Ārējo datu kolonnas izveide un atjaunināšana sarakstā vai bibliotēkā

Vietējam sarakstam vai bibliotēkai, ko dēvē par ārējo datu kolonnu, varat pievienot īpašu kolonnas tipu. Šī kolonna ļauj apvienot datu kolonnu no ārēja datu avota ar citām kolonnām vietējā sarakstā vai bibliotēkā. Tā kā ārējo datu kolonna tiek pievienota vietējam sarakstam vai bibliotēkai, darbojas visi saistītie saraksta vai bibliotēkas līdzekļi, tostarp versiju izveide, apstiprinājumi, atdošana un paņemšana, kā arī failu pielikumi.

Papildinformāciju skatiet sadaļā Satura atrašana par ārējiem datiem.

Iespējamās darbības

• Pirms darba sākšanas
• Ārējo datu kolonnu izmantošanas piemēri
• Ārējo datu kolonnas izveide sarakstā vai bibliotēkā
• Ārējo datu kolonnas atjaunināšana
• Ārējo datu kolonnas atsvaidzināšana

Pirms sākat darbu

Darbam ar ārējiem datiem ir nepieciešami vairāki priekšnosacījumi, lai iespējotu drošu piekļuvi datiem. Tālāk sniegtā informācija palīdzēs plānot nākamās darbības. Turklāt, ja rodas problēmas, mēģinot strādāt ar ārējiem datiem, šī informācija var palīdzēt identificēt problēmu. Lai piekļūtu ārējiem datiem, jums vai administratoram ir jārīkojas šādi:

Ārējā datu avota sagatavošana Administratoram, iespējams, būs jāizveido konts un jāpiešķir atļaujas datu avotam, lai nodrošinātu, ka datiem var piekļūt pareizās personas un dati nenonāk nepareizās rokās. Ārējā datu bāzē administrators var arī vēlēties izveidot noteiktas tabulas, skatus, vaicājumus un tā tālāk, lai ierobežotu rezultātus atbilstoši nepieciešamajam un uzlabotu veiktspēju.

SharePoint pakalpojumu un kontu konfigurēšana Administratoram ir jāaktivizē biznesa datu savienojamības pakalpojums un drošas krātuves pakalpojums.

Drošas krātuves pakalpojumu konfigurēšana Administratoram ir jāveic šādas darbības: jānosaka labākais piekļuves režīms ārējam datu avotam, jāizveido mērķa lietojumprogramma un jāiestata akreditācijas dati mērķa programmai.

Biznesa datu savienojamības pakalpojumu konfigurēšana Administratoram ir jānodrošina, ka lietotājam, kurš veido ārējā satura tipu, ir atļauja izmantot biznesa datu savienojamības metadatu krātuvi un ka attiecīgajiem lietotājiem ir piekļuve ārējā satura tipam, kas ir ārējā saraksta pamatā.

Ārējā satura tipa izveide Lietotājam ir jādefinē ārējā satura tips, kas satur informāciju par savienojumiem, piekļuvi, darbības metodēm, kolonnām, filtriem un citiem metadatiem, kas tiek izmantoti, lai izgūtu datus no ārēja datu avota.

Uz lapas sākumu

Ārējo datu kolonnu izmantošanas piemēri

Nākamajās sadaļās aprakstīti daži praktiski pielietojumi, kā sarakstam vai bibliotēkai pievienot ārējo datu kolonnu.

Klientu līgumi un kontaktinformācija Jums ir dokumentu bibliotēka, kurā ir iekļauti debitoru līgumi. Tomēr visa informācija par klientiem tiek glabāta biznesa lietojumprogrammā (piemēram, SAP vai Microsoft CRM), kuras datu avots ir ārpus SharePoint produktiem. Jūs vēlaties sekot līdzi klientu līgumiem dokumentu bibliotēkā, bet pārliecināties, vai saistītā klienta informācija ir atjaunināta un nedrīkst nevajadzīgi dublēties. To var izdarīt, pievienojot bibliotēkai vienu vai vairākas ārējo datu kolonnas, lai saistīto atbilstošo klienta vārdu un tālruņa numuru ar katru bibliotēkā glabāto līgumu. Ārējo datu kolonna atvieglo pareizās informācijas ievadīšanu vai atjaunināšanu un automātiski izgūst klienta informāciju no ārēja datu avota. Šajā scenārijā var izveidot arī strukturētu Word dokumentu, kas paaugstina ārējo datu kolonnu vērtības Word dokumentā, lai varētu rediģēt vērtības dokumenta informācijas panelī vai izmantojot Word satura vadīklas.

Produkta pamatdati ar attēliem Jūs esat izveidojis attēlu bibliotēku, kurā ir jūsu organizācijas pārdoto produktu fotoattēli. Bibliotēkai, kura piekļūst produkta nosaukumam, produkta kodam un pašreizējai cenai no ārējas datu bāzes, pievienojat ārēju datu kolonnu. Tomēr jūs nodrošināt, ka, izveidojot ārējā satura tipu, ārējie dati ir tikai lasāmi. Jūsu uzņēmuma noteikumi un procesi pieprasa, lai visas izmaiņas informācijā par produktiem tiktu veiktas, izmantojot datu bāzes sistēmu. Tomēr tagad vairāk lietotāju jūsu organizācijā var vienkārši skatīt visu kopējo informāciju par produktiem vienkopus vienā bibliotēkas skatā.

Uz lapas sākumu

Ārējo datu kolonnas izveide sarakstā vai bibliotēkā

1. Naviģējiet uz SharePoint vietni un pēc tam uz sarakstu vai bibliotēku.

   Piezīme

   Ārēju datu kolonnu nevar pievienot ārējam sarakstam.

2. Noklikšķiniet uz Saraksta vai bibliotēkas>saraksta iestatījumi vai Bibliotēkas iestatījumi.

3. Sadaļā Kolonnas noklikšķiniet uz Izveidot kolonnu.

4. Ievadiet kolonnas nosaukumu, piemēram, Klients, un pēc tam sadaļā Kolonnu tipi noklikšķiniet uz Ārējie dati.

5. Sadaļā Ārējā satura tips noklikšķiniet uz ārējā satura tipu atlasītāja un pēc tam atlasiet atbilstošo vienumu ārējā satura tipu sarakstā, piemēram, CustomerCRM.

6. Izlemiet, kā jārīkojas ar darbībām, kas definētas ārējā satura tipam, veicot vienu vai vairākas no šīm darbībām:

   • Lai parādītu vienas vai vairāku darbību izvēlni, noklikšķiniet uz Rādīt darbību izvēlni.
   • Lai iestatītu ārējo datu kolonnas noklusējuma darbību, kad tā ir atlasīta, noklikšķiniet uz Saistīt šo kolonnu ar ārējā satura tipa noklusējuma darbību.

7. Sadaļā Pievienot kolonnu, lai rādītu katru no šiem papildu laukiem, noklikšķiniet uz Atlasīt visus laukus vai atlasīt vienu vai vairākus konkrētus lauku nosaukumus, piemēram, CustomerName un PhoneNumber.

Uz lapas sākumu

Ārējo datu kolonnas atjaunināšana

1. Naviģējiet uz SharePoint vietni un pēc tam uz sarakstu vai bibliotēku.
2. Pievienot vai rediģēt elementu sarakstā vai dokumentu bibliotēkas rekvizītus.
3. Ārējo datu kolonnas tekstlodziņā, piemēram, klienta vārds, noklikšķiniet uz ārējo datu vienumu atlasītāja.
   Ārējā satura tipa autoram ir jādefinē, kā darbojas ārējo datu vienumu atlasītājs , atlasot atbilstošu identitātes lauku un izveidojot vienu vai vairākus filtrus, lai ātri varētu atrast pareizo vērtību. Ja tā nav, sazinieties ar ārējā satura tipa autoru vai administratoru, lai saņemtu palīdzību.
4. Dialoglodziņā atlasiet atbilstošo ierakstu, piemēram, Nece Zviedre, un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

Dati tiek atjaunināti ārējā sarakstā un ārējā datu avotā.

Uz lapas sākumu

Ārējo datu kolonnas atsvaidzināšana

Veiktspējas apsvērumu dēļ ārējo datu kolonnas dati tiek kešoti serverī vai pakalpojumā un var neparādīt jaunākās vērtības no ārējās datu sistēmas. Lai nodrošinātu, ka parādītie ārējie dati ir atjaunināti, varat atsvaidzināt ārējo datu kolonnu. Tomēr, veicot atsvaidzināšanas darbību, esiet uzmanīgs, jo atkarībā no ārējo datu iestatīšanas tas var aizņemt daudz laika.

1. Naviģējiet uz SharePoint vietni un pēc tam uz sarakstu vai bibliotēku.
2. Ārējo datu kolonnas galvenē noklikšķiniet uz Atsvaidzināt.
3. Lapā Atsvaidzināšana izlemiet, vai vēlaties atsvaidzināt tikai pašreizējo mapi vai arī pašreizējo mapi un visas tās apakšmapes.
4. Noklikšķiniet uz Labi.

Uz lapas sākumu