Izmantojot uzņēmumu savienojamības pakalpojumus, varat savienot ārējus datus ar savu SharePoint vietni un izmantot tos kā vietējo vietni. Šeit ir apkopota informācija par to, kas ir ārējie dati, kur tos iegūt un kā tos izmantot.
Papildinformāciju skatiet sadaļā Satura atrašana par ārējiem datiem.
Tēmas šajā rakstā
Izprotiet kopainu
Ir vairāki iemesli, kāpēc izmantot ārējos datus. Maza komanda var paveikt lielas lietas, ja tā strādā kopā, lai izveidotu biznesa risinājumu, kura pamatā ir ārējie dati. Lūk, kā tas bieži tiek darīts un kādas atlīdzības tas var sniegt.
Kāpēc izmantot ārējos datus?
Ja izmantojat SharePoint produktus, lai palīdzētu racionalizēt savas biznesa aktivitātes, iespējams, ir jāiekļauj ārējie dati, piemēram, datu bāzes, biznesa lietojumprogrammas un tīmekļa pakalpojumi. Bet šie ārējie dati bieži vien ir kā nomaļa sala, kas ir ierobežota priviliģētiem cilvēkiem vai vienkārši grūti nokļūt. Vai pastāv veids, kā šos ārējos datus ērti iekļaut SharePoint produktos, kā arī Office produktos, lai varētu izmantot pazīstamu interfeisu un vēl vairāk uzlabot savu uzņēmumu?
Tas ir biznesa savienojamības pakalpojumu pamats. Tas nodrošina drošu, efektīvu lasīšanas/rakstīšanas piekļuvi visdažādākajiem ārējiem datiem. Tas tiek darīts, izmantojot visaptverošu sistēmu, kas nodrošina standarta lietotāja un programmēšanas saskarnes. Turklāt varat izveidot plašu biznesa risinājumu klāstu — gan bez koda, gan SharePoint kompozītrisinājumus vienkāršām un vidējas darbības veikšanai, gan uz kodu balstītus risinājumus sarežģītām vajadzībām. Piemēram, varat veikt šādas darbības:
- Izveidojiet SharePoint ārēju sarakstu ar darbinieku personāla datiem, kas saglabāti aizmugursistēmas datu bāzē, un lietotāji to var lasīt un rakstīt līdzīgi vietējam SharePoint sarakstam.
- Izveidojiet jaunākos klientu datus savas organizācijas uzņēmuma resursu plānošanas (Enterprise Resource Planning — ERP) sistēmā kā Outlook kontaktpersonu kopu un pat nodrošiniet bezsaistes piekļuvi.
- Izveidojiet notikumu plānošanas risinājumu, kas ir saistīts ar kontrolētu biznesa nozares lietojumprogrammu, bet izmanto visiem redzamu SharePoint kalendāru.
- Izveidojiet Microsoft Silverlight programmu ar lielisku vizuālo lietotāja interfeisu, kas darbojas ar ārējiem datiem no tīmekļa.
Īsumā: uzņēmumu savienojamības pakalpojumi ļauj izveidot savienojumu ar ārējiem datiem, mijiedarboties ar tiem un izmantot to vērtību.
Trīs būtiski scenāriji
Vēlaties uzzināt vairāk? Tālāk ir sniegti trīs būtisku risinājumu piemēri, kuru pamatā ir uzņēmumu savienojamības pakalpojumi.
Palīdzības dienests Lielos uzņēmumos ir palīdzības dienests, kas nodrošina iekšējo tehnisko atbalstu. Atbalsta pieprasījumi un tehniskā atbalsta zināšanu bāze tiek glabāta ārējā datu bāzē, bet ir pilnībā integrēta SharePoint vietnē, izmantojot ārējus sarakstus un biznesa datu tīmekļa daļas. Informācijas speciālisti var arī skatīt pašreizējos pieprasījumus programmā Microsoft Outlook 2013 tiešsaistē. Tehniskā atbalsta speciālisti var skatīt tiem piešķirtos pieprasījumus programmas Outlook 2013 tiešsaistes un bezsaistes piekļuvē. Darbplūsmas automātiski pārvalda atbalsta problēmas katrā posmā: atvērts, piešķirts, eskalēts, atrisināts un aizvērts. Tehniskā atbalsta grupas vadītāji ar atbilstošām atļaujām var skatīt informācijas paneļus, kuros tiek rādītas palīdzības dienesta atskaites, kurās norādīts katram atbalsta speciālistam piešķirto atbalsta problēmu skaits, aktuālākās vai kritiskākās problēmas un to atbalsta incidentu skaits, ar kuriem atbilstošs atbalsta speciālists ir nodarbojies noteiktā laika periodā. Vadītāji var arī eksportēt datus uz Microsoft Excel 2013 sīkākai analīzei, izmantojot nosacījumformatēšanu un diagrammas.
Izpildītāja izsekotājs Talantu aģentūra integrē savu mākslinieku datu bāzi iekšējā SharePoint grupas vietnē, kurā iekļauts pilns izpildītāju saraksts, viņu kontaktinformācija un uzstāšanās grafiki. Ierakstu līgumi Word dokumentu veidņu veidā tiek ģenerēti un automātiski aizpildīti ar jaunāko informāciju par mākslinieku. Darbplūsma vada katru līgumu dažādos posmos. Aģenti var pievienot jaunus izpildītājus ārējam sarakstam, izmantojot InfoPath veidlapu. Izmantojot šo risinājumu, talantu aģentiem vienmēr tuvumā ir nepieciešamā informācija, un viņi var veikt daudzus svarīgus uzdevumus, izmantojot pazīstamus Office produktus.
Uzmeklēšanas vedņa lapa, kurā tiek atlasīti lauki Pārdošanas informācijas paneļa lietojumprogramma palīdz pārdošanas partneriem ātri atrast pārdošanas pasūtījumus un klientu informāciju, kas tiek pārvaldīta klientu attiecību pārvaldības (CRM) sistēmā. Atkarībā no viņu lomām un attiecīgajām atļaujām grupas dalībnieki var skatīt pārdošanas analīzes informāciju, atsevišķu grupas dalībnieku pārdošanas veiktspējas datus, potenciālos klientus, kā arī klienta kontaktinformāciju un pasūtījumus. Pārdošanas speciālisti var skatīt savus dienas kalendārus, skatīt uzdevumus, kurus viņiem uzticējuši vadītāji, sadarboties ar grupas dalībniekiem un lasīt nozares jaunumus. Pārdošanas teritoriju Visio shēma kartē pārdošanas apjomus pēc katra mēneša un ietver tiešos datus no aizmugursistēmas datu bāzes, ko var viegli atsvaidzināt. Izmantojot Word dokumentu, vadītāji var ātri izveidot ikmēneša statusa atskaites, kas automātiski ietver datus no ārējām sistēmām.
arī ceļš uz to ir ļoti interesants.
Uzņēmumu savienojamības pakalpojumi ir kā liels jumts, kas ietver daudzus SharePoint un Office līdzekļus. Tomēr tas nedarbojas standarta režīmā, jo katrs ārējais datu avots ir unikāls un katrai organizācijai ir specifiskas vajadzības. Kad esat izveidojis pamatus lokāli vai mākonī, varat izcelt ārējos datus SharePoint produktos un Office produktos. Strādājot ar ārējiem datiem, parasti iziet trīs atšķirīgas fāzes:
Pamatdarba posms Šajā posmā plānojat, sagatavojat un iestatāt, kā piekļūt ārējiem datiem. Parasti tam ir cieši jāsadarbojas ar administratoru un dažkārt arī ar izstrādātāju, lai saprastu, kas ir jādara. Svarīgi mērķi ir biznesa un tehnisko prasību identificēšana, ārējā datu avota sagatavošana, drošas piekļuves nodrošināšana datiem, izmantojot drošas krātuves pakalpojumu, un kopējā risinājuma izveide. Galvenais mērķis ir izveidot ārējā satura tipu, kas ir detalizētu savienojumu, metadatu un citas informācijas pakotne, kas tiek izmantota ārējo datu izgūšanai.
SharePoint posms Kad pamati ir izveidoti, ārējos datus SharePoint produktos varat aplūkot dažādos veidos, tostarp izmantojot ārējos sarakstus, ārējo datu kolonnas, biznesa datu tīmekļa daļas, darbplūsmas, meklēšanas rezultātus, profila lapas, darbības, SharePoint lietojumprogrammas un koda SharePoint komponentus vai risinājumus.
Office posms Kad esat izveidojis piekļuvi ārējiem datiem SharePoint produktos, tagad varat ievietot datus dažādos Office produktos (tostarp Excel, Word, Outlook, Visio, Access un InfoPath), programmās darbam ar Office un koda Office komponentos, pievienojumprogrammās vai risinājumos.
Papildinformāciju par katru no šiem līdzekļiem atradīsit tālāk šajā rakstā.
Kuru cepuri jūs valkājat?
Uz ārējiem datiem balstīta risinājuma izstrāde parasti ir grupas darbs, un jūsu darba veids ir atkarīgs no jūsu lomas. Tālāk redzamajā shēmā ir parādīts augsta līmeņa skatījums par lomām un risinājumiem, kas ir iesaistīti vispārējā izstrādes dzīves ciklā.
Lietotāji Lietotāji apkopo vienkāršus risinājumus, izmantojot SharePoint produktu un Office produktu pamatiespējas. Piemēram:
- Ārēja saraksta izveide, dažādi saraksta skati un dažādu filtru un kārtošanas pievienošana.
- Ārējā saraksta eksportēšana uz programmu Excel 2013 turpmākai datu analīzei.
- Ārēja saraksta savienošana ar Outlook 2013, lai strādātu ar ārējiem datiem tiešsaistē un bezsaistē.
Pieredzējuši lietotāji Pieredzējuši lietotāji rada vienkāršus vai vidējus biznesa risinājumus bez koda, un bieži vien ir nepieciešamas biznesa analītiķa iemaņas, lai izprastu datu bāzu sistēmas un organizācijas biznesa procesus. Viņi arī paziņo par prasībām administratoriem un izstrādātājiem, kā arī uzņēmumu vadītājiem un, iespējams, vietņu noformētājiem. Piemēram:
- Ārējā satura tipa izveide, izmantojot Microsoft SharePoint Designer 2013.
- Ārējo datu kolonnu izveide bibliotēkās un kolonnu saistīšana ar satura vadīklām pielāgotā Word veidnē, piemēram, līgumā vai rēķinā.
- InfoPath veidlapu pielāgošana, lai aizstātu noklusējuma SharePoint sarakstu veidlapas.
- Izveidot tīmekļa lapu, kas savieno biznesa datu tīmekļa daļas noderīgā veidā, lai izveidotu informācijas darbvietu.
- Tāda Outlook risinājuma izveide, kas nodrošina pielāgotas veidlapas, skatus, lentes komandas, darbības un uzdevumrūtis.
- Darbplūsmas, kas izmanto ārēja saraksta datus, izveide.
Administratori Administratori pārvalda lietotāju atļaujas un drošību vairākiem dažādiem SharePoint komponentiem, tostarp ārējā satura tipam un ārējai datu bāzei. Kritiska darbība ietver drošas krātuves pakalpojuma mērķa lietojumprogrammu iestatīšanu, akreditācijas datu kartēšanu un labāko autentifikācijas metožu noteikšanu. Citi darbību piemēri ir:
- Ārējo datu piekļuves, atļauju un vaicājumu pārvaldība un iestatīšana.
- Ārējā satura tipu importēšana un eksportēšana no biznesa datu savienojamības metadatu krātuves.
- Pielāgotu profila lapu, darbību un meklēšanas rezultātu iestatīšana.
Izstrādātāji Izstrādātāji rada dažādus pielāgotus risinājumus, sākot no atlasītas, atkārtoti izmantojamiem komponentiem līdz progresīviem koda risinājumiem. Piemēram:
- Uzlaboti ārējā satura tipi, kas izstrādāti programmā Microsoft Visual Studio, piemēram, pielāgoti lauku tipi, kas izmanto sarežģītus hierarhijas datus.
- Apkopoti dati no vairākiem pakalpojumiem, kas attēloti kā viens BDC modelis.
- Atkārtoti lietojami komponenti, pielāgotas tīmekļa daļas, pielāgotas darbplūsmas darbības un InfoPath veidlapas, kas ir aiz koda.
- Pielāgotas ārējo datu daļas Outlook risinājumiem.
- Microsoft Silverlight lietojumprogrammas un Office pievienojumprogrammas.
- Pielāgoti brīdinājumi, izmantojot Notikumu struktūru.
- Pielāgoti savienojumi vai risinājumi, kas izmanto pārvaldīto kodu.
Pamatu ielikšana
Neatkarīgi no ārējo datu risinājuma, ko izlemjat izveidot, jums ir jāizveido stabils pamats, un tas nozīmē: pareizas programmatūras iegūšana un iestatīšana, ārējā datu avota izvēle un sagatavošana, SharePoint pakalpojumu un kontu ieslēgšana un ārējā satura tipa izveide.
Pārziniet savu SharePoint vidi
Kad izmantojat vai izveidojat ārēju datu risinājumu, pastāv līdzekļu un funkcionalitātes atšķirības, kas jāņem vērā atkarībā no jūsu SharePoint vides:
- Lokāli Ja izveidojat risinājumu, kurā lietotāji un jūsu risinājums ir pilnībā lokāli (aiz ugunsmūra), tiek atbalstīti visi uzņēmumu savienojamības pakalpojumu līdzekļi.
- Mākonis Ja izmantojat SharePoint (2. plāns, E3 un E4) pakalpojumā Microsoft 365, ir pieejama līdzekļu apakškopa. Piemēram, ārējie saraksti, biznesa datu tīmekļa daļas un notikumu struktūra tiek atbalstīti, savukārt profila lapas, darbības un savienotāja struktūra netiek atbalstītas. Turklāt varat izveidot savienojumu tikai ar šādiem datu avotiem: WCF tīmekļa pakalpojumiem, OData un SQL Server Azure.
- Hibrīds Jūsu organizācija, iespējams, jau veic ievērojamus ieguldījumus lokālos datu avotos, piemēram, biznesa lietojumprogrammās un ERP sistēmās. Taču jūsu organizācija var arī izmantot hibrīdu SharePoint vidi, kur daži darbinieki strādā lokāli, bet daži — mākonī. Hibrīdā vidē varat arī izveidot hibrīdu ārējo datu risinājumu, lai lietotāji mākonī varētu piekļūt lokālajam datu avotam. Piemēram, lietotājs var aizpildīt izdevumu atskaiti, atrodoties komandējumā, izmantojot SharePoint, un izmaksas var nekavējoties saskaņot ar lokālo SAP sistēmu. Varat izveidot savienojumu ar jebkuru atbalstītu lokālo datu avotu, taču ir jāizmanto OData pakalpojumi, kā arī var būt nepieciešama plaša izstrāde un konfigurācija.
Pareizas programmatūras iegūšana
Uzņēmumu savienojamības pakalpojumu (BCS) līdzekļi tiek izplatīti dažādos SharePoint izdevumos. Izmantojiet šo tabulu, lai izdarītu pareizo izvēli.
| Uzņēmumu savienojamības pakalpojumu līdzeklis | SharePoint Foundation 2013 | SharePoint Server 2013 (Standard) | SharePoint Server 2013 (uzņēmumiem) | SharePoint (SPO) 2. plāns (E3, E4) |
Komentāri |
|---|---|---|---|---|---|
| Ārējais saraksts | √ | √ | √ | √ | |
| Ārējo datu kolonna | √ | √ | √ | √ | |
| Biznesa datu savienojumu pakalpojumi | √ | √ | √ | √ | SPO atbalsta tikai WCF un SQL Server Azure savienotājus |
| Drošas krātuves pakalpojums | √ | √ | √ | √ | SPO atbalsta tikai grupas akreditācijas datus |
| Ārējo datu meklēšana | √ | √ | |||
| Profila lapas | √ | √ | |||
| Darbības | √ | √ | |||
| Biznesa datu tīmekļa daļas | √ | √ | |||
| Office produktu atbalsts | √ | √ | √ | ||
| Bagātinātie klienta paplašinājumi * | √ | ||||
| Lietojumprogrammas BCS | √ | √ | |||
| Connector framework | √ | √ | √ | ||
| Pasākuma struktūra | √ | √ | √ | ||
| OData savienotājs | √ | √ | √ | ||
| BCS OM API | √ | √ | |||
| Hibrīds (no SPO uz lokālo) | √ | √ | Tikai izmantojot OData savienotāju |
* Iekļautas veidlapu vadīklas ārējo datu parādīšanai un izkārtojumi, lai parādītu datus Outlook uzdevumrūtī un veidlapas reģionā. Pieejams tikai Microsoft Office Professional Plus 2013.
Pareizi iestatiet programmatūru
Kad esat instalējis pareizo programmatūru, pārliecinieties, vai tā ir pareizi iestatīta. Jo īpaši:
Ārējā datu avota sagatavošana Administratoram, iespējams, būs jāizveido konts un jāpiešķir atļaujas datu avotam, lai nodrošinātu, ka datiem var piekļūt pareizās personas un dati nenonāk nepareizās rokās. Ārējā datu bāzē administrators var arī vēlēties izveidot noteiktas tabulas, skatus, vaicājumus un tā tālāk, lai ierobežotu rezultātus atbilstoši nepieciešamajam un uzlabotu veiktspēju.
SharePoint pakalpojumu konfigurēšana Administratoram ir jāaktivizē biznesa datu savienojamības pakalpojumi, drošās krātuves pakalpojums un Visio pakalpojumi.
Drošas krātuves pakalpojuma konfigurēšana Administratoram ir jānosaka labākais piekļuves režīms ārējam datu avotam, jāizveido mērķa programma un jāiestata akreditācijas dati mērķa programmai.
Biznesa datu savienojamības pakalpojumu konfigurēšana Administratoram ir jānodrošina, ka lietotājam, kas veido ārējā satura tipu, ir atļauja izmantot biznesa datu savienojamības (BDC) metadatu krātuvi un ka attiecīgajiem lietotājiem ir piekļuve ārējā satura tipam, kas ir ārējā saraksta pamatā.
Pārliecinieties, vai Office produkti ir gatavi lietošanai Lai sinhronizētu ārējos datus ar Office produktiem, ir nepieciešama operētājsistēma Windows 7 vai jaunāka versija un tālāk norādītie bezmaksas programmatūras produkti SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 un WCF Data Services 5.0 OData V3 katrā klienta datorā (ja nepieciešams, tiek automātiski piedāvāts lejupielādēt programmatūru). Pārliecinieties arī, vai ir iespējota Office instalācijas opcija, uzņēmumu savienojamības pakalpojumi (šis ir noklusējuma iestatījums). Šī opcija instalē uzņēmumu savienojamības pakalpojumu klienta izpildlaiku, kas veic šādas darbības: kešo un sinhronizē ar ārējiem datiem, kartē biznesa datus ārējā satura tipiem, parāda ārējo vienumu atlasītāju Office produktos un palaiž pielāgotus risinājumus Office produktos.
Gudra ārējo datu izvēle
Varat strādāt ar ļoti dažādiem ārējiem datu avotiem, ieskaitot datu bāzes, uzņēmuma resursu plānošanas (Enterprise Resource Planning — ERP) sistēmas, OData un papildu savienotājus.
Datu bāzes Visu veidu un lielumu organizācijas un uzņēmumi ir atkarīgi no datu bāzēm savā ikdienas darbībā. Datu bāzes satur daudz dažādu datu tipu, ieskaitot tekstu, skaitļus, attēlus un dokumentus, un tām ir dažādi mērķi, tostarp finanšu, ražošanas, apdrošināšanas un datu vadītas uzņēmumu tīmekļa vietnes. Bieži atbalstītās datu bāzes ir: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 un jebkura datu bāze, kas atbilst ODBC vai OLE DB interfeisa standartiem.
ERP sistēmas ERP sistēmas integrē biznesa nozares datus un procesus visā organizācijā un veic daudzas pamatdarbības jebkuram uzņēmumam, tostarp:
| Funkcija Business | Biznesa process |
|---|---|
| Finanses un grāmatvedība | Virsgrāmata, kreditoru un debitoru parādi, naudas pārvaldība, pamatlīdzekļi un budžeta veidošana |
| Cilvēkresursi | Algas, apmācība, pabalsti, pensionēšanās, personāla atlase un daudzveidības pārvaldība. |
| Klientu attiecību pārvaldība (CRM) | Pārdošana un mārketings, komisijas maksas, serviss, klientu kontakti un zvanu centra atbalsts. |
| Ražošana | Tehniskā izstrāde, materiālu komplekts, darba pasūtījumi, plānošana, darbplūsmas pārvaldība, kvalitātes kontrole un produktu dzīves cikla pārvaldība. |
| Piegādes ķēde | Krājumi, pasūtījumu ievade, iegāde, plānošana, pārbaude un pretenziju apstrāde. |
| Projektu vadība | Izmaksas, norēķini, laiks un izdevumi, veiktspējas vienības un darbību pārvaldība. |
Bieži atbalstītās ERP sistēmas ir SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel un JD Edwards.
OData Atvērto datu protokols (OData) nodrošina uz REST balstītu standartu izveides (publicēt), lasīšanas (iegūšanas), atjaunināšanas (ievietošanas) un dzēšanas (dzēšana) darbībām, kas piekļūst tīmekļa pakalpojumiem. Iedomājieties OData kā ODBC un OLE DB ekvivalentu tīmeklī. Dati tiek atgriezti XML vai JavaScript Object Notation (JSON) formātā. Izplatītākie OData avoti ietver pazīstamas tīmekļa vietnes (piemēram, Amazon, E-bay, Azure Data Market un Netflix), datu bāzes un pat citas SharePoint vietnes.
Papildu savienotāji Citiem datu avotiem izstrādātājs var nodrošināt uzlabotu ārējo datu piekļuvi, veicot tālāk norādītās darbības.
- Izmantojot ADO.NET, kas nodrošina piekļuvi jebkuram datu avotam ar ADO.NET nodrošinātāju.
- Izmantojot WCF un Web pakalpojumus, kas nodrošina piekļuvi Web pakalpojumiem un Windows Communication Foundation (WCF).
- .NET savienojamības montāžas izmantošana, kas iespējo piekļuvi datu avotiem, kad nav pieejams ADO.NET nodrošinātājs vai tīmekļa pakalpojums.
- Neatbalstītu patentētu datu tipu konvertēšana uz atbalstītiem .NET datu tipiem.
- Izveidot pielāgotus risinājumus lielāka mēroga datu avotiem ar bieži mainīgām datu struktūrām, kam nepieciešami pielāgoti datu savienojumi, pārsūtīšanas metodes un savienotāju uzstādīšana.
Veiktspējas novērtēšana
Jebkurā biznesa risinājumā ir jāņem vērā veiktspēja, un ārējie dati nav izņēmums. Par laimi, uzņēmumu savienojamības pakalpojumi ir izstrādāti, lai mazinātu daudzas veiktspējas vājās vietas un bažas. Datu izgūšana, lapošana, filtrēšana un kārtošana tiek izlādēta ārējā datu avotā, lai samazinātu SharePoint produktiem nepieciešamo atmiņas un apstrādes resursu lietojumu.
Turklāt uzņēmumu savienojamības pakalpojumiem ir iebūvētas kešatmiņas gan servera (uzņēmumu savienojamības pakalpojumu kešatmiņa), gan klientu datoros (uzņēmumu savienojamības pakalpojumu klienta izpildlaika kešatmiņa), un tie var uzreiz neparādīt pēdējās vērtības no ārējās datu sistēmas. Tomēr varat pielāgot atsvaidzināšanas intervālus atbilstoši lietotāju vajadzībām un izveidotajiem risinājumiem. Ne visiem lietotājiem ir uzreiz jāredz atjauninātie dati, bet, ja viņi to redz, var, piemēram, atsvaidzināt ārējo sarakstu vai Outlook kontaktpersonu mapi.
Iespēja strādāt klienta datorā bezsaistē nozīmē arī to, ka lietotāji var strādāt ilgāku darbu bez savienojuma ar ārējiem datiem, taču ziniet, ka, atkal atgriežoties tiešsaistē, dati tiek pareizi atjaunināti un saskaņoti.
Principā šie veiktspējas līdzekļi palīdz paātrināt ārējo datu attēlojuma, atsvaidzināšanas un citas datu darbības SharePoint tīmekļa lapā un Office produktā.
Praktizējiet drošību pirmajā vietā
Ārējo datu risinājumu drošībai ir īpaši svarīgi, jo dati bieži vien ir kritiski svarīgi uzņēmuma vajadzībām un nepareizi lietotāji tos nedrīkst skatīt vai mainīt. Ir arī daudzi veidi, kā aizsargāt datus, un jūs vēlaties, lai jūsu risinājums būtu vienkāršs un drošs. Par laimi, ir veidi, kā samazināt sarežģītību, galvenokārt izmantojot drošas krātuves pakalpojumu.
Īsumā, lai aizsargātu ārējos datus, ir jāatbild uz diviem pamatjautājumiem:
Kas jūs esat? To sauc arī par autentifikāciju, un tas ir jūsu identitātes pārbaudes process, iegūstot jūsu akreditācijas datus (jūsu lietotājvārdu un paroli).
Ko jūs drīkstat darīt? To dēvē par autorizāciju, un tas ir process, kura laikā tiek noteikts, kādus uzdevumus varat veikt ar kādiem datu vienumiem, iegūstot jums piešķirto atļauju sarakstu.
Vispirms administrators palīdz noteikt labāko piekļuves režīmu ārējam datu avotam. Ņemiet vērā, ka biznesa risinājumi ļoti bieži autentificē piekļuvi ārējiem datiem, kuriem pašreizējam lietotājam ir cits konts. Tomēr pieteikšanās, izmantojot dažādus akreditācijas datus, var būt sarežģīta un apgrūtinoša. Drošas krātuves pakalpojums nāk palīgā, nodrošinot akreditācijas datu krātuvi un kartēšanu. Tas atvieglo ārēja datu avota izmantošanu, piesakoties tikai vienreiz.
Piemēram, ja esat pieteicies savā SharePoint vietnē ar vienu akreditācijas datu kopu, bet vēlaties piekļūt ārējam sarakstam, kura pamatā ir Siebel lietojumprogramma, kas izmanto citu akreditācijas datu kopu, administrators var iestatīt drošas krātuves pakalpojumu automātiski kartēt abas akreditācijas datu kopas, lai jums nebūtu jāpiesakās vēlreiz.
Drošas krātuves pakalpojums palīdz arī pārvaldīt bēdīgi slaveno "dubultlēciena" problēmu, kad katrai autentifikācijai ir nepieciešams "lēkums" starp diviem datoriem, kas var būt apdraudēts, ja vien netiek veikti pasākumi tā novēršanai.
Pēc tam administrators izveido vairākus drošības līmeņus, pamatojoties uz atļaujām, līdzīgi kā vairākas aizsardzības līnijas ap fortu, lai nodrošinātu atbilstošu autorizāciju un piekļuvi:
- Dati ārējā datu bāzē vai sistēmā.
- Ārējā satura tips biznesa datu savienojamības metadatu krātuvē.
- Ārējais saraksts vai ārējo datu kolonna.
Visbeidzot, administrators var pievienot papildu aizsardzības slāni, izmantojot šifrēšanu. ja ārējais datu risinājums izmanto arī Office lietojumprogrammas, administrators var aizsargāt uzņēmumu savienojamības pakalpojumu klienta izpildlaika kešatmiņu, izmantojot Windows šifrēšanas failu sistēmu. Daži ārēji datu avoti nodrošina arī veidus, kā šifrēt datus.
Stūrakmens iestatīšana: ārējā satura tipi
Ārējā satura tipi ir jebkura ārējā datu risinājuma pamatā. Tie ir kā starpnieki starp jums un ārējo datu avotu. Tipisks ārējā satura tips ir sakārtota informācijas pakotne, kas satur:
- Savienojuma informācija ar datu avotu, piemēram, atrašanās vieta, nosaukums un autentifikācijas režīms.
- Tabulas, lauku, primāro un ārējo atslēgu, validāciju un datu tipu (dēvēti arī par metadatiem) definīcija.
- Datu operācijas, ko varat veikt, piemēram, izveidot, lasīt, atjaunināt, dzēst un vaicāt (tiek dēvētas arī par CRUDQ).
- Cita informācija un darbības, piemēram, kartēti Office datu tipi vai bezsaistes sinhronizācijas iespējošana.
- Dažādi filtri, kas vaicā datus un palīdz izolēt rezultātus, un ierobežojumi, lai uzlabotu veiktspēju.
- Identitātes lauks un displeja kolonnas ārējā satura atlasītājam, kas tiek izmantots ārējo datu izgūšanai visā lietotāja interfeisā.
- Saistība, kuras pamatā ir primārās un ārējās atslēgas starp divām saistītām tabulām, piemēram, Pasūtījumi un Klienti.
Viens uzticīgs lietotājs definē ārējā satura tipu, tādējādi pasargājot citus lietotājus no darbam ar ārējiem datiem raksturīgās sarežģītības. Turklāt visa šī informācija tiek saglabāta īpašā BDCM failā (.bdcm) XML formātā un saglabāta biznesa datu savienojamības metadatu krātuvē. Šī pieeja atvieglo uzturēšanas, atjaunināšanas, aizsardzības un atkārtotas izmantošanas ārējā satura tipus dažādās vietnēs. Piemēram, varat viegli eksportēt un importēt failu, lai to izvietotu no izstrādes ražošanas vidē vai koplietotu ar citām vietņu kolekcijām.
Starp citu, jūsu uzticīgajam lietotājam nav jābūt XML ekspertam. Lai palīdzētu izveidot ārējā satura tipu, pieejami divi rīki:
- Microsoft SharePoint Designer 2013 Ārējā satura tipu var definēt un atjaunināt deklaratīvi un pēc tam publicēt biznesa datu savienojamības metadatu krātuvē.
- Microsoft Visual Studio 2012 Ja jūsu ārējie dati ir sarežģīti vai tos neatbalsta SharePoint Designer 2013, varat izmantot XML redaktoru programmā Visual Studio (kas nodrošina IntelliSense), lai izveidotu XML modeli, vai izmantot Visual Studio ārējā satura tipu Designer, lai izveidotu .NET savienojamības montāžu, kas nodrošina pielāgotu aizmugursistēmas integrācijas loģiku, izmantojot .NET Framework.
Surface ārējie dati SharePoint produktos
Tagad, kad esat izveidojis stabilu un drošu pamatu ārējiem datiem, šeit aprakstīts, ko ar to varat izmantot SharePoint produktos.
Datu lasīšana un rakstīšana ārējos sarakstos
Ārējais saraksts ir galvenais veidošanas bloks SharePoint risinājumiem, kuru pamatā ir ārējie dati. Varat lasīt un rakstīt ārējus datus pazīstamajā SharePoint saraksta lietošanas pieredzē. Ārējais saraksts izskatās un darbojas līdzīgi vietējam sarakstam, bet pastāv dažas uzvedības atšķirības. Piemēram, varat izveidot skatus un izmantot aprēķinātās vērtības ar formulām, bet ne pievienot failus vai reģistrēt versijas.
Ārēju sarakstu var izveidot arī, izmantojot SharePoint Designer 2013.
Ārējo datu kolonnu pievienošana sarakstiem un bibliotēkām
Ārējo datu kolonnas var kombinēt ar citām vietējā saraksta vai bibliotēkas kolonnām. Tā kā ārējo datu kolonna tiek pievienota vietējam sarakstam vai bibliotēkai, darbojas visi saistītie saraksta vai bibliotēkas līdzekļi, tostarp versiju izveide, apstiprinājumi, atdošana un paņemšana, kā arī failu pielikumi.
Pieņemsim, ka esat izveidojis attēlu bibliotēku, kurā ir jūsu organizācijas pārdoto produktu fotoattēli. Ārēju datu kolonnu varat pievienot bibliotēkai, kura piekļūst produkta nosaukumam, produkta kodam un pašreizējai cenai no ārējas datu bāzes. Tā kā jūsu uzņēmuma noteikumi un procesi pieprasa, lai izmaiņas produktu informācijā tiktu veiktas tikai datu bāzes sistēmā, jūs norādāt, ka, veidojot ārējā satura tipu, ārējie dati ir tikai lasāmi. Tomēr tagad vairāk lietotāju jūsu organizācijā var vienkārši skatīt visu kopējo informāciju par produktiem vienkopus vienā bibliotēkas skatā.
Risinājumu izveide, izmantojot biznesa datu tīmekļa daļas
Biznesa datu tīmekļa daļas ir paredzētas darbam ar datiem no ārēja saraksta, un šīs tīmekļa daļas var apvienot lietderīgā veidā, lai izveidotu vietni, darbvietu vai informācijas paneli. Piemēram, varat savienot saraksta un vienuma tīmekļa daļas, lai, saraksta tīmekļa daļā atlasot izdevumu atskaites vienumu, piemēram, ceturtdienas izmaksas, vienuma tīmekļa daļā tiktu parādīta vienuma informācija, piemēram, maksa par viesnīcu, ceļojumu un ēdināšanu.
Tālāk esošajā tabulā ir īss kopsavilkums par katru biznesa datu tīmekļa daļu.
| Tīmekļa daļa | Apraksts |
|---|---|
| Biznesa datu saraksts | Parāda ārēja saraksta vienumu sarakstu. |
| Biznesa datu vienums | Parāda vienu vai vairākus vienumus no ārēja saraksta. |
| Biznesa datu darbības | Parāda darbību no ārēja saraksta. |
| Biznesa datu savienojamības filtrs | Filtrē savienotās biznesa datu tīmekļa daļas saturu, izmantojot vērtību sarakstu no ārēja saraksta. |
| Biznesa datu vienumu veidotājs | Izveido biznesa datu vienumu no parametriem URL vaicājuma virknē un nodrošina to citām biznesa datu tīmekļa daļām. |
| Biznesa datu saistītais saraksts | Parāda ar ārēja saraksta vecākvienumu saistīto bērnelementu sarakstu. |
Ārējo datu izmantošana profila lapā, darbībā vai meklēšanā
Profila lapas, darbības un meklēšana ir cieši saistīti līdzekļi.
Profila lapas
Pēc noklusējuma uzņēmumu savienojamības pakalpojumi automātiski izveido profila lapu, pamatojoties uz ārējā satura tipu. Profila lapa ir tīmekļa lapa, kurā tiek parādīta informācija no atsevišķas ārējo datu rindas, pamatojoties uz ID lauku, piemēram, visi atsevišķie lauki par konkrētu klientu.
Noklusējuma profila lapa faktiski ir tīmekļa lapa, kurā ir biznesa datu vienumu veidotāja un biznesa datu vienumu tīmekļa daļas, kas saistītas kopā. Vienumu veidotāja tīmekļa daļa analizē profila lapas URL vaicājuma virknes parametru, piemēram, http://contoso/Customer.aspx? CustID=345 un nodod CustID vērtību datu vienuma tīmekļa daļai, kas pēc tam parāda visus atbilstošos klientu laukus.
Varat izveidot savu profila lapu, lai rādītu pielāgotu informāciju, vai administrators var pielāgot profila lapu jūsu vietā.
Darbības
Varat pat veikt darbību, pamatojoties uz profila lapu, lai paveiktu kaut ko noderīgu. Piemēram, varat izveidot darbību, kas apvieno adreses informāciju par klientu ar Bing kartēm, lai skatītu klienta atrašanās vietu vai saņemtu norādes. Varat izveidot darbību, pamatojoties uz profila lapas URL vaicājuma virknes parametru vai pielāgotu kodu. Izstrādātājs var arī uzrakstīt pielāgotu kodu, kas aizmugursistēmas datu bāzē ļauj atjaunināt darbinieku informāciju.
Pēc noklusējuma darbība tiek veikta, noklikšķinot uz darbības komandas Skatīt profilu biznesa datu darbību vai biznesa datu saraksta tīmekļa daļā. Izmantojot ārēju datu kolonnu, varat arī izpildīt darbību no izvēlnes komandas.
Meklēšana
Visbeidzot, ja vēlaties, administrators var iespējot ārējo datu meklēšanu. Ārējos datus var pārmeklēt un indeksēt tāpat kā iekšējos SharePoint datus, bet ar drošības apgriešanu, lai nodrošinātu, ka tikai attiecīgie lietotāji var noklikšķināt un skatīt meklēšanas rezultātus, kas parādīti, izmantojot profila lapu.
Integrējot SharePoint meklēšanu ārējās datu sistēmās, lietotāji var atrast datus, ko citādi nevarētu atrast. Piemēram, ja zināt, kurā uzņēmumā klients strādā, bet esat aizmirsis tā vārdu, varat meklēt pēc uzņēmuma nosaukuma, lai palīdzētu jums atrast klienta profila lapu.
Ārējo datu izmantošana darbplūsmās
Darbplūsmas ir jaudīgs rīks tādu biznesa procesu modelēšanai un automatizēšanai, kuru pamatā ir SharePoint saraksts, bibliotēka vai vietne. Šie biznesa procesi var būt tikpat vienkārši kā dokumenta apstiprināšanas process ar vienu apstiprinātāju vai tikpat sarežģīti kā jebkurš strukturēts biznesa process. Lai gan darbplūsmu nevar tieši saistīt ar ārēju sarakstu, varat izveidot šādus iestatījumus:
Vietējā saraksta darbplūsmas Darbplūsma, kas saistīta ar vietējo sarakstu, kas lasa vai atjaunina datus no ārēja saraksta, izmantojot darbības Izveidot saraksta elementu, Atjaunināt saraksta elementu un Dzēst saraksta elementu. Piemēram, varat atjaunināt ārējā saraksta vienumu ikreiz, kad tiek mainīts vietējā saraksta vai bibliotēkas vienums. Ar ārējiem sarakstiem var veikt arī citas darbības, piemēram, Iestatīt darbplūsmas mainīgo, lai modificētu ārējā saraksta lauku. Kā uzdevuma procesa mērķi varat izmantot arī ārēja saraksta vienumu, bet saite uz uzdevumu nerāda ārējā saraksta vienuma nosaukumu.
Vietnes darbplūsmas Vietnes darbplūsmām nav nepieciešams notikuma trigeris, lai sāktu notikumu trigeri, un tās var sākt manuāli. Lai novērstu nesankcionētu piekļuvi, darbplūsmas, kas piekļūst ārējiem sarakstiem, vienmēr darbojas pakalpojuma kontā, pat ar autentifikācijas režīmu, kas izmanto personificēšanu.
Notikumi Izstrādātājs var izveidot notikumus, kas tiek aktivizēti ārējā datu avotā, un lietotāji var izveidot brīdinājumus, kas reaģē uz šiem notikumiem. Piemēram, varat izmantot SharePoint darbplūsmu, lai nosūtītu e-pasta ziņojumu darbiniekam, ja ārējā datu avotā darbiniekam ir piešķirts klienta konts.
Veiktspējas apsvērumu dēļ ir ieteicams lasīt tikai nelielu kolonnu skaitu ārējā sarakstā vai izveidot, atjaunināt vai dzēst nelielu skaitu vienumu ārējā sarakstā.
Surface ārējie dati Office produktos
Tagad, kad esat izveidojis datus SharePoint produktos, lūk, ko varat darīt ar tiem dažādos Office produktos.
Ārējo datu analīze programmā Excel
Varat eksportēt datus no ārēja saraksta uz programmu Excel 2013 un nodrošināt datu sinhronizēšanu. Piemēram, vēlaties uzturēt preču krājumus ārējā sarakstā, lai tos būtu viegli koplietot un atjaunināt, kā arī periodiski veikt krājumu analīzi programmā Excel 2013. Ārējos datus, kas tiek eksportēti uz programmu Excel 2013, nosaka pašreizējais ārējā saraksta skats, ārējā satura tipā un ārējā sarakstā definētie filtri un SharePoint vietnes valodas iestatījumi.h
Eksportējot ārēju sarakstu, tiek izveidota Excel tabula ar datu savienojumu ar ārējo sarakstu, pamatojoties uz tīmekļa vaicājuma failu. Lai redzētu turpmākās izmaiņas, kas veiktas SharePoint sarakstā Excel tabulā, varat atsvaidzināt datus. Ņemiet vērā, ka ārējo datu avotā nevar veikt izmaiņas un ka Excel atsvaidzināšanas darbība pārrakstīs visas Excel tabulā veiktās izmaiņas.
Ārējo datu pievienošana Word dokumentiem
Dokumentu bibliotēkai pievienojot ārējo datu kolonnas un Word veidni ar satura vadīklām, varat arī viegli un efektīvi ievadīt precīzus, atjauninātus datus Microsoft Word 2013 strukturētā dokumentā.
Pieņemsim, ka jums ir dokumentu bibliotēka, kurā ir klientu līgumi. Tomēr visa jūsu klientu informācija tiek glabāta biznesa lietojumprogrammā, piemēram, SAP. Varat sekot klienta līgumiem dokumentu bibliotēkā, bet nodrošināt, lai saistītā klienta informācija būtu atjaunināta un nevajadzīgi netiktu dublēta. Tālāk aprakstīts, kā to izdarīt.
- Vispirms pievienojiet ārējo datu kolonnas bibliotēkā, lai saistītu atbilstošo klienta nosaukumu, uzņēmuma nosaukumu un tālruņa numuru ar katru līgumu, kas tiek glabāts līgumu bibliotēkā.
- Pēc tam izveidojiet Word veidni, kurā ir klienta līguma tekstveidnes teksts un satura vadīklas, lai ievadītu klienta nosaukumu, uzņēmuma nosaukumu un tālruņa numuru. Word 2013 izmantos ārējo vienumu atlasītāju, lai palīdzētu ievadīt vai atjaunināt pareizo informāciju, automātiski parādot un izgūstot pareizo klienta informāciju.
- Visbeidzot, ikreiz, kad izveidojat līgumu, ievadāt klienta datus un saglabājat līgumu bibliotēkā, klienta datu vērtības tiek paaugstinātas uz atbilstošajām ārējo datu kolonnām.
Ārējo datu sinhronizēšana programmā Outlook
Ja ārējā sarakstā ir klienti, uzdevumi, tikšanās vai ziņas, varat sarakstu savienot ar programmu Outlook 2013. Pēc savienojuma izveides varat skatīt, rediģēt un drukāt datus, izmantojot pazīstamo Outlook lietotāja interfeisu. Ja dati ir kontaktinformācija, piemēram, klienti, varat tiem pat piezvanīt, sūtīt e-pasta ziņojumus un veikt sapulču pieprasījumus.
Datu sinhronizācija ir divvirzienu. Programmā Outlook 2013 veiktās izmaiņas tiek automātiski sinhronizētas ar ārējo datu avotu. Ārējā datu avotā veiktās izmaiņas tiek sinhronizētas ar Outlook 2013 vienumiem, lai gan var būt nepieciešama arī atsvaidzināšana.
Pēc noklusējuma dati automātiski tiek atsvaidzināti ik pēc sešām stundām, taču šo vērtību var mainīt. Lai pārliecinātos, vai redzat pašreizējos datus no ārēja datu avota, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz mapes un pēc tam noklikšķiniet uz Sinhronizēt datu bāzes izmaiņas.
Izveidojot ārējā satura tipu, rīkojieties šādi:
- Ja vēlaties bezsaistes piekļuvi, iespējojiet bezsaistes sinhronizācijas atbalsta opciju.
- Iestatiet lauku Office vienuma tips uz vienu no šiem: Kontaktpersona, Tikšanās, Uzdevums vai Ziņa.
- Kartējiet atsevišķus ārējā satura tipa laukus, piemēram, Klienta vārds, Klienta uzvārds, Klienta adrese un Klienta tālrunis, uz attiecīgajiem Outlook vienuma tipa laukiem, piemēram, kontaktpersonas Vārds, Uzvārds, Biznesa adrese un BusinessPhone.
Turklāt, izmantojot izstrādātāja uzrakstītu kodu, varat izveidot Outlook risinājumu, kas veic šādas darbības:
- Rādīt pielāgotās vai pielāgotās datu daļas pielāgotās uzdevumrūtīs, lai lietotājiem prezentētu ārējos datus.
- Iekļaujiet pielāgotas lentes komandas, lai veiktu pielāgotas darbības.
- Izveidojiet pielāgota skata definīciju, lai parādītu noteiktas ārējo datu kolonnas.
- Noformēt pielāgotus veidlapu apgabalus, lai prezentētu ārējos datus.
Ārējo datu piekļuves uzlabošana, izmantojot InfoPath veidlapas
Ir vairāki iemesli, kāpēc Microsoft InfoPath 2013 ir noderīga izmantošanai ar ārējiem datiem:
Darbs ar saliktiem datu tipiem Ja ārējo datu lauks ir hierarhisks, piemēram, adreses lauks, kurā kā apakšlauki ir Iela, Pilsēta un Pasta indekss, nevarat strādāt ar šo lauku SharePoint veidlapā ārējam sarakstam un faktiski tas pat netiek izveidots. Tomēr SharePoint veidlapu var pārvērst par InfoPath veidlapu, lai izveidotu un atjauninātu laukus, izmantojot InfoPath 2013.
Ārējo vienumu atlasītāja vadīklas iegulšana Ārējo vienumu atlasītāja vadīklu var vilkt un nomest InfoPath veidlapā, saistīt to ar ārējo sarakstu kā sekundāro datu avotu un lietotājam atvieglot vienuma atlasi, pamatojoties uz unikālu lauku, piemēram, klienta nosaukumu vai produkta ID.
Turklāt, ja iestatāt ārējā satura tipu, piemēram, klientu un pasūtījumu, saistību, un ārējā saraksta InfoPath veidlapā ir ārēja atslēga, piemēram, klienta ID, ārējo vienumu atlasītāja vadīkla pat automātiski tiek pievienota formai. Tas lietotājiem ļauj ērti atrast vēlamo klientu, strādājot ar pasūtījumiem.
Veidlapas vairāku skatu izveide Dažkārt var būt nepieciešams, lai formās būtu vairāki ārējo datu skati, īpaši, ja ir daudz lauku un ārējais saraksts vai SharePoint veidlapa nav efektīva. Vairāki skati ir noderīgi arī vienreizējas rakstīšanas scenārijos, kad ārējā sistēma neļauj atjaunināt lauku pēc tā izveides. Šādos gadījumos varat izveidot divus skatus: vienu izveides darbībai, bet otru — atjaunināšanas darbībai.
Kārtulu vai koda pievienošana veidlapām Varat pievienot deklaratīvas kārtulas vai koda formas, lai izmantotu papildu biznesa loģiku, piemēram, validāciju un aprēķinus. Piemēram, varat nodrošināt, ka valsts/reģiona kods ir derīgs, izmantojot kārtulu, vai ASV pasta indekss ir derīgs, izmantojot tīmekļa pakalpojumu.
Ārējo datu pievienošana publicētām Visio shēmām
Izmantojot Microsoft Visio 2013, varat saistīt ārēja saraksta datus ar shēmu un tās formām. Pēc tam varat publicēt shēmu SharePoint dokumentu bibliotēkā kā interaktīvu tīmekļa zīmējumu tā, lai lietotāji varētu parādīt shēmu un skatīt saistītos ārējos datus pārlūkprogrammā. Pastāv trīs veidi, kā datu rindas piesaistīt formām jūsu attēlā. Rindas varat piesaistīt esošām formām pa vienai, rindas formām varat piesaistīt automātiski vai arī izveidot formas no datiem.
Ārējo datu importēšana un atsvaidzināšana programmā Access
Microsoft Access 2013 ir visu veidu datu nosēšanās laukums, un ārējie dati nav izņēmums. Varat importēt ārēju sarakstu savā Access datu bāzē klienta datorā un periodiski atsvaidzināt datus. Dati ir tikai lasāmi.
Pamatdarbības ir šādas:
- Eksportējiet ārējā satura tipu no SharePoint Designer 2013 vai tieši no biznesa datu savienojamības metadatu krātuves kā BDCM failu.
- Programmā Access 2013 izveidojiet tīmekļa pakalpojuma datu savienojumu, izmantojot BDCM failu.
- Programmā Access 2013 izveidojiet saistītu tabulu, pamatojoties uz tīmekļa pakalpojuma datu savienojumu.
Ņemiet vērā, ka šādā gadījumā uzņēmumu savienojamības pakalpojumu klienta izpildlaika kešatmiņa netiek izmantota datu atsvaidzināšanai ar ārējo sarakstu.