Informacijos teisių valdymas (IRM) neleidžia neįgaliotiems asmenims spausdinti, persiųsti ar kopijuoti slaptos informacijos. Teisės saugomos darbaknygėje, kurioje jas autentifikavo IRM serveris.
Naudodami IRM „„Microsoft 365““ galite tvarkyti XML dokumento specifikacijos (.xps) failų ir šių tipų failų teises:
-
Darbaknygės .xls
-
Darbaknygės .xlsx
-
Makrokomandas palaikanti darbaknygė .xlsm
-
Šablonas .xlt
-
Šablonas .xltx
-
Makrokomandas palaikantis šablonas .xltm
-
Ne XML dvejetainė darbaknygė .xlsb
-
Makrokomandas palaikantis papildinių .xla
-
Makrokomandas palaikantis papildinių .xlam
Kompiuterio konfigūravimas naudoti IRM
Norint naudoti IRM „„Microsoft 365““, minimaliai privaloma programinė įranga yra „Windows Rights Management Services“ (RMS) kliento 1 pakeitimų paketas (SP1). RMS administratorius gali konfigūruoti įmonei būdingą IRM strategiją, kuri apibrėžia, kas gali prieiti prie informacijos ir kokio lygio redagavimas leidžiamas el. laiške. Pvz., įmonės administratorius gali nustatyti teisių šabloną „Konfidenciali įmonės informacija“, kuris nurodo, kad el. laišką, kuriame taikoma ši strategija, gali atidaryti tik įmonės domeno vartotojai.
Teisių atsisiuntimas
Pirmą kartą bandydami atidaryti darbaknygę su apribotomis teisėmis, turite prisijungti prie licencijavimo serverio, kad patvirtintumėte kredencialus ir atsisiųstumėte naudojimo licenciją. Naudojimo licencija apibrėžia jums suteiktą prieigos prie failo lygį. Šis procesas yra būtinas kiekvienam failui, kurio teisės apribotos. Kitaip tariant, nenaudojant licencijos nebūtų galima atidaryti turinį su apribotomis teisėmis. Norint atsisiųsti teises, reikia, kad „„Microsoft 365““ nusiųstų jūsų kredencialus, įskaitant jūsų el. pašto adresą ir informaciją apie jūsų teises, licencijų serveriui. Darbaknygėje esanti informacija nesiunčiama į licencijavimo serverį.
Teisių į failų turinį apribojimas
IRM leidžia taikyti apribojimus vienam vartotojui, vienam failui arba grupei (grupės pagrindu turi būti reikalinga "Active Directory" katalogų tarnyba, kad būtų galima išplėsti grupę). Pavyzdžiui, darbaknygėje Ranjit sukuria, jis gali suteikti Helenai teisę skaityti, bet ne keisti. Tada Ranjit gali suteikti Bobby teisę redaguoti darbaknygę. Ranjit taip pat gali nuspręsti taikyti penkių dienų limitą helenos ir Bobbio prieigai prie darbaknygės.
-
Įrašykite darbaknygę.
-
Pasirinkite Failas > Informacija.
-
Pasirinkite Apsaugoti darbaknygę, nukreipkite žymiklį į Apriboti teises pagal žmones, tada pasirinkite Apribota prieiga.
-
Dialogo lange Teisės pasirinkite Apriboti šios darbaknygėsteises , tada kiekvienam vartotojui priskirkite norimus prieigos lygius.
-
Norėdami kam nors suteikti visas teises, dialogo lange Teisės pasirinkite Daugiau parinkčių ,tada stulpelyje "Access" lygis pasirinkite rodyklę, tada sąraše Prieigos lygis pasirinkite Visas valdymas.
-
Priskyrus teisių rinkinius, pasirinkite Gerai.
Rodoma pranešimų juosta, nurodanti, kad darbaknygė valdoma teisėmis. Jei turite atlikti darbaknygės prieigos teisių pakeitimus, pasirinkite Keisti teises.
Jei darbaknygė, turinti apribotas teises, persiunčiama neįgalioto asmens, rodomas pranešimas su autoriaus el. pašto adresu arba žiniatinklio svetainės adresu, kad asmuo galėtų prašyti teisės į darbaknygę.
Jei autorius pasirenka neįtraukti el. pašto adreso, teisės neturintys vartotojai gauna klaidos pranešimą.
Failo galiojimo pabaigos datos nustatymas
-
Atidarykite failą.
-
Pasirinkite Failas > Informacija.
-
Pasirinkite Apsaugoti darbaknygę, nukreipkite žymiklį į Apriboti teises pagal žmones, tada pasirinkite Apribota prieiga.
-
Dialogo lange Teisės pažymėkite žymės langelį Apriboti šios darbaknygės teises, tada pasirinkite Daugiau parinkčių.
-
Dalyje Papildomos vartotojų teisės pažymėkitežymės langelį Šios darbaknygės galiojimas baigiasi, tada įveskite datą.
-
Dukart pasirinkite Gerai.
Skirtingų „Windows“ vartotojo paskyrų naudojimas failų teisėms tvarkyti
-
Atidarykite dokumentą, darbaknygę arba pateiktį.
-
Eikite į Failo > Informacija.
-
Pasirinkite Apsaugoti darbaknygę, nukreipkite žymiklį į Apriboti teises pagal žmones, tada pasirinkite Valdyti kredencialus.
-
Atlikite vieną iš šių veiksmų:
-
Dialogo lange Vartotojo pasirinkimas pasirinkite norimos naudoti paskyros el. pašto adresą, tada pasirinkite Gerai.
-
Dialogo lange Vartotojo pasirinkimas pasirinkite Įtraukti, įveskite naujos paskyros kredencialus, tada dukart pasirinkite Gerai.
-
Turinio su apribotomis teisėmis peržiūra
Norėdami peržiūrėti teises valdomą turinį, kurį turite teises naudodami „Microsoft 365“, tiesiog atidarykite darbaknygę.
Jei norite peržiūrėti savo teises, pranešimų juostoje pasirinkite Peržiūrėti teises arba pasirinkite Šioje darbaknygėje yra teisių strategija, 
"Android" " „Microsoft 365“ " versijose visi IRM apsaugoti failai, kuriuos gaunate, bus atidaryti, jei esate prisijungę naudodami paskyrą, kuri turi teises į failą. Atidarius IRM apsaugotą failą, viršuje bus rodoma informacijos juosta, kurioje bus siūloma peržiūrėti šiame faile jums priskirtas teises.
Informacijos teisių valdymas (IRM) padeda atlikti šiuos veiksmus:
-
Neleidžia neįgaliotam apriboto turinio gavėjui persiųsti, kopijuoti, keisti, spausdinti, siųsti faksogramų ar įklijuoti turinį
-
Apriboti turinį, kad ir kur jis siunčiamas
-
Nurodyti failo galiojimo pabaigą, kad po tam tikro laiko nebūtų galima peržiūrėti turinį dokumentuose
-
Įgyvendinti įmonės strategijas, kurios kontroliuoja turinio naudojimą ir sklaidą įmonėje
IRM negali apsaugoti apriboto turinio nuo:
-
ištrynimo, vagystės, pagrobimo arba perdavimo naudojant kenkėjiškas programas, pvz., Trojos arklius, klavišų paspaudimų registruotuvus ir tam tikrų tipų šnipinėjimo programas;
-
praradimo arba iškraipymo dėl kompiuterinių virusų veiksmų;
-
rankinio kopijavimo arba perspausdinimo iš ekrano gavėjo ekrane;
-
skaitmeninio gavėjo fotografavimo (kai rodoma ekrane);
-
kopijavimo, naudojant trečiosios šalies ekrano fiksavimo programas.
