Izmēģiniet!
Datu bāzes un tīmekļa lietotnes var sniegt lielas uzņēmējdarbības priekšrocības. Datu bāzes noformējums ir ļoti svarīgs jūsu mērķu sasniegšanai, neatkarīgi no tā, vai vēlaties pārvaldīt darbinieku informāciju, sniegt iknedēļas atskaites par datiem vai izsekot klientu pasūtījumus. Veltot laiku, lai izprastu datu bāzes noformējumu, varēsit izveidot datu bāzes, kas darbojas pareizi jau pirmajā reizē un atbilst mainīgajām vajadzībām.
Svarīgi!
Access tīmekļa lietojumprogrammas atšķiras no datora datu bāzēm. Šajā rakstā nav sniegta informācija par tīmekļa lietojumprogrammu noformējumu.
Jēdzieni un termini
Iesākumā apgūsim dažus pamatterminus un jēdzienus. Lai izveidotu noderīgu datu bāzi, ir jāizveido tabulas, kas koncentrējas uz vienu tēmu. Tabulās visi nepieciešamais dati tiek tverti laukos, kuros ir pēc iespējas mazāka datu vienība.
| Relāciju datu bāzes | Datu bāze, kurā dati ir sadalīti tabulās, kas ir kā izklājlapas. Katrā tabulā ir tikai viena tēma, piemēram, klienti (viena tabula) vai produkti (cita tabula). |
|---|---|
| Ieraksti un lauki | Tabulā esošo diskrēto datu krātuve. Rindās (vai ierakstos) tiek glabāts katrs unikālais datu punkts, piemēram, klienta vārds. Kolonnas (vai lauki) izolē tverto informāciju par katru datu punktu pēc iespējas mazākā mērvienībā — vārds var būt vienā kolonnā, bet uzvārds var būt citā. |
| Primārā atslēga. | Vērtība, kas nodrošina, ka katrs ieraksts ir unikāls. Piemēram, varētu būt divi klienti ar vienādu vārdu, Elizabete Andersena. Bet vienā no Elizabetes Andersenas ierakstiem ir skaitlis 12 kā primārā atslēga, bet otram ir primārā atslēga 58. |
| Vecākobjekta-bērnobjekta attiecības | Kopīgas relācijas starp tabulām. Piemēram, vienam klientam var būt vairāki pasūtījumi. Vecāktabulām ir primārās atslēgas. Bērntabulām ir ārējās atslēgas, kas ir primārās atslēgas vērtības, kas parāda, kā bērntabulas ieraksti ir saistīti ar vecāktabulu. Šīs atslēgas saista relācija. |
Kā vislabāk veidot datu bāzi?
Labas datu bāzes izveidei ir svarīgi divi principi:
- Izvairieties no informācijas dublikātiem (tiek dēvēti arī par liekajiem datiem). Tas nevajadzīgi aizņem vietu un palielina kļūdu iespējamību.
- Pārliecinieties, vai dati ir pareizi un pilnīgi. Vaicājumos un ziņojumos ieplūst nepilnīga vai kļūdaina informācija, kas galu galā var novest pie nepareizi informētiem lēmumiem.
Lai palīdzētu atrisināt šīs problēmas:
- Sadaliet datu bāzes informāciju tabulās pēc tēmas ar šauru fokusu. Izvairieties no informācijas dublēšanas vairākās tabulās. (Piemēram, klientu vārdiem jābūt iekļautiem tikai vienā tabulā.)
- Savienojiet tabulas, izmantojot taustiņus, nevis dublējiet datus.
- Iekļaujiet procesus, kas atbalsta un nodrošina datu bāzes informācijas precizitāti un integritāti.
- Noformējiet savu datu bāzi, ņemot vērā savas datu apstrādes un atskaišu vajadzības.
Lai uzlabotu datu bāzu ilgtermiņa lietderību, veiciet šīs piecas noformēšanas darbības:
1. darbība. Datu bāzes mērķa noteikšana
Pirms sākat, izvirziet mērķi savai datu bāzei.
Papildinformācija
Lai savā noformējumā vienmēr atspoguļotu datu bāzes mērķi, apkopojiet datu bāzes mērķi un bieži skatiet kopsavilkumu. Ja vēlaties, piemēram, nelielu datu bāzi mājas uzņēmumam, varat uzrakstīt kaut ko vienkāršu, piemēram: "Klientu datu bāze glabā klientu informācijas sarakstu, lai izveidotu pasta sūtījumus un atskaites." Uzņēmuma datu bāzei var būt nepieciešamas vairākas rindkopas, lai aprakstītu, kad un kā personas ar dažādām lomām izmantos datu bāzi un tās datus. Izveidojiet konkrētu un detalizētu pamatuzdevumu, uz kuru atsaukties visā izstrādes procesā.
2. darbība. Nepieciešamās informācijas atrašana un organizēšana
Apkopojiet visu veidu informāciju, ko vēlaties reģistrēt, piemēram, produktu nosaukumus un pasūtījumu numurus.
Papildinformācija
Sāciet ar esošo informāciju un izsekošanas metodēm. Piemēram, jūs pašlaik reģistrējat pirkšanas pasūtījumus kases grāmatā vai saglabājat klientu datus papīra veidlapās. Izmantojiet šos avotus, lai uzskaitītu pašlaik tverto informāciju (piemēram, visus lodziņus jūsu veidlapās). Ja pašlaik netverat svarīgu informāciju, padomājiet par to, kāda atsevišķa informācija ir nepieciešama. Katrs atsevišķais datu tips kļūst par lauku datu bāzē.
Neuztraucieties par to, lai savu pirmo sarakstu padarītu pilnveidotu — laika gaitā varat to uzlabot. Bet apsveriet visus cilvēkus, kas izmanto šo informāciju, un lūdziet viņu idejas.
Pēc tam apsveriet, ko vēlaties izmantot datu bāzē un kāda veida atskaites vai sūtījumus vēlaties izveidot. Pēc tam pārliecinieties, vai tiek tverta informācija, kas nepieciešama šo mērķu sasniegšanai. Piemēram, ja vēlaties atskaiti, kurā parādīti pārdošanas dati pēc reģiona, jums ir jātver pārdošanas dati reģionālajā līmenī. Mēģiniet skicēt atskaiti ar faktisko informāciju, kā vēlaties to redzēt. Pēc tam uzskaitiet datus, kas nepieciešami atskaites izveidei. Veiciet tās pašas darbības attiecībā uz pasta sūtījumiem vai citiem datu bāzes izvades materiāliem.
Piemērs
Pieņemsim, ka sniedzat klientiem iespēju izvēlēties (pieteikties vai atteikties) saņemt periodiskus informatīvus ziņojumus e-pastā un vēlaties izdrukāt to personu sarakstu, kuras ir piekritušas saņemt šo informāciju. Jums ir nepieciešama kolonna E-pasta sūtīšanai tabulā Klients ar pieļaujamajām vērtībām Jā un Nē.
Tiem, kas vēlas saņemt e-pastus, jums ir nepieciešama e-pasta adrese, kurai ir nepieciešams arī lauks. Ja vēlaties iekļaut pareizu uzrunu (piemēram, kungs, kundze vai kundze), iekļaujiet uzrunas lauku. Ja e-pasta ziņojumos vēlaties uzrunāt klientu vārdā, pievienojiet lauku Vārds.
Padoms
Atcerieties sadalīt katru informācijas daļu mazākajā noderīgajā daļā, piemēram, klientu tabulas vārdā un uzvārdā. Vispār, ja vēlaties kārtot, meklēt, aprēķināt vai veidot atskaites, vadoties pēc kāda informācijas vienuma (piemēram, klienta uzvārda), šis vienums jāievieto tam paredzētā laukā.
3. darbība. Informācijas iedalīšana tabulās
Iedaliet datu vienumus galvenajās jomās vai tēmās, piemēram, produkti, klienti un pasūtījumi. Katra tēma kļūst par tabulu.
Papildinformācija
Kad esat izveidojis nepieciešamās informācijas sarakstu, nosakiet galvenās entītijas (jeb tēmas), kas nepieciešamas datu organizēšanai. Izvairieties no datu dublēšanas starp entītijām. Piemēram, produktu pārdošanas datu bāzes provizoriskais saraksts varētu izskatīties šādi:
Galvenās entītijas ir: klienti, piegādātāji, produkti un pasūtījumi. Sāciet ar šīm četrām tabulām: vienu ar faktiem par klientiem, vienu ar faktiem par piegādātājiem utt. Iespējams, tas nav jūsu galīgais noformējums, bet tas ir labs sākuma punkts.
Piezīme
Labākās datu bāzes satur vairākas tabulas. Izvairieties no kārdinājuma visu informāciju ievietot vienā tabulā. Tā rezultātā rodas informācijas dublikāti, datu bāze kļūst lielāka un kļūdas. Izveidojiet tā, lai katrs fakts tiktu ierakstīts tikai vienreiz. Ja konstatējat, ka atkārtojas informācija, piemēram, piegādātāja adrese, pārstrukturējiet savu datu bāzi, lai šo informāciju ievietotu atsevišķā tabulā.
Lai saprastu, kāpēc vairāk tabulu ir labāk nekā mazāk, skatiet tālāk redzamo tabulu:
Katrā rindā ir informācija par produktu un tā piegādātāju. Tā kā var būt vairāki produkti no viena piegādātāja, piegādātājs vārds un adrese atkārtojas vairākas reizes. Tādējādi tiek nevajadzīgi aizņemta vieta diskā. Tā vietā ierakstiet piegādātāja informāciju tikai vienreiz atsevišķā tabulā Piegādātāji un pēc tam saistiet šo tabulu ar tabulu Produkti.
Otra problēma ar šo noformējumu ir acīmredzama, ja ir jāmaina piegādātāja dati. Pieņemsim, ka jums ir jāmaina piegādātāja adrese. Tā kā tā ir redzama daudzās vietās, iespējams nejauši nomainīt adresi vienā vietā, bet aizmirst to nomainīt pārējās vietās. Reģistrējot piegādātāja adresi tikai vienā vietā, šī problēma tiek atrisināta.
Visbeidzot, pieņemsim, ka ir tikai viens produkts, ko piegādā Coho Winery, un jūs vēlaties izdzēst šo produktu, bet saglabāt piegādātāja nosaukuma un adreses datus. Kā, izmantojot šo noformējumu, var izdzēst produkta ierakstu, nezaudējot piegādātāja datus? Nevar. Tā kā katrā ierakstā ir ne tikai fakti par piegādātāju, bet arī fakti par produktu ir ietverti fakti, nav iespējams izdzēst vienu, neizdzēšot otru. Lai šos faktus saglabātu atsevišķi, sadaliet šo tabulu divās daļās: pirmā paredzēta informācijai par produktu, bet otrā — informācijai par piegādātāju. Pēc tam, dzēšot produkta ierakstu, tiek izdzēsti tikai fakti par attiecīgo produktu, nevis fakti par piegādātāju.
4. darbība. Datu vienumu pārvēršana kolonnās
Izlemiet, kāda informācija jāglabā katrā tabulā. Šie diskrētie datu fragmenti kļūst par tabulas laukiem. Piemēram, tabulā Darbinieki iekļautie lauki var būt, piemēram, Uzvārds, Vārds un Darbā pieņemšanas datums.
Papildinformācija
Kad esat izvēlējies datu bāzes tabulas tēmu, šīs tabulas kolonnās jābūt tikai faktiem par šo vienu tēmu. Piemēram, produktu tabulā jātiek glabātiem tikai faktiem tikai par produktiem, nevis par piegādātājiem.
Lai izlemtu, kāda informācija tabulā jāreģistrē, izmantojiet iepriekš izveidoto sarakstu. Piemēram, tabulā Klienti var būt: vārds, uzvārds, adrese, e-pasta sūtīšana, uzruna un e-pasta adrese. Katrā tabulas ierakstā (klients) ir tāda pati kolonnu kopa, tāpēc tiek saglabāta tieši viena un tā pati informācija par katru klientu.
Izveidojiet savu pirmo sarakstu un pēc tam pārskatiet un precizējiet to. Atcerieties informāciju sadalīt iespējami mazākos laukos. Piemēram, ja sākotnējā sarakstā kā lauks ir Adrese, sadaliet to adreses, pilsētas, valsts un pasta indeksā, vai, ja klienti ir globāli, sadaliet vēl vairāk laukos. Šādi varat, piemēram, nosūtīt pasta sūtījumus pareizā formātā vai veidot atskaites par pasūtījumiem pēc novada.
Kad ir precizētas datu kolonnas katrā tabulā, jūs esat gatavs izvēlēties katras tabulas primāro atslēgu.
5. darbība. Primāro atslēgu norādīšana
Izvēlieties katras tabulas primāro atslēgu. Primārā atslēga, piemēram, Produkta ID vai Pasūtījuma ID, unikāli identificē katru ierakstu. Ja jums nav acīmredzama, unikāla identifikatora, izmantojiet programmu Access, lai to izveidotu savā vietā.
Papildinformācija
Ir nepieciešams veids, kā unikāli identificēt katru rindu katrā tabulā. Vai atceraties iepriekšējo piemēru, kur diviem klientiem ir vienāds vārds? Tā kā tiem ir kopīgs vārds, ir nepieciešams veids, kā katru personu identificēt atsevišķi.
Tāpēc katrā tabulā jāiekļauj kolonna (vai kolonnu kopa), kas unikāli identificē katru rindu. To sauc par primāro atslēgu un bieži vien ir unikāls numurs, piemēram, darbinieka ID numurs vai sērijas numurs. Programma Access izmanto primārās atslēgas, lai ātri saistītu datus no vairākām tabulām un apvienotu datus jūsu vietā.
Dažreiz primārā atslēga sastāv no diviem vai vairāk laukiem. Piemēram, tabula Detalizēta informācija par pasūtījumu, kurā tiek glabāti pasūtījumu rindas vienumi, var izmantot divas kolonnas tās primārajā atslēgā: Pasūtījuma ID un Produkta ID. Ja primārajā atslēgā ir izmantotas vairākas kolonnas, tā tiek dēvēta arī par salikto atslēgu.
Ja jums jau ir unikāls identifikators informācijai tabulā, piemēram, produktu numuriem, kas unikāli identificē katru produktu katalogā, izmantojiet to, bet tikai tad, ja vērtības atbilst šiem primāro atslēgu noteikumiem:
- Identifikators vienmēr būs atšķirīgs katram ierakstam. Dublētas vērtības primārajā atslēgā nav atļautas.
- Vienumam vienmēr ir vērtība. Katram tabulas ierakstam ir jābūt primārajai atslēgai. Ja atslēgas izveidei izmantojat vairākas kolonnas (piemēram, Daļu saime un Daļas numurs), abām vērtībām vienmēr jābūt redzamām.
- Primārā atslēga ir vērtība, kas nemainās. Tā kā atslēgas atsaucas uz citām tabulām, jebkuras izmaiņas primārajā atslēgā vienā tabulā nozīmē tās izmaiņas visur, kur uz to ir norādīta atsauce. Biežas izmaiņas palielina kļūdu risku.
Ja jums nav acīmredzama identifikatora, kā primāro atslēgu izmantojiet patvaļīgi unikālu skaitli. Piemēram, katram pasūtījumam var piešķirt unikālu pasūtījuma numuru tikai ar mērķi identificēt pasūtījumu.
Padoms
Lai izveidotu unikālu numuru kā primāro atslēgu, pievienojiet kolonnu, izmantojot datu tipu AutoNumber. Datu tips AutoNumber automātiski piešķir unikālu skaitlisku vērtību katram ierakstam. Šāda tipa identifikators nesatur faktiskus datus, kas apraksta attiecīgo rindu. Tā ir ideāli piemērota izmantošanai kā primārā atslēga, jo skaitļi nemainās — atšķirībā no primārās atslēgas, kas satur informāciju par rindu, piemēram, tālruņa numuru vai klienta vārdu.