Access suteikia daug įrankių, padedančių greitai sukurti patrauklias, lengvai skaitomas ataskaitas, kurios pateikia duomenis tokiu būdu, kuris geriausiai atitinka vartotojų poreikius. Galite naudoti komandas skirtuke kurti , kad sukurtumėte paprastą ataskaitą vienu spustelėjimu. Galite naudoti ataskaitų vediklį, kad sukurtumėte sudėtingesnę ataskaitą, arba galite sukurti ataskaitą, įtraukdami visus duomenis ir formatavimo elementus patys. Kad ir koks metodas būtų pasirinktas, tikriausiai atliksite bent kelis ataskaitos dizaino pokyčius, kad jis rodytų duomenis taip, kaip norite. Šiame straipsnyje aptariamas bendrasis ataskaitos kūrimo procesas ir rodoma, kaip įtraukti konkrečius dizaino elementus į ataskaitą.

Šiame straipsnyje

Nuspręskite, kaip išdėstyti ataskaitą

Kurdami ataskaitą pirmiausia turite apsvarstyti, kaip norite, kad duomenys būtų išdėstyti puslapyje ir kaip duomenys būtų saugomi duomenų bazėje. Kūrimo proceso metu galbūt netgi pastebėsite, kad duomenų išdėstymas lentelėse neleis jums sukurti norimos ataskaitos. Tai gali būti požymis, kad lentelės nėra normalizuoti – tai reiškia, kad duomenys saugomi efektyviausiu būdu.

Ataskaitos eskizų kūrimas

Šio veiksmo nereikia – galite pastebėti, kad "Access" ataskaitų vediklis arba ataskaitos įrankis (abu yra galimi skirtuke kurti , grupėje ataskaitos ) pateikia pakankamą savo ataskaitos pradinį dizainą. Tačiau jei nuspręsite kurti ataskaitą nenaudodami šių įrankių, galite būti naudingi, jei norite, kad popieriaus lape būtų galima sukurti neapdorotų eskizų, Nubraižykite lauką, kuriame kiekvienas laukas eina ir rašo lauko pavadinimą kiekviename lauke. Taip pat galite naudoti programas, pvz., "Word" arba "Visio", kad sukurtumėte ataskaitos maketą. Nepriklausomai nuo pasirinkto metodo, būtinai įtraukite pakankamai eilučių, kad nurodytumėte, kaip duomenys kartojasi.

completed form overlapping preliminary sketch

Pavyzdžiui, galite naudoti eilutę produkto informacijai, tada kelias pasikartojančias to produkto pardavimo eilutes ir galiausiai produkto pardavimo sumą. Tada seka kartoja kito produkto ir taip toliau iki ataskaitos pabaigos. Arba galbūt jūsų ataskaita yra paprastas lentelės duomenų sąrašas, tokiu atveju jūsų eskizas gali būti tik eilučių ir stulpelių seka.

Pastaba: Šis metodas taip pat labai naudingas, jei kuriate ataskaitą kam nors kitam. Šiuo atveju kitas asmuo gali piešti eskizą prieš pradėdami dirbti.

Sukūrę eskizą, nustatykite, kurioje lentelėje ar lentelėse yra duomenų, kuriuos norite Rodyti ataskaitoje. Jei visi duomenys yra vienoje lentelėje, galite pagrįsti savo ataskaitą tiesiogiai toje lentelėje. Dažniau jūsų norimi duomenys saugomi keliose lentelėse, kurias turite sujungti užklausoje, prieš rodydami ją ataskaitoje. Užklausą galima įdėti į ataskaitos ypatybę RecordSource arba galite sukurti atskirą įrašytą užklausą ir pagrįsti ją ataskaita.

Nuspręskite, kuriuos duomenis įtraukti į kiekvieną ataskaitos sekciją

Kiekvienoje ataskaitoje yra viena ar daugiau ataskaitų sekcijų. Viena sekcija, esanti kiekvienoje ataskaitoje, yra išsamios informacijos skyrius. Šis skyrius kartoja kiekvieną lentelės arba užklausos, kurioje yra paremta ataskaita, įrašą. Kitos sekcijos yra pasirinktinės ir kartojamos rečiau ir paprastai naudojamos informacijai, kuri yra bendra įrašams grupėje, ataskaitos puslapiui arba visai ataskaitai Rodyti.

Šioje lentelėje aprašyta, kur yra kiekviena sekcija ir kaip paprastai naudojama sekcija.

Sekcija

Vieta

Įprastas turinys

Ataskaitos antraštės sekcija

Rodoma tik kartą pirmo ataskaitos puslapio viršuje.

  • Ataskaitos pavadinimas

  • Logotipo

  • Dabartinė data

Ataskaitos Poraštės sekcija

Rodoma po paskutinės duomenų eilutės, virš puslapio poraštės sekcijos paskutiniame ataskaitos puslapyje.

Ataskaitos sumos (sumos, skaičius, vidurkiai ir kt.)

Puslapio antraštės sekcija

Rodoma kiekvieno ataskaitos puslapio viršuje.

  • Ataskaitos pavadinimas

  • Puslapio numeris

Puslapio Poraštės sekcija

Rodoma kiekvieno ataskaitos puslapio apačioje.

  • Dabartinė data

  • Puslapio numeris

Grupės antraštės sekcija

Rodoma tik prieš grupės įrašą.

Laukas, kuris yra sugrupuotas

Grupės poraštės sekcija

Rodoma tik po grupės įrašais.

Grupės sumos (sumos, skaičius, vidurkiai ir kt.)

Informacijos apie ataskaitos antraštės ir poraštės sekcijų arba puslapio antraštės ir poraštės sekcijų įtraukimą arba šalinimą ieškokite šio straipsnio skyriuje ataskaitos arba puslapio antraštės ir poraštės sekcijų įtraukimas arba pašalinimas . Galite įtraukti grupės antraščių ir poraščių sekcijų naudodami sritį grupavimas, rūšiavimas ir sumavimas maketo rodinyje arba dizaino rodinyje.

Nuspręskite, kaip tvarkyti išsamius duomenis

Daugelis ataskaitų pateikiamos lentelėse arba rietuvės formos makete, bet Access suteikia lankstumo naudoti tik bet kokį norimų duomenų ir laukų išdėstymą.

Lentelės maketas    Lentelės maketas panašus į skaičiuoklę. Žymos yra viršuje, o duomenys lygiuojami stulpeliais po etiketėmis. Lentelė – tai lentelė, panaši į duomenų išvaizdą. Tai yra ataskaitos tipas, kurį Access sukuria, kai skirtuko kūrimas grupėje ataskaitos spustelite ataskaita . Lentelės maketas yra geras būdas naudoti, jei ataskaitoje yra palyginti nedidelis laukų, kuriuos norite Rodyti paprasto sąrašo formatu, skaičius. Toliau pateiktoje iliustracijoje rodoma darbuotojo ataskaita, sukurta naudojant lentelių maketą.

Employees report in a tabular layout

Sudėtinė maketo diagrama    Sudėtinė maketas primena formą, kurią pildysite, kai atidarote banko sąskaitą arba perkate iš internetinio pardavėjo. Kiekvienas duomenų vienetas yra pažymėtas, o laukai yra sudėti vienas ant kito. Šis maketas tinkamas ataskaitoms, kuriose yra per daug laukų, kurie turi būti rodomi lentelės formatu, o stulpelių plotis viršytų ataskaitos plotį. Toliau pateiktoje iliustracijoje rodoma darbuotojo ataskaita, sukurta naudojant sudėtinę maketą.

Employees report in a stacked layout

Pastaba: Ataskaitų vediklyje Šis maketas vadinamas kolonų išdėstymu.

Mišrus maketas    Galite maišyti lentelių ir sudėtinių maketų elementus. Pvz., kiekvienam įrašui galite išdėstyti kelis laukus horizontaliojoje eilutėje, esančioje išsamios informacijos sekcijoje, ir tvarkyti kitus to paties įrašo laukus viename ar daugiau rietuvės formos maketų, esančių po viršutinėje eilutėje. Toliau pateiktoje iliustracijoje rodoma darbuotojo ataskaita, sukurta naudojant mišrų maketą. Laukai ID, pavardė ir vardas yra išdėstyti lentelės formos valdiklių makete, o laukuose pareigos ir verslo telefonas išdėstyti rietuvės formos makete. Šiame pavyzdyje tinklelio linijos naudojamos vaizdinį kiekvieno darbuotojo laukų atskyrimą.

Employees report that uses a mixed layout

Pagrįstas maketas    Jei norite sukurti ataskaitą naudodami ataskaitų vediklį, galite pasirinkti naudoti pagrįstą maketą. Šiame makete naudojamas visas puslapio plotis, kad būtų kuo kompaktiškai rodomi užrašai. Žinoma, galite pasiekti tuos pačius rezultatus nenaudodami ataskaitų vediklio, bet jis gali būti kruopščiai išlygiuoti laukus. Toliau pateiktoje iliustracijoje rodoma darbuotojo ataskaita, sukurta naudojant ataskaitų vedlio pagrįstą maketą.

Employees report that uses a justified layout

Pagrįstas maketas yra geras būdas naudoti, jei rodote daug ataskaitos laukų. Ankstesniame pavyzdyje, jei naudojate lentelių maketą, kad būtų rodomi tie patys duomenys, laukai išplečiami puslapio krašte. Jei naudojate rietuvės formos maketą, kiekvienas įrašas užima daug daugiau vertikaliosios erdvės, kuri eikvoja popierių ir pateikia ataskaitą sunkiau skaityti.

Puslapio viršus

Valdiklių maketų naudojimas duomenims Lygiuoti

Valdiklių maketai yra orientacinės linijos, kurias galite įtraukti į ataskaitą, kol ji atidaroma maketo arba dizaino rodinyje. Access įtraukia valdiklių maketus automatiškai, kai naudojate ataskaitų vediklį, kad sukurtumėte ataskaitą, arba kurdami ataskaitą spustelėdami ataskaita skirtuko kūrimas grupėje ataskaitos . Valdiklis maketas panašus į lentelę, kurios kiekviename langelyje gali būti žymė, teksto laukas arba bet koks kitas valdiklio tipas. Toliau pateiktoje iliustracijoje pavaizduotas ataskaitos lentelės formos valdiklis.

Pagrindinis lentelės formos valdiklių maketas

Oranžinės linijos nurodo valdiklių maketo eilutes ir stulpelius ir jos matomos tik tada, kai ataskaita atidaroma maketo arba dizaino rodinyje. Valdiklių maketai padeda pasiekti vienodą duomenų lygiuotę eilutėse ir stulpeliuose bei palengvina laukų įtraukimas, dydžio keitimas arba šalinimas. Naudodami įrankius lentelėje ir padėčių grupėse skirtuke tvarkyti (galima maketo rodinyje arba dizaino rodinyje), galite pakeisti vieno tipo valdiklių maketą į kitą, taip pat galite pašalinti valdiklius iš maketų, kad galėtumėte nustatyti valdiklius į bet kurią ataskaitą.

Puslapio viršus

Ataskaitos arba puslapio antraštės ir poraštės sekcijų įtraukimas arba pašalinimas

Kaip minėta anksčiau šiame straipsnyje, antraštės ir poraštės yra ataskaitų skyriai, kuriuos galite naudoti norėdami Rodyti visai ataskaitai bendrą informaciją arba kiekvieną ataskaitos puslapį. Pavyzdžiui, galite įtraukti puslapio poraštės sekciją, kad kiekvieno puslapio apačioje būtų rodomas puslapio numeris, arba galite įtraukti ataskaitos antraštės sekciją, kad būtų rodomas visos ataskaitos pavadinimas.

Ataskaitos arba puslapio antraštės ir poraštės sekcijų įtraukimas

  1. Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite norimą keisti ataskaitą, tada kontekstiniame meniu spustelėkite Dizaino rodinys.

  2. Patikrinkite, kurios sekcijos jau yra ataskaitoje. Sekcijos atskiriamos šešėliomis horizontaliomis juostomis, vadinamomis sekcijų selektoriai. Kiekvienoje sekcijų išrinkiklyje esanti žymė nurodo, ką skyrius yra tiesiogiai apačioje.

    Ataskaita kaip dizaino rodinys

    Kiekvienoje ataskaitoje yra išsamios informacijos sekcija, kurioje taip pat gali būti ataskaitos antraštė, puslapio antraštė, puslapio poraštė ir ataskaitos poraštės sekcijos. Be to, jei ataskaitoje yra grupavimo lygių, galite matyti grupių antraštes ir poraštes (pvz., failą kaip antraštę , rodomą ankstesnėje iliustracijoje). Pagal numatytuosius duomenis grupių antraštės ir poraštės pavadintos naudojant lauko pavadinimą arba išraišką, kuri yra grupės pagrindas. Šiuo atveju grupavimo lauko pavadinimas yra "failas as".

  3. Norėdami įtraukti puslapio antraštės ir poraštės sekcijų arba ataskaitos antraščių ir poraščių sekcijas į ataskaitą, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurį sekcijos išrinkiklį, tada kontekstiniame meniu spustelėkite puslapio antraštė/poraštė arba ataskaitos antraštė/poraštė .

    Dėmesio: Jei sekcija jau yra ataskaitoje, "Access" įspėja, kad bus panaikinta esama sekcija ir joje esantys valdikliai.

    Dabar galite perkelti esamus valdiklius arba įtraukti naujų valdiklių į naujas sekcijas.

Access visada įtraukia puslapio ir ataskaitos antraštės ir poraštės sekcijas. Tai reiškia, kad negalite įtraukti puslapio arba ataskaitos antraštės sekcijos, taip pat neįtraukdami atitinkamos poraštės sekcijos. Jei jums nereikia abiejų sekcijų, negalite panaikinti sekcijos, tačiau galite pakeisti nepanaudotą sekciją į nulį (0), kad nereikėtų įtraukti papildomų vertikalių intervalų į jūsų ataskaitą. Perkelkite žymiklį į nenaudotos sekcijos apačią, kol ji pavirs dvikrypte rodykle alternatyvusis tekstas, tada vilkite aukštyn, kol sekcija bus paslėpta. Jei sekcijoje yra valdiklių, turite juos panaikinti, kad galėtumėte visiškai paslėpti sekciją.

Ataskaitos arba puslapio antraštės ir poraštės sekcijų šalinimas

  1. Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite norimą keisti ataskaitą, tada kontekstiniame meniu spustelėkite Dizaino rodinys.

  2. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurį sekcijos išrinkiklį, tada kontekstiniame meniu spustelėkite puslapio antraštė/poraštė arba ataskaitos antraštė/poraštė .

Jei pašalinsite antraštės ir poraštės porą, o šios sekcijos turi valdiklius, Access įspėja, kad panaikinus sekcijas taip pat bus panaikinti valdikliai ir nebus galima anuliuoti veiksmo. Spustelėkite taip , kad pašalintumėte sekcijas ir panaikintumėte valdiklius, arba spustelėkite ne , kad atšauktumėte operaciją.

Puslapio viršus

Įvairių duomenų tipų formatavimo patarimai

Kai kuriate ataskaitą naudodami ataskaitos įrankį (galima skirtuke kurti , grupėje ataskaitos ) arba naudodami ataskaitų vediklį, Access įtraukia laukus į ataskaitą ir sukurs tinkamiausią valdiklį, kad būtų rodomas kiekvienas laukas, atsižvelgiant į lauko duomenų tipą. Jei į ataskaitą įtraukiate laukų, pageidautinas būdas – nuvilkite kiekvieną lauką iš laukų sąrašo į ataskaitą. Kaip ir ataskaitų vediklis arba ataskaitos įrankis, Access sukuria tinkamiausią kiekvieno lauko valdymą, atsižvelgiant į lauko duomenų tipą. Daugumai duomenų tipų tinkamiausias (numatytasis) valdiklio naudojimas yra teksto laukas.

Tolesniuose skyriuose pateikiami patarimai, kaip formatuoti kai kuriuos specialių atvejų duomenų tipus.

Kelių reikšmių laukai    Numatytasis kelių reikšmių lauko valdiklis yra pasirinktinio įvedimo laukas. Tai gali atrodyti kaip keistas ataskaitos valdiklio pasirinkimas, nes negalite spustelėti ataskaitos lauko pasirinktinio įvedimo lauke. Tačiau ataskaitos kontekste pasirinktinio įvedimo laukas veikia kaip teksto laukas. Rodyklė matoma tik dizaino rodinyje.

Jei lauke yra kelios reikšmės, šios reikšmės atskiriamos kableliais. Jei pasirinktinio įvedimo laukas nėra pakankamai platus, kad būtų rodomos visos vienos eilutės reikšmės, o pasirinktinio įvedimo lauko ypatybė CanGrow nustatyta į taip, šios reikšmės nukelti į kitą eilutę. Priešingu atveju reikšmės yra sutrumpinamos. Norėdami nustatyti valdiklio CanGrow ypatybę, atidarykite ataskaitą dizaino rodinyje arba maketo rodinyje, spustelėkite valdiklį, tada paspauskite F4, kad būtų rodomas valdiklio ypatybių lapas. Ypatybė CanGrow yra skirtuke formatas ir valdiklio ypatybių lapo Visi skirtuke.

Raiškiojo teksto laukai    Numatytasis raiškiojo teksto lauko valdiklis yra teksto laukas. Jei teksto laukas nėra pakankamai platus, kad būtų rodomos visos vienos eilutės reikšmės, o teksto lauko ypatybė CanGrow nustatyta kaip taip, šios reikšmės turi būti suvyniojama į kitą eilutę. Priešingu atveju reikšmės yra sutrumpinamos. Norėdami nustatyti valdiklio CanGrow ypatybę, atidarykite ataskaitą dizaino rodinyje arba maketo rodinyje, spustelėkite valdiklį, tada paspauskite F4, kad būtų rodomas valdiklio ypatybių lapas. Ypatybė CanGrow yra skirtuke formatas ir valdiklio ypatybių lapo Visi skirtuke.

Raiškiojo teksto laukas padeda formatuoti tekstą įvairiais būdais. Pvz., kelis žodžius lauke galima pabraukti, o keletas kitų žodžių tame pačiame lauke gali būti pasviruoju šriftu. Tačiau vis tiek galite nustatyti bendrą teksto lauko, kuriame yra Raiškusis tekstas, formatavimo stilių. Teksto lauko formatavimas taikomas tik tekstui, kuris nebuvo specialiai suformatuotas naudojant raiškiojo teksto formatavimą.

Teksto lauko, kuriame rodomas raiškiojo teksto laukas, formatavimo stilių nustatymas

  1. Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ataskaitą, tada kontekstiniame meniu spustelėkite maketo rodinys .

  2. Spustelėkite teksto lauką, kuriame rodomas raiškiojo teksto laukas, tada skirtuko formatas grupėje šriftas spustelėkite norimą taikyti formatavimo stilių.

    Access pritaiko viso teksto lauko raiškiojo teksto formatavimą, kuris dar neturėjo tokio tipo (bet ne reikšmės) formatavimo, taikyto rodinyje, kuris palaiko duomenų įvedimą, pvz., lentelės arba užklausos duomenų lapo rodinys arba formos rodinys. Pavyzdžiui, jei lauko teksto dalis formatuojama naudojant raudoną šrifto spalvą, o teksto laukui taikote mėlyną šrifto spalvą, Access paverčia visą tekstą mėlyną, išskyrus tą, kuris buvo individualiai suformatuotas kaip raudonas. Kitas pavyzdys, jei lauko teksto dalis formatuojama naudojant 11 taškų šrifto dydį ir taikote 14 taškų šrifto dydį į teksto lauką, Access taiko 14 taškų šrifto dydį visiems tekstams, išskyrus tą, kuris buvo individualiai suformatuotas ties 11 punktais.

    Priedų laukai    Priedų laukai naudoja specialų valdiklį, kuris nenaudojamas jokiam kitam duomenų tipui. Galite pridėti kelis failus prie įrašo naudodami vieną priedo lauką, tačiau lauke gali būti rodoma tik informacija apie vieną priedą vienu metu. Pagal numatytuosius nustatymą priedo valdiklis rodo piktogramą arba vaizdą, atsižvelgiant į šiuo metu valdiklio rodomo priedo failo tipą. Jei norite, galite nustatyti priedų valdiklio ypatybes, kad visi pridėti failai būtų rodomi kaip piktogramos, arba kad lauke būtų tiesiog rodoma sąvaržėlės piktograma ir priedų skaičius. Jei savo ataskaitoje jau naudojate priedo valdiklį, galite naudoti šią procedūrą, kad pakoreguotumėte valdiklio ypatybes skirtingiems valdiklio tikslams.

Priedų lauko rodymo ypatybių nustatymas

  1. Naršymo srityje dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ataskaitą, tada kontekstiniame meniu spustelėkite maketo rodinys .

  2. Spustelėkite priedo valdiklį. Jei ypatybių lapas iš karto nerodomas, paspauskite F4 norėdami jį rodyti. Ypatybių lape spustelėkite skirtuką formatas .

    Naudokite toliau pateiktą lentelę kaip vadovo priedų valdiklio ypatybių nustatymą.

    Ypatybė

    Parametras

    Rodyti kaip

    • Vaizdas/piktograma rodo grafinius elementus kaip vaizdus ir visus kitus failus kaip piktogramas. Tai numatytasis parametras.

    • Piktograma rodo visus failus kaip piktogramas.

    • Sąvaržėlė rodo sąvaržėlės piktogramą, po kurios skliausteliuose yra priedų skaičius.

    Numatytasis paveikslėlis

    Norėdami nustatyti, kad numatytasis paveikslėlis būtų rodomas priedo valdiklyje, kai nėra pridėtų failų, ypatybės lauke spustelėkite Daryklės mygtukas , raskite norimą paveikslėlį, tada spustelėkite atidaryti.

    Pastaba: Numatytasis paveikslėlis nerodomas, jei ypatybė Rodyti kaip yra nustatyta kaip sąvaržėlė.

    Paveikslėlio lygiuotė

    Sąraše pasirinkite norimą lygiuotę. Numatytasis parametras yra centras. Koreguojant šį parametrą gali būti pateikti netikėti rezultatai, atsižvelgiant į ypatybės paveikslėlio dydžio režimas parametrą.

    Paveikslėlio dydžio režimas

    Šis parametras galimas tik tada, jei ypatybė Rodyti kaip yra nustatyta kaip vaizdas/piktograma.

    • Klipas rodo vaizdą jo tikruoju dydžiu. Vaizdas nukirptas, jei jis yra per didelis, kad tilptų valdiklyje.

    • Ištempimas ištempia vaizdą, kad jis užpildytų visą valdiklį.

      Pastaba: Jei priedo valdiklis yra tokio paties tikslaus dydžio kaip vaizdas, naudojant šį parametrą bus iškreiptas vaizdas, kad jis būtų ištemptas vertikaliai arba horizontaliai.

    • Mastelio keitimas rodo vaizdą kuo aukščiau, nesukeliant ir neiškraipant vaizdo. Tai numatytasis parametras.

  3. Jei naudojate valdiklį, kad būtų rodomi grafiniai elementai, koreguokite priedo valdiklio dydį, kad galėtumėte matyti norimą išsamios informacijos kiekį.

Puslapio viršus

Reikia daugiau pagalbos?

Tobulinkite savo įgūdžius
Ieškoti mokymo
Pirmiausia gaukite naujų funkcijų
Prisijungti prie "Microsoft Insider"

Ar ši informacija buvo naudinga?

Ar esate patenkinti vertimo kokybe?

Kas turėjo įtakos jūsų patirčiai?

Turite daugiau atsiliepimų? (Pasirinktinai)

Dėkojame už jūsų atsiliepimus!

×