Iestatot Lync sapulci, tai pievienojoties vai sniedzot prezentāciju, ir pieejamas dažādas opcijas. Izmantojot vislabākās prakses piemērus, jūs varat lietot tos līdzekļus, kas atvieglo darbu un ļauj nodrošināt patīkamu sapulces norisi.
Lync sapulces iestatīšana
Sapulces plānošana
-
Mazām un neformālām sapulcēm ar personām jūsu uzņēmumā izmantojiet sapulces noklusējuma opcijas, nevis mainiet iestatījumus. Atcerieties, ka, izmantojot noklusējuma opcijas, ikviens var būt prezentētājs un pievienoties sapulcei tieši.
-
Ja attiecībā uz sapulci ir īpašas prasības, piemēram, lielāka auditorija, droši dati vai ārēji klienti, noteikti mainiet sapulces opcijas atbilstoši vajadzībām. Informācija ir atrodama rakstā Lync sapulču opciju iestatīšana.
Piezīme.: Maksimālais sapulces dalībnieku skaits ir 250 personas.
-
Ja dalībnieki sapulcē piedalās gan klātienē, gan tiešsaistē, Lync sapulces var vadīt konferenču telpā. Lai atrastu un pievienotu konferenču telpu, programmā Outlook noklikšķiniet uz Telpu meklētājs un ēkā izvēlieties vajadzīgo brīvo telpu. Varat arī rezervēt telpu atsevišķi un informāciju par telpu pievienot sapulces pieprasījuma lodziņam Atrašanās vieta.
Rezerves prezentētāja iecelšana
Izvēlieties rezerves prezentētāju gadījumā, ja nevarat pievienoties vai nokavējaties. Rezerves prezentētājs var arī sākt ierakstu, palīdzēt auditorijai un to vadīt vai pārraudzīt sapulcē iesniegtos jautājumus, lai jūs varētu pievērst uzmanību prezentācijai. Tas ir īpaši svarīgi, organizējot lielu sapulci vai pasākumu.
Ziniet savu PIN
Veicot iezvani sapulcē ar tālruni, parasti nav nepieciešams personas identifikācijas numurs (PIN). Savienojums tiek izveidots tieši, un dalībnieku sarakstā tiek parādīts jūsu numurs. Taču, ja vēlaties veikt iezvani kā sapulces vadītājs vai autentificēts zvanītājs, tiks parādīta uzvedne, kur jānorāda PIN un/vai darba tālruņa numurs vai paplašinājums.
Piezīme.: Ja veicat iezvani kā autentificēts zvanītājs, tas nozīmē tikai to, ka sapulce ir drošināta, un, lai pievienotos tai, ir jāveic identifikācija.
Ieteicams, lai PIN vienmēr būtu pieejams gadījumā, ja tas vajadzīgs. Ja neatceraties savu PIN, sapulces pieprasījumā noklikšķiniet uz Vai aizmirsāt savu iezvanes PIN? un izpildiet lapā sniegtos norādījumus, lai to atiestatītu.
Iekļaujiet sapulces pieprasījumā apmācības dokumentu vai saiti
Ja uzaicināt dalībniekus, kuri nepārzina Lync, sapulces pieprasījumā iekļaujiet apmācības dokumentu par darbu ar Lync vai ievietojiet saiti uz šādu apmācību, lai palīdzētu dalībniekiem iepazīties ar sapulces līdzekļiem pirms pievienošanās sapulcei.
Pievienošanās Lync sapulcei
-
Pierakstieties sapulcē 10 vai 15 minūtes iepriekš, lai veiktu iestatīšanu un lai pietiktu laika novērst problēmas, ja tādas rodas.
-
Pirms sapulces izlemiet, vai sapulces audio daļai izmantosit datora audio (Lync integrēto audio un video) vai tālruņa audio.
-
Ja izmantojat datora audio, iestatiet audio un video ierīces un pārbaudiet to kvalitāti. Jūs varat izmantot datora mikrofonu un skaļruņus vai pievienot austiņas. Papildinformācija ir atrodama rakstā Lync audio iestatīšana, pārbaude un problēmu novēršana.
-
Ja sapulces audio saturam lietojat tālruni, izmantojiet Lync līdzekļa Zvanīt man priekšrocības. Logā Pievienošanās sapulces audio saturam atlasiet Zvanīt man un ierakstiet tālruņa numuru, uz kuru jums zvanīt. Izmantojot šo līdzekli, jums nebūs jāievada sapulces ID vai PIN kods.
-
Lai nodrošinātu labāku audio kvalitāti, izmantojiet austiņas, nevis datora mikrofonu un skaļruņus.
-
Audio kvalitāte lielā mērā ir atkarīga no tīkla stāvokļa. Lietojiet vadu tīkla savienojumu un pārliecinieties, vai ir izslēgta datora bezvadu ierīce.
-
Ja pēc pievienošanās sapulcei nerunājat, izslēdziet sava mikrofona skaņu.
Prezentēšana Lync sapulcē
-
Palūdziet sapulcē pierakstīties jūsu kolēģim, lai pārbaudītu sapulces audio un attēla kvalitāti.
-
Pārbaudiet sapulces dalības opcijas, lai pārliecinātos, vai esat izslēdzis vai ieslēdzis pareizos auditorijas līdzekļus, piemēram, dalībnieku atļaujas, satura skatīšanu vai anotāciju veikšanas atļaujas.
-
Ja izmantojat PowerPoint:
-
Lai nenovērstu uzmanību, veidojiet slaidu komplektus ar 15 vai mazāk slaidiem, izmantojiet lielākus fontus (vairāk par 30 punktiem) un vienkāršu fonu.
-
Augšupielādējiet prezentāciju jau iepriekš un izmēģiniet slaidu pārvietošanas vai anotāciju veikšanas vadīklas. Piemēram, jūs varat izcelt svarīgus punktus, izmantojot lāzera rādītāju vai zīmogus.
-
Izmantojiet prezentētāja piezīmes, lai vieglāk atcerētos punktus, par kuriem jārunā. Papildinformāciju skatiet rakstā PowerPoint slaidu koplietošana Lync sapulcē.
-
-
Ja koplietojat savu darbvirsmu vai kādu programmu:
-
Paturiet prātā, ka, koplietojot programmu, dalībniekiem ir redzamas tikai koplietojamās programmas un dokumenti. Izmantojot citas programmas, sapulcē tās nebūs redzamas.
-
Ja jums jāpārslēdzas starp programmām, izmantojiet darbvirsmas koplietošanu.
-
sapulcē noklikšķiniet uz PriekšskatījumsLync, lai skatītu, ko dalībnieki redz, kad koplietojat savu darbvirsmu vai kādu programmu.
-
Informējiet auditoriju par to, ka tā var palielināt savu skatīšanas apgabalu, pārejot pilnekrāna režīmā.
Papildinformāciju skatiet rakstā Darbvirsmas vai programmas koplietošana Lync sapulcē.
-
-
Atstājiet pietiekami daudz laika jautājumiem un informējiet auditoriju par to, ka tā var ierakstīt savus jautājumus vai komentārus tūlītējās ziņojumapmaiņas (IM) apgabalā.
-
Ja nerunājat, izslēdziet sava mikrofona skaņu un pārliecinieties, vai zināt, kā vajadzības gadījumā ieslēgt vai izslēgt dalībnieku audio, gan izmantojot Lync, gan tālruņa skārientoņu komandas, ja izmantojat tālruni (lai dzirdētu komandas, uz tālruņa numuru sastādīšanas tastatūras nospiediet *1).
-
Sapulces sākumā atgādiniet dalībniekiem, kā ieslēgt un izslēgt sava mikrofona skaņu.
-
Sapulces norise konferenču telpā
Ir ieteicams veltīt laiku telpas sagatavošanai pirms sapulces sākuma, lai nodrošinātu, ka programma Lync ir iestatīta darbam ar telpas audio un video ierīcēm.
-
Savienojiet klēpjdatoru ar projektoru un, ja nepieciešams, konferenču zāles tālruni.
-
Ja dzirdama atbalss, izslēdziet datora mikrofona un skaļruņu skaņu. Lūdziet citiem telpā esošajiem arī izslēgt savu mikrofonu un skaļruņu skaņu, ja viņi ir pierakstījušies programmā Lync.
-
Varat savienot telpas tālruni ar datoru vai izmantot tālruni, lai iezvanītos sapulces audio.
-
Ja izmantojat telpas projektoru, savienojiet kabeli ar datoru un atlasiet atbilstošo displeju. Izmantojot tastatūru, nospiediet Windows taustiņu+P, lai atvērtu displeju, un pēc tam noklikšķiniet uz kādas no šīm opcijām:
-
Dublicēt, lai savu darbvirsmu rādītu gan datora monitorā, gan ar telpas projektoru.
-
Paplašināt, lai darbvirsma tiktu paplašināta no datora monitora un telpas projektora.
-
Tikai projektors, lai darbvirsma tiktu rādīta tikai ar telpas projektoru.
-
Iesakām izvēlēties opciju Dublicēt, lai varētu skatīt sapulci gan monitorā, gan telpas displejā.
