Pierakstīties, izmantojot Microsoft
Pierakstīties vai izveidot kontu
Sveicināti!
Atlasīt citu kontu.
Jums ir vairāki konti
Izvēlieties kontu, ar kuru vēlaties pierakstīties.

Kopsavilkums.    Izlemiet, kuru ierakstu pārvaldības metodi izvēlēties programmā SharePoint Server 2013.

Pakalpojumā SharePoint varat pārvaldīt ierakstus arhīvā vai pārvaldīt ierakstus tajā pašā dokumentu krātuvē, kur ir aktīvie dokumenti. Izmantojot pieeju SharePoint, kad paziņojat, ka dokuments ir kļuvis par ierakstu, ieraksts paliek savā vietā, SharePoint tagad tas tiek pārvaldīts kā ieraksts. Piemēram, ja tiek deklarēts, ka dokuments ir ieraksts, dokuments var iegūt citu saglabāšanas politiku vai lietotāji to nevar rediģēt.

Iespējama arī hibrīda pieeja. Piemēram, varat glabāt ierakstus aktīvos dokumentos divus gadus un pēc tam pārvietot ierakstus uz ierakstu arhīvu, kad projekts ir pabeigts.

Apsverot, vai pārvaldīt ierakstus atsevišķā ierakstu centra vietnē vai sadarbības vietnē, kurā ir izveidoti dokumenti, ņemiet vērā šādus jautājumus:

  • Vai sadarbības vietnes pārvaldība ir piemērota ierakstu pārvaldībai? Vai uz jūsu nozari attiecas normatīvās prasības, kas nosaka, ka pilnvaras ieraksti ir jāatdala no aktīvajiem dokumentiem? Vai sadarbības vietnes administratoram ir jāuzticas, ja tiek pārvaldīta vietne, kurā ir ieraksti? Iespējams, vēlēsities glabāt ierakstus vietnē, kas izmanto ierobežotāku piekļuvi nekā sadarbības vietne, vai vietnē, kas tiek dublēta ar citu grafiku.

  • Cik ilgi sadarbības vietne tiks izmantota? Ja ieraksti būs jāsaglabā ilgāk, nekā projekts tiek turpināts, atlasot vietēju ierakstu pārvaldības stratēģiju, jums būs jāuztur sadarbības vietne pat pēc tam, kad tā vairs netiks izmantota.

  • Vai projekta dalībniekiem būs bieži nepieciešama piekļuve dokumentiem pēc tam, kad dokumenti kļūs par ierakstiem? Ja izmantojat pieeju atrašanās vietā, projekta dalībnieki var piekļūt dokumentiem vienādi neatkarīgi no tā, vai dokumenti ir aktīvi vai tādi ir ieraksti.

  • Vai ierakstu pārvaldnieki jūsu organizācijā ir atbildīgi par tikai ierakstiem vai arī tie ir atbildīgi par visu informāciju neatkarīgi no tā, vai tā ir aktīva vai ieraksts? Ja ierakstu pārvaldnieki ir atbildīgi tikai par oficiālajiem ierakstiem, viņiem var būt vieglāk izveidot atsevišķu ierakstu centra vietni.

Tālāk esošajā tabulā ir aprakstītas atšķirības starp darbībām, ko var veikt ar ierakstiem ierakstu centrā un ar ierakstiem, kas tiek pārvaldīti to atrašanās vietā sadarbības vietnē. Atšķirības ir norādītas ierakstu pārvaldnieku un darbinieku sadarbības projekta grupā punkta.

Ar ko atšķiras ierakstu arhīvs un ieraksti atrašanās vietā

Koeficients

Ierakstu arhīvs

Ieraksti atrašanās vietā

Ierakstu saglabāšanas pārvaldība

Satura organizators automātiski ievieto jaunus ierakstus pareizajā mapē arhīva failu plānā, pamatojoties uz metadatiem.

Ierakstiem un aktīvajiem dokumentiem var būt dažādas politikas atkarībā no pašreizējā satura tipa vai atrašanās vietas.

Ierakstu skatīšanas ierobežošana

Jā. Arhīvs norāda ieraksta atļaujas.

Nē. Atļaujas nemainās, ja dokuments kļūst par ierakstu. Tomēr varat ierobežot, kuri lietotāji var rediģēt un dzēst ierakstus.

Ierakstu vieglpiekļuve (ierakstu pārvaldniekiem)

Vienkāršāk. Visi ieraksti atrodas vienā atrašanās vietā.

Grūtāk. Ieraksti tiek sadalīti vairākās sadarbības vietnēs.

Visu dokumentu versiju kā ierakstu saglabāšana

Lietotājam ir tieši jānosūta katra dokumenta versija uz arhīvu.

Automātisks, pieņemot, ka versijuēšana ir ieslēgta.

Informācijas atrašanās vietas atvieglošana (grupas līdzstrādniekiem)

Grūtāk — lai gan saiti uz dokumentu var pievienot sadarbības vietnei, kad dokuments kļūst par ierakstu.

Vienkāršāk.

Sadarbības vietnes mazsvarīgais e-pasta svars

Sadarbības vietnē ir tikai aktīvie dokumenti.

Sadarbības vietnē ir aktīvie un neaktīvie dokumenti (ieraksti), lai gan varat izveidot skatus, lai rādītu tikai ierakstus.

Iespēja auditēt ierakstus

Jā.

Atkarīgs no sadarbības vietnes audita politikas.

Administratīvā drošība

Ierakstu pārvaldnieks var pārvaldīt ierakstu arhīvu.

Sadarbības vietņu administratoriem ir atļauja pārvaldīt ierakstus un aktīvos dokumentus.

Tālāk esošajā tabulā ir aprakstītas atšķirības starp divām ierakstu pārvaldības pieejām, kas var ietekmēt IT resursu pārvaldību.

Resursu atšķirības starp ierakstu arhīvu un veiktajiem ierakstiem

Koeficients

Ierakstu arhīvs

Ieraksti atrašanās vietā

Pārvaldāmo vietņu skaits

Papildu vietnes. Tas nozīmē, ka papildus sadarbības vietnēm ir pieejams atsevišķs arhīvs.

Mazāks vietņu skaits.

Mērogojamība

Atvieglo datu bāzes lieluma spiedienu uz sadarbības vietnēm.

Vietņu kolekcijas maksimālais lielums ir sasniegts ātrāk.

Vieglpiekļuves administrēšana

Ierakstu vietā vai fermā atdaliet tās.

Vietnēs, kurās ir aktīvi dokumenti, nav jāveic nekādas papildu darbības, kas pārsniedz jau nepieciešamo.

Krātuve

Var glabāt ierakstus citā krātuves datu nesējā.

Aktīvie dokumenti un ieraksti, kas tiek glabāti kopā.

Nepieciešama papildu palīdzība?

Paplašiniet savas prasmes

Iepazīties ar apmācību >

Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas

PIEVIENOTIES MICROSOFT 365 INSIDERS >

Vai šī informācija bija noderīga?

Cik lielā mērā esat apmierināts ar valodas kvalitāti?
Kas ietekmēja jūsu pieredzi?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

×