Satura tipu un darbplūsmu plānošana koplietošanas vidē SharePoint

Kopsavilkums: Uzziniet, kā integrēt satura tipus un darbplūsmas savā SharePoint 2013 dokumentu pārvaldības risinājumā.

Šajā rakstā aprakstīti satura tipi un darbplūsmas, kā arī sniegti norādījumi par to, kā plānot to integrēšanu SharePoint Server 2016 dokumentu pārvaldības risinājumā. Satura tips ir atkārtoti lietojama metadatu (kolonnu), darbplūsmas, darbības un citu iestatījumu kolekcija vienumu vai dokumentu kategorijai SharePoint Server 2016 sarakstā vai dokumentu bibliotēkā. Satura tipi ļauj pārvaldīt informācijas kategorijas iestatījumus centralizēti, atkārtoti izmantojamā veidā. Darbplūsma ļauj pievienot biznesa procesu vienumiem produktā SharePoint Server 2016.

Šajā rakstā:

• Satura tipu pārskats
• Dokumenta satura tipu plānošana
• Plānu saraksta satura tipi
• Darbplūsmu plānošana
• Darblapa

Pirms izmantojat šajā rakstā iekļauto satura tipu un darbplūsmu plānošanas (Content type and workflow planning — https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) darblapu, lai plānotu satura tipus un darbplūsmas, pārliecinieties, vai esat izlasījis Lietotāju identificēšana un dokumenta lietojuma analīze pakalpojumā SharePoint 2013 un pabeidzis ar šo rakstu saistītās darblapas "Dokumenta lietojuma analīze" un "Dokumenta dalībnieki".

Satura tipu pārskats

Satura tips definē saraksta elementa, dokumenta vai mapes atribūtus. Katram satura tipam var norādīt:

• Rekvizīti, kas jāsaista ar šāda tipa vienumiem.
• Metadati, kas jāsaista ar attiecīgā tipa vienumiem.
• Darbplūsmas, kuras var sākt no šāda tipa vienumiem.
• Informācijas pārvaldības politikas saistīšanai ar šāda veida vienumiem.
• Dokumentu veidnes (dokumentu satura tipiem).
• Pielāgoti līdzekļi.

Satura tipu var saistīt ar sarakstu vai bibliotēku. To darot, jūs norādāt, ka sarakstā vai bibliotēkā var būt šī satura tipa vienumi un, izmantojot šī saraksta vai bibliotēkas komandu Jauns , lietotāji var izveidot jaunus šī tipa vienumus.

Dokumentu bibliotēkās un sarakstos var būt iekļauti vairāki satura tipi. Piemēram, bibliotēkā var būt gan dokumenti, gan grafikas, kas attiecas uz projektu. Ja sarakstā vai bibliotēkā ir vairāki satura tipi, spēkā ir šādi nosacījumi:

• Pēc noklusējuma komanda Jauns attiecīgajā sarakstā vai bibliotēkā ļauj lietotājiem, veidojot jaunu vienumu, atlasīt no visiem pieejamajiem satura tipiem. Satura tipu īpašnieki var konfigurēt komandu Jauns , lai tiktu rādīti tikai noteikti satura tipi.
• Tiek parādītas kolonnas, kas ir saistītas ar visiem pieejamajiem satura tipiem.

Vietnes satura tipu galerijā var definēt pielāgotus satura tipus. Pielāgotam satura tipam ir tieši vai netieši jābūt atvasinātam no pamata satura tipa, piemēram, Document vai Item. Pēc tam, kad tas ir definēts vietnē, pielāgots satura tips ir pieejams šajā vietnē un visās zem tās esošajās vietnēs. Lai satura tipu padarītu plaši pieejamu visā vietņu kolekcijā, definējiet to augšējā līmeņa vietnes satura tipu galerijā. Programmā SharePoint Server 2016 varat arī izveidot pielāgotu satura tipu satura tipu centrmezglā, kas ir definēts pārvaldīto metadatu pakalpojuma instancē. Kad satura tips tiek izveidots satura tipu centrmezglā, tas būs pieejams citām vietņu kolekcijām, kas ir daļa no tīmekļa lietojumprogrammām, kas saistītas ar šo pārvaldīto metadatu pakalpojuma instanci.

Piemēram, ja jūsu organizācija izmanto noteiktu līguma veidni, vietņu kolekcijas augšējā līmeņa vietnes satura tipu galerijā varat izveidot satura tipu, kas definē šī līguma metadatus, līguma veidni un darbplūsmas, kas nepieciešamas līguma pārskatīšanai un pabeigšanai. Pēc tam visās dokumentu bibliotēkās jūsu vietņu kolekcijā, kurām saistāt līguma satura tipu, būs iekļauti visi šie līdzekļi un autori varēs izveidot jaunus līgumus, pamatojoties uz veidni.

Vietnēs, kuru pamatā ir SharePoint Server 2016, katram noklusējuma saraksta elementam vai bibliotēkas vienumam, piemēram, kontaktpersonai, uzdevumam vai dokumentam, ir atbilstošs pamata satura tips vietnes satura tipu galerijā. Plānojot satura tipus, varat izmantot šīs pamata satura tipu definīcijas kā sākuma punktu un pēc vajadzības izmantot jaunus satura tipus, izmantojot esošos.

Satura tipi ir sakārtoti hierarhijā, kas ļauj vienam satura tipam pārmantot raksturlielumus no cita satura tipa. Šī pārmantošana ļauj dokumentu klasēm kopīgot raksturlielumus visā organizācijā, kā arī ļauj grupām pielāgot šos raksturlielumus noteiktām vietnēm vai sarakstiem.

Piemēram, visiem lietotāja iesniedzamajiem dokumentiem uzņēmumā var būt nepieciešama metadatu kopa, piemēram, konta numurs, projekta numurs un projekta vadītājs. Izveidojot augstākā līmeņa klienta iesniedzamo rezultātu satura tipu, no kura pārmanto visi pārējie klienta iesniedzamo dokumentu tipi, jūs nodrošināt, ka nepieciešamā informācija, piemēram, kontu numuri un projektu numuri, jūsu organizācijā tiks saistīta ar visiem klienta iesniedzamo dokumentu variantiem. Ņemiet vērā: ja satura tipa īpašnieks pievieno citu nepieciešamo kolonnu augstākā līmeņa klientu iesniedzamo rezultātu satura tipam, satura tipa īpašnieks var izplatīt izmaiņas visiem satura tipiem, kas no tā pārmanto, un tādējādi jaunā kolonna tiks pievienota visiem klienta iesniedzamajiem dokumentiem.

Rekvizītu integrācija ar Office 2016

Microsoft Office sistēmā, kad lietotājs rediģē dokumentu no SharePoint Server 2016 dokumentu pārvaldības servera, dokumenta augšdaļā tiek parādīts dokumenta informācijas panelis. Dokumenta informācijas panelis parāda rediģējamu dokumenta rekvizītu formu serverī.

SharePoint Server 2016 atvieglo satura tipa rekvizītu veidlapas pielāgošanu. Konfigurējot satura tipu, varat startēt InfoPath 2016, kas ģenerē noklusējuma rekvizītu formu, kuras pamatā ir satura tipa rekvizīti. Noklusējuma veidlapā ir tās pašas vadīklas, izkārtojums un shēma, ko InfoPath 2016 izmantotu, ja pielāgota veidlapa nebūtu definēta. Pēc tam veidlapu var pielāgot un izvietot tāpat kā jebkuru citu InfoPath 2016 veidlapu. Piemēram, veidlapai varat pievienot uzņēmuma logotipu, fontus un krāsu shēmu. pievienojiet to pielāgotam datu avotam; pievienot nosacījuma loģiku; un noformēt veidlapu līdzekļus, kas ir pieejami lietotājiem atbilstoši viņu lomām.

Līdztekus dokumenta informācijas paneļa rediģēšanas rekvizītiem autori, kas izmanto Word 2016, var ievietot serverī definētos rekvizītus savos dokumentos. Piemēram, ja dokumenta rekvizītos ir iekļauts projekta vadītāja vārds, to var ievietot titullapā, kājenē vai jebkurā citā dokumenta vietā, kur šis vārds ir lietots. Ja projektam ir piešķirts jauns projekta vadītājs, dokumentu pārvaldības serverī var atjaunināt rekvizītu Projekta pārvaldnieks. Atjauninātais projekta vadītāja vārds tiks atspoguļots katrā šī rekvizīta gadījumā, kas tika ievietots dokumentā.

Metadatu izmantošana ar satura tipiem

Metadati ir informācija par dokumentu, kas tiek izmantota, lai kategorizētu un klasificētu jūsu saturu. Metadati ir saistīti ar satura tipu kā kolonna. Metadati var sniegt kontekstuālu informāciju par dokumentu, saistot to ar autoru, tēmu, auditoriju, valodu utt. Atšķirībā no rekvizītiem, metadati tiek glabāti kā kolonnas, un tos var indeksēt un meklēt ar SharePoint meklētājprogrammu.

Vietņu kolekcijas līmenī pievienotos metadatus var saistīt ar satura tipiem. Izmantojot metadatus ar satura tipiem, visi vēlākie satura tipi var pārmantot daļu vai visus metadatus no vecāksatura tipa vietņu kolekcijas līmenī. Papildu metadatus pēc tam var pievienot zemākā līmenī, piemēram, vienā dokumentā.

Kolonnu veidnes

Katrs metadatu vienums, kas ir saistīts ar satura tipu, ir kolonna, kas ir atrašanās vieta sarakstā, kurā tiek glabāta informācija. Saraksti vai bibliotēkas bieži tiek grafiski parādīti kā informācijas kolonnas. Tomēr atkarībā no skata, kas saistīts ar sarakstu, kolonnas var parādīties citos veidos, piemēram, kalendāra attēlojumā dienas. Veidlapās, kas saistītas ar sarakstu vai bibliotēku, kolonnas tiek rādītas kā lauki.

Varat definēt kolonnas izmantošanai vairākos satura tipos. Lai to paveiktu, izveidojiet tās kolonnu veidņu galerijā. Katrā vietņu kolekcijas vietnē ir galerija Kolonnu veidnes. Tāpat kā ar satura tipiem, kolonnas, kas definētas vietnes kolonnu veidņu galerijā, ir pieejamas šajā vietnē un visās vietnēs zem tās.

Mapes satura tipi

Mapes satura tipi definē metadatus, kas ir saistīti ar saraksta vai bibliotēkas mapi. Lietojot mapes satura tipu sarakstam vai bibliotēkai, šī saraksta vai bibliotēkas komandā Jauns tiks iekļauts mapes satura tips, tādējādi lietotājiem sniedzot iespēju izveidot šī tipa mapes.

Sarakstā vai bibliotēkā var definēt skatus, kuri ir pieejami tikai noteikta satura tipa mapēs. Tas ir noderīgi, ja vēlaties, lai mapē būtu noteikta veida dokuments un šīs mapes skatos tiktu rādītas tikai tās kolonnas, kas attiecas uz šajā mapē ietverto dokumentu tipu.

Izmantojot SharePoint produktu objekta modeli, varat pielāgot mapes satura tipa komandu Jauns , lai, lietotājam izveidojot jaunu šī tipa mapi, mapē tiktu ievietoti vairāki faili un dokumenti, kuru pamatā ir serverī saglabātas veidnes. Tas ir noderīgi, piemēram, lai ieviestu saliktu dokumentu tipu, kura veikšanai nepieciešami vairāki faili, lai veicinātu vienu iesniedzamu dokumentu.

Dokumentu kopas ir līdzeklis pakalpojumā SharePoint Server 2016, kas ļauj izmantot Office 2016, lai pārvaldītu iesniedzamos rezultātus, kas aptver vairākus dokumentus. Dokumentu kopas ir īpaša veida mapes, kas tiek izmantotas, lai pārvaldītu vienu nodevumu vai darba produktu, kurā var būt iekļauti vairāki dokumenti vairākās atrašanās vietās. Dokumentu kopas tiek veidotas, izmantojot paplašināmās veidnes, kas ir nodrošinātas ar SharePoint Server 2016. Varat arī pielāgot dokumentu kopu veidnes, lai attēlotu darba produktus, kas ir saistīti ar jūsu organizāciju. Dokumentu kopās ir iekļauta arī versiju kontrole, kas ļauj tvert pilnas dokumentu kopas statusu dažādos tās dzīves cikla posmos. Papildinformāciju par dokumentu kopām skatiet rakstā Dokumentu kopu plānošana (SharePoint Server 2010).

Dokumenta satura tipu plānošana

Pirmais posms, plānojot dokumentu satura tipus, ir katra dokumenta tipa pārskatīšana, kas norādīts dokumentu lietojuma analīzes (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) darblapā, lai noteiktu, vai esošs satura tips darbosies šī veida dokumentiem. Katram dokumenta satura tipam ir jāpārmanto iestatījumi tieši no dokumenta pamata satura tipa vai no satura tipa, kas ir cēlies no dokumenta satura tipa. Tādējādi tiek nodrošināts, ka dokumentu tipu pamata kolonnas, piemēram, Nosaukums un Izveidoja, ir pieejamas un veidni var saistīt ar satura tipu. Ja pamata satura tips (piemēram, Dokuments) ir pietiekams, ievadiet satura tipa nosaukumu darblapas "Analizēt dokumenta lietojumu" kolonnā Satura tips.

Lai iegūtu informāciju par pamata satura tipu maiņu, lejupielādējiet tehnisko dokumentu "Norādījumi par iepriekš definētu satura tipu un vietņu kolonnu rediģēšanu" (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).

Plānu saraksta satura tipi

Saraksta satura tipa elementi ietver ar satura tipu saistītās metadatu kolonnas un darbplūsmas, kuras var palaist šī satura tipa vienumiem. Izmantojiet saraksta satura tipu, lai definētu unikālu saraksta vienumu jūsu risinājumam. Piemēram, klientu zvanu centra risinājumā, kurā atbalsta speciālisti izmeklē un atrisina klientu tehniskās problēmas, saraksta satura tipu var izmantot, lai standartizētu datus katram atbalsta incidentam un izsekotu incidentu, izmantojot darbplūsmu.

Darbplūsmu plānošana

Darbplūsmas īsteno biznesa procesus dokumentos, tīmekļa lapās, veidlapās un saraksta elementos produktā SharePoint Server 2016. Tie var būt saistīti ar bibliotēkām, sarakstiem vai satura tipiem.

Dokumentu pārvaldībā izmantojiet darbplūsmas, lai maršrutētu dokumentus no personas pie personas, lai katrs lietotājs varētu izpildīt savus dokumentu pārvaldības uzdevumus, piemēram, pārskatīt dokumentus, apstiprināt to publicēšanu vai pārvaldīt to izvietojumu. Pielāgotas darbplūsmas varat arī izmantot, lai pārvietotu dokumentus no vienas vietnes vai bibliotēkas uz citu. Piemēram, varat noformēt darbplūsmu, lai kopētu dokumentu no vienas vietnes uz citu, ja dokumentu ir ieplānota arhivēšana.

SharePoint Server 2016 ietver trīs posmu darbplūsmu, ko varat izmantot, lai pārvaldītu biznesa procesus, kas seko vienuma statusam trīs posmos vai fāzēs. SharePoint Server 2016 ietver arī šādas darbplūsmas, kas atbilst dokumentu pārvaldības vajadzībām:

• Atsauksmju apkopošana Nosūta dokumentu pārskatīšanai.
• Apstiprināšana Nosūta dokumentu apstiprināšanai, bieži vien kā publicēšanas priekšnoteikumu.
• Izvietojums Pārvalda dokumentu termiņa izbeigšanos un iznīcināšanu.
• Parakstu apkopošana maršrutē dokumentu parakstu iegūšanai.

Saistiet darbplūsmu ar satura tipu, ja vēlaties, lai darbplūsma būtu pieejama šī satura tipa izmantošanas laikā. Piemēram, pirkšanas pasūtījuma satura tipam var būt nepieciešams vadītāja apstiprinājums, pirms transakcijas pabeigšanas. Lai nodrošinātu, ka apstiprinājuma darbplūsma vienmēr ir pieejama, uzsākot pirkšanas pasūtījumu, izveidojiet pirkšanas pasūtījuma satura tipu un saistiet apstiprinājuma darbplūsmu ar to. Pēc tam pievienojiet pirkšanas pasūtījuma satura tipu visām dokumentu bibliotēkām, kurās tiks glabāti pirkšanas pasūtījumi.

Lai plānotu dokumentu pārvaldības risinājuma darbplūsmas, analizējiet katru dokumentu satura tipu, kuru plānojat ieviest, un identificējiet biznesa procesus, kuriem jābūt pieejamiem izpildei šī tipa saturā. Pēc tam identificējiet darbplūsmas, kas būs jāpadara pieejamas šim saturam.

Tālāk ir parauga tabula, kurā analizētas darbplūsmas līguma satura tipam.

Līguma slēgšanas process	Līguma darbplūsma
Pārskatiet melnrakstus.	Atsauksmju apkopošana
Saņemt vadītāja un juridiskā padomnieka apstiprinājumu.	Apstiprināšana
Atrisināt neatrisinātas problēmas.	Problēmu izsekošana
Iegūstiet parakstus.	Parakstu apkopošana

Papildinformāciju skatiet rakstā Darbplūsma programmatūrā SharePoint 2013.

Darblapa

Lai reģistrētu šajā rakstā apspriesto informāciju, izmantojiet šo darblapu:

• Satura tipu un darbplūsmu plānošanas darblapa (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)

Darbplūsma programmatūrā SharePoint 2013Darbplūsmas konfigurēšana programmatūrā SharePoint Server 2013SharePoint 2013 IT speciālistiem