Ierakstu arhīva izmantošana vai ierakstu pārvaldība vietā

Pakalpojumā SharePoint varat pārvaldīt ierakstus arhīvā vai pārvaldīt ierakstus tajā pašā dokumentu krātuvē, kur ir aktīvie dokumenti. Izmantojot pieeju SharePoint, kad paziņojat, ka dokuments ir kļuvis par ierakstu, ieraksts paliek savā vietā, SharePoint tagad tas tiek pārvaldīts kā ieraksts. Piemēram, ja tiek deklarēts, ka dokuments ir ieraksts, dokuments var iegūt citu saglabāšanas politiku vai lietotāji to nevar rediģēt.

Iespējama arī hibrīda pieeja. Piemēram, varat glabāt ierakstus aktīvos dokumentos divus gadus un pēc tam pārvietot ierakstus uz ierakstu arhīvu, kad projekts ir pabeigts.

Apsverot, vai pārvaldīt ierakstus atsevišķā ierakstu centra vietnē vai sadarbības vietnē, kurā ir izveidoti dokumenti, ņemiet vērā šādus jautājumus:

• Vai sadarbības vietnes pārvaldība ir piemērota ierakstu pārvaldībai? Vai uz jūsu nozari attiecas normatīvās prasības, kas nosaka, ka pilnvaras ieraksti ir jāatdala no aktīvajiem dokumentiem? Vai sadarbības vietnes administratoram ir jāuzticas, ja tiek pārvaldīta vietne, kurā ir ieraksti? Iespējams, vēlēsities glabāt ierakstus vietnē, kas izmanto ierobežotāku piekļuvi nekā sadarbības vietne, vai vietnē, kas tiek dublēta ar citu grafiku.

• Cik ilgi sadarbības vietne tiks izmantota? Ja ieraksti būs jāsaglabā ilgāk, nekā projekts tiek turpināts, atlasot vietēju ierakstu pārvaldības stratēģiju, jums būs jāuztur sadarbības vietne pat pēc tam, kad tā vairs netiks izmantota.

• Vai projekta dalībniekiem būs bieži nepieciešama piekļuve dokumentiem pēc tam, kad dokumenti kļūs par ierakstiem? Ja izmantojat pieeju atrašanās vietā, projekta dalībnieki var piekļūt dokumentiem vienādi neatkarīgi no tā, vai dokumenti ir aktīvi vai tādi ir ieraksti.

• Vai ierakstu pārvaldnieki jūsu organizācijā ir atbildīgi par tikai ierakstiem vai arī tie ir atbildīgi par visu informāciju neatkarīgi no tā, vai tā ir aktīva vai ieraksts? Ja ierakstu pārvaldnieki ir atbildīgi tikai par oficiālajiem ierakstiem, viņiem var būt vieglāk izveidot atsevišķu ierakstu centra vietni.

Tālāk esošajā tabulā ir aprakstītas atšķirības starp darbībām, ko var veikt ar ierakstiem ierakstu centrā un ar ierakstiem, kas tiek pārvaldīti to atrašanās vietā sadarbības vietnē. Atšķirības ir norādītas ierakstu pārvaldnieku un darbinieku sadarbības projekta grupā punkta.

Tālāk esošajā tabulā ir aprakstītas atšķirības starp divām ierakstu pārvaldības pieejām, kas var ietekmēt IT resursu pārvaldību.