"Save early, save often" is a thing of the past. Dabar yra automatinio įrašymo funkcija, kuri įrašo kas kelias sekundes, kad jums nereikėtų to daryti vartotojams.
Automatinis įrašymas yra įgalintas, kai failas saugomas „OneDrive“, „OneDrive“ darbui ar mokymo įstaigai arba „SharePoint“, esantis „Microsoft 365“. Jis automatiškai įrašo vartotojų keitimus debesyje, kai jie dirba. Ir, jei kiti žmonės dirba su tuo pačiu failu, automatinis įrašymas leidžia jiems pamatyti pakeitimus po kelių sekundžių. Jei automatinis įrašymas neįgalintas, vartotojai, kartu dirbantys su tuo pačiu dokumentu, negalės matyti vienas kito realiuoju laiku ir vietoj to jie ir toliau matys Naujinimai Pasiekiamas, kai pakeitimus atliks kiti asmenys.
Tačiau automatinis įrašymas taip pat lemia kai kuriuos vartotojų darbo su „Microsoft 365“ pakeitimus, todėl šiame straipsnyje aprašome kai kuriuos sudėtingesnius scenarijus ir kaip konfigūruoti automatinio įrašymo parametrus. Rekomenduojame vartotojams pranešti apie šiuos pakeitimus, kurie turi įtakos jų darbui "Office".
Pastaba: Naudojant automatinį įrašymas, tai neturi įtakos sistemos našumui. Tačiau bus didesnis tinklo naudojimas, nes pakeitimai bus nusiųsti, kai jie bus atlikti, o ne visi iš karto, kai vartotojai atliks pakeitimus, o tai gali turėti įtakos žmonėms, turintiems ribotą pralaidumą arba didelių sąnaudų duomenų naudojimą, pvz., mobiliojo interneto taško.
Darbo eigų keitimas
Automatinis įrašymas yra naudingas daugeliu scenarijų, tačiau yra keletas atvejų, kai vartotojams gali reikėti pakeisti jų normalų veikimą ir norime, kad esate pasirengę jiems padėti. Kiekvienam scenarijui mes nurodėme, koks yra scenarijus, kas gali būti negerai, ir rekomendaciją, kaip jį išspręsti.
-
Pradedant nuo esamo failo, redaguojant ir tada atliekant įrašyti kopiją į naują failą – visi, kurie pradeda nuo ankstesnio failo (pvz., praėjusio ketvirčio pajamų ataskaita), redaguoja ir įrašo kopiją, kad pradėtumėte šio ketvirčio pajamų ataskaitą, keitimai bus įrašyti abiejuose failuose, jei įjungtas automatinis įrašymas. Rekomenduojame visiems prieš atliekant keitimus įrašyti kopiją ir net įtraukti priminimą į produktą, kai taip atsitinka. Jei vartotojas atlieka atsitiktinius keitimus, jis turėtų naudoti versijų retrospektyvos funkciją, kad atkurtų pradinį dokumentą.
-
Failo "hipotetinių" arba "kas, jei" pakeitimų atlikimas – kiekvienas, kuris atidaro failą ir atlieka hipotetinę analizę (pvz., prognozuoja rinkos pokyčių poveikį biudžetui), noras uždaryti failą neįrašant netyčia įrašys visus failo pakeitimus, kai įjungtas automatinis įrašymas. Rekomenduojame išjungti automatinį įrašymą atliekant hipotetinę analizę ir vėl ją įjungti, kai vartotojas vėl bus pasirengęs įrašyti.
-
Ataskaitų sritys ir failų peržiūra naudojant rūšiavimus / filtrus programoje "Excel" – visi, rūšiuojantys arba filtruojantys ataskaitų sritį, kai įjungtas automatinis įrašymas, turės įtakos visų kitų failo narių rodiniui. Jei failas yra ataskaitų sritis arba jį naudoja keli žmonės, turintys rūšiavimą ir filtrus, rekomenduojame nustatyti to failo ypatybę Read-Only Rekomenduojama naudojant parinktį Failo > informacija > Apsaugoti darbaknygę > Visada atidaryti tik skaityti, todėl ataskaitų srities žiūrovai neįrašys savo keitimų, nebent jie aiškiai pasirinktų redaguoti failą.
-
Užbaigti arba Publikuoti failai – visi, kurie netyčia redaguos užbaigtą publikuotą failą, kuriame įjungtas automatinis įrašymas, įrašys failo keitimus. Kai failas bus baigtas, rekomenduojame nustatyti ypatybę Read-Only rekomenduojama arba failo ypatybę Žymėti kaip galutinį, kad nebūtų įrašyti atsitiktiniai peržiūros priemonės ir failo skaitytojai.
"Office" automatinio įrašymo parametrų konfigūravimas
Automatinis įrašymas gali būti konfigūruojamas šiais būdais:
-
Failo savininkas gali nustatyti visada atidaryti tik skaityti , kad būtų išvengta atsitiktinių redagavimų. Tai galima padaryti nustačius, kad failas būtų atidarytas kaip rekomenduojamas tik skaityti (failų > informacija > Apsaugoti dokumentą / darbaknygę / pateiktį > Visada atidaryti tik skaityti) arba bendrinant failą neleidžiant kitiems redaguoti (failo > Bendrinti> žmonės su saitu gali redaguoti ir atžymėti langelį Leisti redaguoti).
-
Vartotojas gali išjungti failo automatinį įrašymą, kol jis atidarytas, spustelėdamas perjungiklį Automatinis įrašymas . Taip bus išjungtas šio vartotojo dabartinio dokumento automatinis įrašymas. Kai kitą kartą tas pats vartotojas atidarys dokumentą, automatinis įrašymas bus išjungtas. Jei jie atidarys kitą dokumentą, kito dokumento pasirinkimas neturės įtakos automatinį įrašymą.
-
Vartotojas gali nustatyti, kad automatinis įrašymas būtų išjungtas pagal numatytuosius parametrus visuose failuose, atidarytuose toje konkrečioje programoje (Word, „Excel“, PowerPoint ) tame įrenginyje.
Pastaba: Vartotojas vis tiek gali nustatyti, kad automatinis įrašymas būtų įjungtas atskiriems failams, naudodamas anksčiau aprašytą automatinio įrašymo perjungiklį.
-
Jūs, administratorius, galite nustatyti, kad automatinis įrašymas būtų išjungtas pagal numatytuosius nustatymus visuose failuose, atidaromuose toje konkrečioje programoje (Word, „Excel“, PowerPoint ) naudodami Grupės strategija.
Pastaba: Vartotojas vis tiek gali nustatyti automatinį įrašymą įjungtą pagal numatytuosius parametrus programoje arba atskiriems failams, naudodamas anksčiau aprašytus parametrus.
Grupės strategijos parametrai, skirti automatinam įrašymas
Keičiame Grupės strategija parametrą "Neįrašyti failų „Excel“ /PowerPoint /Word " nauju parametru "Pagal numatytuosius parametrus išjungti automatinį įrašymą „Excel“ /PowerPoint /Word " Grupės strategija parametrą.
Jei naudojate Grupės strategija savo organizacijoje, galite naudoti strategijos parametrą, kad išjungtumėte automatinį įrašymą pagal numatytuosius parametrus. Yra atskiri strategijos parametrai, skirti „Excel“, PowerPoint ir Word.
Pvz., Word strategijos parametras pavadintas "Išjungti automatinį įrašymas pagal numatytuosius nustatymus Word" ir jį galima rasti strategijos kelyje "Microsoft Office 2016\AutoSave".
Norėdami naudoti šiuos strategijos parametrus, įsitikinkite, kad iš "Microsoft" atsisiuntimo centro atsisiuntėte naujausius administravimo šablonų failus (ADMX / ADML).
Darbas su vietiniais failais
Automatinis įrašymas negalimas dirbant su vietiniais failais. Seną automatinio atkūrimo elgseną vis dar galima periodiškai įrašyti pakeistų failų kopijas, kad būtų galima sumažinti duomenų praradimą netikėto scenarijaus atveju, pvz., gedimo atveju.
Tačiau rekomenduojame IT administratoriams paskatinti vartotojus įrašyti failus į „OneDrive“, „OneDrive“ darbui ar mokymo įstaigai arba „SharePoint“, esantis „Microsoft 365“, kad būtų įgalintas automatinis įrašymas ir duomenų praradimo išvengimas. Galite paskatinti naudoti „OneDrive“, „OneDrive“ darbui ar mokymo įstaigai arba „SharePoint“, esantis „Microsoft 365“ per vartotojų švietimo įstaigą, taip pat įdiegdami žinomo aplanko perkėlimą, kuris automatiškai sinchronizuoja pagrindinius aplankus su debesimi. Tai leidžia jiems pasiekti failus bet kur ir nesijaudinkite dėl svarbių duomenų praradimo.
Taip pat žiūrėkite
Padėkite apsaugoti galutinę failo versiją nuo pakeitimų
Ankstesnių „Office“ failų versijų peržiūra
Apsaugokite savo failus įvykus gedimui, kai automatinis atkūrimas
Paskutinį kartą atnaujinta 2019 m. birželio 4 d.
