Ierakstu arhīva izmantošana vai ierakstu pārvaldība vietā

Kopsavilkums: Izlemiet, kādu ierakstu pārvaldības pieeju izvēlēties produktā SharePoint Server 2013.

Pakalpojumā SharePoint varat pārvaldīt ierakstus arhīvā vai arī ierakstus tajā pašā dokumentu krātuvē, kurā atrodas aktīvie dokumenti. Izmantojot SharePoint lokālo pieeju, kad paziņojat, ka dokuments ir kļuvis par ierakstu, ieraksts paliek savā vietā, taču SharePoint tagad to pārvalda kā ierakstu. Piemēram, dokumentam var tikt piemērota cita saglabāšanas politika, kad tas tiek pasludināts par ierakstu, vai lietotāji, iespējams, nevarēs to rediģēt.

Ir iespējama arī hibrīda pieeja. Piemēram, varat glabāt ierakstus ar aktīviem dokumentiem divus gadus un pēc projekta pabeigšanas pārvietot ierakstus uz ierakstu arhīvu.

Domājot par to, vai pārvaldīt ierakstus atsevišķā ierakstu centra vietnē vai tajā pašā sadarbības vietnē, kurā tika izveidoti dokumenti, apsveriet šādus jautājumus:

  • Vai sadarbības vietnes pārvaldība ir piemērota ierakstu pārvaldībai? Vai uz jūsu nozari attiecas normatīvās prasības, kas pieprasa ierakstu nodalīšanu no aktīvajiem dokumentiem? Vai sadarbības vietnes administratoram ir jāuzticas tādas vietnes pārvaldībai, kurā ir ieraksti? Iespējams, vēlēsities glabāt ierakstus vietnē, kurā tiek izmantota ierobežota piekļuve nekā sadarbības vietnē, vai vietnē, kas ir dublēta pēc cita grafika.
  • Cik ilgi sadarbības vietne tiks izmantota? Ja ieraksti būs jāglabā ilgāk, nekā notiek projekts, atlasot ierakstu pārvaldības stratēģiju, sadarbības vietne būs jāuztur pat tad, kad tā vairs netiek lietota.
  • Vai projekta dalībniekiem būs nepieciešama bieža piekļuve dokumentiem pēc tam, kad dokumenti būs kļuvuši par ierakstiem? Ja izmantojat oriģinālo pieeju, projekta dalībnieki var piekļūt dokumentiem tādā pašā veidā neatkarīgi no tā, vai tie ir aktīvi vai ir ieraksti.
  • Vai jūsu organizācijas ierakstu pārvaldnieki atbild tikai par ierakstiem vai arī atbild par visu informāciju neatkarīgi no tā, vai tā ir aktīva vai ieraksts? Ja ierakstu pārvaldnieki atbild tikai par oficiālajiem ierakstiem, viņiem var būt vieglāk izmantot atsevišķu ierakstu centra vietni.

Tālāk esošajā tabulā ir aprakstītas atšķirības starp to, ko var darīt ar ierakstiem ierakstu centrā un ar ierakstiem, kas tiek pārvaldīti sadarbības vietnē. Atšķirības tiek parādītas gan no ierakstu vadītāju viedokļa, gan no darbinieku viedokļa, kas sadarbojas projekta grupā.

Koeficients Ierakstu arhīvs Vietējie ieraksti
Ierakstu saglabāšanas pārvaldība Satura organizators, pamatojoties uz metadatiem, automātiski ievieto jaunus ierakstus pareizajā arhīva failu plāna mapē. Atkarībā no pašreizējā satura tipa vai atrašanās vietas ierakstiem un aktīvajiem dokumentiem var atšķirties politikas.
Ierobežojiet, kuri lietotāji var skatīt ierakstus Jā. Arhīvs norāda ieraksta atļaujas. Nē. Atļaujas netiek mainītas, kad dokuments kļūst par ierakstu. Tomēr varat ierobežot, kuri lietotāji var rediģēt un dzēst ierakstus.
Vienkārša ierakstu atrašana (ierakstu pārvaldniekiem) Vieglāk. Visi ieraksti atrodas vienuviet. Grūtāk. Ieraksti tiek sadalīti vairākās sadarbības vietnēs.
Visu dokumentu versiju uzturēšana ierakstu veidā Lietotājam katra dokumenta versija ir tieši jānosūta arhīvam. Automātisks, pieņemot, ka versiju izveide ir ieslēgta.
Viegla informācijas atrašana (grupas līdzstrādniekiem) Grūtāk, lai gan saiti uz dokumentu var pievienot sadarbības vietnei, kad dokuments kļūst par ierakstu. Vieglāk.
Sadarbības vietnes mazsvarīgais e-pasts Sadarbības vietnē ir tikai aktīvie dokumenti. Sadarbības vietnē ir aktīvi un neaktīvi dokumenti (ieraksti), lai gan varat izveidot skatus, lai parādītu tikai ierakstus.
Spēja auditēt ierakstus Jā. Atkarīgs no sadarbības vietnes audita politikas.
Administratīvā drošība Ierakstu arhīvu var pārvaldīt ierakstu pārvaldnieks. Sadarbības vietnes administratoriem ir atļauts pārvaldīt ierakstus un aktīvos dokumentus.

Tālāk esošajā tabulā aprakstītas atšķirības starp abām ierakstu pārvaldības pieejām, kas var ietekmēt IT resursu pārvaldību.

Koeficients Ierakstu arhīvs Vietējie ieraksti
Pārvaldāmo vietņu skaits Vairāk vietņu. Tas ir, papildus sadarbības vietnēm ir atsevišķs arhīvs. Mazāk vietņu.
Mērogojamība Mazina datu bāzes lieluma spiedienu sadarbības vietnēs. Maksimālais vietņu kolekcijas lielums tiek sasniegts ātrāk.
Vienkārša administrēšana Atsevišķa vietne vai ferma ierakstiem. Nekādas papildu vietnes nodrošināšanas darbības, izņemot to, kas nepieciešams vietnēm, kurās ir aktīvi dokumenti.
Krātuve Var glabāt ierakstus citā datu nesējā. Aktīvie dokumenti un ieraksti tiek glabāti kopā.