujinimus |
Norėdami sužinoti daugiau apie būdus, kaip galite padėti svetainės vartotojams lengvai rasti turinį, žr. straipsnyje Planavimo vadovas Komandos svetainių turinio planavimas.
Palikite komentarą
Ar šis straipsnis buvo naudingas? Jei taip, informuokite mus šio puslapio apačioje. Jei jis nebuvo naudingas, praneškite, kas buvo painu arba ko trūko. Atsižvelgdami į atsiliepimus dar kartą patikrinsime faktus, įtrauksime informacijos ir atnaujinsime šį straipsnį.
