Atskaišu izstrādes ceļvedis

Šajā rakstā

Izlemiet, kā izkārtot atskaiti
Vadīklu izkārtojumu izmantošana datu līdzināšanai
Atskaišu vai lappušu galvenes un kājenes sadaļu pievienošana vai noņemšana
Dažādu datu tipu formatēšanas padomi

Izlemiet, kā izkārtot atskaiti

Noformējot atskaiti, vispirms ir jāapsver, kā vēlaties, lai dati tiktu sakārtoti lapā un kā dati tiek glabāti datu bāzē. Noformēšanas procesa laikā varat pat atklāt, ka datu izkārtojums tabulās neļauj izveidot vajadzīgo atskaiti. Tas var liecināt par to, ka tabulas nav normalizētas — tas nozīmē, ka dati netiek saglabāti visefektīvākajā veidā.

Atskaites skicēšana

Šī darbība nav nepieciešama — iespējams, ka Access atskaites vednis vai atskaišu rīks (kas ir pieejams cilnes izveide grupā atskaites ) nodrošina pietiekamu atskaites noformējuma noformējumu. Tomēr, ja izlemjat izveidot atskaiti, neizmantojot šos rīkus, iespējams, būs noderīgi izveidot aptuvenu atskaites skici uz papīra lapas, zīmējot lodziņu, kurā katrs lauks iet un ieraksta lauka nosaukumu katrā lodziņā. Vai arī varat izmantot programmas, piemēram, Word vai Visio, lai izveidotu šīs atskaites mockup. Neatkarīgi no tā, kādu metodi izmantojat, noteikti iekļaujiet pietiekami daudz rindu, lai norādītu datu atkārtojumu.

completed form overlapping preliminary sketch

Piemēram, varat izmantot produkta informācijas rindu, pēc tam vairākas atkārtojošās rindas šī produkta pārdošanai un visbeidzot pārdošanas kopsummu rindu. Pēc tam secība tiek atkārtota nākamajā produktā un tā tālāk līdz atskaites beigām. Vai, iespējams, jūsu atskaite ir vienkārša tabulas datu uzskaitījums, un šajā gadījumā skicē var būt tikai rindu un kolonnu sērija.

Piezīme.: Šī metode ir ļoti noderīga arī tad, ja noformējat kādu citu atskaiti. Šajā gadījumā otra persona var iezīmēt skici, pirms sākat darbu.

Pēc skicēšanas izveidošanas noteikt, kurā tabulā vai tabulās ir dati, ko vēlaties parādīt atskaitē. Ja visi dati ir iekļauti vienā tabulā, atskaiti var balstīt tieši uz šo tabulu. Biežāk dati, kurus vēlaties saglabāt vairākās tabulās, ir jāvelk kopā, lai tos varētu parādīt atskaitē. Vaicājumu var iegult atskaites rekvizītā ieraksta avots, vai arī varat izveidot atsevišķu, saglabāto vaicājumu un atskaites bāzi par to.

Izlemiet, kurus datus ievietot katrā atskaites sadaļā

Katrai atskaitei ir vismaz viena atskaišu sadaļa. Viena sadaļa, kas ir pieejama katrā atskaitē, ir detalizētas informācijas sadaļa. Šī sadaļa tiek atkārtota vienreiz katram ierakstam tabulā vai vaicājumā, uz kuru balstās atskaite. Citas sadaļas ir neobligātas un atkārtotas retāk, un tās parasti tiek izmantotas, lai rādītu informāciju, kas ir kopīga ierakstu grupai, atskaites lapai vai visai atskaitei.

Tālāk esošajā tabulā ir aprakstīts, kur atrodas katra sadaļa, un kā parasti tiek lietota sadaļa.

Sadaļa	Atrašanās vieta	Parastais saturs
Atskaites galvenes sadaļa	Tiek parādīta tikai vienreiz, atskaites pirmās lappuses augšdaļā.	Atskaites virsraksts Logotipa Pašreizējais datums
Atskaites kājenes sadaļa	Tiek parādīta pēc pēdējās datu rindas, virs lappuses kājenes sadaļas atskaites pēdējā lappusē.	Atskaišu kopsummas (summas, saskaitītas, vidējās vērtības utt.)
Lappuses galvenes sadaļa	Tiek parādīta katras atskaites lappuses augšdaļā.	Atskaites virsraksts Lappuses numurs.
Lappuses kājenes sadaļa	Tiek parādīta katras atskaites lappuses apakšdaļā.	Pašreizējais datums Lappuses numurs.
Grupas galvenes sadaļa	Tiek parādīta tieši pirms ierakstu grupas.	Lauks, kas tiek grupēts
Grupas kājenes sadaļa	Tiek parādīta tieši pēc ierakstu grupas.	Grupu kopsummas (summas, skaitu, vidējos rādītājus utt.)

Informāciju par to, kā pievienot vai noņemt atskaites galvenes un kājenes sadaļas, kā arī lappuses galvenes un kājenes sadaļas, skatiet šī raksta sadaļā atskaišu vai lappušu galvenes un kājenes sadaļu pievienošana vai noņemšana . Grupas galvenes un kājenes sadaļas var pievienot, izmantojot izkārtojuma vai noformējuma skata rūti Grupēšana, kārtošana un kopsumma .

Izlemiet, kā sakārtot detalizētos datus

Lielākā daļa atskaišu ir sakārtotas tabulārā vai grupveida izkārtojumā, bet Access sniedz iespēju izmantot gandrīz jebkuru ierakstu un nepieciešamo lauku izkārtojumu.

Tabulveida izkārtojums Tabulveida izkārtojums ir līdzīgs izklājlapai. Etiķetes atrodas augšpusē, un dati tiek līdzināti kolonnās zem etiķetēm. Tabulveida attiecas uz datu tabulas izskatu. Šis ir atskaites tips, ko Access izveido, noklikšķinot uz atskaites cilnes izveidot grupā atskaites . Ja atskaitei ir relatīvi mazs lauku skaits, ko vēlaties parādīt vienkārša saraksta formātā, tabulārais izkārtojums ir piemērots. Tālāk esošajā ilustrācijā ir parādīta darbinieku atskaite, kas izveidota, izmantojot tabulāro izkārtojumu.

Employees report in a tabular layout

Grupveida izkārtojums Grupveida izkārtojums atgādina veidlapu, kas tiek aizpildīta, atverot bankas kontu vai veicot pirkumu no tiešsaistes mazumtirgotāja. Katrs datu fragments ir atzīmēts, un lauki tiek grupēti viens virs otra. Šis izkārtojums ir piemērots atskaitēm, kurās ir pārāk daudz lauku, lai tās tiktu rādītas tabulārā formātā — tas ir, kolonnu platums pārsniedz atskaites platumu. Tālāk esošajā ilustrācijā ir parādīta darbinieku atskaite, kas izveidota, izmantojot grupveida izkārtojumu.

Klipkopu vietnē redzamo kaķa attēlu paraugs

Piezīme.: Atskaišu vednī Šis izkārtojums tiek dēvēts par kolonnveida izkārtojumu.

Jaukts izkārtojums Varat apvienot tabulāro un grupveida izkārtojumu elementus. Piemēram, katram ierakstam varat sakārtot laukus horizontālā rindā detaļu sadaļas augšdaļā un sakārtot citus viena ieraksta laukus vienā vai vairākos grupveida izkārtojumos zem augšējās rindas. Tālāk esošajā ilustrācijā ir parādīta darbinieku atskaite, kas tika izveidota, izmantojot jauktu izkārtojumu. Lauki ID, uzvārds un vārds ir sakārtoti Tabulārā vadīklu izkārtojumā, un lauku darba nosaukums un darba tālruņa lauki ir sakārtoti grupveida izkārtojumā. Šajā piemērā režģlīnijas tiek lietotas, lai vizuāli atdalītu laukus katram darbiniekam.

Atjaunināšanas vaicājuma ar vienu atjaunināšanas kritēriju

Taisnots izkārtojums Ja atskaites izveidei izmantojat atskaites vedni, varat izvēlēties, vai izmantot pamatotu izkārtojumu. Šajā izkārtojumā tiek izmantots pilns lappuses platums, lai ieraksti tiktu parādīti pēc iespējas kompakti. Protams, varat iegūt vienādus rezultātus, neizmantojot atskaišu vedni, taču tas var būt cītīgs process, lai lauku līdzinātu tieši. Tālāk esošajā ilustrācijā ir parādīta darbinieku atskaite, kas izveidota, izmantojot atskaites vedņa taisnoto izkārtojumu.

Taisnotais izkārtojums ir piemērots izkārtojums, ko var izmantot, ja atskaitē tiek rādīts liels daudzums lauku. Iepriekšējā piemērā, ja izmantojat tabulāru izkārtojumu, lai rādītu vienus un tos pašus datus, lauki tiek izvērsti ārpus lapas malas. Ja izmantojat grupētu izkārtojumu, katram ierakstam ir nepieciešama daudz vairāk vertikālas vietas, kas patērē papīru un padara atskaiti grūtāk lasāmu.

Uz lapas sākumu

Vadīklu izkārtojumu izmantošana datu līdzināšanai

Vadīklu izkārtojumi ir palīglīnijas, ko var pievienot atskaitei, kamēr tā ir atvērta izkārtojuma vai noformējuma skatā. Access automātiski pievieno vadīklu izkārtojumus, ja izmantojat atskaites vedni, lai izveidotu atskaiti, vai, veidojot atskaiti, cilnes izveide grupā atskaites noklikšķinot uz atskaite . Vadīkla izkārtojumā ir kā tabula, kur katrā šūnā var būt etiķete, tekstlodziņš vai jebkura cita tipa vadīkla. Tālāk redzamajā attēlā ir parādīts Tabulveida vadīklu izkārtojums atskaitē.

'Tabulārs vadīklu pamatizkārtojums

Oranžās līnijas norāda vadīklas izkārtojuma rindas un kolonnas, un tās ir redzamas tikai tad, ja atskaite ir atvērta izkārtojuma vai noformējuma skatā. Vadīklu izkārtojumi palīdz izveidot vienotu datu līdzinājumu rindās un kolonnās, un tie atvieglo lauku pievienošanu, izmēru mainīšanu vai noņemšanu. Izmantojot rīkus tabulā un pozīcijas grupās cilnē Sakārtot (pieejams izkārtojuma skatā vai noformējuma skatā), varat mainīt vienu tipa vadīklu izkārtojumu uz citu, un varat noņemt vadīklas no izkārtojumiem, lai vadīklas vajadzīgajā vietā novietotu vajadzīgajā vietā.

Uz lapas sākumu

Atskaišu vai lappušu galvenes un kājenes sadaļu pievienošana vai noņemšana

Kā minēts iepriekš šajā rakstā, galvenes un kājenes ir atskaišu sadaļas, kuras varat izmantot, lai rādītu informāciju, kas ir kopēja visai atskaitei, vai katrai atskaites lapai. Piemēram, varat pievienot lappuses kājenes sadaļu, lai katras lappuses lejasdaļā tiktu parādīts lapas numurs, vai varat pievienot atskaites galvenes sadaļu, lai rādītu visas atskaites virsrakstu.

Atskaites vai lappuses galvenes un kājenes sadaļu pievienošana

Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atskaites, kurā vēlaties veikt izmaiņas, un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Noformējuma skats.
Pārbaudiet, kuras sadaļas jau ir atskaitē. Sadaļas ir atdalītas ar ēnotām horizontālām joslām, kas tiek sauktas par sadaļu atlasītājiem. Katra sekcijas atlasītāja etiķete norāda, kāda ir sadaļa tieši zem tās.

Katrai atskaitei ir detalizētas informācijas sadaļa, un tajā var būt arī atskaites galvene, lappuses galvene, lappuses kājene un atskaites kājenes sadaļas. Turklāt, ja atskaitē ir grupēšanas līmeņi, iespējams, redzēsit grupas galvenes vai kājenes (piemēram, iepriekšējā attēlā redzamo galvenes failu ). Pēc noklusējuma grupu galvenes un kājenes tiek nosauktas, izmantojot lauka nosaukumu vai izteiksmi, kas ir grupas pamatā. Šajā gadījumā grupēšanas lauka nosaukums ir "fails kā".
Lai atskaitei pievienotu lappuses galvenes un kājenes sadaļas vai atskaites galvenes un kājenes sadaļas, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jebkuras sadaļas atlasītāja un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz lappuses galvene/kājene vai atskaites galvene/kājene .

Brīdinājums.: Ja atskaitē jau ir sadaļa, programma Access brīdina, ka tiks izdzēsta esošā sadaļa un tās vadīklas.

Tagad varat pārvietot esošās vadīklas vai pievienot jaunas vadīklas jaunām sadaļām.

Access vienmēr pievieno lapu un atskaišu galvenes un kājenes sadaļas pāros. Tas nozīmē, ka nevarat pievienot lapas vai atskaites galvenes sadaļu, nepievienojot atbilstošo kājenes sadaļu. Ja nav nepieciešamas abas sadaļas, sadaļu nevar izdzēst, bet neizmantoto sadaļu mainīt uz nulles augstumu (0), lai atskaitei nepievienotu papildu vertikālās atstarpes. Novietojiet rādītāju neizmantotās sadaļas apakšā, līdz tas pārvēršas par divvirzienu bultiņu alternatīvais teksts , un pēc tam velciet uz augšu, līdz sadaļa ir paslēpta. Ja sadaļā ir vadīklas, tās ir jāizdzēš, pirms varat pilnībā paslēpt sadaļu.

Ziņojuma vai lappuses galvenes un kājenes sadaļu noņemšana

Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atskaites, kurā vēlaties veikt izmaiņas, un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Noformējuma skats.
Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jebkuras sadaļas atlasītāja un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz lappuses galvene/kājene vai atskaites galvene/kājene .

Ja noņemat galvenes un kājenes pāra un šīs sadaļas satur vadīklas, Access brīdina, ka, izdzēšot sadaļas, tiks dzēstas arī vadīklas un jūs nevarēsit atsaukt šo darbību. Noklikšķiniet uz Jā , lai noņemtu sadaļas un dzēstu vadīklas, vai noklikšķiniet uz Nē , lai atceltu darbību.

Uz lapas sākumu

Dažādu datu tipu formatēšanas padomi

Kad izveidojat atskaiti, izmantojot atskaišu veidošanas rīku (pieejams cilnes izveide grupā atskaites ) vai izmantojot atskaišu vedni, Access atskaitei pievieno laukus un izveido visatbilstošāko vadīklu, lai rādītu katru lauku, pamatojoties uz lauka datu tipu. Ja atskaitei pievienojat laukus, vēlamā metode ir vilkt katru lauku no lauku saraksta uz atskaiti. Tāpat kā atskaites vednī vai atskaišu rīkā, Access izveido visatbilstošāko vadīklu katram laukam atkarībā no lauka datu tipa. Lielākajai daļai datu tipu piemērotākā (noklusējuma) vadīkla ir tekstlodziņš.

Nākamajās sadaļās ir sniegti padomi par to, kā formatēt dažus speciālos datu tipus.

Vairākvērtību lauki Vairākvērtību lauka noklusējuma vadīkla ir kombinētais lodziņš. Tas var šķist kā dīvaina izvēle atskaites vadīklai, jo nevar noklikšķināt uz bultiņas kombinētajā lodziņā atskaitē. Taču atskaites kontekstā kombinētais lodziņš darbojas kā tekstlodziņš. Bultiņa ir redzama tikai noformējuma skatā.

Ja laukā ir vairākas vērtības, šīs vērtības ir atdalītas ar komatiem. Ja kombinētais lodziņš nav pietiekami plats, lai tiktu rādītas visas vērtības vienā rindiņā un kombinētā lodziņa rekvizīts CanGrow ir iestatīts uz Jā, vērtības tiek aplauztas uz nākamo rindiņu. Pretējā gadījumā vērtības tiek apcirstas. Lai vadīklai iestatītu rekvizītu CanGrow , atveriet atskaiti noformējuma vai izkārtojuma skatā, noklikšķiniet uz vadīklas un pēc tam nospiediet taustiņu F4, lai atvērtu vadīklas rekvizītu lapu. Rekvizīts CanGrow atrodas gan cilnē Formatēšana , gan vadīklas rekvizītu lapas cilnē Visi .

Bagātināta teksta lauki Bagātināta teksta lauka noklusējuma vadīkla ir tekstlodziņš. Ja tekstlodziņš nav pietiekami plats, lai tiktu rādītas visas vērtības vienā rindiņā un tekstlodziņa rekvizīts CanGrow ir iestatīts uz Jā, vērtības tiek aplauztas uz nākamo rindiņu. Pretējā gadījumā vērtības tiek apcirstas. Lai vadīklai iestatītu rekvizītu CanGrow , atveriet atskaiti noformējuma vai izkārtojuma skatā, noklikšķiniet uz vadīklas un pēc tam nospiediet taustiņu F4, lai atvērtu vadīklas rekvizītu lapu. Rekvizīts CanGrow atrodas gan cilnē Formatēšana , gan vadīklas rekvizītu lapas cilnē Visi .

Bagātināta teksta lauks palīdz formatēt tekstu dažādos veidos. Piemēram, vairākus vārdus laukā var pasvītrot, un vairāki citi vārdi tajā pašā laukā var būt slīprakstā. Tomēr jūs joprojām varat iestatīt vispārīgu formatēšanas stilu tekstlodziņam, kurā ir bagātināts teksts. Tekstlodziņa formatējums attiecas tikai uz tekstu, kas nav īpaši formatēts, izmantojot bagātināta teksta formatējumu.

Formatēšanas stilu iestatīšana tekstlodziņam, kurā tiek rādīts bagātināta teksta lauks

Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atskaites navigācijas rūtī un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz izkārtojuma skats .
Noklikšķiniet uz tekstlodziņa, kurā tiek rādīts bagātināta teksta lauks, un pēc tam cilnes Formatēšana grupā Fonts noklikšķiniet uz formatējuma stila, kuru vēlaties lietot.

Access lieto formatējumu visam bagātināta teksta lauka tekstam, kuram vēl nav norādīts tāda tipa formatējums (bet ne vērtība), kas atbalsta datu ievadi (piemēram, datu lapas skats tabulai vai vaicājumam vai veidlapas skats. Piemēram, ja lauka teksta daļa ir formatēta ar sarkanu fonta krāsu un tekstlodziņā tiek lietota zila fonta krāsa, Access viss teksts ir zils, izņemot to, kas ir atsevišķi formatēts kā sarkans. Kā vēl viens piemērs, ja lauka teksta daļa ir formatēta ar 11 punktu fonta lielumu, un tekstlodziņā lietojat 14 punktu fonta lielumu, Access tiek lietots 14 punktu fonta lielums visiem tekstam, izņemot to, kas bija atsevišķi formatēts 11 punktos.

Pielikumu lauki Pielikumu lauki izmanto īpašu vadīklu, kas netiek izmantota citiem datu tipiem. Ierakstam varat pievienot vairākus failus, izmantojot vienu Attachment lauku, bet vienlaikus var arī rādīt tikai informāciju par vienu pielikumu. Pēc noklusējuma pielikuma vadīklā tiek parādīta gan ikona, gan attēls atkarībā no tā pielikuma faila tipa, ko pašlaik attēlo vadīkla. Ja vēlaties, varat iestatīt pielikuma vadīklas rekvizītus, lai visi pievienotie faili tiktu parādīti kā ikonas, vai arī šis lauks vienkārši parāda saspraudes ikonu un pielikumu skaitu. Pieņemot, ka atskaitē jau izmantojat pielikumu vadīklu, varat veikt tālāk norādītās darbības, lai pielāgotu vadīklas rekvizītus dažādiem vadīklas izmantošanas veidiem.

Attachment lauka parādīšanas rekvizītu iestatīšana

Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atskaites navigācijas rūtī un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz izkārtojuma skats .

Noklikšķiniet uz pielikuma vadīklas. Ja rekvizītu lapa vēl nav parādīta, nospiediet taustiņu F4, lai to parādītu. Rekvizītu lapā noklikšķiniet uz cilnes Formatēšana .

Izmantojiet tālāk redzamo tabulu kā ceļvedi, lai iestatītu pielikuma vadīklas rekvizītus.

Rekvizīts	Iestatījums
Rādīt kā	Attēls/ikona rāda grafikas kā attēlus un citus failus kā ikonas. Šis ir noklusējuma iestatījums. Ikona rāda visus failus kā ikonas. Saspraudes parāda saspraudes ikonu, kam seko pielikumu skaits iekavās.
Noklusējuma attēls	Lai noklusējuma attēls tiktu parādīts pielikuma vadīklā, ja nav pievienoto failu, rekvizītu lodziņā noklikšķiniet uz , pārlūkojiet līdz vajadzīgajam attēlam un pēc tam noklikšķiniet uz Atvērt. Piezīme.: Noklusējuma attēls netiek rādīts, ja rekvizīts Rādīt kā tiek iestatīts uz saspraudi.
Attēlu līdzinājums	Sarakstā atlasiet vajadzīgo līdzinājumu. Noklusējuma iestatījums ir Centrēts. Pielāgojot šo iestatījumu, var rasties neparedzēti rezultāti atkarībā no rekvizīta attēla lieluma režīms iestatījumiem.
Attēla izmēru režīms	Šis iestatījums ir pieejams tikai tad, ja rekvizīts Rādīt kā ir iestatīts uz attēls/ikona. Klips parāda attēlu tā faktiskajā lielumā. Attēls ir apgriezts, ja tas ir pārāk liels, lai ietilptu vadīklā. Stretch izstiepj attēlu, lai tas aizpildītu visu vadīklu. Piezīme.: Ja vien pielikuma vadīklai nav vienāds attēla lielums, izmantojot šo iestatījumu, tas izkropļos attēlu, padarot to izstieptu vertikāli vai horizontāli. Tālummaiņa parāda attēlu pēc iespējas lielāka, neizgriežot vai neizkropļojot attēlu. Šis ir noklusējuma iestatījums.