Dokumentu bibliotēku plānošana pakalpojumā SharePoint Server

Kopsavilkuma   Uzziniet, kā plānot dokumentu bibliotēkas lietošanu, piekļuvi un darbplūsmu pakalpojumā SharePoint 2013.

Šajā rakstā ir paskaidrots, kā plānot dokumentu bibliotēkas SharePoint Server 2016 dokumentu pārvaldības risinājumā.

Dokumentu bibliotēkas ir failu kolekcijas SharePoint Server 2016, ko koplietojat ar citiem vietnes lietotājiem. Lielākā daļa dokumentu pārvaldības līdzekļu tiek piegādāti, izmantojot dokumentu bibliotēkas. Dokumentu pārvaldības plānošanā ir jānosaka to dokumentu bibliotēku veidi, kas vislabāk atbilst jūsu organizācijas vajadzībām. Ja plānojat dokumentu bibliotēkas vairākās vietnēs, iespējams, ir jāplāno satura plūsma no vienas vietnes uz citu. Ja plānojat izmantot dokumentu bibliotēkas kā krātuves vietas, varat pielāgot dialoglodziņu Office Professional 2013atvēršana un dialoglodziņš Saglabāt , lai nodrošinātu, ka dokumenti tiek glabāti vēlamajā atrašanās vietā.

Pirms lasāt šo rakstu, ir jāizprot dokumentu pārvaldības process, kas aprakstīts dokumenta pārvaldības pārskatā (SharePoint Server 2010).

Piezīme.: Publicēšanas līdzeklis, dokumentu centrs, ierakstu centrs un publicēto saišu tīmekļa pakalpojums nav pieejams programmā SharePoint Foundation 2013. Viss pārējais šīs tēmas saturs attiecas uz SharePoint Server 2016 un SharePoint Foundation 2013, ja vien nav norādīts citādi.

Šajā rakstā:

Bibliotēkas tipa noteikšana

Identificējot, kuras dokumentu bibliotēkas vislabāk sader atbilstoši jūsu organizācijas vajadzībām, varat arī noteikt, vai vēlaties vairākas vietnes vai vietņu kolekcijas. Piemēram, ja autorēšanas saturu publicējat ārējiem klientiem, iespējams, ka jums ir jāizmanto viena vietne, kurā varat izveidot un pārskatīt saturu un atsevišķu vietni, iespējams, atsevišķā SharePoint Server 2016 instalācijā, kur publicēt saturu.

Ja plānojat dokumentu bibliotēkas vairākās vietnēs, iespējams, būs jāplāno arī satura plūsma no vienas vietnes uz citu, izmantojot manuālus procesus, darbplūsmas vai pielāgotus risinājumus. Papildinformāciju skatiet rakstā satura plūsmas plānošanatālāk šajā rakstā.

Tālāk esošajā tabulā ir norādīti tipiskie dokumentu bibliotēku izmantošanas veidi.

Tabula: kā tiek izmantotas dokumentu bibliotēkas

Bibliotēkā

Nolūks

Bibliotēkas grupas vietnē

Sadarbības vienkārša satura kopīgošana starp vienaudžiem; satura vadīkla, piemēram, versiju izveide; SharePoint Server 2016 meklēšana.

Bibliotēka portāla apgabalā

Saturs, kas paredzēts plašākai auditorijai organizācijā; Tāpat kā grupas vietnes bibliotēkā, bet parasti tiek ieviests, izmantojot stingrāku pārskatīšanas un apstiprināšanas procesu.

Bibliotēka dokumentu centra vietnē (tikaiSharePoint Server 2016.)

Liela mēroga bibliotēka ir noderīga kā uzņēmuma zināšanu bāze vai vēsturiskais Arhīvs; iekļauj līdzekļus, lai palīdzētu lietotājiem orientēties, meklēt un pārvaldīt daudzus dokumentus dziļā hierarhijā, izmantojot specializētu tīmekļa daļu kopu.

Bibliotēka ierakstu centrā (tikaiSharePoint Server 2016.)

Specializēta ierakstu pārvaldība; Katra bibliotēka atbilst ieraksta tipam, piemēram, līgumam, kas organizācijai ir jāsaglabā, lai nodrošinātu juridisko atbilstību; bibliotēkas saglabā dokumentus, metadatus un saistītās revīziju, un to nolūks ir tikai lasāms.

Bibliotēka interneta vietnē (HTML) (tikaiSharePoint Server 2016.)

Saturu tīmekļa lapās, lai iekļautu interneta vai iekštīkla tīmekļa vietnē; SharePoint Server 2016 atbalsta tīmekļa lapu rediģēšanu tieši un pārvalda katras lapas pamatā esošās dokumentu bibliotēkas.

Bibliotēka tīmekļa vietnē (hibrīds) (tikaiSharePoint Server 2016.)

Saturs, kas pieejams lejupielādei no tīmekļa vietnes; saturu var prezentēt no dokumentu bibliotēkām interneta vietnē.

Tālāk sniegtajā piemērā ir parādīts, kā izmantot analīzi, ko esat pabeidzis sadaļā dokumenta izmantošanas analīze, identificējot lietotājus un analizējot dokumentu lietojumu (SharePoint Server 2010) , lai palīdzētu plānot dokumentu bibliotēkas organizāciju savā uzņēmumā. Šajā piemērā Contoso Ltd. nodrošina klientiem saturu, pamatojoties uz tirgus izpēti. Saturu galvenokārt izveido konsultanti, kas darbojas attālināti. Tas tiek veikts ciklā, kurā notiek tālāk norādītās darbības.

  1. Partneris izvērtē iesaistīšanās idejas un priekšlikumu pieprasījumus.

  2. Pēc tam, kad līgums ir izveidots, projektu vadītājs apkopo konsultantu komandu un izveido iesaistīšanos konkrētu darba vietni, kurā tiek ierakstīti izpētes rezultāti un projekts ir pabeigts.

  3. Kad projekts ir paveikts, nododamie dokumenti tiek publicēti drošā interneta vietnē, kur klienti var tiem piekļūt.

  4. Komanda raksta paraugprakses dokumentus un gadījumu izpēti, pamatojoties uz projektu.

  5. Zināšanu pārvaldnieki apkopo un arhivē labākās prakses un citus dokumentus.

  6. Rezultāti, līgumi un citi dokumenti tiek saglabāti kā uzņēmuma ieraksti.

  7. Izmantojot saturu, ko uztur zināšanu pārvaldnieki, partneri izvērtē iespējas un izveido jaunus priekšlikumus.

Šajā tabulā ir parādīta dokumenta lietojuma analīze šajā scenārijā.

Tabula: dokumenta lietojuma analīze

Dokumenti

Nolūks

Autors

Users

Formatēšana

Piesaistes idejas un pieprasījumi

Jaunu klientu iesaistīšanos izveide

Projekta vadītājs

Pārdošanas vadītājs; projekta vadītājs

.docx

Priekšlikumu

Aprakstīt klientu iesaistīšanos

Projekta vadītājs

Projektu vadītāji; projekta grupas dalībnieki; klientiem

.docx

Līgumi

Konsultēšana par konsultēšanos

Advokāts

Projekta vadītājs; projekta vadītājs; pārdošanas vadītājs; klientiem

.docx

Izpētes rezultāti un projekta iesniedzamie Melnraksti

Izveidot dokumentus, kas saistīti ar klienta dalību

Projekta vadītājs; projekta līdzstrādnieks; konsultants

Redaktori tehniskie recenzenti

. docx un citi tipi

Iesniedzamie dokumenti

Izveidot gala rezultātus, iespējams, konvertēti no. docx formāta

Projekta vadītājs

Customers

.pdf

Paraugprakses un gadījuma izpētes dokumenti

Organizācijas zināšanu tveršana

Projekta līdzstrādnieks; konsultants zināšanu pārvaldnieks

Visi grupas dalībnieki

Dažādi tipi

Uzņēmuma ieraksti-(tikaiSharePoint Server 2016.)

Saglabāt atsevišķu saturu, piemēram, līgumus kā korporatīvos ierakstus

Visi

Korporatīvo ierakstu pārvaldnieki; Korporatīvie advokāti

Visi

Šī dokumentu lietojuma analīze piedāvā šādas prasības:

  • Projektu vadītājiem ir nepieciešamas bibliotēkas grupu vietnēs, lai glabātu piesaistes idejas, iesaistīšanās pieprasījumus un priekšlikumu melnrakstus.

  • Juristiem ir vajadzīgas bibliotēkas portālā vai centralizētā dokumentu pārvaldības vietnē, lai glabātu līgumu veidnes un aktīvus līgumus.

  • Projektu vadītājiem un līdzstrādniekiem ir vajadzīgas bibliotēkas grupu vietnēs, lai iegūtu izstrādes izpētes rezultātus, Nodevumus un gadījumu izpēti.

  • Klientiem ir nepieciešamas bibliotēkas interneta vietnē, lai skatītu gala rezultātus. (tikaiSharePoint Server 2016.)

  • Lai skatītu labākās prakses un gadījumu izpētes dokumentus, visiem uzņēmuma dalībniekiem ir nepieciešama piekļuve dokumentu centra vietnei. (tikaiSharePoint Server 2016.)

  • Uzņēmuma ierakstu vadītājiem un juristiem ir jābūt piekļuvei uzņēmuma ierakstu centram, lai uzturētu korporatīvos ierakstus. (tikaiSharePoint Server 2016.)

Šajā attēlā ir parādīts, kā šīs bibliotēkas var tikt izplatītas. Vietnes tiek viesotas trīs vietņu kolekcijās: interneta vietņu kolekcija klienta piekļuvei, ārtīkla vietņu kolekcija attālajai autorēšanai, ko nodrošina grupas dalībnieki, un iekštīkla vietņu kolekcija, lai nodrošinātu ierakstu pārvaldības vietnes drošu uzturēšanu. (tikaiSharePoint Server 2016.)

Bibliotēku izplatīšana vairākās vietnēs

Satura plūsmas plānošana

Dokumentu pārvaldības risinājuma saturs bieži ir dinamisks, pāriešana no vienas vietnes uz citu, kā nepieciešams, lai apmierinātu lietotāju vajadzības. Ja plānojat dokumentu bibliotēkas, jūs bieži plānojat satura plūsmu no vienas bibliotēkas vai vietnes uz citu. SharePoint Server 2016 ietver tālāk norādītos veidus, kā pārvietot saturu manuāli vai dinamiski:

  • Varat izveidot pielāgotas darbplūsmas, kas kopē vai pārvieto saturu no vienas vietnes vai bibliotēkas uz citu. Darbplūsma palīdz dokumentēt dokumentu, izmantojot biznesa procesu, un piešķir dalībniekiem uzdevumus, ja viņu loma dokumenta dzīves ciklā kļūst aktīva. Darbplūsmu var izveidot, lai dokumentu pārvietotu no vienas vietnes vai bibliotēkas uz citu. Informāciju par to, kā plānot darbplūsmas, skatiet sadaļā satura tips un darbplūsmas plānošana (SharePoint Server 2010).

  • Autori var kopēt dokumentu bibliotēkā jebkurā vietnē, kurā tiem ir autorizēšanas atļaujas. Relācija starp avotu un mērķa dokumentu tiek uzturēta tā, lai kopiju pēc nepieciešamības varētu atsvaidzināt.

  • Tīmekļa lapas un veselas tīmekļa vietnes var izveidot un publicēt no vienas vietnes uz citu vai nu manuāli, vai automātiski, pamatojoties uz plānu. (tikaiSharePoint Server 2016.)

  • Saturu var nosūtīt uz ierakstu pārvaldības vietni, izmantojot lietotāja interfeisu SharePoint Server 2016, izmantojot darbplūsmu, vai izmantojot pielāgotu risinājumu, kura pamatā ir SharePoint Server 2016 objekta modelis. (tikaiSharePoint Server 2016.)

  • Izmantojot tīmekļa mapes vai tīkla vietas, autors var manuāli kopēt vai pārvietot dokumentu bibliotēkas saturu no vienas bibliotēkas vai vietnes uz citu.

Atgriešanās piemērā šajā attēlā ir parādīts, kā lietot kādu no tālāk norādītajām satura plūsmas metodēm. Ņemiet vērā, ka pakāpeniskās interneta vietne ir pievienota autorēšanas portāla vietnei. (tikaiSharePoint Server 2016.)

Satura plūsmu no vienas bibliotēkas uz citu
  • Izmantojot publicēšanas līdzekļus, autors tīmekļa lapas var publicēt interneta vietnē. (tikaiSharePoint Server 2016.)

  • Izmantojot kopēšanas komandu, autors var kopēt dokumentus uz dokumentu centra vietni.

  • Izmantojot pielāgotu darbplūsmu, autors var kopēt dokumentus uz dokumentu bibliotēkām interneta vietnē.

  • Izmantojot komandu kam nosūtīt , autors var nosūtīt līgumus uz uzņēmuma ierakstu krātuvi. (tikaiSharePoint Server 2016.)

Dokumentu bibliotēku veicināšana no Office klienta lietojumprogrammām

Svarīgi!: Šī sadaļa attiecas tikai uz SharePoint Server 2016.

Varat pielāgot dialoglodziņu Office Professional 2013Atvērt un dialoglodziņu saglabāšana , lai rosinātu organizācijas dalībniekus izmantot dokumentu bibliotēkas kā krātuves vietas. Pievienojot vietnes joslai Manas vietas blakus dialoglodziņam Atvērt un dialoglodziņu saglabāšana , varat nodrošināt vienu klikšķi piekļūt vietām, kur lietotājiem ir jāsaglabā dokumenti. Tādējādi grupas dalībniekiem ir iespējams mijiedarboties ar dokumentu bibliotēkām, ja tie izmanto saglabāšanu no Office Professional 2013 klienta lietojumprogrammām, tā vietā, lai uzreiz pārietu uz serveri un augšupielādētu savus dokumentus.

Lai paaugstinātu vietņu izmantošanu dialoglodziņā atvēršana un dialoglodziņš saglabāšana , varat to publicēt, izmantojot tīmekļa pakalpojumu. Šajā pakalpojumā sniegts saraksts ar vietnēm, kuras ir paredzētas konkrētiem lietotājiem, ņemot vērā viņu lomas vai vietnes, kurās tās ir dalībnieces. Office Professional 2013 klienta lietojumprogramma var automātiski atklāt šo tīmekļa pakalpojumu, izmantojot lietotāja manas vietnes. Arī citi serveru produkti var ieviest šo tīmekļa pakalpojumu un nodrošināt pakalpojuma atrašanās vietu Office klienta lietojumprogrammai. Pēc tīmekļa pakalpojuma konfigurēšanas Office Professional 2013 pievieno ievadni joslai Manas vietas un aizpilda to ar tīmekļa pakalpojuma definētajām atrašanās vietām. Papildinformāciju par publicēto saišu tīmekļa pakalpojumu skatiet rakstā publicēto saišu tīmekļa pakalpojums MSDN bibliotēkā.

Administratori var iestatīt reģistra atslēgas, lai pievienotu noteiktas vietnes joslai Office Open un dialoglodziņā Saglabāt . Reģistra atslēgas tiek izvietotas, izmantojot grupas politiku, kā arī Active Directory direktorija pakalpojumu veidni, kas tiek nodrošināta Office 2013 Resource Kit.

Varat ierobežot atrašanās vietas, kurās organizācijas dalībnieki var saglabāt saturu, izmantojot Office saglabāšanas dialoglodziņu. Piemēram, varat ierobežot iespēju saglabāt failus galddatoros un likt lietotājiem saglabāt saturu dokumentu bibliotēkā. Programmā Office Professional 2013 varat noteikt, kur lietotāji var pārlūkot, lai saglabātu savus dokumentus. Tas palīdz lietotājiem saglabāt apstiprinātās atrašanās vietās. Ņemiet vērā, ka tas negarantē, ka lietotāji nesaglabās failus lokālos datoros vai citās neapstiprinātās vietās. Pastāv vairāki veidi, kā pārvietot failus uz datoru, un motivēti lietotāji var darboties gandrīz ar lielāko daļu ierobežojumu. Taču, ierobežojot piekļuvi šīm atrašanās vietām, izmantojot dialoglodziņu Office saglabāšana , varat ievērojami samazināt to darba grupu dalībnieku skaitu, kuri izmanto šīs neapstiprinātās atrašanās vietas.

Lai ierobežotu Office saglabāšanas dialoglodziņā pieejamās atrašanās vietas, izmantojiet grupas politiku, lai iestatītu atbilstošas reģistra atslēgas, kas iespējo šo iestatījumu, un definējiet apstiprinātās lokālās, tīkla vai servera atrašanās vietas. Ja šis iestatījums ir iespējots, atrašanās vieta, kas nav definēta šādā veidā, ieskaitot standarta saites uz darbvirsmu un manas tīkla vietas mapes, tiks noņemta no joslas Manas vietas.

Apstiprināto atrašanās vietu sarakstu var ierobežot ar vienu vai vairākām Office lietojumprogrammām. Piemēram, administrators var ierobežot saglabāšanas atrašanās vietas Access, vienlaikus ļaujot citām Office lietojumprogrammām saglabāt jebkur.

Piezīme.:  Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai jūs varat mūs informēt, vai informācija bija noderīga? Šeit ir raksts angļu valodā jūsu atsaucei.​

Skatiet arī

Satura tipa un darbplūsmas plānošana (SharePoint server 2010)

Darba sākšana ar SharePoint Server 2013 darbplūsmas

informācijas pārvaldības politikas plānošana (SharePoint Server 2010)

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka jums varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta speciālistiem.

×