Access datu arhivēšana

Microsoft Access datu bāzes ir organizētas un pārvaldāmas, periodiski arhivējot vecus vai neaktīvus ierakstus. Varat arhivēt visas datu bāzes tabulas, noteiktas tabulas vai tikai noteiktus ierakstus, piemēram, ierakstus, kas ir vecāki par konkrētu datumu. Šajā tēmā ir izskaidrots, kā izmantot trīs dažādas opcijas datu arhivēšanai Access datu bāzē.

Šajā rakstā

Kad vajadzētu apsvērt arhivēšanu?

Periodiska tabulas aizstāšana

Periodiski aizstājiet visas tabulas

Periodiska ierakstu pārvietošana uz arhīva tabulu

Kad vajadzētu apsvērt arhivēšanu?

Ja datora datu bāzē ir dati, kurus vairs neplānojat izmantot, taču vēlaties šos datus paturēt ērti, ja tie ir nepieciešami noteiktā laikā, vai arī, lai nodrošinātu datu saglabāšanas politiku, arhivēšana ir labs veids, kā saglabāt šos datus. Arhivēšana bieži tiek izmantota arī datu saglabāšanai, ņemot vērā datuma stāvokli, piemēram, mēneša beigās.

Datu arhivēšanas veidi

Tālāk esošajā tabulā ir norādītas datu arhivēšanas metodes, metodes apraksts, izskaidrojums par to, kad jāizmanto katra metode, un citi specifiski metodes apsvērumi.

Metode

Apraksts

Izmantojiet, ja...

Citi apsvērumi

Periodiska tabulas aizstāšana

Periodiski izveido noteiktas tabulas arhīva kopiju un aizstāj šo tabulu ar jaunu, tukšu tabulas kopiju.

Visi tabulas ieraksti atbilst nosacījumiem, kurus izmantojat, lai noteiktu, vai arhivēt.

PIEMĒRS: jums ir tabula, kurā tiek glabāta ikdienas temperatūras ekstrēms. Katru gadu jūs varat arhivēt tabulu un sākt jaunu ar tukšu.

Periodiski aizstājiet visas tabulas

Periodiski izveidojiet back-end datu bāzes arhīva kopiju un pēc tam aizstājiet aizmugures datu bāzi ar jaunu, tukšu. Nepieciešama dalītā datu bāze (datu bāze, kas sastāv no: aizmugures datu bāzes fails, kas satur visas tabulas; un priekšgala datu bāzes fails, kurā ir visi pārējie datu bāzes objekti).

Visi ieraksti vairumā datu bāzes tabulu atbilst nosacījumam, kuru izmantojat, lai noteiktu, vai arhivēt.

PIEMĒRS: jūsu datu bāze sastāv no vairākām tabulām ar dažāda veida meteoroloģiskiem datiem. Katru gadu jūs arhivējat visas tabulas.

  • Ja jums ir uzmeklēšanas tabulas (tabulas, kuras izmantojat, lai glabātu uzmeklētu vērtības, piemēram, pasta indeksi vai nodaļās), iespējams, šie dati būs jāimportē jaunā datu bāzē.

  • Datu bāze ir jāarhivē manuāli. Šajā metodē nevar izmantot makro.

Periodiska ierakstu pārvietošana uz arhīva tabulu

Periodiski izpilda vaicājumu, kas atlasa arhivēšanas ierakstus un pievieno datus arhīva tabulai, un pēc tam palaidiet vaicājumu, lai atlasītu to pašu ierakstu (no sākotnējās tabulas) un tos izdzēstu.

Daži tabulas ieraksti atbilst nosacījumam, ko izmantojat, lai noteiktu, vai veikt arhivēšanu.

PIEMĒRS: vēlaties arhivēt bibliotēkas transakcijas (pārbaudīt outs), ja atdotais datums ir vismaz gadu vecs.

  • Iespējams, ir jāstrādā apkārt atsauču integritāte, it īpaši, ja ieraksti, ko vēlaties arhivēt, atrodas attiecība viens pret daudziem vienas puses pusē. Lai iegūtu papildinformāciju, skatiet sadaļu par darbu ar attiecinošo integritāti .

Brīdinājums.: Ja vaicājumos jāizmanto parametri, ir jāizveido veidlapa, ar kuru jārīkojas ar parametriem. Pretējā gadījumā jūs riskējat ar datu zudumu.

Darbs ar attiecinošo integritāti

Ja ieraksti, ko vēlaties arhivēt, ir saistīti ar ierakstiem citās tabulās, jums, iespējams, būs jāstrādā ap šīm relācijām. Ja ieraksti, ko vēlaties arhivēt, ir "Child" Records (tie pieder pie "daudziem" attiecība viens pret daudziem ), iespējams, droši varat tos arhivēt bez bažām. Ja ieraksti, ko vēlaties arhivēt, ir "vecākobjekta" ieraksti (tie pieder pie attiecība viens pret daudziem puses "viens"), arhivējot tos ar tiem saistītos "Child" ierakstus, var:

  • Neļaujiet izdzēst "vecākobjektu" ierakstus. Tas var izraisīt problēmas, ja esat jau pievienojis "vecākobjektu" ierakstus arhīva tabulai.

    -Vai-

  • Kļūst par "bāreni" — ieraksti, kas pieder "vecākobjektam", kas nepastāv. Tādējādi datu bāzē var rasties problēmas ar datu integritāti un funkcionalitāti, kas izmanto "bāreni" ierakstus.

Lai veiktu atsauču integritātes kontu, veiciet tālāk norādītās darbības.

  1. Nosakiet, kuri ierakstu bērnobjekti pieder ierakstiem, kurus vēlaties arhivēt. Piemēram, ja vēlaties arhivēt to pamatlīdzekļu ierakstus, kas tiek patapināti bibliotēkā, vispirms nosakiet, vai pastāv kāda darbība, kas ir atvērta šiem aktīviem, t.i., vai Pamatlīdzekļi ir paņemti, bet nav atgriezti.

  2. Veiciet vienu no šīm darbībām

    • Ja ieraksti "bērns" vienmēr ir droši izdzēsti, pārliecinieties, vai relācija nodrošina attiecinošo integritāti ar kaskadēto dzēšanu. Tas nodrošina, ka visi saistītie "Child" ieraksti tiks izdzēsti.

    • Ja ierakstus "bērns" nevar droši izdzēst, apsveriet iespēju arhivēt visas datu bāzes tabulas.

    • Izveidojiet vaicājumu, kas atlasa "vecākobjekta" ierakstus, kuriem nav "Child" ierakstu. Pēc tam izmantojiet šo pirmo vaicājumu, lai izveidotu savus arhīva vaicājumus (skatiet sadaļu periodiski pārvietot ierakstus uz arhīva tabulu), nevis izmantot tabulu vecākobjekts.

Uz lapas sākumu

Periodiska tabulas aizstāšana

Ja vēlaties arhivēt visus tabulas datus, varat periodiski aizstāt tabulu ar tukšu kopiju.

Svarīgi!: Ja arhivētā tabula ir saistīta ar citām tabulām, iespējams, ir jāstrādā ap attiecinošo integritāti.

  1. Navigācijas rūtī atlasiet tabulas, kuras vēlaties arhivēt, nospiediet taustiņu kombināciju CTRL + C un pēc tam nospiediet taustiņu kombināciju CTRL + V.

  2. Dialoglodziņa tabulas ielīmēšana sadaļā Ielīmēšanas opcijasatlasiet tikai struktūraun pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

    Access nosauc kopiju kā oriģinālā tabulas nosaukuma kopiju.

  3. Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz sākotnējās tabulas un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Pārdēvēt .

    Piešķiriet tabulai citu nosaukumu, lai norādītu, kas tas ir, piemēram, "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  4. Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tukšās kopijas un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Pārdēvēt . Pārdēvējiet to ar sākotnējās tabulas nosaukumu.

Uz lapas sākumu

Periodiski aizstājiet visas tabulas

Ja izmantojat dalījuma datu bāzi, varat periodiski aizstāt visas tabulas, aizstājot aizmugures datu bāzi ar tukšu kopiju.

Lai to izdarītu, vispirms sagatavojiet tukšo kopiju. Ja nemaināt datu bāzes noformējumu, varat atkārtoti izmantot šo tukšo kopiju ikreiz, kad veicat arhivēšanu. Lai arhivētu, vienkārši pārdēvējiet esošo datu bāzi, lai norādītu, ka tā ir arhīva, un saglabājiet tukšo kopiju kā jauno datu bāzes dublējumkopiju.

Tukšas datu bāzes kopijas sagatavošana

Vispirms importējiet tabulu definīcijas visās tabulās, kas atrodas aizmugures datu bāzē.

  1. Cilnē Fails noklikšķiniet uz Jauns, atlasiet tukša datu bāzeun pēc tam noklikšķiniet uz izveidot.

  2. Aizvērtu Table1.

  3. Cilnes Ārējie dati grupā Importēt & saiti noklikšķiniet uz Access.

  4. Dialoglodziņā iegūt ārējos datus — Access datu bāze atlasiet tabulu, vaicājumu, formu, atskaišu, makro un moduļu importēšana pašreizējā datu bāzēun pēc tam noklikšķiniet uz Pārlūkot.

  5. Dialoglodziņā faila atvēršana atlasiet aizmugures datu bāzi. Noklikšķiniet uz Atvērt , lai aizvērtu failu atvēršanas dialoglodziņu, un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

  6. Dialoglodziņā objektu importēšana noklikšķiniet uz Opcijas.

  7. Sadaļā tabulu importēšanaatlasiet tikai definīcija.

  8. Cilnē tabulas noklikšķiniet uz Atlasīt visu, noklikšķiniet uz Labiun pēc tam uz izslēgt.

Datu pievienošana uzmeklēšanas tabulām tukšajā kopijā 

Katrai uzmeklēšanas tabulai veiciet tālāk norādītās darbības.

  1. Saite uz uzmeklēšanas tabulu esošajā servera datu bāzē.

  2. Izveidojiet pievienošanas vaicājumu, kas pievieno visus ierakstus no oriģinālā uz kopiju.

Aizmugures datu bāzes aizstāšana ar tukšu kopiju

Vispirms pārdēvējiet esošo datu bāzi, lai norādītu, ka tā tagad ir arhīva. Pēc tam atveriet tukšo kopiju un saglabājiet to, izmantojot sākotnējo dublējuma datu bāzes nosaukumu.

  1. Noklikšķiniet uz cilnes Fails un pēc tam uz Saglabāt datu bāzi kā. Iespējams, tiks parādīts aicinājums slēgt visus atvērtos objektus. Ja tā ir, noklikšķiniet uz Labi. Tiek atvērts dialoglodziņš Saglabāt kā .

  2. Lodziņā kur Saglabāt (dialoglodziņa Saglabāt kā augšdaļā) Pārliecinieties, vai saglabājat failu tajā pašā vietā, kur atrodas oriģinālā datu bāze.

  3. Lodziņā faila nosaukums ievadiet oriģinālās aizmugures datu bāzes nosaukumu.

  4. Lodziņā Saglabāt kā tipu atlasiet Access datu bāze (*. accdb).

Uz lapas sākumu

Periodiska ierakstu pārvietošana uz arhīva tabulu

Šis ir četru soļu process, kura veikšanai ir nepieciešama tukšas tabulas kopija, kurā ir ieraksti, ko vēlaties arhivēt, izveidojot pievienošanas vaicājumu, lai kopētu ierakstus no sākotnējās tabulas uz arhīva tabulu, izveidojot dzēšanas vaicājums, lai noņemtu arhivētos ierakstus no ori oriģinālais tabulu un beidzot izveidot makro, lai palaistu abus vaicājumus, ko var izpildīt, kad vēlaties arhivēt. Šis šķietami sarežģītais process var būt vienkārši, ja veicat darbības tādā secībā, kādā tie ir norādīti tālāk.

1. darbība: arhīva tabulas izveide

2. darbība: pievienošanas vaicājuma izveide datu kopēšanai uz arhīva tabulu

3. darbība: dzēšanas vaicājuma izveide, lai noņemtu datus no sākotnējās tabulas

4. darbība: makro izveide, lai palaistu gan pievienošanas, gan dzēšanas vaicājumus

1. darbība: arhīva tabulas izveide

Lai visus arhivētos ierakstus glabātu vienā tabulā, veiciet šo darbību vienreiz. Šajā darbībā izveidotajā arhīva tabulā būs visi jūsu arhivētie ieraksti.

Lai izdzēstu veco arhīva tabulu, kad izveidojat jaunu kontu, varat izmantot tabulas veidošanas vaicājums, lai kopētu datus uz arhīva tabulu. Lai to izdarītu, pārejiet pie 2. darbības.

Lai izmantotu jaunu arhīva tabulu katru reizi, kad arhivējat, bet saglabātu arī vecas arhīva tabulas, pārdēvējiet veco arhīva tabulu, pirms izveidot jaunu. Ja arhivējat atbilstoši datumam, apsveriet iespēju nosaukt savas vecās arhīva tabulas atbilstoši tās attēlotajam datumu diapazonam.

  1. Navigācijas rūtī atlasiet tabulu, kurā ir arhīva ieraksti, nospiediet taustiņu kombināciju CTRL + C un pēc tam nospiediet taustiņu kombināciju CTRL + V.

  2. Lodziņā tabulas nosaukums dzēsiet vārdus un pievienojiet pasvītrojuma tekstu un vārdu "Arhīvs" uz esošo tabulas nosaukumu un pēc tam noklikšķiniet uz Labi. Piemēram, ja sākotnējā tabula ir nosaukta par darbībām , arhīva tabulas nosaukums ir Transactions_archive.

    Tabulas ielīmēšana kā

  3. Dialoglodziņa tabulas ielīmēšana sadaļā Ielīmēšanas opcijasatlasiet tikai struktūra.

2. darbība: pievienošanas vaicājuma izveide datu kopēšanai uz arhīva tabulu

  1. Cilnes Izveide grupā Vaicājumi noklikšķiniet uz Vaicājuma noformējums.

  2. Izmantojiet dialoglodziņu Tabulas rādīšana , lai pievienotu tabulu ar ierakstiem, ko vēlaties arhivēt, un pēc tam aizvērtu dialoglodziņu Tabulas rādīšana .

  3. Vaicājuma noformēšanas logā veiciet dubultklikšķi uz zvaigznītes (*) tabulā, kuru tikko pievienojāt. Tabulas nosaukums un zvaigznīte tiek parādīti vaicājuma noformējuma režģa pirmajā kolonnā.

    Piezīme.: Zvaigznīte norāda, ka vaicājumā jāiekļauj visi lauki no vaicājuma izvades tabulas. Ja izmantojat zvaigznīti, ja lauki ir pievienoti vai noņemti no tabulas, vaicājuma rezultāts atbilstoši pielāgojas.

  4. Vaicājuma noformēšanas logā veiciet dubultklikšķi uz lauka, kuru vēlaties izmantot, lai norādītu nosacījumu, kuram ieraksti jāizpilda pirms arhivēšanas. Piemēram, ja jūsu darījumu tabulā ir lauks, kura nosaukums ir atzīmēts, un jūs vēlaties arhivēt visus ierakstus, kuros šis datums ir lielāks par vienu gadu, veiciet dubultklikšķi uz lauka un tas tiek rādīts nākamajā tukšajā vaicājuma noformējuma režģa kolonnā.

    Vaicājuma noformēšanas režģis

    Atkārtojiet šo darbību, ja vēlaties izmantot kritērijus ar papildu laukiem.

  5. Izmantojiet rindu kritēriji , lai norādītu kritēriju laukiem, kurus tikko pievienojāt. Piemēram, var norādīt, ka datumam ir jābūt agrākam par 2019. gada 1. janvāri, izmantojot izteiksmes < # 1/1/2019 # rindā kritēriji .

    Ja kritēriju vērtības tiek mainītas katru reizi, kad veicat arhivēšanu, vaicājums ir jālūdz ievadei. Lai to izdarītu, izmantojiet parametru rindā kritēriji , lai vaicājums tiktu prasīts ievadei. Lai izmantotu parametru, izmantojiet izteiksmi kā parasti, bet tā vietā, lai norādītu vērtību, izmantojiet īsu jautājumu, ko ietver kvadrātiekavas. Piemēram, var izmantot izteiksmju < [arhivēt transakcijas, kas pabeigtas pirms:], piemēram:

    Parametra izteiksme

    Papildinformāciju par parametru izmantošanu skatiet rakstā Ievads par vaicājumiem.

    Varat arī izmantot rindu OR , lai norādītu alternatīvus nosacījumus. Papildinformāciju par kritēriju izmantošanu skatiet rakstā Vaicājumu kritēriju piemēri.

    Padoms.: Ja izmantojat datuma lauku, lai norādītu kritērijus, un vēlaties arhivēt visus ierakstus, kas ir vecāki par pašreizējo datumu, datuma lauka rindā kritēriji ievadiet <datumu () .

  6. Veiciet vienu no šīm darbībām

    Ja esat jau izveidojis arhīva tabulu, izmantojiet pievienošanas vaicājumu, lai pievienotu tabulā norādītos ierakstus.

    1. Cilnes Noformējums grupā Vaicājuma tips noklikšķiniet uz Pievienošanas.

    2. Dialoglodziņa pievienošana lodziņā tabulas nosaukums Atlasiet arhīva tabulas nosaukumu un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

      Kam pievienot

      Vaicājuma noformējuma režģī tiek parādīta rinda Pievienot .

    3. Notīriet izvēles rūtiņu Pievienot rindai visiem laukiem, ko izmantojāt, lai norādītu kritērijus. (Tikai zvaigznītes vērtībai jāpievienovērtība.)

      Vaicājuma noformēšanas režģa rinda Pievienot kam

      Ja neesat izveidojis arhīva tabulu, izmantojiet tabulas veidošanas vaicājumu, lai izveidotu arhīva tabulu, izmantojot norādītos ierakstus:

    4. Cilnes Noformējums grupā Vaicājuma veids noklikšķiniet uz Tabulas izveidošana.

    5. Dialoglodziņa tabulas veikšana lodziņā tabulas nosaukums ierakstiet arhīva tabulas nosaukumu un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

  7. Lai saglabātu vaicājumu, nospiediet taustiņu kombināciju CTRL+S.

3. darbība: dzēšanas vaicājuma izveide, lai noņemtu datus no sākotnējās tabulas

  1. Cilnes Izveide grupā Vaicājumi noklikšķiniet uz Vaicājuma noformējums.

  2. Izmantojiet dialoglodziņu Tabulas rādīšana , lai pievienotu tabulu, kurā ir ieraksti, kurus vēlaties arhivēt. Aizveriet dialoglodziņu Tabulas rādīšana.

  3. Vaicājuma noformēšanas logā veiciet dubultklikšķi uz zvaigznītes (*) tabulā, kuru tikko pievienojāt. Tabulas nosaukums un zvaigznīte tiek parādīti vaicājuma noformējuma režģa pirmajā kolonnā.

  4. Vaicājuma noformēšanas logā veiciet dubultklikšķi uz tiem pašiem laukiem, ko izmantojāt, lai norādītu nosacījumu pievienošanas vaicājumā.

  5. Izmantojiet rindu kritēriji , lai norādītu kritēriju laukiem, kurus tikko pievienojāt. Papildinformāciju par kritēriju izmantošanu skatiet rakstā Vaicājumu kritēriju piemēri.

    Svarīgi!: Ja vaicājuma pievienošanas vai tabulas veidošanas vaicājums ir izmantojis parametru, pārliecinieties, vai dzēšanas vaicājumam ir pārāk daudz datu. Atcerieties arī to, ka ir jāievada abu vaicājumu viena vērtība. Ja ievadāt dažādas parametru vērtības, iespējams, zudīs dati. Lai novērstu datu zudumu, apsveriet iespēju izmantot formu, lai savāktu vērtības, un vaicājumu veikšana palūdz veidlapu ievades vērtībām. Papildinformāciju skatiet rakstā Ievads par vaicājumiem.

  6. Cilnes noformējums grupā vaicājuma tips noklikšķiniet uz Dzēst.

    Vaicājuma noformējuma režģī tiek parādīta rinda Dzēst .

    Vaicājuma noformēšanas režģa rinda Dzēst

  7. Lai saglabātu vaicājumu, nospiediet taustiņu kombināciju CTRL+S.

4. darbība: makro izveide, lai palaistu gan pievienošanas, gan dzēšanas vaicājumus

  1. Cilnes Izveide grupā Makro un kods noklikšķiniet uz Makro.

  2. Noklikšķiniet uz nolaižamās bultiņas blakus Pievienot jaunu darbībuun pēc tam noklikšķiniet uz OpenQuery.

    Tiek parādīta darbība OpenQuery , un tiek parādīti tās argumenti.

  3. Lodziņā vaicājuma nosaukums atlasiet (pievienot vai izveidot tabulu) vaicājumu, ko izveidojāt 2. darbībā.

  4. Noklikšķiniet uz nolaižamās bultiņas blakus Pievienot jaunu darbībuun pēc tam noklikšķiniet uz OpenQuery.

    Tiek parādīta darbība OpenQuery , un tiek parādīti tās argumenti.

  5. Lodziņā vaicājuma nosaukums atlasiet dzēšanas vaicājumu, ko izveidojāt, veicot 3. darbību.

  6. Nospiediet taustiņu kombināciju CTRL + S, lai saglabātu makro.

    Ja vēlaties arhivēt ierakstus, palaidiet makro.

Uz lapas sākumu

Piezīme.:  Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai jūs varat mūs informēt, vai informācija bija noderīga? Šeit ir raksts angļu valodā jūsu atsaucei.​

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka jums varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta speciālistiem.

×