„Outlook“ kalendoriaus visiškai integruoja el. paštą, kontaktus ir kitas funkcijas. Dėl šios integracijos kalendorius yra viena iš populiariausių „Outlook“ priemonių. Šiame straipsnyje padėsime jums naudotis įvairiomis "Calendar" funkcijomis. Be to, pristatysime kalendoriaus patobulinimus, kurie buvo atlikti, kad jūsų naudojimas būtų nuoseklesnis.
Darbas su vadovo / atstovo scenarijumi
Jeigu jūsų organizacija leidžia, konfigūruokite „Outlook“, kad galėtumėte prisijungti prie savo „Exchange“ pašto dėžutės naudodami talpyklinį „Exchange“ režimą. Jis užtikrins geriausią veikimą.
Naujesnėse "Microsoft Outlook", "„Microsoft“ Entourage", "Outlook for iOS", "Outlook for Android" ir "Microsoft Outlook for Mac" versijose yra daug atstovo funkcijos patobulinimų.
Naujiems modelių bendrinimo scenarijams (REST) rekomenduojama naudoti supaprastintus teisių lygius (galima redaguoti, peržiūrėti pavadinimus, vietas ir t. t.), o ne tinkinti teises atstovams. Pasirinktiniai teisių rinkiniai nepalaikomi bendrinant naujus modelius ir gali lemti netikėtus rezultatus. Techniškai keli to paties vadovo atstovai gali naudoti senojo modelio (MAPI) ir naujojo modelio (REST) bendrinimo derinį. Rekomenduojame visus vadovo / atstovo ryšius sukonfigūruoti naudojant naująjį bendrinimo modelį.
Apribokite atstovų skaičių
„Outlook“ neriboja įtraukiamų atstovų skaičiaus. Tačiau rekomenduojame redaktoriaus teises suteikti vienam (1) atstovui. Tada galėsite sekti, kada ir kaip apdorojamas susitikimas. Atsižvelgiant į tai, kad atstovas gali naudoti kelis įrenginius jūsų duomenims pasiekti, jei būtų daug atstovų, turinčių redaktoriaus teises, būtų sunku nustatyti, kodėl trūksta susitikimų arba kodėl jie pasenę.
Net jeigu redaktoriaus teises suteiksite vienam atstovui, stenkitės neįtraukti daug atstovų, turinčių peržiūrėtojo ar bendraautoriaus teises. Jei įtrauksite daug atstovų, gali būti išnaudoti kiti ištekliai. Pavyzdžiui, gali būti pasiekta riba, taikoma taisyklių duomenims. Kai įtraukiate atstovą, įvyksta įvairūs pakeitimai.
- „Outlook“ pritaiko teises atitinkamiems aplankams.
- „Active Directory“ atributas PublicDelegates atnaujinamas, kad atstovui būtų suteiktos teisės „Siųsti šio asmens vardu“.
- „Outlook“ įtraukia atstovą į vadovo pašto dėžutės persiuntimo taisyklę. Tada susitikimo užklausos bus persiunčiamos atstovui.
- „Outlook“ įrašo papildomą atstovo informaciją vadovo pašto dėžutėje.
Visų šių komponentų sritys turi skirtingas ribas. Priartėjus prie šių ribų gali sutrikti veikimas ir stabilumas.
Pastabos.
- Produkto kūrimo ir tikrinimo metu „„Microsoft““ daugiausiai naudojo keturis (4) atstovus. Be to, atstovai naudojo tik programą „Outlook“. Įrenginiai tikrinant nebuvo naudojami.
- Jeigu redaktoriaus teises turintis atstovas turi būti laikinai ar neribotam laikui pakeistas, pakeiskite teises iš Redaktorius į Peržiūrėtojas arba nėra. Tada suteikiteredaktoriaus teises naujam ar pavaduojančiam atstovui.
Pastaba
Nepalaikomas saugos grupės nustatymas kaip atstovo; Vietoj to, atskiri vartotojai turėtų būti sukonfigūruoti kaip atstovai.
Darbas su pasikartojančiais susitikimais
Pabaigos datų nustatymas ir pasikartojimų skaičiaus apribojimas
"Outlook" leidžia lengvai planuoti susitikimą, kuriame yra keli reguliarūs įvykiai. Rekomenduojame visada nustatyti pabaigos datą ir apriboti pasikartojančių sekų skaičių iki konkretaus įvykių skaičiaus. Tikėtina, kad tam tikru metu reikės modifikuoti pasikartojančius susitikimus. Pvz., dalyviai bus įtraukti į vieną renginį arba iš jo pašalinti, arba susitikimo vieta ar laikas pasikeis dėl atostogų datos ar nenumatytų aplinkybių. "Outlook" įrašo kiekvieną iš šių unikalių keitimų kaip susitikimo išimtį. Susitikimai su labai dideliu išimčių skaičiumi baigiasi sunkiai valdomais susitikimais. Be to, gali pradėti taikyti neįprastą veikimą. Visada galite sukurti naują susitikimų seką, kai baigiasi dabartinis. Galvodami apie įvykių skaičių, atsižvelkite į dažnumą. Per metus du kartus per savaitę vykstančiuose susitikimuose įvyks maždaug 90 įvykių daugiau nei tame pačiame mėnesio susitikime.
Pasikartojančio susitikimo užbaigimas iki pradinės pabaigos datos
Jūs galite atšaukti pasikartojantį susitikimą, tačiau geriau yra pakeisti sekos pabaigos datą. Tada jūs ir dalyviai galėsite išsaugoti informaciją apie praeityje įvykusius susitikimus. Jei visiškai atšauksite pasikartojantį susitikimą, jo retrospektyva bus prarasta. Geriausia – nustatyti naują pabaigos datą ir išsiųsti naujinimą visiems dalyviams. Tada susitikimų serija bus užbaigta anksčiau, išlaikant ankstesnių susitikimų informaciją.
Pastaba
- Jei užbaigsite susitikimų seriją anksčiau, su pasikartojančiu susitikimu susijusios išimtys bus prarastos. Jei norite sužinoti daugiau apie išimtis, žr. anksčiau pateiktą skyrių "Pabaigos datų nustatymas ir pasikartojimų skaičiaus apribojimas".
- Ši geriausia praktika taip pat taikoma, kai norite pakeisti esamos susitikimų sekos temą. Anksčiau užbaikite susitikimų seriją ir sukurkite naują pasikartojantį susitikimą naudodami kitą temą.
Jei norite gauti daugiau informacijos apie visų būsimų serijos susitikimų atšaukimą, žr.: Visų būsimų susitikimų pasikartojančių susitikimų serijoje atšaukimas
Organizatoriaus pakeitimas
„Outlook“ nepateikia būdo susitikimo organizatoriui pakeisti. Norėdami pakeisti pasikartojančio susitikimo organizatorių, užbaikite pasikartojantį susitikimą. Norėdami tai padaryti nustatykite ankstesnę pabaigos datą ir išsiųskite naujinimą visiems dalyviams. Atlikus šį veiksmą, naują pasikartojantį susitikimą turėtų sukurti naujas organizatorius.
Jei norite gauti daugiau informacijos apie ankstesnės pabaigos datos nustatymą, žr. Susitikimo atšaukimas
Pasikartojančio susitikimo nenaudojimas priedams bendrinti
Dėl priedų pasikartojančių susitikimų išimtys tampa sudėtingesnės. Kiekvienoje išimtyje yra atskira priedų kopija. Kai išimtys įtraukiamos į pasikartojančius susitikimus, sukuriamos naujos priedų kopijos. Jei atliekate keitimus viename priedų rinkinyje, šie keitimai nėra išplatinami į kitas išimtis. Jei reikalaujate, kad visi dalyviai turėtų naujausią bet kurio susitikimo keitimų kopiją, rekomenduojama, kai įmanoma, įrašyti priedus į "SharePoint" arba "„OneDrive“" ir bendrinti su saitu.
Pastaba
Veiksmai, susiję su priedų įtraukimu ir pašalinimu į atskirus, nepasikartojančius susitikimus, yra visiškai palaikomi.
Visų susitikimo užklausų ir atšaukimų apdorojimas
Nors susitikimo užklausą galite panaikinti tiesiai iš aplanko „Gauta“, susitikimo užklausą turėtumėte tinkamai apdoroti ją priimdami arba atmesdami. Norėdami apdoroti susitikimų atšaukimus aplanke „Gauta“, visada naudokite komandą „Šalinti iš kalendoriaus“. Stenkitės neapdoroti susitikimų kalendoriaus modulyje.
Susitikimų kopijavimo vengimas
„Outlook“ pašalina visus susitikimo kopijos ir pradinio susitikimo saitus. Tai padeda išvengti nenuoseklumų. Naujesnėse „Outlook“ versijose prie temos pridedama teksto eilutė „Kopija:“. Taip lengviau atskirti susitikimo kopijas.
Nuo "Outlook" 2311 versijos susitikimų kopijavimas nebepalaikomas. Tai yra sąmoningas pakeitimas, neleidžiantis kopijuoti susitikimų. Veiksmai, susiję su susitikimų kopijomis, pateikia nenumatytų rezultatų, todėl rekomenduojame nekopijuoti susitikimų. Tai ilgalaikė dokumentais pagrįsta geriausia praktika. Kad apribotų netikėtus rezultatus, "Outlook" komanda blokuoja susitikimų kopijavimą.
Daugiau informacijos apie naujausią naujinimą, skirtą blokuoti susitikimų kopijavimą, žr.:
"Outlook" blokuoja susitikimų kopijavimą naudojant pranešimą "Susitikimų kopijavimas nepalaikomas".
Susitikimo užklausų persiuntimas
Jeigu susitikimas persiunčiamas asmeniui, kuris nėra pakviestas į susitikimą, "Outlook" siunčia susitikimo persiuntimo pranešimą susitikimo organizatoriui. Kai organizatorius gauna susitikimo pranešimą, naujasis dalyvis įtraukiamas į organizatoriaus susitikimą. Jei esami dalyviai turi žinoti apie naują įtrauktą dalyvį, organizatorius turi atidaryti susitikimą ir nusiųsti jo naujinimą visiems dalyviams.
Pastaba
- Organizatoriams nerekomenduojama persiųsti savo kalendoriaus įvykių, nes gali atsirasti netikėtų veiksmų. Vietoj to, organizatoriai turėtų naudoti laukus Privalomi / Pasirinktiniai, kad įtrauktų arba pašalintų dalyvius. Tai taip pat taikoma atstovui, tvarkančiam kalendorių organizatoriaus vardu.
- Jei norite, kad kas nors sužinotų apie susitikimą, tačiau nenorite jų kviesti, tiesiog nuvilkite susitikimo užklausą iš savo kalendoriaus ant pašto piktogramos apatinėje kairiojoje „Outlook“ pusėje. Bus atidarytas el. laiškas su informacija apie susitikimą, kurį galite išsiųsti. Atminkite, kad šis el. laiškas neįtraukia gavėjų į susitikimą, tiesiog pateikia susitikimo informaciją, pvz., datą, laiką, temą ir dienotvarkę.
„Microsoft Exchange“ vartotojams
Į „Microsoft Exchange Server 2007“, kaip kalendoriaus tvarkytuvo funkcija, taip pat įtraukti pranešimai apie susitikimo persiuntimą. Jei „Exchange“ administratorius sukonfigūravo, ir jungdamiesi prie „Exchange Server“ organizacijos pašto dėžutės naudojate „Outlook“, pranešimui apie susitikimo persiuntimą gali būti taikomi „Exchange“ parametrai. Pavyzdžiui, „Exchange“ administratorius gali uždrausti siųsti pranešimus apie susitikimo persiuntimą į nuotolinius domenus.
Paprastai rekomenduojame, kad dalyvis nepersiųstų susitikimo, jei jis nepriklauso tai pačiai „Exchange“ organizacijai, kaip organizatorius, nebent tenkinamos visos toliau nurodytos sąlygos:
- Dalyvis naudoja „Microsoft Outlook 2010“ arba naujesnę.
- Dalyvio "Exchange" administratorius leidžia siųsti pranešimus apie susitikimo persiuntimą į nuotolinius domenus.
- Organizatorius naudoja „Microsoft Outlook“ klientą.
Jei dalyvis naudoja ne „Exchange“ pašto sistemą, paprastai rekomenduojame nepersiųsti susitikimo, nebent tenkinamos visos toliau nurodytos sąlygos.
- Dalyvis naudoja „Microsoft Outlook 2010“ arba naujesnę.
- Organizatorius naudoja „Microsoft Outlook“ klientą.
Jei dėl kokios nors priežasties organizatorius negauna pranešimo apie susitikimo persiuntimą, susitikimo dalyviai nėra įtraukiami į organizatoriaus susitikimą. Jei organizatorius vėliau pakeičia susitikimą ir siunčia naujinimą, naujinimas išsiunčiamas tik pradiniams pakviestiesiems. Dalyviai, kurie anksčiau gavo persiųstą susitikimo kopiją, naujinimo negaus.
Jei anksčiau išvardyti apribojimai neleidžia sėkmingai ir nuosekliai persiųsti susitikimo kvietimų, geriausia tiesiog paprašyti susitikimo organizatoriaus įtraukti norimus dalyvius. Svarbu paprašyti susitikimo organizatoriaus įtraukti norimus dalyvius, jei nesate tikri, kad jūsų ir pageidaujamų dalyvių aplinkos atitinka anksčiau išvardytas sąlygas.
Pastaba
„Outlook“ atstovai pranešimų apie susitikimo persiuntimą negauna.
Papildomos rekomendacijos „Microsoft Exchange“ vartotojams
Prie jūsų kalendoriaus prijungtų įrenginių tvarkymas
Įsitikinkite, kad bet kuriame prie jūsų kalendoriaus jungiamame įrenginyje yra įdiegti visi naujausi naujinimai. Kai kuriuose įrenginiuose sinchronizavimui su kalendoriumi ir kitais aplankais naudojama „Exchange ActiveSync“. Tarp šių įrenginių yra "Outlook for iOS", "Outlook for Android", "Apple iOS" ir "Android" įrenginiai. „Research In Motion“ (RIM) „BlackBerry“ ir kiti įrenginiai taip pat gali būti sinchronizuojami su kalendoriumi.
Pastaba
Kai kuriais atvejais keli „Outlook“ klientai ir įrenginiai gali vienu metu modifikuoti elementus, o tai gali sukelti nesuderinamumų. Kad taip neatsitiktų, neapdorokite to paties elemento dviejuose ar keliuose klientuose ar įrenginiuose per sąlyginai trumpą laikotarpį.
Su „Outlook“ integruojamų priedų tvarkymas
Dauguma, jei ne visi, „Outlook“ priedai turi prieigą prie „Outlook“ duomenų. Priedas gali pakeisti tuo pačiu metu programoje „Outlook“ ar kitame įrenginyje redaguojamą „Outlook“ elementą. Dėl to gali atsirasti nesuderinamumų. Kad taip neatsitiktų, įdiekite naujausius su „Outlook“ integruojamų priedų ar programų naujinimus. Pašalinkite arba išjunkite tokias programas ir priedus, kurių nenaudojate arba kurių nereikia integruoti su „Outlook“.
Pastaba
Kai kuriais atvejais keli „Outlook“ klientai ir įrenginiai gali vienu metu modifikuoti elementus, o tai gali sukelti nesuderinamumų. Kad taip neatsitiktų, neapdorokite to paties elemento dviejuose ar keliuose klientuose ar įrenginiuose per sąlyginai trumpą laikotarpį.