Create Content Organizer rules to route documents

Tēmas šajā rakstā

• Pirms kārtulu izveides: pirmās darbības

• Dokumentu maršrutēšana

• Kārtulu izveide dokumentu maršrutēšanai

Pirms kārtulu izveides: pirmās darbības

Pirms veidojat dokumentu maršrutēšanas kārtulas, ir jāveic vairākas svarīgas darbības.

1. Aktivizējiet satura organizatora līdzekli.

2. Izveidojiet bibliotēkas un mapes, uz kurām vēlaties maršrutēt dokumentus. Iespējams, vēlēsities izveidot mapes katra veida dokumentam, kuru maršrutēsit. Piemēram, izveidojiet bibliotēku tikai e-pasta ierakstiem vai Excel izklājlapām. Papildinformāciju par bibliotēku izveidi skatiet rakstā Dokumentu bibliotēkas izveide sharePoint vidē.

3. Satura tipiem jābūt saistītiem ar dokumentiem, kas ir jā maršrutē. Tajā satura tips var būt daļa no kritērija, kas nosaka dokumenta galīgās atrašanās vietas noteikšanai.

Uz lapas sākumu

Dokumentu maršrutēšana

Varat maršrutēt dokumentus uz bibliotēku vai mapi ierakstu centra vietnē vai jebkāda cita veida SharePoint vietnē. Nomešanas bibliotēka, kas tiek automātiski izveidota, kad aktivizējat satura organizatora līdzekli, kalpo kā noklusējuma atrašanās vieta. Dokumentu maršrutēšanas process sastāv no vairākiem elementiem.

• Mērķa bibliotēkas un mapes    Satura pārvaldnieki vai ierakstu pārvaldnieki manuāli izveido bibliotēkas un mapes, kur jā maršrutē dokumenti, un norāda šīs bibliotēkas kā mērķa bibliotēkas.

• Vietnes satura tipi    Katram dokumentam ir jābūt satura tipam, un lietotāji var manuāli pievienot atbilstošus vietnes satura tipus mērķa bibliotēkām.

• Nomešanas bibliotēka    Dokumenti, kas neatbilst kārtulai vai trūkst nepieciešamo metadatu, tiek nosūtīti uz nomešanas bibliotēku, lai lietotāji varētu ievadīt nepieciešamos metadatus. Vai arī varat konfigurēt satura organizatoru tā, lai visi augšupielādētie dokumenti īslaicīgi tiek maršrutēti uz nomešanas bibliotēku.

  Piezīme.: Nomešanas bibliotēka ir paredzēta kā "catch-all" tiem vienumiem, kas neatbilst nevienai kārtulai. Tā ir paredzēta kā pagaidu atrašanās vieta, nevis kā pastāvīga sadarbības vietne.

• Document rules list    Šī ir visu maršrutēšanas kārtulu kolekcija. Satura pārvaldnieki vai ierakstu pārvaldnieki apmeklē šo sarakstu, lai izveidotu, pārvaldītu un skatītu maršrutēšanas kārtulas.

Tālāk redzamajā shēmā parādīts, kā dokumenti un e-pasta ziņojumi tiek maršrutti, pamatojoties uz noteiktiem sapulču kritērijiem, un kā dokumenti, kuriem trūkst informācijas, tiek atgriezti nomešanas bibliotēkā.

Uz lapas sākumu

Kārtulu izveide dokumentu maršrutēšanai

Katram ieraksta tipam, ko pievienojat ierakstu maršrutēšanas sarakstam, ir jānorāda ieraksta nosaukums un apraksts. Varat arī norādīt atrašanās vietu vietnē, kur ieraksts tiek glabāts. Lai nodrošinātu, ka visi atbilstošie ieraksti tiek maršrutti uz atbilstošo atrašanās vietu, varat norādīt alternatīvus ieraksta tipa nosaukumus.

1. Naviģējiet uz vietni, kurai vēlaties izveidot satura organizatora kārtulas.

2. Ātrās palaišanas joslā, lai skatītu vietnes satura opcijas , atlasiet Vēl.

3. Izvēlnes rindā Programmas atlasiet Iestatījumi.

4. Lapas Vietnes iestatījumi sadaļā Vietnes administrēšana atlasiet Satura organizatora kārtulas.

5. Lapas Satura organizatora kārtulas sadaļā Noklikšķiniet , lai pievienotu jaunu vienumu atlasiet pievienot.

6. Sadaļā Kārtulas nosaukums ievadiet nosaukumu, kas apraksta kārtulas nosacījumus un darbības.

7. Sadaļā Kārtulas statuss un prioritāte , lai kārtulu lietotu ienākošajam saturam, atlasiet Aktīvs. Pēc tam atlasiet prioritāti, lai noteiktu, kā tiek maršrutēts saturs, tai jāatbilst vairākām satura organizatora kārtulām.
   Ja nevēlaties, lai šī kārtula neattiecas uz ienākošo saturu, atlasiet Neaktīva.

8. Iesniegšanas satura tipa sadaļā saistiet kārtulu ar satura tipu. To darot, iesniegšanas satura organizatoram tiek atzīmēti ar atlasīto satura tipu, un rekvizīti, kas tiek izmantoti kārtulas nosacījumos, tiek identificēti.

   • Atlasiet atbilstošo satura grupu. Atlasītā grupa nosaka satura tipus, no kuriem varat izvēlēties nākamajā darbībā.

   • Atlasiet atbilstošo satura tipu.

   • Ja atlasītajam satura tipam citā SharePoint vietnē ir cits nosaukums, sadaļā Alternatīvie nosaukumi atzīmējiet izvēles rūtiņu. Pēc tam nodrošinātā laukā ievadiet nosaukumu, kas tiek izmantots citā vietnē, un atlasiet Pievienot. Alternatīvā satura tipu nosaukumi tiek rādīti sarakstā zem tā.

9. Sadaļā Nosacījumi atlasiet nosacījumus, kuriem attiecībā uz kārtulu jāatbilst iesniegšanas rekvizītiem. Piemēram, varat vēlaties kārtulu lietot visiem dokumentiem, kuru nosaukumā ir vārds "budžets". Lai pievienotu papildu nosacījumus, atlasiet saiti Pievienot citu nosacījumu.

   Piezīme.: Nolaižamajā sarakstā Rekvizīts pieejamie rekvizīti atšķiras atbilstoši 6. darbībā atlasītajam satura tipam.

10. Sadaļā Mērķa atrašanās vieta ievadiet vai pārlūkojiet līdz atrašanās vietai, lai novietotu kārtulai atbilstošo saturu. Lai grupētu līdzīgus dokumentus mapēs, atzīmējiet izvēles rūtiņu Automātiski izveidot mapi. Piemēram, ja jums ir rekvizīts, kurā uzskaitīti visi organizācijas projektu dokumenti, varat likt satura organizatoram izveidot atsevišķu mapi katram projektam.

    Piezīme.: Satura organizatora kārtulas ir paredzētas dokumentu maršrutēšana uz citu atrašanās vietu. Mēs neatbalstām kārtulu izmantošana, lai sadarbības laikā atkārtoti publicētu failus tajā pašā atrašanās vietā.

Uz lapas sākumu