Galite rinkti arba atnaujinti informaciją, jei naudojate "Microsoft Access" 2007 arba "Access 2010" su "Microsoft Outlook 2007" arba "Microsoft Outlook" 2010. "Access" padės sukurti duomenų rinkinio formą ir nusiųsti formą į el. laišką. Kai jūsų el. pašto gavėjai pateiks užbaigtas formas, galite pasirinkti, kad surinkti duomenys būtų automatiškai apdorojami ir saugomi nurodytoje "Access" duomenų bazėje. Šiame duomenų rinkimo metode galite sutaupyti laiko ir pastangų, kurie paprastai įtraukiami į kopijavimo ir įklijavimo procesą arba neautomatinį duomenų įvedimo procesą. Toliau pateikiami keli scenarijai, kuriuose galite naudoti šį procesą duomenims rinkti:
Apklausos Galite atlikti apklausą ir kompiliuoti rezultatus pirmiausia sukurdami "Access" duomenų bazę su reikiamais lentelėmis, kad būtų saugomi rezultatai ir naudodami vediklį sugeneruokite apklausos formą, tada rašykite juos apklausos dalyviams. Kai dalyviai atsako, apklausos duomenys duomenų bazėje saugomi automatiškai.
Būsenos ataskaitos Nesvarbu, ar tai yra naujausia atsargų lygio būsena, ar naujausia informacija apie laukiančias problemas, jūsų komanda gali jus informuoti, atsiųsdama jums laiškus, kuriuose reguliariai pateikiama dabartinė informacija.
Įvykių valdymas Organizuodami konferenciją arba mokymą ar kitus renginius, galite siųsti vieną ar daugiau formų kaip el. laišką, kad surinktumėte kontaktinę informaciją, kelionės ir viešbučio nuostatas ir pan. Jei pasirinksite, kad atsakymai būtų apdorojami automatiškai, dalyviai gali pakeisti savo pageidavimus bet kuriuo metu nepranešę apie tai ir visada turėsite prieigą prie naujausių duomenų apie sprendimų priėmimą.
Šiame straipsnyje paaiškinama, ko reikia norint naudoti šį procesą, kaip pradėti naudoti vediklį, tada pateikiama papildoma informacija apie įvairius veiksmus, kad būtų galima atlikti kuo daugiau informacijos pasirenkant vediklį.
Pastaba: Negalėsite įtraukti surinktų duomenų, jei gavėjas naudojo "Hotmail" arba "Yahoo", kad atsiųstumėte duomenų rinkimo formą.
Prieš pradėdami
Jei pirmą kartą renkate duomenis naudodami el. laiškus, atlikite šiuos veiksmus:
-
Įsitikinkite, kad kompiuteryje įdiegėte šias taikomąsias programas:
-
"Access 2007" arba "Access 2010".
-
"Outlook 2007" arba "Outlook 2010". Turite įdiegti ir sukonfigūruoti "Outlook" kompiuteryje, kurį naudojate siųsdami el. laiškus. Jei "Outlook" įdiegta, bet dar nesukonfigūruota, paleiskite "Outlook" ir vykdykite "Outlook" paleisties vediklio nurodymus. Jei turite pagalbos dėl vedlio, skaitykite "Outlook" žinynas.
-
Jei planuojate naudoti "InfoPath" formą, įsitikinkite, kad įdiegėte "InfoPath 2007" arba naujesnę versiją ir gavėjams taip pat reikės įdiegti "InfoPath" savo kompiuteriuose.
-
El. pašto gavėjams turi būti "InfoPath" arba el. pašto klientas, kuris palaiko jų kompiuteriuose įdiegtą HTML formatą, kad galėtų peržiūrėti ir redaguoti formą.
Forma, naudojama duomenims rinkti naudojant el. laiškus, nėra "Access" forma. Vediklis sukuria specialią formą naudodami HTML arba "InfoPath" formatą.
Identifikuoti paskirties duomenų bazę. Duomenų bazė gali būti bet. mdb arba. accdb formatu. Be to,. mde ir. accde failai yra palaikomi. Jei nenorite naudoti esamos duomenų bazės, turite sukurti naują.
-
-
Nustatykite arba kurkite lenteles, kurias norite pateikti su duomenimis iš atsakymų į laiškus. Jei renkate duomenis esamoms lentelėms, įsitikinkite, kad lentelės nėra skirtos tik skaityti ir kad turite reikiamas teises įtraukti arba atnaujinti jų turinį.
Pastaba: Priedų, AutoNumber, OLE ir kelių reikšmių laukų tipų negalima surinkti naudojant el. laiškus
Jei jūsų duomenų rinkimo operacija užpildo dvi ar daugiau lentelių, turite sukurti atrankos užklausą ir naudoti ją kaip formos įrašo šaltinį. Įsitikinkite, kad užklausoje yra visi būtini laukai iš pagrindinių lentelių. Jei naudojate esamą užklausą, įsitikinkite, kad užklausa nėra skirta tik skaityti ir kad turite reikiamas teises įtraukti arba atnaujinti jos turinį. Daugiau informacijos, kaip sukurti užklausą pagal dvi ar daugiau lentelių, rasite straipsnyje Supažindinimas su užklausomis.
Saugokite duomenis kaip naujus duomenis šiais atvejais:
-
Jei duomenys bus užpildyti keliose lentelėse.
-
Jei paskirties lentelėje nėra pirminio rakto lauko. Pirminio rakto reikšmės būtinos norint susieti kiekvieną atsakymą į esamą įrašą. Jei jūsų paskirties lentelėje nėra pirminio rakto lauko, arba įtraukite jį dabar arba priskirkite esamą lauką, kuriame yra unikalios reikšmės kaip pirminis raktas.
-
Jei paskirties lentelėje nėra nė vieno įrašo. Jei lentelė tuščia, vediklis daro prielaidą, kad norite įtraukti įrašą.
-
Jei gavėjų el. pašto adresai nėra saugomi kaip duomenų bazės laukas. Renkant duomenis, kad būtų galima atnaujinti duomenis, negalėsite rankiniu būdu įvesti adreso vedlio sugeneruotame pranešime. Laukas Address turi būti paskirties lentelėje arba lentelėje, kurioje yra ryšys su paskirties lentele.
Darbo pradžia
-
Atidarykite duomenų bazę, kurioje bus saugomi surinkti duomenys.
-
Norėdami įtraukti duomenis į vieną lentelę, pasirinkite lentelę naršymo srityje. Norėdami užpildyti kelias susijusias lenteles, pasirinkite užklausą, kuri yra susieta su šiomis lentelėmis.
-
Norėdami paleisti vediklį, atlikite vieną iš šių veiksmų:
-
Skirtuko Išoriniai duomenys grupėje duomenų rinkimas spustelėkite Kurti el. paštą.
-
Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite lentelę arba užklausą, tada spustelėkite rinkti ir naujinti duomenis elektroniniu paštu.
Pastaba: Jei lentelėje nėra nė vieno lauko arba yra tik laukas Automatinis_numeravimas, OLE objektas, priedas arba kelių reikšmių peržvalgos lauko tipai, "Access" rodo šį pranešimą: pasirinktoje lentelėje arba užklausoje nėra laukų, kurie palaiko duomenų rinkimą naudodamas "e-mail".
-
Jei lentelėje yra laukų, kurie palaiko duomenų rinkimą, vediklis pradedamas. Jei paskirties lentelė palaiko ir duomenų įtraukimą, ir atnaujinimą, vediklis padės atlikti reikiamus veiksmus duomenims rinkti naudojant el. laiškus.
Vadovaukitės toliau pateikiamuose skyriuose kaip nuoroda į visus klausimus, kurie gali būti atlikti atliekant šiuos septynis pagrindinius proceso veiksmus.
Pasirinkite duomenų įvedimo formos, kurią norite nusiųsti, tipą
Pasirinkite formos tipą atsižvelgdami į tai, kaip patogu naudoti sau ir gavėjams.
Pasirinkti HTML formą HTML formą gali peržiūrėti ir redaguoti bet kuris vartotojas, kurio el. pašto klientas palaiko HTML
Pasirinkite "Microsoft InfoPath" formą Šią parinktį matysite tik tuo atveju, jei jūsų kompiuteryje įdiegta "InfoPath". Pasirinkite šią parinktį tik tuo atveju, jei jūsų gavėjai turi savo kompiuteriuose įdiegtą "InfoPath" ir "Outlook". "InfoPath" formoje galima geriau įvesti duomenis ir redaguoti aplinką,
Toliau rodomas vedlio puslapis priklauso nuo to, ar paskirties objektas palaiko duomenų atnaujinimą. Jei objektas yra užklausa, pagrįsta dviem ar daugiau lentelių, arba jei ji yra lentelė, kurioje nėra pirminio rakto lauko arba jame nėra jokių duomenų, vediklis prisiima, kad norite įtraukti naujų duomenų, ir paragina pasirinkti formos laukus. Visais kitais atvejais vediklis paragins nustatyti, ar norite įtraukti arba atnaujinti duomenis prieš prašydami pažymėti formos laukus.
Pasirinkimas, ar rinkti naujus duomenis, ar naujinti esamus duomenis
Nustatykite, ką norite daryti su duomenimis. Naudojamo formos tipas turi įtakos naujų įrašo, kurį gavėjas gali siųsti jums viename atsakyme, skaičiui. Atnaujinant duomenis, įrašo, kurį turi atnaujinti gavėjas, skaičius nurodo iš anksto užpildytų formų, kurios bus įtrauktos į laišką, skaičių.
Pastaba: Norėdami įtraukti naujų duomenų, įveskite el. pašto adresus, esančius el. laiško lauke, kai pranešimas sukuriamas. Norint atnaujinti esamus duomenis, gavėjų el. pašto adresai turi būti saugomi kaip laukas lentelėje arba užklausoje arba susijusioje lentelėje.
Norimų surinkti duomenų nurodymas
Renkantis į formą įtrauktinus laukus, nebūtina įtraukti visų formos laukų, kurie yra lentelėje arba užklausoje. Tačiau reikia laikytis šių sąlygų:
-
Privalomi laukai: Laukai, pažymėti žvaigždute (*) simboliu, yra privalomi laukai. Jei renkate naujus duomenis, vedlys automatiškai įtrauks visus laukus, kurių ypatybė būtina nustatyta kaip taip. Jei visi įrašo būtini laukai yra tušti, "Access" nepavyksta įtraukti įrašo į lentelę.
-
Nepalaikomi laukų tipai: Negalėsite įtraukti tam tikrų laukų tipų į formą, pvz., "AutoNumber", priedas, OLE objektas arba kelių reikšmių peržvalgos laukai.
-
Pirminio rakto laukas: Vartotojas galės įvesti reikšmę lauke, įtraukdamas įrašą; atsakymas nebus apdorotas, jei nurodyta reikšmė jau naudojama.
Pastaba: Jei nenorite, kad vartotojas pakeistų šio lauko duomenis, kiekvieno įtraukto lauko dalyje lauko ypatybėspažymėkite žymę ir spustelėkite tik skaityti .
Automatinio arba neautomatinio duomenų apdorojimo nurodymas
Galite pasirinkti automatinį arba rankinį atsakymų apdorojimą. Automatinis apdorojimas – kai gaunate atsakymus, "Outlook" ir "Access" veikia kartu, kad eksportuotumėte duomenis į duomenų bazės paskirties lenteles. Automatinio apdorojimo galite sutaupyti laiko ir pastangų. Rankinis apdorojimas reiškia, kad paleidžiate eksportavimo operaciją, kad perkeltumėte duomenis iš nurodyto aplanko programoje "Outlook" į paskirties lentelę programoje "Access".
Atsakymai sėkmingai eksportuojami į paskirties lentelę, jei tuo metu, kai atsakymai pasiekia jūsų pašto dėžutę, tenkinamos toliau nurodytos sąlygos:
-
"Outlook" jau turi veikti jūsų kompiuteryje. Jei "Outlook" nepaleista, apdorojimas pradedamas, kai tik paleisite programą "Outlook".
-
"Access" turi būti apsaugota slaptažodžiu ir jos negalima atidaryti išskirtiniu režimu. Duomenų bazės pavadinimas arba vieta neturi būti pakeista po to, kai išsiuntėte laišką.
-
Lentelių ir užklausų pavadinimai ir į formą įtrauktų laukų ypatybės neturi būti pakeistos po to, kai išsiuntėte laišką.
-
Turite turėti reikiamas teises, kad įtrauktumėte arba atnaujintumėte pagrindinių lentelių ir užklausų turinį.
Pastaba: Jei nepavyksta automatiškai apdoroti, pabandykite išspręsti problemas, tada neautomatiškai eksportuokite nepavykusias pastabas. Visi atsakymai, kurie pasiekia jūsų aplanką Gauta po to, kai išspręsite problemas, ir toliau apdorojami automatiškai.
Nustatykite ypatybes, kad būtų valdomas Automatinis atsakymų apdorojimas
Norėdami nurodyti kitą "Outlook" aplanką, kuriame saugomi atsakymai, skirtuke nurodyti, kaip norite apdoroti atsakymų vedlio puslapį, spustelėkite aplanko pavadinimą. Dialogo lange pasirinkti aplanką arba pasirinkite kitą aplanką, arba spustelėkite naujas , kad sukurtumėte naują aplanką.
Jei spustelėsite nustatyti ypatybes, kad būtų valdomas Automatinis atsakymų apdorojimas , siekiant pakeisti arba pakoreguoti importavimo parametrus, skaitykite toliau pateiktoje lentelėje informaciją apie galimas parinktis:
|
Parinktis |
Rezultatas |
|---|---|
|
Atmesti atsakymus iš tų, kuriems nesiuntėte pranešimo |
Pažymėkite šį žymės langelį, jei norite, kad būtų automatiškai apdorojami tik tie atsakymai, kuriuos atsiuntė pradiniai jūsų laiško gavėjai. Kitų žmonių atsakymai saugomi paskirties aplanke, bet nėra automatiškai apdorojami. |
|
Kelių gavėjų atsakymų priėmimas |
Pažymėkite šį žymės langelį, jei norite automatiškai apdoroti tik pirmą kiekvieno gavėjo atsakymą. Antrasis ir vėlesni atsakymai saugomi paskirties aplanke, bet automatiškai neapdorojami. Pastaba: Šis parametras tik kontroliuoja atsakymų skaičių, o ne vieno atsakymo, kuris apdorojamas, skaičių. Kitaip tariant, jei siunčiate "InfoPath" formą, vartotojas gali siųsti jums kelis vieno atsakymo duomenis, o "Access" automatiškai apdoros visus atsakymo duomenis, net jei šis žymės langelis nepažymėtas. |
|
Leisti tik esamų duomenų naujinimus |
Kai gavėjai naudoja "InfoPath" formą duomenims naujinti, jie gali išsiųsti naujus įrašus be esamų įrašo naujinimų. Pažymėkite šį žymės langelį, kad apdorotumėte tik esamų įrašus. |
|
Apdorojamų atsakymų skaičius |
Įveskite bendrą atsakymų skaičių (iš visų gavėjų), kuriuos norite automatiškai apdoroti. Jei norite, kad visi atsakymai būtų apdorojami automatiškai, įveskite didelę reikšmę, pvz., 5000, teksto lauke. Atsakymai, gauti pasiekus nurodytą reikšmę, saugomi paskirties aplanke, bet automatiškai neapdorojami. |
|
Data ir laikas, kada reikia baigti |
Nurodymas, ar Automatinis atsakymų apdorojimas turėtų stabdyti šį laišką. Atsakymai, gauti po šios datos ir laiko, saugomi paskirties aplanke, bet nėra automatiškai apdorojami. |
Norėdami pakeisti šias parinktis vėliau, skirtuko Išoriniai duomenys grupėje duomenų rinkimas spustelėkite tvarkyti atsakymus. Dialogo lange Tvarkyti duomenų rinkimo pranešimus pasirinkite pranešimą, kurio parametrus norite keisti, ir spustelėkite pranešimų parinktys. Keitimai, kuriuos atliekate dialogo lange, paveikia visus vėlesnius atsakymus, kuriuos gavote šiam pranešimui.
Atsakymų apdorojimas rankiniu būdu
Norėdami valdyti, kada ir kokie atsakymai yra apdorojami, nežymėkite parinkties Automatinis procesas. Atsakymai bus saugomi nurodytame aplanke programoje "Outlook", kol pažymėsite ir dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite kiekvieną atsakymą aplanke, tada kontekstiniame meniu spustelėkite eksportuoti duomenis į "Microsoft Access" .
Kai kuriais atvejais taip pat gali reikėti rankiniu būdu apdoroti atsakymus, kurių nepavyko apdoroti automatiškai.
Prieš eksportuojant duomenis Prisiminkite:
-
"Access" duomenų bazė neturi būti atidaroma išskirtiniu režimu, o duomenų bazės pavadinimas arba vieta neturi būti pakeista po to, kai išsiuntėte laišką.
-
Lentelių ir užklausų pavadinimai ir į formą įtrauktų laukų ypatybės neturi būti pakeistos po to, kai išsiuntėte laišką.
-
Turite turėti reikiamas teises, kad įtrauktumėte arba atnaujintumėte pagrindinių lentelių ir užklausų turinį.
Pasirinkite, kaip norite nustatyti gavėjų el. pašto adresus
Jei renkate tik naują informaciją, galite nurodyti el. pašto adresus dviem būdais:
-
Įveskite el. pašto adresus atskirai "Outlook" el. laiške arba pasirinkite adresus iš adresų knygelės.
-
Naudokite el. pašto adreso lauką dabartinės "Access" duomenų bazės lentelėje arba užklausoje.
Pastaba: Renkant duomenis, kad būtų atnaujinti esami registrai, šio dialogo lango nematote, nes gavėjų el. pašto adresai pirmiausia turi būti prieinami kaip duomenų bazės laukas.
El. pašto adresų įvedimas tiesiogiai programoje "Outlook"
Jei nurodote gavėjus programoje "Outlook", galite peržiūrėti ir tinkinti pranešimą prieš siųsdami. El. laiško tekste yra trumpas įvadas ir forma. Rekomenduojama neatlikti jokių formos pasikeitimų. Pakeitus formos struktūrą, atsakymas nebus apdorotas.
Duomenų bazės lauke saugomų el. pašto adresų naudojimas
Parinktis, kad pasirinktumėte susietąją lentelę , susijusi su lentelėmis, kurios yra susijusios. Norėdami peržiūrėti arba redaguoti lentelių ryšius duomenų bazėje, duomenų bazės įrankiai. Skirtuko grupėje ryšiai spustelėkite ryšiai
Daugiau informacijos apie ryšius ieškokite straipsnyje lentelių ryšių vadovas.
Gavėjų sąrašo peržiūra ir nurodymas
Galutinis svarbus žingsnis – peržiūrėti ir tinkinti el. laišką, pakoreguoti gavėjų sąrašą ir siųsti duomenų rinkimo pranešimą.
El. laiško kūrimas ir siuntimas
Kai vediklis praneša, kad dabar galite kurti el. laišką ir rodoma, kaip peržiūrėti el. pašto būseną naudojant komandą tvarkyti atsakymus , gali būti rodomi keli įspėjamieji pranešimai. Toliau pateiktoje lentelėje aprašomi kiekvienas įspėjimas ir veiksmas, kurį galite atlikti norėdami jį išspręsti:
|
Įspėjimo pranešimas |
Aprašas |
S olavimas |
|---|---|---|
|
Kai kuriuose įrašuose nėra galiojančio adreso lauke konkretus elektroninio pašto adresas. Šioms eilutėms nebus pateikti jokie duomenys. |
Jūsų pasirinktame lauke e-mail address yra neapibrėžtų reikšmių. |
Jei norite surinkti duomenis kiekvienam įrašui, išeikite iš vedlio ir pakeiskite neapibrėžtas reikšmes naudodami el. pašto adresus. Paleiskite vediklį dar kartą. |
|
Šiuo metu duomenų bazėje turite išskirtinį užraktą; automatinis apdorojimas nepavyks, kol bus išleistas užraktas. |
Jūs turite duomenų bazę, kuri šiuo metu atidaroma išskirtiniu režimu. |
Jei pasirinkote, kad atsakymai būtų apdorojami automatiškai, apdorojimas nepavyksta, nes "Access" negali įtraukti arba atnaujinti duomenų bazės, kurioje yra išskirtinis užraktas. Neišimtinio režimo duomenų bazės uždarymas ir atidarymas iš karto, kai siunčiamas pranešimas |
|
Šiuose el. laiškuose gali būti konfidencialių arba slaptų duomenų. |
Renkate duomenis, kad atnaujintumėte esamus duomenis, o forma, kurią ketinate išsiųsti, bus iš anksto atlikta su esamais duomenimis. |
Jei kai kuriuose formos laukuose yra slapti duomenys, grįžkite į vediklio veiksmą, kur pasirinkote laukus, ir pašalinkite laukus, kuriuose yra slaptų duomenų iš formos |
Kai peržiūrite ir tinkinate laišką, galite filtruoti lauką el. pašto adresas ir pasirinkti gavėjus. Pasirinkite norimus naudoti el. pašto adresus pažymėdami atitinkamus žymės langelius. Jei matote dialogo langą, kuriame išvardyti negaliojantys elektroninio pašto adresai, užsirašykite sąrašo adresus ir spustelėkite išeiti. Patikrinkite netinkamus adresus, atlikite reikiamus pataisymus ir bandykite dar kartą persiųsti laišką.
