Dokumentu kopu plānošana pakalpojumā SharePoint Server

Par dokumentu kopām

Dokumentu kopas ir līdzeklis SharePoint Server 2016, kas ļauj organizācijai pārvaldīt atsevišķu Nodevumu vai darba produktu, kas var ietvert vairākus dokumentus vai failus. Dokumentu kopa ir īpaša veida mape, kurā apvienoti unikāli dokumentu kopas atribūti, mapju un dokumentu atribūti un darbība, kā arī sniegts lietotāja interfeiss (UI), metadatu un objektu modeļa elementi, lai palīdzētu pārvaldīt visus darba produkta aspektus.

Grupām un lietotājiem daudzās organizācijās ir nepieciešama dokumentu kopa vai darba produkts, lai labāk pārvaldītu projektu vai Nodevumu. Piemēram, juridiskajai grupai var būt jāsavāc, jāveido un jāpārvalda dažādi dokumenti, fotoattēli un audio faili, kas saistīti ar konkrētu lietu. Vai pārdošanas grupai, iespējams, ir jākompilē dokumenti no dažādiem avotiem, lai izveidotu un pārvaldītu piedāvājuma pieprasījumu (RFP) potenciālam klientam. Dokumentu kopas nodrošina šīm grupām un lietotājiem iespēju pārvaldīt šīs dokumentu kopas kā vienu kolekciju, Nodevumu vai darba produktu. Dokumentu kopas īpašnieki var izveidot pielāgotu sveiciena lapu, kurā var tikt parādīti iekļautie vienumi un svarīga informācija par darba produktu.

SharePoint Server 2016 organizācijas, kas vēlas izveidot un pārvaldīt dokumentu kopas, konsekventi var konfigurēt dokumentu kopas satura tipu katram darba produktam, ko parasti izveido. Dokumentu kopas satura tips pēc tam var definēt apstiprinātos satura tipus, atribūtus, noklusējuma vienumus, kolonnas, darbplūsmas un politikas. Pēc tam var izveidot papildu pielāgotus dokumentu kopas satura tipus no vecākobjekta satura tipa, katrs pārmanto rekvizītus un iestatījumus no vecākobjektu kopas satura tipa. Pēc tam, kad satura tips ir pievienots bibliotēkai, lietotāji var izveidot dokumentu kopu, kas pārmanto dokumentu kopas satura tipa atribūtus, izmantojot komandu Jauns . Dokumentu kopas satura tips nodrošina papildu iestatījumus, kas sniedz iespēju norādīt atļautos satura tipus, noklusējuma saturu, koplietojamās kolonnas, sveiciena lapu kolonnas un noklusējuma sveiciena lapas skatu.

Papildinformāciju par satura tipiem skatiet rakstā satura tipu un darbplūsmu plānošana (SharePoint Server 2010).

Lai iegūtu papildinformāciju par to, kā izveidot un pārvaldīt dokumentu kopas programmā SharePoint Server 2016, skatiet rakstu jauna dokumentu kopas satura tipa izveide un konfigurēšana programmā SharePoint Server 2016 palīdzība.

Dokumentu kopu administrēšana

Dokumentu kopas SharePoint Server 2016 koplieto daudzus no tiem pašiem atribūtiem un rekvizītiem kā mapes. Tomēr ir daži svarīgi apsvērumi, kas jāņem vērā, plānojot dokumentu kopas risinājumu.

• Dokumentu kopā var būt vairāki dokumentu kopskaita ierobežojumi. Taču var tikt ierobežota saraksta skata slieksnis, kas pēc noklusējuma ir iestatīts uz 5 000 vienumiem, lai rādītu ielādes laiku. Dokumentu kopās mapes ir atļautas, bet metadatu navigāciju nevar izmantot dokumentu kopā. Tāpēc ir svarīgi apsvērt iespēju pārsniegt saraksta skata sliekšņus un navigācijas noformējuma jautājumus, kad noteikt, cik elementu ir jāiekļauj dokumentu kopā. Turklāt, ja izmantojat funkciju Send to ar dokumentu kopu, visu dokumentu kopas dokumentu summa nevar būt lielāka par 50 MB. Kolekcijai vai darba produktam ar ļoti lielu vienumu skaitu dokumentu bibliotēkā var būt labāks risinājums.

• Dokumentu bibliotēkā var būt vairāki dokumentu kopu ierobežojumi. Tomēr saraksta skata slieksnis ierobežo to dokumentu kopu skaitu, kas var parādīties sarakstos.

• Ja izmantojat koplietojamus metadatus, ja dokumentu kopā ir vairāk nekā 10 vienumu, kas izmanto koplietojamus metadatus, metadatu atjauninājumus izpildīs taimera darbs ik pēc 15 minūtēm. Piemēram, ja bibliotēkas augšējā līmenī ir 10 dokumenti un dokuments kopā ar koplietojamiem metadatiem ir viens dokuments, darba laiks netiks izpildīts. Taču, ja pievienojat citu dokumentu kopu, kurā ir 9 citi dokumenti, taimera darbs tiek izpildīts.

• Izmantojot dokumentu kopas maršrutēšanu, dokumentu kopas, kas tiek sūtītas satura organizatoram, paliks nolaižamajā bibliotēkā un tiks pārvietotas uz attiecīgo vietu satura organizatora apstrādes taimera darbā, kas pēc noklusējuma darbojas katru dienu.

Lai izmantotu dokumentu kopas vietņu kolekcijā, ir jābūt iespējotam līdzeklim dokumentu kopas.

Dokumentu kopu iespējošana vietņu kolekcijai

1. Lapas vietnes iestatījumi sadaļā vietņu kolekcijas administrēšananoklikšķiniet uz vietņu kolekcijas līdzekļi.

2. Lapā līdzekļidokumentu kopāmnoklikšķiniet uz Aktivizēt.

Kad dokumentu kopu līdzeklis ir iespējots, varat izveidot dokumentu kopas satura tipus.

Plānošanas dokumentu kopas satura tipi

Jūs varat plānot dokumentu kopas satura tipus savam risinājumam, izmantojot darblapas analīzes dokumentu lietojums, kuru varat izpildīt, izmantojot rakstu identificējot lietotājus un analizējot dokumentu lietojumu pakalpojumā SharePoint 2013. Pēc tam varat izmantot satura tipa darblapu (http://go.Microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid = 0x409), lai ierakstītu savus lēmumus par katru jauno dokumentu kopas satura tipu, ko izmantosiet savā risinājumā.

Dokumentu kopas satura tipu plānošana, izmantojot satura tipa darblapu

1. Ievadiet dokumentu kopu satura tipa darblapas laukā satura tips    .

2. Ievadiet vietnes vietrādi URL, kurā tiks definēts Jaunais dokumentu kopas satura tips. Ņemiet vērā, ka satura tipi ir pieejami vietnē, kurā tie ir definēti, un visās vietnēs, kas atrodas zem šīs vietnes.

3. Vecākobjekta satura tipa noteikšana    Ievadiet vecākobjekta dokumentu kopas satura tipu satura tipa darblapas laukā vecākobjekta satura tips    . Tas būs pamata dokumentu kopas satura tips vai pielāgotā dokumentu kopas satura tips, ko jau esat plānojis.

4. Dokumentu kopas iestatījumu noteikšana    Noteikt un pēc tam norādiet tālāk norādītos dokumentu kopas iestatījumus satura tipa darblapā.

   1. Atļauto satura tipu noteikšana    Norādiet noklusējuma satura tipus, kas būs atļauti šajā dokumentu kopas satura tipā.

   2. Noklusējuma satura noteikšana    Ja veidojamais dokumentu kopas satura tips tiks konfigurēts automātiski izveidot noklusējuma saturu, kad izveidojat jaunu dokumentu kopas instanci, varat manuāli pievienot failus dokumentu kopai. Var pievienot tikai dokumentu kopas atļauto satura tipu failus.

   3. Koplietojamu kolonnu noteikšana    Norādiet, vai dokumentu kopas kolonnu vērtības ir automātiski jāsinhronizē ar visiem dokumentiem, kas ir iekļauti kopā.

   4. Sveiciena lapu kolonnu noteikšana    Norādiet, kuras kolonnas ir jārāda katras dokumentu kopas sveiciena lapā.

   5. Sveiciena lapas skata noteikšana    Norādiet skatu, lai tiktu parādīts sveiciena lapā esošo dokumentu kopas saturs.

5. Kolonnu un kolonnu secības noteikšana    Tabulas kolonnu plānošana    satura tipa darblapā:

   1. Ievadiet visas kolonnas, kas pārmantotas no vecākobjekta satura tipa. Kolonnā Jauns?    ierakstiet Nē katram ierakstam.

   2. Katrai papildu kolonnai ievadiet iepriekš definētas kolonnas vai kolonnas nosaukumu. Ievadiet papildu kolonnu nosaukumus, to tipus un norādiet, vai tie ir jauni.

6. Darblapas sadaļā plāna veidne    ierakstiet nav.

7. Darbplūsmu noteikšana    Ja ir pieejama darbplūsma, kas ir saistīta ar dokumentu kopas satura tipu, varat to saistīt ar satura tipu. Pēc tam šo darbplūsmu var sākt jebkurā šī satura tipa saraksta vienumā. Pilnīgu diskusiju par darbplūsmas plānošanu skatiet rakstā darbplūsmuplānošana. Pēc darbplūsmu pārskatīšanas un nosakot, kuras darbplūsmas ir pieejamas, ievadiet katru darbplūsmu, kas jāsaista ar satura tipu, kas atrodas darblapas satura tipa tabulā plāna darbplūsmas    . Ja darbplūsma nav pārmantota no vecākobjekta satura tipa, ievadiet šo informāciju kolonnā Jauns?    .

8. Politikas noteikšana    Politika ir kārtulu kopa, kas paredzēta satura veidam; politikas līdzekļi sniedz detalizētu informāciju par katru kārtulu, piemēram, neatkarīgi no tā, vai satura tipa elementus var drukāt, vai to, kuras darbības ir jāauditē. Papildinformāciju par politikas plānošanu skatiet rakstā informācijas pārvaldības politikas plānošana pakalpojumā SharePoint Server 2013. Pēc politikas pārskatīšanas un noteiktu, kuri politikas līdzekļi un politikas veidnes ir pieejamas, darblapas satura tips sadaļā plāns politikas plānošana    veiciet tālāk norādītās darbības.

   1. Ja vecākobjekta satura tipam ir politikas iestatījumi, tie tiks lietoti nemainīgi jaunajā satura tipā. Tādējādi tiek nodrošināts, ka politikas pēc to iestatīšanas tiek izpildītas visos atbilstīgajos satura tipos. Ja pašreizējā satura tipā pārmanto tās politikas iestatījumus no vecākobjekta tipa, satura tipa darblapas sadaļā plānošana politikas    , atbildiet Jā uz jautājumu "vai politika ir definēta vecākobjekta satura tipā?".

   2. Ja pašreizējā satura tipā pārmanto politika, pamatojoties uz vecākelementa satura tipu, politikas sadaļas plāna    laukā ierakstīt politikas nosaukuma    lauku ierakstiet politikas veidnes nosaukumu. Tāpat, ja pašreizējā satura tipā nav pārmantota politika un vēlaties lietot politikas veidni, politikas sadaļas plāna    laukā ierakstīt lauku politikas nosaukums    ierakstiet politikas veidnes nosaukumu.

   3. Ja pašreizējais satura tips pārmanto vienu vai vairākus atsevišķus politikas līdzekļus no vecākobjekta satura tipa, ievadiet katras politikas līdzekli darblapas   politikas sadaļā plāns    . Pretējā gadījumā, ja pašreizējā satura tipā nav pārmantota politika un vēlaties saistīt politikas līdzekļus ar pašreizējo satura tipu, ievadiet šos politikas līdzekļus līdzekļu    tabulā. Ņemiet vērā, ka nevar saistīt gan atsevišķu politikas līdzekļus, gan politiku pēc nosaukuma uz satura tipu.

Darblapas

Izmantojiet tālāk norādītās darblapas, lai ierakstītu informāciju, kas ir aprakstīta šajā rakstā:

• Satura tipa darblapa (http://go.Microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid = 0x409)

• Dokumenta lietojuma darblapas analīze (http://go.Microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid = 0x409)