Tēmas šajā rakstā
Šīs darbības
Tālāk sniegtie noteikumi palīdzēs e-pasta ziņojumiem izskatīties profesionāli un pavēstīsim.
-
Pirms nosūtīšanas uzrakstīto izlasiet.
-
Tēmu formulējiet aprakstoši un tā, lai tiktu rosināta rīcība. Piemēram: "Pārvaldnieki: lūdzu, sūtiet tāfeles iz nosūtīšanas datumus" ietver gan grupas nosaukumu, gan darbību, lai adresāti varētu ātri noteikt, kas viņiem ir jādara. Citi noderīgi prefiksi ietver "Jūsu:" un "Nepieciešama darbība".
-
Ja ir nepieciešama darbība, tēmas rindiņā ievadiet vajadzīgo informāciju.
-
Ja sarunas tēma mainās, mainiet arī ziņojuma tēmu.
-
Ziņojumiem jābūt īsiem un par lietu.
-
Organizējiet ziņojuma saturu, sākot ar svarīgāko vai mazāko.
-
Svarīga informācija, iespējams, jā treknrakstā.
-
Rīcības punktus vai jautājumus lieciet atsevišķās rindiņās , lai tie izceltos un būtu pamanāmi.
-
Uzdodot jautājumus, personu vārdus treknrakstā. Piemēram: "Raits: kāds ir projekta statuss?" Ja izmantojat ierīces kopā Outlook 2016 ar Microsoft 365, apsveriet iespēju izmantot @Mentions.
-
Ziņojumu sūtiet tikai tiem lietotājiem, kuriem tas ir jālasa.
-
Personas, kurām jābūt informētām par ziņojuma kopiju , novietojiet rindiņā Kopija.
-
Personas, kurām ir jāatbild vai jāveic darbības, ievietojiet rindiņā Kam.
-
-
Ja nepieciešams , izmantojiet parakstu, bet tam ir jābūt vienkāršam, īsam, profesionālam un, ja iespējams, bez grafikas.
-
Ja vēlaties tūlītēju atbildi, nesūtiet e-pasta ziņojumu. Piezvaniet vai nosūtiet tūlītējo ziņojumu.
-
Ja esat e-pasta sarunā, kurā ir vairāk nekā 10 e-pasta ziņojumu bez risinājuma, apsveriet iespēju zvanīt vai iestatīt sapulci, lai apspriestu jautājumu. E-pasts ne vienmēr ir efektīvs datu nesējs sarežģītu jautājumu risināšanai.
-
Apstipriniet ziņojumus, kam nepieciešama garāka atbilde. Ja esat aizņemts un uzreiz nevarat sniegt pilnu atbildi, informējiet sūtītāju, ka jautājumu izskatīsit un atbildēsit līdz konkrētam laikam vai datumam. Atzīmējiet ziņojumu ar karodziņu, lai atgādinātu sev atbildēt vēlāk.
-
Izmantojiet augsta svarīguma
Piezīme.: Pat tad, ja esat iestatījis aizkavētās sūtīšanas kārtulu, ziņojuma atzīmēšana ar augstu svarīguma pakāpi izraisa tā sūtšanu nekavējoties.
-
Ja uzdodat jautājumu un ir vairākas personas, kas varētu atbildēt, izvēlieties tikai vienu personu, nevis sūtāt jautājumu grupai.
Lai rakstītu labus e-pasta ziņojumus, ir jāpathizē ar adresātiem.
Sekojums: atzīmēšana ar karodziņu nosūtot
Ja kādam sūtāt ziņojumu, uz kuru ir vajadzīga atbilde, rīkojieties šādi:
-
Mainiet ar karodziņu atzīmētā e-pasta uzdevuma nosaukumu To-Do sākt ar Sekojuma.
-
Piešķiriet tam kategoriju @Jāgaida.
Ja ir jāveic šīs trīs darbības, jūs zināt, ka nākamā darbība ir vēl viena ziņojuma nosūtīšana vai atbildes meklēt.
Padoms . Sev atgādināt, ka jānosūta vēl viens ziņojums, bieži ir efektīvāk nekā ziņojumam pievienot karodziņu, kas attiecas uz adresātu. Tāpat, ja ziņojumā apsolāt kaut ko izdarīt, atzīmējiet to ar karodziņu savai zināšanai, lai kā atgādinājums uzdevumu slejā izveidojas uzdevums.
The don'ts
-
Nelietojiet vēstuļpapīru .
-
Savu vadītāju nenosūtiet visos sūtāmos ziņojumiem.
-
Ja esat dusmīgs , ziņojumu nenosūtiet. Labāk saglabājiet to melnrakstu mapē un atgriezieties pie tā vēlāk.
-
Ja sūtāt garu ziņojumu (vairāk nekā divas rindkopas), ne gaidiet ātru atbildi.
-
Nesūtiet sekojuma ziņojumu, ja vēl nav sūtīšanas dienu pēc pirmā ziņojuma nosūtīšanas. Ja nesaņemat savlaicīgu informāciju, mēģiniet izmantot tālruni vai tūlītējo ziņojumapmaiņu.
-
Visiem ziņojumiem , ko sūtāt, neizmantojiet lasīšanas vai piegādes apliecinājumus. Izmantojiet tos tad, ja neesat pārliecināts, vai adresāts ziņojumu saņems.
-
Visiem nosūtāmiem ziņojumiem nevēlaties pievienot karodziņus
-
Nelietojiet VISUS CAPS.
-
Nesūtiet pielikumus — tā vietā sūtiet saites.
-
Neizizvēršiet adresātu sarakstus vai kontaktpersonu grupas. Izvērsti adresātu saraksti apgrūtina ziņojumu lasīšanu un izraisa to nonākšanu nepareizajās pasta mapēs.
-
Nelietojiet sarkasmu. Jūsu humoru var pārprast.
-
Nerakstiet neko tādu, ko jūsu uzņēmumā visiem nevajadzētu lasīt. Nekad nevar zināt, kur var tikt nosūtīts e-pasta ziņojums.
-
Neizmantojiet cursive vai augsti mākslinieciskus fontus, ko ir grūti lasīt.
-
Neizmantojiet sarkanus fontus, jo tos ir grūti lasīt un var interpretēt kā kritiskus.
-
Nesūtiet atbildēt visiem adresātu sarakstam vai kontaktpersonu grupai, lūdzot tikt noņemtam no tās. Jebkad.
Kontaktpersonu grupu un adresātu sarakstu kārtulas (DLS)
-
Ja atbildat lielai kontaktpersonu grupai, sekojiet visiem e-pasta ziņojumiem Dos and Don'ts.
-
Ja nepieciešams vairāk informācijas no vienas personas vai jautājumu pētāt individuāli, atbildiet uz visu adresātu sarakstu, lai visi zinātu, ka atbildat, un pēc tam atbildiet individuāli individuāli. Atbildiet adresātu sarakstam, kad problēma ir atrisināta, izmantojot risinājumu. Līdz ar to atrisinājumu var izmantot arī citas adresātu sarakstā pārējās personas.
Kā pāradresēt personas
Ja kāds nosūtāt ziņojumu adresātu sarakstam, kurā esat dalībnieks, un uz ziņojumu labāk atbildētu kāds cits vai cits adresātu saraksts, rīkojieties šādi:
-
Atbildiet, rindiņā Kam sadalot pareizo adresātu sarakstu vai personu.
-
Atbildes jāsūta pareizajam adresātu sarakstam vai personai.
-
Sākotnējo adresātu sarakstu nenorādies rindiņā Diskrētā kopija, jo jūsu ziņojumu nefiltrēs citu personu kārtulas. Adresātu sarakstu labāk atstājiet rindiņā Kamvai Kopija.
Noņemšana no DL
Ja saņemat e-pasta ziņojumu no adresātu saraksta, kurā nevēlaties būt, nosūtiet ziņojumu tīkla administratoram vai adresātu saraksta īpašniekam ar uzaicinājumu tikt noņemtam no tās. Neatbildiet uz visu adresātu sarakstu. Lai atrastu DL saraksta īpašnieku, veiciet dubultklikšķi uz adresātu saraksta nosaukuma.
Kā izmantot iekļautos komentārus
Saņemtajiem e-pasta ziņojumiem pievienojot iekļautos komentārus, var ērti atbildēt uz jautājumiem un tieši atbildēt uz problēmām. Par labāko praksi tiek uzskatīta šāda darbība:
-
Savā ziņojumā norādiet, ka komentārus iekļaujat saņemtajā tekstā. Piemēram, "Plašākus komentārus sk. zemāk".
-
Nodaliet savu tekstu no sākotnējā ziņojuma. To var izdarīt, piemēram, šādi:
-
Fonta krāsas maiņa
-
Ievāciet savu vārdu vai iniciāļus iekavās, piemēram, [Melissa], [MM]
-
Fonta maiņa slīprakstā vai treknrakstā vai gan vienu, gan abās
-
-
Neizdzēsiet neko, ko neesat izdarījis.
Kad izmantot diskrēto kopiju
Izmantojiet diskrētās kopijas līdzekli, lai noņemtu personas no e-pasta sarunas, ja palemsit, ka turpmākie e-pasta ziņojumi viņiem vairs nebūs vajadzīgi vai ja sarunas tēma ir mainījusies.
Piemēram, ja esat viena no piecām personām, kam uzdots jautājums, un vēlaties atbildēt, pārējās četras personas pārvietojiet uz rindiņu Diskrētā kopija un state something like "Bcc'ing Joe, Jeff, James, and Anna. Atbilde ir sniegta..." Turpmākie ziņojumi tiks sūtīti tikai starp jums un sākotnējo sūtītāju.
Neizmantojiet diskrēto kopiju, lai informējiet citu personu (piemēram, savu vadītāju) par kādu sensitīvu ziņojumu. Diskrētās kopijas adresāts, iespējams, nesapratīs, ka ir saņēmis diskrētu kopiju un var atbildēt visiem, atklājot, ka ir saņēmis diskrēto kopiju. Tas var jūs parādīt ātri.
Lai informētu trešo personu par kādu jautājumu, pēc ziņojuma nosūtīšanas labāk pārsūtiet šo ziņojumu, nevis izmantojiet diskrēto kopiju.
Gatavošanās atvaļinājumam
Ja izmantojat Outlook ar Microsoft 365, Outlook.com, Hotmail.com vai Live.com kontu, vai arī Microsoft Exchange kontu, varat iestatīt ziņojumu par at biroja, lai lietotāji jūsu organizācijā varētu uzzināt, ka esat pazudis.
Ieteicamā prakse ir sniegt ieteikumu, kas sniegts šī ieteikuma laukā Ārpus biroja atvērts laika pievienošana kolēģu Outlook kalendāriem.
Ja jūs vai jūsu administrators ir izveidojis koplietojamu brīvdienu kalendāru, noteikti publiciet savu atvaļinājumu. Ja visi izmanto koplietojamo kalendāru, nav jānosūta atsevišķs sapulces pieprasījums, lai visi zinātu, ka esat prom no darba, kā tas ir iepriekš ieteikts rakstā, taču e-pasta ziņojums var būt labs atgādinājums.
