Ievads par programmu Access

Darba sākšana ar datu bāzēm

Jūsu pārlūkprogramma neatbalsta video.

Izmēģiniet!

Datu bāzēm un tīmekļa lietojumprogrammām var būt lielas biznesa priekšrocības. Datu bāzes noformējums ir būtiski svarīgs savu mērķu sasniegšanai, neatkarīgi no tā, vai vēlaties pārvaldīt darbinieku informāciju, sniegt iknedēļas atskaites, salīdzinot ar datiem, vai izsekot klientu pasūtījumiem. Ieguldot laiku, lai izprastu datu bāzes noformējumu, būs iespējams izveidot datu bāzes, kas darbojas pareizi pirmo reizi un kas atbilst mainīgajām vajadzībām.

Svarīgi!: Access tīmekļa lietojumprogrammas atšķiras no datora datu bāzēm. Šajā rakstā nav apskatīts tīmekļa programmu noformējums.

Koncepcijas un termini

Sāksim ar dažu pamatjēdzieņu un jēdzienu apgūšanu. Lai izveidotu noderīgu datu bāzi, ir jāizveido tabulas, kas koncentrējas uz vienu tēmu. Tabulās tiek tverti visi dati, kas nepieciešami par šo tēmu, laukos, kuros ir vismazākā iespējamā datu vienība.

Relāciju datu bāzes

Datu bāze, kurā dati ir sadalītitabulās , kas ir sava veida izklājlapas. Katrā tabulā ir tikai viena tēma, piemēram, klienti (viena tabula) vai produkti (cita tabula).

Ieraksti un lauki

Diskrēto datu glabāšana tabulā. Rindās(vaiierakstos) tiek glabāts katrs unikāls datu punkts, piemēram, klienta vārds. Kolonnas(vai lauki) izolēti informācija, kas tiek tverta par katru datu punktu mazākajā iespējamā vienībā — vārds var būt viena kolonna un uzvārds var būt cits.

Primārā atslēga.

Vērtība, kas nodrošina, ka katrs ieraksts ir unikāls. Piemēram, var būt divi klienti ar vienādu vārdu – Elizabeta Andersena. Taču vienam no Elizabetas Andersen ierakstiem kā primārā atslēga ir skaitlis 12, bet otrai ir primārā atslēga 58.

Vecākobjektu un bērnobjektu relācijas

Kopējas tabulu relācijas. Piemēram, vienam klientam var būt vairāki pasūtījumi. Vecāktabulai ir primārās atslēgas. Bērnelementu tabulām irārējās atslēgas, kas ir primārās atslēgas vērtības, kas parāda, kā bērntabulas ieraksti ir saistīti ar vecāktabulas. Šīs atslēgas saista relācija.

Kā vislabāk veidot datu bāzi?

No laba datu bāzes noformējuma ir būtiski divi principi:

  • Izvairieties no informācijas dublikātiem (tiek dēvēti arī par liekajiem datiem). Tas tērē vietu un palielina kļūdu iespējamību.

  • Pārliecinieties, vai dati ir pareizi un pabeigti. Nepilnīga vai kļūdaina informācija plūst vaicājumos un atskaitēs un var pilnīgi izraisīt nepareizus lēmumus.

Lai palīdzētu novērst šīs problēmas:

  • Iedaliet datu bāzes informāciju temata tabulās ar šauru fokusu. Neduncēt informāciju vairākās tabulās, izmantojot dublēšanu. (Piemēram, klientu vārdiem jābūt tikai vienā tabulā.)

  • Apvienojiet tabulas, izmantojot atslēgas, nevis datu koplicēšanas vietā.

  • Iekļaujiet procesus, kas atbalsta un nodrošina datu bāzes informācijas precizitāti un integritāti.

  • Noformējiet savu datu bāzi, ņemot vērā datu apstrādes un atskaišu izveides vajadzības.

Lai uzlabotu datu bāzu ilgtermiņa noderīgumu, veiciet šīs piecas noformējuma darbības:

1. darbība. Datu bāzes mērķa noteikšana

Pirms darba sākšanas jums ir datu bāzes mērķis.

Lai jūsu noformējums būtu fokusēts, apkopojiet datu bāzes mērķi un bieži atsaukties uz kopsavilkumu. Ja vēlaties, piemēram, nelielu datu bāzi mājas lietošanai uzņēmumā, varat rakstīt kaut ko vienkāršu, piemēram, "Klientu datu bāzē ir klientu informācijas saraksts, lai varētu sagatavot pasta sūtījumus un atskaites". Uzņēmuma datu bāzei var būt nepieciešamas vairākas rindkopas, lai aprakstītu, kad un kā dažādu lomu lietotāji izmantos datu bāzi un tās datus. Izveidojiet konkrētu un detalizētu mission statement, kuru izmantot visā izstrādes procesā.

2. darbība. Nepieciešamās informācijas atrašana un organizēšana

Apkopojiet visu veidu informāciju, ko vēlaties reģistrēt, piemēram, produktu nosaukumus un pasūtījumu numurus.

Sāciet ar esošajām informācijas un izsekošanas metodēm. Piemēram, jūs pašlaik reģistrējiet pirkšanas pasūtījumus kases grāmatā vai klientu informācija tiek glabāta papīra veidlapās. Izmantojiet šos avotus, lai uzskaitītu pašlaik tverto informāciju (piemēram, visus lodziņus jūsu veidlapās). Ja pašlaik nevēlaties tvert svarīgu informāciju, padomājiet par to, kāda diskrētā informācija ir nepieciešama. Katrs atsevišķs datu tips kļūst par lauku datu bāzē.

Neuztraucieties par pirmā saraksta ideālu — laika gaitā varat to uzlabot. Tomēr ņemiet vērā visus cilvēkus, kas izmanto šo informāciju, un lūdziet viņu idejas.

Pēc tam pārdomājiet, ko vēlaties izmantot no datu bāzes, un par to, kāda veida atskaites vai sūtījumus vēlaties izveidot. Pēc tam pārbaudiet, vai tiek tverta informācija, kas nepieciešama šo mērķu sasniegšanai. Piemēram, ja vēlaties atskaiti, kurā parādīti pārdošanas dati pēc reģiona, ir ņemiet vērā pārdošanas datus reģionālajā līmenī. Izmēģiniet skicēt atskaiti ar faktisko informāciju, kā vēlaties to redzēt. Pēc tam uzskaitīt datus, kas nepieciešami, lai izveidotu atskaiti. Veiciet to pašu attiecībā uz pasta sūtījumu vai citām datu bāzes izvadēm.

Piemērs

Pieņemsim, ka sniedzat klientiem iespēju izvēlēties (vai atteikties) saņemt periodiskus e-pasta atjauninājumus un vēlaties izdrukāt to personu sarakstu, kuras ir pieteikjusies. Jums ir nepieciešama kolonna Nosūtīt e-pastu tabulā Klients ar atļautām vērtībām Jā un Nē.

Personām, kuras vēlas saņemt e-pasta ziņojumus, ir nepieciešama e-pasta adrese, kam ir nepieciešams arī lauks. Ja vēlaties iekļaut īpašvārdu uzrunu (piemēram, kungs, kundze vai kundze), iekļaujiet lauku Uzruna. Ja vēlaties klientus uzrunāt pēc vārda e-pasta ziņojumā, pievienojiet lauku Vārds.

Padoms.: Atcerieties sadalīt katru informācijas vienību vismazākajā noderīgajā daļā, piemēram, klientu tabulas vārdā un uzvārdā. Parasti, ja vēlaties kārtot, meklēt, aprēķināt vai veidot atskaites, pamatojoties uz informācijas vienumu (piemēram, klienta uzvārdu), šis vienums ir jāieliek tam pievienotajā laukā.

3. darbība. Informācijas iedalīšana tabulās

Iedaliet datu vienumus galvenās jomās vai jomās, piemēram, produktos, klientiem un pasūtījumos. Katra tēma kļūst par tabulu.

Pēc nepieciešamā informācijas saraksta nosakiet galvenās entītijas (vai tēmas), kas nepieciešamas datu organizēšanai. Izvairieties no datu dublēšanās starp entītijām. Piemēram, produktu pārdošanas datu bāzes sākotnējais saraksts varētu izskatīties šādi:

Ekrānuzņēmums ar datu vienumiem, kas sagrupēti pa tēmām

Galvenās entītijas ir: klienti, piegādātāji, produkti un pasūtījumi. Tāpēc sāciet ar šīm četrām tabulām: vienu ar faktiem par klientiem, vienu ar faktiem par piegādātājiem un tā tālāk. Tas var nebūt jūsu gala noformējums, bet tas ir labs sākumpunkts.

Piezīme.: Vislabākajā datu bāzē ir vairākas tabulas. Izvairieties no kārdinājuma ievietot visu informāciju vienā tabulā. Tādējādi tiek veidots informācijas dublikāts, lielāks datu bāzes lielums un palielinātas kļūdas. Noformējums, lai reģistrētu katru faktu tikai vienreiz. Ja informāciju, piemēram, piegādātāja adresi, atkārtoti strukturējat datu bāzi, lai ievietotu šos datus atsevišķā tabulā.

Lai saprastu, kāpēc ir labāk nekā mazāk tabulu, apsveriet tālāk parādīto tabulu.

Screen snippet of Products and Suppliers data

Katrā rindā ir informācija par produktu un tā piegādātāju. Tā kā var būt vairāki produkti no viena piegādātāja, piegādātājs vārds un adrese atkārtojas vairākas reizes. Tādējādi tiek nevajadzīgi aizņemta vieta diskā. Tā vietā ierakstiet piegādātāja informāciju tikai vienreiz atsevišķā tabulā Piegādātāji un pēc tam saistiet šo tabulu ar tabulu Produkti.

Otrā problēma ar šo noformējumu ir lieliska, ja ir jāmaina piegādātāja dati. Pieņemsim, ka ir jāmaina piegādātāja adrese. Tā kā tā ir redzama daudzās vietās, iespējams nejauši nomainīt adresi vienā vietā, bet aizmirst to nomainīt pārējās vietās. Reģistrējot piegādātāja adresi tikai vienā vietā, šī problēma tiek atrisināta.

Visbeidzot, pieņemsim, ka ir tikai viens produkts, ko piegādā Coho Winery, un jūs vēlaties izdzēst šo produktu, bet saglabāt piegādātāja nosaukumu un adreses informāciju. Ar šo noformējumu kā var izdzēst produkta ierakstu, nezaudējot piegādātāja datus? Nevar. Tā kā katrā ierakstā ir informācija par produktu papildus faktiem par piegādātāju, nav iespējams izdzēst vienu, neizdzēšot otru. Lai šos faktus saglabātu atsevišķi, sadaliet šo tabulu divās daļās: pirmā informācijai par produktu, bet otra informācijai par piegādātājiem. Pēc tam, dzēšot produkta ierakstu, tiek izdzēsti tikai fakti par attiecīgo produktu, nevis fakti par piegādātāju.

4. darbība. Datu vienumu pārvēršašana kolonnās

Izlemiet, kāda informācija ir jāglabā katrā tabulā. Šīs diskrētās datu daļas kļūst par tabulas laukiem. Piemēram, tabulā Darbinieki iekļautie lauki var būt, piemēram, Uzvārds, Vārds un Darbā pieņemšanas datums.

Kad datu bāzes tabulai esat izvēlējies tēmu, šīs tabulas kolonnās jābūt tikai faktiem par šo atsevišķu tēmu. Piemēram, produktu tabulā jāglabā tikai informācija par produktiem, nevis par produktu piegādātājiem.

Lai izlemtu, kādu informāciju izsekot tabulā, izmantojiet iepriekš izveidoto sarakstu. Piemēram, tabulā Customers var būt iekļauts: Vārds, Uzvārds, Adrese, Sūtīt e-pastu, Uzruna un E-pasta adrese. Katrs tabulas ieraksts (klients) satur vienu un to pašu kolonnu kopu, tāpēc saglabājat tieši tādu pašu informāciju par katru klientu.

Izveidojiet savu pirmo sarakstu, pēc tam pārskatiet un precizējiet to. Atcerieties sadalīt informāciju mazākajos iespējamos laukos. Piemēram, ja sākotnējā saraksta laukā adrese ir adrese, ievadiet to laukā Adrese, Pilsēta, Valsts un Pasta indekss, bet, ja klienti ir globāli, ievadiet vēl vairāk lauku. Šādi, piemēram, pasta sūtījumus var veikt pareizā formātā vai atskaitē par pasūtījumiem pēc valsts/pasta.

Kad ir precizētas datu kolonnas katrā tabulā, esat gatavs izvēlēties katras tabulas primāro atslēgu.

5. darbība. Primāro atslēgu norādīšana

Izvēlieties katras tabulas primāro atslēgu. Primārā atslēga, piemēram, Produkta ID vai Pasūtījuma ID, unikāli identificē katru ierakstu. Ja jums nav pašsaprotami unikāla identifikatora, varat to izveidot, izmantojot programmu Access.

Ir nepieciešams veids, kā unikāli identificēt katru rindu katrā tabulā. Vai atceraties iepriekšējo piemēru, kurā diviem klientiem ir viens un tas pats nosaukums? Tā kā nosaukums tiek koplietots, ir nepieciešams veids, kā katru atsevišķi identificēt.

Tāpēc katrā tabulā jāiekļauj kolonna (vai kolonnu kopa), kas unikāli identificē katru rindu. To sauc par primāro atslēgu, un bieži vien tas ir unikāls skaitlis, piemēram, darbinieka ID numurs vai sērijas numurs. Programma Access izmanto primārās atslēgas, lai ātri saistītu datus no vairākām tabulām un apvienotu datus jūsu vajadzībām.

Dažreiz primārā atslēga sastāv no diviem vai vairāk laukiem. Piemēram, tabula Detalizēta informācija par pasūtījumu, kurā tiek glabāti pasūtījumu rindas vienumi, varētu izmantot divas kolonnas tās primārajā atslēgā: Pasūtījuma ID un Produkta ID. Ja primārajā atslēgā ir izmantotas vairākas kolonnas, tā tiek dēvēta arī par salikto atslēgu.

Produktu tabulas ekrāna fragments

Ja jums jau ir tabulas informācijas unikāls identifikators, piemēram, produktu numuri, kas unikāli identificē katru produktu katalogā, izmantojiet to, taču tikai tad, ja vērtības atbilst šīm primārās atslēgas kārtulām:

  • Identifikators vienmēr atšķirsies katram ierakstam. Vērtību dublikāti primārajā atslēgā nav atļauti.

  • Vienmēr ir vienuma vērtība. Katram tabulas ierakstam jābūt primārajai atslēgai. Ja atslēgas izveidošanai izmantojat vairākas kolonnas (piemēram, Daļu saimes un daļas numuru), abām vērtībām vienmēr jābūt ievadītām.

  • Primārā atslēga ir vērtība, kas nemainās. Tā kā uz atslēgām atsaucas citas tabulas, visas primārās atslēgas izmaiņas vienā tabulā nozīmē, ka pāriešana uz to notiek visur, kur ir ietverta atsauce. Bieži veiktās izmaiņas palielina kļūdu risku.

Ja jums nav pašsaprotami identifikatora, izmantojiet brīvi izvēlētu, unikālu skaitli kā primāro atslēgu. Piemēram, katram pasūtījumam var piešķirt unikālu pasūtījuma numuru tikai ar pasūtījuma identificēšanu.

Padoms.: Lai izveidotu unikālu skaitli kā primāro atslēgu, pievienojiet kolonnu, izmantojot datu tipu AutoNumber. Datu tips AutoNumber katram ierakstam automātiski piešķir unikālu skaitlisku vērtību. Šāda veida identifikatorā nav faktiskās informācijas, kas apraksta tā apzīmēto rindu. Tā ir lieliski piemērota kā primārā atslēga, jo cipari nemainās — atšķirībā no primārās atslēgas, kurā ir informācija par rindu, piemēram, tālruņa numurs vai klienta vārds.

Vai vēlaties iegūt papildu informāciju?

Lauku, vadīklu un objektu nosaukšanas vadlīnijas

Ievads par tabulām

Excel apmācība

Outlook apmācība

Vai nepieciešama papildu palīdzība?

Paplašiniet savas Office prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Office Insider programmai

Vai šī informācija bija noderīga?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

Paldies par atsauksmēm! Šķiet, ka jums varētu būt noderīgi sazināties ar kādu no mūsu Office atbalsta speciālistiem.

×