"Outlook" viešieji aplankai suteikia puikią vietą rinkti, tvarkyti ir bendrinti informaciją apie konkrečias organizacijos temas arba projektus. "Viešas" šiuo atveju reiškia, kad jį gali matyti visi organizacijos nariai, o ne visas pasaulis. Kai paskelbiate pranešimą viešajame aplanke, jo niekam el. paštu neišsiųsite, todėl niekieno aplankas Gauta nebus perpildytas. Vietoj to, žmonės gali patikrinti aplanką kaskart, kai nori ieškoti įdomių įrašų.
Svarbu
Jei norite viešuosius aplankus naudoti programoje „Outlook“, jums reikės „Microsoft Exchange Server“ ir „Exchange“ el. pašto abonemento. Dauguma namų ir asmeninių el. pašto abonementų nenaudoja "Exchange".
1 veiksmas. Susisiekite su savo "Exchange" administratoriumi
Jūsų organizacija gali neleisti viešųjų aplankų arba galbūt yra nustačiusi jų naudojimo strategiją. Kreipkitės į administratorių, kad eitumėte teisingu keliu. Jei jūsų organizacija leidžia ir palaiko viešųjų aplankų naudojimą, bet aukščiausio lygio viešojo aplanko dar nėra, paprašykite "Exchange" administratoriaus jį sukurti.
Kai aukščiausio lygio aplankas bus pasiekiamas, tiesiog paspauskite Ctrl + 6, kad peržiūrėtumėte jį ir jo turinį "Outlook" aplankų srityje.
2 veiksmas. Aplanko kūrimas ir pavadinimo suteikimas
Paspauskite Ctrl + 6, kad aplankų srityje pamatytumėte viešuosius aplankus .
Svarbu
Jei aplankų srityje nematote viešųjų aplankų sekcijos, kreipkitės į vietinį "Exchange" el. pašto administratorių. Jie turi jums tai nustatyti.
Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite Viešieji aplankai, tada spustelėkite Naujas aplankas.
Pavadinkite aplanką ir spustelėkite Gerai.
Patarimas
- Viešąjį aplanką galite įtraukti į Parankinių aplankus. Tada naudodami "Outlook Web App" tuose pačiuose viešuosiuose aplankuose galėsite atlikti tam tikras funkcijas, pvz., kurti, naujinti arba naikinti elementus. Šiuos veiksmus galima atlikti viešuosiuose aplankuose Calendar, Contact, Mail ir Post.
- Norėdami įtraukti viešąjį aplanką į parankinius, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite aplanką, tada pasirinkite Įtraukti į parankinius....
- Informacijos, kaip naudoti parankinius aplankus programoje "Outlook Web App", rasite Darbas su laiškų aplankais programoje "Outlook Web App".
3 veiksmas: nustatykite aplankų teises vartotojams ir grupėms
Pagal numatytuosius nustatymus "Outlook" suteikia teises tik jums, kaip viešojo aplanko kūrėjui, todėl turite konkrečiai suteikti teises žmonėms, kad jie galėtų skaityti ir skelbti aplanko turinį. Sužinokite, kaip keisti viešojo aplanko teises.
Darbo pradžia naudojant viešuosius aplankus
Toliau pateikiami keli tipiški viešųjų aplankų naudojimo organizacijoje būdai:
Diskusijos internete
Išsaugokite kiekvieną diskusijos temą atskirame poaplankyje. Jei reikia, nustatykite kiekvieno poaplankio teises (galite apriboti prieigą prie aplankų, kuriuose yra konfidencialios arba slaptos informacijos). Tema gali turėti savo moderatorių, kuris kontroliuoja, ar skelbiamas elementas, ir panaikina įrašus, kurie neatitinka organizacijos standartų arba pažeidžia politiką.
Kalendorių, kontaktų sąrašų ir užduočių sąrašų bendrinimas
Prie skelbimų pridėkite kalendorius, kontaktus ir užduotis arba užduočių sąrašus, kad bendrintumėte informaciją su žmonėmis, turinčiais prieigą prie aplanko. Tokio tipo centralizuota vieta palengvina bendravimą ir bendradarbiavimą vykdant komandinius projektus.
Pašto ir viešųjų aplankų skirtumai
- Kai perjungiate iš el. pašto aplanko į viešąjį aplanką, mygtukas Naujas skelbimas virš aplankų srities pasikeičia į Naujas el. laiškas , nes paprastai viešajame aplanke skelbiate elementus, o ne siunčiate el. laiškus.
- Atsakant į viešajame aplanke esantį skelbimą, mygtuko Atsakyti visiems nėra. Kiekvienas, peržiūrintis aplanko turinį, gali matyti jūsų skelbimą.