Datu importēšana no teksta faila vai saistīšana ar tiem

Šajā rakstā

• Par teksta failiem un atbalstītajiem formātiem

• Datu importēšana no teksta faila

• Kas vēl būtu jāzina par importēšanu?

• Problēmu novēršana trūkstošām vai nepareizām vērtībām importētā tabulā

• Saite uz teksta failu

• Problēmu novēršana #Num! kļūdas vai nepareizu vērtību gadījumā saistītā tabulā

Par teksta failiem un atbalstītajiem formātiem

Teksta failā ir neformatētas lasāmas rakstzīmes, piemēram, burti un skaitļi, un speciālās rakstzīmes, piemēram, tabulācijas, rindiņu plūsmas un rakstatgriezes. Programma Access atbalsta šādus faila nosaukuma paplašinājumus — .txt, .csv, .asc un .tab.

Lai teksta failu izmantotu kā avota failu importēšanai vai saistīšanai, faila saturs ir jāorganizē tā, lai importēšanas un saistīšanas vedņi saturu dalītu ierakstos (rindās) un laukos (kolonnās). Teksta faili, kas ir pareizi organizēti, tiek iedalīti divos tipos:

• Norobežoti faili.    Norobežotā failā katrs ieraksts tiek parādīts atsevišķā rindā, un lauki ir atdalīti ar vienu rakstzīmi, ko sauc par norobežotāju. Par norobežotāju var būt jebkura rakstzīme, kas netiek parādīta lauka vērtībās, piemēram, cilne, semikols, komats, atstarpe u.tml. Tālāk ir parādīts ar komatu norobežota teksta piemērs.

  1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
  2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
  3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
  4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
  5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
  6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
  7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
  8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
  9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
  10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
  11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
  12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
  13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  

• Noteikta platuma faili.     Noteikta platuma failā katrs ieraksts tiek parādīts atsevišķā rindā, un katra lauka platums visiem ierakstiem ir nemainīgs. Piemēram, katra ieraksta pirmā lauka garums vienmēr ir septiņas rakstzīmes, katra ieraksta otrā lauka garums vienmēr ir 12 rakstzīmes utt. Ja lauka vērtības patiesais garums dažādiem ierakstiem atšķiras, vērtības ar neatbilstošu nepieciešamo platumu ir jāpapildina ar noslēdzošas atstarpes rakstzīmēm. Tālāk ir parādīts noteikta platuma teksta piemērs.

  1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
  2   Company C   Thomas     Axen           Purchasing Rep   
  3   Company D   Christina  Lee            Purchasing Mgr.  
  4   Company E   Martin     O’Donnell      Owner            
  5   Company F   Francisco  Pérez-Olaeta   Purchasing Mgr.  
  6   Company G   Ming-Yang  Xie            Owner            
  7   Company H   Elizabeth  Andersen       Purchasing Rep   
  8   Company I   Sven       Mortensen      Purchasing Mgr.  
  9   Company J   Roland     Wacker         Purchasing Mgr.  
  10  Company K   Peter      Krschne        Purchasing Mgr.  
  11  Company L   John       Edwards        Purchasing Mgr.  
  12  Company M   Andre      Ludo         Purchasing Rep   
  13  Company N   Carlos     Grilo          Purchasing Rep   
  

Uz lapas sākumu

Datu importēšana no teksta faila

Ja vēlaties saglabātu daļu vai visus datus, kas ir teksta failā, Access datu bāzē, importējiet faila saturu jaunā tabulā vai pievienojiet datus esošai tabulai. Varat skatīt un rediģēt importētos datus, un datos veiktās izmaiņas neietekmē avota teksta failu.

Importēšanas operācijas laikā var norādīt, kā avots fails ir organizēts, un to, vai vēlaties izveidot jaunu tabulu vai pievienot datus esošai tabulai.

Importēšanas beigās varat izvēlēties saglabāt importēšanas informāciju kā specifikāciju. Importēšanas specifikācija palīdz vēlāk atkārtot operāciju bez nepieciešamības ikreiz izpildīt teksta importēšanas vedņa norādījumus.

Avota faila sagatavošana

1. Atveriet avota teksta failu teksta redaktorā, piemēram, Piezīmjblokā.

   Piezīme.: Importēšanas darbības laikā var importēt tikai vienu teksta failu. Lai importētu vairākus failus, atkārtojiet importēšanas darbību katram failam.

2. Pārskatiet avota teksta faila saturu un rīkojieties, kā aprakstīts šajā tabulā.

   Elements	Apraksts
   Norobežots vai noteikts platums	Pārliecinieties, vai fails konsekventi atbilst vienam no šiem formātiem. Ja fails ir norobežots, identificējiet norobežotāju. Ja failā ir noteikta platuma lauki, pārliecinieties, vai katrā ierakstā katram laukam ir vienāds platums.
   Teksta ierobežotāji	Dažos norobežotos failos var būt lauka vērtības, kas ir vienpēdiņās vai dubultpēdiņās, kā parādīts šeit: "Alfons Turiņš",25,4/5/2017,"Rīga" "Sarmis Celms",27,2018,"Liepāja" Rakstzīmi, kas ietver lauka vērtību, sauc par teksta ierobežotāju. Teksta ierobežotāji nav nepieciešami, bet tie ir būtiski, ja ir spēkā viens no šiem nosacījumiem: Lauka ierobežotājs ir parādīts kā daļa no lauka vērtībām. Piemēram, ja par lauka ierobežotāju tiek lietots komats un New York, Chicago ir derīga lauka vērtība, vērtība ir jāietver dubultā ierobežotājā, piemēram, "New York, Chicago" Jūs vēlaties, lai programma Access uzskata vērtības, kas nav teksts, piemēram, 0452934 un 0034539, par teksta vērtībām un saglabā tās teksta laukā. Importēšanas laikā var norādīt, vai fails izmanto ierobežotāju, un, ja tā ir, norādiet rakstzīmi, kas darbojas kā ierobežotājs. Pārliecinieties, vai visā failā tiek izmantots vienāds teksta ierobežotājs un ierobežotāju pārī ir iekļautas tikai teksta vērtības.
   Lauku skaits	Avota lauku skaits nedrīkst pārsniegt 255, jo Access tabulā netiek atbalstīts vairāk par 255 laukiem.
   Ierakstu un vērtību izlaišana	Ja jūs interesē tikai daļa no teksta faila, rediģējiet avota failu pirms sākt importēšanu. Importēšanas operācijas laikā nevar izlaist ierakstus. Ja pievienojat datus jaunā tabulā, noteiktus laukus var izlaist, bet šī opcija nav pieejama, ja saturu pievienojat esošai tabulai. Kad pievienot datus esošai tabulai, avota datu struktūrai ir jāatbilst mērķa tabulas struktūrai. Respektīvi, avota datu kolonnu skaitam ir jābūt tādam pašam kā mērķa tabulā un avota datu tipiem jāatbilst mērķa tabulas datu tipiem.
   Tukšas rindiņas un lauki	Failā dzēsiet visas nevajadzīgās tukšās rindiņas. Ja pastāv tukši lauki, mēģiniet pievienot trūkstošos datus. Ja plānojat pievienot ierakstus esošai tabulai, pārliecinieties, vai tabulas atbilstošais lauks akceptē vērtības Null. Lauks akceptē vērtības Null, ja tā lauka rekvizīts Obligāts ir iestatīs uz Nē un tā rekvizīta ValidationRule iestatījums pieļauj vērtības Null.
   Neatbilstošas rakstzīmes	Pārskatiet un noņemiet papildu rakstzīmes, piemēram, cilnes, rindiņu plūsmu un rakstatgriezes rakstzīmes.
   Datu tipi	Lai izvairītos no importēšanas kļūdām, pārliecinieties, vai katrā avota lauka ir viena un tā paša tipa dati katrā rindiņā. Programma Access skenē faila pirmās 25 rindas, lai noteiktu tabulas lauku datu tipu. Ļoti ieteicams pārliecināties, vai pirmajās 25 avota rindās netiek jauktas vērtības ar dažādiem datu tipiem jebkurā no laukiem. Pārliecinieties arī, vai vērtības, kas nav teksts, taču jāuztver par teksta vērtībām, tiek iekļautas vienpēdiņās vai dubultpēdiņās. Ja avota failā ir jauktas vērtības rindās aiz 25. rindas, importēšanas operācija joprojām var tās izlaist vai nepareizi konvertēt. Lai saņemtu informāciju par problēmu novēršanu, skatiet sadaļu Problēmu novēršana trūkstošām vai nepareizām vērtībām importētā tabulā tālāk šajā rakstā.
   Lauku nosaukumi	Norobežotu teksta failu gadījumā, ja failā nav lauku nosaukumu, ir ieteicams tos novietot pirmajā rindā. Importēšanas operācijas laikā var norādīt, lai programma Access vērtības pirmajā rindā uzskata par lauku nosaukumiem. Kad importējat teksta failus ar noteiktu platumu, Access nepiedāvā iespēju vērtības pirmajā rindā izmantot kā lauku nosaukumus. Piezīme.: Ja plānojat pievienot norobežotu teksta failu esošai tabulai, pārliecinieties, vai katras kolonnas nosaukums precīzi atbilst attiecīgā lauka nosaukumam. Ja kolonnas nosaukums atšķiras no attiecīgā tabulas lauka nosaukuma, importēšana neizdosies. Lai skatītu lauku nosaukumus, atveriet mērķa tabulu noformējuma skatā.

3. Aizveriet avota failu, ja tas ir atvērts. Ja importēšanas laikā avota failu paturēsit atvērtu, var rasties datu konvertēšanas kļūdas.

Importēšanas procesa sākšana programmā Access

1. Atveriet Access datu bāzi, kurā tiks glabāti importētie dati. Ja nevēlaties glabāt datus nevienā no esošajām datu bāzēm, izveidojiet tukšu datu bāzi.

2. Pirms sākat importēšanu, izlemiet, vai vēlaties glabāt datus jaunā vai esošā tabulā.

   • Jaunas tabulas izveide.    Ja izvēlaties glabāt datus jaunā tabulā, programma Access izveido tabulu un pievieno tai importētos datus. Ja tabula ar norādīto nosaukumu jau pastāv, programma Access pārraksta šo tabulu ar importētajiem datiem.

   • Pievienošana esošai tabulai.    Ja pievienojat datus esošai tabulai, importēšanas process pievieno datus norādītajai tabulai.

     Procesa gaitā atcerieties, ka vairākums pievienošanas darbību kļūmju rodas tādēļ, ka avota dati neatbilst mērķa tabulas struktūrai un lauku iestatījumiem. Lai to novērstu, atveriet tabulu noformējuma skatā un pārskatiet šos elementus:

     • Pirmā rinda.    Ja avota teksta faila pirmajā rindā nav lauku nosaukumu, pārliecinieties, ka katras kolonnas pozīcija un datu tips atbilst tabulas attiecīgā lauka pozīcijai . Norobežotu teksta failu gadījumā, ja pirmā rinda satur kolonnu nosaukumus, kolonnu un lauku secībai nav jābūt saskaņotai, taču katras kolonnas nosaukumam un datu tipam ir precīzi jāatbilst attiecīgajam laukam. Kad importējat teksta failus ar noteiktu platumu, Access nepiedāvā iespēju vērtības pirmajā rindā izmantot kā lauku nosaukumus.

     • Trūkstoši vai lieki lauki.    Ja viens vai vairāki lauki mērķa tabulā nepastāv, pievienojiet tos, pirms sākat importēšanas darbību. Tomēr, ja mērķa tabulā ir lauki, kas nepastāv avota failā, tie no tabulas nav jādzēš, kamēr tiem der vērtības Null.

       Padoms.: Lauks akceptē vērtības Null, ja tā lauka rekvizīts Obligāts ir iestatīts uz Nē un tā rekvizīta ValidationRule iestatījums atļauj vērtības Null.

     • Primārā atslēga.    Ja tabulā ir primārās atslēgas lauks, avota failā jābūt kolonnai, kurā ir vērtības, kas ir saderīgas ar primārās atslēgas lauku. Papildus importētajām atslēgas vērtībām jābūt unikālām. Ja importētā ierakstā ir primārās atslēgas vērtība, kas mērķa tabulā jau pastāv, importēšanas darbība parāda kļūdas ziņojumu. Rediģējiet avota datus, lai tie saturētu unikālas atslēgas vērtības, un pēc tam vēlreiz sāciet importēšanas operāciju.

     • Indeksēti lauki    Ja tabulā lauka vērtība Indeksēts ir iestatīta uz Jā (bez dublikātiem), avota teksta faila atbilstošajā kolonnā ir jābūt unikālām vērtībām.

3. Teksta importēšanas/saistīšanas vedņa atrašanās vieta nedaudz atšķiras atkarībā no Access versijas. Izvēlieties tālāk norādītās savai Access versijai atbilstošās darbības.

   • Ja izmantojat Access vai Access 2019 Microsoft 365 abonementa versijas jaunāko versiju, cilnes Ārējie dati grupā Importēt & saiti noklikšķiniet uz Jauns datu avots >No faila > Teksta fails.

   • Ja izmantojat programmu Access 2016, Access 2013 vai Access 2010, cilnes Ārējie dati grupā Importēt un saistīt noklikšķiniet uz Teksta fails.

4. Programmā Access tiek atvērts dialoglodziņš Ārēju datu iegūšana — teksta fails.

   

5. Dialoglodziņa Ārēju datu iegūšana — teksta fails lodziņā Faila nosaukums ierakstiet avota faila nosaukumu.

6. Norādiet, kā jāglabā importētie dati.

   • Lai glabātu datus jaunā tabulā, atlasiet Importēt avota datus pašreizējās datu bāzes jaunā tabulā. Uzvedne par nosaukuma piešķiršanu šai tabulai tiks parādīta vēlāk.

   • Lai datus pievienotu esošai tabulai, atlasiet Pievienot tabulai ierakstu kopiju un pēc tam nolaižamajā sarakstā atlasiet tabulu.

     Piezīme.: Informāciju par saites izveidi ar datu avotu, izveidojot saistītu tabulu, skatiet tālāk šī raksta sadaļā Saite uz teksta failu.

7. Noklikšķiniet uz Labi.

   Programma Access skenē faila saturu un iesaka, kā organizēt failu. Ja fails izmanto norobežotāju lauku atdalīšanai, pārbaudiet, vai atlasīta opcija Norobežots. Ja failā ir noteikta platuma lauki, pārliecinieties, vai atlasīta opcija Noteikts platums. Ja nezināt, vai jūsu failā ir noteikta platuma vai norobežoti lauki, skatiet iepriekšējo sadaļu Avota faila sagatavošana.

   Piezīme.: Ja avota teksta failā ir tabulācijas vai citas speciālās rakstzīmes, tās tiek attēlotas teksta importēšanas vednī kā mazi lodziņi starp datu kolonnām.

8. Noklikšķiniet uz Tālāk.

   Vednī attēlotā informācija ir atkarīga no tā, vai ir atlasīta opcija Norobežots vai Noteikts platums.

   Norobežots

   Atlasiet vai norādiet rakstzīmi, kas norobežo lauka vērtības — tabulācija, semikols, komats, atstarpe vai cita. Ja failā izmantots teksta ierobežotājs, lodziņā Teksta ierobežotājs atlasiet dubultpēdiņas (") vai vienpēdiņu ("). Ja avota faila pirmajā rindā ir lauku nosaukumi, atzīmējiet izvēles rūtiņu Pirmajā rindā ir lauku nosaukumi. Pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.

   Noteikts platums

   Vednis parāda faila saturu. Ja Access konstatē kolonnveida struktūru datos, tā ievieto vertikālas līnijas datos, lai atdalītu laukus. Pārskatiet vedņa ieteikto struktūru un, ja nepieciešams, izpildiet norādījumus vedņa lapā, lai pievienotu, noņemtu vai pielāgotu līnijas. Pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.

9. Ja esat izvēlējies pievienot datus, pārejiet uz 13. soli. Ja importējat datus jaunā tabulā, noklikšķiniet uz Tālāk. Šajā brīdī vajadzētu pārskatīt lauku rekvizītus, kas redzami vednī.

   Piezīme.: Vedņa lapa, kurā varat norādīt informāciju par laukiem, kurus importējat, netiek rādīta, ja pievienojat ierakstus esošai tabulai.

10. Noklikšķiniet uz kolonnas vedņa lapas apakšējā daļā, lai parādītu atbilstošā lauka rekvizītus. Ja vēlaties, pārskatiet un mainiet mērķa lauka nosaukumu un datu tipu.

    Programma Access pārskata katras kolonnas pirmās 25 rindas, lai ieteiktu atbilstošā lauka noklusējuma datu tipu. Ja kolonnas pirmajās 25 rindās ir atšķirīgi vērtību tipi, piemēram, gan teksts, gan skaitļi, vednis piedāvā datu tipu, kas ir saderīgs ar visām vai lielāko daļu no kolonnas vērtībām, parasti datu tipu Text. Kaut gan varat izvēlēties citu datu tipu, atcerieties, ka vērtības, kas nav saderīgas ar izvēlēto datu tipu, tiks ignorētas vai nepareizi konvertētas. Lai saņemtu papildinformāciju par to, kā izlabot kļūdas trūkstošu vai nepareizu vērtību gadījumā, skatiet šī raksta sadaļu  Problēmu novēršana trūkstošu vai nepareizu vērtību gadījumā importētā tabulā.

11. Lai izveidotu lauka indeksu, iestatiet rekvizītam Indeksēts vērtību Jā. Lai pilnībā izlaistu avota kolonnu, atzīmējiet izvēles rūtiņu Neimportēt lauku (izlaist). Pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.

12. Ja ieraksti tiek pievienoti jaunā tabulā, vednī jānorāda tabulas primārā atslēga. Ja atlasāt Ļaut programmai Access pievienot primāro atslēgu, programma Access pievieno AutoNumber lauku kā mērķa tabulas pirmo lauku un automātiski ģenerē tam unikālu identifikatoru vērtības, sākot ar 1. Noklikšķiniet uz Tālāk.

    Piezīme.: Vedņa lapa, kurā varat norādīt informāciju par laukiem, kurus importējat, netiek rādīta, ja pievienojat ierakstus esošai tabulai.

13. Access parāda vedņa pēdējo lapu. Ja importējat ierakstus jaunā tabulā, norādiet mērķa tabulas nosaukumu. Lodziņā Importēt tabulā ievadiet tabulas nosaukumu. Ja tabula jau pastāv, programma Access parāda uzvedni, kurā jautāts, vai vēlaties pārrakstīt tabulas esošo saturu. Lai turpinātu, noklikšķiniet uz Jā, bet lai norādītu citu mērķa tabulas nosaukumu, noklikšķiniet uz Nē.

    Kādā nolūkā tiek izmantota poga Papildu?

    Poga Papildu teksta importēšanas vednī ļauj izveidot vai atvērt importēšanas specifikācijas formātā, kāds izmantots vecākās programmas Access versijās. Ja vien jums nav importēšanas specifikācijas no vecākām Access versijām (pirms Access 2007), ieteicams neizmantot pogu Papildu. Tā vietā, ja vēlaties saglabāt informāciju par šo importēšanas operāciju, varat uzzināt vairāk par šo procedūru nākamajā sadaļā.

14. Noklikšķiniet uz Pabeigt, lai importētu datus.

    Programma Access mēģina importēt datus. Ja kāda daļa no datiem ir importēti, vednis parāda dialoglodziņu, kurā norādīts importēšanas operācijas statuss. Savukārt, ja darbība pilnībā neizdodas, programma Access parāda kļūdas ziņojumu Mēģinot importēt failu, radās kļūda.

15. Atveriet mērķa tabulu datu lapas skatā. Salīdziniet tabulas datus ar avota failu un pārliecinieties, vai dati izskatās pareizi.

Kas vēl būtu jāzina par importēšanu?

• Informāciju par to, kā saglabāt informāciju par importēšanu atkārtoti izmantojamā specifikācijā, skatiet rakstā Importēšanas vai eksportēšanas operācijas detaļu saglabāšana specifikācijas veidā.

• Informāciju par to, kā izpildīt saglabātās importēšanas specifikācijas, skatiet rakstā Saglabātās importa vai eksporta operācijas palaišana.

• Papildinformāciju par to, kā ieplānot specifikācijas palaišanu noteiktos laikos, skatiet rakstā Importēšanas vai eksportēšanas operācijas plānošana.

• Papildinformāciju par to, kā mainīt specifikācijas nosaukumu, izdzēst specifikācijas vai atjaunināt avota failus specifikācijās, skatiet rakstā Datu uzdevumu pārvaldība.

Problēmu novēršana trūkstošām vai nepareizām vērtībām importētā tabulā

Ja saņemat ziņojumu Mēģinot importēt failu, radās kļūda, tad importēšana ir bijusi pilnībā nesekmīga. Pretējā gadījumā, ja importēšanas operācijas laikā tiek parādīta lapa, kurā tiek piedāvāts saglabāt detalizētu informāciju par šo operāciju, tad daļas datu vai visu datu importēšana ir izdevusies. Statusa ziņojumā tiek minēts arī tās kļūdu žurnāla tabulas nosaukums, kurā ir aprakstītas importēšanas operācijas laikā radušās kļūdas.

Svarīgi ņemt vērā, ka arī tad, ja statusa ziņojumā norādīts, ka importēšana ir izdevusies, pirms tabulas izmantošanas sākšanas jāpārskata tabulas dati un struktūra un jāpārliecinās, vai viss šķiet pareizi.

Atveriet mērķa tabulu datu lapas skatā, lai pārbaudītu, vai tabulai ir sekmīgi pievienoti visi dati. Pēc tam atveriet šo tabulu noformējuma skatā, lai pārskatītu lauku datu tipu un citus rekvizītu iestatījumus.

Tabulā aprakstītas darbības, ko varat izpildīt, lai izlabotu trūkstošas vai nepareizas vērtības.

Varat arī datu lapas skatā pārskatīt kļūdu žurnāla tabulu vedņa pēdējā lapā. Tabulai ir trīs lauki — Kļūda, Lauks un Rinda. Katrā rindā ir informācija par noteiktu kļūdu, un laukā Kļūda esošais saturs palīdzēs novērst problēmu.

Pilns saraksts ar kļūdu virknēm un problēmu novēršanas padomiem

Uz lapas sākumu

Saite uz teksta failu

Jūs izmantojat saistīšanu, lai izveidotu savienojumu ar datiem citā failā bez importēšanas — tādējādi varat skatīt jaunākos datus oriģinālajā programmā un Access failā, neizveidojot un neuzturot kopiju programmā Access. Ja nevēlaties kopēt teksta faila saturu savā Access datu bāzē, bet vēlaties izpildīt vaicājumus un ģenerēt atskaites, pamatojoties uz šiem datiem, izmantojiet saistīšanu, nevis teksta faila importēšanu.

Veidojot saiti uz teksta failu, programma Access izveido jaunu tabulu, kas ir saistīta ar avota failu. Visas avota failā veiktās izmaiņas tiek atspoguļotas saistītajā tabulā, taču nevarat rediģēt attiecīgās tabulas saturu programmā Access. Ja vēlaties veikt izmaiņas datu struktūrā un saturā, atveriet avota failu un veiciet tajā izmaiņas.

Problēmu novēršana #Num! kļūdas vai nepareizu vērtību gadījumā saistītā tabulā

Pat tad, ja saņemat ziņojumu Tabulas saites izveide ir pabeigta, ieteicams atvērt tabulu datu lapas skatā, lai pārliecinātos, vai rindās un kolonnās ir pareizi dati.

Ja tabulā redzat kļūdas vai nepareizus datus, veiciet darbības, kā aprakstīts šajā tabulā, un pēc tam mēģiniet saistīt vēlreiz. Atcerieties, ka saistītai tabulai nevar tieši pievienot vērtības, jo tā ir tikai lasāma.

Uz lapas sākumu