"Microsoft 365" siūlo įvairių tipų grupes, kurios gali padėti komandoms efektyviau bendradarbiauti. Kiekvieno tipo grupės paskirtis yra unikali, pvz., el. pašto pokalbių valdymas, failų bendrinimas arba įvykių organizavimas. Šiame straipsnyje išnagrinėsime skirtingus "Microsoft 365" grupių tipus ir kam jos gali būti naudojamos, kad galėtumėte pasirinkti savo komandos bendradarbiavimo poreikius atitinkančią grupę.
Grupių tipai programoje "Microsoft 365"
- „Microsoft 365“ grupės sukurtos bendradarbiavimui organizacijoje. Jie pateikiami su grupės el. pašto adresu ir "SharePoint" svetaine, kurioje galite bendrinti dokumentus, pastabas ir susitikimų dienotvarkes. "„Microsoft 365“ grupės" galite naudoti projektų valdymui, komandos bendravimui ir dokumentų bendrinimui.
- Platinimo grupės naudojamos informacijai ir naujinimams transliuoti žmonėms organizacijoje ir už jos ribų. Jie gali būti naudojami norint bendrinti darbo naujinimus, organizacijos pokyčius ar įvykius su konkrečia klientų ar darbuotojų grupe.
- Saugos grupės skirtos suteikti prieigą prie "Microsoft 365" išteklių ir palengvinti administravimą. Jie gali būti naudojami suteikiant prieigą prie svarbių įmonės išteklių, pvz., įrankių, portalų, ataskaitų, ir įrenginių, pvz., spausdintuvų.
- Saugos grupės su įgalintu el. paštu yra panašios į saugos grupes, tačiau turi papildomą galimybę siųsti el. laiškus visiems nariams. Jie gali būti naudojami siunčiant naujienas, akcijas ir įmonės naujienas pardavimo komandai.
Grupes galima kurti „Microsoft 365“ administravimo centre arba "Microsoft 365" programose, pvz., "Outlook", "Teams" ir kt. Galite kurti grupes internete arba vietoje atsižvelgiant į jūsų organizacijos nustatymus. Sukūrę galite įtraukti narių, nustatyti teises ir pradėti ją naudoti bendradarbiavimui, bendravimui ir išteklių bendrinimui.
Grupių savininkų, narių ir svečių vaidmenys
- Savininkas – grupės savininkas yra asmuo, kuris sukuria grupę ir gali ją visiškai valdyti. Savininkai gali įtraukti arba pašalinti narius, keisti grupės parametrus ir valdyti grupės išteklius, pvz., failus ir kalendorius.
- Narys – nariai yra žmonės, kuriuos savininkas įtraukė į grupę. Nariai gali pasiekti grupės išteklius ir dalyvauti grupės pokalbiuose.
- Svečias – svečiai yra žmonės, kurie nėra jūsų organizacijos nariai, bet jiems savininkas suteikė prieigą prie grupės išteklių. Svečius galima pakviesti prisijungti prie grupės ir bendradarbiauti vykdant konkrečius projektus arba pateikti atsiliepimų. Sužinokite daugiau apie tai, kaip įtraukti svečių į "Microsoft 365" grupes.
Grupių valdymas "Microsoft 365"
Galite kurti, valdyti ir galiausiai pašalinti grupę naudodami "Microsoft 365". Kurdamas grupę savininkas gali pasirinkti grupės tipą, įtraukti narių ir nustatyti teises. Sukūrus grupę, savininkas gali ją valdyti įtraukdamas arba pašalindamas narius, keisdamas grupės parametrus ir tvarkydamas išteklius, pvz., failus ir kalendorius. Tam tikru momentu grupė gali būti nebereikalinga, o savininkas gali pašalinti grupę, todėl ji bus pašalinta iš sistemos ir niekam nebus leidžiama pasiekti jos išteklių.
Svarbu atkreipti dėmesį, kad grupėms reikia, kad savininkas veiktų tinkamai. Jei grupė neturi savininko arba savininkas panaikinamas, automatizuota sistema grupei priskiria naują savininką. Šis procesas padeda išlaikyti grupių funkcionalumą ir užtikrina, kad visada būtų savininkas, atsakingas už grupės valdymą. Sužinokite daugiau apie tai, kaip valdyti "Microsoft 365" grupes be savininkų.