Labākā prakse darbā ar Outlook

Meklēšanas mapes

Meklēšanas mapes ir noderīgas, lai apkopotu informāciju no citām e-pasta un RSS mapēm. Meklēšanas mapes var būt īpaši noderīgas, ja jums nepieciešams apkopot informāciju, kas tiek saglabāta dažādās mapēs, piemēram, gatavojoties ceturkšņa sapulcei.

Ja jūs saņemat daudz ziņojumu (vairāk nekā 200 ziņojumu dienā), meklēšanas mapes var būt labs veids, kā parsēt e-pasta ziņojumus no dažādiem sūtītājiem.

Izlase (nav obligāti)

Izlase piešķir redzamību mapēm, kas pretējā gadījumā ir apslēptas pasta mapju sarakstā.

Izlase — e-pasta mapju apakškopa, tiek parādīta navigācijas rūts augšdaļā. Izlases izmantošana nav obligāta, lai šī sistēma darbotos, bet, ja izmantojat mazu ekrānu, jūs varat minimizēt navigācijas rūti un joprojām sekmīgi kārtot ziņojumus, velkot ziņojumus minimizētajā joslā, veicot vispārīgas meklēšanas un naviģējot uz kalendāru, kontaktpersonām un uzdevumiem.

Par ieteicamo praksi tiek uzskatīta šādu mapju izmantošana sadaļā Izlase: Iesūtne, 1-Reference, Nosūtītie vienumi un Izdzēstie vienumi.

Uz lapas sākumu

Noklusējuma karodziņš

Par labāko praksi tiek uzskatīta ātrās klikšķināšanas karodziņa iestatīšana uz Šodien (noklusējuma iestatījums).

Uz lapas sākumu

Papildu ātrās darbības

Papildus iepriekš minētajām ātrajām darbībām var noderēt (atkarībā no jūsu darba un ikdienā veicamajām darbībām) arī tālāk norādītās ātrās darbības.

Kad esat sācis veidot ātrās darbības, konstatēsit, ka, iespējams, ir vēl citi veidi, kā var optimāli samazināt veicamo klikšķu skaitu kādas darbības veikšanai. Ikreiz, kad atkārtoti veicat vienādas darbības, mēģiniet izveidot ātrās darbības. Projektiem mainoties, atjauniniet savas ātrās darbības, tās atbilstu veicamajiem darbiem.

Uz lapas sākumu

Izdzēsiet to

Izdzēsiet ziņojumus, kas jums nav jālasa. Ja tas nav vajadzīgs, izdzēsiet to.

Ja nevēlaties saņemt nevienu citu e-pasta ziņojumu no konkrētas sarunas, ignorējiet to.

Dariet to: divu minūšu treniņš

Ir apbrīnojami, ko varam paveikt pēc divām minūtēm. Piemēram, uz daudziem ziņojumiem var atbildēt ne ātrāk kā divās minūtēs. Tomēr, ja ziņojuma nosūtīšanai ir nepieciešams ilgāk par divām minūtēm, atliekiet to. Lai saprastu, kā izskatās divas minūtes, izmēģiniet hronometrāžu.

Kad arziņojumu esat tikuši galā, veiciet vienu no šīm darbībām:

• Izdzēsiet to, ja tas ir nenozīmīgs tālākam darbam.

• Ievietojiet to kādā no savām atsauces mapēm (piemēram, 1-Atsaucei), izmantojot ātrās darbības.

Lai varētu izsekot tam, ko esat paveicis, īpaši domājot par ikgadēju pārskatu vai pārskatu sagatavošanu, izmantojiet ātro darbību Gatavs, kas ziņojumus arī atzīmē kā pabeigtus.

Deleģējiet to

Reizēm saņemat ziņojumus, ar kuriem patiesībā ir jānodarbojas kādam citam. Šādos gadījumos atbildiet uz ziņojumu un to personu, kurai deleģējat ziņojumu, iekļaujiet rindiņā Kam. Ja uzskatāt, ka tas ir jādara bieži, apsveriet iespēju izveidot ātro darbību, kas veic atbildēšanu, un personu, kam tiek deleģēts, pievieno rindiņā Kam.

Lai vēlāk sekotu izpildei, sev ziņojumam pirms nosūtīšanas atzīmējiet ar karodziņu. Uzdevumu slejā uzdevumam piešķiriet kategoriju @Jāgaida.

Atlieciet to

Kad atteikt

Izskatot savu kalendāru un uzdevumu sarakstu, reālistiski novērtējiet, ko no tā visa varat pagūt. Dažkārt tas nozīmē, ka ir jāatbild: "Nē". Daži ieteikumi kā, sakot "nē", varat ietaupīt laiku:

• Noraidiet sapulces, kuras jums nav obligāti jāapmeklē. Jā, jums ir tiesības tā darīt.

• Izdzēsiet uzdevumus, kuri jums nav jādara, vai par kuriem zināt, ka tos nedarīsit.

• Sūtītājiem nosūtiet ziņojumus, ka gatavojat atbildi (un nosūtot atcerieties pievienot karodziņu). Labāk, lai sūtītājs zina, ka atbildēsit tiklīdz varēsit, nevis domā, ka esat aizmirsis par viņa jautājumu.

Kalendāra pārvaldība

Realitāte ir tāda, ka dienā, kas pilna sapulcēm, ir mazāk laika uzdevumu izpildei un ziņojumu rakstīšanai, tāpēc pārceliet uzdevumus uz citām dienām.

Ja uzdevums prasīs ilgu laiku vai ja tas ir obligāti jādara (pretēji uzdevumiem, kurus nolemjat nedarīt) velciet to no dienas uzdevumu saraksta uz kalendāru, lai rezervētu laiku.

Veidi, kā izveidot uzdevumus

Izskatot savu kalendāru un uzdevumus, nenovēršami ienāks prātā vēl citas lietas, kas jāizdara. Šeit ir daži veidi, kā izveidot uzdevumus programmā Outlook:

• Atzīmējiet ziņojumu ar karodziņu.

• Uzdevumu saraksta augšdaļā ierakstiet lodziņā Rakstīt jaunu uzdevumu.

• Lai izveidotu jaunu uzdevumu, nospiediet taustiņu kombināciju CTRL+SHIFT+K.

• Ja vadāt automašīnu un, ja tas ir atļauts un ir droši, izmantojiet savas mobilās ierīces vai mobilā tālruņa balss atgādinājuma funkciju, lai ierakstītu savus uzdevumus, bet vēlāk tos pierakstiet darāmo darbu sarakstā.

• Ja esat sapulcē, programmā OneNote. Vienumi ar karodziņiem OneNote parādīti Outlook sarakstā.

Veidi, kā pārvaldīt uzdevumus

Iesakām dažus paņēmienus, kā var ērtāk tikt galā ar uzdevumiem:

• Pievienojiet uzdevumus, tiklīdz tie jums tiek darīti, ierakstot To-Do joslas lodziņā Rakstīt jaunu uzdevumu vai dienas uzdevumu saraksta tukšā vietā uzdevumu saraksta augšdaļā vai lentē atlasot Jauns uzdevums.

• Izdzēsiet uzdevumus, kas jums nav jādara. Uzskatiet savu uzdevumu sarakstu gandrīz vai par svētnīcu — nepiesārņojiet to, citādi saraksts zaudēs savu būtību. Ja ziņojumu ar karodziņu vēlaties paturēt, atlasiet Noņemt no saraksta, pretējā gadījumā vienkārši izvēlieties Dzēst.

• Izpildītus uzdevumus atzīmējiet kā izpildītus, lai tie tiktu noņemti no uzdevumu slejas.

• Uzdevumus padariet uzskatāmākus, nomainot ar karodziņu atzīmētu ziņojumu uzdevumu tēmu. Piemēram, ziņojums ar karodziņu, kurā tēmas rindiņa ir Dalību grupā nevar mainīt, izmantojot tastatūru, būtu jāpārdēvē šādi: Atbildēt Raimondam (kas ir nākamā darbība šajā uzdevumā). Lai mainītu uzdevuma tēmu, atlasiet vienumu uzdevumu To-Do ierakstiet jaunu tēmu vai noklikšķiniet ar peles labo pogu un pēc tam atlasiet Pārdēvēt uzdevumu. Mainot uzdevuma tēmu, netiek mainīta e-pasta ziņojuma tēma. Tiek nomainīta tikai tēma, kas tiek rādīta uzdevumu sarakstā.

• Izveidojiet un piešķiriet krāsu kategorijas, lai palīdzētu noteikt, kur jums ir jāveic nākamā darbība, kā arī izceltu dažus uzdevumus.

• Pārkārtojiet savus uzdevumus, sagrupējot līdzīgos, piemēram, vienas kategorijas uzdevumus. Lai pārvietotu uzdevumu, atlasiet uzdevumu sarakstā un velciet to. Tas ļauj līdzīgus uzdevumus veikt kopā.

• Uzdevumus no dienas uzdevumu saraksta un no uzdevumu slejas velciet uz dienu, kurā plānojat tos veikt. Ja uzdevuma izpilde prasa ilgāku laiku, to velciet uz kalendāru, lai ieplānotu laiku uzdevuma veikšanai.

Lai gan ir labi, ja viss ir sakārtots, netērējiet daudz laika sava uzdevumu saraksta organizēšanai un prioritāšu noteikšanai. Uzdevumu saraksta pārvaldīšanai nevajadzētu pārņemt visu jūsu dzīvi!

Izmantojiet kalendāru — nosakiet laiku sava laika plānošanai

Atcerieties — visam nekad laika nepietiks.

Lai labi izdotos saplānot laiku, ir vajadzīgs laiks, lai nodarbotos ar saviem e-pasta ziņojumiem, sakārtotu tikšanās un uzdevumus, kā arī padomātu par to, kas darāms.

Šo laiku varat ieplānot pats sev, kalendārā paredzot regulāras "tikšanās" un "sapulces" ar sevi. Kalendāru vajadzētu uzskatīt par sava laika patieso grafiku — ja esat ko ieplānojis, tad konkrētajā laikā tas arī ir jādara.

Atvēliet laiku, lai:

• Nodarbotos ar saviem e-pasta ziņojumiem. Ja saņemat daudz e-pasta ziņojumu, laika ieplānošana darbam ar tiem ir īpaši svarīga. Pat, ja ir iestatītas kārtulas, kas iesūtnē ļauj nonākt tikai svarīgiem ziņojumiem, arī tad ir vajadzīgs laiks, lai ar tiem tiktu galā.

• Savus uzdevumus un tikšanās izskatiet ik dienu un ik nedēļu. Pārskatiet savu kalendāru un uzdevumus, izvērtējot tikšanās un darbus pēc prioritātēm. Ja kalendārs ir pilns ar ierakstiem, ir laiks:

• Noņemt savstarpēji pretrunīgas tikšanās, jo jūs nevarat vienlaikus būt divās vietās.

• Ieplānot laiku darbam.

• Padomāt, ko īsti darāt — vai laiks tiek tērēts lietderīgi un esat pareizi noteicis prioritātes.

• Regulāri tiecieties ar savu vadītāju. Tādējādi varēsit labāk saprast darāmos darbus un pārkārtot prioritātes, ja nepieciešams. Lai iestatītu regulāru vai periodisku sapulci, atlasiet Periodiskums vai .

Uz lapas sākumu

Nedēļas pārskatīšana

Paraugoties uz savu laiku un darbiem kopumā, būs vieglāk svarīgu darbu izvirzīt priekšplānā salīdzinājumā ar mazāk steidzamiem darbiem. Tas jums palīdzēs citiem skaidri pateikt, ko var no jums prasīt, lai izdarāt, un kas nav reāli. Iepriekšējās nedēļas un nākamās nedēļas pārskatīšana ir noderīga arī, lai būtu vieglāk sagatavoties iknedēļas sapulcei pie vadītāja vai sagatavot e-pasta ziņojumu par darbu norises statusu.

Kur veikt darbu

Kad ziņojumi ir apstrādāti, vislabākā vieta darbam (atbildēšanai uz e-pasta ziņojumiem utt.) programmā Outlook ir sadaļa Uzdevumi. Pārslēdzoties uz uzdevumiem, uzmanību nenovērsīs e-pasta ziņojumi, kas pienāk iesūtnē.

Uzdevumu lielapjoma apstrāde

Apstrādājot uzdevumu sarakstu un kalendāru, līdzīgus uzdevumus veiciet kopā. Piemēram, ja jums ir tikai dažas minūtes laika, veiciet visus savus tālruņa zvanus (ja to nav daudz). Kad jūtaties enerģiskāks, ķerieties pie darbiem, kas prasa vairāk pūļu (ir cilvēki, kam tāds darbs ir atbildēšana uz e-pasta ziņojumiem). Uz dienas beigām vai, kad jums enerģijas ir mazāk, dariet darbus, kas prasa maz piepūles, piemēram, izlasiet statusa ziņojumus. Uzdevumus apstrādājot "vairumā", visi projekti vienlaikus pavirzīsies uz priekšu.

Viens veids, kā uzdevumus apstrādāt vairumā, ir to izkārtojuma nomainīšana no Sakārtot pēc: sākuma datums līdz Sakārtot pēc: kategorijas. Lai to izdarītu, atlasiet virsrakstu Sakārtots pēc un pēc tam atlasiet Kategorijas.

Uzdevumu izpildes pabeigšana

Kad uzdevums pabeigts, atzīmējiet to kā pabeigtu. Outlook automātiski saglabā izpildīto uzdevumu sarakstu. Tas var noderēt, lai redzētu, ko esat izdarījis. Ja nav nepieciešams sekot uzdevumam vai e-pasta ziņojumam, izdzēsiet to vai notīriet karodziņu.

darbs bezsaistē

Ja jums ir daudz darba, iespējams, ir jāpārslēdzas uz bezsaisti, lai novērstu traucēkļus, ko rada ienākoši e-pasta ziņojumi.

Kad pārslēdzaties no darba tiešsaistē uz darbu bezsaistē, visi jūsu Outlook profila e-pasta konti mainās.

• Cilnes Nosūtīšana/saņemšana grupā Preferences atlasiet Strādāt bezsaistē.

  

Ja strādājat bezsaistē , komanda Strādāt bezsaistē ir iezīmēta.

Lai atgrieztos tiešsaistes režīmā, atlasiet iezīmēto opciju Strādāt bezsaistē.

Uz lapas sākumu

Kā atrast ziņojumu no kādas noteiktas personas

• Ja vēlaties atrast konkrētas personas sūtītu ziņojumu, jebkurā mapē atlasiet lodziņu Meklēt un pēc tam cilnē Meklēšana atlasiet No.

  

• Ierakstiet personas vārdu.

  

Vai sāciet rakstīt vārdu meklēšanas lodziņā un pēc tam nospiediet lejupvērsto bulttaustiņu, lai atlasītu No un sašaurinātu rezultātus.

Kā atrast e-pasta ziņojumu ar pielikumu

Lai atrastu ziņojumu ar pielikumu, atlasiet meklēšanas lodziņu un cilnē Meklēšana atlasiet Ir pielikumi.

Visi meklējamie termini ir papildināmi, tāpēc, lai atrastu kāda lietotāja sūtītu ziņojumu ar pielikumiem, meklēšanas veidojiet pēc vajadzības atlasiet lentes komandas ( No, Ir pielikumi).

Kā meklēt ziņojumus visā pastkastē

Reizēm e-pasta ziņojumu nevar atrast, meklējot tikai atsauces mapē — iespējams, tas ir jūsu sūtīts e-pasta ziņojums vai tas ir nepareizi sistematizēts. Šādā gadījumā meklēšanu sāciet jebkurā mapē (Iesūtne, 1-Atsaucei, utt.), pēc tam meklēšanas lodziņā atlasiet nolaižamo izvēlni un pēc tam atlasiet Pašreizējā pastkaste.

Varat arī atlasīt Pašreizējā pastkastecilnē Meklēšana.

Ja jums ir aizdomas, ka meklētā informācija atrodas akceptētā sapulces pieprasījumā (un tāpēc atrodas jūsu kalendārā), mēģiniet atlasīt Visi Outlook vienumi.

Ja konstatējat, ka bieži veicat meklēšanu visā pastkastē, varat iestatīt noklusējuma meklēšanas tvērumu, lai meklēšana vienmēr notiktu visās mapēs, pārejot uz Backstage skatu.

1. Atlasiet cilni Fails un pēc tam atlasiet Opcijas.

2. Atlasiet Meklēt.

3. Sadaļā Rezultāti atlasiet Pašreizējā pastkaste.

   

Lai pārtrauktu meklēšanu

Kad meklētais vienums ir atrasts un esat gatavs pāriet pie nākamā uzdevuma, atlasiet aizvēršanas ikonu blakus tūlītējās meklēšanas lodziņam vai cilnes Meklēšana grupā Aizvērt atlasiet Aizvērt meklēšanu.

Lieliska e-pasta ziņojuma izveides pamatnoteikumi Ievērojiet:

• Pirms nosūtīšanas uzrakstīto izlasiet.

• Tēmu formulējiet aprakstoši un tā, lai tiktu rosināta rīcība. Piemēram: Pārdošanas grupa: lūdzu, sūtiet priekšlikumus par kolektīvā izbraukuma datumiem", kur Tirdzniecības grupa ir grupas nosaukums, bet lūdzu, sūtiet ir rīcība. Vēl var būt noderīgi pievienot Informācijai: un Jādara.

• Ja ir nepieciešama darbība, lodziņā Tēma norādiet, ko vēlaties.

• Ja sarunas tēma mainās, mainiet arī ziņojuma tēmu.

• Ziņojumiem jābūt īsiem un par lietu.

• Ziņojuma saturu organizējiet tā, lai tas sāktos ar vissvarīgāko, mazsvarīgo atstājot beigās.

• Svarīga informācija, iespējams, jānoformē treknrakstā.

• Rīcības punktus vai jautājumus rakstiet atsevišķās rindiņās, lai tie izceltos un būtu pamanāmi.

• Uzdodot jautājumus, personu vārdus noformējiet treknrakstā. Piemēram: “Raimond, kāds ir projekta statuss?"

• Ziņojumu sūtiet tikai tiem, kam tas ir jāizlasa.

• Personas, kurām jābūt tikai informētām par ziņojumu, norādiet rindiņā Kopija.

• Personas, kurām uz ziņojumu ir jāatbild vai jāveic kāda darbība, norādiet rindiņā Kam.

• Pēc vajadzības lietojiet parakstu, bet tam ir jābūt vienkāršam, īsam, profesionālam un, ja iespējams, bez grafikas.

• Ja vēlaties tūlītēju atbildi, nesūtiet ziņojumu. Piezvaniet vai nosūtiet tūlītējo ziņojumu.

• Ja esat e-pasta sarunā, kurā ir vairāk nekā desmit ziņojumi bez risinājuma, varat iestatīt sapulci, lai apspriestu jautājumu. Ne vienmēr e-pasts ir efektīvs saziņas līdzeklis sarežģītu jautājumu risināšanai. Kad ziņojums ir atlasīts , cilnes Sākums grupā Atbildēt atlasiet Sapulce.

  

• Apstipriniet ziņojumus, kam nepieciešama garāka atbilde. Ja esat aizņemts un uzreiz nevarat sniegt pilnu atbildi, informējiet sūtītāju, ka jautājumu izskatīsit un atbildēsit līdz konkrētam laikam vai datumam. Atzīmējiet ar karodziņu savai zināšanai, lai izdarītu to vēlāk.

• Augsta svarīguma lietojiet reti.

  

• Ja uzdodat jautājumu un ir vairākas personas, kas varētu atbildēt, izvēlieties tikai vienu, nevis sūtiet jautājumu grupai.

Sekojums: atzīmēšana ar karodziņu nosūtot

Ja kādam sūtāt ziņojumu, uz kuru ir vajadzīga atbilde, rīkojieties šādi:

• Nosūtot atzīmējiet ar karodziņu savai zināšanai.

• Uzdevumu slejā uzdevumam, kas ir no ziņojuma ar karodziņu, mainiet nosaukumu tā, lai tas sāktos ar Sekojums.

• Piešķiriet tam kategoriju @Jāgaida.

• Ja ir veiktas šīs trīs darbības, jūs zināt, ka nākamā darbība ir vēl viena ziņojuma nosūtīšana vai atbildes sagaidīšana.

Lieliska e-pasta ziņojuma izveides pamatnoteikumi Ko nedarīt

• Nelietojiet vēstuļpapīru.

• Savu priekšnieku neiekļaujiet visos ziņojumos, ko sūtāt.

• Ja esat dusmīgs, ziņojumu nenosūtiet. Labāk saglabājiet to melnrakstu mapē un atgriezieties pie tā vēlāk.

• Ja sūtāt garu ziņojumu (vairāk nekā divas rindkopas), neceriet uz ātru atbildi.

• Nesūtiet sekojuma ziņojumu, ja vēl nav pagājusi viena diena kopš pirmā ziņojuma nosūtīšanas. Ja nesaņemat savlaicīgu paziņojumu, mēģiniet izmantot tālruni vai ziņojumapmaiņas programmu, piemēram, Microsoft Teams.

• Visiem saviem ziņojumiem nenosakiet lasīšanas vai piegādes apliecinājumus. Izmantojiet tos tad, ja neesat pārliecināts, vai adresāts ziņojumu saņems.

• Visiem nosūtāmiem ziņojumiem nevēlaties pievienot karodziņus īpaši svarīguma karodziņus. Adresāti pieradīs, ka to var neņemt galvā.

• Nelietojiet VISUS LIELOS BURTUS.

• Nesūtiet pielikumus — tā vietā sūtiet saites. Šis noteikums ir īpaši aktuāls sapulču pieprasījumos, jo to pielikumi var ievērojami noslogot serveri.

• Neizvērsiet adresātu sarakstus. Izvērsti adresātu saraksti traucē lasīt ziņojumu un ziņojums var nonākt nepareizā pasta mapē, ja saņēmējs lieto kārtulas.

• Nelietojiet sarkasmu. Jūsu humoru var pārprast.

• Nerakstiet neko tādu, ko jūsu uzņēmumā kādam tomēr nevajadzētu lasīt. Nekad nevar zināt, kur ziņojums var nonākt.

• Neizmantojiet slīprakstu un dīvainus fontus, ko ir grūti izlasīt.

• Neizmantojiet sarkanas krāsas fontu, jo to ir grūti lasīt un lasītājs var pārprast, ka ar to ir domāta kritika.

• Nekad neizmantojiet komandu Atbildēt visiem, ja vēršaties pie kontaktpersonu grupas ar lūgumu tikt noņemtam no tās. Jebkad.

Ieteikums par kontaktpersonu grupām (iepriekš tika dēvētas par adresātu sarakstiem)

Ja atbildat lielai kontaktpersonu grupai, ievērojiet visus iepriekš minētos noteikumus.

Ja nepieciešams vairāk informācijas vai jautājumu pētāt individuāli, atbildiet visai kontaktpersonu grupai, lai visi zinātu, ka atbildat, un pēc tam atbildiet individuāli konkrētai personai. Kad jautājums ir atrisināts, atcerieties sniegt atbildi visai kontaktpersonu grupai. Tādējādi atrisinājumu var izmantot arī pārējie kontaktpersonu grupas dalībnieki.

Kā izmantot iekļautos komentārus

Saņemtajā ziņojumā pievienojot iekļautos komentārus, var ērti atbildēt uz jautājumiem un ķerties pie lietu risināšanas. Par ieteicamo praksi tiek uzskatīta šāda rīcība:

1. Savā ziņojumā norādiet, ka komentārus iekļaujat saņemtajā tekstā. Piemēram, "Plašākus komentārus sk. zemāk".

2. Nodaliet savu tekstu no sākotnējā ziņojuma. To var izdarīt, piemēram, šādi:

   • Nomainot fonta krāsu.

   • Sākumā kvadrātiekavās ieliekot savu vārdu vai iniciāļus; piemēram, [Kārlis Goba].

     

   • Fontu nomainot uz slīprakstu vai treknrakstu vai gan vienu, gan otru

3. Nedzēsiet neko, ko pats neesat rakstījis.

Ja vēlaties komentēt tikai nelielu garāka ziņojuma daļu, šo ziņojuma sadaļu iekopējiet savā atbildē, izmantojot citu krāsu un izvilkumu ieliekot pēdiņās, un uzrakstiet savu atbildi.

Kad izmantot diskrēto kopiju

Ja e-pasta ziņojumā adresāta vārdu pievienojat lodziņā Diskrētā kopija, adresātam ziņojuma kopija tiek nosūtīta, bet adresāta vārds nav redzams citiem šī ziņojuma adresātiem.

Izmantojiet diskrētā kopijas līdzekli, lai no e-pasta sarunas izņemtu personas, ja uzskatāt, ka turpmākie e-pasta ziņojumi viņiem vairs nenoderēs, vai ja ir mainījusies sarunas tēma.

Piemēram, ja esat viena no piecām personām, kam uzdots jautājums, un vēlaties atbildēt, pārējās četras personas pārvietojiet uz rindiņu Diskrētā kopija un pierakstiet apmēram šādu tekstu: "Diskrētā kopija Jānim, Uģim, Mārtiņam un Laumai. Mana atbilde ir šāda: …"Turpmākie ziņojumi tiks pārsūtīti tikai starp jums un sākotnējā jautājuma sūtītāju.

Neizmantojiet diskrēto kopiju, lai informētu citu personu (piemēram, savu vadītāju) par kādu sensitīvu ziņojumu. Diskrētās kopijas adresāts var nesaprast, ka ir saņēmis diskrētu kopiju un atbildēt visiem, tādējādi atklājot, ka ir saņēmis ziņojuma diskrēto kopju. Tas var jūs parādīt nepatīkamā gaismā.

Lai informētu trešo personu par kādu jautājumu, pēc ziņojuma nosūtīšanas labāk pārsūtiet šo ziņojumu, nevis izmantojiet diskrēto kopiju.

Uz lapas sākumu

Kad ir piemērots brīdis, lai sasauktu sapulci?

Sapulce būtu jāsasauc, ja:

• Jauna cilvēku grupa pirmo reizi strādā kopā.

• Vairāk nekā 10 salīdzinoši gari e-pasta ziņojumi ir pārsūtīti vairāku cilvēku vidū.

• Rodas nepieciešama apspriesties, ģenerēt idejas vai savstarpēji sadarboties.

• Tas ir visefektīvākais veids, lai darbu virzītu uz priekšu; pirms sapulces sasaukšanas skaidri definējiet, kāds ir tās mērķis.

Kuras personas uzaicināt

Aiciniet tikai personas, uz kurām attiecas apspriežamie jautājumi. Katrs nākamais cilvēks, ko aicināsit uz sapulci, to tikai vairāk sarežģīs un padarīs grūtāk vadāmu. No otras puses — ja ir jāpieņem lēmums, nodrošiniet, lai visas galvenās ieinteresētās personas piedalītos, pretējā gadījumā sapulce būs laika un resursu izšķiešana.

Kā izvēlēties sapulces laiku

Izvēlieties laiku, kad visi var piedalīties — kalendārā apskatiet informāciju, kad uzaicinātās personas ir brīvas vai aizņemtas. Lai skatītu visu sapulces dalībnieku pieejamību, izmantojiet plānošanas asistentu.

Aizņemtības grafikā ir redzama dalībnieku pieejamība. Rindiņas pārī un iezīmēts norāda piedāvāto sapulces sākumu un beigas.

Lai, veidojot sapulces pieprasījumu, skatītu plānošanas asistentu, cilnes Sapulce grupā Rādīt atlasiet Plānošanas palīgs.

Rūtī Telpu meklētājs ir piedāvāti laiki, kas vislabāk atbilst sapulcei (kad ir pieejama lielākā daļa dalībnieku). Lai atlasītu sapulces laiku, atlasiet laika ieteikumu rūtī Telpu meklētājs sadaļā Ieteicamie laiki vai izvēlieties laiku aizņemtības režģī.

Piezīme.: Ja rūts Telpu meklētājs netiek parādīta, cilnes Sapulce grupā Opcijas atlasiet Telpumeklētājs.

Ja atrodat, ka regulāri veidojat sapulces ar vienu cilvēku grupu, izveidojiet grupu navigācijas rūtī, lai varat vieglāk redzēt personu aizņemtības informāciju. Šajās grupās var ietvert arī telpas, tādējādi ir vieglāk atrast pieejamo telpu, kur var tikties.

Lai izveidotu kalendāra grupu, rīkojieties šādi:

• Kalendāra navigācijas rūtī ritiniet uz leju līdz kalendāru sarakstam un ar peles labo pogu noklikšķiniet uzMani kalendāri.

• Ievadiet jaunās kalendāru grupas nosaukumu un atlasiet Ievadīt.

• Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jaunās kalendāru grupas un atlasiet Pievienot kalendāru.

• Izvēlieties avotu un pēc tam atlasiet kalendārus, kurus vēlaties pievienot.

Kad sapulci rīkot klātienē, nevis attālināti

Rīkojiet sapulci klātienē, ja:

• Tā ir pirmā reize, kad šī grupa strādās kopā.

• Tiks demonstrēti vai izdalīti materiāli, kas nav elektroniskā formātā.

• Tā ir ideju ģenerēšanas sapulce.

• Tā ir sapulce, kur notiks intensīvas sadarbības pasākumi.

• Ne visiem ir tālrunis, tiešsaistes konferenču lietojumprogramma vai piemērota elektronisko sapulču programmatūra un aprīkojums.

Pretējā gadījumā apsveriet iespēju izmantot tiešsaistes sapulces lietojumprogrammu, piemēram, Microsoft Teams vai sapulci pa tālruni.

Kā rīkoties ar saistītajiem dokumentiem

Gatavojoties sapulcei, bieži vien ir dažādi dokumenti, kas pirms sapulces vai tās laikā visiem jāizskata.

Ja visi dalībnieki ir savienoti ar uzņēmuma tīklu, ievietojiet dokumentus SharePoint vietnē vai koplietotā tīkla diskā.

Ja kāds no dalībniekiem nav no jūsu uzņēmuma (piemēram, piegādātājs, kam nav piekļuves jūsu iekštīklam), apsveriet iespēju izmantot SharePoint Workspace.

Saviem sapulces pieprasījumiem nepievienojiet pielikumus.

Darba kārtības sagatavošana: uzdevumi jums palīdzēs

• @Sapulcei ir centrālā vieta darba kārtības vienumiem   .

Izveidojiet atsevišķu uzdevumu, apzīmējiet to ar kategoriju @Sapulcei, kā sākuma datumu vai izpildes datumu iestatiet sapulces datumu. Sapulces dienai tuvojoties un izvirzoties pārrunu jautājumiem, uzdevumu papildiniet ar komentāriem, aizzīmēm un idejām, tiklīdz tās ienāk prātā. Šis uzdevums kļūs par jūsu sapulces darba kārtību.

Pēc sapulces uzdevumu atzīmējiet kā pabeigtu un izveidojiet jaunus uzdevumus veicamajiem darbiem.

• Ja vēlaties apspriest ziņojumu kopu vai tikai vienu ziņojumu…   

Ja ir e-pasta ziņojums, kuru vēlaties apspriest sapulcē, pievienojiet tam karodziņu ar sapulces datumu un apzīmējiet ar kategoriju @Sapulcei.

Ja jāapspriež vairāk nekā trīs ziņojumi, karodziņu nevēlaties atzīmēt ar karodziņu katram no tiem, jo tie tiks piesārņoti uzdevumu sarakstā. Tā vietā izveidojiet jaunu uzdevumu ar sapulces nosaukumu; noklikšķiniet ar peles labo pogu un velciet ziņojumus uz uzdevumu (kopēšana ceļā). Atzīmējiet šo uzdevumu ar @Meeting kategoriju.

• Ja nepieciešams vairāk vietas domām...   

Ja sadarbojaties ar citām personām vai jums nepieciešams vairāk vietas savām domām, apsveriet iespēju izmantot OneNote piezīmju grāmatiņu, ko var koplietot SharePoint vietnē vai lokālajā serverī. OneNote nodrošina bagātīgākas piezīmju veikšanu nekā Outlook uzdevumi.

Sapulces laikā: sadarbības iespējas

Rīka izvēle sadarbībai sapulces laikā ir atkarīga no dalībnieku atrašanās vietas un piekļuves.

Ja kopīgi strādājat pie dokumenta un visi atrodaties vienā telpā, izmantojiet programmas Word izmaiņu reģistrēšanas un komentāru līdzekļus.

Ja prezentējat un daži cilvēki ir attālināti, izmantojiet tiešsaistes sapulci un Microsoft Teams tērzēšanas līdzekļus vai neformālām sapulcēm pievienojieties visiem, izmantojot Microsoft Teams grupas tērzēšanu, un koplietojiet savu darbvirsmu vai otru monitoru.

Ja vēlaties sadarboties ekspromta veidā, varat izmantot OneNote piezīmes vienā piezīmju grāmatiņā. Ja piezīmju grāmatiņa nav koplietota piezīmju grāmatiņa, pēc sapulces piezīmes nosūtiet e-pasta ziņojumā.

ja sapulci pierakstīsit vai pierakstīsiet minūtes, varat izmantot programmu OneNote, lai informāciju par sapulci no Outlook ievietotu piezīmēs. Pēc sapulces savas piezīmes dalībniekiem varat nosūtīt kā e-pasta ziņojumu.

Kā beigt periodiskas sapulces atkārtošanu

Kad ir notikusi sapulču sērija, sapulci nevis atceliet (tādējādi tiks noņemtas visas iepriekšējās sapulces instances), bet mainiet atkārtošanās shēmu, lai tā beigtos ar pēdējo notikušo sapulci. Lai to izdarītu, atlasiet pogu Periodiskums un mainiet beigu datumu.

Kad un kā kopīgot savu kalendāru

Iespējams, savu kalendāru nevajag kopīgot, jo tad visi, kas strādā jūsu uzņēmumā, var redzēt, kad esat brīvs vai aizņemts (sapulču un tikšanos saturs vai tēmas viņiem var arī nebūt redzamas). Tomēr savu kalendāru varat ērti kopīgot ar savu darba grupu, ja vēlaties, lai viņi varētu redzēt visas jūsu sapulces un tikšanās.

Iespējams, jūs vēlaties, lai kalendāru pārvaldītu, piemēram, asistents, kas jūsu vietā akceptē vai noraida sapulču pieprasījumus. Šādā gadījumā varat deleģēt savu kalendāru. Ja kalendāru deleģējat, izvēlieties tikai vienu personu, lai tas nebūtu deleģēts visiem. Ja tas ir deleģēts vairākām personām, kalendārā var rasties kļūdas.

sava kalendāra kopīgošanas vietā izveidojiet SharePoint kalendāru grupas aktivitātēm, lai visi tam varētu piekļūt. Piemēram, izveidojiet kalendāru SharePoint vietnē, lai sekotu darba grupas atvaļinājumu grafikam.

Ja izveidojat sapulci, kurā iesaistītas personas, kam nav pieejama informācija par jūsu aizņemtību (piemēram, personas, kas nestrādā jūsu uzņēmumā), nosūtiet savu kalendāru e-pasta ziņojumā.

Uz lapas sākumu

Kad Outlook kontaktpersonas uzņēmuma vidē

Pat ja strādājat uzņēmumā, kurā lieto globālo adrešu sarakstu, reizēm ir gadījumi, kad kontaktpersonu vēlaties saglabāt programmā Outlook. Izveidojiet kontaktpersonas:

• Personām, kuras nestrādā jūsu uzņēmumā.

• Personām, par kurām kādu faktu vēlētos atcerēties vai pievienot informāciju, piemēram, dzimšanas dienas datumu.

• Personām, kuru informāciju vēlētos sinhronizēt ar savu mobilo tālruni, īpaši, ja jūsu tālrunis nav savienots ar korporatīvo adrešu grāmatu, vai gadījumos, ja nav pieslēguma.

Kad programmā Outlook

Kontaktpersonu grupas (iepriekš tās dēvēja par adresātu sarakstiem) programmā Outlook, lai atvieglotu ziņojumu sūtīšanu personu grupai, kas nav no jūsu uzņēmuma. Visām grupām, kas ir no jūsu uzņēmuma, izveidojiet publisku kontaktpersonu grupu (kā to izdarīt, vaicājiet IT administratoram).

Uz lapas sākumu

Kas ir ātrās darbības?

Ātrās darbības sniedz iespēju ar vienu klikšķi veikt vairākas darbības. Tie ir noderīgs rīks, kas palīdz uzturēt tīru iesūtni un kopumā efektīvāk izmantot Outlook. Ja atkārtoti veicat vienādas darbības programmā Outlook, mēģiniet izveidot ātrās darbības.

Kāpēc lasīšanas rūtij jāatrodas pa labi, nevis apakšā (vai jābūt izslēgtai)?

Garāku šaura teksta sleju ir vieglāk lasīt nekā īsāku, plašāku teksta sadaļu. Tas ir tāpēc, ka ir vieglāk kustēt acis uz leju, nevis no kreisās uz labo pusi garos attālumos, kas var izraisīt galvas un kaklu kustēšanu, kā rezultātā nogurst. Labāk ieslēgt lasīšanas rūti, lai katrs ziņojums nebūtu jāatver, lai lasītu tā saturu.

Kā rīkoties ar mapēm, kas vairs nav vajadzīgas?

Navigācijas rūts mapju sarakstā vajadzētu būt tikai bieži lietotajām mapēm. Ja tajā ir daudz mapju, kuras pat nepazīstat, visus e-pasta ziņojumus pārvietojiet uz atsauces mapi un esošās mapes izdzēsiet.

Kā panākt, lai visi tikai man sūtītie e-pasta ziņojumi tiktu iekrāsoti zilā krāsā?

1. Cilnes Skats grupā Pašreizējais skats atlasietSkata iestatījumi.

   

2. Dialoglodziņā Skata papildu iestatījumi atlasiet Nosacījumformatēšana.

   

3. Dialoglodziņā Nosacījumformatēšana atlasiet Pievienot.

4. Lodziņā Nosaukums ierakstiet Es un pēc tam atlasiet Fonts.

5. Dialoglodziņa Fonts sadaļā Krāsa atlasiet Zilaun pēc tam atlasiet Labi.

6. Dialoglodziņā Nosacījumformatēšana atlasiet Nosacījums.

7. Dialoglodziņā Filtrs atzīmējiet izvēles rūtiņu Kur es esmu blakus Vienīgā persona rindiņā Kam un pēc tam atlasiet Labi katrā atvērtajā dialoglodziņā.

   Piezīme.: Varat izmantot nolaižamo izvēlni, lai mainītu nosacījumu Kur es esmu.

Kad ir jāizmanto sarunu skats?

Sarunu skats noder, ja:

• Savus e-pasta ziņojumus skatāt retāk un tāpēc vienlaikus ir jāizskata vairāk ziņojumu

• Ir daudz e-pasta ziņojumu pavedienu, kuros ir daudz savstarpējas sarakstes

• Ir jāredz konteksts — kas kuram ir atbildējis

• Saņemat daudz e-pasta ziņojumu

E-pasta ziņojumus skatot sarunu skatā, var ērti redzēt, kurās sarunās ir vislielākā sarakste. Šādā gadījumā varat izlasīt tikai pēdējos ziņojumus sarakstē un atbildēt uz tiem. Var arī atlasīt visu sarunu un darboties ar to. Piemēram, var būt gara sarakste, kur pēdējā ziņojumā ir teikts tikai: "Paldies, viss skaidrs", tāpēc visu saraksti varat izdzēst.

Sarunu skatā varat arī redzēt e-pasta ziņojumus no citām mapēm, un tas ir noderīgi, kad saņemat jaunu e-pasta ziņojumu garākā sarunā — varat redzēt visu vēsturi, arī savas atbildes.

Vai personiskos un darba e-pasta ziņojumus vajadzētu glabāt kopā?

Tas, ka tiek samazināts vietu daudzums, kur lasāt savus e-pasta ziņojumus, nenozīmē, ka ir jājauc kopā darba un personiskās vēstules. Vislabāk, ja darba un personiskajai saziņai katrai ir atsevišķs konts. Tomēr būtu jāsamazina e-pasta adrešu skaits, ar kurām jātiek galā. Par laimi, izmantojot Outlook, varat vienlaikus skatīt vairākus kontus. Papildus savam darba e-pasta kontam (Exchange Server) varat pievienot citus kontus, piemēram, Outlook.com vai Gmail, tam pašam profilam pakalpojumā Outlook.

Kā palīdz statuss Lasīts un Nelasīts?

Programmā Microsoft Piedāvā informāciju par lasītajiem un nelasītajiem Outlook, kurā ir ātri redzams, kuri ziņojumi ir vismaz vienreiz lasīti, bet kuri nelasīti. Taču šos ziņojumu statusus var ātri ieslēgt klikšķinot uz ziņojumiem, tāpēc tie nav ideāli uzticama norāde, bet tikai rīks.

Lai e-pasta ziņojumu ātri atzīmētu kā lasītu, nospiediet taustiņu kombināciju Ctrl+Q. Lai to atzīmētu kā nelasītu, nospiediet Ctrl+U.

Kāpēc nepietiek ar statusu Lasīts/Nelasīts?

Ir cilvēki, kas ar statusu Lasīts/Nelasīts mēģina norādīt, vai e-pasta ziņojums ir jauns vai tas ir atsauces vienums. Taču statuss Nelasīts ir neuzticams, jo, tiklīdz fokuss vairs nav uz ziņojumu (kad atlasāt citu ziņojumu), tas tiek automātiski atzīmēts kā lasīts un pārāk bieži citas ierīces (piemēram, tālruņi) ziņojumus atzīmē kā lasītus. Galu galā ziņojumi tiek lasīti vēlreiz un atkal ir jānopūlas saprast, kas būtu jādara. Statuss Nelasīts/Lasīts kā šķirtne starp tiem vienumiem iesūtnē, kas uzskatāmi par "uzdevumiem" un tiem, kas vienkārši vēl nav apstrādāti, ir ļoti nedroša, jo tā sabrūk, tikko saņemat daudz e-pasta ziņojumu, no kuriem daudzus nekad nelasīsit, jo to tēma jau norāda, ka jums tie nav jālasa. Daudz lietderīgāk iesūtnē ir izskatīt saņemtos ziņojumus un izdomāt, ko ar katru darīt. Pēc tam no iesūtnes tie aiziet, bet nepaliek "Nelasīti".

Kāpēc ziņojumi ir jāsistematizē?

Vislabāk, ja ziņojumiem ir centrāla glabātuve, lai tos varat izmantot pēc tam, kad esat tos "apstrādājis". Ja ir tikai pāris mapju (1-Atsaucei un 2-Personiski), kur jāmeklē, nav jāraizējas par ziņojuma nepareizu sistematizēšanu vai nepieciešamību to kopēt vairākās mapēs, ja tas attiecas uz vairākām tēmām vai projektiem.

Tas nenozīmē, ka nav jāmeklē ziņojumos, kas visi ir par vienu konkrētu tēmu vai projektu. Outlook nodrošina labākus rīkus — kategorijas un meklēšanas mapes —, kas palīdz meklēt efektīvi.

Kāpēc ir jābūt tikai vienai atsauces mapei?

Ja ir viena mape, nav jālauza galva, kurā mapē ir kuri ziņojumi, un var zināt, ka visus šīs mapes jau esat izskatījis un izvēlējies paturēt.

Ja ir vairākas mapes, katru reizi ir jādomā, kurā mapē saglabājamo ziņojumu ievietot. Tas paliek arvien sarežģītāk, ja ziņojumu var attiecināt uz vairākām mapēm. Tā kā šādu izvēles iespēju gadījumā daudzas mapes netiek lietotas, tiek radīts lieks juceklis.

Lai gan ir ļoti vilinoši visus ziņojumus atstāt iesūtnē, tomēr tur slēpjas zemūdens akmeņi, jo katru reizi, aplūkojot ziņojumu, ir jādomā: "Vai man ar to ir kas jādara vai tas šeit ir tikai atsaucei?". Ja iesūtnē ir tikai jauni ziņojumi, sirds var būt mierīga. Iesūtne ir vieta, kur arī citas personas var būt noteicēji, taču tas, ko ievietojat atsauces mapē, ir vienīgi jūsu ziņā.

Kāpēc kontaktpersonu grupām ir vajadzīgas dažādas mapes?

• Dažādi arhivēšanas tarifi    Dažādām kontaktpersonu grupām vajadzētu būt dažādām mapēm, pamatojoties uz tēmu un automātiskās arhivēšanas biežumu. Piemēram, ja esat carpooling Contact Group, ziņojumi no mapes Carpool ir jāizdzēš katru dienu. Kontaktpersonu grupa par darba tēmu ir jāarhivē retāk, piemēram, reizi gadā.

• Efektīva sarunu grupēšana    Ja ir atsevišķas mapes konkrētu tēmu kontaktpersonu grupām, pilnas sarunas var redzēt sagrupētas kopā. Ja rodas tāda vajadzība, mapē var veikt efektīvu meklēšanu.

Kāpēc kontaktpersonu grupām un RSS plūsmām ir vajadzīgas atsevišķas mapes?

Ziņojumi, kas sūtīti lieliem adresātu sarakstiem un RSS plūsmām, var ātri pārpludināt jūsu iesūtni. Šī informācijas straume ir kā biezs laikraksts — tajā var būt noderīgs vai interesants raksts, taču, lai izlasītu visu laikrakstu, vajadzētu ļoti daudz laika. Ar kārtulām būs vieglāk atšķirot lasāmo, kas ir visinteresantākais un vajadzīgākais.

Kuras kontaktpersonu grupas ir jāievieto mapē, nevis iesūtnē?

Adresātu sarakstu kārtula un mape ir vispiemērotākā sarakstiem, kuri:

• Saņem ļoti daudz ziņojumu

• Tiek sūtīti daudzām personām

Korporatīva mēroga ziņojumus ar svarīgiem jaunumiem (piemēram, no uzņēmuma prezidenta) un ziņojumus no IT nodaļas par servera dīkstāvi nevajadzētu ievietot mapē. Ziņojumiem kontaktpersonu grupai, kuros tikai laiku pa laikam ir noderīgs un interesants saturs, ir jābūt savai kārtulai un mapei neatkarīgi no saņemšanas biežuma.

Kā iestatīt kārtulas RSS plūsmām?

Ja abonējat vairākas RSS plūsmas, uzskatiet tās par adresātu sarakstiem. Interesantos RSS vienumus (atkarībā no atslēgvārdiem) pārvietojiet uz iesūtni, pretējā gadījumā ļaujiet tās automātiski ievietot RSS mapēs.

Kā rīkoties, ja ir noteikta saglabāšanas politika vai Exchange servera tiešsaistes arhīvs?

Automātiskās arhivēšanas vietā izmantojiet sava uzņēmuma risinājumu un kā vienmēr ievērojiet korporatīvo politiku. Ja korporatīvā politika nosaka, ka ir jābūt vairākām mapēm katra veida vienumiem, šī politika ir jāievēro.

Kāpēc jālieto kārtulas?

Laika gaitā saņemsit arvien vairāk un vairāk ziņojumu. Katru saņemto ziņojumu jūs nespēsit izlasīt un to pat nav jāmēģina darīt. Lasiet tikai tos ziņojumus, ko jums ir svarīgi izlasīt. Kārtulas palīdz izcelt svarīgus ziņojumus un pēc iespējas samazināt lietas, kas novērš uzmanību no svarīgā.

Kādus datumus iestata ar karodziņiem?

Ko darīt ar uzdevumiem un e-pasta ziņojumiem ar karodziņiem, kas gadiem ilgi atrodas manā uzdevumu slejā?

Ja kāda iemesla dēļ aktīvi nelietojat uzdevumus vai karodziņus, atlasiet visus vienumus, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tiem un atlasiet Dzēst. Ar šo darbību tiks izdzēsti vecie uzdevumi un noņemts karodziņš no ziņojumiem un kontaktpersonām, kam tāds bija, bet paši vienumi netiks izdzēsti.

Ko darīt ar neizmantotajām kategorijām?

Izdzēsiet visas kategorijas, ko neplānojat lietot. Viena kategoriju kopa attiecas uz visiem vienumiem, tāpēc, ja kādu kategoriju lietojat kontaktpersonām, atstājiet to

Kā vislabāk izvēlēties krāsas?

Veidojot krāsu kategorijas, krāsas izvēlieties rūpīgi. Piemēram, nelietojiet vienu krāsu gan kategorijai @Pa tālruni, gan @E-pastā, bet izvēlieties līdzīgas krāsas, piemēram, zaļās krāsas toņus, visām 1:1 kategorijām. Laika gaitā, tikai palūkojoties uz savu uzdevumu sarakstu, pēc krāsas varēsit noteikt, vai pašlaik ar uzdevumu ir kas jādara. Piemēram, ja @Mājās ir purpurkrāsā, bet jūs atrodaties darbā, nevienu purpurkrāsas uzdevumu nevarēsit izpildīt.

Kāpēc ieplānot laiku sev?

Savā kalendārā ieplānojot laiku sev, tiks atjaunināta informācija par jūsu aizņemtību un citi, visdrīzāk, jūs neiekļaus savos plānos tajā laikā. Ja jūsu kalendāra grafiks ir saspringts, iespējams, tas ir vienīgais veids, kā varat iegūt laiku, lai paveiktu savus darbus.

Tas arī palīdz apņemties izdarīt šos darbus — ja šo uzdevumu ieliekat kalendārā, jums ir sava veida pienākums šajā laikā šos darbus veikt. Ja kāds ieplāno kaut ko jūsu darba laikā, noteikti savu laiku pārplānojiet. Nemāniet sevi!

Kā tikt galā ar 10 000 ziņojumiem manā iesūtnē?

Ja jums iesūtnē ir vairāk nekā 20 vienumu, apstrādājiet pēdējās nedēļas ziņojumus, bet pārējos atlasiet un pārvietojiet uz mapi 1-Atsaucei. Jā, jums ir tiesības tā darīt, un pēc tam būs lieliska sajūta!

Kāpēc saņemu tik daudz ziņojumu?

Ja jums šķiet, ka e-pasta ziņojumu ir pārāk daudz, iespējams, jūs saņemat vairāk nekā spējat apstrādāt un būtu jāiestata agresīvākas kārtulas. Mēģiniet analizēt, no kurienes jums pienāk ziņojumi — ziņojumu sakārtojiet pēc No un pēc tam sakļaujiet visas galvenes. Vai lasāt ziņojumus no kontaktpersonu grupām, kuri nebūtu jālasa? Šādā gadījumā izveidojiet kārtulu. Ja maināt skatu, neaizmirstiet to nomainīt atpakaļ!

Man ir 10 minūtes. Ko iesūtnē izlasīt vispirms?

Ja ir maz laika, piemēram, starp divām sapulcēm, varat izlasīt ziņojumus, kas formatēti zilā krāsā — ziņojumus, kas sūtīti tieši jums. Šādi ziņojumi bieži nozīmē, ka tiek gaidīta nākamā darbība no jums, un tie ir vissvarīgākie.

Cik bieži vajadzētu lasīt ziņojumus?

Daudziem e-pasta ziņojumu lasīšana gandrīz jau ir kļuvusi par atkarību. No rīta veltiet 20 minūtes ziņojumu izskatīšanai un pēc tam pievērsieties savu uzdevumu saraksta ikdienas pārskatam. Pēc tam ķerieties pie dienas darbiem! Ja ziņojumu lasīšanu veiksit tikai vienu reizi no rīta un vienu reizi dienas beigās, jūsu darba ražīgums varētu ievērojami paaugstināsies. Izmēģiniet šādu sistēmu vienas nedēļas garumā un izdariet secinājumus.

Kā pārvaldīt sarežģītus uzdevumus?

Lai veiktu dažu uzdevumu plānošanu, ir nepieciešams vairāk vietas, nekā parasti. Šādā gadījumā izmantojiet programmu OneNote. Piemēram, ja plānojat projektu, kurā ir daudz darbību, ligzdoti uzdevumi, utt., OneNote ir piemērotāks rīks.

Ja tikai vēlaties atcerēties dažus savstarpēji saistītus uzdevumus, uzskaitiet tos uzdevuma pamattekstā. Ja ir saistīti ziņojumi, velciet tos uzdevumā.

Vai personiskos un darba uzdevumus glabāt kopā?

Ja iespējams, savus personiskos un darba uzdevumus turiet vienuviet. Ja ir viens saraksts, tad ir mazāk vietu, kur jāmeklē, kas darāms. Ja jums jau ir tikai viens saraksts, izmantojiet kategorijas, lai atšķirotu personiskos un darba uzdevumus un efektīvāk pārvaldītu šo sarakstu. Jūsu personiskie uzdevumi tiks glabāti uzņēmuma Exchange serverī un tos, iespējams, varēs redzēt IT nodaļas darbinieki, tāpēc sarakstā iekļaujiet tikai pārdomātus personiskus uzdevumus.

Vai būtu nepareizi, ja es savus uzdevumus paturētu prātā?

Uzdevumu paturšana prātā nedarbojas. Ir daudz vairāk paļauties uz daudz Outlook, nevis nopiet nopietnīgās smadzenes, lai sekotu līdzi uzdevumiem. Varat pārtraukt tērēt smadzenes, atgādinot sev par saviem uzdevumiem ("Labi, atcerieties nosūtīt Jānim e-pastu par veidnēm, nosūtīt Jānim e-pastu par veidnēm...") un pievērsiet uzmanību aktivitātei.

Kāpēc uzdevumus turēt programmā Outlook ?

Kāpēc uzdevumu saraksts programmā Outlook labāks par papīra sarakstu:

• Sarakstus uz papīra nevar automātiski atjaunināt.

• Sarakstus uz papīra var ērti pārkārtot.

• Uzdevumu sarakstu Outlook tīmeklī no jebkuras vietas.

• Outlook tiek integrēta OneNote un Microsoft SharePoint Server, kā arī jūsu mobilajā ierīcē.

• Sarakstus uz papīra var viegli pazaudēt.

Papildus. Kā e-pasta ziņojumiem izveidot meklēšanas mapi?

Jūs varat ērti piekļūt ziņojumu kopai par kādu konkrētu tēmu saistībā ar sapulci. Sapulcei izveidojiet kategoriju un pēc tam izveidojiet meklēšanas mapi ar šādiem kritērijiem: kategorijas <nosaukums> un nepabeigts un no noteikta laika perioda. Saņemot ziņojumus par šo tēmu, apzīmējiet tos ar šo kategoriju. Kad sapulce notikusi, ziņojumus, kurus esat apsprieduši, atzīmējiet kā pabeigtus.

Uz lapas sākumu

Grāmatas un citi resursi

• Getting Things Done (GTD) System, izplata uzņēmums David Allen & Company

• Total Workday Control Using Microsoft Outlook by Michael Linenrand

• Lifehacker Padomi un lejupielādes, lai paveiktu darbu

• How Bill Gates Works, žurnāls Fortune 500 vietnē CNNMoney.com

Uz lapas sākumu