Iestatot Lync sapulci, tai pievienojoties vai sniedzot prezentāciju, ir pieejamas dažādas opcijas. Izmantojot vislabākās prakses piemērus, jūs varat lietot tos līdzekļus, kas atvieglo darbu un ļauj nodrošināt patīkamu sapulces norisi.
Piezīme.: Interaktīvu ceļvedi par biežākajiem prezentētāja uzdevumiem skatiet rakstā Sapulces ieplānošana Skype darbam (Lync) sapulcei un Skype darbam (Lync) sapulces pārvaldība.
Lync sapulces iestatīšana
Izmantojiet programmu Outlook vai Web Scheduler, lai ieplānotu Lync sapulci, un ņemiet vērā tālāk aprakstītos vislabākās prakses piemērus.
Piezīme.: Detalizēta informācija par Lync sapulces iestatīšanu atrodama rakstā Lync sapulces iestatīšana.
Sapulces plānošana
-
Mazām un neformālām sapulcēm ar personām jūsu uzņēmumā izmantojiet sapulces noklusējuma opcijas, nevis mainiet iestatījumus. Atcerieties, ka, izmantojot noklusējuma opcijas, ikviens var būt prezentētājs un pievienoties sapulcei tieši.
-
Ja attiecībā uz sapulci ir īpašas prasības, piemēram, lielāka auditorija, droši dati vai ārēji klienti, noteikti mainiet sapulces opcijas atbilstoši vajadzībām. Informācija ir atrodama rakstā Lync sapulču dalībnieku iestatījumu mainīšana.
Piezīme.: Sapulces maksimālais dalībnieku skaits ir 250.
-
Ja dalībnieki sapulcē piedalās gan klātienē, gan tiešsaistē un ja izmantojat programmu Outlook, Lync sapulces var vadīt konferenču telpā. Lai atrastu un pievienotu konferenču telpu, programmas Outlook sapulces pieprasījumā noklikšķiniet uz Telpu meklētājs un ēkā izvēlieties vajadzīgo brīvo telpu. Varat arī rezervēt telpu atsevišķi un informāciju par telpu pievienot sapulces pieprasījuma lodziņam Atrašanās vieta.
Rezerves prezentētāja iecelšana
Izvēlieties rezerves prezentētāju gadījumā, ja nevarat pievienoties vai nokavējaties. Rezerves prezentētājs var arī sākt ierakstu, palīdzēt auditorijai un to vadīt vai pārraudzīt sapulcē iesniegtos jautājumus, lai jūs varētu pievērst uzmanību prezentācijai. Tas ir īpaši svarīgi, organizējot lielu sapulci vai pasākumu.
Iekļaujiet sapulces pieprasījumā apmācības dokumentu vai saiti
Ja uzaicināt dalībniekus, kuri nepārzina Lync, sapulces pieprasījumā iekļaujiet apmācības dokumentu par darbu ar Lync vai ievietojiet saiti uz šādu apmācību, lai palīdzētu dalībniekiem iepazīties ar sapulces līdzekļiem pirms pievienošanās sapulcei.
Pievienojiet piezīmes sapulces pieprasījumam
Ja izmantojat OneNote, plānojot sapulci, jūs varat pievienot privātas vai kopīgotas piezīmes. Uzaicinātās personas pēc tam var skatīt un rediģēt kopīgotās piezīmes pirms sapulces, ja viņām ir atbilstoša atļauja. Vienkārši uzaicinājuma joslā noklikšķiniet uz Sapulces piezīmes un pievienojiet sapulces pieprasījumiem kopīgotas piezīmes vai savas personiskās piezīmes (citas personas tās neredz). Papildinformācija ir atrodama rakstā Kopīgotu un privātu piezīmju lietošana Lync sapulcē.
Pievienošanās Lync sapulcei
Detalizēta informācija par pievienošanos Lync sapulcei atrodama rakstā Pievienošanās Lync sapulcei. Ņemiet vērā arī šos vislabākās prakses piemērus:
-
Pierakstieties sapulcē 10 vai 15 minūtes iepriekš, lai veiktu iestatīšanu un lai pietiktu laika novērst problēmas, ja tādas rodas.
-
Pirms sapulces izlemiet, vai sapulces audio daļai izmantosit datora audio (Lync integrēto audio un video) vai tālruņa audio (ja sapulces pieprasījumā ietverta iezvanes informācija).
-
Ja izmantojat datora audio, iestatiet audio un video ierīces un pārbaudiet to kvalitāti. Varat izmantot datora mikrofonu un skaļruņus vai pievienot austiņas. Papildinformāciju skatiet rakstā Lync audio iestatīšana un pārbaude un Lync videozvanu iestatīšana un problēmu novēršana.
-
Ja sapulces audiosaturam lietojat tālruni un jūsu ierīcē iespējotas iezvanes konferences (lai iegūtu detalizētu informāciju, sazinieties ar savas darbavietas tehniskā atbalsta darbiniekiem), izmantojiet Lync līdzekli Zvanīt man. Logā Pievienošanās sapulces audiosaturam atlasiet Zvanīt man uz un ierakstiet tālruņa numuru, uz kuru jums zvanīt. Izmantojot šo līdzekli, jums nebūs jāievada sapulces ID vai PIN kods.
-
Lai nodrošinātu labāku audio kvalitāti, izmantojiet austiņas, nevis datora mikrofonu un skaļruņus.
-
Audio kvalitāte lielā mērā ir atkarīga no tīkla stāvokļa. Lietojiet vadu tīkla savienojumu un pārliecinieties, vai ir izslēgta datora bezvadu ierīce.
-
Ja pēc pievienošanās sapulcei nerunājat, izslēdziet sava mikrofona skaņu.
Ziniet savu PIN
Veicot iezvani sapulcē ar tālruni, parasti nav nepieciešams personas identifikācijas numurs (PIN). Savienojums tiek izveidots tieši, un dalībnieku sarakstā tiek parādīts jūsu numurs. Taču, ja vēlaties veikt iezvani kā sapulces vadītājs vai autentificēts zvanītājs, tiks parādīta uzvedne, kur jānorāda PIN un/vai darba tālruņa numurs vai paplašinājums.
Piezīme.: Ja veicat iezvani kā autentificēts zvanītājs, tas nozīmē tikai to, ka sapulce ir drošināta, un, lai pievienotos tai, ir jāveic identifikācija.
Ieteicams, lai PIN vienmēr būtu pieejams gadījumā, ja tas vajadzīgs. Ja neatceraties savu PIN, noklikšķiniet uz Vai aizmirsāt savu iezvanes PIN? un izpildiet lapā sniegtos norādījumus, lai to atiestatītu.
Svarīgi!: Iezvanes informācija ir iekļauta tikai tādās sapulcēs, ko iestatījuši lietotāji, kuru konti ir konfigurēti iezvanes konferencēm. Lai iegūtu detalizētu informāciju, sazinieties ar savas darbavietas tehnisko atbalstu.
Prezentēšana Lync sapulcē
Lai uzzinātu, kā iestatīt koplietošanas sesiju, skatiet rakstu Darbvirsmas vai programmas koplietošana programmā Lync. Koplietojot ieteicams veikt šādas darbības:
-
Palūdziet sapulcē pierakstīties jūsu kolēģim, lai pārbaudītu sapulces audio un attēla kvalitāti.
-
Pārbaudiet sapulces dalības opcijas, lai pārliecinātos, vai esat atlasījis vajadzīgos auditorijas līdzekļus, piemēram, dalībnieku atļaujas, satura skatīšanu vai anotāciju veikšanas atļaujas.
-
Atstājiet pietiekami daudz laika jautājumiem un informējiet auditoriju, ka tā var ierakstīt savus jautājumus vai komentārus sapulces tūlītējās ziņojumapmaiņas (IM) sadaļā.
-
Ja nerunājat, izslēdziet sava mikrofona skaņu, un pārliecinieties, vai zināt, kā vajadzības gadījumā ieslēgt vai izslēgt dalībnieku audio, gan izmantojot Lync, gan tālruņa skārientoņu komandas, ja izmantojat tālruni (lai dzirdētu komandas, uz tālruņa numuru sastādīšanas tastatūras nospiediet *1).
-
Sapulces sākumā atgādiniet dalībniekiem, kā ieslēgt un izslēgt sava mikrofona skaņu.
Ja izmantojat PowerPoint:
-
Lai nenovērstu uzmanību, veidojiet slaidu komplektus ar 15 vai mazāk slaidiem, izmantojiet lielākus fontus (vairāk par 30 punktiem) un vienkāršu fonu.
-
Augšupielādējiet prezentāciju jau iepriekš un izmēģiniet slaidu pārvietošanas vai anotāciju veikšanas vadīklas. Piemēram, jūs varat izcelt svarīgus punktus, izmantojot lāzera rādītāju vai zīmogus.
-
Izmantojiet prezentētāja piezīmes, lai vieglāk atcerētos punktus, par kuriem jārunā. Papildinformācija atrodama rakstā PowerPoint slaidu prezentēšana Lync sapulcē.
Ja koplietojat savu darbvirsmu vai datoru:
-
Paturiet prātā, ka, koplietojot programmu, dalībniekiem ir redzama tikai koplietotās programmas un faili. Atverot citas programmas, sapulcē tās nebūs redzamas.
-
Ja jums jāpārslēdz programmas, izmantojiet darbvirsmas koplietošanu.
-
Sapulces logā noklikšķiniet uz Priekšskatījums, lai skatītu, ko dalībnieki var redzēt, kad koplietojat darbvirsmu vai programmu.
-
Informējiet auditoriju, ka tā var palielināt skatīšanas apgabalu, atverot pilnekrāna režīmu. Papildinformācija atrodama rakstā Darbvirsmas vai programmas koplietošana programmā Lync.
Sapulces norise konferenču zālē
Ir ieteicams veltīt laiku telpas sagatavošanai pirms sapulces sākuma, lai nodrošinātu, ka programma Lync ir iestatīta darbam ar telpas audio un video ierīcēm.
-
Savienojiet klēpjdatoru ar projektoru un, ja nepieciešams, konferenču zāles tālruni.
-
Ja dzirdama atbalss, izslēdziet datora mikrofona un skaļruņu skaņu. Lūdziet citiem telpā esošajiem arī izslēgt savu mikrofonu un skaļruņu skaņu, ja viņi ir pierakstījušies programmā Lync.
-
Ja sapulces pieprasījumā iekļauta iezvanes informācija, varat savienot telpas tālruni ar datoru vai izmantot šo tālruni, lai iezvanītos sapulces audio.
-
Ja izmantojat zāles projektoru, savienojiet kabeli ar datoru un atlasiet atbilstošo displeju. Nospiediet tastatūras Windows taustiņu + P, lai parādītu displeju, un pēc tam noklikšķiniet: Dublicēt, lai uz darbvirsmas parādītu gan datora monitoru, gan zāles projektoru; Paplašināt, lai paplašinātu darbvirsmu no datora monitora un zāles projektora, vai Tikai projektors, lai darbvirsma būtu redzama tikai zāles projektorā.
Padoms.: Iesakām izvēlēties opciju Dublicēt, lai varētu skatīt sapulci gan monitorā, gan telpas displejā.
